INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Kerja :DINAS KEHUTANAN DAN PERKEBUNAN KAB. BARSEL

Eselon I :-

Eselon II :-

Eselon III :Sekretariat

Eselon I V : Sub Bagian Umum

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Sekretaris

Kasubag Umum

Pengadministrasi Pengadministrasi Penginventaris Penata rumah tangga

Umum Kepegawaian Barang dan ATK dinas

1
 2

5. Ikhtisar Jabatan :
Menerima dan mengagenda surat masuk dan surat keluar, membuat rekap
permintaan dana rutin subbag umum, menyusun SK-SK dan Instruksi, menyiapkan
administrasi pengadaan barang dan jasa, memelihara barang peralatan kantor,
membuat kartu kendali kegiatan rutin kantor,mengelola dana rutin dan
menyiapkan pertanggung jawabannya, memeriksa barang-barang dan ATK agar
memenuhi syarat dan sesuai ketentuan.

6. Uraian Tugas:

a. Menerima dan mengagenda surat masuk dan keluar

Tahapan :
1. Menerima surat masuk dan mengagendakannya dalam buku agenda surat
masuk,
2. Memasang mantel surat dan menyampaikannya kepada Kepala Dinas,
3. Mendistribusikan surat-surat masuk sesuai disposisi Kepala Dinas,
4. Mengagenda surat keluar dan memasukkannya dalam buku agenda surat
keluar,
5. Memberi nomor dan tanggal surat, serta membubuhkan cap dinas,

b. Membuat rekap permintaan dana rutin sub bagian umum

Tahapan :
1. Menerima tugas dari Kasubbag umum agar membuat rekap permintaan
dana rutin,
2. Membuat rekap permintaan dana rutin sesuai kebutuhan dan ketersediaan
dana
3. Mengajukan rekap permintaan dana kepada kasubbag umum untuk
ditandatangani
4. Membawa rekap kepada bendahara pengeluaran untuk proses pencairan

c. Membuat, menggandakan, dan mendistribusikan SK- SK atau Instruksi,

Tahapan :
1. Menerima tugas dan petunjuk dari pimpinan,
2. Mengumpulkan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan
penyusunan SK,
3. Membuka file SK-SK atau instruksi,
4. Membuat SK atau instruksi,
5. Mengajukan konsep SK atau instruksi kepada pimpinan,
6. Membuat SK atau instruksi final untuk ditanda tangani Kepala Dinas

d. Menyiapkan administrasi pengadaan barang dan jasa

Tahapan :
1. Menerima tugas dari pimpinan untuk menyiapkan surat permohonan
pengadaan barang dan jasa kepada ULP,
2. Membuat rekap kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa,
3. Membuat surat permohonan kegiatan pengadaan barang dan jasa untuk
ditanda tangani Kepala Dinas dan disampaikan kepada ULP,
4. Membuat laporan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa oleh ULP
 3

e. Memelihara barang dan peralatan kantor

Tahapan :
1. Menerima tugas dari pimpinan untuk memeriksa peralatan kantor, jika ada
kerusakan,
2. Memeriksa peralatan yang rusak dan memperbaikinya, jika tidak dapat
diperbaiki maka peralatan dibawa ke tempat service perbaikan peralatan,
tergantung jenis barang yang rusak atau harus diperbaiki,
3. Meminta dana kepada bendahara untuk membayar biaya service atau
biaya membeli suku cadang peralatan yang rusak,
4. Membayar biaya service atau membeli suku cadang peralatan yang rusak,
5. Mempersiapkan pertanggung jawaban pengeluaran dana dan
menyampaikannya kepada bendahara,

f.Menyiapkan administrasi serah terima Barang dan ATK,

Tahapan :
1. Menerima barang-barang peralatan kantor dan ATK dari penyedia,
2. Memeriksa barang-barang peralatan kantor dan ATK dari penyedia,
3. Membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang,
4. Mengajukan Berita Acara Pemeriksaan Barang untuk ditanda tangani oleh
Pemeriksa Barang dan Penyedia Barang,
5. Membuat Berita Acara Serah Terima Barang untuk ditanda tangani oleh
PPTK dan Pengada/rekanan

g. Menyiapkan SPj dan membuat kartu kendali kegiatan rutin,

Tahapan :
1. Meminta dana kepada bendahara untuk mebiayai kegiatan rutin kantor,
2. Menerima dana dari Bendahara,
3. Membayar semua keperluan rutin kantor setiap bulan,
4. Menyiapkan SPJ setiap pengeluaran sesuai kode rekening kegiatan,
5. Membuat kartu kendali kegiatan setiap bulan,

h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan

maupun tulisan
Tahapan :
1. Menerima tugas,
2. Mempelajari tugas,
3. Menjalankan tugas,
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
 4

