PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo de toda empresa implica diversas fases:

Planificación, organización, Dirección y Control (todos coordinados)

2.0 Características del proceso administrativo

Concepto: se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que se

desarrollan en la organización, orientadas al logro de los fines y objetivos .Está compuesto
por 5 etapas básicas y 3 etapas subyacentes: Etapas básicas: PLANIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN, COORDINACIÓN y CONTROL. +Etapas subyacentes: DECISIÓN,
COMUNICACIÓN e INFLUENCIA.

Características:

Concepción sistémica: cada una de las etapas en sí misma es un proceso cíclico con
retroalimentación, lo que permite comprender todo el proceso y cada etapa como un
sistema, en el que los elementos interactúan entre sí y cuyo producto final, los resultados
que obtiene la organización debe atribuirse al conjunto.

Orden lógico: el proceso es también una descripción de la forma en que el administrador

debe analizar y resolver los problemas que se le presentan a la organización.

Secuencialidad: la noción del proceso alude a una secuencia ordenada de pasos o etapas.
Cada etapa del proceso administrativo constituye un proceso en sí misma, con su propia
dinámica y secuencia de pasos a seguir.

Simultaneidad: en el mismo momento en distintas áreas de la organización se desarrollan

actividades vinculadas a diferentes etapas del proceso. Por ejemplo: mientras en Tesorería
(área finanzas y control) se elabora el Presupuesto de Caja, en producción se está realizando
la fabricación y el control de calidad de los productos terminados.

Carácter cíclico del proceso: el proceso, es un ciclo porque la fase de control realimenta a la
planificación, recomenzando la secuencia.

Caracterización de las etapas:

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

Planificación: es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de hacer planes
para el logro de los objetivos. Se responde a los siguientes interrogantes ¿Qué? ¿Cuánto?
¿Cuándo?

Organización: consiste en el conjunto de actividades para el diseño de la estructura formal de

la organización y la definición de los procedimientos para la ejecución de tareas. Se responde
a los siguientes interrogantes ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Con qué?

Dirección: es el conjunto de actividades que desarrolla el administrador con el fin de

conducir a las personas y orientar las actividades planificadas hacia el logro de los objetivos.

Coordinación: coordinar es sincronizar, armonizar el esfuerzo individual dentro del grupo con
el objeto de lograr una acción unificada dirigida a la obtención de los objetivos y a realizar las
actividades que conducen al éxito.

Control: es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de medir los

resultados. Este proceso nos permite ver si los resultados que se obtuvieron coinciden con
los que se esperaba obtener.

Decisión: es el proceso que consiste en identificar problemas, elaborar alternativas de

solución y seleccionar aquellas que serán aplicadas.

Comunicación: consiste en el intercambio de mensajes entre personas, o entre personas y

dispositivos o entre dispositivos en el marco de las actividades que se llevan a cabo en la
organización. Es importante y hay que saber comunicar ya que por ejemplo: un plan hay que
saber comunicarlo para que se cumpla.

Influencia: proceso por el cual una o más personas o un grupo o una organización
determinan el comportamiento de otra persona, grupo u organización.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

El diseño del sistema de control variará de acuerdo a la realidad particular de la organización

en cuestión. Sin embargo existen una serie de características comunes que procuran la
eficacia del sistema:

Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a no actuar
cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control
preciso es digno de confianza y proporciona datos válidos.

Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna

cuando se producen las variaciones. Un sistema de control eficaz deberá aportar información
oportuna, ya que la mejor información tiene escaso valor cuando se torna obsoleta.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

Economía: la operación de un sistema de control debe ser económica, es decir que, todo
sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aporta en relación con los costos
que ocasiona.

Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a
cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

Inteligibilidad: los controles que no son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Un
sistema de control que es difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios, frustrar a
los empleados y a la larga ser ignorado.

Criterios Razonables: los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de

alcanzarse. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora
desaparece.

Localización estratégica: los administradores deberán establecer controles sobre los factores
que sean estratégicos para el rendimiento de la organización. Los controles deberán abarcar
las actividades, operaciones y eventos críticos dentro de la organización.

Acción Correctiva: un sistema de control eficaz deberá no sólo señalar el problema sino
también especificar una solución. Es decir que deberá sugerir medidas alternativas que será
conveniente tomar para corregir la desviación.

