SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACIÓN
TECNOLOGICO VIRTUAL

FASE 3 EJECUCION

PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN

JEFFERSON ARLEY CASTELLANOS ARIZA

BEATRIZ MILENA ARBELÁEZ GÓMEZ

INSTRUCTORA VIRTUAL

GESTION DE MERCADOS

GRUPO 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FEBRERO DEL 2019
BOGOTÁ D. C.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE SU

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN.

 DETERMINAR EL TIPO DE EVENTO A REALIZAR: lanzamiento de

productos jeey shoes en la ciudad de Bogotá.
El lanzamiento de una marca o producto es un evento corporativo donde el
objetivo es que el producto que se presenta y lance, sea recordado por los
asistentes, a través de todos los sentidos, durante todo el evento y luego del
mismo.
Además se busca fomentar las relaciones de los directivos de la empresa con
los asistentes, y el posicionamiento de la marca empresarial, a través de su
promoción institucional durante el evento.

Es todo un proceso el lanzamiento de un producto, por lo cual implica de una

buena organización, planificación, comunicación y difusión que se utilizarán
como estrategia, aunque el mismo evento se encuentra dentro de las estrategias
para promocionar el producto de lanzamiento.

Es muy importante el feedback con la empresa que lanza el producto, la

información y conocimiento de las características del producto que se está
promocionando, serán una gran guía para el desarrollo y programación del
evento.
Para este tipo de eventos se debe tener en cuenta el protocolo de lanzamiento
de producto: discurso, presentación e imagen del producto, dando inicio al
desarrollo del evento ya sea cóctel o cena formal, es muy interesante brindar
obsequios del producto a los asistentes para el cierre del evento.

 ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DEL EVENTO

1. Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand, la

ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
2. Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners,
tema u objetivos)
3. Los productos a exhibir
4. elementos decorativos y mobiliarios.
5. hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales,
correo directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
6. promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras
gratis, etc.
7. venta directa con ofertas
8. música y/o videos

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

 CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACIÓN DEL EVENTO

Tener claro el presupuesto disponible, ya que eso determinará limitaciones
que se puedan tener en las actividades a ofrecer
TIPO DESCRIPCION TOTAL
Asistente 50 $.....................................
Sede (1) Principal $.....................................
Equipamiento técnico Necesario $300.000
Material impreso Folletos, volantes, $200.000
pendones, videos…
Eventos sociales Meseros, chef, DJ $600.000
Invitaciones especiales 2 $400.000
Promoción Páginas web y redes $250.000
sociales
Prensa y publicidad 2 servicios de prensa $160.000
Servicios Wifi, pasa bocas, $325.000
música en vivo.
Exposiciones Diferentes lugares $125.000
Seguridad, salud Enfermera, guarda de $300.000
prevención seguridad
Gastos bancarios (….) $.....................................
Actos protocolares Presentación en vivo $550.000
TOTAL $3.210.000

 CONTRATAR LOS INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPOS QUE

NECESITARÁ
Cantidad Material, insumos y equipos Documento
Si No
53 Sillas x
13 Mesas x
13 Jarrones decorativos y vestidos de mesa x
60 Folletos x
100 volantes x
3 pendones x
1 tarima x
1 Video vean x
1 sonido x
1 luces x
3 micrófonos x
1 Lista de asistencia x
1 Atril x
7 Stand y módulos de los productos x
60 Pasa bocas x

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

 ELABORAR DEL PROTOCOLO DEL EVENTO

PROTOCOLO DEL EVENTO
Protocolos antes del evento
 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay,
el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO
 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener listo los productos.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.
 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se
van hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos

 FORMULAR EL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS DEL EVENTO

La empresa Jeey Shoes, ha decidido realizar un evento comercial de
lanzamiento de productos, en donde se hará oficial el lanzamiento de la nueva
línea de productos de la marca.
Jeey Shoes es una empresa que recién se está introduciendo en el mercado y
que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros
productos, es por eso que hemos decidido participar de este evento comercial,
que es una especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial,
es una evento que tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número
de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de
opinión de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el
mundo empresarial; Para que sea una actividad donde podamos cumplir con los
objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y programación
para llevar a cabo dicho evento.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector
empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos fidelización de clientes.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

CRONOGRAMA DEL EVENTO

Tiempo
Actividades Mes
sem 1 sem 2 sem 3 sem 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y montaje.

