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Escola Secundária Cacilhas-Tejo

Comunicações
Administrativas
Módulo 13
18-12-2013
Técnicas de Secretariado

Trabalho Realizado por: Geissamara Gomes n.º8


Jéssica Gois n.º10
2ºM
Índice

Introdução ..................................................................................................................................... 4
Comunicação administrativa ......................................................................................................... 5
Comunicações administrativas...................................................................................................... 6
Ofícios........................................................................................................................................ 6
Modelo de Estruturação........................................................................................................ 6
Partes importantes do ofício ................................................................................................. 7
Oficio circular: ....................................................................................................................... 7
Exemplo de oficio .................................................................................................................. 8
Aviso e Notificação .................................................................................................................... 9
Exemplo de aviso................................................................................................................... 9
Memoriais, petições e requerimentos: ................................................................................... 10
Procurações e protocolos........................................................................................................ 12
Procuração .......................................................................................................................... 12
Protocolo ............................................................................................................................. 14
Anúncio e Edital....................................................................................................................... 16
Exemplo de anúncio ............................................................................................................ 16
Leilão ....................................................................................................................................... 17
Exemplo de Leilão ............................................................................................................... 17
Atestado .................................................................................................................................. 18
Exemplo de atestado ........................................................................................................... 19
Certidão ................................................................................................................................... 20
Exemplo de certidão ........................................................................................................... 21
Declaração ............................................................................................................................... 22
Exemplo de Declaração ....................................................................................................... 22
Certificados ............................................................................................................................. 23
Exemplo de Certificados ...................................................................................................... 23
Abreviaturas ............................................................................................................................ 24
Siglas ........................................................................................................................................ 25
Conclusão .................................................................................................................................... 27
Bibliografia .................................................................................................................................. 28

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Introdução

Este trabalho foi realizado a pedido da professora Domitila da disciplina de


Técnicas de Secretariado e refere-se ao módulo 13.

A finalidade deste trabalho é a de dar a conhecer como as empresas,


independentemente da sua área de atividade, se devem dirigir aos organismos
públicos, através de comunicações que obedecem normalmente a uma redação
formal, remetendo invariavelmente para aspetos legislativos, normativos ou
regulamentares.

Vamos assim desenvolver o tema “Comunicações Administrativas” e os


subtemas, Ofícios, Avisos e notificações; Memoriais, Petições e Requerimentos;
Procurações e Protocolos; Atestados, Certidões, Certificados e Declarações; Anúncios;
Editais; Leilões e Hastas; Siglas e Abreviaturas.

Os nossos objetivos são o de conhecer as regras, tanto formais como de


conteúdo, que regulam a estrutura destas comunicações, identificar os principais tipos
de comunicações administrativas, pesquisar, selecionar e organizar este tipo de
informação.

Na realização deste trabalho vamos realizar pesquisas na internet sobre o


assunto e ainda consultar alguns livros.

A metodologia utilizada foi a de dividir os assuntos pelos dois elementos do


grupo, depois pesquisamos, e no fim juntamos ambas as partes e organizamos o texto.

A pesquisa também tinha como objetivo a participação num trabalho colectivo


online no Mindomo (mapa de conceitos) e a realização de uma apresentação
PowerPoint sobre os subtemas ofícios, avisos e notificações e apresentar à turma o
resultado dessa pesquisa.

3
Comunicação administrativa

A comunicação administrativa inclui todos os conteúdos referentes ao quotidiano da


administração, atendendo às áreas centrais de planeamento e às estruturas técnico-
normativas, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das
atividades funcionais. Trata-se de base informativo-normativo da organização. E, por
se constituir no apoio principal de funcionamento do trabalho da rotina – normas,
instruções, portarias, memorandos, cartas técnicas, índices, taxas, … é o que pedido
maior dificuldade, transformando-se, por resultante, em uma das maiores fontes de
problemas e ruídos das organizações.

A comunicação administrativa tem o objetivo de orientar, atualizar, organizar e


reorganizar o fluxo das atividades funcionais, ela também ajuda a informar regras e
normas da organização.

Algumas caraterísticas dessa comunicação são:

 Caráter prioritariamente informativo,

 Conversação em prol da boa execução de tarefas,

 Instruções,

 Diretrizes,

 Informações técnicas ou acontecimentos administrativos e operacionais.

