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PROCEDIMIENTOS PARA LA
PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN
DE PETICIONES, QUEJAS Y
DENUNCIAS
- INTRODUCCIÓN
- ASPECTOS GENERALES
- Base Normativa
- Objetivo y Alcance
- Normas Generales
- ASPECTOS ESPECÍFICOS
- Del Expediente
- De la Valoración Preliminar
- GLOSARIO
- ANEXOS
- -Formularios
- Autos Utilizados
3
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la Ley Orgánica del Poder
Público Municipal, la Contraloría Municipal goza de autonomía orgánica, funcional y
administrativa, y precisamente es con base a la autonomía funcional que puede actuar,
realmente, como un contralor responsable de la vigilancia de la legalidad, la regularidad, la
sinceridad, la economía, la eficiencia y eficacia de las actividades administrativas, respecto
de los ingresos, gastos y bienes públicos, con respecto a la actuación del órgano de
gobierno y administración municipal, vale decir, de la Alcaldía y sus unidades
organizativas y descentralizadas, así como también el Concejo Municipal, lo cual realiza
con absoluta independencia, lo que le permite inclusive poder ejercer el control fiscal y de
gestión a que está obligada; y la autonomía orgánica y administrativa, que no es otra cosa
que la posibilidad de organizarse a sí misma, en consideración a los recursos que le han
sido asignados en un determinado ejercicio fiscal.
CONSIDERANDO
Que es potestad del Contralor del municipio Eulalia Buroz, en el marco de su autonomía
orgánica, funcional y administrativa, dictar las normas e instrumentos que permitan la
optimización del sistema de control interno de este órgano de control externo, efectuando
4
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
los cambios y modificaciones que se estimen necesarios para optimizar los procesos que se
ejecutan en esta Contraloría Municipal.
CONSIDERANDO
CONSIDERANDO
CONSIDERANDO
CONSIDERANDO
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Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
objetivo 4.1.1 “Elaborar o actualizar los distintos manuales de normas y
procedimientos que permitan fortalecer el sistema de gestión de la Contraloría del
municipio Eulalia Buroz.”
RESUELVE
SEGUNDO: El referido manual desarrolla las normas y los procedimientos que deben
llevar la Oficina de Atención al Ciudadano para atender los ciudadanos y ciudadanas del
municipio Eulalia Buroz, en cuanto a sus peticiones, reclamos, quejas y denuncias.
6
Sección: Asunto:
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DEL MANUAL:
CUARTO: El MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
PRESENTACIÓN Y ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y DENUNCIAS
tendrá vigencia a partir de la presente fecha de aprobación por la Máxima autoridad.
Dada, firmada y sellada en el Despacho del Contralor Municipal a los treinta (30) día del
mes de agosto del año dos mil dieciséis (2016), en el Municipio Eulalia Buroz, Mamporal
del estado Bolivariano de Miranda.
Comuníquese y publíquese
Cúmplase
7
Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN
8
Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN
En esta misma sección se señalan los responsables y las acciones que deben cumplirse para
ejecutar el procedimiento. Posteriormente, se agrega un glosario y por último, se agregan
los anexos, que se refiere a los formatos que deben utilizarse según lo establecido en el
presente documento, así como modelos de los autos utilizados en el procedimiento.
9
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA
10
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES BASE NORMATIVA
11
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO
ALCANCE
12
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES MISIÓN Y VISIÓN DE LA OAC
MISIÓN
Nuestra razón de ser: los ciudadanos, que
siendo dueños del poder real, pueden y
deben participar de forma directa,
organizada, individual o colectiva en la
vigilancia, seguimiento y control de la
gestión de los recursos y bienes públicos,
de los que son propietarios. Para ello,
debemos abrir las puertas de nuestra
Contraloría Municipal, para que el
colectivo tenga acceso a nuestros
servicios de apoyo al Poder Ciudadano.
La promoción de la participación en todas
sus facetas; el fomento la educación, de la
liberación de las energías creadoras del
pueblo es nuestro objetivo. Atendemos al
municipio Eulalia Buroz con ahínco y
esmero, interpretando el sentir colectivo,
bajo una filosofía de servicio público.
Escuchar, atender, formar, informar,
gestionar, entender y empoderar a los
ciudadanos, es nuestra contribución más
preciada a la sociedad. Todo ello
buscando el logro de la ética pública y la
moral administrativa.