Elaboración de campañas de promoción y comunicación

Selección de productos a comercializar en la feria
Definir el número de invitados, delegados, ponentes y
acompañantes.
Diseño gráfico de publicidad y difusión
Selección de tipos de montajes y tamaños
Impresión de papelería, invitaciones, folletos, pendones
presupuesto

 DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,

Instagram y Google+
 invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 Plegables

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

 DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión
para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados;
garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda
acompañar en esta gran inauguración.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

 EVALUACIÓN

Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 26/03/2019
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes JEFFERSON ARLEY CASTELLANOS ARIZA
JHOANA
LINA

nombre cargo
JEFFERSON Gerente
JHOANA Mercaderísta
LINA Supervisora
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma JOHANA
Realizada por firma LINA

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medias charlas u

conferencias en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con
los encargados para así pueda obtener suficiente en formación y puedan llevarse
la mejor impresión de la empresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para este evento comercial de nuestro servicio son la

poblacion de la ciudad de Bogotá.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se

obtenga el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he
innovadores para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de
adquirir nuestro servicio; se realizara una excelente o presentación de esta
forma se verá reflejada la presentación de nuestro servicio.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Celebración de un contrato comercial

• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.
Llevaremos un control muy detallado de todo el código de ética empresarial
para la Toma decisiones dentro de la empresa, las personas, Directores,
Gerentes, Jefes, trabajadores. La cuestión ética es de gran relevancia para
todo individuo y, se extiende al ámbito empresarial. En cada decisión que se
tome, estaremos involucrando algo de ética. Trátese de negociaciones con
proveedores o con agrupaciones de trabajadores, de contrataciones o despidos
de empleados, de asignación de responsabilidades o de lanzar una promoción.
También estará muy presente en los siguientes casos:
 Desastres del medio ambiente
 Grandes fraudes
 Escándalos financieros
 Extorsión
 Competencia desleal
Nos basaremos en la ética empresarial la cual proporciona conciencia de lo
que es importante en las actividades empresariales y puede, por lo tanto,
mejorar el desempeño en los negocios. Lo puede hacer porque sus principios
aclaran las metas apropiadas de negocios y las condiciones para lograrlas,
ésta es de mucho valor para todos los negocios, es igualmente necesaria para
productores, distribuidores y proveedores de servicios
Con el plan de ética empresarial mejoraremos cada vez más en los siguientes
casos:
 Reducir los conflictos de los miembros que la forman.

 Mejorar la imagen exterior de sí misma.

 Facilitar el comercio internacional
 Agrega valor y confianza a la actividad económica a la que se dedica
 Atraer a mejor capital humano
 Agregar valor a la comunidad donde opera.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

• Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un

contrato de compra-venta de productos o servicios.
CONTRATO DE COMPRA - VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Conste por el presente documento, el Contrato de Compra Venta que celebran
de una parte JEFFERSON ARLEY CASTELLANOS ARIZA , empresa constituida
bajo las leyes de Colombia, inscrita en la ficha 1060424 en el Registro de
Empresas, señalando domicilio para efectos del presente contrato en la ciudad
de Bogotá, debidamente representada por el señor Jefferson Arley Castellanos
Ariza ,identificado con cc 1024528669 (a quien en adelante se le denominará “El
Vendedor”); y, de la otra parte, JEEY SHOES. Identificada con nit 92042764029-
0, señalando domicilio para efectos del presente contrato en calle 74 # 46 c 21
sur , debidamente representada por el señor Brayan Smith Cabrera Criollo ,
identificado con 1026293860 según poder inscrito en Bogotá (a quien en
adelante se le denominará “El Comprador”), en los términos y condiciones
siguientes: ANTECEDENTES 1.1. Smith shoes es una sociedad constituida por
escritura pública de fecha 23/10/1986 extendida ante el Notario Público de
Bogotá Dr. Ernesto olivares, cuyo objeto social es venta de zapatos e insumo.
1.2. JEEY SHOES es una Sociedad constituida por escritura pública de fecha
03/03/2017, otorgada por el Notario Público, cuyo objeto social es diseño,
producción y comercialización de zapatos por medio web. PRIMERA: compra de
suelas Teniendo en consideración las actividades que cada una de las partes
realiza, éstas dejan constancia por el presente documento, que consienten en
celebrar un Contrato de Compra Venta, mediante el cual, “El Comprador” se
compromete a pagar la mercancía enviada una vez recibida en el lugar
designado por ambas partes. “El Vendedor” se compromete a enviar la
mercancía señalada en el Anexo 1 al lugar determinado por ambas partes en el
plazo indicado por “El Comprador”.
2 SEGUNDA: (OBLIGACIONES DEL VENDEDOR) Son obligaciones de “El
Vendedor”:
1. “El Vendedor” se compromete a transportar y entregar la mercancía en el lugar
y plazo determinado, previo acuerdo y en las condiciones requeridas por “El
Comprador”.
2. “El Vendedor” debe dar a “El Comprador” aviso suficiente de que la mercancía
ha sido entregada.
3. “El Vendedor” debe pagar los gastos de aquellas operaciones de verificación,
comprobar la calidad de la mercancía, medida, peso y recuento.
4. “El Vendedor” debe proporcionar el embalaje requerido para el transporte de
la mercancía, en la medida en que las circunstancias relativas al transporte sean
dadas a conocer a “El Vendedor” antes de la conclusión del contrato de
compraventa. El embalaje ha de ser marcado adecuadamente.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

