Capitulo 1: ¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Apuntes:

 Muchos proyectos pueden tener ideas más brillantes, pero pueden fracasar sin que sepamos el por qué. La
respuesta es porque no hay énfasis en su gestión. Esto a punta la dirección de proyectos.
 Todos los logros de la humanidad parten por un proyecto.
 Hay fórmulas más eficientes para gestionar un proyecto, sobre todo cuando hay restricciones de costo,
tiempo y recursos; es por eso recurren a las técnicas y herramientas que nos ofrece la dirección de
proyectos.
 Con estas técnicas llevará a que estas ideas se concreten y finalicen a tiempo dentro del presupuesto y
cumpliendo con el alcance y calidad establecida.
 La importancia de dirigir un proyecto, en ambientes cada vez más complejos, nos demuestra su
importancia. Actualmente es inquietante la cantidad de proyectos que fracasan
 PMI (Project Management Institute), organización profesional más grande del mundo que se destaca en
esa área por la demanda de administración de proyectos.
 Grupo Standish a través del reporte del caos, estudio 50 mil proyectos en todo el mundo que contemplo
pequeñas mejoras a grandes implementaciones. El 19% se consideró un fracaso frente al 22% del año 2011.
El 29% fue un éxito total y el mismo porcentaje se produjo en el año 2015.
 La probabilidad de éxito parece inversamente proporcional relacionada al tamaño del mismo: cuanto más
grandes es el proyecto, es más probable que no sea exitoso.
 Existen técnicas que permiten mejorar las probabilidades de éxito de los proyectos independiente de su
tamaño. (Metodología Agile).
 La dirección de proyectos: consiste en conseguir la ejecución de un proyecto en el tiempo establecido,
dentro de los alcances delimitados, enmarcado en el presupuesto y de acuerdo con las especificaciones de
calidad.

La dirección y el Proyecto.

 La dirección general y dirección de proyectos tienen similitudes, pero no son iguales.

 El proceso de la dirección general se entiende por todo proceso configuración social encaminado a convertir
un propósito en una realidad concreta.
 Entre las funciones de dirección es acordar objetivos, planificar, decidir, motivar, organizar, administrar,
controlar e informar. Estas actividades deben ser consideradas en todo el proceso.
 No hay una definición de proyecto, debido a que este concepto se utiliza en muchas disciplinas. (legal,
educacional, salud, empresa, social, político)
 Para lograr sus objetivos la dirección general y la dirección de proyectos se nutren de la planificación,
organización, dirección de recursos humanos y materiales, y la ejecución y control de los planes.
 Es importante el fundamento de la dirección general, pero no es suficiente. Para asegurar la dirección de
un proyecto exitosa de los proyectos, se deben considerar los atributos y componentes de: procesos,
temporales, los recursos y productos, y los servicios o resultados únicos.
o Procesos: Son el conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, compuestas de forma
ordenada para la realización de alguna cosa. Por ejemplo, la gestión de compras, contabilidad,
contratación de personal, bodega, etc.
o Temporales: Tienen un plazo definido, acotado en el tiempo, conocido también como vida útil
finita. Tiene un tiempo y una fecha en que debe concluirse. Por ejemplo, el mejoramiento de una
escuela básica debe quedar terminado a más tardar el 20 de junio de 2014.
o Recursos: Es el conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos para alcanzar los
objetivos del producto o servicio único.
o Producto, servicio o resultado único: Puede ser un elemento terminado o una función específica
que respalda la estrategia de negocio o a un proceso productivo. Puede ser el desarrollo de un
producto nuevo, la construcción de una casa o la planificación de un matrimonio, actividades que
son únicas, debido a las adaptaciones que exigen
 Comience su proyecto exigiendo a todos los miembros del equipo que se ajusten a los procesos y
 procedimientos comunes y que utilicen los formatos de documentación estándar.
 Los fracasos de los proyectos:

o La falta de conocimientos acerca de Dirección de Proyectos.