VISIÓN
Ser un canal para la participación y
formación ciudadana, que coadyuve a la
transparencia y el control social como
medio para el fortalecimiento de la
democracia participativa y protagónica,
siendo promotor incansable de los
principios y valores que deben regir la
conducta de los servidores públicos y de
los ciudadanos.
13
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES FUNCIONES DE LA OAC
14
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES FUNCIONES DE LA OAC
15
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES FUNCIONES DE LA OAC
19. Las demás actividades que le sean asignadas por el Contralor o Contralora
Municipal, las Leyes y Ordenanzas que rigen la materia.
16
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES ATRIBUCIONES DEL O LA
RESPONSABLE DE LA OAC
1.- Planificar, coordinar y desarrollar eventos, charlas, talleres, seminarios y cualquier otra
actividad dirigidos a promover la participación ciudadana en el ejercicio del control
fiscal.
3.- Dirigir, gestionar y valorar las denuncias formuladas por los interesados, y remitirlas a
la Dirección de Control Posterior de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz.
6.- Coordinar la elaboración y actualización del registro de las denuncias, quejas, reclamos,
sugerencias y peticiones; las actividades realizadas y los resultados obtenidos de la
tramitación de las mismas.
1. Las normas y procedimientos son de estricto cumplimiento por parte de los miembros
de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, por tanto cualquier acción realizada al
margen del mismo son nulas y quien la ejecute puede ser sujeto de medidas
disciplinarias, en la medida que su inobservancia perjudique la integridad del
procedimiento señalado en el presente manual.
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Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
10. Todo ciudadano podrá presentar las denuncias pertinentes sobre hechos que en su
criterio constituyan irregularidades en el manejo de los bienes y recursos
pertenecientes a las entidades sujetas al control de esta Contraloría. Los ciudadanos
podrán interponer denuncias cuando tengan conocimiento de que funcionarios
públicos o particulares se encuentren involucrados en actos, hechos u omisiones
contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la administración,
manejo y custodia de fondos o bienes públicos, o que se hubiere causado daño al
patrimonio público.
19
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
12. Si la denuncia resultara falsa o infundada, o versare sobre hechos que no ameriten
averiguación o cuya sustanciación no corresponda a la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz, se procederá a dejar constancia mediante auto expreso en el
expediente y en el cual se acordará que no hay lugar a proceder y se ordenará su
archivo, por lo cual corresponderá emitir el denominado “Auto de Cierre o
Archivos”.
13. Los documentos originales que aportaren los particulares en su denuncia, serán
devueltos a sus presentantes, si así lo solicitaren, cuyo caso se dejará copia certificada
de esos documentos.
16. De ser aprobado el inicio del trámite de la denuncia por parte del Contralor (a)
Municipal, el responsable de la OAC debe registrarlo en el LIBRO DE
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Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
20. El Jefe (a) de la OAC, o quien sea responsable, previa autorización del Contralor o
Contralora Municipal, informará al denunciante sobre los resultados, comunicando
sólo aquellos aspectos que no afecten los procedimientos que sigan a la investigación.
21. La decisión o respuesta a las peticiones, sugerencias, quejas, reclamos y/o denuncias
presentadas deberá ser oportuna, adecuarse al requerimiento formulado, tener
correspondencia e integridad con la solicitud y cumplir con los requisitos de fondo y
las formalidades del caso.
21
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
23. La dependencia del organismo o entidad que tramitó las peticiones, sugerencias,
quejas, reclamos y/o denuncias comunicará la decisión o respuesta a la Oficina de
Atención Ciudadana a fin de que ésta informe al ciudadano requirente.
24. Los ciudadanos podrán interponer denuncias cuando tengan conocimiento de que
funcionarios públicos o particulares se encuentren involucrados en actos, hechos u
omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, relacionados con la
administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos, o que se hubiere
causado daño al patrimonio público.
25. La OAC preservará la identidad del denunciante, así como su domicilio, profesión,
lugar de trabajo y cualquier otro dato que pudiera servir para su identificación, sin
perjuicio del derecho que asiste al denunciado de conformidad con las Leyes de la
República.
22
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
todas las denuncias presentadas ante ella durante el mes que corresponda.
