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Unidad  2  
Aplicaciones  de  Excel  Avanzado  
 
I.-­‐  Introducción  o  motivación  inicial  
 
Estimados(as)  estudiantes,    
 
Bienvenidos  a  la  primera  actividad  virtual  correspondiente  a  la  unidad  2  del  módulo  de  
“Informática   Aplicada   a   la   Administración”.   En   esta,   se   realizará   un   recorrido   dinámico  
por  las  funciones  y  aplicaciones  avanzadas  de  Excel.  Serán  abarcados  tópicos  tales  como  
la  combinación  de  funciones,  aplicaciones  de  correspondencia  y  funciones  de  macro,  las  
cuales  son  herramientas  y  utilidades  que  brinda  este  programa  de  ofimática.    
 
La   dinámica   laboral   actual   exige   eficiencia   en   las   labores   administrativas.   Excel   es   una  
herramienta  de  gran  apoyo  para  registrar,  planear,  organizar,  dirigir  y  controlar  recursos  
de   manera   eficaz.   Para   esto,   Excel   ofrece   un   variado   conjunto   de   herramientas   y  
funciones;   todas   potencialmente   útiles   para   tomar   decisiones   de   una   forma   más   fácil   y  
sencilla.    
 
Con   el   aprendizaje   y   el   uso   de   esta   herramienta   de   ofimática,   es   posible   manipular   datos  
de   manera   rápida,   oportuna   y   veraz;   y   más   aún,   posibilita   la   obtención   de   información  
concluyente  a  partir  de  estos.  
   
Para   el   estudiante,   es   una   herramienta   que   ayuda   a   fortalecer   competencias   para  
insertarse  con  éxito  al  mundo  laboral  y  económico  del  siglo  XXI.  Les  invitamos  por  tanto  a  
participar   con   entusiasmo   y   dedicación   en   este   mundo   de   la   informática   aplicada   a   la  
administración,  con  herramientas  más  avanzadas  en  esta  segunda  unidad.  
 
 
Los  aprendizajes  esperados  para  esta  unidad  son:  
 
• Administran   las   herramientas   y   funciones   de   Excel   avanzado,   Confeccionan  
formularios  para  el  ingreso  de  información  en  bases  de  datos  y    Macros,  utilizando  
diferentes   elementos   de   las   paletas   de   herramientas,   aplicándolas   a   la   gestión  
administrativa.  
 
 
 
 
 
 

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II.-­‐Listado  de  Contenidos  de  la  unidad  
 
9.  Administran  las  herramientas  y  funciones  de  Excel  avanzado,  aplicándolas  a  la  gestión  
administrativa.  
Ø Herramientas  de  Formularios.    
Ø Funciones  anidadas  para  base  de  datos.    
Ø Validación  de  datos  de  entrada.    
Ø Formatos  condicionales.  
Ø Cuadros  combinados  y  de  listas.    
Ø Botones  de  Opción.  
 
10.-­‐  Confeccionan  formularios  para  el  ingreso  de  información  en  bases  de  datos,  
aplicándolas  a  la  gestión  administrativa.  
Ø Combinación  de  funciones  en  el  llenado  de  formularios.  
Ø Combinación  de  correspondencia  con  información  de  la  base  de  datos.  
Ø Obtener  datos  externos.  
 
11.-­‐  Confeccionan  Macros,  utilizando  diferentes  elementos  de  las  paletas  de  
herramientas,  aplicándolas  a  la  gestión  administrativa.  
Ø Botones  para  macros.  
Ø Grabación  de  funciones  en  una  macro.    
-­‐ Eliminación  y  modificación  de  macros.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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III.-­‐Desarrollo  del  tema:    
 
9.  Administran  las  herramientas  y  funciones  de  Excel  avanzado,    aplicándolas    a  la  
gestión  administrativa:  
 
  La  palabra  administración  alude  a  la  capacidad  de  quien  ejerce  la  función  de  usar  
debida   y   eficientemente   los   recursos   que   administra,   es   por   ello   que   cuando   hablamos   de  
administrar  herramientas  y  funciones  de  Excel,  nos  referimos  al  debido  y  eficiente  uso  de  
este  software.  
  Dado   lo   anterior   y   los   tópicos   que   vienen   en   este   módulo,   se   hace   necesario  
conocer  algunos  conceptos  relevantes:    
 
• ¿Qué  es  Virtual?  
 
  Del   latín  virtus  (“fuerza”  o  “virtud”),  virtual  es   un   adjetivo   que,   en   su   sentido  
original,  hace  referencia  a  aquello  que  tiene  virtud  para  producir  un  efecto,  pese  a  que  no  
lo  produce  de  presente.  
 
  El   concepto,   de   todas   formas,   está   actualmente   asociado   a  lo  que  tiene  existencia  
aparente   y   no   real   o   física.   Este   término   es   muy   usual   en   el   ámbito   de   la  informática  y  
la  tecnología  para   nombrar   a   la   realidad   construida   mediante   sistemas   o   formatos  
digitales.  
 
• ¿Qué  es  un  formulario?  
  Un  formulario,  ya  sea  impreso  o  en  línea,  es  un  documento  diseñado  con  formato  y  
estructura  estándar  que  facilita  la  captura,  la  organización  y  la  edición  de  la  información.  
 
• Tipos  de  formularios  de  Excel  
  Existen   diversos   tipos   de   formularios   que   puede   crear   en   Excel:   formularios   de  
datos,   hojas   de   cálculo   que   contienen   controles   ActiveX   y   de   formulario,   y   formularios   del  
usuario  de  VBA.  Puede  usar  cada  tipo  de  formulario  por  separado  o  puede  combinarlos  de  
diferentes  maneras  para  crear  una  solución  que  sea  apropiada  para  su  caso  particular.  
 
Ø Herramientas  de  Formularios.    
 
