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AUTORES:
FICHA: 1749798, GRUPO: 4
ELIZABETH MARINA ALVAREZ MORRIS
LUIS GABRIEL MANCHEGO MEDINA
CARLOS DIAZ MURILLO
INSTRUCTORA
JOHANNA FUENTES
AP01-AA1-EV07. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE SOFTWARE PARA EL
PROYECTO DE DESARROLLO EN CURSO
1
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 3
ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN DESARROLLO. ............................................................. 5
Título del Proyecto: ....................................................................................................................................... 5
1. Por qué se requiere la aplicación: ......................................................................................................... 5
1.1 Requerimientos del sistema: ............................................................................................................... 5
1.2 Cuestionario ........................................................................................................................................ 5
1.3 Cuestionario al personal de la empresa .............................................................................................. 7
1.3.1 Encuesta: ...................................................................................................................................... 7
2. Caracterización del proyecto. .............................................................................................................. 11
2.1. Diagnóstico previo del problema ..................................................................................................... 11
2.2. Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar. .............................................. 12
3. Justificación del proyecto. ................................................................................................................... 12
4. Objetivo del proyecto. ......................................................................................................................... 12
5. Objetivo del proyecto. ......................................................................................................................... 12
5.1. Objetivo General. ............................................................................................................................. 12
5.2. Objetivos Específicos. ....................................................................................................................... 12
6. Alcance del proyecto ........................................................................................................................... 14
7. Beneficiarios del proyecto. .................................................................................................................. 15
8. Impacto................................................................................................................................................ 15
9. Restricciones........................................................................................................................................ 15
10. Riesgos del proyecto ....................................................................................................................... 15
11. Productos o resultados.................................................................................................................... 15
12. Marco de referencia de la Gestión .................................................................................................. 19
13. Documental. .................................................................................................................................... 19
14. ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES DEL SISTEMA .... 20
14.1 PLANTILLA STAKEHOLDERS ............................................................................................................. 20
15. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DEL SOFTWARE EN DESARROLLO ................................................. 50
2
INTRODUCCIÓN
La CLINICA SALUD SOCIAL S.A.S. (CSS) es una empresa dedicada al sector salud,
consolidándose como una de las mejores instituciones prestadoras de salud de la región,
quienes claramente vieron la necesidad de incrementar su productividad y eficiencia para
así crecer, hacerla más sólida y lograr los objetivos a corto y largo plazo.
3
Para luego implementar alternativas a mediano plazo, considerando que CSS no cuenta
con un presupuesto alto para invertir en mejoras, fue necesario realizar los
correspondientes estudios de viabilidad para evaluar las alternativas, pero siempre
asignándole la mayor importancia al factor económico, antes de tomar una decisión.
4
ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN DESARROLLO.
1.2 Cuestionario
1. ¿Cuál es su cargo?
Gerente
5
3. Cree necesario un software de gestión documental para su empresa
Si X
No
¿Por qué?
5. ¿Cuáles son las razones por la cual quiere resolver este problema?
Para disminuir costos generados por las fotocopias además de contribuir con el medio
ambiente.
6
Solo recepción
La empresa cuenta con una planta de personal de 250 personas en diferentes áreas se
ha tomado una muestra compuesta por 25 personas equivalentes al 25% de la población.
1.3.1 Encuesta:
70
60
50
40
30
20
10
0
produccion
si no
60
40
20
0
recepcion
si no
7
80
60
40
20
0
recepcion
a b c d
100
80
60
40
20
0
digitalizacion
si no
80
60
40
20
0
digitalizacion
a b c d
8
6. ¿Su área de trabajo cuenta con pautas para el escaneo de documentos?
a) Si
b) No
c) No sabe
100
80
60
40
20
0
digitalizacion
si no no sabe
9
100
80
60
40
20
0
conservacion
a b c d e f g
80
60
40
20
0
conservacion
si no
100
80
60
40
20
0
conservacion
si no
10
70
60
50
40
30
20
10
0
conservacion
si no
11
Siam IRS InfoDoc tiff, bmp Enterprise C++, Oracle,
FoxPro, MsSql
Oracle, Sql
AAA- Lexco Tiff No se sabe
Sevenet Server,
Postgres, MySql
Archivos LTDA Archivos no se utilizan Delphi Borland
No se sabe
Microópticos LTDA imágenes Interbase
(Colombia)
Windows® Microsoft xls, doc, pps Libre Servidor Web
SharePoint™ (EEUU) SQL Server
Services. 2000
Tabla 1. Cuadro comparativo (Software de Gestión Documental)
12
Los objetivos específicos de la plataforma para la gestión documental de la Clínica Salud
Social S.A.S son los siguientes:
13
6. Alcance del proyecto
El proyecto incluye los documentos que describen el funcionamiento del sistema. Estos
documentos comprenden:
La descripción del modelo de gestión documental;
Los procedimientos generales y específicos de gestión documental
Las instrucciones para el uso de las herramientas informáticas.