30. Al cierre del ejercicio fiscal correspondiente el Jefe o Jefa de la OAC, o quien se
encuentre encargado del área, informará al Contralor o Contralora Municipal,
mediante informe de gestión, sobre el estado de las distintas solicitudes efectuada
ante su instancia, señalando resultados definitivos, de ser el caso, o de las acciones
que deben ejecutarse en el siguiente ejercicio fiscal cuando por alguna razón el caso
continúe pendiente de respuesta.
23
Sección: Asunto:
ASPECTOS GENERALES NORMAS GENERALES
31. Todas las denuncias que atienda la Contraloría del municipio Eulalia Buroz deben
procesarse y cerrarse en un plazo máximo de seis (06) meses, teniendo una margen de
espera adicional de seis (06), si existen nuevos elementos que puedan suponer la
solución definitiva de la misma. Por tanto, una vez cumplido el último plazo antes
señalado, el Jefe o Jefa de la OAC debe emitir Punto de Cuenta, solicitando al
Contralor o Contralor Municipal autorización para el cierre del expediente de
denuncia. En caso de aprobación por parte de la máxima autoridad, el responsable de
la OAC debe emitir “Auto de Cierre o Archivos”, dando por concluido dicho
procedimiento.
32. En caso de haberse cerrado un expediente, toda solicitud efectuada por los ciudadanos
o ciudadanas, en forma individual o colectiva, o como persona natural o jurídica,
relacionada con ese caso se tramitará como un nuevo procedimiento de denuncia.
33. Todo los “Auto de Cierre o Archivos” emitido por la OAC, debe ser autorizado por
el Contralor o Contralora Municipal por medio del correspondiente Punto de
Cuenta.
24
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL EXPEDIENTE
OAC-D-XX-XX-XXX
4. Todos los documentos que conformen el expediente deben ser agregado en el orden
cronológico en que son consignados. Se agregará cada documento al expediente de
acuerdo a la fecha de recepción del mismo.
25
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL EXPEDIENTE
10. Cuando al formar el expediente sus documentos fueren insertados sin llevar orden
cronológico o se incurra en un error en la foliatura, se debe reorganizar el expediente y
realizarse las correcciones necesarias para subsanar el error, ordenándose la
reorganización y la nueva foliatura, mediante un auto que se insertará al final de la
documentación que para ese momento conste en el expediente. El error de foliatura se
26
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL EXPEDIENTE
tachará con una línea dejando visible la corrección. En ningún caso se utilizará corrector
líquido, o emplearse cualquier mecanismo que permita suprimir la numeración errada.
b. Fecha.
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Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL EXPEDIENTE
13. Sólo podrán revisar los expedientes de los procedimientos administrativos para la
atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, el funcionario o funcionarios que
estén designados para tramitarlo y cualquier otro funcionarios que hayan sido
autorizados por el Contralor (a) Municipal, quienes previo a la revisión del expediente,
deben llenar y suscribir el libro de control de expedientes.
15.- Todos los expedientes se cerraran con un AUTO DE CIERRE O ARCHIVO, bien
sea por haberse finalizado satisfactoriamente el procedimiento administrativo para la
atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, o por requerirse archivo fiscal. En
caso de no existir dicha acta de cierre se considerará que el procedimiento se encuentra
abierto y por tanto vigente. Será responsabilidad del Jefe o Jefa de la Oficina de
Atención al Ciudadano, establecer cuales casos deben continuar vigentes y cuáles deben
ser cerrados. Sin embargo, esa decisión debe estar debidamente motivada.
28
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA VALORACIÓN
PRELIMINAR
2. La valoración a la que se hace referencia debe estar suscrito por la Jefe o Jefa de la
Oficina de Atención al Ciudadano, o funcionario o funcionaria responsable de esa
dependencia. Esta valoración debe formar parte del expediente de la denuncia.
29
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA VALORACIÓN
PRELIMINAR
III. CONCLUSIÓN: Se expresa de forma clara y sucinta los aspectos que permiten
concluir si el caso posee el mérito suficiente para ser investigado por la Contraloría
Municipal.
30
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL AUTO DE APERTURA O
INICIO
1. Realizada la valoración preliminar y de ser procedente el inicio del procedimientos
administrativos para la atención de quejas, reclamos, petición o denuncia, se dictará el
auto de inicio o apertura.
31
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DEL AUTO DE APERTURA O
INICIO
i. Firma autógrafa del o la responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano, y la
media firma de existir abogado designado en el procedimiento, así como el sello
húmedo de la Oficina en referencia.
