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7-feb-2003
Fecha de expiración
INDICE
1 INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................4
1 INTRODUCCIÓN
En este manual de usuario se describen las funcionalidades básicas de Microsoft Outlook como cliente de
correo. Microsoft Outlook tiene además otras funciones añadidas (Calendario, Tareas, Notas, etc.) que no
son contempladas en el presente documento.
Para su elaboración se ha tomado como referencia la versión XP, pero sirve de guía para cualquier otra
versión del programa: Outlook98, Outlook2000, etc.
El orden según el cual se ha estructurado el presente documento pretende seguir la lógica de aquella
persona que se enfrenta por primera vez con Microsoft Outlook. Así, se comienza por hacer mención a
cómo ejecutar el programa, para pasar a continuación a describir los elementos más relevantes de la barra
de menús, con lo cual se cubre la mayoría de opciones de uso del programa. El siguiente capítulo trata
expresamente, dado lo confuso de la terminología, de los listados de direcciones existentes en Outlook y
de la herramienta básica para acceder a ellos, la libreta de direcciones. El último capítulo recoge una serie
de consideraciones que hacen hincapié en las peculiaridades de nuestro servidor de correo electrónico y
en los aspectos en que esto afecta a nuestros usuarios.
Por último, en los anexos se recoge información adicional como mera referencia, pues versan sobre
configuración de cuentas de correo en Outlook, aspecto para el cual, en caso de duda, contáis con el
apoyo del Area de Informática y Comunicaciones a través de su teléfono de atención al cliente 91-
3944774.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 5
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Para iniciar Outlook habrá que pinchar sobre el icono de Outlook de la barra de tareas, sobre el icono del
escritorio ó en “inicio”, “programas”, “Microsoft Outlook”. Hay que prestar especial atención al hecho de
que el icono corresponda a Outlook, y no a Outlook Express (éste último también puede hallarse presente
en nuestro sistema).
Esta es la ventana de inicio que se abrirá al cargar Outlook en su ordenador:
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 6
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A continuación se explica para que se utiliza cada una de las opciones de la barra de menús:
3.1 Archivo
Menú en el cual se trabaja con lo referente a abrir ó guardar mensajes, crear carpetas, importar y exportar
mensajes ó libretas de direcciones, e imprimir mensajes. Antes de proceder a cualquier operación elija el
mensaje con el cual va a trabajar.
NUEVO: La opción más importante de este submenú se utiliza para crear un nuevo mensaje.
ABRIR: Abre una ventana para visualizar el mensaje seleccionado.
CERRAR TODOS LOS ELEMENTOS: Se utiliza para cerrar todos los mensajes abiertos.
GUARDAR COMO: Permite archivar el correo en algún lugar a establecer (carpeta o disquete).
GUARDAR DATOS ADJUNTOS: Permite grabar el archivo que esta adjunto en el mensaje.
CARPETA: (Trabajar con carpetas).
• Carpeta nueva:
o Marque el lugar donde crear su carpeta
o Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta
o Seleccione Nueva Carpeta
o Escriba el nombre de la carpeta a crear
o Pulse en Aceptar
• Mover:
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 7
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Para exportar los mensajes de correo a un archivo (archivo de carpetas personales con extensión “pst”,
archivo de texto separado por comas o tabuladores, etc.) seleccione la carpeta a exportar, y dentro de la
opción IMPORTAR Y EXPORTAR marque Exportar a un archivo y seleccione el tipo de archivo al
que desea hacer la exportación.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 8
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Para importar la configuración de cuentas de correo existentes en otros programas de nuestro ordenador,
vaya a IMPORTAR Y EXPORTAR, seleccione Importar configuración de cuentas de correo de
Internet y seleccione el programa desde el que desea hacer la importación.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 9
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Para importar los mensajes de correo desde un archivo (archivo de carpetas personales con extensión
“pst”, archivo de texto separado por comas o tabuladores, etc.) seleccione la opción IMPORTAR Y
EXPORTAR marque Importar desde otro programa o archivo y seleccione el tipo de archivo desde el
que desea hacer la importación.
importación y después de seleccionar lo que se quiere importar (correo, libreta de direcciones, reglas de
mensaje) pulse en Siguiente.
3.2 Edición
Menú en el cual se trabaja lo referente al tratamiento de textos. Antes de proceder a cualquier operación
seleccione el texto con el cual va a trabajar.
3.3 Ver
Menú de visualización del contexto de Outlook.