El control de su gestión
Aplicación de las tablas de retención documental
Evaluación y propuestas de actualización y/o mejoramiento
Las responsabilidades asignadas sobre el sistema de gestión documental a las
distintas unidades de la organización.
14
7. Beneficiarios del proyecto.
Con la implementación de la plataforma de gestión documental se ven beneficiados los
empleados de la Clínica Salud Social S.A.S encargados de dar trámite a la
correspondencia en las diferentes dependencias o áreas funcionales de la entidad.
También se benefician los usuarios de la clínica debido a que se mejoran los procesos
de radicación y tiempos de respuesta a sus solicitudes o peticiones.
8. Impacto
● Económico: Disminución de costos que genera las fotocopias de los documentos que
son trasladados a las diferentes dependencias.
9. Restricciones.
15
FASES Producto Unidad Meta
Medida
1. Identificación 1. Identificación de la necesidad Porcentaje 100%
de sistemas de información.
16
bases de datos, según las normas
y estándares establecidos.
17
integridad de los productos de
trabajo definidos, según las
prácticas de configuración
establecidas por la empresa.
18
3. Diseño del plan de Porcentaje 100%
mantenimiento del sistema de
información.
4. Elaboración del informe Porcentaje 100%
administrativo y técnico del
sistema de información
desarrollado.
13. Documental.
19
● Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación
y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes.
● Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para
la administración e importantes para la cultura.
20
Código Rol o cargo Descripción del rol o Nivel de Interés en el
interés influencia proyecto
ARCHIVERO Administración del Ejecuta Participante
ADMINISTRADOR sitio. Asegura la
• Mantenimiento fondos, comunicación
control de organigrama, entre
control de autoridades. responsables
• Mantenimiento del cuadro
de clasificación.
• Transferencia y
eliminación.
• Registro de usuarios.
• Gestión del depósito.
• Mantenimiento de
formularios y documentos.
• Generación de informes
gerenciales e instrumentos
de descripción.
21
• Descripción de lo
transferido.
• Gestión del depósito.
• Consulta y préstamo
COMISION DE Determinación de plazos de Ejecuta Participante
ARCHIVO conservación
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre. Descripción Prioridad
1 Inicio a la Se presenta el entorno inicial a la plataforma Alta
plataforma Web Web
Se muestra un banner. Presentación de la
página (incluyendo Misión, Visión, objetivos).
Mapa del sitio
Administrador
Módulo de administración
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Módulo de recepción y radicación
documentos(División de registro y
control de correspondencia)
Módulo de clasificación de
documentos
Módulo de transferencia y devolución
Módulo salida de documentos
Generación de planillas
Módulo digitalización de documentos
Módulo degeneración de reportes
estadísticos
Usuarios - clientes
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
23
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ2
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
24
El formulario de registro para el usuario interno
deberá contener:
Nombres y apellidos
Cédula o identificación del usuario
Dirección
Teléfono
Correo
Contraseña
Nombres y apellidos
Cédula o identificación del usuario
Dirección
Teléfono
Correo
Rol dentro del sistema
Dependencia en la que labora
Contraseña
Tipo de usuario
25
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
26
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ3
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
3 Módulo de Alta
administración Permite que los administradores de forma
controlada y sin ningún esfuerzo innecesario,
recuperen, visualicen y reconfiguren parámetros
del sistema y opciones escogidas en el momento
de la configuración, como los elementos que se
indexan, así como la asignación de usuarios y
funciones a otros perfiles de usuarios
27
La solución debe proveer al menos dos interfaces
para la Gestión y sus componentes:
Interface de comandos
Interface gráfica de usuario
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
28
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ4
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
4 Módulo de Se ingresa al módulo SGD -El sistema cuenta con la Alta
recepción y opción RADICACIÓN de correspondencia, que pueden
radicación de ser: peticiones, quejas, reclamos, misionales, otros.
documentos Permite imprimir. Además EDITAR o AGREGAR para
llenar los campos manualmente en caso que la
correspondencia no sea a través de la Web
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Cuenta con un aviso legal de protección de
información.