3.- El Auto de Inicio, acompañará, junto con la Valoración Preliminar, el Punto de Cuenta por
medio del cual él o la responsable de la Oficina de Atención al Ciudadano solicitará al Contralor
o Contralora Municipal la apertura del procedimiento administrativo para la atención de
quejas, reclamos, petición o denuncia. Una vez aprobado ese punto de cuenta,
comenzará de forma definitiva y firme el procedimiento antes mencionado.
32
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
OBJETIVO
Normar las acciones y procedimientos que permitan estandarizar la adecuada atención a los
ciudadanos y ciudadanas que asisten a la Contraloría Municipal a presentar sus peticiones,
reclamos, quejas o denuncias.
UNIDADES INVOLUCRADAS
- Despacho del Contralor o Contralora Municipal
- Oficina de Atención al Ciudadano
- Dirección de Control Posterior
- Unidad de Auditoria Interna
NORMAS ESPECÍFICAS
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Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
3. La OAC tramitará directamente todos los casos que los ciudadanos o ciudadanas le
formulen. Sin embargo, en aquellos casos que por su complejidad, por la presunción de
daño al patrimonio público o por las característica de propia de lo planteado por los
ciudadanos o ciudadanos, podrá solicitar la intervención de la Dirección de Control
Posterior de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, para que la misma realice las
actuaciones fiscales pertinentes, que hagan posible esclarecer los hecho.
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Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
mencionada dirección de internet, los interesados deben ratificarla en forma personal,
llenado la planilla de denuncia que se le suministrará a tal fin, entregando además
cualquier documento o evidencia que permita el sustento de la misma.
9. Las denuncias, jamás deben mancillar el honor de los ciudadanos, por tanto la
Contraloría Municipal tendrá especial celo en el tratamiento de las mismas. Por tanto, se
tratará con respeto a los involucrados, siempre utilizando en los escritos emanados
expresiones como “presunto”, “presuntamente”, entra otras.
10. Si la denuncia resultara falsa o infundada, o versare sobre hechos que no ameriten
averiguación o cuya sustanciación no corresponda a esta Contraloría Municipal, se
procederá a dejar constancia mediante auto expreso en el expediente y en el cual se
acordará que no hay lugar a proceder y se ordenará su archivo.
11. Si el trámite tuviere relación con el manejo de recursos otorgados por algún órgano
o ente del poder público municipal a una organización de participación ciudadana,
(consejos comunales, comunas, asociaciones civiles entre otras) el o la responsable de la
OAC le solicitará al Contralor o Contralora Municipal que mediante oficio requiera
información referente a los aportes entregados a dicha organización y de igual forma se
verificará si ha presentado la documentación correspondiente a la rendición de cuenta de
los recursos recibidos. Siendo ello así:
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Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
a) Solicitará mediante oficio al área de Administración correspondiente la relación
de los aportes entregados a dicha organización.
b) Solicitará mediante oficio al área encargada de la gestión presupuestaría la
relación de rendiciones de cuentas efectuadas por dicha organización.
c) Solicitará mediante oficio ante la dependencia u oficina correspondiente el
convenio, proyecto de obra, proyecto de servicio o en su defecto proyecto a través
del cual se solicitaron los recursos con la finalidad de verificar el objeto,
lineamientos y características técnicas.
36
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
37
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
altere la legitimidad de la justicia.
CIUDADANOS
3.- La denuncia, peticiones, reclamos o quejas debe
presentarse por escrito, o verbalmente. En todos los casos
el denunciante (s) debe llenar el FORMATO DE
DENUNCIAS.
38
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
CIUDADANOS 4.6. Indicar si el caso expuesto fue presentado en
otra instancia gubernamental, civil o judicial.
39
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al 7.- Envía el punto de cuenta, junto con la planilla de
Ciudadano
denuncia y demás documentos que sustentan el
procedimiento al Contralor o Contralora Municipal para
su revisión y aprobación.
40
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al petición, reclamo, queja o denuncia. Asigna un número
Ciudadano
correlativo al procedimiento.
41
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al otra, que escapan de su alcance
Ciudadano
funcional, siendo por tanto
necesaria la realización de una
auditoria, solicitará por escrito la
intervención del Contralor o
Contralora Municipal, para que él
(ella) solicite formalmente a la
Dirección de Control que llevé a
cabo una actuación fiscal especifica
no programada.
42
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Contralor o Contralora consecuencia. Va al paso Nº 18.
