Bogotá D.C.

, febrero de 2018
ANEXO 4

REQUISITOS LEGALES PARA LAS FACTURAS Y RETENCIONES EN LA

FUENTE 2018

A todos los proveedores contratistas y/o subcontratistas de VARICHEM DE

COLOMBIA G ENVIRONMENTAL PROTECCION SERVICE S.A.S (G.E.P.S. INC).
La coordinación de contabilidad agradece tener en cuenta los siguientes requisitos
para la radicación de facturas.

1. Requisitos legales para las facturas (Régimen Común):

1.1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
1.2. Apellidos y nombres o razón social; NIT del proveedor o de quien preste el
servicio.
1.3. Apellidos y nombres o razón social; NIT del adquiriente de los bienes y
servicios.
1.4. Indicar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de factura de venta, fecha e intervalo de la Resolución de facturación emitida
por la DIAN vigente (plazo vigencia 2 años).
1.5. Indicar la base y el cálculo del IVA.
1.6. Fecha de expedición.
1.7. Descripción específica o genérica de los bienes vendidos o servicios
prestados.
1.8. Valor total de la operación.
1.9. Indicar la calidad del agente retenedor del IVA.

NOTA:

a) Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los puntos 1.1, 1.2,

1.4 y 1.8, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas
registradoras, con la impresión efectuada por tales medios, se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa.

b) De acuerdo a la modalidad de facturación solicitada y autorizada por la DIAN se

debe realizar la factura teniendo en cuenta las Modalidades de Facturación
autorizadas por esta entidad - La Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN autoriza resolución de facturación para cuatro modalidades de
factura: En papel, por Computador, Máquina registradora POS y Electrónica.

Calle 87 Nº 15-23 Oficina 304 PBX :( 571) 6912870 • FAX: (571) 6912864
e-mail: contabilidad@varichem.com
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 Papel: Comúnmente conocida como pre-impreso, este tipo de facturación se
lleva generalmente en un talonario mandado a timbrar, el cual debe contener
algunos datos pre-impresos como el NIT del vendedor, la razón social,
número de la factura, entre otros. Los datos restantes pueden ser llenados a
mano, en máquina de escribir o con impresora. Regida por los artículos 617,
618 y 618-3 del Estatuto tributario.
 Por computador: Al igual que la factura en papel se encuentra regida por
los artículos 617, 618 y 618-3 del Estatuto tributario, su expedición es por
medio electrónico a través de un software licenciado, pero su entrega debe
ser física.
 Máquina registradora POS: Esta es una modalidad en la que hardware y
software interactúan para la generación de la factura. Para el control fiscal se
exige imprimir al final del día un comprobante de informe diario de ventas por
cada servidor. La normatividad para la máquina registradora se encuentra en
el artículo 616-1 del Estatuto tributario, artículo 6 del Decreto 1165 de 1996,
artículo 7 de la Resolución 3878 de 1996, artículo 5 de la Resolución 5709
de 1996 y artículo 4 Decreto 522 de 2003.
 Electrónica: Esta modalidad de facturación se asemeja a la factura por
computador ya que su expedición se da por un medio electrónico, lo que las
hace diferentes es que la factura electrónica adicionalmente es entregada,
aceptada y almacenada por y en medios electrónicos. Además en este caso
el software debe estar certificado por la ISO 9001:2000. La normatividad para
este tipo de facturación está dada por el Decreto 1929 de 2007 y la
Resolución 14465 de 2007.

2. Requisitos legales para las facturas o cuentas de cobro (Régimen

Simplificado):
2.1. Cuenta de cobro o factura del servicio o la compra efectuada.
2.2. Factura Equivalente del servicio o la compra efectuada. Ver Anexo “Formato
Equivalente”.
2.3. Apellidos y nombres o razón social; NIT del proveedor o de quien preste el
servicio.
2.4. Apellidos y nombres o razón social; NIT del adquiriente de los bienes y
servicios.
2.5. Fecha de expedición. (Debe ser la misma en los numerales 2.1 y 2.2)
2.6. Copia del pago de seguridad social. (Prestación de servicio)
2.7. Certificado para el cálculo de la retención en la fuente por prestación
personal de servicios. Ver Anexo 4.1

Nota: El “NO CUMPLIMIENTO” de cualquiera de estos requisitos, será causal de

devolución de la factura.

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RETENCIONES EN LA FUENTE

La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado del impuesto sobre

la renta y complementarios, del impuesto a las ventas, impuesto de timbre nacional
y del impuesto de industria y comercio; que consiste en restar de los pagos o en
abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los
contribuyentes de dichos pagos o abonos en cuenta.

A partir del año 2017 Varichem de Colombia paso a ser Gran Contribuyente, por lo
que debe practicar las siguientes retenciones en la fuente a las personas naturales
régimen simplificado y a las personas jurídicas y/o naturales régimen común.

1. Retención en la fuente por renta

2. Retención en la fuente por Iva
3. Retención en la fuente por Ica (Industria y Comercio)

Antes de realizar algún pago se debe tener presente la siguiente tabla de

retenciones, según servicios adquiridos y/o compras realizadas.

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Si requieren información adicional o tienen dudas sobre las retenciones que se

deben practicar, se pueden comunicar al (571) 6912870 ext.105 o 113 para
proceder al pago sin incurrir en errores, en caso de que se incumpla con la
obligación de practicar la Retención, esta será asumida por el responsable de la
legalización.

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