  Dentro  de  una  hoja  podemos  usar  controles  o  componentes  de  formulario  que  nos  
permitan  una  gestión  más  sencilla  y  organizada  de  nuestros  datos.  
Asimismo   Excel   proporciona   formularios   para   entrada   de   datos   que   se   generan  
automáticamente,  y  son  una  manera  rápida  y  sencilla  forma  de  gestionar  los  datos.  
Un   “Formulario”  brinda   una   forma   conveniente   de   escribir   o   mostrar   una   fila   completa   de  
información   en   un   intervalo   o   una   tabla   sin   desplazarse   horizontalmente.   La   entrada   de  

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datos  será  más  sencilla  con  el  uso  de  un  formulario  de  datos,  dado  que  no  se  tendrá  que  
efectuar  un  desplazamiento  de  columna  en  columna  en  caso  de  que  tenga  más  columnas  
de   datos   que   las   que   pueden   verse   en   pantalla.   Use   un   formulario   de   datos   cuando   sea  
suficiente   un   formulario   simple   de   cuadros   de   texto   que   enumeren   los   encabezados   de  
columna   como   etiquetas   y   no   requiera     características   de   formulario   personalizadas   ni  
sofisticadas,  como  un  control  de  número  o  cuadro  de  lista.  
 
  Excel   puede   generar   automáticamente   un   formulario   de   datos   integrado   para   el  
rango   o   tabla.   El   formulario   de   datos   muestra   todos   los   encabezados   de   columna   como  
etiquetas   en   un   único   cuadro   de   diálogo.   Cada   etiqueta   tiene   un   cuadro   de   texto   en  

blanco  adyacente  en  el  que  el  usuario  puede  escribir  los  datos  para  cada  columna,  hasta  
un   máximo   de   32   columnas.   En   un   formulario   de   datos,   es   factible   nuevas   filas,   buscar  
nuevas  filas  mediante  navegación  o,  según  el  contenido  de  la  celda,  actualizar  o  eliminar  
filas.   Si   una   celda   contiene   una   formula,   su   resultado   se   muestra   en   el   formulario   de  
datos,  pero  no  puede  cambiar  la  fórmula  mediante  dicho  formulario.  
 
Ejemplo:  
En  primer  lugar,  se  debe  verificar  que  se  encuentre  activo  el  botón  “Formulario”,     en   la  
parte  superior  izquierda  de  su  pantalla  en  la  barra  de  herramientas  personalizadas  de  su  
archivo  Excel.  En  caso  contrario,  se  debe  incorporar  de  la  siguiente  forma:  
a. Debe  seleccionar  mediante  un  clic  en  la  flecha  al  final  de  la  barra  de  herramientas  
personalizadas  seleccionar  “Mas  comandos”,    que  es  la  penúltima  opción.  

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b. Con   lo   anterior   se   despliega   un   cuadro   de   dialogo   “Opciones   de   Excel”   y   debe  
seleccionar    en  “Comandos  disponibles  “Comandos  que  no  están  en  la  cinta  de  opciones”  
y  luego  seleccionar    “Formulario”.  

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c. Luego,  con  lo  anterior,  aparecerá  el  botón  de  “Formulario”,  que  está  identificado  
en  un  círculo  rojo  en  la  siguiente  imagen:    
 

 
 
  Segundo;  debe  ingresar  los  encabezados  de  la  base  de  datos  que  quiere  construir,  
conjuntamente  con  las  funciones  que  permitan  calcular  por  ejemplo,  promedio  y  estado  
de  aprobado;  mediante  funciones  lógicas  y  condicionales  que  entreguen  un  formato  para  
una  mejor  presentación,  si  así  lo  desea:  
 

 
Tercero,  ingresar  los  datos  para  poblar  la  base  con  la  información  necesaria,  para  esto,  
se  debe:  

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a. Ingresar  los  datos  del  encabezado  de  cada  columna,  con  las  formulas  y  formatos  a  su  
elección   para   que   su   ingreso   y   cálculos   automáticos   se   apliquen   al   mismo   tiempo  
que  se  ingresa  la  información  a  la  base  de  datos.  
b. Hacer  clic  en  cualquier  parte  del  encabezado  
c. Luego,   clic   en   el   botón   “Formulario”   y   se   despliega   el   cuadro   de   dialogo   para  
ingresar  los  datos,  tal  como  se  muestra  en  la  siguiente  imagen:  

 
d. Una  vez  ingresados  los  datos  en  el  cuadro  de  dialogo  nombrado:  “Base  de  Datos”,  
nombre   que   toma   del   nombre   de   la   hoja   de   cálculo   del   archivo   que   se   está   trabajando,   se  
debe  hacer  clic  en  el  botón  “Nuevo”  y  se  prosigue  con  el  siguiente  calculo.    
 
  Automáticamente   se   va   poblando   la   base   de   datos   y   los   cálculos   ingresados  
también   se   van   incorporando   a   esta   base   de   datos   sin   poder,   desde   este   cuadro   de  
diálogo,  corregir  las  formulas  ni  las  funciones  condicionales  que  pudieran  estar  ingresadas  
con  anticipación.  

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e. Y   así   sucesivamente,   hasta   completar   la   base   de   datos,   con   la   aplicación  
automática  de  funciones  si  las  ingreso  antes  de  iniciar  el  llenado  del  formulario.  
 
Ø Funciones  anidadas  para  base  de  datos.    
 
  Una   función   anidada,   es   una   función   que   está   dentro   de   otra,   por   lo   que   podemos  
construir  tantas  funciones  anidadas,  como  funciones  podamos  anidar.  
Excel  permite  el  utilizar  funciones  como  uno  de  los  argumentos  de  otra  función,  esto  se  
conoce  como  funciones  anidadas.  
Uno   de   los   argumentos   de   otra   función   quiere   decir,   lo   que   una   función   cumple,   o   su  
sintaxis,  va  a  estar  dentro  del  argumento  de  otra  función.  Realicemos  un  par  de  ejemplos  
con  opciones  diferentes  de  anidados:  
 
Ejemplo  1:  
 
SI  EL  PROMEDIO  DE  LOS  DATOS  DE  LA  COLUMNA  A  ES  MAYOR  A  50,  ,  SUME  LOS  DATOS  DE  
LA  COLUMNA  B  (  las  columnas  de  datos  van  de  A1  a  A5  y  de  B1  a  B5):  
 

 
 