Municipal
13.2 De estar de acuerdo, emite oficio, en original y
dos copias, dirigido a la Dirección de Control
Posterior, ordenando el inicio de una
actuación fiscal especial. (Va al paso 14). Ese
oficio emitido en original y una copia, es
enviado a la Dirección de Control Posterior.
La otra copia se remite a la OAC, junto con el
expediente, para su información y fines
consiguientes (Va al paso 18).
43
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
fiscal. Va al paso 19. Una de las copia debe remitirse al
Dirección de Control Contralor o Contralora Municipal.
Posterior
Oficina de Atención al 18.- Recibe oficio, junto con expediente. Acusa recibo.
Ciudadano En caso de desaprobación, realiza las acciones
pertinentes para corregir. Vuelve al paso 12. En caso de
aprobación, guarda temporalmente expediente hasta tanto
la Dirección de Control Posterior le envíe información.
44
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Dirección de Control para sustanciar el expediente. Dicha remisión se hará a
Posterior
través de la emisión de un oficio con dos copias. El
original será para la OAC y una copia para el Contralor o
Contralora Municipal (paso 21). La otra copia será el
acuse de recibo. El oficio original debe llevar anexo
copia del Informe Definitivo de la Auditoria (paso 22).
45
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al mencionado informe de resultado. Ese punto de cuenta lo
Ciudadano
remite a la máxima autoridad por medio de oficio,
emitido en original y una copia.
Contralor o Contralora 25. Recibe oficio, junto con Punto de Cuenta e informe
Municipal de resultado en digital. Acusa recibo de oficio (la OAC
debe guardar dicho acuse en expediente de denuncia).
Oficina de Atención al 28.- Recibe oficio, junto con punto de cuenta (dichos
Ciudadano documentos se guardan en el expediente). Acusa recibo.
Entrega ese acuse al remitente. Verifica decisión.
46
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al 28.1. De no ser aprobado el informe de resultado,
Ciudadano
realiza las acciones correctivas necesarias.
Va al paso 23
47
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al dirigido al Contralor o Contralora Municipal, adjuntando
Ciudadano
punto de cuenta, expediente y el respectivo auto de cierre
o archivo en digital.
Contralor o Contralor 34.- Recibe oficio y punto de cuenta. Acusa recibo del
Municipal oficio. Revisa punto de cuenta, expediente y el digital del
auto de cierre o archivo. De estar de acuerdo, aprueba
punto de cuenta, lo firma y sella. Ordena imprimir el
acta. En caso de desacuerdo, informa a la OAC para que
actúen en consecuencia.
48
Sección: Asunto:
ASPECTOS ESPECÍFICOS: PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESENTACIÓN DE
PETICIONES, RECLAMOS,
QUEJAS Y DENUNCIAS
RESPONSABLES ACCIÓN
Oficina de Atención al 38.- Guarda copia de oficio, punto de cuenta y auto de
Ciudadano
cierre o archivo en expediente.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
49
Sección: Asunto:
GLOSARIO
50
Sección: Asunto:
GLOSARIO
las acciones pertinentes para responder y desaprobación ante alguna situación, acto,
51
ANEXOS
Formularios y Autos Utilizados
52
Sección: Asunto:
ANEXOS PLANILLA DE FORMULACION
DE DENUNCIA
53
Sección: Asunto:
ANEXOS PLANILLA DE FORMULACION
DE DENUNCIA
2.- Hora: Es la hora en la cual se formula la denuncia ante la Contraloría Municipal. Debe
ser llenado por el o los denunciantes.
4.- Datos del (los) Denunciantes (s): Aquí se colocan los datos del o los denunciantes. En
tal sentido debe colocarse su apellido, nombre, número de cédula de
identidad, teléfono y correo electrónico, si cuenta con este el
mismo. Adicionalmente debe señalar su dirección de habitación. Se
requiere firma del (o los) denunciantes.
54
Sección: Asunto:
ANEXOS PLANILLA DE FORMULACION
DE DENUNCIA
6.- Breve Descripción de la Denuncia: En este espacio se debe describir de forma suscita
los aspectos más relevantes de los hechos, actos o evento
denunciado. En caso de ser necesario es posible anexar una hoja
adicional.
7.- Documentos que Aporta como Medio Probatorio: Se señala los elementos
probatorios (soportes o documentos) que aportan los denunciantes
que sustenta la denuncia.
