Manual de Usuario PDF

SISTEMA INTEGRAL DE SOLUCIONES
LOGÍSTICAS Y ALMACEN
MANUAL DE USUARIO
Silicon Valley Cusco
LIDERES EN DESARROLLO DE SOFTWARE, INSTALACIÓN DE REDES, PÁGINAS Y
SISTEMAS WEB, SOPORTE TECNICO EN GENERAL
INDICE
1. Ingreso al Programa Gestión Logística ..........................................................................................3
2. Pantalla Principal ............................................................................................................................4
3. Menú Sistema .................................................................................................................................5
3.1. Administración de Usuarios .....................................................................................................6
3.2. Importar - Exportar ..................................................................................................................7
4. Menú Mantenimientos ....................................................................................................................7
4.1. Unidades de Medida ................................................................................................................8
4.2. Grupos y clases ........................................................................................................................9
4.3. Bienes y Servicios ..................................................................................................................10
4.4. Proveedores ............................................................................................................................11
4.5. Oficinas y Dependencias........................................................................................................12
4.6. Personal ..................................................................................................................................12
4.7. Estructura Programática .........................................................................................................13
4.7.1. Función/Programa/Sub Programa ....................................................................................13
4.7.2. Actividad-Proyecto/Componente .......................................................................................14
4.7.3. Finalidad ............................................................................................................................14
4.7.4. Metas ..................................................................................................................................15
4.8. Fuentes de Financiamiento ................................................................................................ 15
4.9. Clasificadores de Gasto..........................................................................................................16
4.10. Plan Contable .....................................................................................................................19
4.11. Procesos de Selección ........................................................................................................20
4.12. Operaciones de Almacén ....................................................................................................20
5. Menú Adquisiciones ......................................................................................................................21
6. Solicitud de Cotización .................................................................................................................24
6.1. Registros de Cotizaciones ......................................................................................................25
6.2. Evaluación.............................................................................................................................. 28
6.2.1. Proceso de Evaluación .......................................................................................................29
6.3. Empates ..................................................................................................................................30
7. Orden de Compra .........................................................................................................................31
8. Orden de Servicio .........................................................................................................................35
8.1. Reportes .................................................................................................................................38
9. Menú Almacén .............................................................................................................................. 39
9.1. Recepción de Orden de Compra ............................................................................................39
9.2. Kardex Almacén ....................................................................................................................41
9.3. Notas de Entradas (NEA) ..........................................................................................................42
9.4. Pedido de comprobante de salida (PECOSA) ...........................................................................45
9.5. Reportes .................................................................................................................................49
Ing. Omar Galiano Ccuno email: rayku19@hotmail.com Cel: 984720032 rpc: 953761043 Fijo: 084792328
Ing. Jonel Ccente Zuzunaga email: jonel_c@hotmail.com Cel: 984200656
