Guía De Aprendizaje

Asistencia Administrativa

Solange Quintero Lovera

Yehimi Lorena Gómez Fuentes
María Lorena Moreno Rodríguez
Diana Carolina Velásquez Cañón

Ficha: 1750228

Instructor
Mauricio Bedoya

Centro De Desarrollo Agroempresarial

Sopo, Cundinamarca 2019
Actividades de Reflexión inicial.
Lea el documento TRATAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS. La Clasificación Decimal
Universal y argumente de manera individual sobre el cuento “En el Bosque de Oro”

a) ¿Cómo sería la vida del ser humano y de los estudiantes si no existieran los sistemas
de ordenación?

La vida de los seres humanos y la de los estudiantes sin los sistemas de ordenación serán de una
manera de desorganizada.

b) De una breve explicación de la importancia de identificar los diferentes tipos de

documentos que pueden existir en una organización y la manera en que estos se deben
clasificar para llevar una buena Gestión Documental.

Identificar los tipos de documentos es importante ya que se realiza clasificación de diversas

formas, dependiendo del punto de vista que se adapte. La ordenación va a indicar qué lugar
exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece. Por
lo que permite seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán
situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el nombre
(ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial
o geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias):

 La ordenación cronológica basa en un elemento presente en prácticamente cualquier

documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año más remoto, mes, día hasta la fecha
más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de
contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben
ordenar cronológicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona
o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario(A-Z), para series de
expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.
 La ordenación numérica Es un sistema de códigos que permiten identificar
inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o
un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la
correspondencia.

c) Desde que usted tiene memoria ¿cómo hacía para consultar los libros en la biblioteca
de su escuela, colegio? ¿Recuerda cómo estaban organizados los libros?

Antiguamente se organizaban por materias del más pequeño al más grande, en muebles o estantes
de madera, algunos en cajas.
2. Realice lectura autorregulada del libro Gestión de documentos en la e-administración por
por García-Morales, Elisa EDITORIAL UOC, FECHA January 2013 de la página 7 a la 17
el cual encontrará en la Biblioteca Virtual Sena http://biblioteca.sena.edu.co/
  De acuerdo a la anterior lectura, realice un resumen de 2 hojas donde se relacionen los
principios generales y la información principal de la misma.

El libro Gestión de documentos en la e-administración es una síntesis de los documentos,

tecnológicos y organizativos primordiales que hay que tener en cuenta a la hora de abordar un
proyecto, cargo o para implementarlo en nuestra organización como una gestión documental
electrónicos teniendo en cuenta los estándares de apoyo y a los conceptos más relevantes de la e-
administración. Partir de la introducción de las tecnologías y de los soportes digitales, y las
tendencias en gestión de documentos a corto y media plazo.

Aunque su lenguaje es ágil y claro permite una lectura rápida, la densidad y complejidad del tema
que trata requerirá de una posterior reflexión y tal vez relectura. esto nos permite realizar un manual
de gestión de documentos en la e-administración cuya estructura permite ser consultado para
revisar aspectos puntuales.es igualmente útil para aquellos que deseen sistematizar los aspectos
que hay que considerar en un programa de gestión de documentos.

los aspectos documentales, tecnológicos y organizativos que hay que tener en cuenta para poder
afrontar el reto de evolucionar desde la gestión de documentos electrónicos a la gestión electrónica
de documentos en la e-administración. Donde la autora propone una visión global siguiendo las
buenas prácticas propuestas por las normas ISO os componentes de un sistema de gestión para
documentos, los cuales posteriormente va desgranando a la vez que orienta hacia su aplicación
práctica.

- Política de gestión documental. Reflexiona acerca del instrumento que refleja el modelo
estratégico para la gestión de documentos y explicita el respaldo de las instancias políticas y
técnicas de las administraciones públicas.


- Plan de gestión de los documentos. Reflexiona sobre el instrumento que, alineado con el plan en
materia de administración electrónica, establece los objetivos estratégicos y operativos y el camino
a seguir. 


