NOCIONES BÁSICAS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Autor: Lic. Julián D’Angelo

Bibliografía: Diseño de Organizaciones eficientes. Henry Mintzberg.
Organización y Estructura. Juan Carlos Fresco.
Cursogramas, Técnicas y Casos. Miguel Klein.

Estructura: La estructura de una organización puede ser definida simplemente como la

suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es
lograda su coordinación entre estas tareas. (Diseño de Organizaciones Eficientes. Henry
Mintzberg)
La estructura es la forma de organización que adoptan los componentes de un conjunto o
bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar. Decimos que existe una
estructura cuando una serie de elementos se integran en una totalidad que representa
propiedades específicas como conjunto, y cuando, además, las propiedades de los
elementos dependen (en una medida variable) de los elementos específicos de la totalidad.
(Sistemas y estructuras de organización. Jorge Etkin)

Descentralizar: Ceder (delegar) poder; delegar el poder de tomar deciciones.

¿Por que descentralizar? “Porque no todas las decisiones pueden ser entendidas en un
centro, en un cerebro.” (Diseño de Organizaciones Eficientes. Henry Mintzberg)

Descentralización vertical: Es la dispersión del poder formal hacia abajo por la cadena de
autoridad de línea.
Descentralización horizontal: Desplazamiento del poder desde los gerentes de línea a los
técnicos staff, analistas, especialistas de apoyo y operadores.

Departamentalizar: Ceder (delegar) tareas.

Proceso por el cual se agrupan ciertas actividades en determinados sectores para viabilizar
la dinámica de la organización, es decir, con propósitos de administración.

 Funcional. (Compras; Ventas; Producción)

 Por producto (Autos; utilitarios; camiones)
Formas de Departamentalización:  Por cliente (mayorista; minorista)
 Geográfica (zona sur; zona norte)
 Por procesos (soldado; pintura; embalaje)
 Por turno (turno mañana; turno noche)

Configuración estructural: Diferentes modelos de formalización que pueden

racionalmente concebirse, dentro de la mayor o menor preponderancia de cada una de las
partes componentes de la organización.
CONFIGURACION MECANISMO PARTE CLAVE PRINCIPALES TIPO DE FACTORES
COORDINADOR DE LA PARAMETROS DESCENTRALIZACION SITUACIONALES
PRINCIPAL ORGANIZACION DE DISEÑO
ESTRUCTURA Supervisión Cumbre estratégica Centralización, Centralización vertical Joven, pequeña,
SIMPLE Directa estructura y horizontal. sistema técnico no
orgánica sofisticado;
ambiente simple,
dinámico; posible
hostilidad extrema o
fuertes necesidades
de poder del gerente
general; fuera de
moda.
BUROCRACIA Estandarización de Tecnoestructura. Formalización de Descentralización Antigua, grande;
MECANICA procesos de comportamiento. horizontal limitada. sistema técnico no
trabajo. especialización automatizado.
de tarea vertical y regulador; ambiente
horizontal, simple, estable;
agrupamiento control externo; no
habitualmente ajustado a la moda.
funcional, unidad
operativa grande,
centralización
vertical y
descentralización
horizontal
limitada,
planeamiento de
la acción.
BUROCRACIA Estandarización de Núcleo operativo. Capacitación, Descentralización Ambiente complejo
PROFESIONAL destrezas. especialización vertical y horizontal. y estable; sistema
horizontal de técnico no regulador,
tarea, no sofisticado; de
descentralización moda.
vertical y
horizontal.
FORMA Estandarización de Línea media. Grupo comercial, Descentralización Mercados
DIVISIONAL productos. sistema de vertical limitada. diversificados
control de (especialmente
desempeño, productos y
descentralización servicios); antigua,
vertical limitada. grande; necesidades
de poder de los
gerentes
intermedios, de
moda.
ADHOCRACIA Ajuste mutuo. Staff de apoyo. Dispositivos de Descentralización Ambiente complejo,
enlace, estructura selectiva. dinámico; joven;
orgánica, sistema técnico
descentralización sofisticado y a
selectiva, menudo
especialización automatizado; de
horizontal de moda.
cargos,
capacitación,
agrupamiento
funcional y de
mercado a la vez.
FORMALIZACION DE LAS CONFIGURACIONES ESTRUCTURALES