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de

los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales,
con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración

como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus
aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el
propósito de alcanzar las metas que desean-

Estas cuatro funciones fundamentales -Planeaci6n Organizaci6n, Direcci6n Ejecución y

Control constituyen el proceso de la administración. Una expresi6n sumaria de estas
funciones fundamentales de la administración es: La planeación, para determinar los
objetivos y los cursos de acci6n que van a seguirse; la organizaci6n para distribuir el trabajo
entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias; la
ejecuci6n por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo y el control de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN CONTROL

¿Qu6 es lo que va a? ¿Quien va a hacer que? Hacer que el Un seguimiento

Hacerse? ¿Con que relaciones con empleado para ver que el

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

¿Donde? otros, con que autoridad trabajar, de trabajo planeado

¿Cuando? y y en cual ambiente físico? buena voluntad se este haciendo

¿Como? y con entusiasta con propiedad

Cooperación. Y, si no es así, Aplicar medidas

PLANEACIÓN

En esencia se formula un plan o un patr6n integrado predeterminado de las futuras

actividades. Esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del prop6sito de ver hacia
delante. En pocas palabras, es necesaria la planeación. Esta es una funci6n fundamental de la
administraci6n.

Los planes se necesitan para dar a la organización sus objetivos y para establecer el mejor
procedimiento de alcanzarlos. El primer paso de la planeación implica la selección de metas.
Luego puede establecerse objetivos para las sub.-unidades, divisiones, departamentos, etc.
Una vez determinados los objetivos, se prepara programas para alcanzarlos en una forma
sistemática. Desde luego, al elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la
administración toma en cuenta su viabilidad y si serán aceptables para gerentes y los
empleados.

Planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la consecuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su
realización.

La planeación. Par determinar los objetivos y los cursos de acción que van a seguirse.

ORGANIZACIÓN

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinados, el
paso siguiente, para cumplir con el trabajo, era distribuirlo o sanear las necesarias
actividades de trabajo entre los miembros del grupo. Esta distribución del trabajo es guiada
por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las
personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Una vez que los gerentes han establecido los objetivos y preparado los planes o programas
para lograrlos, debería desafiar y desarrollar una organización que les ayude a llevarlos a feliz
termina. Pese a que todas esas personas interactúan eficazmente, no se les puede organizar
a partir de una línea de montaje. Así pues, es evidente que los gerentes han de tener la
habilidad suficiente para determinar el tipo de organización que se necesita para lograr
determinando conjunto de objetivos. Y han de tener la capacidad de desarrollar ese tipo de
organización.

Otra definición de organización es: La función de crear o proporcionar las condiciones y

relaciones básicas y que son requisito previo para la ejecución efectiva y económica del plan,

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

e incluye por consiguiente, prever y proporcionar por anticipado los factores básicos y las
fuerzas potenciales, como esta especificado en el plan.

Podemos definir a la organización como: La elección dentro de la posibilidad real y completa

de acción, elegida en la planeación de cierta función, de la combinación más productiva de
factores componentes, al agruparlos, al asignar otros grupos y fajarles medios de todas
clases.

La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.

DIRECCIÓN

Una vez trazados los planes, decidida la estructura de la organización, el reclutamiento y

adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que se avance en la obtención de la
más definida. A esta función se le conoce con varios nombres: dirección, motivación,
estimulación y otros. Pero cualquiera que esa el nombre con que se le designe a esta función
consiste en hacer que los miembros de la organización actúan de modo que contribuyan al
logro de los objetivos. La dirección es una actividad muy concreta: requiere trabajar
directamente con la gente.

En esta etapa se dan las ordenes a fin de lograr los objetivos buscados dentro de la estructura
orgiaca especifica.

La dirección es "la actividad del mando, entendida como guía de hombres que da lugar
primeramente a un flujo de las comunicaciones.

La dirección o don de mandos es la relación en que la persona o líder ó influyen a otras para
trabajar unidas espontáneamente, en labores relacionadas, para Elevar a cabo lo que el líder
desea. Un guía muestra el camino estando al frente, no empujando desde atrás.

La dirección. Por los miembros del grupo, para que Lleven a cabo las tareas prescritas con
cooperación y entusiasmo.

Aquí se plantea antes de ponerlos en práctica quien o quienes los instrumentaran en la etapa
de la organizaci6n y por lo último quien toma la decisión representa la dirección.

CONTROL

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo sé esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros este progresando en forma satisfactoria hacia el
objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes
requeridas por este plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa
tenga un éxito. Esta función fundamental de la administración constituye el control. Es una
función fundamental de la administración.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

Para algunos autores esta fase del proceso administrativo consiste en "el control de la
ejecución para establecer las diferencias entre ésta y lo previsto o proyectado en la
planeación y I a organización, a fin de resolver sobre tales discrepancias o desviaciones".

Con el control se busca promover la eficiencia en la operación y la consecución de las

empresas para el logro del éxito.

CONTROL

Finalmente, el administrador tiene que asegurarse de que las actividades de los miembros
lleven la organización realmente hacia metas declaradas. Esta es la función de control y
comprende tres elementos.

1.- Establecer normas de rendimiento.

2.- Medir el rendimiento real y compararlo con las normas preestablecidas.