Tec. Yurandir Loayza Rosas email: yurmixerdj@hotmail.com rpc : 987490686
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Manual de Usuario
GESTIÓN LOGÍSTICA
1. Ingreso al Programa Gestión Logística
Para ingresar al programa Gestión Logística lo podemos realizar por medio del icono de ingreso directo que
se encuentra en el escritorio como se muestra en la Fig.1
Fig. 1
Seguidamente nos muestra la pantalla de inicio, en esta pantalla el usuario escribirá “sa” después presione
enter dos veces seguidas o con el Mouse presionar en el botón aceptar. Como se muestra en la Fig. 2.
Fig. 2
3
2. Pantalla Principal
Seguidamente el sistema nos muestra la pantalla principal ver Fig. 3.
Fig. 3
NUEVO: Permite crear un nuevo Ítem o instancia, en este caso para ingresar una nueva unidad de
medida que no este contemplada en nuestro programa, este botón habilitara el botón grabar y en algunos casos
abrirá una nueva ventana mediante la cual se podrá ingresar los datos correspondientes.
MODIFICAR: Nos da la opción de modificar los datos del Ítem seleccionado en el listado mostrado
que por algún motivo se encuentra erróneamente ingresado.
ELIMINAR : Procede a eliminar el dato seleccionado cabe señalar que solo se podrá eliminar un
dato siempre y cuando este no este siendo utilizado en algún otro formulario, por ejemplo no podrá eliminar
una unidad de medida que este asociada a un bien.
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GRABAR: Este botón puede utilizarse luego de presionar uno de los botones anteriores y permitirá
grabar la información que se hubiera ingresado.
CANCELAR: Cancela la acción anterior es decir vuelve al estado inicial antes de presionar Nuevo o
modificar.
IMPRIMIR: Muestra la vista previa de un reporte asociado al formulario que esta siendo utilizado, en
este caso un listado de unidades de medida.
SALIR: Cierra el formulario que se está utilizando.
3. Menú Sistema
Este menú nos permite cerrar la sesión del usuario para poder ingresar con otra cuenta; Fecha del
sistema nos permitirá establecer la fecha con la cual el sistema deberá trabajar; Configurar impresora
para elegir la impresora predeterminada; Administración de usuarios para crear y eliminar usuarios; y
finalmente el menú Importar – Exportar que permite exportar órdenes de compra para el caso de
almacenes remotos que no cuenten con conexión directa al servidor.
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3.1. Administración de Usuarios
Mediante los botones superiores podemos crear un nuevo usuario o eliminarlo , los
usuarios existentes se mostraran en un listado y al lado derecho los roles que cumplirá el usuario los cuales
pueden ser cambiados solo por el administrador del sistema (sa).
Cada rol que usted seleccione tendrá ciertos accesos a nuestra aplicación lo cuales pasaremos a describir:
Administrador; tiene acceso a todas las pantallas del sistema
Logística adquisiciones; tiene acceso al menú adquisiciones
Logística almacén; tiene acceso a los formularios del menú almacén
Logística información; tiene acceso al menú mantenimientos
Para crear uno nuevo debe digitar el nombre que desee asignarle en el campo “Ingrese login” y su clave
respectiva la cual deberá confirmar, finalmente presione el botón para grabar o el botón
para confirmar.
Si desea cambiar la clave del usuario “sa” ingrese la nueva clave y su respectiva confirmación en los campos
ubicados en la esquina superior derecha y presione el botón modificar para realizar el cambio.
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3.2. Importar - Exportar
Botón Copiar Ordenes, permite hacer una copia de las O/C generadas en un archivo ubicado en el
disco c:
Botón Restaurar Ordenes, a partir de un archivo generado en el paso anterior se restauran los nuevos
datos en la base de datos utilizada.
4. Menú Mantenimientos
Mediante este menú se proporcionara al sistema toda la información necesaria para su funcionamiento es decir
el programa necesitara conocer por ejemplo con que metas cuenta la institución para así poder generar las
respectivas órdenes de compra o servicio.
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4.1. Unidades de Medida
Este formulario como los demás pertenecientes al menú de mantenimientos nos permitirán actualizar nuestros
datos ya sea creándolos, modificándolos o eliminándolos del sistema, los botones que se muestran son
estándares en toda la aplicación cumplimiento la misma funcionalidad para todos los casos que explicaremos a
continuación por única vez ya que sería redundar en lo posterior.
LISTADO: En todos los casos este control mostrara la lista de datos contenidos por la aplicación y además
indicara que Ítem se encuentra seleccionado mediante la flecha ubicada en el costado izquierdo y este caso
resaltado de color negro.
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4.2. Grupos y clases
Grupos y clases nos permiten clasificar a los bienes y servicios y codificarlos de manera adecuada aunque no
es obligatorio mantiene el orden. Cada grupo cuenta con una lista de clases asociadas, para ingresar una clase
de un grupo tenemos que elegir un grupo mediante el mouse y luego hacer clic en la pestaña clases (parte
superior de la ventana), entonces nos mostrara las clases pertenecientes al grupo seleccionado, en cada pestaña
se tiene la opción de ingresar, modificar y eliminar un grupo o clase para lo cual tendrá que digitar los campos
requeridos.
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4.3. Bienes y Servicios
En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