8.- Datos del Funcionario (a) quien recibe la Denuncia: Aquí se señala los datos del
funcionario o funcionaria adscrita a la Oficina de Atención al
Ciudadano que recoge la denuncia. En tal sentido debe escribirse su
apellido, nombre, cédula de identidad y cargo. Debe colocar la
fecha en el cual se toma la denuncia, siendo agregada la firma del
funcionario (a) y el sello correspondiente.
55
Sección: Asunto:
ANEXOS FORMATO “PUNTO DE CUENTA”
2.- Página: 3.- Punto Nº
x de: x xxxxx
7.- ARGUMENTACIÓN:
Xxxxxxxxxxxxxxx (Se describen sucintamente los aspectos más relevantes que justifican la
aprobación solicitada por la dependencia)
8.- RESULTADO
APROBADO NEGADO VISTO INSTRUCCIONES
--- ---- --- ---- ---- ---- ---- ---- ------ ------------
SI: NO:
XXXXXXXXX Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadano
NOMBRE Y FIRMA FIRMA Y SELLO
56
Sección: Asunto:
ANEXOS FORMATO “PUNTO DE CUENTA”
INTRUCTIVO DE LLENADO
OBJETIVO
Solicitar a la Máxima Autoridad de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, la
autorización para el inicio del procedimiento de atención de peticiones, quejas y/o
denuncias.
PREPARACIÓN
1.- LOGO: Es el título del formulario “PUNTO DE CUENTA”, acompañado con los
logos de la Contraloría del Municipio Eulalia Buroz, a la izquierda del encabezado y el del
Sistema Nacional de Control fiscal a la derecha.
4.- FECHA: Día, mes y año en el cual fue remitido el punto de cuenta.
5.- PRESENTADO: A quien se dirige punto de cuenta (a) y quien lo dirige (b), debe
señalarse nombres y apellidos, así como los cargos.
6.- ASUNTO: Breve explicación del motivo por el cual se emite punto de cuenta.
57
Sección: Asunto:
ANEXOS FORMATO “PUNTO DE CUENTA”
efectuada por la Oficina de Atención al Ciudadano. El mismo debe marcar con una tilde,
firmando y sellando en el espacio seleccionado. De requerirlo, puede ofrecer instrucciones
adicionales, utilizando el espacio establecido para tal fin.
14.- ANEXOS: En caso de tener el punto de cuenta documentos anexo, debe escribirse
una “X” en el recuadro que marca “SI”, en contrario se marca “NO”.
58
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELO DE VALORACIÓN
PRELIMINAR
I. ANTECEDENTES
En fecha xx del xxx de xxxx, se presentó ante la Oficina de Atención al Ciudadano, en lo adelante
OAC, lo ciudadanos xxxx, xxxx y xxxx, miembros del Consejo Comunal xxxx , quienes narraron
sobre los siguiente hechos:
xxxxx……
3. Del Trámite:
III. CONCLUSIÓN
59
Sección: Asunto:
ANEXOS MODELO DE VALORACIÓN
PRELIMINAR
(Dejar constancia de los resultados y mediante auto motivado ordenar el archivo del reclamo, denuncia
o petición u ordenar el auto de apertura para el inicio de las actuaciones para verificar la ocurrencia de
actos, hechos u omisiones indicados por los ciudadanos denunciantes).
IV. RECOMENDACIONES
Del análisis preliminar con fundamentos a la narrativa de la denuncia presentada, a los soportes
documentales presentados y a los hechos y de derecho expuestos en la presente valoración preliminar
de la denuncia Nº xxxxx, quien suscribe, el Jefe (a) de la Oficina de Atención al Ciudadano de la
Contraloría del municipio Eulalia Buroz, designado para este acto mediante Resolución Nº C.M.E.B
XXXX de fecha XX/XX/XXXX, suscrita por el ciudadano Contralor (a) Municipal, a tal efecto
recomienda:
1. Iniciar procedimiento administrativo de atención de denuncia por medio de la elaboración
del acta de inicio respectivo, por existir merito suficiente (.ordenar el archivo fiscal por carecer de
elementos probatorios, por ser los hechos narrados carente de elementos violatorio a una norma legal
sublegal, etc).
2. Solicitar la Contralor o Contralora Municipal, por medio de punto de cuenta a autorización
para el inicio de procedimiento administrativo para atención de denuncia (o para el archivo fiscal).
