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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI A premissa básica do BSC é a obtenção dos resultados decorrentes

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI A premissa básica do BSC é a obtenção dos resultados decorrentes das

A premissa básica do BSC é a obtenção dos resultados decorrentes das reações de causa e efeito: uma ação ou um conjunto delas que tem como resultado transformações em seres, objetos ou situações posteriores. Kaplan e Norton ao idealizarem o BSC estruturaram o método em quatro perspectivas que basicamente atendem as necessidades da maioria das organizações:

a) Cidadão-financeiro (financiador): como o dinheiro está sendo aplicado; b) Cidadão-cliente: entrega de serviços à população; c) Processos Internos: a empresa deve racionalizar seus processos internos buscando a excelência dos métodos; d) Aprendizado e crescimento: Maximização do aprendizado do capital humano e uso da tecnologia; Resumindo: as reações de causa e efeito, resultam de uma cadeia de ações orientadas do aprendizado aos interesses dos financiadores, passando pelas melhorias dos processos internos para obtenção de maiores resultados aos cidadãos-clientes. O BSC é uma ferramenta de apoio a disposição do planejador na implantação de seu plano. O método simplifica o plano de implantação das ações parciais, em nível de área organizacional, simplificando a adoção de medidas com premissas simplificadas. Na implementação de um programa de melhoria, o BSC orienta para criação dos scorecards - fichas ou planilhas para acompanhamento do programa prescrevendo um conjunto de quatro definições: a) os objetivos – declaração clara e assertiva dos alvos que se pretende atingir, b) o método de mensuração e obtenção dos indicadores que irão monitorar o desempenho ou resultados, c) as metas - quantificações ou qualificações e periodicidade dos objetivos e, d) as iniciativas a serem postas em prática para o atingimento das metas. No ano de 2009, desenvolvemos nossa estratégia, por meio de nossos painéis, sabemos então o que deve ser feito para entregarmos mais resultados à população, e uma Prefeitura diferente da que recebemos. Devemos agora pôr em prática os projetos elencados como essenciais e buscar recursos para fazê-los.

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI Abaixo, segue uma figura para melhor entendermos o funcionamento, ela foi

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI Abaixo, segue uma figura para melhor entendermos o funcionamento, ela foi retirada

Abaixo, segue uma figura para melhor entendermos o funcionamento, ela foi retirada e traduzida do manual do Governo de Estado de Washington, EUA, que utiliza o BSC no acompanhamento e execução de sua estratégia.

o BSC no acompanhamento e execução de sua estratégia. A figura acima demonstra a importância das

A figura acima demonstra a importância das reuniões de acompanhamento para validar e acompanhar a execução das ações, e em 2010, iremos atuar fortemente neste segmento.

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI As reuniões de acompanhamento O BSC é um sistema de Gestão

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As reuniões de acompanhamento

MUNICIPAL DE CAPIVARI As reuniões de acompanhamento O BSC é um sistema de Gestão e como

O BSC é um sistema de Gestão e como tal envolve uma série de atividades que consistem de

um conjunto de reuniões que precisam ser realizadas periodicamente. Durante estas reuniões o objetivo é:

Avaliar o avanço das metas Controlar o andamento dos Programas e Projetos associados às Metas Avaliar o status dos Objetivos Estratégicos Avaliar a qualidade do Plano de Governo Isto é feito por meio de reuniões:

1-

As Reuniões Operacionais = Avaliação dos resultados entre secretário e equipe.

2-

As Reuniões de Acompanhamento da Execução: entre Prefeito e Secretários

3-

As Reuniões de Avaliação do Plano de Governo

1- Reuniões Operacionais = Avaliação dos Painéis de Gestão das Secretarias Frequencia: Mensal Estas devem ser lideradas pelo Secretário que deverá convocar os responsáveis pelos

Objetivos Estratégicos de seu Painel de Gestão. Durante estas reuniões os líderes dos Objetivos devem analisar com suas equipes sob a liderança do secretário:

O valor alcançado para as Metas associadas aos Objetivos em avaliação;

Avaliar o andamento dos Programas e Projetos associados às Metas;

Avaliar o status do Objetivo Estratégico em questão;

Alocar recursos e promover ações para agilizar Programas e Projetos em atraso.

Desenvolver, quando necessário, Planos de Ações corretivos ou de melhoria.

O Objetivo destas reuniões é mobilizar as pessoas em torno do Plano de Governo e deixar

preparado o Secretário para a Reunião de Avaliação do Plano de Governo, ocasião em que deverá prestar contas de seu Painel de Gestão ao Prefeito.