5. “El Vendedor” debe prestar a “El Comprador”, con riesgo de éste último la
ayuda precisa para obtener cualquier documento o mensaje electrónico
equivalente emitido en el país de expedición y/o de origen que “El Comprador”
pueda requerir para la importación de la mercancía y, si es necesario, para su
tránsito en cualquier país.
6. “El Vendedor” debe proporcionar, a pedido de “El Comprador”, la información
necesaria para obtener un seguro.
TERCERA: (OBLIGACIONES DE EL COMPRADOR) 1. “El Comprador” debe
pagar el precio según lo dispuesto en la Cláusula Quinta del presente contrato.
2. “El Comprador” debe obtener, a su propio riesgo y expensas, cualquier licencia
de importación o autorización oficial y realizar, si es necesario, todos los trámites
aduaneros, para la importación de la mercancía y, si es necesario, para tránsito
de cualquier otro país.
3. “El Comprador” deberá pagar todos los gastos relativos a la mercancía desde
el momento en que haya recibido la carga, así como de cualquier otro gasto
adicional en que haya incurrido.
4. “El Comprador” debe pagar los gastos previos al embarque de la mercancía,
excepto cuando la inspección sea ordenada por las autoridades del país de
exportación.
5. “El Comprador” debe cubrir todos los gastos que haya incurrido en obtener
los documentos y/o mensajes electrónicos que confirmen la entrega de la
mercancía, así como rembolsar aquellos gastos incurridos por “El Vendedor” al
prestar su ayuda al respecto.
CUARTA: (TRASPASO DE RIESGO Y DE LA PROPIEDAD) La modalidad de
entrega en el presente contrato será a través de un camión de placas xbc-8985
marca Chevrolet color azul con negro, donde “El Vendedor” realiza la entrega de
la mercancía en la entrada de Bogotá. Eso significa que, “El Comprador” debe
soportar todos los costes y riesgo de pérdida o daño de la mercancía desde aquel
punto. “El Vendedor” debe entregar la mercancía a bordo del camion designado
por “El Comprador” en la fecha o dentro del plazo acordado, en la entrada de
Bogotá del municipio de Soacha de embarque convenido. “El Vendedor” debe
soportar los riesgos de pérdida o daño de la mercancía hasta el momento en que
haya sobrepasado la borda del camión convenido. “El Comprador” debe soportar
todos los riesgos de pérdida o daño de la mercancía desde el momento en que
haya sobrepasado la borda del camión en la entrada de Bogotá por municipio de
Soacha. “El Comprador” debe contratar el transporte de las mercancías desde el
camión o contratar el mismo para seguir el rumbo convenido.
QUINTA: (PRECIO Y MODALIDAD DE PAGO) Como resultado de la
valorización de la mercancía, el precio pactado por las partes es de $25.000.000
pesos colombianos, el cual será cancelado por “El Comprador” al contado una
vez recibida la mercancía en correcto estado para su adecuado uso y/o