3. Proceder a la formación de expediente.
4. Informar a los denunciantes sobre la decisión tomada
5. Cumplir con todo lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos que regula la
materia de denuncia
60
Sección: Asunto:
ANEXOS AUTO DE APERTURA O INICIO
Mamporal.--------
AUTO DE APERTURA
Se recibió denuncia por parte de --------- mediante Denuncia Nº------de fecha --------,
recibida por esta Oficina de Atención al Ciudadano de la Contraloría del municipio
Eulalia Buroz, en ejercicio de sus atribuciones, actuando conforme a lo establecido en
el artículo 11 numeral 15 de la Resolución C.M.E.B. N° 047-2015, de fecha 28 de
diciembre de 2015, correspondiente a la Resolución Organizativa N° 1 referida a la
Organización y Funcionamiento de las Dependencias Adscritas al Despacho del
Contralor (a) y del Director (a) General, en concordancia con el artículo 20, numeral
2, de la Resolución Nº 026-2015, del 28 de julio de 2015, referente al Reglamento
Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, publicado en Gaceta Municipal
Nº 076/11/11/2015, con el objeto de constatar la veracidad de presuntos hechos
ocurridos, vinculados entre otros, con ------- (se describen detalladamente los hecho,
actos u omisiones denunciados) ------ en la (señalar dirección exacta), con recursos
Municipales.
Una vez expuesto lo anterior, quien suscribe, pasa a referirse al informe de valoración
preliminar de fecha--------------- el cual contiene los resultados de la revisión de las
declaraciones del denunciante y de los documentos consignados como pruebas, en el
cual se detectaron presuntas irregularidades relacionada con los hechos siguientes:
61
Sección: Asunto:
ANEXOS AUTO DE APERTURA O INICIO
c) Fotografías de ------
d) Copia de contrato.-----
Cúmplase,
Expediente N° OAC-D-04-xx-xx
62
Sección: Asunto:
ANEXOS AUTO DE INCOPORACIÓN
DE DOCUMENTOS
Mamporal, ----------------
Por cuanto en esta misma fecha, compareció ante esta Contraloría Municipal el (los)
ciudadano (s) ----------------, venezolano (s) , mayor (es) de edad, de este domicilio, titular
(es) de la cédula (s) de identidad N°-----------, en su carácter de denunciante (s) (o
denunciados) (o colaboradores en la denuncia) a los fines de consignar escrito constantes de
-------------------- (indicar cantidad de folios), y anexos constantes de --------------- (se
describen soportes o documentos consignados - indicar cantidad de folios), los cuales
soportan la denuncia Nº _________, efectuada ante esta Oficina de Atención al Ciudadano,
en fecha __________ ; se ordena su incorporación al expediente identificado bajo el N°-----
---------
Cúmplase,
Expediente N°
63
Sección: Asunto:
ANEXOS AUTO DE CORRECCIÓN DE
FOLIATURA DE EXPEDIENTE
Expediente N°
64
Sección: Asunto:
ANEXOS MEMORANDO DE DESIGNACIÓN
Cédula de Identidad
Cargo
ASUNTO: Designación
FECHA: día-mes-año
Contralor
65
Sección: Asunto:
ANEXOS INFORME DE RESULTADOS
1. ………………………..
2. ……………………….
1. …………………….
2. …………………
IV.- CONCLUSIONES
Una vez analizados los hallazgos y elementos probatorios recabados durante las actuaciones, se realizan las
siguientes consideraciones:
a) …………………………..
b) …………………………..
66
Sección: Asunto:
ANEXOS AUTO DE ARCHIVO
AUTO DE ARCHIVO
Quien suscribe, -------------------------, actuando con el carácter de Jefe (a) de la Oficina de Atención
al Ciudadano de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, según consta en Resolución N° --------
-------------, de fecha ---------------, y actuando conforme a lo establecido en el Artículo 11 numeral
15 de la Resolución C.M.E.B. N° 047-2015, de fecha 28 de diciembre de 2015, correspondiente a
la Resolución Organizativa N° 1 referida a la Organización y Funcionamiento de las Dependencias
Adscritas al Despacho del Contralor (a) y del Director (a) General, en concordancia con el artículo
20, numeral 2, de la Resolución Nº 026-2015, del 28 de julio de 2015, referente al Reglamento
Interno de la Contraloría del municipio Eulalia Buroz, publicado en Gaceta Municipal Nº
076/11/11/2015, manifiesta que:
Cúmplase,
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