  Lo   que   hacemos   es   usar   una   función   condicional   SI,   que   nos   permite   anidar   una  
función  promedio  y  una  función  suma,  para  lograr  un  resultado  automático  dependiendo  
de   los   valores   que   se   ingresen   en   ambas   columnas,   principalmente   la   columnas   A   (A1   a  
A5),  en  este  caso,  como  se  muestra  el  ejemplo,  el  resultado  es  30,  pero  si  cambiáramos  los  

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valores   a   la   columna   A,   que   le   permita   un   promedio   menos   a   50,   el   resultado   debe   ser  
Cero  (0),  como  se  muestra  en  la  siguiente  figura:  
 

 
 
Ejemplo  2:    
Si  de  una  planilla  de  evaluaciones    dependiendo  de  la  calificación  se  define  el  estado  del  
alumno  en  cuanto  a  su  rendimiento,  esto  es:  

 
 
  En   la   primera   función   que   está   marcada   con   azul,   si   se   fijan,   no   están   fijadas   las  
celdas  que  definimos  como  parámetros,  esto  implica  que  si  copiamos  la  función  para  los  
demás  de  la  lista,  el  resultado  será  erróneo.  
 
  Claro,  para  5  casos  se  puede  ir  uno  a  uno  y  se  demorará  poco  tiempo  en  hacer  las  
funciones   en   cada   caso,   pero   si   son   500   en   la   lista   o   tal   vez   más,   se   hace   necesario   ser  
eficiente  en  la  construcción  de  la  función  y  fijar  los  parámetros.  
 
Ahora  bien,  solo  resta  copiar  la  función  para  todos  casos  de  la  lista.  
 
  De   lo   contrario,   de   no   fijar,   deberíamos   escribir   en   cada   función   el   texto   señalados  
en  los  parámetros  y  las  letras  de  calificación  en  la  función  con  cada  texto  encerrados  entre  
comillas,   para   que   la   función   las   pueda   leer   y   tomar,   pero   este   no   es   el   caso,   porque   la  
idea   de   Excel   es   hacer   más   eficiente   la   gestión   ya   que   si   en   algún   momento   se   desea  
cambiar  la  letra  de  calificación,  solo  se  cambian  desde  los  parámetros.  
 
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Ø Validación  de  datos  de  entrada.    
 
  La   validación   de   datos   de   entrada,   tal   como   lo   señala   Excel,   permite   evitar   la  
entrada  de  datos  no  válidos  en  una  celda.  
  Que  es  y  no  es  válido,  es  una  configuración  de  quien  construye  el  validador,  y  para  
ellos  puede  dar  instrucciones  a  Excel,  mediante  esta  herramienta,  para  que  las  ejecute,  y  
genere  un  mensaje  de  error  o  de  consulta  por  si  desea  continuar  a  pesar  del  error,  por  dar  
algunas  opciones.  
Veamos  un  ejemplo:  
  En   una   lista   de   curso   se   ingresan   las   notas   de   los   alumnos   y   se   quiere   que   no   se  
cometa  el  error  de  ingresarle  una  nota  mayor  a  7,0  ni  un  valor  negativo,  ya  que  dentro  del  
promedio  que  generará  esta  información  puede  resultar  errónea.  
Se   quiere   que   el   validador   genere   un   mensaje   de   “si   desea   continuar”   o   simplemente  
genere  un  error  que  no  permita  el  ingreso,  generando  un  mensaje  de  lo  permitido.  
Veamos  cómo  queda:  
Tenemos  una  pequeña  base  con  nombre  de  alumnos  y  
las   columnas   de   notas,   se   posicione   en   la   primera  
celda  de  la  primera  nota  a  ingresar  del  primer  alumno,  
luego   teniendo   la   pestaña   “Datos”   activa,   se  
selecciona,   “validación   de   datos”   y   luego   lo   mismo,  
otra  vez  “validación  de  datos”  y  con  ello  se  despliega  
el  cuadro  de  dialogo  “Validación  de  datos:  
     

 
 
 
 

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  En   este   cuadro   de   dialogo   de   “Validación   de   datos”,   es   posible   de   configurar   las  
condiciones  del  contenido  de  las  celdas,  también  el  mensaje  de  entrada  y  en  mensaje  de  
error,  tal  como  se  muestra  en  las  siguientes  figuras:  

   
Como  se  trata  de  nota  de  0  a  7,0  se  deja  expresado  en  el  cuadro  de  dialogo  tal  como  se  
aprecia  en  los  punto  marcados  con  una  estrella  roja.  

   
Luego   de   dar   aceptar,   se   mostraré   el   mensaje   al   posicionarse   en   la   celda   y   luego  
seleccionamos  “Mensaje  de  error  y  muestra  lo  siguiente:  

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En  mensaje  de  error,  se  puede  seleccionar  estilo,  título  del  mensaje  y  el  mensaje  de  error,  
veamos  opciones:  
Si  se  elige  detener,  arrojará  el  siguiente  mensaje  al  ingresar  un  número  erróneo:  

   
 
Muestra   el   mensaje   de   lo   que   debes   colocar   y   en   el   mensaje   de   error,   muestra   título  
ERROR   y   el   mensaje   dice   lo   que   se   colocó   nota   ingresada   No   Corresponde,   Volver   a  
ingresar.    
Pero  si  ahora  elegimos  “advertencia”,  se  verá  de  la  siguiente  forma:  
 

   

 
 

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  Si   pinchamos   la   opción   “Si”,   dejará   que   Excel   coloque   el   valor   erróneo,   pero   si  
pinchamos  la  opción  “No”,  permitirá  que  el  cursor  vuelva  a  la  celda  a  modificar  el  valor,  
con  “Cancelar”,  lo  pasa  por  alto  y  deja  el  valor  erróneo  ingresado  y  si  pincha  “ayuda”  ,  se  
despliega  un  cuadro  de  dialogo,  que  expone  las  opciones  de  ayuda  de  Excel  ofrece.  
 
Ø Formatos  condicionales.  
 
  El  formato  condicional,  permite  hacer  análisis  de  datos  de  manera  más  fácil  y  útil  
ya  que  es  posible  generar  un  formato  especifico  a  una  celda  o  grupo  de  ellas  en  función  
del  resultado  que  esta  celda  arroje  de  otras  funciones  o  simplemente  identifique  la  celda  
según   lo   que   en   ella   se   digite   una   forma   también   especifica   de   como   se   muestra   esta  
celda.  
 