3.- Tomar las medidas necesarias para corregir cualquier rendimiento que no este a la altura
de las normas.

Por medio de la función del control el administrador mantiene la organización en el buen

camino, sin permitir que se aleje mucho de sus metas.

CONTROL

El control. De las actividades para que se conformen, de acuerdo con los planes y en su caso,
hacer las correcciones adecuadas.

INTERRELACIONES ENTRE LAS FUNCIONES

Las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo inextricable

entrelazado e interrelacionadas; el desempeño de una función no cesa por completo antes
que inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino
como parezca exigirlo la situación. Al establecer una empresa, el orden de las funciones será
como se indica. Pero para una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control
en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo tiene aplicación universal. Esto es de importancia: significa que las
funciones fundamentales de planear, organizar, dirección y control son básicas y están
desempeñadas por el gerente, sin importar el tipo de empresa, la actividad principal o el
nivel en el cual trabaja el gerente. El proceso administrativo representa la tela común de los
gerentes y facilita el estudio de la administración. Es universalmente hallada dondequiera
que las personas trabajen juntas para lograr objetivos comunes.

FASES

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

La Planificación o planeación es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que
incluye la selección de los cursos de acción que debe seguir una empresa y cada unidad de la
misma para conseguir determinados objetivos del modo más eficiente.

La Organización comprende el establecimiento de una estructura global, formalizada,

permanentemente y roles para las personas que integran la empresa.

La Dirección es la función administrativa que trata de influir en las personas de la

organización, para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de su unidad
funcional y los objetivos de la empresa.

El Control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan

darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la
comparación regular y sistemática de las previsiones habidas respecto de los objetivos.

2.10 El proceso de la planeacion.

PLANEACION

Definición

Como dijo anteriormente, la planeación abarca la definición de los objetivos o metas de la

organización, el establecimiento de una estrategia global para alcanzar esas metas, y el
desarrollo de una amplia jerarquía de planes para integrar y coordinar con los medios (como
se debe hacer).

La planeación se puede definir, adicionalmente, en términos de que sea informal o formal.

Todos los administradores se ocupan de la planeación, pero podría ser que se ocuparan sólo
de la variedad informal. En la planeación informal no se escribe nada, y se comparten poco o
nada de los objetivos con otras personas de la organización. Esto describe la planeación en
muchas empresas pequeñas; el dueño - administrador tiene una visión de a donde quiere ir,
como llegar hasta allá. La planeación es general y carece de continuidad. Desde luego, existe
planeación informal en algunas organizaciones grandes, y algunas organizaciones pequeñas
tienen planes formales muy avanzados.

Cuando uso el termino planeación en este trabajo descriptivo, estoy implicando la

planeación formal, se formulan objetivos específicos que abarcan determinado numero de
años. Se formulan estos objetivos en forma escrita y se ponen a disposición de los
integrantes de la organización.

Por ultimo, existen programas de acción específica para alcanzar estos objetivos; esto es, la
administración define con claridad la ruta que desea tomar desde donde se encuentra hasta
donde quiere llegar.

2.2 Concepto:

La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y quién ha de
hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro
exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los
planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.

La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los

cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y
estimaciones razonadas.

La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de

las oportunidades.

La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro

componentes principales

Que son:

1. Contribución a los objetivos y propósitos

2. Primacía de la planeación

3. Extensión de la administración

4. Eficacia de la planeación

El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.

Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección,

liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la
planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.

Para Sánchez Guzmán la planeación es: “Aquella herramienta de la administración que nos
permite determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la
realización de los objetivos previstos”.

Según Terry, la planeación es “Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al

futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales,
está compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro.- Representa el destinar
pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el futuro”.

"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación

varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su
superior".

La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la

planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes
establecidos por los superiores. Si los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o
discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos.

Si se reconocen la generalización de la planeación, es más fácil comprender porqué algunas

personas hacen distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

para la toma de decisiones) y la administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o
"supervisor". Un gerente, debido a su autoridad o posición en la organización, puede hacer
más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien la planeación de uno
puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro.

Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel)
hacen planes.

Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando
directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio.
La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después,
determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos,
normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones
al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes:

 Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados

periodos.

 Fijar los resultados finales deseados u objetivos.

 Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas establecidas.

 Formular presupuestos.

 Establecer procedimientos.

 Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones.

2.3 Importancia:

En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para
alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal
ni sus recursos debidamente.

Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no
pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus
seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni
donde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil.

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de

algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las
guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el
administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o
posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y
aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo,
todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo
que les corresponde.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

2.4 PROPOSITO DE LA PLANEACION

La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores

como a los que no lo son. Cuando todos los interesados saben a donde va la organización y
con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus
actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede
dar lugar a un “zigzagueo” y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus
objetivos.