Tipo de documento
N° de documento
Correo electrónico
Nombres y apellidos
Procedencia: persona natural, jurídica o
anónimo
Teléfono
Celular
Nacionalidad *
País
Departamento
Municipio
Dirección
• Genero
• Edad
• Población vulnerable
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Controles y Para poder radicar la correspondencia el usuario debe
restricciones ingresar al sistema y dar click en aceptar normatividad
legal sobre protección a la información
El sistema no permite enviar la solicitud si no se llenan
todos los datos del formulario
El número de radicación y la fecha serán guardados
automáticamente por el sistema
En los campos del módulo se deben evitar colocar tildes,
caracteres especiales, abreviaturas. Evitar colocar al final
de nombres y apellidos espacios en blancos o puntos
Criterios de El usuario debe seleccionar la opción aceptar al aviso legal. Se realizan
Aceptación los controles solicitados
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
31
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ5
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
5 Digitalización Escanear por bandeja Alta
de documentos
Escanear por automático
32
Eliminar paginas antes de guardar
Opciones de zoom
Asociación de documentos ya
digitalizados
Digitalización masiva
33
Controles y El sistema debe permitir a usuarios con privilegios el reemplazo
restricciones de documentos digitalizados, que por error humano así lo
requiera. Esta acción exige la debida observación.
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
34
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ6
Logotipo
de ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
la empresa SOFTWARE
No XXX
ID Nombre Descripción Prioridad
35
6 Módulo de . Debe permitir el uso de una estructura Alta
clasificación de de clasificación de la información.
documentos Debe permitir la definición de una
estructura de clasificación de la
información en el que los documentos se
puedan representar en jerarquías como
mínimo en tres niveles de acuerdo a su
naturaleza y contenido: redireccionados
(no son de competencia de la clínica), de
carácter personal, de trámite ordinario,
especiales, urgentes, etc. )
Debe permitir definir mecanismos de
asignación de nombres a los diferentes
niveles de la estructura de clasificación
de la información.
Debe permitir que los usuarios
administradores o quienes tengan
asignados los permisos
correspondientes, puedan crear nuevos
niveles dentro de la estructura de
clasificación.
Debe poseer una interfaz gráfica que
permita la navegación, selección,
recuperación y presentación de los
documentos y de la estructura de
clasificación de la información.
Debe permitir la reubicación de una
carpeta (o conjunto de carpetas) o
documento, a un lugar distinto dentro de
la estructura de clasificación.
Debe permitir luego de la reubicación
garantizar que se mantenga los
metadatos y demás atributos
(permisos).
Debe permitir a los usuarios
administradores, trasladar partes de la
estructura de clasificación.
Debe permitir el registro de las razones
por las que se realiza la reubicación de
cualquier elemento de la estructura de
clasificación y almacenarlo como una
propiedad o metadato.
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Debe permitir que un documento pueda
estar ubicado en diferentes partes de la
estructura de clasificación, sin que esto
signifique la duplicación del documento
(referencias cruzadas).
Debe permitir la asignación de un
identificador único, numérico
alfanumérico y/o alfabético para las
carpetas y/o documentos y que sea el
identificador único de la carpeta o
documento dentro del sistema y que
pueda ser parametrizable por el
administrador del sistema.
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Los expedientes del sistema deben tener
vinculado tipos documentales
obligatorios y opcionales para cargar.
El sistema debe permitir parametrizar
el tiempo de vencimiento de los
préstamos documentales(TDR)
El sistema debe permitir describir y
registrar datos en el formato de
inventario documental (FID)
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
38
39
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ7
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
40
El sistema debe permitir la asignación de rutas de
correspondencia y mensajería con terceros para
radicados de salida en soporte físico.
41
Con base en las TRD la dependencia identifica el
documento, selecciona los medios de
elaboración, registro, impresión y tipo de
soporte(papel, medio electrónico, otros)
El formulario de creación de documento
permitirá elegir el tipo de documento:
Respuesta a derecho de petición
Respuesta a queja
Respuesta a otros
Y una opción para formularios que se requieren:
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Opciòn GENERAR PLANILLA- Opciòn CANCELAR
IMPRESIÒN-Opciòn NUEVO NOMBRE DEL
ARCHIVO.
Luego se abre otro programa llamado FILLEZILLA
(programa que comunica con el servidor d
correspondencia para pasar los archivos del
servidor a una carpeta creada en el equipo del
usuario)
Opciòn ABRIR- Opciòn GUARDAR modificación.
Opciòn PROGAMA CORREO-Opciòn registro
(usuario y contraseña que suministrò empresa
De correo) Opciòn CONTRATO- Opciòn
GENERAR PLANILLA (permite seleccionar
planilla, se corrigen errores) Opciòn GENERAR
ORDEN DE SERVICIO Y GENERAR GUÌAS
IMPRIMIR (permite generar PLANILLA DE
CORRESPONDENCIA DE SALIDA)
Opciòn archivar COPIAS DE LAS PLANILLAS (una
vez esté certificado que el usuario recibió
correspondencia)
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
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CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ8
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
44
8 Módulo de Alta
Consulta Permite consultar las respuestas emitidas por la
entidad.