o Definición pobre de los objetivos al iniciar el proyecto.
o Incapacidad para formar un equipo verdaderamente multifuncional.
o Falta de comprensión de la disponibilidad de los miembros del equipo y de su capacidad de
hacer el trabajo.
o Liderazgo débil.
o Falta de compromiso de la dirección superior.
o Incapacidad para anticipar los problemas.
o Planificación y control pobre.
o Resistencia al cambio.
o Proceso de comunicación poco efectivo.
o Poca claridad de los progresos del proyecto.
o Recursos inadecuados.
o Confusión de roles y responsabilidades ¿Quién hace qué? ¿Cuándo?
o Demasiado optimismo acerca del tiempo debido a nuestra capacidad de subestimarlo todo.
Éxito en los proyectos:
o El objetivo de todo proyecto es tener éxito. La Real Academia Española de la Lengua (RAE) define éxito
como “el resultado feliz de un negocio, actuación, etcétera”.
o la mayoría de los proyectos tiene metas de costo y tiempo claramente definidas, es común que se
juzgue el éxito de un proyecto según se haya terminado dentro del presupuesto y antes de la fecha de
entrega.
o ¿Satisfizo el proyecto las especificaciones? ¿Tuvo éxito en el mercado? ¿Tuvo éxito en aumentar la
participación de mercado, los ingresos, las ganancias, etcétera, a largo plazo? ¿Proporcionó a la
organización el aprendizaje necesario para dar a proyectos futuros una mayor posibilidad de éxito?
¿Le sirve al cliente? Y, por último, ¿Le gustó?

Las tres dimensiones:

 La dirección de proyecto está limitada por tres restricciones básicas, tiempo, costo y calidad (Restricción triple
del proyecto). Se incorpora una cuarta variable el “Alcance” esta fórmula se denomina “fuerza dinámica”.
o Tiempo y costo lo define el proyecto
o Alcance y calidad lo define el cliente y se denomina “desempeño”
 Una manera de investigar las causas del fracaso del proyecto es ver como se comportaron estas tres
dimensiones.

Proyecto en su contexto:

 Debemos siempre considerar que el proyecto no se administra solo, sino que necesita un equipo de trabajo y
una persona que dirija el proyecto.
 Project manager: es el líder del proyecto clave para todo el proceso, ya que tiene capacidad de liderar, alta
capacidad de comunicación, de rápida solución de los problemas, tener mucha influencia del negocio,
pensamiento sistémico o global, que permita ver las cosas de una perspectiva más global.
 Todo proyecto interactúa con una serie de grupo de interés más característicos de un proyecto.
o Dueños, clientes, instituciones financieras, autoridades, el equipo del proyecto y la gerencia de
dirección de proyectos.
 El director de proyectos debe manejar los intereses contrapuestos de cuatro variables o dimensiones: Alcance,
Plazo, Costo y Calidad, también denominadas Fuerzas Dinámicas.
 En ocasiones los administradores inducen a las personas a que hagan cosas que realmente no desean hacer,
ofreciéndoles para ello grandes recompensas. Esto genera cumplimiento, pero hay una diferencia significativa
entre el cumplimiento y el compromiso. Los líderes son aquellos que obtienen el compromiso de las personas.
 Un líder de proyectos tiene que ganarse el compromiso de los miembros del equipo, pues uno de los hechos
trascendentales en la vida de los administradores de proyectos se basa en que tienen mucha responsabilidad y
muy poca autoridad. Si no existe un real compromiso por parte de los miembros del equipo existen muchas
dificultades en alcanzar el objetivo de la iniciativa.
  Condiciones de funcionamiento para los proyectos

o Adaptar los proyectos a la estrategia empresarial. Los proyectos deben respaldar la consecución de
la estrategia comercial. Si no se seleccionan con cuidado, el esfuerzo puede dirigirse a producir
resultados que no necesitan o no contribuyen al crecimiento de la empresa.
o Toma de decisiones eficaz. Deben estar basados en un criterio de empresa, pues las decisiones que
se toman en un departamento pueden entrar en conflicto con las decisiones aprobadas en otros
departamentos.
o Dirección de los recursos. Se deben conocer los recursos con anticipación y de cuánto dinero se
dispone antes de poner en marcha el proyecto.
o Planificación de futuro. Para seleccionar proyectos es imprescindible que la empresa planifique el
futuro próximo, utilizando la información adecuada, basada en las demandas del mercado y de los
clientes.
o Dirección financiera. Se debe saber cuánto va a costar el proyecto, para que la empresa planifique
adecuadamente el flujo de caja y sus previsiones para futuras necesidades.
o Dirección de la cartera. Mantener al día el calendario de los proyectos activos y el de los proyectos
que están en la lista de espera es fundamental para informar a todos los directores de las prioridades
y de la importancia relativa de los proyectos para la empresa.
o Roles y responsabilidades. Todos los trabajadores claves en la empresa deben tener una idea clara de
sus responsabilidades con respecto a las actividades que desempeñarán.

 Cómo influye la cultura empresarial

o La moral.
o La confianza mutua, el apoyo y el respeto de las decisiones.
o La franqueza y la integridad, así como evitar el enfrentamiento.
o Afrontar el riesgo y el optimismo, al igual que reconocer los riesgos y compartir el éxito.
o La libertad de acción, siempre y cuando haya responsabilidad, orgullo y participación.
o El compromiso, el sentimiento de pertenecer al equipo para evitar confusión.
o La colaboración, las creencias compartidas, el trabajo en equipo y la ayuda mutua para minimizar el
o estrés.
o La formación, las oportunidades de aprender tanto dentro como fuera del trabajo.

