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Módulo 2:

Técnicas Administrativas
de Compra-Venta

Unidad didáctica 4:
Expedición y recepción
de mercancías

Técnicas
administrativas
de compra-venta
UNIDAD
DIDÁCTICA

Expedición y
recepción de
mercancías
Créditos

Innovación y
cualificación Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación

Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003


Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga)
Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: innova@antakira.com
página web: www.antakira.com
Expedición y recepción de mercancías

Presentación

Una vez que el proveedor recibe el pedido del cliente, éste lo envía, empleando
bien sus propios medios o cualquier otra forma de transporte, por ejemplo, utili-
zar una empresa que se dedica al transporte de mercancías.

Las empresas necesitan que sus pedidos se reciban rápidamente, con objeto de
no quedarse desabastecidas. Por tanto, habrá que analizar cuál es el medio de
transporte más adecuado, atendiendo a una serie de variables (coste, rapidez,
etc.).

Una vez recibida la mercancía, el cliente debe analizar una correcta verificación y
observar si se ha producido algún tipo de error en el envío antes de dar la entrada
en almacén, cumplimentando la correspondiente documentación.

Temporalización

3 horas.

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Unidad Didáctica 4

Objetivos de la Unidad Didáctica

Valorar la importancia del medio de transporte en la expedición.

Cumplimentar una carta de porte.

Confeccionar un albarán o nota de entrega.

Realizar una verificación y control de las mercancías recibidas.

Contenidos
de la Unidad Didáctica

1. El transporte de mercancías.

2. El albarán o nota de entrega.

3. Recepción y verificación de las mercancías.

Resumen.

Vocabulario.

Ejercicios de repaso y autoevalución.

Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.

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Expedición y recepción de mercancías

1 El transporte de mercancías

La necesidad que tiene la empresa de aprovisionarse de mercancías, hace que


ésta realice pedidos a los proveedores, pero una vez realizado el pedido, confir-
mado y aceptado por el proveedor, éste le remite las mercancías utilizando el
medio de envío pactado al lugar de entrega indicado. Esto supone la necesidad de
transportar los productos desde la fábrica o almacén del vendedor hasta el alma-
cén del cliente.

No sólo se transporta la mercancía al cliente (externa), sino también (de forma


interna) dentro de la propia empresa (de la fábrica a las tiendas).

El envío de la mercancía se puede realizar:

– Con medios propios (vehículos de la empresa).

– Empleando empresas de transporte ajenas a la empresa vendedora (agen-


cias de transporte por carretera, ferrocarril, etc.).

– Utilizando agencias de mensajería y paquetería cuando los envíos son ur-


gentes y poco voluminosos.

Antes de realizar el envío se deben verificar las siguientes tareas:

– Seleccionar el tipo de transporte.

– Buscar y negociar las mejores ofertas.

– Trazar las rutas en el caso de utilizar transportes propios.

– Ordenar y dirigir las expediciones.

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Unidad Didáctica 4

1.1. Medios de transporte

Los medios de transporte se pueden clasificar, según el medio utilizado, en:


transporte terrestre, por carretera y ferrocarril; transporte aéreo y transporte
marítimo.

1.1.1. Transporte terrestre

– El transporte por ferrocarril: las mercancías son transportadas en


vagones. Suele ser el medio más barato, siempre que se emplee la
totalidad de vagones. Existen muchos tipos de vagones: furgón cisterna,
portacontenedores, etc.

– El transporte por carretera: es el realizado por medio de vehículos


automóviles a través de vías terrestres. Es el más idóneo para proyectos
cortos. Se encarece como en el caso del ferrocarril, cuando las cargas
no completan la capacidad total.

1.1.2. Transporte aéreo

Este medio de transporte muestra un crecimiento apreciable, aunque sigue


siendo pequeño comparado con el terrestre. El avión es ideal para el envío de
productos perecederos o que exigen un transporte rápido.

1.1.3. Transporte marítimo

Siempre que sea posible, conviene utilizar la vía fluvial o marítima aunque se
emplea de forma esporádica debido a los inconvenientes geográficos.

Los contratos de transporte se formalizan por escrito en un documento que, según


el medio de transporte empleado, tiene una denominación:

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Expedición y recepción de mercancías

Clase de transporte Documento utilizado

Carretera Carta de porte

Ferrocarril Carta de porte

Marítimo Conocimiento de embarque

Aéreo Conocimiento de embarque

Los medios de transporte enumerados anteriormente, son susceptibles de reali-


zarse por paquetería. El transporte de paquetería se usa para los envíos muy
reducidos y urgentes y para ello las empresas utilizan agencias de transporte
especializadas en paquetería, paquete postal o paquete exprés.