N° radicación
Tipo de documento
Fecha y hora de radicación
Tipo de correspondencia
Dependencia
Estado
45
Detalle( permite cargar correspondencia de
salida)
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
46
CLÍNICA SALUD SOCIAL S.A.S. RQ9
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE
SOFTWARE
No XXX
47
El sistema debe permitir exportar el inventario
documental a Excel.
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conservación, autenticidad, integridad y
recuperación a medio y largo plazo conforme lo
estipulado en la TRD
Fecha de XX/XX/XXXX
especificación
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( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás
usuarios involucrados
en la especificación en la especificación
Un sistema informático está compuesto por hardware y software. En cuanto al hardware los
productores la definen sistemáticamente. Respecto al Software hay cuestionamientos asociados
tales como:
50
Identificar los procesos del Software es importante para el proyecto en desarrollo porque nos permite
conocer y aplicar las diferentes normas, procesos y procedimientos para garantizar la calidad de los
productos software, para que con ellas se pueda ayudar a reducir los riesgos en las aplicaciones,
logrando que se identifiquen los defectos antes de que se ejecuten, así de forma proactiva tomar
decisiones que permitan hacer las actividades necesarias para mejorar las condiciones del software
y ofertar un producto que satisfaga las necesidades del cliente
Se diseñaron documentos de
procesamiento para realizar
entrevistas, cuestionarios y
preguntas.
Se aplicaron instrumentos y
técnicas de recolección de
datos a cada uno de los
actores del proceso.
Se determinó la Misión,
Vision, objetivos específicos y
objetivos generales de la
empresa y cómo satisfacen las
necesidades de sus clientes
51
procesos, se desarrolló el
mapa de proceso que
permitieron identificar las
áreas involucradas en un
sistema de información,
utilizando herramientas
informáticas y las tics, según
las necesidades de la empresa.
Se aplicaron técnicas de
análisis de procesos, para
definir requerimientos de
información en un sistema
Se creó plantilla de
caracterización de proceso del
sistema en desarrollo
teniendo en cuenta los
procesos misionales,
estratégicos y de apoyo de la
empresa; los proveedores,
objetivos las salidas o
resultados, el alcance, los
requisitos, los recursos,
indicadores, registros,
formulas aplicadas y la
descripción del procedimiento
aplicado a cada proceso con
el objetivo de analizar los
datos, para medir sueficiencia
y efectividad conducente a
mejorar los procesos (calidad)
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Requisitos funcionales y Se identificaron y Identificación del proceso de
no funcionales del describieron los datos de software
sistema entrada, procesamiento de los
datos e información generada,
según necesidades del cliente
53
Análisis de las Se elabora el prototipo del Desarrollo del sistema de
necesidades del sistema sistema de información a información
de información desarrollar.
Se Diseña la estructura de
datos, a partir del modelo
conceptual determinado en el
análisis del sistema, utilizando
herramientas tecnológicas de
bases de datos, según las
normas y estándares
establecidos.
Se elaboran términos de
referencia.
Se diseña la arquitectura de
software y hardware para el
sistema de información en
desarrollo.
Se elaboran cláusulas
técnicas para contratación
del hardware, software y
servicios requeridos para el
sistema de información en
desarrollo.
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Desarrollo del sistema de Se diseña y desarrolla la Implantación del sistema de
información interfaz web del proyecto información
Se construye la base de
datos, a partir del modelo de
datos determinado en el
diseño del sistema, utilizando
sistemas de gestión de base
de datos, según los
protocolos establecidos en la
organización.
Se aplican políticas y
mecanismos de control en el
diseño del sistema de
información, mediante el
análisis de la vulnerabilidad
de la información, siguiendo
los parámetros establecidos
por la organización.
Se realiza la codificación de
los módulos del sistema y el
programa principal, a partir de
la utilización del lenguaje de
programación seleccionado,
de acuerdo con las
especificaciones del diseño.
Se construye el programa de
instalación del aplicativo,
utilizando las herramientas
de desarrollo disponibles en
el mercado, según las
55
características de la
arquitectura.
Se documenta el
cumplimiento de los términos
de referencia previstos en la
negociación, de acuerdo con
la participación de cada uno
de los actores en relación con
la satisfacción de los bienes
informáticos contratados y
recibidos, según normas y
protocolos de la
organización.
Se evalúan procesos y
productos de desarrollo de
software
56
Implantación del sistema Se diseña y ejecuta el plan de Se prueban los componentes
de información pruebas del sistema de del sistema y el sistema
información. mismo.
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