CONTOH KATA KERJA TUGAS TINGKAT MANAJERIAL KATA KERJA JABATAN

FUNGSIONAL UMUM
1. Menyusun Kebijakan TM (NON MANAJERIAL)
2. Merumuskan Sasaran
3. Mengendalikan  Menabulasikan, Memasang,
4. Mengkoordinasikan  Membuat, Menyortir,
ESELON I
5. Mengarahkan
6. Membina Mewawancarai,
7. Mengevaluasi  Memindahkan, Menyimpan,
8. Melaporkan TT Menyarankan,
1. Merumuskan Program Kerja TM  Menyusun, Mengagenda,
2. Mengkoordinasikan Mengantarkan,
3. Membina  Memasang, Memasukkan,
ESELON II
4. Mengarahkan Menyampaikan,
5. Mengevaluasi  Mengemudikan, Mencatat,
6. Melaporkan TT
Membersihkan,
1. Merencanakan Operasional TM
 Menghitung, Mengeluarkan,
2. Mendistribusikan Tugas
3. Memberi Petunjuk Memeriksa
ESELON III  Menyalin, Mengumpulkan,
4. Menyelia
5. Mengevaluasi Menjalankan
6. Melaporkan TT  Mengetik, Menghimpun,
TM Mengoperasikan
1. Merencanakan Kegiatan  Menarik, Menggandakan,
2. Membagi Tugas Memberhentikan
ESELON IV 3. Membimbing
 Melayani, Membubuhkan.
4. Memeriksa
5. Mengevaluasi  Menganalisis,
6. Melaporkan TT Mengkompilasikan,
 Mengolah, Menggolongkan

7. Bahan Kerja:

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Surat masuk dan keluar Untuk diagendakan
2. Tugas Membuat rekap permintaan dana
rutin
3. Tugas Membuat, menggandakan, dan
mendistribusikan SK atau Instruksi
4. Surat Permohonan Pengadaan Menyiapkan administrasi
Barang dan Jasa dari PPTK pengadaan barang dan jasa
5. Tugas Memeliharan barang dan peralatan
kantor
6. Tugas Menyiapkan administrasi
penyerahan barang
7. Nota pembelian, kwitansi, SSP Menyiapkan SPj dan kartu kendali
pajak, kegiatan rutin
8. Tugas Melaksanakan tugas kedinasan

8. Perangkat/Alat Kerja:
 5

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Buku agenda, dan mantel surat Mengagenda dan memberi mantel
surat
2. DPA Kegiatan Rutin, Kartu Membuat rekap permintaan dana
Kendali Kegiatan rutin
3. Peraturan Membuat, menggandakan, dan
mendistribusikan SK atau Instruksi
4. Peraturan Pengadaan Barang Menyiapkan administrasi
dan Jasa, DPA pengadaan barang dan jasa
5. Peralatan pertukangan, peralatan Memeliharan barang dan peralatan
listrik kantor
6. Buku Inventaris Barang Menyiapkan administrasi
penyerahan barang
7. Kartu kendali kegiatan, kwitansi, Menyiapkan SPj dan kartu kendali
materai, kegiatan rutin
8. Surat Tugas/Perintah lisan Melaksanakan tugas kedinasan

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Surat yang teragenda dan Eksemplar

terdistribusi sesuai bidang tugas
dan fungsi
2. Rekap permintaan dana rutin Dokumen

3. SK-SK atau Instruksi Dokumen

4. Kegiatan pengadaan dapat Kegiatan

terlaksana tepat waktu oleh ULP
5. Barang-barang dan peralatan Kegiatan
kantor terpelihara dengan baik
6. Berita Acara Pemeriksaan dan Dokumen
Serah Terima Barang dan ATK
7. SPJ penggunaan dana dan kartu Dokumen
kendali kegiatan rutin
8. Tugas yang diberikan pimpinan Kegiatan
dapat dilaksanakan dengan baik
dan tepat waktu

