GESTÃO DE CUSTOS PARA

PEQUENOS NEGÓCIOS
Introdução.................................................................................................................................3

O que é gestão de custos....................................................................................4

A importância da gestão de custos.......................................................6

Passos essenciais...........................................................................................................9

Como fazer uma boa gestão de custos.......................................14

Ferramentas para a gestão de custos.............................................21

Cuidados necessários na gestão de custos...........................25

INTRODUÇÃO

Um dos maiores desafios para donos de micro e

pequenas empresas é realizar adequadamente a
gestão de custos de seus negócios. A tarefa é um
pouco intimidadora, especialmente quando não
existe informação objetiva e prática à disposição
para ser usada como referência. Por outro lado, é
uma atividade que pode fazer toda a diferença para
a longevidade da empresa, isto é, para que seu
negócio tenha condições de se manter funcionando
com saúde por mais tempo.

Se você não sabe por onde começar para fazer

uma boa gestão de custos no seu negócio, e quer
contar com um material que ajudará a esclarecer os
principais pontos da atividade, esse e-book é para
você. Ele será um material de referência, que você
pode consultar sempre que tiver dúvidas sobre o
assunto. Vamos começar?

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O QUE É GESTÃO DE CUSTOS
O QUE É GESTÃO DE CUSTOS

Caso você ainda não esteja bem familiarizado com esse termo, aqui vai uma definição. A gestão de custos
consiste em gerenciar, de maneira estratégica, os gastos do negócio. Em outras palavras, monitorar, analisar
e tomar decisões em relação a eles, levando em consideração o que é melhor para a empresa.

Pense nisso: não é possível ter uma empresa sem ter gastos, até no momento da abertura. Se os gastos não
forem gerenciados, eles podem comer sua receita, reduzir os lucros e prejudicar a continuidade do negócio.
Por outro lado, se eles forem bem gerenciados, será possível alcançar uma margem de lucro maior, que vai
permitir não apenas dar continuidade ao negócio como, se for a sua vontade, planejar sua expansão.

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A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE CUSTOS
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE CUSTOS

Afinal de contas, é realmente importante fazer a gestão de custos na sua empresa?

Se o seu objetivo é otimizar os resultados financeiros do negócio de uma maneira sustentável, sem medidas
mirabolantes que colocam em risco a sua longevidade, então a resposta é sim! Vamos ver melhor alguns
dos pontos em que a gestão de custos desempenha um papel de destaque.

PRECIFICAÇÃO

Para a elaboração dos preços de venda dos seus produtos e serviços, você deve levar em conta os gastos da
sua empresa. O preço deve ser o suficiente para que o total da receita de vendas consiga cobrir os gastos
da empresa e, ainda, deixar uma margem de lucro. Nesse cenário, a gestão de custos fornece uma parte das
informações necessárias para uma precificação coerente.

E aqui vai um ponto que nem sempre é lembrado: percepções erradas sobre os gastos da empresa podem
levar a uma precificação “superfaturada”, isto é, mais alta do que o realmente necessário. Enquanto isso,
com as informações confiáveis obtidas por meio da gestão de custos, é possível chegar a um preço justo,
mantendo a competitividade do seu produto.

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A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE CUSTOS
INVESTIMENTOS
Em uma empresa, as vendas não são a única
fonte de renda. Depois que a receita de vendas
é apurada e os gastos são pagos, é muito
recomendável que uma parte do dinheiro
que resta seja destinada a investimentos. Em
outras palavras, você coloca o dinheiro, que
normalmente ficaria parado, trabalhando a favor
do seu negócio.
Bom, quanto menores forem os gastos da sua
empresa, mais dinheiro vai ficar disponível
para ser investido. A gestão de custos, portanto,
ajuda sua empresa a fazer investimentos mais
significativos e aumentar sua rentabilidade.
CAPITAL
Quando uma micro ou pequena empresa não
consegue ter receita o suficiente para arcar com as
contas no final do mês, a solução encontrada pelo
empreendedor é investir mais capital no negócio —
em muitos casos, colocando a mão no próprio bolso.
Esse é um cenário desfavorável e, claro, insustentável.
Você pode fazer no primeiro mês ou no segundo, mas,
e depois? Até quando é possível continuar injetando
recursos na sua empresa?
Bom, uma das soluções é encontrar maneiras de
aumentar as vendas para alavancar a receita; a outra,
controlar os gastos. Novamente, vemos a importância
da gestão de custos, que ajuda o empreendedor a
manter as contas da empresa em dia sem precisar
colocar em jogo suas finanças pessoais.
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PASSOS ESSENCIAIS
PASSOS ESSENCIAIS