VISTA ACTUAL: Permite seleccionar el modo en que se mostrarán los mensajes, y si éstos se mostrarán
filtrados por algún criterio (Todos los mensajes, mensajes no leídos)
IR A: Muestra el contenido de la carpeta que seleccionemos.
BARRA DE OUTLOOK: Muestra u oculta la barra de accesos directos de Outlook que está situada en la
parte izquierda de la pantalla.
LISTA DE CARPETAS: Muestra u oculta la estructura de las carpetas.
PANEL DE VISTA PREVIA: Muestra el contenido del mensaje seleccionado en una pantalla por debajo
de la lista de mensajes.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 13
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3.4 Herramientas
ENVIAR Y RECIBIR: Envía los mensajes de la bandeja de salida y recibe el correo que exista en el
servidor.
BUSCAR: Permite realizar búsquedas por palabras en los mensajes existentes.
ASISTENTE PARA REGLAS: Permite confeccionar reglas para los mensajes que se reciban (borrar
determinados mensajes de determinados remitentes, reenviar ciertos mensajes, mandar a alguna carpeta
determinados mensajes, etc.).
LIBRETA DE DIRECCIONES: Permite manejar las direcciones de uso más frecuente. Por defecto,
muestra el listado de direcciones de todos los usuarios de nuestro mismo servidor de correo. Ver más
adelante el capítulo dedicado a listados de direcciones.
CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO: Permite agregar cuentas de correo electrónico o modificar
cuentas existentes.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 15
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3.5 Acciones
MENSAJE NUEVO: Abrirá una ventana nueva en donde puede crear sus mensajes.
NUEVO MENSAJE DE CORREO CON: Permite confeccionar nuestro mensaje de correo con programas
suplementarios (Microsoft Word, Microsoft Excel, Html, texto enriquecido).
RESPONDER: Abrirá otra ventana de mensaje de correo, que incluirá el mensaje original del autor en el
cuerpo del mensaje. Tenemos la posibilidad de añadir nuestros comentarios. Pulsando el botón de Enviar
este correo será mandado al remitente del mensaje original.
RESPONDER A TODOS: Responderá al remitente y a todos los destinatarios del mensaje original
mediante una ventana nueva que incluye el mensaje original.
REENVIAR: Utiliza el texto de un mensaje enviado o recibido para reenviarlo a un nuevo remitente.
REDACTAR UN MENSAJE NUEVO
Para redactar un mensaje nuevo seleccionaremos una carpeta de correo y haremos clic en el botón Nuevo:
A continuación veremos la ventana de Mensaje Nuevo, en donde procederemos a redactar nuestro nuevo
mensaje.
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Una vez hecho esto nos aparecerá una ventana como la siguiente donde seleccionaremos el archivo a
insertar y pulsaremos el botón Insertar.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 19
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 20
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4 LISTADOS DE DIRECCIONES
La finalidad de los listados de direcciones es mantener relaciones de personas agrupadas por algo en
común, con las direcciones de uso corriente para poder incluirlas a la hora de redactar un nuevo mensaje.
Nos sirven tanto para obtener información acerca de determinadas personas como para recordar y utilizar
fácilmente sus direcciones de correo a la hora de enviarles nuevos mensajes.
Hay que tener en cuenta que Outlook considera fundamentalmente dos tipos de listados de direcciones: la
lista global de direcciones y los contactos. A ambos se puede acceder desde la libreta de direcciones.
La lista global de direcciones es el conjunto de direcciones almacenadas en el servidor de correo. En ella
figuran todos los usuarios de dicho servidor. No podemos modificarla.
Los contactos son el conjunto de direcciones personales, generado a partir de direcciones de la libreta de
direcciones o a partir de otras que creemos nosotros. Se almacenan en el servidor de correo o en nuestro
ordenador y podemos modificarlos a nuestro antojo. Sólo son visibles por el usuario que los ha generado.
Todas las direcciones que creemos nosotros deben almacenarse en los contactos.
En ella apreciamos que en la lista desplegable Mostrar los nombres que figuran en: está seleccionado
el valor Lista global de direcciones. Por defecto vemos los nombres de los usuarios de nuestro servidor
de correo. No obstante, desplegando la lista Mostrar los nombres que figuran en: y seleccionando el
valor Contactos pasaremos a visualizar la lista de personas almacenadas en nuestro ordenador en lo que
Outlook denomina Contactos.
Para crear una nueva entrada en la libreta de direcciones seguiremos los siguientes pasos:
• Pulsaremos sobre el botón de Nueva entrada situado a la derecha de la barra de herramientas.
• Aparecerá una pantalla como la siguiente donde seleccionaremos Nuevo contacto si lo que
queremos ingresar es una sola dirección, o Nueva lista de distribución si queremos crear un
conjunto de direcciones. Debemos asegurarnos de que en el campo Colocar esta entrada figure
el valor Contactos, pues es en el listado de contactos donde se almacenará la nueva entrada que
estamos creando.
En la pantalla anterior introduciremos el nombre del nuevo grupo y añadiremos contactos existentes en
nuestra libreta de direcciones pulsando sobre el botón Seleccionar integrantes o introduciremos nuevos
contactos pulsando sobre Agregar nuevo.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 23
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Si queremos agregar contactos existentes en nuestro grupo nos aparecerá una pantalla como la siguiente
donde después de seleccionar los contactos que consideremos oportunos, pulsaremos sobre el botón
Integrantes y por ultimo haremos click en aceptar.
Si queremos crear un nuevo integrante para nuestro grupo nos aparecerá una pantalla como la siguiente:
En dicha pantalla rellenaremos el nombre y la dirección de correo electrónico del nuevo integrante del
grupo. Si queremos que además de figurar esta nueva entrada en la lista de distribución que estamos
creando se almacene en nuestros contactos, deberemos marcar la casilla de Agregar a Contactos. A
continuación pulsaremos en aceptar.
Para finalizar pulsaremos sobre el botón de Guardar y cerrar de la pantalla de Lista de distribución y
ya tendremos nuestra lista creada.
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Filtro de
direcciones
Campo Para
Campo CC
Ventana de
direcciones
El siguiente paso dependerá de si queremos enviar el mensaje a la lista de distribución completa o tan
sólo a un grupo determinado de personas de dicha lista.
En el primer caso, seleccionaremos la(s) lista(s) de distribución directamente en la ventana de direcciones
con el filtro de direcciones inicializado a Lista global de direcciones, y la(s) añadimos al campo Para
pinchando en el botón Para.
Por ejemplo, si queremos enviar un mensaje a la lista de directores de la biblioteca, seleccionamos la lista
de distribución correspondiente en la ventana de direcciones, que en este caso es Biblioteca – Directores,
y pulsamos el botón Para, para añadirla al campo Para.
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En el segundo caso, cuando queremos enviar el mensaje a un grupo de personas que no forman una lista
de distribución definida previamente, tenemos varias opciones. Podemos ir buscándolos en la ventana de
direcciones con el filtro de direcciones inicializado en Libreta global de direcciones, para que aparezcan
todas las direcciones del servidor. Si las personas que queremos incluir forman parte a su vez de listas de
distribución, también podemos seleccionarlas1 en la ventana de direcciones pero inicializando el filtro de
direcciones con la lista de distribución a la que pertenezcan las personas que deseemos incluir en el
campo Para.
Por ejemplo, si queremos mandar un mensaje a los becarios del departamento de Automatización de
Bibliotecas, inicializaremos el filtro de direcciones con el valor Automatización de Bibliotecas, para
restringir las direcciones que aparezcan en la ventana de direcciones a las del personal del departamento
de Automatización de Bibliotecas, y ahí seleccionaremos las direcciones de los becarios y las añadiremos
al campo Para pulsando el botón Para.
1
Para seleccionar una lista de personas pulsamos la tecla Mayúsculas a la vez que seleccionamos el comienzo y el
final de nuestra lista de personas con el ratón, o las seleccionamos con el ratón una por una manteniendo pulsada la
tecla Control.
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Recordemos que si queremos que una(s) persona(s) aparezca(n) como destinatario(s) principal(es) del
mensaje debemos agregarla(s) al campo Para, y el resto de destinatarios en el campo CC, aunque a
efectos prácticos ambos campos son iguales.
Es importante aclarar que el campo Para y el campo CC tienen limitado el número de caracteres, así es
conveniente, siempre que se pueda, añadir a las personas por listas de distribución en vez de poner sus
direcciones una a una, porque si añadimos muchas direcciones corremos el riesgo de que no se mande el
mensaje a las últimas direcciones de la lista.
Cuando estemos de acuerdo con los destinatarios de nuestro mensaje, que deberán aparecer en el campo
Para y/o el campo CC, pulsamos el botón Aceptar y ya podremos escribir nuestro mensaje.
Las listas de distribución de que disponemos en lo que respecta al personal de la Biblioteca son:
• Biblioteca – Adquisiciones
• Biblioteca – Catalogadores
• Biblioteca – Directores
• Biblioteca – Información
• Biblioteca – Préstamo
• Biblioteca – Préstamo Interbibliotecario
• Biblioteca – Proceso Técnico
• Biblioteca – Subdirectores
La lista de distribución de todos los miembros de la Biblioteca recibe un tratamiento diferente. Se
encuentra en un servidor distinto, por lo que para mandar un correo a todos bastará con que en el campo
Para o en el campo CC del nuevo mensaje de correo indiquemos como dirección buc_todos@ucm.es.
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5 CONSIDERACIONES FINALES
El modo de funcionamiento del nuevo servidor de correo, basado en el protocolo IMAP, ha cambiado
ligeramente respecto al del antiguo servidor, basado en POP3.
Con POP3 el cliente de correo (mayoritariamente Eudora) se conectaba al servidor y descargaba en
nuestro ordenador los mensajes de correo nuevos (y los borraba del servidor si había sido configurado
así). A partir de este momento, todo mensaje que veíamos en nuestro cliente era una copia local del
mensaje recibido en el servidor, independientemente de si lo habíamos leído o no y de la carpeta en que
estuviera (In, Out o cualquier otra creada por nosotros).
Con IMAP, los elementos que vemos en la estructura contenida dentro de Outlook para hoy están en
realidad en el servidor. Lo que se encuentra bajo Carpetas personales está almacenado en nuestro
ordenador.
Ello significa que tanto los mensajes de la bandeja de entrada como los contactos están ocupando espacio
en el servidor. Cada usuario tiene asignado un máximo de 50 Mb de espacio en el disco duro del servidor.
Es esta una cantidad considerable para el volumen de información electrónica que manejamos
habitualmente. No obstante, puede llegar a ser ocupada en su totalidad. Para liberar espacio en el disco
duro del servidor, basta con que seleccionemos los mensajes y/o contactos que deseemos y los
arrastremos a otra carpeta situada bajo Carpetas personales. De este modo, serán eliminados del servidor
y se almacenarán en nuestro ordenador.
No es suficiente con seleccionar los mensajes y/o contactos a eliminar y pulsar la opción Eliminar del
menú de Edición. Con esto, lo único que conseguimos es que dichos elementos se almacenen en la
carpeta Elementos eliminados, con lo que siguen ocupando espacio en el disco duro del servidor.
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Si Outlook está instalado, iremos al Panel de control y haremos doble clic sobre el icono de correo. En
la pantalla que nos aparece pincharemos sobre Cuentas de correo electrónico.
Saldrá una pantalla en la que seleccionaremos Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y
pulsaremos en “siguiente”.
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En la siguiente pantalla que nos aparece seleccionaremos Servidor de Microsoft Exchange y pulsaremos
en “siguiente”.
Nos aparecerá una nueva pantalla donde introduciremos el nombre completo de nuestro servidor de
correo y nuestro nombre de usuario en dicho servidor. Tras esto pulsaremos en Comprobar nombre.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 31
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Si el nombre introducido existe en nuestro servidor de correo se nos mostrará una pantalla como la
siguiente con nuestro nombre completo en el servidor de correo. Pulsaremos Aceptar y ya tendremos
nuestra cuenta de correo configurada.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 32
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Después de haber configurado una cuenta de correo siguiendo los pasos descritos anteriormente,
podremos cambiar nuestra contraseña de correo, para lo cual tendremos que ejecutar el programa
Microsoft Outlook y esperar a que nos salga la pantalla de validación:
Una vez hecho esto, pulsaremos sobre el botón Cambiar contraseña y nos aparecerá una pantalla como
la siguiente:
Donde pone Nombre de usuario introduciremos nuestro nombre de inicio de sesión, en la casilla de
Dominio escribiremos pas y en donde pone Servidor Exchange escribiremos correo.pas.ucm.es.