Capitulo 2: ¿Qué es la Dirección de Proyectos y cuál es su importancia?

 General Bernard Schriever – creador de misiles balísticos polaris, es considerado como el padre de la gestión de
proyectos moderna, ejecuto proyectos paralelos, en el marco de un solo esquema de trabajo. Y todo ello con un
presupuesto único y bajo una dirección centralizada. Este método aun lo utiliza la NASA.
 General Bernard Schriever logró maximizar el tiempo, los recursos humanos, financieros y técnicos con el fin de
tener una mayor eficiencia.
 Empezaron a surgir conceptos de vida útil de un proyecto, descomposición de actividades, herramienta de
control histograma, cronogramas.
 PMO (Project Managemente Office) que nace de la necesidad de profesionalizar, automatizar y consolidar el
 manejo de los proyectos al interior de las empresas.
 La función principal de la PMO es la de constituirse en un elemento integrador entre el negocio y los diferentes
proyectos de la empresa reuniendo iniciativas individuales en un solo portafolio cuantificable, de fácil
seguimiento y alineado a la estrategia de largo plazo de la organización.
  Los diez puntos pueden desarrollarse como proyectos, ya que pueden ser de diversos índole y disciplinas. Cabe
destacar que, en estos diez puntos, se debe considerar la “fuerza dinámica” en relación al costo, tiempo,
desempeño (alcance y calidad), ya que el objetivo principal es conseguir la ejecución de un proyecto en el tiempo
establecido, dentro de los alcances delimitados, enmarcado en el presupuesto y de acuerdo con las
especificaciones de calidad, y para lograr el éxito del proyecto se requiere de un líder con capacidad de liderar
y que sepa ganarse el compromiso del equipo.

Ignacio Orrego | Respuesta Sugerida

En todo el material de la unidad 1 (clase, caso, material complementario e incluso en el mismo control)
abarcamos la mirada general respecto de la disciplina de la Dirección de Proyectos. Vimos la restricción triple,
las etapas en las que se desarrolla un proyecto y las herramientas para planificar, controlar y dirigir un proyecto.
También observamos las diferentes necesidades de liderazgo que se requerirán por parte del Jefe de Proyecto,
así como también las herramientas para cerrar, entregar y documentar el proyecto y el resultado para el que
fue concebido. Sin embargo, y a estas alturas de la pregunta y del curso, ¿qué puede ser considerado un
proyecto? Si del listado identificó algún ejemplo que considerará que no fuera un proyecto, entonces la
respuesta le sorprenderá, pues todos lo son.

Si por el contrario consideró que todos los ejemplos eran válidos, muy bien, pues la experiencia que viviremos
juntos está basada en la reflexión de que “todo es proyectable”. Si bien existen varias definiciones de lo que es
un proyecto, nosotros entenderemos que, más allá de que un proyecto cuente con un comienzo y un fin
conocidos y declarados explícitamente, existen una serie de procesos temporales donde se prestan
determinados recursos con la finalidad de crear un producto, servicio o resultado único.

Todos los ejemplos dados se pueden dirigir bajo la disciplina de la Dirección de Proyectos para que se desarrollen
con éxito y se logre mantener el equilibrio en las tres dimensiones (CTD). Desde el proyecto más desafiante
hasta el más doméstico, se pueden analizar bajo una mirada de Dirección de Proyectos.
En ese sentido, si discriminó algún ejemplo por pequeño, doméstico o rutinario, verá que en todos los casos
podrá aplicar lo aprendido hasta el momento y todo lo que viene en el curso. Los pasos para realizarlos serán
parte de lo que aprenderemos en las próximas unidades y la invitación está hecha para que abran sus mentes y
vean que hasta la planificación del viaje a la oficina puede ser analizada desde esta perspectiva.
¡Bienvenidos y éxito en este proyecto!

Capítulo 3: ¿En Qué Ayuda La Dirección De Proyectos En La Empresa?