Agora que você já viu uma definição de gestão

de custos e entendeu melhor sua importância, é
importante considerar alguns passos essenciais
que você precisa seguir se quiser realizar uma boa
gestão de custos. Confira quais são.

MUDAR SEU MINDSET

Mindset nada mais é do que um termo em inglês

para “modo de pensar”. Será que você precisa mudar
o seu? Veremos. Gestão de custos não deve ser
confundida com gastar menos ou pagar mais barato.

Em muitos momentos, essa relação realmente

existe, porém, não é absoluta. Lembre-se de que,
em certas ocasiões, você pode descobrir que vale a
pena gastar mais, porque o retorno é positivo.

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PASSOS ESSENCIAIS

Por exemplo, imagine que uma empresa tem uma máquina usada na produção. A máquina gera custos,
como de eletricidade e manutenção. Porém, ela é muito produtiva e os itens resultantes têm alta qualidade,
que é um diferencial para a sua empresa. Assim, não faria muito sentido querer baratear, trocando a máquina
por outra mais econômica, se o produto final não possuir a mesma qualidade.

Esse é apenas um exemplo para que você perceba que suas decisões precisam ser analíticas e que cada
caso é um caso. Tentar aplicar a regra do custo mais baixo em todas as situações pode acabar criando mais
prejuízos do que benefícios.

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PASSOS ESSENCIAIS
LEVANTAR TODOS OS CUSTOS DA EMPRESA
Não existe gestão de custos se você não tiver um
levantamento de quais são os custos da empresa.
Em outras palavras, é preciso saber para onde o
dinheiro do seu negócio está indo agora, antes de
analisar e decidir se ele deveria ir para
outros lugares.
Quem vai fornecer essa informação inicial? Você
acertou se disse que é a contabilidade.
É por isso que uma contabilidade rigorosa é uma
vantagem para o gestor. Você pode contar com
relatórios que são um verdadeiro “pente fino” dos
gastos atuais da empresa, permitindo identificar os
principais problemas e oportunidades.
IDENTIFICAR O QUE É ESSENCIAL
Toda empresa tem gastos essenciais e gastos
não-essenciais. O que define se um certo gasto
vai cair na primeira ou na segunda categoria é,
acima de tudo, o impacto que ele tem sobre o
negócio. Por exemplo, se você tem uma empresa
que produz bolos, os gastos com farinha, açúcar e
chocolate são essenciais.
A estratégia do negócio também pode ajudar
a definir quais são os gastos essenciais. Para
uma certa empresa de bolos, as embalagens
do produto podem ser muito importantes, por
questões ligadas ao produto ou à marca; para
outra, não.
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PASSOS ESSENCIAIS

Dito isso, você precisa ter clareza em relação a

quais são os gastos essenciais do seu negócio, pois
qualquer medida em relação a eles deve ser tomada
com mais cautela. Voltando ao exemplo da empresa
que produz bolos, mudar a marca de papel sulfite
usado no escritório para reduzir as despesas pode
não ter nenhum reflexo no negócio; porém, mudar
a marca da farinha usada nos produtos pode ter um
impacto que vai bem além do financeiro.

ADOTAR PLANILHAS

Como em tudo que um gestor faz, na gestão

de custos você lida com muitos dados, muita
informação. Para organizar tudo de uma maneira
mais fácil de compreender e de analisar, as planilhas
são uma excelente opção. Elas permitem, ainda,
relacionar diferentes dados e fazer cálculos mais
elaborados, como projeções futuras.