4
Comunicações administrativas
Ofícios
São comunicações oficiais de carácter administrativo e têm habitualmente a estrutura
de carta comercial – pedido de informação e envio de recursos informativos, ou então
das circulares – alterações ou modificações, iniciativas ocasionais, etc.

Modelo de Estruturação

1. Timbre (se houver)

2. Três espaços duplos

3. (À esquerda) Número do ofício. (Na mesma linha, na posição centro-direita)


Local e data.

4. Um espaço duplo

5. Assunto

6. Dois espaços duplos

7. Vocativo

8. Três espaços duplos

9. Corpo do texto

10. Dois espaços duplos

11. Fecho

12. Três espaços duplos

13. Identificação do signatário (assinatura acima do nome, abaixo do qual aparece


o cargo ou a função)

14. (mais abaixo à esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o cargo do


destinatário, endereço postal completo

5
Partes importantes do ofício

O vocativo a ser utilizado em comunicações dirigidas aos chefes de poder é


excelentíssimo senhor.

Exemplo:

Excelentíssimo senhor Presidente da República;

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo


respectivo:

 Senhor Juiz;

 Senhor Ministro;

Ofício circular:

Pertence aos mesmos critérios e padrões do ofício.

É utilizado quando um mesmo assunto é transmitido simultaneamente para vários


destinatários.

O ofício circular é assinado e numerado apenas uma vez, e seus destinatários podem
ser identificados em grupos afins ou isoladamente.

6
Exemplo de ofício

7
Aviso e Notificação
De caráter oficial e muitas vezes obrigatório, estas comunicações são atos judiciais
com que se dá conhecimento público de um facto (aviso nos jornais), ou se chama
alguém a comparecer num organismo público diretamente ou pelo correio – aviso-
postal, carta registada, etc.

Exemplo de aviso

8
Memoriais, petições e requerimentos:

O requerimento, a petição, o memorial ou a exposição são basicamente solicitações


dirigidas a uma entidade ou organismo oficial e formuladas por escrito de acordo com
as normas ou as disposições legais.

 No requerimento, o pretendente (demandante, requerente) expõe uma


exigência a um direito que lhe assiste, citando portanto a legislação ou
estatutos correspondente;

 Na petição, formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos


com que o faz;

 No memorial, refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as


comunicações obtidas ou as dedicações feitas sobre o assunto.

9
Fonte: http://tecnicasecretariado.wikispaces

10
Procurações e Protocolos

Procuração

A procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o


representar.

Reverte-se de formas diferentes, conforme o ato ou negócio que se pretende que o


procurador realize. É constituída basicamente por 2 partes:

 Identificação do representante e do representado;

 Objeto e âmbito da procuração.

11
Fonte: http://www.huap.uff.br/huap/sites

12
Protocolo

Serviço que visa o recebimento de documentos para cadastro e encaminhamento aos


setores competentes e a abertura, registo e tramitação de processos administrativos
académicos, financeiros, pessoais, etc. dos professores, alunos, servidores técnico-
administrativos, bem como dos diversos setores e departamentos.

A palavra protocolo tem vários significados:

 A de conjunto de normas de cerimonial e cortesia a observar em determinadas


situações (socioprofissional e administrativas);

 A de livro onde os escrivães de um juízo fazem a anotação de uma audiência,


ou onde uma empresa regista entregas de correspondência;

 A de ata relativa a um acordo, congresso ou conferência internacional.

Embora todas estejam relacionadas com a comunicação, é a terceira a que mais nos
interessa. Porque pressupõe um acordo vantajoso para ambas as partes, além de
construir um importante meio de desenvolvimento das relações entre países,
organizações, grupos e sociedades, o protocolo reveste-se de grande importância,
sobretudo o de carácter comercial, social e político.

13
Fonte: http://www.gdparlamentar.pt

14
Anúncio e Edital
O anúncio é uma informação ou um aviso que se transmite, faz saber ou dá
conhecimento de algo ao público. Quando esse anúncio representa uma ordem oficial
ou judicial, toma o nome, respetivamente, de edital ou de édito.

É um instrumento pelo qual a administração dá conhecimento ao público sobre:


licitações, concursos públicos, etc.

É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou como "Aviso de


Edital”, dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra.