 La gestión de proyectos consiste en conseguir que la ejecución de un proyecto se produzca dentro de los límites
de un marco de tiempo predeterminado, respetando a su vez los alcances, especificaciones de calidad y pautas
presupuestarias establecidas ante mano.
 Los proyectos son procesos dinámicos, suele suceder que hay muchos proyectos que pueden ser exitosos y al
final terminan siendo un fracaso sin saber la razón; es por eso que debe haber cuidado en la formalidad y que
contribuya con su materialidad y calce de la realidad.
 Un pintor que utiliza ciertos elementos o atributos necesarios (herramientas), conlleva el éxito de sus pinturas.
 El director de proyecto que utiliza cierto elementos o atributos de la gestión de proyectos como es el liderazgo,
visión, iniciativa, conocimiento en el entorno, habilidades de comunicación, inteligencia emocional, capacidad
de resolución de conflictos, etc.
 ¿En Qué Ayuda La Dirección De Proyectos En La Empresa?, ayuda a disminuir la ineficiencia y a ser más
productivo Esto es como decir que dos más dos son cuatro. Por regla general hacer bien las cosas trae como
consecuencia casi inevitable, entre otras cosas, el cumplimiento de los objetivos trazados y la materialización de
las ideas esbozadas en el papel. Estamos hablando, en suma, de la satisfacción del trabajo bien hecho, de la
superación, del éxito.
 Con mucha frecuencia se considera el tema técnico por sobre la capacidad de gestión, se da respuestas a que
vamos hacer y cómo… pero no se analizan los riesgos, las amenazas, los problemas potenciales y menos aún se
hacen los análisis de los proyectos anteriores, es decir se pasan por alto las lecciones aprendidas.
 Las reuniones son muy técnicas y no se transparentan los problemas todo se mira desde la vereda del frente,
 ¡es el otro que tiene la culpa…! (Excusa a menudo utilizado justo cuando el otro no está en la habitación)
  La mayoría de los fracasos de los proyectos se deben a la ocurrencia de cambios en los objetivos estratégicos, a
la falta de respaldo de la alta gerencia, a la mala utilización de metodologías de trabajo y a problemas de
relaciones humanas, es decir, a la mala comunicación, el mal manejo de conflictos, la resistencia al cambio, etc.
 El desafío principal para quienes deciden liderar el cambio de enfoque es gestionar el cambio cultural implícito
en la aplicación de los nuevos métodos de gestión. Pero el premio por hacerlo es grande y se reflejará en la
rentabilidad de la empresa, el crecimiento, el incremento de la competitividad, etc.
 En palabras del reconocido experto en desarrollo personal, Paul J. Meyer: “Cristaliza tus metas. Elabora un plan
para alcanzarlas. Fíjate una fecha límite. Entonces, con suprema confianza, lleva adelante tu proyecto".

Capítulo 4: El alto costo de un bajo desempeño

 Durante los últimos años, los informes Pulso de la Profesión™ han puesto énfasis en las ventajas de contar
con una efectiva gestión de proyectos, programas y carteras. Más recientemente, hemos empezado a
enfocarnos en la gestión de iniciativas estratégicas para impulsar el éxito de la organización mediante
mejoras en la eficiencia.
 Muy pocas organizaciones (9%) consideran que hacen una labor excelente a la hora de implementar
satisfactoriamente las iniciativas para entregar resultados estratégicos. Consecuentemente, solo 56% de
las iniciativas estratégicas cumplen con sus objetivos y propósitos comerciales originales.
 Este deficiente desempeño hace que las organizaciones pierdan 109 millones por cada mil millones de
dólares invertidos en proyectos y programas.
 proyectos y programas que se alinean a la estrategia de una organización se terminan satisfactoriamente
con mayor frecuencia que aquellos que no están bien alineados (71%, en comparación con 48%). Las
investigaciones anteriores de PMI hallaron que alinear los proyectos a los objetivos estratégicos presenta
el mayor potencial de añadir valor a una organización. Sin embargo, en promedio, las organizaciones
informan que tres de cada cinco proyectos no están alineados a la estrategia.
 Las organizaciones muy ágiles, diestras y capaces de reaccionar rápidamente a las cambiantes dinámicas
del mercado, terminan más de sus iniciativas estratégicas satisfactoriamente en comparación con las
organizaciones más lentas y menos ágiles (69% en comparación con 45%). Sin embargo, sólo 15% de las
organizaciones comunican tener una alta agilidad organizativa.
 ¿Cómo pueden las prácticas maduras de gestión de proyectos conducir a una ventaja competitiva? ¿Qué
lecciones pueden aprenderse de las organizaciones de alto desempeño que puedan copiarse en las de todo
tipo, para mejorar su valor?
 Nuestra investigación pone de manifiesto las prácticas clave que optimizan el valor de las organizaciones.
Al hacer madurar las capacidades de gestión de proyectos, enfocarse en la gestión de talentos y cambios e
insistir en la revisión de la realización de beneficios, las organizaciones de alto desempeño logran terminar
satisfactoriamente más proyectos. Son más flexibles y desperdicia menos dinero.