  Este  formato,  puede  ser,  desde  un  color  de  relleno  de  la  celda,  un  tipo  de  fuente  
en  específico,  entre  otros  formatos  que  a  la  celda  se  le  pueden  asignar.  
 
  Veamos   un   ejemplo   específico:   una   base   de   datos   (pequeña   para   su   mejor  
comprensión   y   análisis),   en   donde   se   listan   apellido,   edad     y   sexo   de   los   que   participan,  
bajo  el  supuesto  que  se  necesita  identificar  las  mujeres  que  tengan  más  de  30  años:  
 
  Primero:  se  puede  construir  una  función  condicional  que  me  permita  identificar  si  
la  persona  de  la  lista  cumple  con  ambos  criterios,  si  es  así  arrojará  un  texto  que  diga  que  
“SI”  y  de  no  cumplir,  la  función  arrojará  un  texto  que  diga  NO.  
 
Y  para  efectos  del  formato  condicional,  si  dice  SI,  se  pondrá  de  color  predeterminado  “  
 
 
   
 
 
 
 
 
  Le   vamos   a   pedir   el   siguiente   formato:   que  
aquellos  que  sean  mayores  de  30  años,  sean  de  sexo  
Femenino  y  cumplan  esta  condición  se  marquen  los  datos  de  las  celdas  de  las  columnas  
que   tengan   esta   características,   de   color   :   “Relleno   rojo   con   texto   rojo   oscuro”,   esto   es   un  
formato   predeterminado,   pero   aquellos   que   no   cumplan   se   marcaran   con   un   color  
personalizado,   “Fuente   con   estilo   negrita,   Azul   Oscuro,   relleno   celeste   o   azul   claro”   y   para  

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lograrlo,  se  requiere  que  se  seleccione  en  este  caso  para  la  columna  “Cumple”  y  “Sexo”,  la  
opción  “texto  que  contiene”,  hagámoslo,  ver  figuras:  

     
  Podemos   apreciar,   que   una   vez   seleccionado   “Texto   que   contiene”,   se   despliega  
dicho  cuadro  de  dialogo,  en  el  cual  primero,  se  debe  seleccionar  la  variable  “Si”,  luego  el  
formato   predeterminado   “Relleno   rojo,   con  
texto  rojo  oscuro”,  para  después  solo  aceptar  y  
ya  pueden  ver  como  en  la  columna  “Cumple”,  
se  marca  con  rojo  en  donde  dice  “Si”.  
Y  si  por  el  contrario,  seleccionamos  “No”,  esto  
queda  de  la  siguiente  forma,  ver  figuras:  
 

 Primero  se  selecciona  formato  personalizado,  con  ello  se  despliega  el  cuadro  de  dialogo  
“Formato   de   Celda”,   a   la   que   se   pincha   la   pestaña   “fuentes”,   luego   el   estilo   “Negrita”   y  
después  el  “Color”  de  la  fuente,  para  que  posterior  a  ello,  se  seleccione  pestaña  “Relleno”  
y   se   selecciona   el   color   celesta   más   claro   que   se   pueda   apreciar,   como   lo   vemos   en   la  
siguiente  figura:  
Podemos   apreciar   cómo   quedaría   la   columna  
“Cumple”  

Y   ahora   se   muestra   cómo   quedaría   la   columna  


Sexo   y   edad.   Usando   las   misma   función,  

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exceptuando   por   la   columna   edad   que   es   un   valor   en   donde   se   le   debe   indicar   a   la  
función,  ya  no  texto  que  contiene,  si  no  que;  “Si  es  mayor  que”,  si  es  “Menor  que”,  si  “es  
igual  que”,  etc.,  quedaría  como  sigue:  
 
Esto  significa  entonces  que  
si   Edad   y   Sexo   son   azules,  
cumple   en   Rojo,   con   la  
palabra  “SI”,  y  si  alguno  de  
estos   es   rojo,   No   Cumple  
en   Azul   con   la   palabra  
“NO”.  
 
                     
 
Ø Cuadros  combinados  y  de  listas.    
  Nos  permite  crear  una  lista  desplegable,    es  decir;  selecciono  un  dato  de  la  lista  y  
me  devuelve  información  de  la  base  de  toda  un  afila  por  ejemplo  o  de  los  datos  de  la  fila  
que  estime  conveniente.  
  Para  esto  tiene  que  estar  la  pestaña  Programador  activada  (lo  cual  aprendimos  a  
incluirla  en  la  cinta  de  opciones  en  puntos  anteriores),  para  ello,  presiono  botón  archivo,  
selecciono   del   menú   que   se   despliega   “opciones”,   con   ellos   se   despliega   el   cuadro   de  
dialogo   “opciones   de   Excel”   y   selecciono   “programador”   de   los   campos   disponibles,   luego  
pincho  agregar  y  se  incluirá  en  la  cinta  de  opciones  como  una  pestaña.  
Ejemplo:  
  Tomaremos  la  misma  a  base  de  datos  del  tema  anterior  y  luego  le  crearemos  en  
otra  hoja  un  “cuadro  combinado”.  
En  la  hoja  de  la  base,  primero  agregaremos  una  celda  que  llamaremos  “Celda  Vinculada”,  
pues  será  la  celda  que  mostrará  en  qué  posición  de  la  fila  se  encuentra  el  datos  que  deseo  
hacer  referencia,  respecto  del  cuadro  combinado.  
 
  Primero   se   debe   seleccionar   “Programados”   ,   luego   “Insertar   Controles   y  
enseguida   se   selecciona   “Cuadro   combinado   (control   de   Formularios)”   y   después   se  
selecciona   el   lugar   y   el   tamaño   del   “Cuadro   combinado”,   todo   como   se   aprecia   en   las  
siguientes  figuras:  

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  Luego  se  fija  la  “celda  Vinculada”  en  la  función  y  se  copia  para  el  lado  derecho  y  se  
ajustan   los   formatos   de   cada   celda   para   que   muestre   el   valor   o   contenido   como  
corresponde.  
 