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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS

Agora que você já viu as recomendações essenciais, vamos a dicas mais elaboradas sobre como fazer uma
boa gestão de custos no seu negócio.

APLIQUE AS QUATRO CATEGORIAS

Existem quatro categorias que são usadas para dividir os gastos de uma empresa. Elas podem ser custos
ou despesas; fixos ou variáveis. O assunto sempre gera alguma confusão, então, fique atento porque vamos
explicar rapidamente cada uma delas.

CUSTOS DESPESAS FIXOS VARIÁVEIS

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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
CUSTOS
Chamamos de custos os gastos referentes à
aquisição de bens ou serviços necessários para
que a sua empresa produza seus produtos ou
serviços. Por exemplo, se você tem um negócio de
estamparia de camisetas, a compra das camisetas
é um custo. A energia elétrica da máquina de
estampar também é custo. Até o salário do
operador da máquina é considerado custo.
DESPESAS
Chamamos de despesas os gastos que não estão
diretamente envolvidos com a atividade principal
da empresa. São, portanto, gastos com bens e
serviços que se referem a outras atividades do
negócio, que dão suporte para a manutenção da
atividade principal. Entram nessa categoria, por
exemplo, os gastos com material de escritório ou
com a divulgação do seu produto.
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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS

FIXOS

Chamamos de fixos aqueles custos que não mudam

de valor conforme a produção. Por exemplo, se você
compra uma máquina, o valor que vai pagar não
depende de como vai usá-la, se vai produzir 10 ou
1000 itens. Outros exemplos que se encaixam nessa
categoria são o aluguel do espaço em que sua empresa
opera e os salários dos funcionários.

VARIÁVEIS

Chamamos de variáveis aqueles custos que mudam de

valor conforme a produção. É o caso dos custos com
matérias primas. Se você produz mais, vai consumir
mais matéria prima e, portanto, o custo aumenta. Por
outro lado, se produzir menos e consumir menos, o
custo diminui.

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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS

IDENTIFIQUE OS GASTOS MAIS PROBLEMÁTICOS

Quando falamos em “gastos problemáticos”, nos referimos a gastos desnecessários que também estão
claramente associados a más práticas internas, como a falta de planejamento. Veja alguns exemplos:

»» enviar os computadores da sua empresa »» imprimir o mesmo documento duas vezes,

para o conserto porque não foram tomados
os cuidados necessários no uso;
»» pagar duas vezes o frete ao reabastecer
seu estoque porque não calculou bem a
quantidade que devia comprar e precisou
realizar um segundo pedido;
consumindo mais recursos (papel, toner),
porque não verificou corretamente as
configurações do arquivo;
»» chamar um motoboy para enviar um
documento urgente porque não se
organizou para entregar no prazo certo.

Perceba que tanto problemas pequenos quanto grandes acabam influenciando em seus gastos e, por isso,
todos eles devem ser considerados para a gestão de custos.

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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS

Além disso, esses gastos “desnecessários”

não estão associados a absolutamente nada
que tenha valor para a empresa; de fato, estão
associados a situações que precisam ser
evitadas e, se possível, eliminadas. Assim, se
você quer reduzir os gastos de sua empresa,
esse é um ponto de partida seguro.

Porém, fique atento. Dependendo da relevância

ANALISE A EXISTÊNCIA DE ALTERNATIVAS
daquele gasto dentro do seu negócio, o processo
de troca para uma nova alternativa pode ser crítico.
Parte do trabalho de gestão de custos é
Além disso, você não vai querer descobrir depois da
identificar quais gastos podem ser substituídos
troca que a nova alternativa adotada não atende às
por boas alternativas. Para isso, é recomendável
suas necessidades, certo? Assim, informe-se bem
que você esteja atento ao mercado e faça um
e crie um plano para a transição antes de tomar
benchmark junto aos seus concorrentes para
qualquer decisão.
descobrir quais são as novas apostas.