10. Tanggung Jawab:

(benar salahnya pekerjaan : keakuratan, kelancaran, kebenaran, kesesuaian,
ketepatan, keselamatan, kerapian, keamanan, kualitas, kuantitas, keutuhan,
kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan dan keharmonisan)
a. Kelancaran distribusi surat masuk dan surat keluar,
b. Kesesuaian permintaan dana rutin dengan ketersediaan dana setiap bulan,
c. Ketepatan waktu penerbitan SK atau instruksi sehingga kegiatan cepat
dilaksanakan,
d. Kelancaran administrasi pengadaan barang dan jasa
e. Peralatan kantor layak digunakan oleh pegawai
f. Kelengkapan SPJ yang harus dipersiapkan setiap bulan,
 6

g. Ketepatan perhitungan jumlah pengeluaran pada kartu kendali agar

pengeluaran tidak melebihi anggaran yang tersedia,

11. Wewenang:
(meminta, menolak, memberikan, memutuskan, mengeluarkan, menggunakan,
menetapkan, menegur, memotivasi, menilai)
a. Memberikan informasi perihal surat masuk dan surat keluar apabila dibutuhkan,
b. Menolak tagihan –tagihan yang tidak sesuai peruntukkannya dan tidak dapat
dijamin kebenarannya,
c. Menggunakan dana perbaikan rutin peralatan kantor untuk memperbaiki
peralatan yang rusak,
d. Meminta bahan SPJ dari penyedia barang sebagai pertanggung jawaban
keuangan,

12. Korelasi Jabatan:

(hubungan kerja dengan yg dianjab, baik vertikal,diagonal atau horizontal)

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Unit ULP Konsultasi

2. Kasubag umum Sekretariat Pelaksanaan tugas dan

pelaporan
3. Kepala Dinas PU Permintaan Petugas
Pengawas Teknis dan Direksi
Teknis
4. Kepala UPTD Penyerahan barang dan ATK
Pemeliharaan barang dan
. peralatan kantor UPTD

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Sedang

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan Sedang

5. Letak Datar

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Bersih

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya:(bisa bersifat fisik atau psikis)

No Fisik / Mental Penyebab

 7

1. -

15. Syarat Jabatan : (syarat minimal)

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda/II.a

b. Pendidikan : SMU/SMK Manajemen Perkantoran
c. Kursus/Diklat (bagi pejabat struktural dan fungsional tertentu)
1) Penjenjangan : (bagi pejabat struktural dan fungsional tertentu)

2) Teknis : a. Bimtek Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah,

b. Bimtek Pengelolaan asset dinas,
c. Bimtek Perpajakan
d. Pengalaman kerja : -
e. Pengetahuan kerja : Memiliki pengetahuan tentang manajemen

perkantoran,
f. Keterampilan kerja : Mampu mengoperasikan komputer dan keterampilan

dibidang tata persuratan dan tata naskah,

g. Bakat Kerja :
1. G : Inteligensia
2. V : Verbal Aptitude
3. Q : Ketelitian
(ada 11 macam bakat kerja)
G ( Intelligence ) : Inteligensia, kemampuan belajar secara umum.
V ( Verbal Aptitude ) : Bakat verbal.
N ( Numerical Aptitude ) : Numerik.
S ( Spatial Aptitude ) : Pandang ruang (Visual).
P ( Form Perception ) : Penerapan bentuk (Gambar, dll).
Q ( Clerical Perception ) : Ketelitian.
K ( Motor Coordination ) : Koordinasi mata, tangan & jari secara cepat & cermat.
F ( Finger Dexterity ) : Kecekatan jari (cepat, cermat & tepat).
M ( Manual Dexterity ) : Kecekatan tangan.
E ( Eye-Hand-Foot Coordination ) : Gerakan tangan dan kaki secara koordinatif.
C ( Color Discrimination ) : Memadukan atau membedakan berbagai warna yang asli dan
gemerlapan.
h. TemperamenKerja :
1. R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang

berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang

sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan

tertentu.

KODE
D (DCP) : Directing-Control-Planning
ILUSTRASI
Jabatan yang mencakup kegiatan
berunding, mengorganisir, memimpin,
mengawasi, merumuskan atau
mengambil keputusan akhir
 8