Ø Botones  de  Opción.  
  Los   botones   de   opción   permiten   a   un   usuario   de   Excel   hacer   una   selección   dentro  
de  una  lista  de  posibilidades  y  en  todo  momento  tener  un  único  elemento  seleccionado.    
Es   posible   incorporar   botones   de   opción   como   “control   de   Formularios”  o  
como  “Controles  ActiveX”,  y  se  ejemplificarán    ambas  posibilidades.    
Inicialmente,  se  revisará  la  opción  de  controles  de  formulario  en  Excel.  Se  crearán  grupos  
de  botones  de  opción  en  Excel,  independientes  a  pesar  de  encontrarse  en  la  misma  hoja.  
Primero   se   debe   abrir   Excel   y   luego   verificar   que   la   pestaña   o   ficha   “Programador”   se  
encuentre    activa,  en  el  caso  de  Office  anteriores  a  2010.  En  Office  2010,  dicha  ficha  se  
encuentra  siempre  activa.  Siempre  hay  que  validar  que  Excel  tenga  activa  las  “opciones”  
siguiendo  los  siguientes  pasos:  
 
• Hacer   clic  
en   el   botón   con   el  
título   “archivo”,  
que   se   encuentra  
en   la   parte  
superior   izquierda  

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de  la  pantallas,  o  bien  la    que  tiene  una  figura  como  se  aprecia  en  las  siguientes  imágenes:    
• Luego   se   despliega   un   cuadro   de   dialogo,   en   el   que   se   debe     seleccionar   la  
penúltima   alternativa   que   indica   “opciones”,   como   se   muestra   marcada   con   un   círculo  
rojo  en  la  imagen:  
 
• Con   lo   anterior,   se  
despliega   el   cuadro   de  
dialogo   “Opciones   de  
Excel”.   En   este   cuadro,   se  
pueden   apreciar   todas   las  
opciones   de   interfaz   de  
usuario,   las   que   deben   estar  
activadas,  mostrando  un  clic  
en  cada  casillero  y  luego  dar  
un   clic   en   aceptar,   Ello,   tal  
como   se   ve   en   la   siguiente  
imagen:  
 
 
 
• Continuando   los   pasos   a   seguir,   hacer   clic   en   la   pestaña   “Programador”   y  
seleccionar  el  botón  “Insertar”,  el  cual  permite  insertar  controles  en  el  documento,  como  
se  muestra  en  la  imagen  que  sigue:  

 
• Con  la  acción  anterior,  se  despliegan  dos  grupos  de  botones  de  opción;  el  primero  
son  “Controles  de  formulario”  y  el  segundo  son  “Controles  de  ActiveX”.  
 
• En  esta  oportunidad,  se  mostrará  el  uso  de  “Controles  de  Formulario”.  Para  ello,  
debe   seleccionarse   el   primer   grupo,   que   lleva   dicho   nombre,   el   cual   se   destaca   en   la  
imagen  con  una  flecha  y  un  círculo  en  rojo.  Corresponde  al  “Botón  de  opción”  (control  de  
formularios)  lo  que  se  expone  en  cuadro  de  información  al  posicionar  el  mouse  en  como  
se  aprecia  en  la  siguiente  imagen:  

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Ejemplo:  
a. Construya   una   pequeña   lista   que   arroje   por   ejemplo   el   resultado   del   promedio   de  
edad  de  mujeres  y  otra  lista  que  arroje  el  promedio  de  edad  de  los  hombres,  utilizando  la  
función  “SI”,  la  cual  a  quedado  expuesta,  obtenemos  los  promedios  por  sexo.  

 
b. Se   posiciona   con   el   cursor   a   un   costado   de   la   lista   y   siguiendo   los   pasos   anteriores  
crea  la  primera  opción  “Promedio  de  edad  de  Mujeres.  

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c. Luego  siguiendo  los  mismos  pasos,  crear  una  segunda  opción  “Promedio  de  edad  
de  Hombres  

 
d. Luego,   se   efectúa   clic   con   el   botón   derecho   en   algunas   de   estas   dos   opciones   y   se  
selecciona  “Formato  de  control”,  tal  como  aparece  en  la  imagen:  

 
e. Luego,   es   desplegado   un   cuadro   de   diálogo   que   solicita   asignar   la   celda   donde  
aparecerá  el  1  o  el  2  de  la  alternativa  seleccionada,  según  corresponda.  Este  cuadro  debe  
tener  seleccionada  la  opción  de  valor  “Activado”  y  dar  un  clic  al  botón  aceptar.  
 

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f. Luego,   se   posiciona   en   I3   e   I5   y   se   vincula   el   resultado   mediante   la   función  
condicional  “SI”,  del  cual  se  deja  expresada  la  función  para  una  mayor  comprensión  del  
ejemplo,  como  se  ve  en  el  siguiente  cuadro  de  imagen:  

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g. Ahora,  sólo  resta  una  mejor  presentación.  Para  ello,  se  aplican  formato  y  formato  
condicional.  Se  especifica  en  la  celda  F4  un  color  de  fuente  blanca  para  que  no  se  aprecie  
si  el  resultado  es  1  o  si  es  2.  Luego  nos  posicionamos  tanto  en  I3  e  I5  y  se  aplica  formato  
condicional.   Es   decir,   si   el   valor   resultante   es   cero,   que   su   color   de   fuente   y   fondo   sea  
blanco  y  mostrará  solo  el  resultado  de  la  opción  que  se  marque:  
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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10.-­‐   Confeccionan   formularios   para   el   ingreso   de   información   en   bases   de   datos,  
aplicándolas  a  la  gestión  administrativa.  
 
Ø Combinación  de  funciones  en  el  llenado  de  formularios.  

  Un   “Formulario”  brinda   una   forma   conveniente   de   escribir   o   mostrar   una   fila  


completa  de  información  en  un  intervalo  o  una  tabla  sin  desplazarse  horizontalmente.  La  
entrada  de  datos  será  más  sencilla  con  el  uso  de  un  formulario  de  datos,  dado  que  no  se  
tendrá  que  efectuar  un  desplazamiento  de  columna  en  columna  en  caso  de  que  tenga  más  
columnas   de   datos   que   las   que   pueden   verse   en   pantalla.   Use   un   formulario   de   datos  
cuando   sea   suficiente   un   formulario   simple   de   cuadros   de   texto   que   enumeren   los  
encabezados   de   columna   como   etiquetas   y   no   requiera     características   de   formulario  
personalizadas  ni  sofisticadas,  como  un  control  de  número  o  cuadro  de  lista.  