SERVICIO RAZON SOCIAL


PORTES NUMERO DE DOCUMENTO
PORTE FECHA RECOGIDA MOVIL RECOGIDA ENVIO

RECOGIDA TELEFONO O CODIGO C.I.F. ZONA SUBZONA

REEXPEDICION NOMBRE TIPO DE PORTE DESIGNACION


REMITENTE

PRIMA SEGURO DOMICILIO BULTOS KILOS C.E. SEUR

GASTOS REEMBOLSO
POBLACION CODIGO POSTAL VOLUMEN (cm x cmx cm) C.E.INMEDIATO

COMPROBANTE ENTREGA
REFERENCIA CLIENTE VALOR ASEGURADO TIPODEPRIMA C.E.DIFERIDO

BASE IMPONIBLE
OBSERVACIONES VALOR REEMBOLSO TIPO COMI.
TRAMITE
INUSUAL
I.V.A./I.T.E./ARBITRIOS C.P.D. POBLACION PROVINCIA DESEMBOLSO
DESTINATARIO

ADUANA-SALIDA
TELEFONO O CODIGO CODIGO POSTAL RESERVA POR INSUFICIENCIA DE EMBALAJE.
CONFORME CLIENTE CONFORME CLIENTE POR SEUR, Recibí
(Sello o firma legible)
ADUANA-ENTRADA NOMBRE

TOTAL DOMICILIO NUM. (Ver condición 7.ª del Contrato)

Condiciones del contrato al dorso.


Para cualquier incidencia o sugerencia no suficientemente
N.I.F.:
(A RELLENAR POR EL CLIENTE SALVO LAS CASILLAS atendida por nuestra agencia, diríjase al Apartado de Correos
n.º 46.125 de Madrid.
SOMBREADAS)

Módelo de transporte de paquetería

1.2. El contrato de transporte

Se entiende por contrato de transporte aquel por el que un empresario transpor-


tista se obliga a trasladar de un lugar a otro a una persona o cosa determinada a
cambio de un precio y por el medio de locomoción pactado.

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Unidad Didáctica 4

Los sujetos que intervienen en un contrato de transporte son:

– El cargador remitente: es una persona física o jurídica que contrata con el


transportista y entrega la carga para su transporte. El que remite las mer-
cancías, sea o no propietario de las mismas.

– El transportista: es la persona física o jurídica que asume la obligación de


efectuar el transporte.

– Destinatario o consignatario: el destinatario es la persona física o jurídica a


quien va dirigida la carga y a la que el transportista tiene la obligación de
entregar en el lugar y tiempo previamente establecidos.

1.3. Selección del medio de transporte

En la contratación del transporte se deben tener en cuenta dos factores: coste y


servicio.

Es preciso buscar y seleccionar el transporte intentando conseguir un equilibrio


entre estos factores.

El departamento encargado de la selección debe realizar las siguientes tareas:

– Obtener información de las distintas empresas de transporte existentes.

– Seleccionar el mejor transporte.

– Estudiar la ruta adecuada.

– Vigilar y hacer un seguimiento de los envíos.

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Expedición y recepción de mercancías

1.4. El pago del transporte

El pago de los servicios de transporte ha de estar indicado en el documento del


transporte. Según el momento en que se efectúe y la persona que realiza el pago
existen las siguientes modalidades:

a) Portes debidos: el destinatario paga el coste del porte a la recepción de


las mercancía.

b) Portes pagados: el pago del transporte se hace en origen. Por tanto, no


se paga el transporte a la recepción.

c) Reembolso: el destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercancías y


el porte.

Cumplimenta la carta de porte de un envío de televisores embalados en setenta y


cinco cajas de 27 Kg cada una. El envío lo realiza Paylar, S.A.; empresa domiciliada en
la calle Ordesa, 15; 22430, Huesca; NIF A-22163708. El envío ha de llegar a la
empresa Sanoy, S.A. de Granada, Avda. Madrid, 2; 18018; NIF A-50872985.

El transporte es efectuado el día 17 de abril de 200_ por Transporte Carrera, S.A., que Ejemplo 1
cobra a razón de 0,50 €/kg. Portes pagados.

Solución

Vea la carta de porte cumplimentada en el siguiente documento.

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Unidad Didáctica 4

Transportes Carrera Teléfono: 914227174


C/ Esperanza, 32 Fax: 914552155
28008-Madrid E-mail: carrera@teleline.es

Paylar, S.A. A-22163708

C/ Ordesa, 15 Huesca 22430

Sanoy, S.A. A-50872985

Avenida Madrid, 2 Granada 18018

75 Televisores 75 x 27 kg = 2.430
Continuac.
Ejemplo 1
75 cajas x 27 kg. x 0,5 €/kg. 1.012,5 €

16% 162 €

1.174,5 €

Huesca (Paylar, S.A.) Sanoy (Granada)

17 abril 17 abril

07:15 a.m. 20:00 p.m.