Al presionar los botones de Nuevo o Modificar activa una nueva ventana, donde podemos añadir y modificar
la Fecha, Grupo Clase, Denominación, Unidad de Medida, Plan Contable, Clasificación, Costo de Ordenar,
Costo de Almacenar, Cantidad a Orden, Punto de Reorden y Evaluación en Grupo. Ver figura.
Después de ingresar nuevo bien o modificarlo presionar el Botón Grabar.
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4.4. Proveedores
Se puede realizar una búsqueda de un proveedor X para lo cual deberá ingresar en el campo “buscar Por” la
razón social o el RUC, para poder definir que el criterio de búsqueda haga clic en la columna RUC o Razón
Social del listado y el criterio de búsqueda cambiara.
Además de los botones estándares se cuenta con los botones CCI y asignar grupos los cuales permiten indicar
una cuenta bancaria y los tipos de productos que un proveedor se encarga de vender.
Al presionar los botones de Nuevo o Modificar se activa el recuadro que se encuentra en la parte baja de la
pantalla en la cual deberá consignar la información solicitada siendo relevante para este caso el RUC, la razón
social y dirección.
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4.5. Oficinas y Dependencias.
Esta pantalla nos permitirá definir las áreas existentes en nuestra institución las cuales serán las encargadas de
hacer el uso de los bienes adquiridos. Además de los botones clásicos se tiene el botón “Asignar Metas” que
permite definir de que metas esta autorizada una unidad orgánica para sacar los bienes mediante una pecosa.
4.6. Personal
Hacemos uso de esta pantalla para registrar al personal que labora en la institución para lo cual se tendrá que
indicar a que unidad orgánica pertenece esta claro que previamente se debe crear el área en la pantalla anterior.
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4.7. Estructura Programática
Mediante estos tres formularios registraremos la lista de metas SIAF asignadas a nuestra institución y su
respectiva estructura.
4.7.1. Función/Programa/Sub Programa

Al presionar los botones de Nuevo o Modificar activa la ventana, donde podemos añadir y modificar los datos
correspondientes.
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4.7.2. Actividad-Proyecto/Componente

correspondientes.
4.7.3. Finalidad
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correspondientes.
4.7.4. Metas
Una vez ingresados la función, programa, sub. Programa, etc. Debemos registrar las metas para lo cual habrá
que ingresar el numero de la meta en este caso “1101” (para efectos de nuestro programa el numero 11
representa el año), luego su denominación y obviamente toda su estructura.
4.8. Fuentes de Financiamiento
Damos mantenimiento a las fuentes de financiamiento con las cuales se harán efectivas las compras y pagos de
servicios prestados.
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4.9. Clasificadores de Gasto

Con el Mouse nos vamos al menú principal y hacemos clic en la opción Mantenimiento, y hacemos clic en
Clasificadores de Gastos.
Luego nos muestra una ventana denominada Clasificadores de Gastos, aquí vemos que los datos están
clasificados en 5 secciones la primera sección (Pestaña) esta la opción Cadena de Gastos ver Fig. 4, en la
siguiente sección esta la opción Categoría de Gastos ver Fig. 5, en la siguiente esta la opción Grupo de Gasto
ver Fig. 6, en la siguiente sección esta la opción Modalidad de Aplicación ver Fig. 7 y en la siguiente sección
esta la opción Específica de Gasto, ver Fig. 8.
Fig. 4

correspondientes.
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Fig. 5

correspondientes.

correspondientes.
17
Fig. 6

correspondientes.
Fig. 7
Fig. 8
18
correspondientes.