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

distribución. Para ello, “El Comprador”, deberá confirmar a “El Vendedor” la

llegada de la mercancía en el camion y punto de carga acordado por ambas
partes. Por tal hecho, “El Comprador” deberá otorgar a “El Vendedor” una Carta
de Crédito a fin de garantizar el compromiso de pago en plazo acordado. Dicha
Carta de Crédito será por el un monto de $5.000.000, de carácter irrevocable y
con un plazo de vigencia de 2 meses, emitida por el Banco Bancolombia, El
monto de la Carta de Crédito incluye los intereses compensatorios a una Tasa
Efectiva Mensual de 2.5%. 4 En caso que el precio no sea pagado dentro del
plazo acordado por las partes, se ejecutará automáticamente la Carta de Crédito
por parte de “El Vendedor”, a fin de garantizar el pago de la mercancía vendida
y embarcada al punto de embarque determinado por “El Comprador”. Ambas
partes dejan expresa constancia de que el precio pactado por la adquisición de
la mercancía materia del presente contrato equivale al valor de las mismas,
renunciando en forma irrevocable al ejercicio de cualquier acción o pretensión
que tenga por objeto cuestionar dicho precio.
SEXTA: MARCAS REGISTRADAS, SECRETO PROFESIONAL Y PROPIEDAD
INDUSTRIAL DE EL VENDEDOR “El Comprador” no utilizará las marcas
comerciales, los nombres registrados ni violará el secreto profesional de “El
Vendedor” con fines de lucro sin autorización previa de “El Vendedor” “El
Comprador” se compromete a no registrar ni solicitar el registro de ningún
nombre, marca comercial o símbolos de “El Vendedor” (o de otros similares que
induzcan a confusión con los de “El Vendedor”) en el territorio de llegada de la
mercancía o en cualquier otro lugar.
SÉPTIMA: SERVICIOS POST VENTA “El Vendedor” se compromete a ofrecer
en forma gratuita, el servicio de reparación y mantenimiento de la mercancía
otorgada a “El Comprador”, sin incluir los gastos y trámites documentarios para
la exportación de la mercancía en cuestión, por un lapso de6 meses . Pasado
dicho lapso de tiempo, “El Vendedor” hará un cargo adicional del una comisión
del 1.5% sobre el valor FOB de cada exportación que realice “El Comprador” al
territorio asignado a “El Vendedor”. EN CASO QUE LA MERCANCÍA NECESITE
MANTENIMIENTO CONSTANTE PARA SU USO ADECUADO OCTAVA:
CONDICIÓN RESOLUTORIA El presente contrato quedará resuelto sin
responsabilidad alguna para las partes si, con anterioridad a la fecha de entrega
de la mercancía acordada en el presente Contrato, tanto “El Vendedor” como “El
Comprador” no han obtenido las debidas autorizaciones, licencias de
exportación e importación y 5 trámites aduaneros correspondientes de la
mercancía por parte de sus representantes legales. En caso de producirse la
presente condición resolutoria, “El Vendedor” procederá a la restitución de todas
las cantidades entregadas por “El Comprador” en virtud del presente contrato.
En señal de conformidad, los representantes legales de las partes debidamente
autorizados de acuerdo a lo señalado en la parte introductoria suscriben el
presente contrato que se emite por duplicado y en los idiomas que correspondan
tanto a “El Comprador” como “El Vendedor”.

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

OCTAVA: ARBITRAJE Toda controversia o desacuerdo entre las partes que se

derive de la interpretación o ejecución del presente acuerdo, serán sometidos a
la decisión inapelable de un Tribunal Arbitral compuesto por tres miembros, uno
de los cuales será nombrado por cada una de las partes y el tercero será
designado por los árbitros así nombrados. Si no existiera acuerdo sobre la
designación de este tercer árbitro o si cualquiera de las partes no designase al
suyo dentro de los diez días de ser requerida por la otra parte, el nombramiento
correspondiente será efectuado por la Cámara de Comercio de BOGOTA. El
arbitraje será de derecho y se sujetará a las normas de procedimiento
establecidas por el Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá.
Cualquier divergencia derivada o relacionada con el presente contrato se
resolverá definitivamente con el Reglamento de Conciliación y Arbitraje de la
Cámara de Comercio Internacional por uno o más árbitros nombrados conforme
a este Reglamento. Toda cuestión relacionada con el presente Contrato que no
esté expresa o tácitamente establecida por las disposiciones de este Contrato
se regirá por los principios legales generales reconocidos en comercio
internacional, con exclusión de las leyes nacionales.

Firmado en Bogotá dc, a los 28 días del mes de febrero de dos mil 19
Comprador: JEFFERSON ARLEY CASTELLANOS ARZA
CC. 1024528669
Vendedor: Brayan Smith cabrera criollo
CC. 1026293860

Programa de Formación: Gestión De mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión