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PREFEITURA MUNICIPAL DE CAPIVARI

A premissa básica do BSC é a obtenção dos resultados decorrentes das reações de causa e
efeito: uma ação ou um conjunto delas que tem como resultado transformações em seres, objetos ou
situações posteriores.
Kaplan e Norton ao idealizarem o BSC estruturaram o método em quatro perspectivas que
basicamente atendem as necessidades da maioria das organizações:
a) Cidadão-financeiro (financiador): como o dinheiro está sendo aplicado;
b) Cidadão-cliente: entrega de serviços à população;
c) Processos Internos: a empresa deve racionalizar seus processos internos buscando a
excelência dos métodos;
d) Aprendizado e crescimento: Maximização do aprendizado do capital humano e uso da
tecnologia;
Resumindo: as reações de causa e efeito, resultam de uma cadeia de ações orientadas do
aprendizado aos interesses dos financiadores, passando pelas melhorias dos processos internos para
obtenção de maiores resultados aos cidadãos-clientes.
O BSC é uma ferramenta de apoio a disposição do planejador na implantação de seu plano. O
método simplifica o plano de implantação das ações parciais, em nível de área organizacional,
simplificando a adoção de medidas com premissas simplificadas.
Na implementação de um programa de melhoria, o BSC orienta para criação dos scorecards -
fichas ou planilhas para acompanhamento do programa prescrevendo um conjunto de quatro
definições: a) os objetivos – declaração clara e assertiva dos alvos que se pretende atingir, b) o método
de mensuração e obtenção dos indicadores que irão monitorar o desempenho ou resultados, c) as metas
- quantificações ou qualificações e periodicidade dos objetivos e, d) as iniciativas a serem postas em
prática para o atingimento das metas.
No ano de 2009, desenvolvemos nossa estratégia, por meio de nossos painéis, sabemos então o
que deve ser feito para entregarmos mais resultados à população, e uma Prefeitura diferente da que
recebemos.
Devemos agora pôr em prática os projetos elencados como essenciais e buscar recursos para
fazê-los.

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Abaixo, segue uma figura para melhor entendermos o funcionamento, ela foi retirada e
traduzida do manual do Governo de Estado de Washington, EUA, que utiliza o BSC no
acompanhamento e execução de sua estratégia.

A figura acima demonstra a importância das reuniões de acompanhamento para validar e


acompanhar a execução das ações, e em 2010, iremos atuar fortemente neste segmento.

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As reuniões de acompanhamento

O BSC é um sistema de Gestão e como tal envolve uma série de atividades que consistem de
um conjunto de reuniões que precisam ser realizadas periodicamente.
Durante estas reuniões o objetivo é:
 Avaliar o avanço das metas
 Controlar o andamento dos Programas e Projetos associados às Metas
 Avaliar o status dos Objetivos Estratégicos
 Avaliar a qualidade do Plano de Governo
Isto é feito por meio de reuniões:
1- As Reuniões Operacionais = Avaliação dos resultados entre secretário e equipe.
2- As Reuniões de Acompanhamento da Execução: entre Prefeito e Secretários
3- As Reuniões de Avaliação do Plano de Governo

1- Reuniões Operacionais = Avaliação dos Painéis de Gestão das Secretarias


Frequencia: Mensal
Estas devem ser lideradas pelo Secretário que deverá convocar os responsáveis pelos
Objetivos Estratégicos de seu Painel de Gestão. Durante estas reuniões os líderes dos Objetivos devem
analisar com suas equipes sob a liderança do secretário:
 O valor alcançado para as Metas associadas aos Objetivos em avaliação;
 Avaliar o andamento dos Programas e Projetos associados às Metas;
 Avaliar o status do Objetivo Estratégico em questão;
 Alocar recursos e promover ações para agilizar Programas e Projetos em atraso.
 Desenvolver, quando necessário, Planos de Ações corretivos ou de melhoria.
O Objetivo destas reuniões é mobilizar as pessoas em torno do Plano de Governo e deixar
preparado o Secretário para a Reunião de Avaliação do Plano de Governo, ocasião em que deverá
prestar contas de seu Painel de Gestão ao Prefeito.
O Diretor de Gestão deve participar destas reuniões para questionar e desafiar os participantes
a melhorarem seu desempenho, programas e projetos, ou seja, nestas reuniões este deverá fazer o papel

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do Prefeito caso estivesse participando da reunião. A partir das necessidades apuradas nestas reuniões
cabe ao Diretor de Gestão comunicar o Chefe de Gabinete para que este convoque reuniões
multisecretarias voltadas a promover integração entre estas para o melhor cumprimento de programas
multidisciplinares.
Cabe ainda ao Diretor de Gestão:
• Fazer uma síntese destas reuniões e expô-las ao Prefeito e ao Chefe de Gabinete de modo a
prepará-los para a reunião de avaliação do BSC;
• Organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e a auxiliar o Chefe de Gabinete em manter o
Prefeito informado do andamento e resultados destas reuniões.