correspondientes.
4.10. Plan Contable
Se tendrá la información de todas las cuentas contables que maneja el área de logística y almacén.
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4.11. Procesos de Selección
Podemos dar mantenimiento también a los procesos de selección que realiza nuestra institución nótese que se
deberá ingresar un proceso tanto para bienes y otro para servicios.
4.12. Operaciones de Almacén
Definimos los tipos de movimiento autorizados en almacén tanto de ingreso como de salida.
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5. Menú Adquisiciones
1.1. Cuadros de Adquisiciones
Para trabajar en los Cuadros de Adquisiciones vamos al menú principal hacemos clic en Información, luego
nos ubicamos clic en la opción Cuadro de Adquisiciones. El cuadro de adquisiciones es el equivalente al
requerimiento en el definimos los bienes a comprar, la meta, fuente, etc. los cuales luego tendrán una O/C u
O/S asociada, este es el punto inicial para nuestro proceso de adquisición.
Después de hacer clic en la opción Cuadro de Adquisiciones nos muestra la pantalla del cuadro de
adquisiciones; en esta pantalla vemos las opciones de Nuevo, Ver, Eliminar, Anular, Imprimir y Salir.
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Botón Nuevo, nos muestra una nueva pantalla en la que se deberá de llenar los datos solicitados, como son:
Tipo (B.Bienes), Proceso (para seleccionar los proceso de selección), Cadena de Gastos (seleccionamos la
cadena de gastos que nos muestra), Fuente (Seleccione fuente de financiamiento), se escribe una Referencia,
hacer clic el botón grabar (figura con el circulo amarillo). Luego de haber agregado los datos, seleccionamos la
Meta, ingresamos cada uno de los ítems correspondientes a cada meta y hacer clic el botón Salir.
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Al presionar el botón Imprimir en la pantalla del Cuadro de Adquisiciones nos muestra un reporte referente al
Cuadro de Adquisiciones trabajado.
Los reportes son modificables de acuerdo a sus necesidades
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6. Solicitud de Cotización
Para establecer la Solicitud de Cotización nos ubicamos en el menú principal hacemos clic en la opción
Adquisición, Solicitud de Cotización.
La pantalla nos mostrara la lista de solicitudes de cotización asociadas a cada cuadro de adquisición y en la
parte derecha la lista de proveedores de cada solicitud de cotización.
Podemos generar un número específico de solicitud o bien dejar que el sistema genere un correlativo de
acuerdo al último.
Si queremos agregar un proveedor elegimos el numero de cotización con el Mouse y seguidamente
presionamos el botón nuevo de la parte de proveedores.
Si deseamos agregar a la Solicitud de Cotización un nuevo dato presionamos en Nuevo y nos muestra la
siguiente pantalla, ver Fig.
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6.1. Registros de Cotizaciones

En la pantalla anterior creamos una solicitud de cotización y los proveedores que se presentaron, ahora le
indicaremos al sistema que bienes a cotizado cada proveedor para lo cual haremos uso de la siguiente pantalla
que nos muestra la lista de solicitudes y los proveedores asociados a cada una de ellas.
Presionamos el botón nuevo o modificar para registrar los ítems o bienes.
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Haga uso de los botones agregar o quitar para indicar si un bien fue cotizado o no.
6.2. Evaluación
A través de este menú evaluaremos a cada proveedor y se determinara los ganadores a lo cuales se dará la
buena pro.
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6.2.1. Proceso de Evaluación