Al obligar a los administradores a ver hacia delante, a anticipar cambios, a tomar en cuenta el
impacto de tales cambios, y a desarrollar respuestas apropiadas, la planeación reduce la
incertidumbre. También aclara las consecuencias de las acciones que podrían tomar los
administradores en respuesta al cambio.

La planeación también reduce la superposición y desperdicio de actividades. La coordinación

antes del hecho probablemente descubra desperdicio y redundancia. Además, cuando los
medios y los fine están claros, las ineficiencias son obvias.

Por ultimo, la planeación establece objetivos o estándares que facilitan el control. Sino
estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar, ¿cómo podremos determinar si lo hemos
alcanzado?. En la planeación desarrollamos los objetivos. En la función de control
comparamos el desempeño actual contra los objetivos, identificamos cualesquier desviación
significativa, y tomamos la acción correctiva necesaria. Sin planeación no puede existir
control.

Cuáles son los propósitos de la planeación?

Propósito hace referencia a una función o tarea básica de una empresa o una agencia o de
cualquier parte de ella. Es así como por lo general las empresas tienen un propósito
relacionado con la producción y distribución de bienes y servicios; el de los tribunales por
ejemplo es la interpretación de las leyes y su aplicación, y así sucesivamente.

Los demás propósitos de la planeación se derivan del anterior y entre ellos tenemos:

1. PROPÓSITO PROTECTOR: Hace referencia a minimizar el riesgo reduciendo las

incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias de una
acción administrativa en ese sentido.

2. PROPÓSITO AFIRMATIVO: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la organización.

3. PROPÓSITO DE COORDINACIÓN: Con la planeación también se busca un esfuerzo

combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia
organizacional.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

2.5 PLANEACION Y DESEMPEÑO

¿ Se desempeñan mejor los administradores y organizaciones que formulan planes, que

aquellos que no los desarrollan?. De manera intuitiva Ud. esperaría que la respuesta fuera un
“SI” resonante. Por lo general la revisión de la evidencia arroja resultados afirmativos, sin
embargo, eso no debe ser interpretado como un respaldo a ciegas de la planeación formal.
No podemos decir que las organizaciones que formulan planes formales SIEMPRE tienen un
mejor desempeño que aquellas que no lo desarrollan.

Se han realizado docenas de estudios para someter a prueba las relaciones entre planeación
y desempeño. Sus resultados nos permiten llegar a las siguientes conclusiones. En primer
lugar, hablando en forma general, la planeación formal esta asociada con mayores utilidades,
mayor rendimiento de los activos, y otros resultados financieros positivos. En segundo lugar,
la calidad del proceso de planeación y la implantación apropiada de los planes, tal vez
contribuyen a un alta desempeño que la extensión de la planeación. Por ultimo, en aquellos
estudios en que la planeación formal, no ha llevado a un mayor desempeño el ambiente es
por lo común el culpable. Cuando las leyes gubernamentales, sindicatos poderosos y fuerzas
ambientales similares restringen las opciones de la administración, la planeación tendrá un
impacto menos sobre el desempeño de una organización. ¿Por qué? Porque la
administración tendrá menos opciones para que la planeación pueda proponer alternativas
viables. Por ejemplo, la planeación podría sugerir que una empresa de fabricación produjera
cierto número de sus piezas claves en Asia, con el fin de competir con mas eficiencia contra
los bajos costos de competidores extranjeros.

Pero, si el contrato de la empresa con su sindicato prohíbe específicamente la transferencia

de trabajos a ultra mar, se reduce de manera considerable el valor del esfuerzo de planeación
de la empresa. Choques dramáticos del ambiente también pueden socavar los mejores
planes. El desplome del mercado de asiático de valores en octubre de 1997, socavó la mayor
parte de los planes formales desarrollados con anterioridad por las empresas de corretaje.
En tales condiciones de incertidumbre ambiental, no hay razón para esperar que los
planeadores necesariamente de desempeñen mejor que los que no los son.

2.6 PLANEACIÓN Y OBJETIVOS

La planificación depende de los objetivos. Los objetivos son metas. Empleo ambos términos
de manera intercambiable. ¿Qué es lo que significan? Ellos se refieren a los resultados
deseados para individuos, grupos u organizaciones totales. Estos proporcionan dirección para
todas las decisiones de la administración, y forman el criterio contra el que pueden medirse

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

los logros reales. Es por todas estas razones que constituyen los fundamentos de la
planeación.