- Análisis documental. Describe la actividad que permite, por un lado, determinar el cuadro de
clasificación e identificar las series, legislación que afecta, herramientas informáticas, procesos a
alto nivel y series relacionadas. De manera acertada se propone como metodología a seguir la
norma UNE ISO/TR 26122:2008 IN Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de
documentos.


- Procesos documentales (o operativa documental) en el contexto de la ejecución de los

procedimientos administrativos y/o procesos de trabajo y a lo largo del ciclo de vida de los
documentos. Describe la entrada de documentos, la digitalización, la formación de expedientes, la
captura de documentos, la salida de documentos, el acceso y la conservación. Incluye también un
apunte imprescindible sobre la gestión de metadatos. 


- Aspectos tecnológicos de la gestión documental. Reflexiona acerca de las aplicaciones

informáticas en relación con los documentos, enfatizando la necesidad de no confundir el sistema
(gestión o management) con el sistema informático empleado (aplicación o software). Es
remarcable la referencia a las últimas tendencias de implementación de las tecnologías para la
gestión de documentos, que exploran modelos alternativos frente a la opción más extendida de
empleo de las funcionalidades ofertadas por las aplicaciones o plataformas EDRMS.


- Aspectos organizativos y de la gestión del cambio. Reflexiona sobre las responsabilidades y

competencias necesarias para la gestión de documentos electrónicos en la e-administración,
además de la necesidad de mejora continua.


Donde el libro cumple con su propósito de acercar de manera útil y práctica al gran público la
gestión de documentos en la e-administración. Ha estado aproximarse a esta densa y compleja
cuestión desde las necesidades de los técnicos de las administraciones públicas implicados en los
proyectos de e-administración. Prueba de ello es el hecho de abordar los procesos documentales
desde el contexto de la ejecución de los procedimientos administrativos y procesos de trabajo y no
desde el contexto de la ejecución de la gestión de documentos propiamente dicha.

En los próximos años veremos importantes cambios en las formas de gestión de documentos y la
relación con los ciudadanos. La gestión de la información y de los documentos electrónicos se
convertirá en un elemento estratégico clave para el buen funcionamiento de las administraciones.
Los profesionales deberán hacer frente a nuevos retos y dificultades para conservar el futuro digital
con las debidas garantías.

La descripción de los tres pilares fundamentales del cambio que debe guiar la gestión documental
en las organizaciones nos introduce en una sensibilidad altamente recomendable. Bajo mi
perspectiva, el acierto se encuentra no tanto en el señalamiento de los tres ámbitos de trabajo para
hacer efectivos los cambios que exigen las nuevas tecnologías, pero en mi opinión se deben advertir
fundamentales, a saber:

1) en la reorganización debe buscarse cierta coherencia, puesto que si estamos introduciendo

cambios en nuestros objetivos también deben asumirse cambios en la forma de trabajar

2) se deben interiorizar los retos que propone la Administración Electrónica, mediante la

comunicación interna y externa, la formación y, según se subrayará más adelante, en todos los
estratos organizativos (directivos y empleados) porque las actitudes de unos y otros se
retroalimentan, para bien y para mal.
 3) Es importante realizar un trabajo en un sentido prospectivo, es decir, que se anticipe a los
problemas, planificando, evaluando e introduciendo la búsqueda de la calidad y la mejora continúa
de los productos y servicios que requieren gestión documental.

3. Para profundizar en el tema haga un analisis muy especifico y realice un informe de 3

hojas acerca de la forma en que la empresa objeto de estudio maneja la documentacion y
sus debilidades, de tal manera que se pueda brindar una asesoria oportuna con respecto a
dichos procedimientos.
Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus compañeros de grupo.

Informe

Ase mantenimientos maneja la documentación, los archivos como facturas de venta y factura de
compra en carpetas A-Z y es por año, la contadora de la empresa revisa los documentos una vez al
año, todo tipos de compras como los químicos biodegradables lo archivan también de la misma
manera anualmente facturas de compra y de servicio prestado, las facturas llevan un impuesto que
es administración imprevisto y utilidad sobre esa utilidad es que se saca él IVA, todas las facturas
por servicio prestado, servicio que van guardando todas las facturas eso lo hacen anualmente, en la
empresa hay una nueva ley donde todas las facturas todo en cuanto a papelería de ahora en adelante
lo organizan virtualmente, los informes que brindan a la empresa de lavado tanques como tal
guardan una copia en carpetas por mes en el mismo computador por medio de los archivos que la
empresa guarda en el computador es que se da cuenta cuales archivos están próximos a vencer y el
empieza a llamar para fidelizar a los clientes.

