DOCUMENTO

Colombia: DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

España: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de Patrimonio
Histórico Español, art. 49). Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o
acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Costa Rica: Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que dé
testimonio de una época, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte
en que se encuentre.

FECHAS EXTREMAS
Colombia: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un
expediente o en cualquier unidad documental.

España: Son aquéllas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente,

independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.

Costa Rica: La fecha más antigua y la más reciente dentro de un expediente, serie, o fondo
documental.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Colombia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenecen.

España: Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos
por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del principio
de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación
interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u
organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece que no se debe
alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta
debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.

Costa Rica: Es aquel que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura
orgánica del ente productor.

VALORACION
Colombia: VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración
que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y
actividades.

VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto

de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.

VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda
pública.

VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario).

VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el
derecho común.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora
y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema
o en el asunto.

VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.

Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente.

VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
de archivo.

España: Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso,
y conservación o eliminación total o parcial.

(V. ELIMINACIÓN, SELECCIÓN, VALOR ADMINISTRATIVO, VALOR ARCHIVÍSTICO, VALOR

FISCAL, VALOR HISTÓRICO, VALOR INFORMATIVO, VALOR JURÍDICO, VALOR LEGAL, VALOR

PERMANENTE, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO).

Costa Rica: VALOR ADMINISTRATIVO: Es el valor que tienen los documentos que están en
plena vigencia administrativa.

VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: Es el valor que tienen los documentos textuales, manuscritos o

impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que por su contenido, sirven como
testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura.

VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y
controles de los dineros que se manejan en una institución.

VALOR HISTÓRICO: Permite conocer la situación social, económica, política y cultural de una
época o de una región.

VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuando sirven de

instrumento de información para el usuario, la entidad productora y como fuente para la
investigación política, económica, social, demográfica, etc.

VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que están siendo utilizados
en forma constante, para llevar a cabo un trámite administrativo.
VALOR JURÍDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos
de los gobiernos, de las instituciones y de los individuos en general.

VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la
dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal e informativo.

VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen aquellos documentos utilizados con fines de
investigación en los diversos campos que abarcan las actividades humanas, y su conservación
es permanente.

SERIE
Colombia: SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos,
Actas, Informes, entre otros.

España: Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una

misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.

Costa Rica: Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o
subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí,
basados en el tipo documental.