  Excel   puede   generar   automáticamente   un   formulario   de   datos   integrado   para   el  


rango   o   tabla.   El   formulario   de   datos   muestra   todos   los   encabezados   de   columna   como  
etiquetas   en   un   único   cuadro   de   diálogo.   Cada   etiqueta   tiene   un   cuadro   de   texto   en  

  blanco   adyacente   en   el   que   el   usuario   puede   escribir   los   datos   para   cada   columna,  
hasta   un   máximo   de   32   columnas.   En   un   formulario   de   datos,   es   factible   nuevas   filas,  
buscar   nuevas   filas   mediante   navegación   o,   según   el   contenido   de   la   celda,   actualizar   o  
eliminar  filas.  Si  una  celda  contiene  una  formula,  su  resultado  se  muestra  en  el  formulario  
de  datos,  pero  no  puede  cambiar  la  fórmula  mediante  dicho  formulario.  

Ejemplo:  

  En   primer   lugar,   se   debe   verificar   que   se   encuentre   activo   el   botón   “Formulario”,    


en  la  parte  superior  izquierda  de  su  pantalla  en  la  barra  de  herramientas  personalizadas  
de  su  archivo  Excel.  En  caso  contrario,  se  debe  incorporar  de  la  siguiente  forma:  

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d. Debe   seleccionar   mediante   un   clic   en   la   flecha   al   final   de   la   barra   de   herramientas  
personalizadas  seleccionar  “Mas  comandos”,    que  es  la  penúltima  opción.  

e. Con   lo   anterior   se   despliega   un   cuadro   de   dialogo   “Opciones   de   Excel”   y   debe  


seleccionar     en   “Comandos   disponibles   “Comandos   que   no   están   en   la   cinta   de  
opciones”  y  luego  seleccionar    “Formulario”.  

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f. Luego,  con  lo  anterior,  aparecerá  el  botón  de  “Formulario”,  que  está  identificado  en  
un  círculo  rojo  en  la  siguiente  imagen:    

  Segundo;  debe  ingresar  los  encabezados  de  la  base  de  datos  que  quiere  construir,  
conjuntamente  con  las  funciones  que  permitan  calcular  por  ejemplo,  promedio  y  estado  
de  aprobado;  mediante  funciones  lógicas  y  condicionales  que  entreguen  un  formato  para  
una  mejor  presentación:  

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Tercero,  ingresar  los  datos  para  poblar  la  base  con  la  información  necesaria,  para  esto,  
se  debe:  

f. Ingresar   los   datos   del   encabezado   de   cada   columna,   con   las   formulas   y  
formatos  a  su  elección  para  que  su  ingreso  y  cálculos  automáticos  se  apliquen  
al  mismo  tiempo  que  se  ingresa  la  información  a  la  base  de  datos.  
g. Hacer  clic  en  cualquier  parte  del  encabezado  
h. Luego,   clic   en   el   botón   “Formulario”   y   se   despliega   el   cuadro   de   dialogo   para  
ingresar  los  datos,  tal  como  se  muestra  en  la  siguiente  imagen:  

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i. Una  vez  ingresados  los  datos  en  el  cuadro  


de   dialogo   nombrado:   “Base   de   Datos”,  
nombre   que   toma   del   nombre   de   la   hoja  
de   cálculo   del   archivo   que   se   está  
trabajando,  se  debe  hacer  clic  en  el  botón  
“Nuevo”   y   se   prosigue   con   el   siguiente  
calculo.  Automáticamente  se  va  poblando  
la   base   de   datos   y   los   cálculos   ingresados  
también   se   van   incorporando   a   esta   base  
de   datos   sin   poder,   desde   este   cuadro   de  
diálogo,   corregir   las   formulas   ni   las  
funciones  condicionales.  

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j. Y   así   sucesivamente,   hasta   completar   la   base   de   datos,   con   la   aplicación  
automática  de  funciones.  

Ø Combinación  de  correspondencia  con  información  de  la  base  de  datos.  
 
Es   posible   combinar   correspondencia   con   información   de   base   de   datos,   usando   un  
archivo   Word,   en   donde   existirá   un   documento   estándar,   el   cual   será   combinado   con  
datos   de   una   planilla   Excel.     Esto   es   útil   cuando   se   desea   enviar   documentos   a   varias  
personas,  con  la  modificación  de  sólo    algunos  datos.  
 
Word   permite   crear   documentos   combinados,   en   la   cual   se   combina   la   información  
personalizada  con  el  texto  estándar  o  repetitivo.  
 
Para  una  combinación  de  documentos  se  deben  seguir  los  siguientes  pasos:  
 
a. En   primer   lugar   se   crea   la   planilla   o   base   de   datos   en   Excel,   que   es   el   que   contiene  
los  datos.  
b. Se  crea  el  documento  estándar  en  Word,  en  donde  se  colocarán  los  datos.  
c. Se   aplican   los   comandos   de   combinación   que   permiten   la   emisión   de   tantos  
documentos  Word,  como  datos  en  la  lista  o  base  de  datos  de  Excel.  
 
Ejemplo.  
 
§ Se  crea  base  de  datos  en  Excel  con  información  de  alumnos  (recreación  con  datos  
inventados),   la   que   expone   su   nombre,   fecha   de   nacimiento,   edad,   sexo,   notas,  
promedio   y   estado   final   de   reprobado   o   aprobado,   como   se   muestra   en   la  
siguiente  imagen:  

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§ Se  crea  el  formato  estándar  en  Word,  tal  como  sigue:  

o [Correspondencia]  à  [Iniciar  combinación  de  correspondencia]  à  [Cartas]  


o [Seleccionar  destinatarios]  à  [Usar  lista  existente]  
o Descargar  del  escritorio  el  archivo  datos.  Te  muestra  un  cuadro:  
 

 
 
o Seleccionar  la  Hoja  que  corresponda  y  aceptar  

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o Clic  en  Insertar  campo  combinado,  debe  ingresar  cada  campo  en  la  carta  de  
cobranza  que  ha  creado  tal  como  se  ve  en  la  muestra:  
 
 
Ø Obtener  datos  externos.  
 
