PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :1

PUSKESMAS H.Tri Tunggal ES,SKM.MPH

KEBUMEN III NIP.19720105199403 006

1.PENGERTIAN 1. Pengendalian dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan meliput
kebijakan mutu, indikator mutu, manual mutu, proses mutu, rencana mutu pelayanan,
renana manajemen mutu dan dokumen pendukung lainnya.
2. Dokumen eksternal adalah dokumen diluar organisasi puskesmas yang dijadikan acuan
untuk melakukan suatu pekerjaan
3. Master List dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku
4. Metode penomoran dokumen ditetapkan sebagai berikut
4.1. Dokumen manual mutu
MM / PKBM 3 / XXX
MM menyatakan dokumen manual mutu
PKBM 3 menyatakan puskesmas kebumen III
XXX nomor urut manual mutu
4.2 Pedoman
PDM / XXX/ YYY
PDM menyatakan dokumen
XXX menyatakan bagian/unit kerja di lingkungan puskesmas.
YYY menyatakan nomor urut prosedur
PDF = pendaftaran
BPU = balai pengobatan umum
BPG = balai pengobatan gigi
KIA = kesehatan ibu anak
Gizi = konsultasi gizi
KSN = konsultasi sanitasi
FAR = Farmasi
LAB = laboratorium
UPM = unit pengaduan masyarakat
KTU = kepegawaian dan tata usaha
4.3 Rencana Mutu pelayanan
RMP - XX
RMP menyatakan rencana mutu pelayanan
XX menyatakan nomor urut
4.4 Dokumen prosedur mutu
PM / PKBM 3 / XXX / YYY
PM menyatakan dokumen prosedur mutu
PKBM 3 menyatakan puskesmas kebumen 3
XXX menyatakan bagian / unit kerja di puskesmas
YYY menyatakan nomor urut prosedur
Unit kerja mencakup:
PDF = pendaftaran
BPU = balai pengobatan umum
BPG = balai pengobatan gigi
KIA = kesehatan ibu anak
Gizi = konsultasi gizi
KSN = konsultasi sanitasi
FAR = Farmasi
LAB = laboratorium
UPM = unit pengaduan masyarakat
KTU = kepegawaian dan tata usaha
4.5 Kerangka acuan
KA / XXX / YYY
KA = kerangka acuan
XXX = menyatakan bagian / unit kerja di lingkungan puskesmas
YYY = menyatakan nomor urut prosedur
2.TUJUAN Sebagai acuanPENGENDALIAN
penerapan langkah DOKUMEN
langkah untuk menerangkan proses pengendalian dokumen
di puskesmas Kebumen III, supaya
No. Dokumen : setap dokumen yang beredar adalah sah dan terbaru serta
terdistribusi sesuai pemegang
No. Revisi dokumen
:
3.KEBIJAKAN
SOP
Surat Keputusan Tanggal Terbit : Puskesmas Kebumen III tentang Tim Akreditasi Puskesmas
Kepala
No 189.4/161/Kapus/2016
Halaman
UPTD Unit
:2
4.REFERENSI Pedoman Penyusunan Akreditasi Fasilitas Kesehatan tngkat pertama dirjen Bina Upaya
Kesehatan Tahun 2014
PUSKESMAS H.Tri Tunggal ES,SKM.MPH
5.PROSEDUR : Usulan Perubahan/Penambahan Dokumen
KEBUMEN III NIP.19720105199403 006
1. Karyawan terkait memberikan usulan untuk melakukan perubahan/penambahan
dokumen dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen.
2. Karyawan terkait meminta persetujuan Management Representatve/Koordinator
bagian mengenai usulan perubahan/penambahan dokumen tersebut.
3. Managemen Representatve (MR)/ Koordinator Bagian memutuskan untuk menyetujui
atau tdak usulan perubahan atau penambahan dokumen.
4. Jika setuju maka memberikan persetujuan atas usulan perubahan/penambahan
dokumen dengan menandatangani form Usulan Perubahan/Penambahan Dokumen.
5. Jika tdak setuju maka memberikan penolakan terhadap usulan
perubahan/penambahan dokumen.

Pembuatan draft dan penyusunan dokumen

6. Sekertariat akreditasi / Admen membuat draft dokumen dalam bentuk dokumen hard
copy sesuai dengan usulan perubahan / penambahan dokumen yang diinginkan.
7. Melakukan pembahsan terhadap draft dokumen tersebut dengan unit terkait.
8. Mencetak agar pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap dokumen ang telah
disusun dan mendistribusikan hard copy dokumen untuk diperiksa kepada manajemen
representatve.
9. Manajemen representatve melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah
disusun oleh sekertariat akreditasi/ Admen.
10. Jika setuju, maka melakukan persetujuan pada hard copy untuk meminta persetujuan
penyetuju dokumen.
11. Jika tdak setuju, maka melakukan penolakan dokumen dan dikembalikan kepada
sekertariat akreditasi untuk direvisi ( kembali ke 6)

Persetujuan Dokumen
1.1 Penyetuju Dokumen
1.1.1 Menerima dokumen yang telah diperiksa oleh Manajemen Representetatve
melalui hardcopy dokumen.
1.1.2 Jika setuju, maka melakukan persetujuan dengan menandatangani hardcopy
dokumen.
1.1.3 Jika tdak setuju, maka melakukan penolakan dan dikembalikan kepada Sekretariat
akreditasi untuk direvisi ( kembali ke 6 )

Pencetakan dan Penarikan Dokumen

1.2 Pengendali Dokumen
1.2.1 Mendaftar dokumen yang telah disahkan dalam Daftar Induk
1.2.2 Dokumen internal / Materlist Dokumen
1.2.3 Memperbanyak Dokumen yang sudah mendapatkan persetujuan dengan jumlah
copy sesuai Draf Pemegang Dokumen.
1.2.4 Mendistribusikan Dokumen kertas kepada semua pemegang dokumen sesuai
Daftar Pemegang Dokumen.
 1.2.5 Menarik Dokumen lama, bila ada.

PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :3

PUSKESMAS H.Tri Tunggal ES,SKM.MPH

KEBUMEN III NIP.19720105199403 006

1.2.6 Memusnahkan dokumen lama yang sudah tdak berlaku.

1.2.7 Memberitahukan kepada seluruh untt kerja terkait tentang dokumen baru dan /
atau penarikan dokumen lama.
Diagram Alir
Mulai

Karyawan terkait memberikan usulan untuk melakukan

perubahan/penambahan dokumen dengan menggunakan formulir Usulan
Perubahan Dokumen

Karyawan terkait meminta persetujuan Management

Representatve/Koordinator bagian mengenai usulan perubahan/penambahan
dokumen tersebut

Managemen Representatve (MR)/ Koordinator Bagian memutuskan untuk

menyetujui atau tdak usulan perubahan atau penambahan dokumen
Ya
Memberikan penolakan
Tidak
terhadap usulan
Mulai
perubahan/penambahan
dokumen

A
 PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :4

PUSKESMAS H.Tri Tunggal ES,SKM.MPH

KEBUMEN III NIP.19720105199403 006