2.7 DIVERSIDAD DE OBJETIVOS

A primera vista, pudiera parecer que las organizaciones tienen un objetivo único, para las
empresas de negocios obtener utilidades; para las organizaciones no lucrativas, proporcionar
un servicio eficiente. No obstante, un análisis más de cerca revela que todas las
organizaciones tienen objetivos múltiples. Las empresas de negocios también tratan de
incrementar su parte del mercado y proporcionan el bienestar de sus empleados.

Una iglesia brinda un “camino al cielo por conducto de la absolución”, pero también auxilia a
los menos favorecidos de su comunidad, y actúa como sitio de reunión para que sus
miembros se congreguen con fines sociales. No hay una medida que por sí sola pueda
evaluar efectivamente si una organización de desempeña con éxito. El énfasis en una sola
meta, como las utilidades, desestima otras metas que también deben lograrse si es que de
alcanzarse las utilidades de largo plazo.

Ya habiendo determinado el hecho fehaciente de que los objetivos son los pilares de toda
planificación. No profundizare mas en el tema, ya que esto corresponde a la Administración
por Objetivos (APO), desviándome hacia otra área de la administración.

2.8 TIPOS DE PLANEACIÓN

Se observó que no hay un solo tipo de planeación, sino una diversidad de tipos. Estos hacen
referencia a la planeación por sí misma pueden ser empleados en el aspecto regional.
Algunos de ellos son:

1. Planeación personalizada.

Parte del enfoque analítico de los acontecimientos y de las acciones que intervienen en la
persona humana como origen y punto de equilibrio del contexto conocido. El individuo
posee cualidades derivadas de la herencia, la educación familiar, el medio social, la
percepción y adaptación física, la cultura, etc.

Dichas cualidades, según Eduardo Domínguez Corona, se traducen en recursos para su

desenvolvimiento personal.

2. Planeación operativa.

La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas

específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las
características más sobresalientes de la planeación operacional son: se da dentro de los
lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por
los jefes de menor rango jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue
procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; su
parámetro principal es la eficiencia.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

3. Planeación estratégica.

La planeación estratégica es un proceso que sienta las bases de una actuación integrada a
largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones, identifica cursos de acción
específicos, formula indicadores de seguimiento sobre los resultados e involucra a los
agentes sociales y económicos locales a lo largo de todo el proceso. Los administradores
consideran a la organización una unidad total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a
largo plazo para lograr las metas organizacionales.

Como tendencia general en la planeación actual se encuentra la planeación estratégica. Este

tipo de planeación contiene elementos que pudiesen hacer que se considere de ella un
método; considerando que éste se refiere tanto al enfoque de la dirección, como al proceso.

Otro aspecto importante es que considera que un plan debe operacionalizarse (elemento
fundamental para hacer funcionar un plan) y además hace énfasis en la efectividad del
mismo (finalidad de todo plan).

Según George A. Steiner, la planeación estratégica no puede estar separada de funciones

administrativas como: la organización, dirección, motivación y control. Además, este tipo de
planeación está proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen
como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.

Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los
objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas
generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la
empresa como una entidad total.

Otro elemento fundamental dentro de la planeación estratégica es que su parámetro

principal es la efectividad.

Fernández Güell considera que los instrumentos de su evaluación más utilizados en la

Planeación Estratégica son:

• Sistema de indicadores para evaluar el progreso de los programas y proyectos estratégicos.

• Sistema de indicadores para evaluar el grado de impacto de la puesta en marcha de las

actuaciones del Plan Estratégico sobre el desarrollo socioeconómico de la ciudad.

• Sistema de indicadores para evaluar la evolución de los factores eternos a la ciudad y para
explorar escenarios futuros.

• Seminarios anuales para efectuar una evaluación global del progreso del Plan.

Todos estos instrumentos, según el mismo autor295, deben permitir dar a una respuesta a
las siguientes preguntas:

• ¿Qué se ha hecho en cada una de las medidas concretas?

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

• ¿Qué no se ha hecho y qué medidas han perdido vigencia?

• ¿Qué no se ha hecho pero sigue vigente?

• ¿Qué nuevas propuestas parecen convenientes?

• ¿Se ha consolidado la ciudad en dinamismo económico?

• ¿Ha mejorado la ciudad en calidad de vida?

• ¿Ha prosperado el equilibrio social de la ciudad?

4. Planeación sistémica.

Ricardo Guerra Quiroga menciona que las relaciones del hombre con la sociedad y el entorno
pueden ser identificadas en términos de sistemas ya que contiene partes relacionadas entre
sí, y en algún sentido constituye un todo completo. En este tipo de sistema se intenta definir
el sistema identificando las partes o elementos por un lado, y por otro las conexiones o
interacciones.