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Expedición y recepción de mercancías

2 El albarán o nota de entrega

Es el documento en el que se detallan las mercancías que salen del almacén del
vendedor para ser entregadas al comprador.

Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos:

– Salida de las mercancías del almacén del vendedor.

– Recepción de la mercancía por el comprador.

– Realización del transporte.

Los datos que figuran en el albarán son los siguientes:

– Identificación del vendedor y del comprador.

– Número de orden.

– Número, referencia o identificación del pedido.

– Lugar y fecha de emisión.

– Lugar de entrega de la mercancía.

– Medio de transporte utilizado y su pago.

– Descripción de las mercaderías que se envían.

Observa el siguiente modelo de albarán:

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Unidad Didáctica 4

7890 1234

4 de noviembre de 200_

Comercial del Sur, S.A.


Luz, 27 29200 Antequera (Málaga)

Almacén C/ Luz, 27
Transportes Rapidillo Pagados

3 25 kg

300 Producto A 7 2.100 €

500 Producto B 4 2.000 €

900 Producto C 5 4.500 €

Módelo de albarán

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Expedición y recepción de mercancías

Los albaranes pueden ser valorados o sin valorar:

1.Albarán valorado: es aquel en el que se hace constar el precio, los des-


cuentos, importes y los impuestos.

2.Albarán sin valorar: no se valora económicamente el producto, sólo se


hace constar la cantidad y la descripción de la mercancía.

La utilización de un tipo u otro estará en función del momento de la emisión de la


correspondiente factura. Generalmente, si la factura no se emite de forma inme-
diata al envío del producto, el albarán suele ir valorado. Por el contrario, si la
factura se emite inmediatamente, el albarán se envía sin valorar.

Del albarán se realizan varias copias, cada una tiene un destinatario y una finali-
dad diferente:

– Copia para el vendedor: sirve para justificar la salida de mercancías del


almacén y para que el departamento de ventas realice la factura.

– Copia para ser firmada por el comprador: el comprador debe comprobar


que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los
del pedido que realizó y, si el envío cumple todas las condiciones estableci-
das; si es correcto, se devuelve al vendedor la copia del albarán firmada y
sellada.

– Copia para el comprador: el comprador se queda con una de las copias


para justificar que ha recibido la mercancía y contratar los datos cuando
reciba la factura.

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Unidad Didáctica 4

3
Recepción y
verificación de las mercancías

Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes


actividades:

– Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido.

– Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán.

– Comprobar que la mercadería ha llegado en perfectas condiciones.

– Contrastar si la fecha de recepción de la mercancía es la que estaba previs-


ta, para ello se dispondrá de una copia del pedido emitido.

– Si todas las comprobaciones son correctas, se aceptará la mercancía y se


firma el visto bueno en el albarán.

– Si existieran problemas (como mal estado o daños en la mercancías, discre-


pancias en calidad o cantidad, incumplimiento del plazo de entrega, etc.) el
comprador podrá rechazar la mercancía.

Si, a pesar de que existan problemas, se acepta la mercancía, se dejará constan-


cia en el albarán y se notificará al departamento de compras para que realicen las
oportunas reclamaciones.

Las situaciones que más reclamaciones, quejas o devoluciones originan son:

– Retraso en la entrega de las mercancías.

– Envío de mercancías diferentes a las solicitadas.

– Mercaderías de diferente calidad a la solicitada.

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Expedición y recepción de mercancías

– Mal estado de las mercaderías recibidas.

– Errores en los albaranes o en las facturas.

– Discrepancias en la interpretación de las condiciones pactadas.

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Expedición y recepción de mercancías

R Resumen

El transporte constituye una parte importante en la compraventa, puesto que


de él depende el éxito o fracaso de las operaciones.

El contrato de transporte se formaliza por escrito en un documento que se


denomina carta de porte.

A la hora se seleccionar el transporte hay que tener en cuenta dos factores


que son el coste y el servicio.

En una operación de transporte las personas que intervienen son: el carga-


dor remitente, el transportista y el destinatario o consignatario.

Al efectuar el pago de los servicios de transporte existen varias modalidades:

a) Portes debidos: el destinatario paga el coste del porte a la recepción


de las mercancías.

b) Portes pagados: el pago del transporte se hace en origen. Por tanto,


no se paga el transporte a la recepción.

c) Reembolso: el destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercan-


cías y el porte.