2- As Reuniões de Avaliação do BSC


Freqüência: Bimestral (Secretários)/ mensal (Prefeito)
Esta reunião tem por objetivo fazer uma avaliação do BSC como um todo, deve ser liderada
pelo Prefeito. Nesta reunião deve-se concentrar nos componentes dos Painéis de Gestão que estão
aquém do planejado.
Nesta reunião os Secretários devem apresentar ao Prefeito o “status” de seu Painel de Gestão e
caberá ao Prefeito desafiar os Secretários a melhorar os resultados dos Objetivos Estratégicos que não
estão dentro do planejado e principalmente a explicitar o que farão para promover a melhoria dos
resultados que estão sendo questionados.
O desafio aqui é manter a disciplina de que cada Secretário utilize 15% de seu tempo para
expor o porquê dos resultados e 85% do tempo para explicitar o que será feito para alcançar as metas.
A tarefa dos Secretários estará facilitada, pois uma avaliação detalhada dos Objetivos
Estratégicos bem como das ações a serem empreendidas para buscar a melhoria dos resultados já foi
feita.
Controlar todos os componentes dos Painéis de Gestão em uma única reunião é cansativo,
assim decidiu-se que em um mês somente metade dos Secretários participariam desta reunião enquanto
que os outros 50% participariam da reunião seguinte e assim sucessivamente.
Alguns procedimentos que podem ser usados na organização destas reuniões são:
 Verificar apenas os componentes que estão aquém do planejado.

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 O Prefeito com o auxilio do Chefe de Gabinete e o Diretor de Gestão escolhem previamente


quais objetivos desejam verificar.
 O Prefeito escolhe algum Tema ou Prioridade Estratégica e se verifica os objetivos associados
ao tema escolhido.
Esta reunião é utilizada para priorizar Programas, Projetos e Alocação de Recursos
Ao Diretor de Gestão cabe organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e auxiliar o Chefe
de Gabinete a preparar ao Prefeito para estas reuniões ao sugerir:
o Que pontos focar em cada Secretaria
o Quais metas desafiar.
o Que integrações promover entre as Secretarias.
o Que Programas e Projetos priorizar, etc..

3- As Reuniões de Avaliação do Plano de Governo


Freqüência: Trimestral
Esta reunião tem por objetivo fazer uma avaliação do Plano de Governo e deve ser liderada
pelo Prefeito e focar o Mapa Estratégico.
O Objetivo é verificar se o Mapa Estratégico continua fazendo sentido e por conseqüência se o
Plano de Governo formulado está levando aos resultados desejados pelo Prefeito.
Esta consiste em projetar o Mapa Estratégico com os sinalizadores (verde/vermelho) de cada
objetivo e discutir quais objetivos caminham bem, quais deixam a desejar, qual pilar do Plano de
Governo está bem e qual precisa ser reforçado, quais relações de causa e efeito estão funcionando, etc.
Mais uma vez, cabe ao Diretor de Gestão organizar a agenda destas reuniões e facilitá-las e
auxiliar o Chefe de Gabinete a preparar o Prefeito para estas reuniões.

A Necessidade de Um Escritório da Estratégia


A primeira coisa que precisa ser explicitada é que não cabe aos integrantes do Escritório da
Estratégia formular o Plano de Governo, pois esta é uma tarefa do Prefeito, Vice Prefeito e seus
Secretários.

