MANUAL

PLATAFORMA HANNA
AFILIACIONES EN LÍNEA
Versión 1.0
 Bienvenido a nuestra nueva Plataforma de Servicios Hanna

Para acceder y disfrutar de todos los servicios que tenemos disponibles para usted, lo
invitamos a crear el usuario con el que podrá tener acceso a ellos.

Diríjase a la parte superior derecha de nuestra página web (www.cajacopi.com) en la

opción Registrarme

Una vez dentro de la plataforma, en el espacio de aplicaciones disponibles, deberá

aparecer la aplicación Afiliaciones en Línea, si no es asi, usted deberá solicitar la
aplicación. Ver instructivo Solicitar Aplicación.

En el momento en que haya solicitado la aplicación y ésta haya sido aprobada por la
persona encargada, le aparecerá como se muestra en la imagen a continuación, debe
hacer click en el botón acceder para ingresar a esta plataforma:
Una vez dentro de la aplicación, usted se encontrará con una ventana en la que deberá
seleccionar la empresa y la sucursal por la cual usted ingresará a realizar procesos en
la plataforma y luego hacer click en el botón Acceder.
Habiendo accedido, se le mostrarán todas las opciones que se tienen disponibles en la
opción de Afiliaciones en Línea que son un total de 12:
Lea detenidamente para qué sirve cada una de estas opciones:

En ésta opción usted podrá ingresar una solicitud

de afiliación de nuevo trabajador a la caja de
Compensación. Usted deberá hacer click en el
botón Acceder y luego se cargará un formulario
en el que deberá diligenciar toda la información.
Al terminar de diligenciar todos los campos (* se considera obligatorio) y se haya
verificado que los datos sean correctos, deberá hacer click en el botón Nuevo
Trabajador.

Inmediatamente el sistema le mostrará un formulario que tiene tres pestañas DATOS

DEL TRABAJADOR, DATOS DEL CONYUGE Y PERSONAS A CARGO, en el que usted
debe llenar la totalidad de los datos que allí le solicitan, para que el envío pueda ser
exitoso.

Recuerde que toda la información que debe diligenciar es de carácter personal del
trabajador y que NO es correcto colocar en campos como dirección, teléfono y
correo electrónico, los datos de la empresa, pues esto hace que los usuarios de
acceso a la Plataforma web y App sean bloqueados.
PESTAÑA DATOS DEL TRABAJADOR
El menú que aparece en la parte izquierda de este formulario tiene dos opciones:

 GUARDAR BORRADOR, como su nombre lo indica, le permite Guardar un

borrador de la información del trabajador que está ingresando, esto para los
casos en los que al trabajador le haga falta algún documento o información,
presiona esta opción y la información registrada hasta ese momento se
guardará y usted podrá continuar el proceso en el momento en que tenga la
documentación completa.

 Estas solicitudes pendientes por terminar, le aparecerán en la pantalla

principal mostrandole el estado actual, y las opciones Continuar, para seguir el
proceso y Anular para finalizar o eliminar el proceso de afiliacion de la
persona relacionada.

 ENVIAR SOLICITUD, en el momento en que usted finalice el diligenciamiento

del formulario con todos los datos requeridos y haya adjuntado todos los
documentos para legalizar la afiliación, debe hacer click en esta opción para
enviar su formulario, el cual será revisado por el área de afiliaciones para su
aprobación si todo está en orden o para su devolución si alguno de los
documentos adjuntos no cumple con lo requerido.

Debajo de éste formulario, aparecerá una sección para adjuntar la documentación

necesaria para legalizar la afiliación del trabajador, asegúrese de leer atentamente las
instrucciones para que realice el proceso de cargue de documentación de forma
correcta y evitar inconvenientes.
OJO: Si el estado civil del trabajador es CASADO o UNIÓN LIBRE, pero NO tiene la
documentación requerida para la afiliación del conyuge, agradecemos colocar el
estado civil de éste en SOLTERO, para que pueda legalizar la afiliación del trabajador,
pues de otra forma el sistema no le permitirá realizar el ingreso por falta de
documentación y una vez tenga toda la documentación puede hacer el proceso de
afiliación del conyuge.
 PESTAÑA DATOS DEL CONYUGE

Debajo de éste formulario, aparecerá una sección para adjuntar la documentación

necesaria para legalizar la afiliación del Cónyuge, asegúrese de leer atentamente las
instrucciones para que realice el proceso de cargue de documentación de forma
correcta y evitar inconvenientes.
 PESTAÑA PERSONAS A CARGO

Por cada beneficiario que el trabajador tenga a cargo, usted deberá diligenciar la
información solicitada en el formulario y hacer click en el botón del final del
formulario Agregar Beneficiario.

Al final de la pagina se irán colocando uno a uno en el orden que ingrese los
beneficiarios del trabajador, para luego realizar el proceso de adjuntar los archivos o
documentos requeridos para legalizar la afiliación de los mismos.

