TALLER N°1 - ACTA DE CONSTITUCIÓN

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

ORGANIZACIÓN Y DIRECCION DEL EVENTO :
“PRESENTACIÓN DEL TERCER NÚMERO DE LA
ODPAW
REVISTA ALLPA WIRA”

ANTECEDENTES DEL PROYECTO

 Se realizó las presentaciones de los dos primeros números de la revista, sin un

adecuado manejo de la logística del evento, ya que fue organizado por miembros no
aptos de la revista, y no se obtuvieron los resultados deseados.
 Edición de las revistas anteriores.
 Presentación y exposición de la revista en auditorios nacionales e internacionales
donde la organización de los eventos estuvo exenta a los miembros de la revista.
NECESIDAD DEL PROYECTO

 La revista en su corto periodo de tiempo ha ido creciendo tanto en público lector

como en la calidad y la edición de sus artículos, de modo que los estudiantes y las
principales empresas de la industria de los hidrocarburos están pendientes de las
nuevas investigaciones y artículos de opinión que serán publicadas en su tercer
número. Estas circunstancias ameritan la realización de un evento cuya organización
supere las expectativas de los lectores tan exigentes que posee ALLPA WIRA.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

(QUE, QUIEN, COMO, CUANDO Y DONDE?)

 Logística y organización del evento principal de la presentación del tercer número de

la revista ALLPA WIRA.
 La dirección del proyecto estará a cargo del grupo de estudiantes.
 Se procederá a definir la naturaleza del evento, fijando el lugar y la fecha del evento.
Posteriormente se definirá el tipo de público al que está dirigido y elaborar un
presupuesto. Y para finalizar se armará un equipo altamente calificado para la
realización del evento.
 La presentación se llevará a cabo el día 23 de octubre año 2018 en el auditorio del
Colegio de Ingenieros del Perú.

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO

(DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, SERVICIO)

 La organización del evento conlleva a lo siguiente:

1. Lanzamiento y difusión de la publicidad del evento.
2. Alquiler y ambientación del auditorio acorde a las necesidades sugeridas del
evento.
3. Transporte de los ponentes desde sus respectivos lugares de trabajo hacia el
auditorio.
4. Implementación de los servicios multimedia para la presentación de los
ponentes, grabación del evento y la instalación de los equipos de sonido.
5. Contrato y preparación del personal para la atención al público.
 6. Edición de una encuesta de apreciación del evento de forma virtual.
7. Coffee break.
8. Elaboración de presentes hacia los ponentes en modo de agradecimiento a su
esfuerzo y tiempo.
9. Desarrollo de una encuesta de apreciación del evento de forma virtual.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
 Promoción de los egresados de la Facultad de Petróleo, Gas Natural y Petroquímica
de la UNI.
 ALLPA WIRA consiga mayor número de lectores y patrocinadores.
 Difundir los avances tecnológicos y estudios recientes, desarrollados alrededor del
mundo en la industria del rubro petrolero, así como el impacto de estos en el Perú.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIOS DE ÉXITO
Desarrollo del evento
 Difusión de la publicidad.
de la mejor manera
 Satisfacción de los ponentes y el
posible, utilizando las
Alcance público.
buenas prácticas para
 Divulgación de la revista ALLPA
la gestión del
WIRA.
proyecto.
Respetar los
2 meses
Tiempo cronogramas
establecidos.
10 mil soles Correcto uso del
Costo
capital suministrado.
COSTOS DEL PROYECTO
CONCEPTO
SUBTOTAL
PUBLICIDAD
200 SOLES
ALQUILER DEL AUDITORIO
4000 SOLES
MULTIMEDIA Y EQUIPOS DE SONIDO
1000 SOLES
ALIMENTOS
1000 SOLES
PAGO A PERSONAL
500 SOLES
PRESENTES
800 SOLES
DISEÑO E IMPRESIÓN DE CERTIFICADOS
500 SOLES
TOTAL LÍNEA BASE 8000 SOLES
CONTINGENCIA 2000 SOLES
TOTAL 10, 000 SOLES
ALCANCE Y EXTENSIÓN DEL PROYECTO
 LANZAMIENTO Y DIFUSIÓN DE LA
Principales entregables del Proyecto PUBLICIDAD.
  CONTRATO DE ALQUILER Y
AMBIENTACIÓN DEL AUDITORIO.
 CONTRATO DE SERVICIOS (COFFEE
BREAK).
 INSTALACIÓN DE EQUIPOS.
 ALLPA WIRA
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE
INGENIERÍA.
Stakeholders del Proyecto
 FACULTAD DE INGENIERÍA DE
PETROLEO, GAS NATURAL Y
PETROQUÍMICA.