Elementos:

 Entidade, organismo ou empresa promotora;

 Finalidades e objeto do concurso;

 Condições do mesmo ou Local onde poderão ser obtidas;

 Data limite da proposta ou da candidatura.

Exemplo de anúncio

15
Leilão
Um leilão é uma venda pública em que os objetos são entregues a quem fizer a oferta
mais elevada, correspondendo o remate ao maior lance. Quando um leilão passa por
efeito de mandado judicial, pode também tomar o nome de hasta pública.

Elementos:

 Data, Hora e Local;

 Objeto de leilão (direito a arrendamento, bens móveis e imóveis, ...);

 Descrição dos artigos a leiloar;

 Responsável pelo leilão.

Exemplo de Leilão

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Atestado
Procedimento através do qual a administração confirma um facto ou situação de que
tem conhecimento, mas que não consta do arquivo, livro, registo ou qualquer outro
documento em poder da organização.

Diz respeito a eventos passageiros, sujeitos a alterações contínuas. Destina-se a


comprovar situações transitórias, possíveis de modificações frequentes.

Documento passado por alguém, em função do cargo que ocupa, ou função que
exerce, declarando um facto existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma
pessoa.

As partes que o compõem são:

 Título (a palavra ATESTADO), em letras maiúsculas e centrado sobre o texto.

 Texto constante de um parágrafo, indicando a quem se refere, o número de


identificação e a matéria do Atestado.

 Local e data, por extenso.

 Assinatura, nome e cargo da pessoa que emite o Atestado.

17
Exemplo de atestado

18
Certidão
Ato por meio do qual a administração declara a existência de um facto ou situação que
pode ser confirmada publicamente (autos, procedimentos, despachos, etc.).

Declaração feita por escrito, com o objetivo de comprovar ato ou assentamento


constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas.

Difere do atestado em dois aspetos:

 Apoia-se obrigatoriamente em documentos que se encontram em poder da


organização;

 Refere-se a situações de natureza permanente.

As partes que a compõem são:

 Título (a palavra CERTIDÃO), em letras maiúsculas, sobre o texto, com


numeração.

 Texto composto de um parágrafo, com o conteúdo da Certidão.

 Local e data, por extenso, a seguir ao texto.

 Assinaturas: de quem digitou a Certidão e do funcionário que a confere,


confirmadas pelo visto da chefia máxima.

19
Exemplo de certidão

20
Declaração
O empregado ou a administração afirma a existência ou inexistência de um direito ou
de um facto. Se a manifestação parte do empregado, mesmo que sob pedido da
instituição, a declaração é pessoal. É o que ocorre, por exemplo, quando um servidor
se manifesta, em processo administrativo disciplinar, acerca de um facto do qual tenha
conhecimento.

Quando a manifestação é da própria instituição, por intermédio de seus titulares, a


declaração é administrativa.

Exemplo de Declaração

21
Certificados
O certificado é um tipo de texto para encontrar um facto particular. No processo de
candidatura a um emprego, os certificados são fundamentais para demonstrar a
formação e experiência.

É um tipo de texto que normalmente é produzido a pedido do destinatário, e uma


pessoa com autoridade suficiente dentro da organização para estabelecer que cumpriu
com a declaração no documento.

Os certificados podem confirmar factos muito diferentes:

 Frequência, a participação em um curso ou organização, ou no dia do evento;

 Resultados escolares;

 Ensino de um curso ou seminário especial;

 Experiência profissional numa área particular;

 Participação num grupo ou hierarquia;

 O conhecimento de línguas estrangeiras;

 Realizar qualquer outra atividade clássica ou extracurricular;

 A adaptação de um objeto a uma regra.

Exemplo de Certificados

22
Estrutura básica de declaração, certidões, certificados e atestados.
 Título

 Identificação / entidade emissora, pessoas ou firmas em causa, …

 Dados / datas, categorias profissionais, funções exercidas, remunerações


(mensais / anuais, liquidadas / ilíquidas), descontos feitos, …

 Data, Assinatura

 Chancela (carimbo, selo branco, …)

23
Abreviaturas
Quando uma palavra é representada por meio de uma ou algumas das suas letras;
Abreviatura ou abreviação expressão ou frase, usada em geral na escrita, onde
frequentemente se utiliza com um ponto final para se indicar que se trata de uma
forma incompleta. Por exemplo: Adj. é a abreviatura de adjetivo; máx., de máximo; V.
Ex.ª de Vossa Excelência; A/C e Ref. são abreviaturas de aos cuidados de e referência
(fórmula usada em cartas comerciais

24
Siglas
A sigla é um tipo de abreviação utilizada para reduzir algumas palavras, a fim de que
tenha mais agilidade tanto ao falar como ao escrever.