Por cada beneficiario que sea agregado, se deberán adjuntar los documentos
correspondientes, teniendo en cuenta el parentezco, en el momento que desee
podrá eliminar el proceso de afiliacion de beneficiarios.
 En esta opción, usted podrá ver el estado de
todas las solicitudes de Afiliación de
trabajadores que haya realizado hasta el
momento de su consulta.
Si han sido, aprobadas, rechazadas, si están en
estado pendientes o en borrador.

En esta opción usted podrá realizar proceso de

afiliación de beneficiarios de trabajadores que
ya estén afiliados a nuestra caja de
compensación, que inicialmente no tenian
beneficiarios o que los tenian pero no tenían la
documentación requerida completa.
Al acceder a esta opción se mostrará este espacio en el que deberá digitar el numero de
identidad del afiliado y el sistema validará la información registrada hasta el momento,
si ya tiene beneficiarios, cargará los registrados para que usted solo afilie a los
beneficiarios que hagan falta.
En esta opción usted podrá verificar todas las
solicitudes de afiliación de beneficiarios que hayan
sido enviadas hasta el momento de la consulta, con
sus respectivos estados: Aprobados, Rechazados, En
borrador como se muestra a continuación.
En esta opción usted podrá realizar el proceso de
afiliación de cónyuges de trabajadores que ya se
encuentren afiliados o registrados en nuestra base de
datos.
Asegúrese de tener toda la documentación requerida
para poder realizar el proceso de afiliación.

Usted deberá digitar el número de cédula del

trabajador y el sistema verificará los datos para poder
registrar el cónyuge.
En este formulario deberá diligenciar todos los datos teniendo en cuenta que los
marcados con * son campos obligatorios.
En esta opción usted podrá verificar el estado en el
que se encuentran las solicitudes de afiliación de
cónyuges hasta el momento de su consulta.
Podrá ver si se encuentran Aprobados, Pendientes,
Rechazados o en borrador.
En esta opción usted pordrá realizar el reintegro de
trabajadores que alguna vez estuvieron afiliados a
esta Caja de Compensación Familiar, bajo la misma
razón social o una diferente y también para los
casos en los que el trabajador sea retirado y vuelva
a ingresar.

Usted deberá diligenciar la totalidad de la

información verificando que la que está en nuestra
base de datos sea la correcta o si existen cambios
estos deberán ser registrados por usted.

En esta opción usted podrá verificar el estado en el

que se encuentran las solicitudes de reintegro de
trabajadores que hayan sido realizadas por usted,
hasta el momento de su consulta.

Podrá ver si se encuentran Aprobadas, Pendientes,

Rechazados o en borrador.
En esta opción usted podrá realizar el proceso de
afiliación masiva de trabajadores que no hayan estado
afiliados a Cajacopi Caja de Compensación Familiar
NUNCA, es decir que ésta sea su primera vez.

Usted deberá descargar un formato de excel en el que

debe diligenciar la totalidad de los datos. Tenga en
cuenta que si al menos 1 de los trabajadores que usted
registró ya se encuentra en nuestra base de datos, el
archivo será rechazado, mostrándole el número de
identificación que ya se encuentra registrado.
En esta opción usted podrá registrar una nueva
sucursal de la empresa principal por la que está
accediendo a nuestra plataforma.
Tenga en cuenta que las sucursales deberán estar
registradas bajo la razon social principal y el mismo
NIT.
No olvide diligenciar todos los campos requeridos
como obligatorios.
En esta opción usted podrá verificar los trabajadores
que se encuentran registrados en nuestra base de
datos con su respectivo estado de afiliación: Activo,
Retirado, Suspendido.

Este reporte puede ser exportado en formato Excel.

En esta opción usted podrá descargar tres tipos de
certificaciones:

 Listado Trabajadores

 Certificado Afiliación Empresa

 Certificado de Trabajador (Con y sin

beneficiarios)

Este reporte puede ser exportado en formato Excel.

En esta opción usted podrá descargar en formato PDF

el certificado de todos los trabajadores que se
encuentran registrados en nuestra base de datos con
su respectivo estado de afiliación: Activo, Retirado,
Suspendido y fecha de Afiliación.
 En esta opción usted podrá descargar en formato PDF
el certificado de afiliación de la empresa por la cual
usted está dentro de la plataforma., con fecha de
afiliación a nuestra Caja de Compensación Familiar.

En esta opción usted podrá descargar en formato PDF

el certificado de afiliación de trabajador ingresando el
número de cédula en una ventana que se despliega al
momento de hacer click en el botón Generar.

En esa ventana usted deberá digitar el número de

cédula de su trabajador y tendrá la opción de
descargar la certificación con Beneficiarios y sin
Beneficiarios.

Recuerde: El usuario (correo electrónico) y contraseña que utilice para

ingresar a nuestra plataforma web Hanna, será la misma para acceder a
nuestra App Movil.