  Podemos   obtener   datos   externos   desde   distintas   opciones,   entre   ellas   desde  
Access,   desde   Web,   o   bien   desde   texto,   o   también   desde   otras   fuentes,   para   esto  
debemos  tener  activa  la  pestaña  “Datos”.  
Esto  tal  como  se  desprende  de  las  imágenes  a  continuación:  
Existen   4   opciones   de  
obtener   datos   externos  
desde   Access,   o   desde  
Web,   también   desde  
Texto   y   por   ultimo   de  
otras   fuentes,   tal   como  
se   despliega   en   la  
siguiente  figura:  
 
En   donde   se   muestra   las   distintas  
fuentes:  
• Desde  SQL  Server  
• Desde  Analysis  Services  
• Desde  importación  de  Datos  XML  
• Desde  Microsoft  Que  
 
 
De   todas   estas   opciones   solo  
ejemplificaremos   una   de   ellas,   para   que  
le  resulte  más  sencillo,  lograr  aplicar  esta  
función  de  datos.  
 
Ejemplo:  
 
Si   tengo   en   un   archivo   Word,   una   base   de   datos,   es   posible   traspasarla   a   Excel,     desde  
texto:  esto  sería  de  la  siguiente  forma:  
 
Apertura   una   base   de   datos   en   Word   y   debe   tener   abierto   el   Archivo   Excel   2010,   en  
donde  va  a  operar  para  lograrlo:  
 

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11.-­‐   Confeccionan   Macros,   utilizando   diferentes   elementos   de   las   paletas   de  
herramientas,  aplicándolas  a  la  gestión  administrativa.  
 
Ø Botones  para  macros.  
 

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  Excel  dispone  de  un  conjunto  de  elementos  (botones)  de  control    o  de  formulario  a  
los  cuales  es  posible  asignar  una  determinada  macro,  en  consecuencia,  se  pueden  tener  
tantos  botones  como  macros  se  tengan.  
 
  En  el  punto  1  de  botones  de  opción  se  expusieron  los  botones  de  control  indicando  
que   existen   de   dos   tipos   “Controles   ActiveX”   y   “Controles   de   Formularios”,   los   cuales  
fueron  explicados  y  este  último  ejemplificado.  
 
  El  primero  requiere  de  una  programación  (módulo)  a  la  cual  se  le  asigna  el  uso  de  
los   botones   de   Formulario,   que     son   más   simples.   Estos   pueden   ser   directamente   ser  
asignados  a  una  macro  o  pueden  ser  usados  para  manipular  listas,  textos,  como  lo  visto  en  
el  punto  1  de  “Botones  de  Opciones”.  
 
  En   el   caso   de   Excel   2007   y   2010,   se   accede   a   estos   botones   haciendo   clic   en   el  
comando  Insertar  del  grupo  Controles  de  la  ficha  del  Programador,  como  se  muestra  en  la  
siguiente  imagen:  
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ejemplo  de  asignación  de  un  botón  a  una  macro:  

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Para  su  ejecución  se  deben  seguir  los  siguientes  pasos:  
 
1.-­‐  Seleccionar  la  pestaña  programador,  luego  selecciona  el  botón  insertar  que  despliega  
los  botones  de  controles,  lo  que  se  usaran  para  la  asignación    para  una  macro.  
 
2.-­‐   Seleccionar   un   botón,   luego   trazar   un   rectángulo   en   donde   se   quiere   que   el   botón  
quede  dentro  de  la  hoja  Excel.  
 
3.-­‐  Si  al  soltar  el  botón  del  mouse,  no  se  abre  una  ventana,  hacer  clic  con  el  botón  derecho  
del  mismo  y  seleccionar  la  opción  “Asignar  macro”.    
 
4.-­‐  Seleccione  el  nombre  de  la  macro  al  que  desea  asignar  el  botón  y  luego  haga  clic  en  
“Aceptar”,  previa  creación  de  una  macro.  
 
Cabe  destacar,  que  cualquier  imagen  mediante  este  procedimiento  puede  pasar  a  ser  un  
botón  que  permita  ejecutar  macros.  
 
Ø Grabación  de  funciones  en  una  macro.  
 
 
Ejemplo  de  creación  de  macro  con  funciones:  
 
  Conjuntamente   con   la   creación   de   una   macro   que   permita   poblar   una   base   de  
datos   en   forma   simple,   también   se   aplicarán   funciones   básicas   de   Excel   en   esta   macro,  
para  f   acilitar   la   tarea,   para   ello   seguir   los  
siguientes  pasos:  
 
Se   supondrá   la   creación   de   una   base   de   datos,   que  
permita   identificar   a   todos   los   clientes   de   una  
institución   financiera   que   están   solicitando  
cotizaciones  de  créditos,  pero  no  los  llevan,  por  lo  
tanto   su   registro   de   datos   es   importante   para  
luego   contactarlos   y   presentarles   una   oferta  
especial  que  atienda  sus  necesidades.  
 
1.-­‐  Se  construye  en  un  archivo  Excel  una  hoja  que  
se   llamará   “cotización”,   un   cuadro   con   formato   y  
fórmulas  que  permitan  en  forma  simple  el  registro  
de  los  clientes  y  el  cálculo  de  su  cotización.  
 
2.-­‐   Se   crea   una   siguiente   hoja   manteniendo   el  
formato  de  contenidos  pero  en  forma  de  columnas  

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para  listar  la  base  de  datos  que  se  llamará  “Base  Cotizantes”.    
 