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Cabe ao Escritório da Estratégia facilitar o controle da Execução do Plano de Governo. Suas


tarefas mínimas tendem a ser:
 Liderar a Comunicação da Estratégia
 Agendar, organizar e facilitar as Reuniões do Sistema de Gestão
 Facilitar o acompanhamento das Metas
 Liderar o Escritório de Projetos

O Escritório de Projetos

A prática tem mostrado que é muito importante constituir um Escritório de Projetos para
controlar os Programas e Projetos Estratégicos. É importante esclarecer que não cabe ao Escritório de
Projetos executar os Projetos, mas sim controlar os Projetos e manter o Prefeito e Secretários
informados sobre o andamento dos mesmos, cabendo a estes liderar suas equipes para que os
Programas e Projetos aconteçam.
Além disso cabe Escritório de Projetos:
 Criar e implementar uma rotina de abertura e aprovação dos Projetos
 Disseminar conhecimento e metodologias de Gestão de Projetos
Um possível roteiro para a implementação de um Escritório de Projetos pode ser:
1- Selecionar os Programas e Projetos que serão geridos pelo Escritório de Projetos
2- Priorizar estes Programas e Projetos

3- Formalizar um a um os Programas e Projetos selecionados


3-1- Criar um Processo de abertura de Programas e Projetos
3-1- Definir os responsáveis pelos Programas e Projetos
3-2- Abrir via um Project Chart um a um os Projetos com no mínimo:
 Responsável pelo Programa ou Projeto
 Clara definição do Escopo dos Projetos
 Equipe que estará atuando no Projeto com sua carga de trabalho
 Secretárias que estarão envolvidas no Projetos

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 Resultados esperados
 Data de Início e Término
 Cronograma das etapas do Projeto
 Valor a ser investido nos quatro anos do PPA
 Despesa de custeio que o Projeto gerará
 Retorno social sobre o investimento a ser feito
 Identificação dos riscos associados ao Projeto
4- Gerar um cronograma macro dos Projetos = Gestão do Portfólio de Projetos
5- Os Programas e Projetos deverão fazer parte do Sistema de Gestão da Prefeitura de Capivari
e deverão ser controlados no mínimo mensalmente durante as Reuniões Operacionais de cada
Secretaria e de Avaliação do BSC e caso necessário re-priorizados nas reuniões de Avaliação do Plano
de Governo, que ocorre a cada três meses.

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FUNCIONAMENTO DAS REUNIÕES

21 a 28 de cada mês: Apuração dos resultados do mês anterior. Cabe ao Secretário exigir de sua
equipe que apresente um relatório onde constem os resultados de sua secretaria. Relatório dos dias 21
do mês anterior a 20 do mês atual.
28 a 08 de cada mês: Reunião entre Secretários e equipe com participação do Diretor de Gestão. O
Secretário deverá analisar os resultados e tomar medidas corretivas. As reuniões deverão ser pré-
agendadas com o Diretor de Gestão. Caso elas não ocorram cabe ao Diretor comunicar Chefe de
Gabinete e Prefeito. (Excepcionalmente, em Janeiro, devido às festas, as reuniões poderão se estender
até dia 11/01)
08 a 11 de cada mês: O Diretor de Gestão irá passar o relatório das reuniões para que o Chefe de
Gabinete convoque reuniões entre secretarias e resolva eventuais pendências.
11 a 20 de cada mês: Reuniões entre Secretários elencados e o Prefeito para apresentação do
andamento dos projetos e das ações tomadas para fazer com que caminhem. Neste período, a cada três
meses, será feita uma grande reunião de revisão do plano de governo com a presença de todos os
secretários.

Reuniões para discussão do Plano de Governo (Trimestrais – com a presença de


todos os secretários)

12/01/2010 – Segunda-Feira: 1ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e


Secretários
12/04/2010– Segunda-Feira: 2ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e
Secretários
12/07/2010 – Segunda-Feira: 3ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e
Secretários
13/10/2010 – Quarta-feira: 4ª Validação do Plano de Governo – Prefeito, Chefe de Gabinete e
Secretários

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Reuniões para apresentação dos resultados (Mensais - Prefeito/Bimestrais –


Secretários)

18/01/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social,


Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação.
17/02/2010 – Quarta-feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico,
Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.
15/03/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social,
Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação.
19/04/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico,
Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.
17/05/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social,
Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação.
14/06/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico,
Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.
19/07/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social,
Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação.
16/08/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico,
Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.
13/09/2010 – Segunda-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social,
Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação.
18/10/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico,
Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.
16/11/2010 – Terça-Feira: Administração, Comunicação, Fazenda, Jurídico, TI, Defesa Social,
Desenvolvimento Urbano, Obras, SAAE, Habitação.
13/12/2010 – Segunda-Feira: Educação, Saúde, Cultura, Esporte, Desenvolvimento Econômico,
Desenvolvimento Urbano, Meio Ambiente, Procon.

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