Eficiencia, eficacia y productividad son conceptos relacionados.

Sin embargo,
en absoluto son equivalentes y conviene no confundirlos. Se corre el riesgo de
emplear un término incorrecto o de no comprender lo que se nos explica.

Estos conceptos son muy importantes porque nos hablan de algunos

objetivos de la vida empresarial; por ejemplo, de aquellos que persiguen
las asesorías y los despacho profesionales. En cierto modo, sirven de
traducción a términos más concretos del éxito y el fracaso.

Qué significa la eficacia?

El propio nombre de este término ya es muy indicativo, ya que deriva de
la palabra “efecto”. Lógicamente, es eficaz aquella acción o proyecto
cuyo resultado es el deseado o esperado.

La eficacia desde un punto de vista técnico

Técnicamente, los procesos son eficaces cuando a su fin se produce el

resultado previsto. Por ejemplo, una contabilidad, teóricamente, podría
llevarse de muchas formas. Nos podemos imaginar el contable con
manguitos que lleva la contabilidad a mano y en papel. También podría
hacerse con un programa informático instalado en un ordenador. Y nos
podríamos decantar por llevarla con una solución en la nube.

Si nuestro objetivo es llevar un libro diario, mantener libros auxiliares

y formular unas cuentas anuales, cualquiera de las opciones es eficaz. Las
tres alternativas producen ese resultado final.

Sin embargo, que las tres opciones sean eficaces no significa que sean
equivalentes. No solamente nos interesan los resultados finales del
proceso, sino también los medios empleados.

La eficacia, la planificación y el control

La planificación exige diseñar programas de actuación, concretar

objetivos y realizar previsiones. La eficacia implica que los objetivos se
van cumpliendo.

En ese punto es donde mejor podemos comprender la relación entre

eficacia y eficiencia. Ningún plan puede entenderse cumplido únicamente
en función de los resultados alcanzados. Ha de hacerlo con los recursos
previstos o incluso menos. De lo contrario, será necesario modificarlo
para incluir más recursos o deberemos renunciar a lo que nos
proponíamos.

Por ejemplo, si un contable tiene diseñado su trabajo para poder llevar las
cuentas de un determinado número de clientes, sus planes habrán fallado
si acaba necesitando personal de refuerzo no previsto
inicialmente para poder cumplir con sus encargos. No habrá sido eficaz.

Si, por el contrario, sí alcanza el nivel previsto de actividad, sus planes

habrán sido eficaces. Sin embargo, ello no garantiza que hayan sido
eficientes, ya que para ello no solamente debería lograrlo con los recursos
previstos, sino que éstos deberían ser los mínimos necesarios.

¿ La eficiencia requiere, en primer lugar, ser eficaz. Si no se logran los

resultados pretendidos, no existe eficiencia. Pero, además, exige que se
produzca un mínimo empleo de recursos.

La eficiencia desde un punto de vista técnico

Técnicamente, se es eficiente cuando no existen recursos sobrantes. Por

ejemplo, si un despacho contable puede ofrecer el mismo nivel de servicio
con un empleado menos y empleando las mismas cantidades de otros
recursos, no estará siendo técnicamente eficiente.

La eficiencia económica

La eficiencia económica va un paso más allá de la técnica. Generalmente,

se puede producir de muchas formas. Por ejemplo, es posible que la
realización de determinadas inversiones haga necesario emplear menos
trabajadores para alcanzar la misma producción.

De todas las formas técnicamente eficientes, la más barata será eficiente

económicamente. Habrá una para cada posible nivel de producción, dados
los precios de los recursos necesarios para producir.

Las ganancias de eficiencia

Una ganancia de eficiencia implica lograr algo que, con los mismos
recursos, antes no era posible. Por ejemplo, gracias a mejoras técnicas, un
contable puede conseguir llevar las cuentas de más empresas sin realizar
más inversiones, ni contratar más personal y sin necesitar más recursos
de ningún otro tipo.
Las ganancias de eficiencia pueden tener diversas fuentes:

 Nuevas técnicas para producir

 Mejora del capital humano de la empresa
 Cambios organizativos
 Un entorno más favorable
 Incorporación de tecnologías de nueva generación…

La medición de la eficiencia

No existe una unidad de medición de la eficiencia. No podemos decir

algo así como “nuestra empresa ha sido 0,6 eficiente”. Sin embargo, sí
podemos evaluar si se producen despilfarros de recursos.

En general, toda empresa puede tener ineficiencias. Se podría lograr más

con menos. Sin embargo, hay que analizar con precaución cada una de las
fuentes de despilfarro. Con cierta frecuencia, lo que parece un mal empleo
de los recursos, simplemente es una práctica necesaria para poder hacer
compatibles distintos objetivos.

Un ejemplo lo tenemos con el tiempo. Muchas actividades pueden

parecer, a primera vista, innecesarias. Podríamos alcanzar la misma
producción sin realizarlas. Sin embargo, no es raro que se efectúen por
otros motivos como razones de relaciones públicas, atención al cliente,
mejora del ambiente laboral, etc. Por lo tanto, la perspectiva de ese
análisis debe ser global, teniendo en cuenta el conjunto de la empresa.

La relación y las diferencias entre eficiencia y eficacia

Como vemos, la eficacia es un requisito para la eficiencia, pero no el

único. Además, es necesario emplear los mínimos recursos posibles. Por
lo tanto, todo lo eficiente ha de ser eficaz, pero no todo lo eficaz es
necesariamente eficiente.