Una vez completados los pasos anteriores procedemos a calcular nuestros puntajes y definir a nuestros
ganadores, para lo cual tiene que seleccionar un número de solicitud y presionar el botón “Procesar
Evaluación”. Si desea que se evalúe en forma grupal habilite la opción.
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6.3. Empates
Si luego del proceso de evaluación surgen empates el usuario podrá indicar un ganador a discreción haciendo
uso del botón actualizar.
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7. Orden de Compra
Para trabajar con la Orden de Compra hay dos formas de ingresar primero nos ubicamos en el menú principal
hacemos clic en la opción Adquisición, Orden de Compra (O/C)…o hacemos clic en el icono .
La pantalla de Orden de Compra muestra los botones Nuevo, Ver, Eliminar, Anular, Imprimir y Salir.
Además se muestra la lista de las órdenes generadas en el mes y año mostrado; también puede buscar una
orden ingresando únicamente el número en la parte inferior.
Para generar una nueva orden de compra hacer clic en el botón Nuevo, se muestra la pantalla Orden de
compra aquí se debe de llenar los datos solicitados: primero se establece el Origen (ya sea a partir de Cuadro
de adquisición, solicitud o Acta de Otorgamiento) luego hacemos clic en la tecla F7 donde se obtiene el
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documento respectivo seguido de un enter con lo cual se importaran los datos automáticamente tales como
Fuente de financiamiento, Especifica de Gasto y Referencia. Luego se tendrá que llenar los datos que faltan,
Almacén, Cuenta de Cargo, Cuenta de Abono, Proveedor y Glosa, y finalmente hacer clic Guardar.
Si el campo Nro. se encuentra vacío entonces el programa generara un correlativo automático pero si consigna
un numero de orden generara este numero siempre y cuando no exista. Hacemos clic en ver detalle para
verificar los bienes registrados anteriormente en un cuadro de adquisición los cuales de igual forma podemos
modificarlos: ya sea cambiando una meta y/o los bienes adquiridos para cada una de ellas, para
Bienes/Servicios (Presionamos F7-Buscar bien y F8-Catalogo), Cantidad, VU (valor unitario) y hacemos clic
en para agregar el bien.
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Para realizar la impresión hacer clic en el botón Imprimir, luego nos mostrara el reporte a imprimirse.
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8. Orden de Servicio
Para trabajar con la Orden de Servicio nos ubicamos en el menú principal hacemos clic en la opción
Adquisición, Orden de Servicio (O/S)… o hacemos clic en el icono
Esta pantalla cuenta con los mismos botones que la anterior.
La generación de una orden de servicio es similar a la de una orden de compra se tendrá que consignar los
mismos datos y presionar el botón grabar para confirmar el registro.
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Para realizar la impresión hacer clic en el botón Imprimir, luego nos mostrara el reporte a imprimirse.
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8.1. Reportes
Estos reportes nos darán una idea del gasto que venimos ejecutando ya sea por meta, fuente, especifica, etc.
Con sus montos respectivos. Además podemos obtener la lista de órdenes emitidas, recepcionadas o anuladas,
ordenes de un proveedor u órdenes efectuadas para un bien determinado, etc.
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9. Menú Almacén
9.1. Recepción de Orden de Compra

Para trabajar con las Recepciones de Ordenes de Compra nos ubicamos en la pantalla principal hacemos
un clic en el menú principal en Almacén, luego en Recepción Orden de Compra o el icono.
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Esta pantalla nos mostrara la totalidad de órdenes decepcionadas y cada uno de sus detalles, podemos anular
una recepción siempre y cuando no tenga pecosas la orden. Clic en el botón Recepcionar la orden.
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Seleccionamos la orden que se desea seleccionar, consignamos un número de comprobante, el almacén y la
meta correspondiente la cual aparecerá automáticamente. Una vez ingresados estos dato se mostrara el detalle
de la orden y se dará conformidad de la recepción presionando el botón “Recepción de toda la Orden”. Si se
realizara una recepción parcial utilizar los botón de la parte inferior.
9.2. Kardex Almacén

El Kardex de un determinado bien se generara automáticamente cuando se realice un movimiento con este ya
sea con un ingreso o salida de almacén. Podemos acceder a este formulario asiendo clic menú almacen ,
Kardex Almacen cual mostrará la siguiente pantalla.
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En esta pantalla tiene que seleccionar el almacén principal, la meta respectiva y si desea algún filtro para
buscar un determinado ítem con lo cual aparecerán los bienes en el listado de en medio, una vez seleccionado
un bien, la lista kardex mostrara todos los movimientos y los saldos respectivos.
9.3. Notas de Entradas (NEA)

Para trabajar con las Notas de Entradas no ubicamos en la pantalla principal en el menú principal hacemos clic
en el icono Nota de Entrada.