5. Planeación para el “mejoramiento de la calidad de vida”.

Pretende resaltar el aspecto humano como finalidad y punto de partida de la planeación

regional. En ella se observan los siguientes pasos: el análisis y diagnóstico de una situación
dada y la traducción a objetivos claros y precisos de lo que se quiera alcanzar. El desglose
ordenado de los objetivos se expresan en metas, las cuales se deben jerarquizar,
estableciendo la interrelación que existe entre ellos. Al mismo tiempo se deberá cuantificar
los recursos disponibles, además de observar la forma de distribución en el tiempo y espacio
de las actividades.

6. Planeación táctica.

Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones
concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo
más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

7. Planeación ecológica.

Se genera a partir de proyectos presentados ante el Instituto de Ecología, que elabora

programas de conservación del suelo, que incluyen: un modelo de regionalización ecológica
para descentralizar las medidas de protección del suelo, un sistema de información de
planeación general ecológica, y estudios de planeación ecológica regional o regionalización
ecológica. El enfoque integral de su gestión se basa en la división territorial en regiones
naturales: la orografía, el clima, el suelo, las condiciones del hábitat, estudios forestales,
edafología, etc.

La definición de la capacidad ambiental a efectos de planificación del espacio se genera por

medio de la sostenibilidad o sustentabilidad.

8. Planeación participativa con fines operativos (método de intervención)

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

Este sistema sugiere un esquema operativo cercano a los procedimientos de la investigación
participativa; método basado en el desarrollo de la comunidad y en la participación,
elementos que fungen como esencia de este método de intervención. Este método plantea
dos alcances diferentes: la estrategia cognitiva (métodos de investigación social) y la
estrategia de acción (métodos de intervención social).

Dentro de la intervención social se distinguen cuatro fases: estudio/investigación que

culmina en un diagnóstico; la programación de actividades pertinentes y necesarias para
intervenir sobre una situación social problemática; la ejecución, que es el momento de la
acción y que implica la realización de un conjunto de actividades con el fin de transformar
una situación problema y la evaluación de lo realizado o de lo que se está realizando.

9. Planeación polarizada.

Las regiones polarizadas están basadas en la existencia de la comunicación; de aquí que las
zonas carentes de comunicación no formen parte de ninguna de las áreas de influencia
analizadas en este estudio. La región polarizada es por naturaleza un conjunto heterogéneo
en el cual las diversas partes presentan un carácter complementario, y mantienen de una
manera privilegiada mayor intercambio con un polo que con cualquier otro del mismo orden.

10. Planeación normativa.

La planificación normativa trata de someter a la voluntad humana el curso y la dirección de

procesos sociales, por una serie de procedimientos que imprimen racionalidad a las
actividades que se realizan para conseguir determinadas metas y objetivos.

Sus perspectivas, enfoques y modos de considerar los factores que intervienen en ella se
desarrollan de la siguiente manera::la planeación normativa es un problema meramente
técnico; se centra en la “lógica de la formulación”; los planes, programas y proyectos
expresan lo deseable; enfatiza lo tecnocrático, haciendo de a planificación una tecnología
que orienta las formas de intervención social; importancia del papel de los expertos en la
elaboración del plan, programas y proyectos; el centro de la planificación es el diseño y suele
expresarse en un plan-libro que expresa lo que debe hacerse; la definición de los objetivos
resulta de diagnóstico elaborado por los técnicos; importan decisiones del sujeto planificador
que está “fuera” de la realidad, considerada como objeto planifícale; no considera
oponentes, obstáculos y dificultades que condicionan la factibilidad del plan; el punto de
partida es el “modelo analítico” que explica la situación problema, expresada en un
diagnóstico; el punto de llegada es el “modelo normativo” que expresa el diseño del deber
“ser”; la dimensión normativa se expresa en un “deber ser”, del que se deriva un esquema
riguroso, normalizado y articulado de actuación.

11. Planeación prospectiva.

La planeación prospectiva contiene elementos de la planeación estratégica y normativa, y es

conocida bajo el nombre de adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional. Lo que
distingue a la planeación prospectiva es el énfasis en la formulación de los objetivos o futuro
deseado y la búsqueda activa de medios para hacerlo posible. El proceso de planeación se

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

extiende desde la formulación de los ideales sociales y económicos más generales, hasta los
detalles de la elaboración e implantación de decisiones.

2.8.1 TIPOS DE PLANES

Planes estratégicos en comparación con los planes operacionales

Los planes que se aplican a toda la empresa, que se refieren al establecimiento global de los
objetivos de la organización, y que buscan situar en una posición a la organización en
términos de su ambiente, se llaman planes estratégicos. Los planes que especifican los
detalles de cómo se deben lograr los objetivos globales, se llaman planes operacionales. Los
planes estratégicos y operacionales difieren en su marco de tiempo, su alcance, y se deben
incluir o no una serie conocida de objetivos organizacionales.