Lo que ha sido puesto por escrito y confirmado por los que establecen la política de la
organización.
A mayor crecimiento organizacional, mayor formalización.
A mayor requerimiento de controles externos, mayor formalización.
A mayor desarrollo tecnológico en la operación, mayor formalización.
A mayor grado de dirección profesional de la cumbre estratégica, mayor formalización.
A mayor nivel de origen de las instrucciones escritas, mayor formalización.

MANUALES

Manual de Políticas: Es el libro de la organización que contiene las políticas de la misma,

que son guías o límites para la toma de decisiones en una organización. Las políticas
expresan las creencias, filosofía e intenciones del máximo nivel de la organización. La
conveniencia de este manual radica en que los miembros de la organización conozcan con
claridad que es lo que los máximos responsables esperan que hagan y que es lo que deben
conocer para facilitar su logro.

Manual de Funciones: Descripción de lo que cada persona debe conocer acerca de su

tarea, de que es responsable, de quien depende, a quienes supervisa, y cuales son las
relaciones para coordinarse con otros miembros de la organización. Describen el puesto de
trabajo y no a la persona que lo ocupa. Sirven como guía para planificar el desarrollo de los
recursos humanos de la organización y también son útiles para el reclutamiento del
personal.

Manual de Autorizaciones: Establece límites y requisitos para ciertas operaciones,

adecuando el alcance del poder de decisión al nivel jerárquico o a cierta especialización
funcional.

Manual de Procedimientos: Guía para comprender las operaciones a través de una

descripción clara y sintética evitando los detalles innecesarios.

GRAFICOS

Organigrama: Representación gráfica del Manual de Funciones.

Representación gráfica que muestra solamente ciertos aspectos de una organización.
Solamente indica cómo es la configuración estructural en un momento determinado de la
vida de la organización. Muestra las principales divisiones de trabajo y posiciones y líneas
de autoridad.
El principio básico para el diseño de organigramas es la simplicidad, ya que debe servir
para llegar con claridad a aquellos a quienes se desea.
En el mismo suelen usarse las siguientes denominaciones:
Para los puestos: presidente, director, gerente, jefe, supervisor, encargado, capataz.
Para las unidades operativas: división, departamento, área, sector, sección.
Cursograma, circuitos administrativos o flow- charts: Representación gráfica del Manual
de Procedimientos.
Es una representación gráfica de un flujo determinado de operaciones de la organización.
Constituye una herramienta para el análisis de los sistemas internos de la organización, que
permite interiorizarse rápidamente de ciertos aspectos operativos.
Debe ser tan claro y preciso que limite la parte narrativa al mínimo imprescindible.
Se preparan en papel para gráficos, y deben realizarse en forma inteligible, con precisión,
permitiendo que cualquier lector los pueda comprender.
El IRAM se abocó en los años 1972 y 1973 al estudio de una norma tendiente a unificar los
símbolos utilizados en la representación gráfica de procedimientos administrativos. Es así
que en noviembre de 1973 aprobó la norma 34051 que establece dichos símbolos.
Actividades: Las siguientes son las actividades que pueden ser de aplicación más o menos
corriente en cualquier empresa, con su correspondiente símbolo representativo.

1) Operación.
2) Traslado
3) Formulario
4) Control
5) Archivo transitorio
7) Archivo definitivo
8) Demora
9) Destrucción
10) Alternativa
11) Conector
12) Proceso no representado

Diagrama de flujo de procesos: Similar al cursograma, en vez de analizar el circuito de la

documentación en los procedimientos administrativos, analiza el circuito de la fabricación
de un bien en el proceso productivo.

Diagrama de flujo de datos: Similar al cursograma, en vez de analizar el circuito de la

documentación en los procedimientos administrativos, analiza el circuito de la información
dentro de la organización.