TALLER 7 – REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Las siguientes son descripciones de incidentes observados por el auditor durante el

curso de una auditoria.

Estas contienen descripciones de situaciones en las que se puede requerir un reporte

de no conformidad. Los participantes deben leer las descripciones de todos los
incidentes. Luego se requiere que los equipos examinen cuidadosamente los incidentes
asignados y tomen una de las siguientes dos acciones:

a) Si creen que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces

preparar un reporte de no conformidad.

b) Si creen que no hay suficiente evidencia objetiva de una no conformidad,

entonces indicar sus razones en el espacio inferior del reporte. También debe
indicar qué debe hacer el auditor a continuación, por ejemplo, identificar lo que se
debe verificar antes de determinar la existencia de una no conformidad.

Los reportes deben ser preparados en los formatos entregados por el tutor (REPORTE
DE NO CONFORMIDAD)

Incidente 1
En la oficina del Gerente de Calidad el auditor revisó los reportes de auditoría interna.
El auditor observó que regularmente en todos los ciclos de auditorías realizadas
durante los dos años anteriores el 70% de las no conformidades fueron hechas en el
departamento de diseño. Los procedimientos requerían una auditoría a todos los
departamentos cada seis meses y esto fue seguido estrictamente desde la
implementación del sistema.

Incidente 2
xyz es un fabricante de equipo médico. En la unidad de equipo de diagnóstico
especializado, dos operarios no estaban usando dosímetros personales (para medir
exposición a la radiación). Los otros tres operarios sí lo llevaban. El procedimiento
FAL 002 rev. 2 (revisión vigente) está disponible en el área y claramente requiere, en
la claúsula 7 que todos los operarios usen dosímetros.

Incidente 3
PPS fabrica productos alimenticios. La empresa tiene un pequeño laboratorio en
planta donde se analizan muestras diarias del efluente final de agua para determinar
la demanda química de oxígeno. Los resultados se comparan con un análisis
mensual que realiza la compañía de agua local. El auditor examina una serie de
resultados y observa que en varias ocasiones los resultados de la empresa difieren
de los resultados externos por un factor de 10 o más.

Incidente 4
ABC es un productor de cocinas eléctricas. Mientras conduce una auditoría el auditor
está observando el manual de operaciones de soldadura en el área de producción de
los cuerpos de las cocinas, la cual está en operación normal. El área está ventilada
con extractores situados inmediatamente adyacentes a los dispositivos de soldadura.
El medidor de flujo en el sistema de ventilación muestra un flujo de 1,2 m3/min. Todos
los instrumentos tienen sellos de calibración válidos. El auditor pide ver la
especificación de proceso para este sistema de ventilación forzada. El operario
muestra la versión vigente de la especificación PS3CO2 que estipula los siguientes
parámetros de flujo: flujo entre 1,5 y 1,8 m3/min. En el caso de que el flujo sea
inferior las operaciones deberían parar hasta que los filtros sean limpiados.

El auditor pregunta al operario con qué frecuencia se verifica el flujo. El operario

explica que esto se hace normalmente cada hora y se registra en el libro de proceso.
El auditor verifica los registros de los días anteriores y observa que las lecturas del
parámetro no han sido registradas desde el último cambio de turno, hace cuatro
horas. El operario explica que estaba demasiado ocupado verificando los dispositivos
de soldadura en otra línea y que no tuvo tiempo de tomar las lecturas. El auditor
había revisado previamente el procedimiento PPP16 el cual requiere verificar y
registrar los parámetros de proceso cada hora.

Incidente 5
En el depósito de materiales de un fabricante de componentes de plástico el auditor
pidió ver el área de almacenamiento para productos químicos inflamables. El
supervisor de almacenes le mostró el depósito donde los recipientes estaban
prolijamente almacenados. Todos tenían su correspondiente identificación y estaban
separados, de conformidad con lo estipulado en el procedimiento de
almacenamiento, sección 7 – productos inflamables. La organización ha identificado
el almacenamiento de estos productos como un aspecto ambiental y un peligro de
seguridad y salud ocupacional en caso de derrame o incendio. Los procedimientos de
preparación y respuesta ante emergencias están disponibles y el personal los
conoce. Las disposiciones para combatir incendios y los equipos para utilizar en caso
de derrames han sido aprobados como suficientes y son inspeccionados
regularmente por el cuerpo de bomberos de la provincia.
El auditor nota la rejilla de drenaje que está escondida detrás de unos tambores
apilados. Al examinar el plan de aguas residuales el auditor observó que el drenaje
estaba conectado directamente al sistema de drenaje interno y para agua de lluvia.
Los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias no hacían mención
a ningún drenaje en el área de almacenamiento.

Incidente 6
El hospital XYZ SRL, opera el servicio de ambulancia de emergencia. Mientras el
auditor audita el departamento de ambulancias pregunta si existen procedimientos o
instrucciones documentados para los paramédicos que cubrían los primeros auxilios,
resucitaciones, etc. El jefe del departamento explicó que como todos los paramédicos
eran altamente competentes no hubo necesidad de tener ninguna instrucción por
escrito.

Incidente 7
En la oficina del director de seguridad y salud el auditor revisó una muestra de 16
informes de accidentes y notó que:
- en seis casos no había investigación de las causas de los accidentes.
- En seis casos los accidentes fueron atribuidos a faltas de los empleados,
por ejemplo: “necesidad de usar guantes”, “debería mirar por dónde va”, o “no
debería meter las manos en la máquina mientras está en funcionamiento”.
- Sólo en cuatro casos se llevó a cabo un análisis más profundo de las
causas de los accidentes y se propusieron acciones correctoras.
El auditor también revisó una muestra de diez informes de cuasi-incidentes, en seis
de ellos no había evidencia de investigación de sus causas.

Incidente 8
Durante la visita al sitio, el auditor observa varios tambores en un terreno para
residuos dentro de los límites del sitio. Los tambores no tienen etiquetas pero
aparentemente contienen un residuo impregnado de aceite. Hay evidente
contaminación del área circundante por esta sustancia oleaginosa. El área no está
identificada en el plan de gestión de residuos ni se ha considerado la posible
contaminación del suelo por aceite en la evaluación de los aspectos ambientales.

Incidente 9
En los almacenes de materiales de un productor de pinturas, el auditor observa que
algunos tambores fueron almacenados en apilamientos de 4 y algunos habían sido
situados en palets rotos. El auditor había previamente visitado la línea de ensamblaje y
había visto procedimientos que establecían con base la evaluación de riesgos que los
tambores no deberían ser almacenados más de tres, uno arriba de otro, y que no
deberían colocarse sobre palets rotas. El almacenista explicó que los procedimientos de
la línea de ensamblaje no eran relevantes para el área de almacenes, y que los
procedimientos operacionales de los almacenes no hacían tales restricciones.

Incidente 10
En el departamento de compras el auditor encuentra el procedimiento PD 25 que
establece que todos los proveedores de la empresa deben contar con la certificación
ISO 14001 para fines del año 2017. El auditor pregunta cómo planifica la empresa hacer
que esto se cumpla. El empleado responsable contesta que aún no han decidido cómo
hacerlo, pero probablemente a fines de 2018 enviarán cuestionarios para verificar la
condición de sus proveedores respecto de la ISO 14001.