É formada, geralmente, pelas iniciais dos termos. Exemplos:

25
Conclusão

Neste trabalho desenvolvemos o tema “Comunicações Administrativas” e os


subtemas, Ofícios, Avisos e notificações; Memoriais, Petições e Requerimentos;
Procurações e Protocolos; Atestados, Certidões, Certificados e Declarações; Anúncios;
Editais; Leilões e Hastas; Siglas e Abreviaturas.

Para este trabalho tivemos alguma dificuldade em encontrar exemplos de alguns tipos
de comunicação administrativa como por exemplo de atestado e notificações.

Cumprimos todos os objetivos que nos propusemos desenvolver.

A metodologia utilizada foi dividir os assuntos pelos dois elementos do grupo, depois
pesquisamos e por fim juntamos ambas as partes e organizamos o texto.

A pesquisa, seleção e organização sobre este tipo de comunicação – administrativa,


também teve como objetivo a participação num trabalho coletivo online no Mindomo
e realizamos ainda um PowerPoint sobre os subtemas: Ofícios, avisos e notificações
para apresentar à turma.

26
Bibliografia
http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20PowerPoint%20-
%20Comunica%C3%A7%C3%A3o%20Administrativa%20-
T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf/53412770/Microsoft%20PowerPoint%20-
%20Comunica%C3%A7%C3%A3o%20Administrativa%20-
T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Of%C3%ADcios

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Memoriais%2C+peti%C3%A7%C3%B5es+e+
requerimentos

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Procura%C3%A7%C3%B5es+e+protocolos

http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/certid%C3%B5es%2C+certifica%C3%A7%C3
%B5es

http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacao-oficial-e-
normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacao-oficial.pdf

http://www.noticias.uff.br/arquivos/manual-atos-oficiais.pdf

Santos, Madalena, (s.d.) A Comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto Editora

Santos, Madalena e Maia, Arménia (s.d.) Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto


Editora

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Ficha de Avaliação do Trabalho de Pesquisa
Título: Comunicação administrativa Disciplina: Técnicas de secretariado
Alunos: Geissamara

Estrutura Tópicos Sim Não


Indica o nome da escola; x
Identifica a disciplina a que se destina; x
Capa Possui título/subtítulo do trabalho x
6 pontos Identifica o(s) autor(es): nome, número, ano e turma; x
Indica o nome do professor; x
Indica a data x
Identifica os títulos dos capítulos; x
Índice
Lista organizadamente os subtítulos; x
3 pontos
Indica as páginas correspondentes a cada tópico. x
Indica porque razão foi realizado o trabalho; x
Introdução Indica o objectivo do trabalho; x
20 pontos Indica como foi feito; x
Resume sucintamente o assunto x
Destaca os títulos e subtítulos; (2 pontos) x
Desenvolve o tema proposto; (5 pontos) x
Inclui ilustrações, gráficos ou esquemas para melhor compreensão do tema; (6 x
Desenvolvimento pontos)
105 pontos Esses organizadores têm legendas explicativas; (2 pontos) x
Desenvolvimento adequado; (40 pontos) x
Desenvolvimento bem estruturado; (40 pontos) x
Objectivo claro. (10 pontos) x
Conclusão Apresenta uma conclusão clara, indicando se os objectivos foram cumpridos; x
40 pontos Apresenta a opinião pessoal ou do grupo sobre o trabalho realizado; x
Apresenta fontes diversificadas; x
Enumera os livros consultados ou outras fontes por ordem alfabética; x
Bibliografia
Indica o nome do autor (apelido primeiro e em maiúscula),nome do livro (em x
12 pontos
itálico ou sublinhado), editora, local e data;
As fontes estão devidamente apresentadas x
Anexos Há anexos; x
6 pontos Os anexos estão devidamente organizados e referenciados para fácil consulta; x

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Boa coordenação entre os elementos do grupo;
Outros
O grupo demonstrou segurança;
8 pontos
Utilizaram as TIC.

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