El albarán o nota de entrega es el documento en el que se detallan las


mercancías que salen del almacén del vendedor para ser entregadas al com-
prador. Los albaranes pueden ser valorados y sin valorar.

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Unidad Didáctica 4

Cuando las mercancías llegan al almacén del comprador éste debe:

– Comprobar que la mercancía coincide con la que figura en el pedido y


en el albarán.

– Verificar si ha llegado en buen estado.

– Que la calidad y la cantidad de las mercancías son las solicitadas.

El proceso y documentos relacionados con el transporte de las mercancías


queda resumido en el siguiente esquema:

Transporte de mercancías
Carta de porte

VENDEDOR COMPRADOR

Documento que acompaña a las


mercancías
Albarán o nota de entrega

• Verificación y control:
– Condiciones de entrega
– Estado de las mercancías

• En caso de incidencias:
– Reclamación
– Devolución

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Expedición y recepción de mercancías

V Vocabulario

EXPEDICIÓN: Conjunto de mercan-


cías que se van a enviar a un cliente
o que se van a entregar a un trans-
portista para que las transporte.

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Expedición y recepción de mercancías

E Ejercicios de repaso
y autoevaluación

1. Indica los pasos que se deben seguir antes de realizar un envío.

2. ¿Qué sujetos intervienen en el contrato de transporte?

3. Indica los factores a tener en cuenta al contratar un medio de transporte.

4. ¿Quién paga el transporte cuando se realiza a portes pagados? ¿Y cuán-


do se realiza a portes debidos?

5. ¿En qué casos se debe emitir un albarán valorado?

6. ¿Qué destino tiene cada una de las copias de un albarán?

7. Describe el proceso administrativo que se debe seguir una vez que se


han recibido las mercancías en el almacén.

8. Cumplimenta la carta de porte de un servicio realizado por Transportes


Carreras el día 30 de agosto de 200_ con las siguientes características:

– 325 balas de algodón de 50 kg cada una.

Consignatario: Manufacturas La Algodonera, S.L., NIF B28976581, do-


miciliado en calle Menéndez, 123 de Barcelona, CP 08008.

Remitente: Textil Ibérica, S.A., de Bilbao, CP 48028, Avda. Tomillo nº 56

El precio del transporte fue de 0,50 €/kg. Los portes fueron pagados a la
entrega de la mercancía.

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Unidad Didáctica 4

Transportes Carrera Teléfono: 914227174


C/ Esperanza, 32 Fax: 914552155
28008-Madrid E-mail: carrera@teleline.es

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Expedición y recepción de mercancías

9. La empresa Bolubrique, S.L., con NIF B11236578, domiciliada en calle


Grazalema, 16, de Ubrique, CP 11590, realizó a Bolsos Morán, el día
19 de enero , el pedido siguiente:

– 25 unidades del producto «A» a 17 €/unidad.

– 15 unidades del producto «B» a 30 €/unidad.

– 20 unidades del producto «C» a 22 €/unidad.

Los portes corren por cuenta del comprador. La entrega de la mercancía


habrá de realizarse, en el plazo máximo de tres días, en el domicilio del
comprador, siendo la forma de pago mediante tres letras de cambio
giradas a 30, 60 y 90 días.

Se pide:

a. Realizar el albarán valorado nº 128.

b. Cumplimenta la carta de porte, sabiendo que las mercancías estaban


embaladas en diez cajas de 20 kg cada una y la tarifa de la agencia de
transportes es de 0,4 €/kg (IVA del 16%).

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Unidad Didáctica 4

Tfno: 951321315
Grazalema, 16 Fax: 951321322
11590 - UBRIQUE - CÁDIZ e-mail: bolubrique@piel.es

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Expedición y recepción de mercancías

Transportes Carrera Teléfono: 914227174


C/ Esperanza, 32 Fax: 914552155
28008-Madrid E-mail: carrera@teleline.es

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Unidad Didáctica 4

10. La tienda de vaqueros Llody, con NIF 26897411D, domiciliada en Plaza


Aerolita, 125. CP 39001, Santander, realizó a Industrias de la Confec-
ción, S.A. el 26 de julio, el siguiente pedido:

– 75 pantalones a 15 €/unidad.

– 45 cazadoras a 18 €/unidad.

Los portes corren por cuenta del comprador.

La entrega de la mercancía habrá de realizarse, en el plazo máximo de


quince días, en el domicilio del comprador, siendo la forma de pago por
transferencia bancaria.

a. Realiza el albarán valorado nº 285.

b. Cumplimenta la carta de porte, sabiendo que la mercancía estaba


embalada en veinte cajas de 15 kg cada una y la tarifa de la agen-
cia de transportes es de 0,4 €/kg (IVA del 16%).

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