Los planes operacionales tienden a cubrir periodos más cortos, por ejemplo: los planes
mensuales, semanales, día tras día, de una organización, son casi todos los planes
organizaciones. Los planes estratégicos tienden a incluir un período extenso, por lo general 5
años o más. También cubren un área más amplia y tratan menos con cosas específicas. Por
último, los planes estratégicos incluyen la formulación de objetivos, mientras que los planes
operacionales la existencia de objetivos. Los planes operacionales ofrecen formas de alcanzar
estos objetivos.

Planes a corto plazo en comparación con planes a largo plazo

Los analistas financieros por tradición describen el rendimiento de las inversiones como a
corto, a mediano y a largo plazo. El termino corto plazo considera menos de un año.
Cualquier marco de tiempo mas allá de los 5 años se clasifica como de largo plazo. El termino
mediano abarca el periodo entre los otros dos.

Los administradores han adoptado la misma terminología para describir los planes. A fin de
tener claridad, enfatizaremos planes a corto plazo en contraste con planes a largo plazo en la
presentación posterior del material.

Planes específicos en contraste con los planes direccionales

Parece intuitivamente correcto que siempre sean preferibles los planes específicos a los
planes direccionales o realizados grosso modo. Los planes específicos tienen objetivos
definidos con claridad. No hay ambigüedad, no hay problemas por malos entendidos.

Por ejemplo, un administrador que busca incrementar las ventas de su empresa en 20% en
un periodo determinado de 12 meses, podría establecer procedimientos específicos, asignar
presupuestos y programar las actividades para alcanzar tal objetivo. Todo esto representa
planes específicos.

Los Planes direccionales identifican las directrices generales. Proporcionan el enfoque, pero
no encierran a la administración en objetivos específicos o cursos determinados de acción. En
lugar de que un administrador siga con un plan especifico para reducir los costos en 4% y

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

aumentar los ingresos en un 6% durante los siguientes 6 meses, un plan direcciones podría
enfocarse a mejorar las utilidades corporativas de 5% a 10% durante los siguientes 6 meses.
Es obvia la flexibilidad inherte en los planes direccionales. Se debe valorar esta ventaja
contra la perdida de claridad proporcionada por los planes específicos.

2.9 Pasos de la planeacion

¿Cuáles son los pasos de la planeación?

Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos, y más si se
está tratando de planear algo. Ya se había mencionado que la planeación es la formulación,
selección y visualización de actividades futuras, que se cree sean necesarias para alcanzar los
resultados deseados, es muy importante porque permite una eficiencia en las acciones de las
personas y las organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso
administrativo, donde se puede aplicar el control e ir corrigiendo en el camino para reducir la
incertidumbre y dar tranquilidad al funcionamiento de la organización.

Con una buena planeación se puede responder oportunamente a los compromisos

adquiridos con los demás. Por ejemplo, cuando en una empresa comercial un cliente solicita
un pedido grande, para ser entregado en quince días, si en esta empresa existe una buena
planeación probablemente se podrá entregar el pedido a tiempo de lo contrario se incurrirá
en incumplimiento al cliente, hecho que desacredita enormemente la imagen de la empresa,
como ocurrió en un caso citado en la Revista de Gerentes "Un empresario tenía un negocio
de encuadernación, con posibilidad de crecer en el futuro, pero en su etapa más importante
empezó a decaer porque el dueño no tuvo en cuenta que el negocio iba a progresar en tan
corto tiempo; uno de los clientes le ofreció buenas retribuciones si él aceptaba unos pedidos
extras, el encuadernador aceptó la propuesta, le entregaron un anticipo y empezó a trabajar
en ese pedido, pero sus otros clientes comenzaron a reclamar por retrasos en la entrega de
sus pedidos.

El encuadernador empleó más personas y abrió otro turno de trabajo, pero esto no fue
suficiente porque los retrasos e incumplimientos se seguían presentando, dado que en
algunas ocasiones el segundo turno se detenía por falta de insumos por lo cual los costos se
aumentaban y el anticipo de dinero empezó a ser insuficiente, se atrasaron los pagos al
personal y esto produjo descontento general, algunos empleados renunciaron y otros no
cumplían su labor con eficiencia, el resultado final: un negocio en quiebra debido al retiro de
sus clientes.

Lo anterior nos demuestra que la carencia de planeación es catastrófica, en este caso se

debía dar respuesta a muchas cuestiones como: ¿qué costos nos ocasionará en nuevo
contrato?, ¿Qué cantidad de personal y de materia prima serán necesarias para cumplir este
nuevo compromiso?, ¿Podemos cumplir demanda sin afectar la existente?

Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su
seguimiento se puede realizar en cualquier planeación. Los pasos pueden ser más simples y
de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos son
de aplicación general.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

Las etapas de la planeación son importantes tanto para programas importantes y de gran
envergadura como para programas pequeños debido a su importante contenido

PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN

La planeación es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos básicos. Estos pueden

adaptarse a todas las actividades de la planeación, en cualquier nivel de la organización.