Requisitos del Proyecto

Inversión: 10 000 soles
(costo, tiempo, otros)
Tiempo: 2 meses
HITOS DEL PROYECTO
HITO FECHA
DIFUSIÓN DE LA PUBLICIDAD 19/09/2018

RESERVA DEL LOCAL 25/09/2018

CONTACTAR LOS PONENTES 26/09/2018

RESERVA DEL COFFEE BREAK 22/10/2018

SET UP DEL EVENTO 23/10/2018

DESARROLLO DE LA PRESENTACIÓN 23/10/2018

SUPUESTOS DEL PROYECTO

El Gerente General de la revista dará la conformidad del plan para el proyecto OPDAW.
Asimismo, existirá un encargado de verificar que todos los entregables establecidos según las
fechas sean presentados y reportados al jefe de proyecto.
La Gerencia General realizará las acciones que correspondan a efectos de que el 100% de los
trabajos del proyecto sean ejecutados de la mejor manera y con la más alta eficacia.
Debe garantizarse la integridad y seguridad del evento de presentación, así como la de todos
sus participantes.
Para la gestión del Proyecto se seguirán las buenas prácticas recomendadas por el PMI.

RIESGOS DEL PROYECTO

Riesgo Identificado Plan de respuesta preliminar
Falta de disponibilidad del auditorio debido a Cotización y posterior contratación del teatro
compromisos ya pactados. de la Universidad Nacional de Ingeniería.
Coordinación con los representantes de
Huelgas del sector administrativo de la UNI. SUTUNI para la planificación en una fecha
distinta a la planificada.
Inasistencia y/o percance con alguno de los Pactar una posible exposición por parte del
ponentes decano de la facultad.
 Capacitar a miembros de la revista ALLPA
Posible inasistencia del personal de atención al
WIRA para su eventual participación como
público.
anfitriones del evento.
RESTRICIONES DEL PROYECTO
El presupuesto no debe exceder al 10% del
monto aprobado (cualquier adicional al
COSTO presupuesto inicial deberá ser aprobado por
medio de un documento con el sustento de la
ampliación).
Se deberá cumplir con el tiempo previsto para
el desarrollo del proyecto, el evento se
realizará en la fecha prevista, de no ser así se
notificará dentro de las 2 primeras semanas de
TIEMPO
firmado el presente acta.
De adelantar la fecha programada del
producto final, el presupuesto inicial
aumentará en un monto mínimo del 30%.
La calidad de los servicios por tercerizar debe
cumplir con los requisitos solicitados por las
OTRAS RESTRICCIONES
características del producto sin que ello
implique un mayor presupuesto.
REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO
(EN QUÉ CONSISTE EL ÉXITO, QUIÉN LO DECIDE Y QUIÉN FIRMA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO)
El éxito del proyecto consiste básicamente en el correcto desarrollo de la presentación del
tercer número de la revista Allpa Wira y el mayor grado de satisfacción de sus participantes.
De la misma manera, una adecuada difusión de nuestra revista en la industria de los
hidrocarburos.
Esto es decidido por el equipo técnico de la revista y la aprobación del proyecto lo determina la
Facultad de Ingeniería de Petróleo, Gas Natural y Petroquímica.
DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE QUISPE MATUTE, YESSICA FIORELLA OSCANOA CURILLO, FRANK
MEZA SILVESTRE, FLOR DE LOS TIMANÁ LANFRANCO, JUAN
REPORTA A
MILAGROS JANET LUIS
CASTRO QUISPE, ANDERSON MARTEL VÁSQUEZ, SANDRO
SUPERVISA A
MICHAEL EMILIO
JUICIO EXPERTO