Terminaremos poniendo nuestra contraseña antigua en el lugar habilitado para ello, nuestra nueva
contraseña en donde pone Nueva contraseña y confirmándola en la casilla donde pone Confirmar
contraseña, tras lo que pulsaremos Aceptar y habremos completado el cambio de contraseña.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 33
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En el caso de que una misma instalación de Outlook sea utilizada por varias personas, para evitar que los
contenidos de las carpetas personales de una de ellas puedan ser vistos por las restantes, se configura
Outlook para que al arrancar, después de solicitarnos el nombre de usuario, la contraseña y el nombre de
dominio (ver anexo II) nos pida una contraseña para poder acceder a las carpetas personales. Por defecto,
esta última contraseña es la misma que la del usuario, pero al cambiar la de usuario no se modifica la de
las carpetas personales. El siguiente procedimiento explica cómo cambiar la contraseña de las carpetas
personales.
Tras la pantalla de validación de usuario mostrada en el anexo II, Outlook lanza una ventana como la
siguiente:
Tecleando la contraseña y pulsando Aceptar iniciaremos nuestra sesión de trabajo en Outlook con
normalidad.
Para cambiar la contraseña, debemos seleccionar el menú de Herramientas y dentro de él la opción
Servicios. En la ventana que se nos muestra (Servicios) seleccionaremos Carpetas personales y
pulsaremos el botón de Propiedades:
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 34
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Por último, introducimos la antigua contraseña en el lugar habilitado, la nueva donde pone Contraseña
nueva y la confirmamos en Repetir contraseña. Pulsamos el botón Aceptar para dar validez a los
cambios y vamos saliendo de las ventanas previas con los botones OK o Aceptar, según el caso.
Si en Contraseña nueva y en Repetir contraseña no ponemos nada, lo que ocurre es que se elimina la
clave de carpetas personales y el sistema no nos la pide. La desventaja de este último supuesto es que
cualquier otro usuario de nuestra misma instalación de Outlook puede acceder a nuestras carpetas
personales.
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 35
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Entendemos como plantilla una especie de formulario que podemos emplear en repetidas ocasiones para
enviar mensajes de correo cuyo texto es muy similar. Al haber creado la plantilla, nos ahorramos el
escribir una y otra vez textos prácticamente idénticos. Basta con que insertemos la plantilla en nuestro
mensaje de correo y modifiquemos sólo lo necesario sobre el mensaje, quedando la plantilla intacta para
futuros usos.
En Outlook no existe el concepto de plantilla como tal, pero podemos hacer uso de las denominadas
firmas. Aunque la finalidad de la firma es crear un remite que se inserte automáticamente en todos los
mensajes que vamos a enviar, puede emplearse como plantilla. En el ejemplo que sigue mostraremos los
pasos detallados para la creación y utilización de archivos de firmas.
Creación de firmas
Para crear una firma seleccionamos la opción del menú Herramientas y dentro de ella Opciones. En la
ventana que se despliega, marcamos la pestaña Formato de correo y pulsamos sobre el botón Selector
de firmas:
En la siguiente ventana (Selector de firmas) pulsamos sobre el botón Nuevo, escribimos un nombre para
nuestra nueva firma (Facturas en el ejemplo) y pulsamos Siguiente. Se abre una ventana donde podemos
escribir la plantilla que deseemos, seleccionando diferentes estilos de formato de texto (Fuente, Párrafo,
etc.):
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 36
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Una vez elaborada la plantilla, pulsamos en Finalizar y en la pantalla del Selector de firmas en Aceptar.
Volvemos así a la ventana de Opciones. En ella observamos que en la parte inferior, la nueva plantilla
“Facturas” es seleccionada como predeterminada. Ello significa que dicha plantilla aparecerá en todos los
mensajes de correo que enviemos. Como por defecto no deseamos esto, desplegamos la lista y
seleccionamos la opción <Ninguno>, según se indica en la siguiente figura:
Empleo de firmas
Para utilizar la plantilla, basta con que, desde la ventana de redacción de un nuevo mensaje de correo,
seleccionemos Insertar, Firmas y la plantilla que hemos creado:
Ello inserta la plantilla en el cuerpo del mensaje de correo, pudiendo entonces completarla con los datos
que consideremos oportunos (escritos en rojo en la siguiente figura):
La utilidad real de los archivos de firmas es crear remitentes para nuestros mensajes de correo. Si después
de crear una firma, en la pantalla de Opciones – Formato de correo la seleccionamos en el campo
Utilizar esta firma de forma predeterminada, aparecerá en todos los nuevos correos que redactemos.
En las siguientes dos figuras puede apreciarse cómo seleccionar una firma de forma predeterminada y la
apariencia que tiene un nuevo mensaje de correo en el que dicha firma (en color rojo) es insertada de
forma automática:
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1.6 7-feb-2003 Microsoft Windows 38
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