La pantalla NEA muestra dos pestañas la primera nos da la información de todas las NEAs generadas para un
almacén y meta determinada asiendo clic en el botón al igual que en todos los formularios contamos
con los botones clásicos.
La segunda pestaña se habilita al hacer clic en los botones grabar o modificar y permite observar los datos de
cada nota de entrada.
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Al presionar en el botón Nuevo, nos muestra una nueva pantalla en la que se deberá de llenar los datos
solicitados, como son: Operación (Seleccionar una operación), Conformidad / Se entrego a, Fuente, Afectación
y Referencia, hacer clic el botón Registrar detalle.
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Seguidamente para ingresar un nuevo bien debe hacer clic en el botón nuevo ubicado en la parte inferior
derecha lo cual abrirá el siguiente formulario.
Buscamos un nuevo bien verificando su unidad de medida y su cadena de gasto si no existiese presionar F7
para crear un nuevo bien.
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9.4. Pedido de comprobante de salida (PECOSA)
Para trabajar con las Pecosas nos ubicamos en la pantalla principal y hacemos clic en el icono Pecosas.
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Seleccione un almacén, la meta y la unidad orgánica para la cual se generara una PECOSA y seguidamente
clic el botón de vista previa ; esto habilitará los botones de mantenimiento con lo cual puede crear,
modificar y eliminar. Si no apareciese ninguna unidad orgánica en el lista se debe a que dicha unida no tiene
asignada esta meta como suya.
Hacemos clic en el botón Nuevo y a continuación se muestra la pantalla siguiente en la cual habrá que llenar
los campos solicitados para luego presionar el botón Nuevo Ítem.
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Seguidamente se tendrá esta pantalla la cual le permite ubicar un bien.
La Búsqueda puede ser por Código, por Descripción y por Contenido, deberá seleccionar el bien para realizar
su salida o por otro lado puede optar por hacer una salida de toda la orden de compra indicando el número del
documento y a continuación presionando el botón descarga múltiple.
Para ver un reporte de la Pecosa hacer clic en el Botón imprimir, y se mostrara la vista previa del documento.
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9.5. Reportes
Haremos una breve descripción de los reportes ofrecidos por nuestra aplicación en todos los casos se tiene la
opción de ingresar rangos de fecha, almacenes y otros tipos de filtros que podrá seleccionar para personalizar
su reporte, siempre se mostrara una vista previa del reporte en cual el usuario puede elegir la impresora y
configurar su pagina.
Resumen de movimiento; muestra todos los movimientos efectuados ya

sea de ingresos mediante ordenes de compra o notas de entrada o sus salidas
mediante pecosas, cada una con sus montos y total en un rango de fechas.
Existencias Físicas; muestra los saldos de almacen general o por meta.
Parte Administrativo; muestra un resumen valorizado de los ingreso,
salidas y saldos de un almacen ya sea por cuenta contable o por partida de gasto.
Consolidado de Pecosas; muestra una lista de pecosas generadas.
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1. Ingreso al Programa Gestión Logística

SALIR: Cierra el formulario que se está utilizando.

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

Después de ingresar nuevo bien o modificarlo presionar el Botón Grabar.

4.7.1. Función/Programa/Sub Programa

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

4.8. Fuentes de Financiamiento

4.9. Clasificadores de Gasto

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

En esta pantalla vemos las opciones de Nuevo , Modificar , Eliminar y

4.10. Plan Contable

4.12. Operaciones de Almacén

Los reportes son modificables de acuerdo a sus necesidades

6.1. Registros de Cotizaciones

Presionamos el botón nuevo o modificar para registrar los ítems o bienes.

6.2.1. Proceso de Evaluación

Esta pantalla cuenta con los mismos botones que la anterior.

9.1. Recepción de Orden de Compra

9.2. Kardex Almacén

9.3. Notas de Entradas (NEA)

en el icono Nota de Entrada.

Resumen de movimiento; muestra todos los movimientos efectuados ya

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