 Establecer una meta o conjunto de metas. - La planeación comienza con las decisiones
acerca de lo que la organización o sub unidad necesitan o quieren. Sin una definición clara de
metas, las organizaciones distribuirán sus recursos en una forma demasiado amplia.
Determinar las prioridades y ser específico respecto a los objetivos, les permitirá canalizar
sus recursos con eficacia.

 Definir la situación actual. - ¿A qué distancia se halla de sus metas la organización? ¿De
qué recursos se dispone para alcanzarlas? Solo después de analizar el estado actual pueden
trazarse los planes para describir el progreso. Las líneas abiertas de comunicación dentro de
la organización y entre sus unidades suministra la información que se necesita.

 Identificar las ayudas y barreras de las metas. - ¿Qué factores en el ambiente interno y
externo ayudan a la organización a lograr sus metas? ¿Qué factores podrían crear
problemas? Es bastante fácil ver lo que está teniendo lugar en el momento presente, pero el
futuro nunca es claro.

 Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas. - Esta ultima
etapa en el proceso de planeación requiere varios cursos de acción alternos para conseguir la
meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la más idónea para
llegar a la meta. Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones futuras
y en que son más importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones.

3.0 Jerarquía la planeacion

¿Cuáles son las partes del proceso de planeación?

La planeación debería ser un proceso continuo y por tanto, ningún plan es definitivo; esta
siempre sujeto a revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el producto final del proceso
de planear, sino un informe "provisional". Es un registro de un conjunto complejo de
decisiones que actúan sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas. Cada
planificador tiene distinto modo de subdividir las decisiones que deben tomarse. Con tal que
se tomen en cuenta todas las decisiones importantes, las diversas maneras de dividir un plan
en partes son generalmente cuestión de estilo o preferencia personal.

El orden en que a continuación se dan las partes de la planeación, no representa el orden en

que se deben llevar a cabo. Recordando que las partes de un plan y las fases de un proceso
de planeación al cual pertenecen, deben actuar entre sí.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

CASO PRACTICO NESTLE

NESTLE: EL INCIDENTE DE LA FORMULA INFANTIL

1.- ¿Cuáles son las responsabilidades de las compañías que se encuentran en esta situación o
similares?

 Informar debidamente al consumidor las ventajas y desventajas de usar su producto.

 Tratar de ofertar productos sin dar la impresión que el producto hace milagros, se
debe tener mayor cuidado en la publicidad utilizada debe ser particularmente para
ciertas sociedades, en este caso se opto por omitir imágenes de bebes sanos en las
latas.

2.- ¿Qué podría haber hecho Nestle para evitar la acusación de haber “matado a bebes en
países del Tercer Mundo”?

 Retirar del mercado la idea de que formula para recién nacidos aplicaba en todos los
casos y enfocarse a situaciones donde las madres trabajan o donde no hay riesgos
que la ignorancia de las personas conlleven a agravar la situación.

 La otra situacion seria mejorar la formula de tal manera que la concentración al ser
diluida provea nutrientes suficientes y un poco mas.

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

3.-De acuerdo con la experiencia de Nestle, ¿Cómo cree que esta o cualquier otra compañía
pueda protegerse en el futuro?

 Analizar los posibles inconvenientes y efecto que causa en la salud de las personas
los productos mediante un estudio de mercado que incluya factores como la cultura.

 Implementar campañas a efectos negativos que pudieran resultar de introducir su

producto en el mercado.

5.- ¿Qué consejo le podría dar a Nestle en este momento, en vista del nuevo problema de
contraer infección por VIH mediante la leche materna?

En esta oportunidad para crecer en el mercado se debería realizar una formula que se
parezca a la formula de la leche materna, aunque es insustituible; pero al combinarse con el
VIH no se puede utilizar, entonces se ofrece una alternativa con un producto de calidad.

Bibliografía:

BIBLIOGRAFIA

STONER J., WANKEL C. Administración. Prentice-Hall. México, 1990.

Investigación desarrollada por:

Reyes Cano Liz de Montserrat

BIBLIOGRAFIA

RODRIGUEZ V. JOAQUIN

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

ECAFSA, EDICIONES CONTABLES ADMINISTRATIVAS Y FISCALES

MEXICO D. F, 1998

730 PAG.

JAMES, WANKED, STONER

ADMIMSTRACION “TERCERA EDICION”

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus

PHH PRSETICE HALL

EDO. DE MEXICO

*http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/plnadm.htm *
http://www.monografias.com/trabajos12/proce/proce.shtml#dire

Elaborado por: Ing. Karla Johanna Matus