O Diretor de Gestão deve participar destas reuniões para questionar e desafiar os participantes

a melhorarem seu desempenho, programas e projetos, ou seja, nestas reuniões este deverá fazer o papel

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI do Prefeito caso estivesse participando da reunião. A partir das necessidades

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI do Prefeito caso estivesse participando da reunião. A partir das necessidades apuradas

do Prefeito caso estivesse participando da reunião. A partir das necessidades apuradas nestas reuniões cabe ao Diretor de Gestão comunicar o Chefe de Gabinete para que este convoque reuniões multisecretarias voltadas a promover integração entre estas para o melhor cumprimento de programas multidisciplinares. Cabe ainda ao Diretor de Gestão:

Fazer uma síntese destas reuniões e expô-las ao Prefeito e ao Chefe de Gabinete de modo a prepará-los para a reunião de avaliação do BSC;

Organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e a auxiliar o Chefe de Gabinete em manter o Prefeito informado do andamento e resultados destas reuniões.

2- As Reuniões de Avaliação do BSC Freqüência: Bimestral (Secretários)/ mensal (Prefeito) Esta reunião tem por objetivo fazer uma avaliação do BSC como um todo, deve ser liderada pelo Prefeito. Nesta reunião deve-se concentrar nos componentes dos Painéis de Gestão que estão aquém do planejado. Nesta reunião os Secretários devem apresentar ao Prefeito o “status” de seu Painel de Gestão e caberá ao Prefeito desafiar os Secretários a melhorar os resultados dos Objetivos Estratégicos que não estão dentro do planejado e principalmente a explicitar o que farão para promover a melhoria dos resultados que estão sendo questionados. O desafio aqui é manter a disciplina de que cada Secretário utilize 15% de seu tempo para expor o porquê dos resultados e 85% do tempo para explicitar o que será feito para alcançar as metas. A tarefa dos Secretários estará facilitada, pois uma avaliação detalhada dos Objetivos Estratégicos bem como das ações a serem empreendidas para buscar a melhoria dos resultados já foi feita.

Controlar todos os componentes dos Painéis de Gestão em uma única reunião é cansativo, assim decidiu-se que em um mês somente metade dos Secretários participariam desta reunião enquanto que os outros 50% participariam da reunião seguinte e assim sucessivamente. Alguns procedimentos que podem ser usados na organização destas reuniões são:

Verificar apenas os componentes que estão aquém do planejado.

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI O Prefeito com o auxilio do Chefe de Gabinete e o

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI O Prefeito com o auxilio do Chefe de Gabinete e o Diretor

O Prefeito com o auxilio do Chefe de Gabinete e o Diretor de Gestão escolhem previamente quais objetivos desejam verificar. O Prefeito escolhe algum Tema ou Prioridade Estratégica e se verifica os objetivos associados

ao tema escolhido.

Esta reunião é utilizada para priorizar Programas, Projetos e Alocação de Recursos

Ao Diretor de Gestão cabe organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e auxiliar o Chefe de Gabinete a preparar ao Prefeito para estas reuniões ao sugerir:

o

Que pontos focar em cada Secretaria

o

Quais metas desafiar.

o

Que integrações promover entre as Secretarias.

o

Que Programas e Projetos priorizar, etc

3- As Reuniões de Avaliação do Plano de Governo

Freqüência: Trimestral Esta reunião tem por objetivo fazer uma avaliação do Plano de Governo e deve ser liderada

pelo Prefeito e focar o Mapa Estratégico.

O Objetivo é verificar se o Mapa Estratégico continua fazendo sentido e por conseqüência se o

Plano de Governo formulado está levando aos resultados desejados pelo Prefeito. Esta consiste em projetar o Mapa Estratégico com os sinalizadores (verde/vermelho) de cada objetivo e discutir quais objetivos caminham bem, quais deixam a desejar, qual pilar do Plano de Governo está bem e qual precisa ser reforçado, quais relações de causa e efeito estão funcionando, etc. Mais uma vez, cabe ao Diretor de Gestão organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e auxiliar o Chefe de Gabinete a preparar o Prefeito para estas reuniões.

A Necessidade de Um Escritório da Estratégia

A primeira coisa que precisa ser explicitada é que não cabe aos integrantes do Escritório da

Estratégia formular o Plano de Governo, pois esta é uma tarefa do Prefeito, Vice Prefeito e seus

Secretários.