         
 
  Para   poder   copiar   de   una   lista   en   vertical   otro   lugar   en   horizontal   dele  
seleccionarse  pegado  especial  y  debe  estar  seleccionada  la  opción  transponer,  tal  como  se  
visualiza  en  la  imagen  
 

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3.-­‐  Una  vez  lista  la  hoja  de  cálculo,  se  procederá  a  gravar  la  macro  con  los  cálculos  de  la  
oferta  de  créditos  a  la  base  de  datos  usando  las  funciones  básicas  de  Excel  y  de  cálculo  de  
cuota  de  crédito  llamada  en  Excel  función  “Pago”  
 
4.-­‐   Importante   que   cuando   se   realice   la   grabación   el   procedimiento   sea   limpio   y   sin  
errores   para   que   la   ejecución   de   la   macro   sea   eficiente,   para   ello   se   realizan   las   siguientes  
etapas:  
 
a. Se   inicia   grabación   presionando   el   botón    
que   está   en   parte   superior   en   el   cuadro   de   código  
como  se  muestra  en  esta  figura  en  marcado  en  rojo  
o   también   mediante   el   icono   o   botón   que   se  
encuentra  en  parte  inferior  de  la  tabla  como  se  muestra  en  la  siguiente  
figura:  
 
b. Luego  aparece  el  cuadro  de  dialogo  de  “Grabar  macro”  en  donde  se  debe  ingresar  
”Nombre   de   la   macro”   que   se   está  
creando,  luego  el  “Método  abreviado”  de  
ejecución  de  la  macro,  permite  indicar  el  
lugar   en   donde   se   quiere   guardar   la  
macro   en   el   PC   y   también   es   posible   dar  
una   descripción   de   esta   en   mismo  
cuadro,   como   se   muestra   en   la   siguiente  
imagen:  
 
c. Y  se  inicia  grabación  de  macro,  por  lo  que  se  inicia  la  rutina  que  esperas  realice  la  
macro  cada  vez  que  se  ejecute,  que  respecto  del  ejemplo,  se  selecciona  la  columna  
de   datos   ingresados   en   la   hoja   “cotización”,   se   copia   y   se   penga   en   la   hoja   llamada  
“base  cotizantes”,  pero  se  debe  seleccionar  primero  el  botón  derecho  del  mouse,  
luego  “Pegado  especial  y  en  pegado  especial,  seleccionar  “Valores”  y  debe  quedar  
con  un  VºBº  la  opción  de  “Transponer”,  con  la  finalidad  que  los  datos  que  están  en  
una   columna   queden   en   una   fila,   como   se   aprecia   en   cuadro   de   dialogo   de   la  
siguiente  imagen:  

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d. En   este   caso   se   pega   en   la   fila   30   esperando   construir   bases   de   no   más   de   29  
integrantes,   para   que   durante   el   proceso   de   grabación   poder   ordenar   la   base   y   así   va  
quedando   construida   y   ordenada   según   criterio   de   ejecutador,   por   ejemplo   por  
“Nombre”,   luego   se   vuelve   a   la   hoja   cotización,   se   seleccionan   las   celdas   que   no   tienen  
formulas,  teniendo  presionado  el  botón  control  y  al  terminar  se  digita  la  tecla  suprimir  del  
teclado,   para   finalizar   se   hace   clic   en   el   botón   de   inicio   de   macro   para   terminar   con   la  
grabación  
e. Luego  se  crea  un  botón  para  activar  la  macro,  para  lo  cual  se  siguen  los  pasos  de  el  
punto  1,  pero  en  esta  ocasión  se  selecciona  como  vinculo  la  macro  recién  creada,  como  lo  
vemos  en  la  siguientes  imágenes:    

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  A   este   botón   se   le   puede   renombrar   y   luego   darle   enter,   luego   se   verá   como   un  
botón  y  la  pasar  con  el  mouse  sobre  dicho  botón  que  ahora  se  llama”Ingresar  y  Limpiar”,    
se  verá  como  una  mano  y  al  hacer  clic,  la  macro  se  ejecutará,  e  ingresará  el  dato  en  la  hoja  
“base  de  cotizaciones”  y  lo  ordenará  
   
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
Ø Eliminación  y  modificación  de  macros.  
 
Para  modificar  una  macro,  se  deben  seguir  las  siguientes  instrucciones:  
 
Debe   estar   activada  
la   pestaña  

“Programador”,   que   permite   ver   el  


cuadro   de   código   y   en   el,   hacer   clic  
en   el   botón   “Macros”,   luego   de   esta  
acción   se   despliega   un   cuadro   de   dialogo   “Macro”   que   muestra   entre   otras   la   opción  
modificar   y   al   seleccionar   con   un   clic   esta   opción   se   despliega   un   cuadro   de   dialogo   de  
Microsoft  Visual  Basic  para  Aplicaciones,  como  se  visualiza  en  imagen  siguiente:    
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Dentro  de  este  cuadro  de  dialogo,  se  despliega    otro  cuadro  de  dialogo,  el  cual  se  puede  
ampliar,  para  tener  más  espacio  para  poder  trabajar  en  el.  
 

 
 
  Al  ampliar  el  cuadro  de  dialogo  “Creación  de  macro,  funciones  y  botones  para  uso  
de  macro”  el  cual  se  puede  desplazar  por  toda  la  programación,  presionando  la  tecla  F8  
 

 
 
  Y  es  posible  ir  modificando  a  su  antojo  rangos  o  selecciones  de  datos  respecto  de  
lo  que  ha  quedado  en  la  macro  creada.  
 
 
 

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§ Para  eliminar  una  macro  se  deben  seguir  las  siguientes  instrucciones:  
 
Este   procedimiento   al  
igual  que  el  anterior,  se  
debe   hacer   clic   en   el  
botón  “Macros”.  
 
Con   esta   acción,   se  
despliega   el   cuadro   de   diálogo   “Macro”    
que   se   visualiza   a   continuación,   para  
luego   desplegarse   un   cuadro   de  
opciones  que  permite  confirmar  o  no  la  eliminación  de  la  macro,  por  lo  que,  si  se  hace  clic  
en   la   opción   “no”,   todo   queda   igual,   pero   si   hace  
clic  en  la  opción  “si”,  automáticamente  se  elimina  
la  macro  creada.      
 
 
 
 
Respecto   de   los   dos   puntos   anteriores,   es   razonable   eliminar   o   modificar   una   macro  
dependiendo   de   la   complejidad   de   esta,   por   lo   que,   si   la   macro   es   simple,   es  
recomendable  eliminarla  y  construir  una  nueva  
 
VI.-­‐  Bibliografía  de  la  unidad.  
 
 
N/A  
 
 
 
 

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