Cada unidad mantiene su archivo de gestión correctamente organizado mediante la formación

de expedientes y series documentales, de acuerdo con criterios archivísticos previamente
establecidos.

Cada Unidad tiene un responsable de su archivo de gestión. Su sistema Alfanumérico y su

estructura puede ser jerárquica o secuencial. En cualquier caso, su función principal es
identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, expedientes y
series documentales a una determinada función o actividad desempeñada por la Universidad.
En el archivo de gestión el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas,
cajas y estanterías, facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su
rápida localización. Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica
administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de forma que
el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior. No
obstante, en algunos casos se podrá optar por la ordenación inversa, siempre que se fije ese criterio
y sea aplicado de manera uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental. De
acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se aplicarán criterios
de ordenación numérica o alfabética. En expedientes complejos puede ser útil agrupar
los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez
se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.
Es decir En una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas
la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación,
Los documentos en soporte diferente al papel ejemplo fotografías, carteles, vídeos, disquetes,
que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, si bien se ha
de dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con datos de su
localización, existen diferentes tipos de control ambiental en las oficinas para manejar los
documentos Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los
fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel. Contra la humedad No archivar
documentos en zonas por donde pasen cañerías o existan humedades Contra el polvo: Utilizar
carpetillas y contenedores de papel, cartulina o cartón. Contra el calor: Archivar los documentos
lejos de fuentes de calor

Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobará que no falta
ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental.
Verificar la ordenación correcta numérica, cronológica o alfabética de los documentos. -
Separar, si no se ha hecho con anterioridad, todas las copias, duplicados, borradores y todos los
documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se
ha constituido el expediente. Los expedientes deben estar libres de clips, grapas, gomas,
carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservación. Las
carpetas colgantes serán sustituidas por carpetas de cartulina y las carpetas de anillas A
Z por cajas de archivo normalizadas. Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con
la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren. Las características que debe
reunir un documento para ser considerado documento de archivo, no varían al cambiar
de formato o soporte; para que un documento electrónico sea considerado documento de
archivo ha de haber sido creado como resultado de la actividad de la institución o empresa que
lo genera o recibe, de igual manera que el resto de la documentación de archivo. Al igual que
sucede con los documentos en papel, el primer criterio a emplear será distinguir entre:
•Documentos electrónicos de archivo: identificar, guardar, conservar y transferir.

•Documentos electrónicos que no forman parte del archivo y por lo tanto, pueden ser
eliminados.

los documentos permiten que las actividades propias de una empresa se puedan ejecutar
adecuadamente en cada una de sus áreas, y que una vez cumplida la función constituyan
un archivo sujeto a las disposiciones legales. Es por ello que se hace pertinente mencionarlos
aspectos más importantes del papel que respalda un documento.

3.4.1 Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo

y manejo de documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:

 Elabore un Check List que le permita determinar las condiciones en que se maneja el
archivo en la unidad productiva en términos de recepción, valoración y organización de
archivos.
 Bibliografía
Symbiotics Edits & Iure. Sitio web: http://www.inforarea.es/opinion/rese%C3%B1a-
gesti%C3%B3n-de-documentos-en-la-e-administraci%C3%B3n-elisa-garc%C3%ADa-morales

I Moreno. (2013). RESEÑA DEL LIBRO "GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA E-

ADMINISTRACIÓN". 2018, de Editorial UOC, 2013 (El profesional de la información: 14). Sitio
web: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/829/1047

Elisa García-Morales ejerce la consultoría en Gestión documental en Inforárea.. (Julio 26, 2013.).
Reseña: Gestión de documentos en la E-Administración. Elisa García-Morales. 2019, de