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI Cabe ao Escritório da Estratégia facilitar o controle da Execução do

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI Cabe ao Escritório da Estratégia facilitar o controle da Execução do Plano

Cabe ao Escritório da Estratégia facilitar o controle da Execução do Plano de Governo. Suas tarefas mínimas tendem a ser:

Liderar a Comunicação da Estratégia Agendar, organizar e facilitar as Reuniões do Sistema de Gestão Facilitar o acompanhamento das Metas Liderar o Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos

A prática tem mostrado que é muito importante constituir um Escritório de Projetos para

controlar os Programas e Projetos Estratégicos. É importante esclarecer que não cabe ao Escritório de Projetos executar os Projetos, mas sim controlar os Projetos e manter o Prefeito e Secretários informados sobre o andamento dos mesmos, cabendo a estes liderar suas equipes para que os

Programas e Projetos aconteçam. Além disso cabe Escritório de Projetos:

Criar e implementar uma rotina de abertura e aprovação dos Projetos Disseminar conhecimento e metodologias de Gestão de Projetos

Um possível roteiro para a implementação de um Escritório de Projetos pode ser:

1-

Selecionar os Programas e Projetos que serão geridos pelo Escritório de Projetos

2-

Priorizar estes Programas e Projetos

3-

Formalizar um a um os Programas e Projetos selecionados 3-1- Criar um Processo de abertura de Programas e Projetos

3-1- Definir os responsáveis pelos Programas e Projetos 3-2- Abrir via um Project Chart um a um os Projetos com no mínimo:

Responsável pelo Programa ou Projeto Clara definição do Escopo dos Projetos Equipe que estará atuando no Projeto com sua carga de trabalho Secretárias que estarão envolvidas no Projetos

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI Resultados esperados Data de Início e Término Cronograma das etapas do

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Resultados esperados

Data de Início e Término

Cronograma das etapas do Projeto

Valor a ser investido nos quatro anos do PPA

Despesa de custeio que o Projeto gerará

Retorno social sobre o investimento a ser feito

Identificação dos riscos associados ao Projeto

feito Identificação dos riscos associados ao Projeto 4- Gerar um cronograma macro dos Projetos = Gestão

4- Gerar um cronograma macro dos Projetos = Gestão do Portfólio de Projetos 5- Os Programas e Projetos deverão fazer parte do Sistema de Gestão da Prefeitura de Capivari e deverão ser controlados no mínimo mensalmente durante as Reuniões Operacionais de cada Secretaria e de Avaliação do BSC e caso necessário re-priorizados nas reuniões de Avaliação do Plano de Governo, que ocorre a cada três meses.

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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI FUNCIONAMENTO DAS REUNIÕES 21 a 28 de cada mês: Apuração dos

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FUNCIONAMENTO DAS REUNIÕES

PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI FUNCIONAMENTO DAS REUNIÕES 21 a 28 de cada mês: Apuração dos resultados

21 a 28 de cada mês: Apuração dos resultados do mês anterior. Cabe ao Secretário exigir de sua

equipe que apresente um relatório onde constem os resultados de sua secretaria. Relatório dos dias 21 do mês anterior a 20 do mês atual.

28 a 08 de cada mês: Reunião entre Secretários e equipe com participação do Diretor de Gestão. O

Secretário deverá analisar os resultados e tomar medidas corretivas. As reuniões deverão ser pré-

agendadas com o Diretor de Gestão. Caso elas não ocorram cabe ao Diretor comunicar Chefe de

Gabinete e Prefeito. (Excepcionalmente, em Janeiro, devido às festas, as reuniões poderão se estender até dia 11/01)

08 a 11 de cada mês: O Diretor de Gestão irá passar o relatório das reuniões para que o Chefe de

Gabinete convoque reuniões entre secretarias e resolva eventuais pendências.

11 a 20 de cada mês: Reuniões entre Secretários elencados e o Prefeito para apresentação do

andamento dos projetos e das ações tomadas para fazer com que caminhem. Neste período, a cada três meses, será feita uma grande reunião de revisão do plano de governo com a presença de todos os secretários.

Reuniões para discussão do Plano de Governo (Trimestrais – com a presença de todos os secretários)

12/01/2010 – Segunda-Feira: 1ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e Secretários 12/04/2010– Segunda-Feira: 2ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e Secretários 12/07/2010 – Segunda-Feira: 3ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e Secretários 13/10/2010 – Quarta-feira: 4ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e Secretários

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Reuniões para apresentação dos resultados (Mensais - Prefeito/Bimestrais – Secretários)

18/01/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social, Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação. 17/02/2010 – Quarta-feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico, Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon. 15/03/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social, Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação. 19/04/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico, Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon. 17/05/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social, Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação. 14/06/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico, Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon. 19/07/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social, Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação. 16/08/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico, Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon. 13/09/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social, Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação. 18/10/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico, Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon. 16/11/2010 – Terça-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social, Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação. 13/12/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico, Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.

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