F (FIF) : Feeling-Idea-Fact Jabatan yang menuntut kreativitas,

I (INFLU) : Influencing
J (SJC) : Sensory & Judgmental
Criteria
M (MVC) : Measurable and Verifiable
Criteria
P (DEPL) : Dealing with People
R (REPCON) : Repetitive and
Continuous
S (PUS) : Performing under Stress
T (STS) : Set of Limits, Tolerance and
Other Standards
V (VARCH) : Variety and Changing
Conditions
pengungkapan diri atau imajinasi
Jabatan dimana pemangkunya
melakukan pemberian motivasi,
meyakinkan orang lain atau berunding
Jabatan-jabatan yang pelaksanaannya
melibatkan penginderaan (rangsangan)
dari satu atau beberapa indera manusia.
Jabatan-jabatan yang melaksanakan
tugas-tugas terkait dengan evaluasi
data, nilai, angka-angka .
Jabatan-jabatan yang menuntut
hubungan dengan orang lain dalam
situasi komunikasi yang
intens/mendalam
Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya
dilaksanakan secara rutin yang tidak
memberikan variasi atau kesempatan
untuk membuat pertimbangan pribadi
Jabatan-jabatan yang mengandung
bahaya atau resiko sampai ke tingkat
yang berarti, ketegangan jiwa, atau
membutuhkan konsentrasi intens secara
terus menerus
Jabatan-jabatan yang memiliki
tugas/pekerjaan yang harus
dilaksanakan dengan tepat, cermat,
terperinci atau dengan sangat teliti
dalam penggunaan bahan, pekerjaan
terkait dengan angka, penyiapan
catatan atau inspeksi
Jabatan-jabatan yang memiliki tugas-
tugas yang beragam/ berbeda baik
secara teknologi, prosedur, lingkungan
kerja, atau syarat mental/fisik dalam
pelaksanaannya.

i. MinatKerja :
1. Convensional : Pekerjaan dilakukan secara teratur dan pasti
(Bisa menggunakan Bipoler atau Holland)
BIPOLER
Kode Deskripsi Kode Deskripsi

1.a Pilihan melakukan kegiatan- Vs 1.b Pilihan melakukan kegiatan yang

kegiatan yang berhubungan berhubungan dengan komunikasi
dengan benda dan obyek data

2.a Pilihan melakukan kegiatan Vs 2.b Pilihan melakukan kegiatan yang

yang berhubungan dengan bersifat ilmiah dan teknik
orang dalam niaga

3.a Pilihan melakukan kegiatan Vs 3.b Pilihan melakukan kegiatan yang

rutin, konkrit dan teratur bersifat abstrak dan kreatif

4.a Pilihan melakukan kegiatan Vs 4.b Pilihan melakukan kegiatan yang

yang dianggap baik bagi orang berhubungan dengan proses,
lain mesin dan teknik

5.a Pilihan melakukan kegiatan Vs 5.b Pilihan melakukan kegiatan yang

yang menghasilkan prestise menghasilkan kepuasan nyata
atau penghargaan dari pihak dan produktif
 9

lain

HOLLAND
No. Tipe Kepribadian Karakteristik

1. Realistik : kegiatan fisik Stabil, kokoh, praktis

2. Investigatif: berfikir, pemahaman Analitis, orisinal, serba ingin tahu, mandiri

3. Sosial : menolong, membantu orang lain Ramah, kooperatif, pengertian

4. Convensional : teratur, pasti, dll Praktis, tdk imanigatif, kaku,dll
5. Kewirausahaan : kegiatan verbal Konfiden, Ambisius, energik, dll
6. Artistik : tidak teratur, tdk pasti,dll Imaginatif,idealis, tdk praktis,dll

j. UpayaFisik :
1. Duduk 70%
2. Membawa 20%
3. Mengangkat 10%

(ada 26 jenis upaya fisik)

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : L/P
2) Umur :-
3) Tinggi badan :-
4) Berat badan :-
5) Postur badan :-
6) Penampilan :-
l. Fungsi Pekerjaan :
1. Berbicara (Informasi)
2. Menerima instruksi
 10

3. Menyusun
4. Menghitung
5. Memasang

Fungsi Terhadap Data Fungsi Terhadap Orang Fungsi Terhadap Benda

D0 Memadukan O0 Menasehati B0 Memasang (instalasi)

D1 Mengkoordinasikan O1 Berunding B1 Mengerjakan presisi
D2 Menganalisa O2 Mengajar B2 Mengontrol mesin
D3 Menyusun O3 Menyelia B3 Menjalankan mesin

D4 Menghitung O4 Menghibur B4 Mengerjakan dengan perkakas

D5 Membandingkan/ Mencocokkan O5 Mempengaruhi B5 Melayani mesin

Berbicara Memasukkan/ mengeluarkan

D6 Menyalin O6 B6
(Informasi) barang ke/dari mesin

O7 Melayani B7 Memegang
Menerima
O8
Instruksi

16. PrestasiKerja Yang Diharapkan (disesuaikan dengan ABK)

Jumlah
Waktu Yang Diperlukan
No Satuan Hasil Satuan
(menit)
(1 tahun)

1. Surat 720 10.800

2. Dokumen 12 3.600
3. Dokumen 10 9.000
4. Dokumen 10 3.000
5. Unit 20 1.200
6. Dokumen 12 3.600
7. Dokumen 25 15.000
8. Kegiatan 24 1.440

17. Butir Informasi Lain :

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
..................................................................................................................

Buntok, Nopember 2013

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

 11

(...............................................) (...................................................)

NIP. NIP.