También tienen mucho que ver en la forma en la que se analiza la eficacia

y la eficiencia. Exigen respuestas de sí o no. En cada aspecto que
analizamos, se es o no eficiente o eficaz, lo cual no es siempre sencillo de
determinar.

Lo que sucede es que ese análisis, con frecuencia, incluye muchos

aspectos, de manera que podamos, en cierto modo, graduar la eficacia o
la eficiencia alcanzada. Por ejemplo, si pretendemos alcanzar un objetivo
todos los días, diremos que somos más eficaces si lo logramos el 99% que
si lo hacemos el 90% de las jornadas.

No obstante, al analizar la eficacia y la eficiencia no debemos perder de

vista un aspecto cualitativo. En el ejemplo anterior, aunque solamente
fallemos uno de cada cien días, si lo hacemos en la jornada clave, los
perjuicios pueden ser mucho peores que si lo hacemos en un 10% de
menor importancia para la empresa.

De ahí que nos importe saber ya no solamente en qué fallamos o cuándo

empleamos más recursos de los necesarios, sino el impacto de esas
disfunciones. Es decir, cuánto perdemos y en qué varía la empresa por
ello.

¿Qué representa la productividad?

Qué implica la eficiencia?
La productividad relaciona la producción alcanzada con los recursos
empleados. A diferencia de la eficiencia o la eficacia, puede medirse
en unidades físicas o monetarias. Por ejemplo, hablamos de tantas
unidades por trabajador o por máquina.

Cuando la medimos en unidades monetarias, lo que estamos analizando,

en realidad, es el valor de la productividad. Es decir, los recursos se
emplean para producir, pero más tarde se alcanzan unos ingresos por
las ventas. Por lo tanto, el precio cobrado por cada una de esas unidades
físicas también influye en el valor de la productividad.

Tipos de productividad

Para cada recurso productivo existirá una productividad. Así, por

ejemplo, hablamos de productividad laboral, de productividad del
capital, etc.

Por otro lado, existen diversas formas de valorar la productividad en

función del recurso que analicemos. Así, por ejemplo, nos puede interesar
uno concreto. Por ejemplo, queremos saber cuánto produce un
trabajador determinado que tenemos en plantilla.
Otra opción es analizar la productividad media de una determinada
clase de recursos. Por ejemplo, tomamos toda la producción y la
dividimos entre la plantilla total de una empresa o sección.

Y también podemos extraer muchas enseñanzas del análisis de

la productividad marginal. Se trata de un término utilizado por la
teoría económica. Se refiere a la producción que añade el empleo de una
unidad adicional de un recurso.

La medición de la productividad

Dividir la producción alcanzada entre el número de unidades del recurso

empleadas puede ser sencillo. Y es útil en muchas circunstancias:

 Realizar comparaciones entre diversas secciones

 Valorar cómo varía el rendimiento en diferentes momentos
 Trazar objetivos
 Analizar la repercusión de la actividad de los diferentes recursos en
los costes
 Etc.

Sin embargo, esa medición se complica cuando tratamos otros aspectos de

enorme interés como, por ejemplo:

 ¿Qué producción añade un trabajador concreto?

 ¿Rinde lo máximo posible un determinado recurso?

En general, la productividad de cada trabajador es imposible de

medir con exactitud. Necesitaríamos dos empresas iguales, una con
esa persona y otra sin ella. Suele estar muy influida por aspectos
del entorno. Por ejemplo, un contable será más productivo si tiene
compañeros muy competentes, con los que se conjunta bien y está
rodeado de los medios más adecuados. No es fácil distinguir lo que es
mérito personal de lo que es un éxito de equipo.

Otro punto oscuro en la medición de la productividad es la que se

podría alcanzar potencialmente. Eso es especialmente importante en
la gestión de los recursos humanos. No es sencillo saber hasta qué punto
un trabajador concreto (o tan siquiera un equipo humano) podría
producir más.

La relación y diferencias entre productividad y eficacia

La eficacia se determina por la consecución de logros. Para alcanzarlos,
deberemos buscar que los recursos se empleen de la forma más
productiva posible.

Por otro lado, el propio diseño de los objetivos pretendidos requiere

reflexionar sobre la productividad. Si los recursos empleados no van a ser
capaces de rendir de la forma planeada, seguramente seremos ineficaces.

Sin embargo, a pesar de la relación entre ambos conceptos, son términos

muy diferentes. Se puede ser eficaz pero improductivo o muy
productivo pero ineficaz. Por ejemplo, se pueden alcanzar los
resultados pretendidos con un empleo exagerado de recursos. O, por el
contrario, el intento puede resultar infructuoso a pesar de un elevado
rendimiento.

La relación y diferencias entre productividad y eficiencia

Ambas relacionan producción y recursos empleados. Sin embargo,

lo hacen de forma diferente. La eficiencia implica destinar los recursos de
la forma más productiva posible, pero no solamente. Exige, además, que
se apliquen exclusivamente los más adecuados.

Por otro lado, la eficiencia es un atributo que los procesos pueden o

no tener. Por su parte, la productividad es una magnitud que
pretende describir la actividad de la empresa.

Es útil analizar las fuentes de ineficiencia en la empresa y ver cuál

puede ser su impacto en la productividad. Puede haber recursos
improductivos, mal empleados o insuficientemente aprovechados.

Eficacia, eficiencia y productividad son términos clave en la gestión

empresarial. Se emplean con mucha habitualidad y es necesario
distinguirlos claramente.