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COMO FAZER UMA BOA GESTÃO DE CUSTOS
REVISE O ORÇAMENTO
Você provavelmente desenvolveu, em algum ponto
do seu planejamento financeiro, um orçamento para
o seu negócio. Agora, na gestão de custos, é uma
boa hora de revisar esse orçamento e verificar se
os seus gastos reais estão sendo coerentes com a
projeção inicial.
Essa comparação tem duas funções. A primeira
é identificar os pontos em que faltou controle
nos gastos da empresa. Esse é um exercício de
consciência, já que, na maioria das micro e pequenas
empresas, o próprio empreendedor realiza as
compras e contratações de serviços. Por isso, se os
gastos ultrapassaram o orçamento, você precisa
perceber o erro e ficar mais atento no futuro.
A segunda função é identificar os pontos em que
o problema não foi o seu controle na hora de
realizar os gastos, mas o próprio orçamento. Ao
projetar os gastos, você foi muito conservador
e, como resultado, chegou a um orçamento
impraticável, inviável. Isso é um problema
principalmente porque cria expectativas que
o seu negócio não será capaz de atender e,
consequentemente, pode levar a erros graves em
todo o planejamento financeiro.
Então, junte as informações que você tem sobre
os seus gastos reais, compare com o orçamento,
e extraia as conclusões para ajudá-lo a realinhar
seus gastos futuros. Isso é fundamental para a
elaboração dos próximos orçamentos.
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FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE CUSTOS
FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE CUSTOS

Para fazer uma gestão de custos eficiente quando

você ainda não está familiarizado com a atividade, vale
a pena contar com ferramentas de suporte. Por isso,
reunimos algumas sugestões de cursos e planilhas
do Sebrae que vão ajudá-lo a aprender mais sobre
o assunto e assumir o controle dos gastos do seu
negócio. Veja nossas recomendações.

OFICINA “APRENDENDO A CALCULAR O PREÇO

DE VENDAS DOS SEUS PRODUTOS E SERVIÇOS”

Nessa oficina gratuita, o tema principal é a precificação.

Porém, como já vimos, gestão de custos tem tudo a
ver com a definição do preço de venda. Na atividade
dois, você vai justamente aprender sobre os gastos
variáveis e fixos de um negócio. Com estudos de caso e
exercícios, é uma ótima opção para se capacitar neste
assunto de forma mais dinâmica.

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FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE CUSTOS

OFICINA “REDUÇÃO DE CUSTOS NA CRISE”

A gestão de custos ganha muito mais atenção dos empreendedores quando a situação está desfavorável e o
negócio enfrenta um período de crise, porque é nesses períodos que as vendas caem e o lucro aperta. Ainda
que a economia esteja favorável, aprender a reduzir os custos é algo que você deve fazer agora; assim, não
será pego de surpresa pela próxima mudança repentina no mercado.

Nessa oficina, você aprende a criar um plano de redução de custos em apenas quatro passos, além de
desenvolver atividades de diagnóstico que permitem entender melhor a situação e as fragilidades de um
negócio.

PLANILHA DE CONTROLE DE ESTOQUE

A planilha de controle de estoque não é útil somente para a produção. Ela também serve para a gestão dos
custos, já que permite acompanhar quanto está sendo gasto com matérias primas ou produtos para revenda.
E, como você registra a entrada e saída, pode observar a velocidade em que o estoque precisa ser reposto,
para ajustar frequência e volume de compras. Desta maneira, evita gastar mais do que o necessário em itens
que vão ficar muito tempo “encostados”.

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FERRAMENTAS PARA A GESTÃO DE CUSTOS

TABELA PARA ORGANIZAÇÃO DOS PAGAMENTOS A FORNECEDORES

Lembra que uma das nossas dicas foi eliminar gastos “problemáticos”? Pois um gasto problemático bastante
comum é o pagamento de juros e multas por atraso. E o problema não se resume à questão financeira:
quando seus fornecedores não são pagos no prazo certo, sua empresa perde credibilidade e você pode ter
dificuldades para conseguir comprar a prazo no futuro.

É por esses motivos que você precisa desse modelo de controle, elaborado para ajudar o empresário a não
esquecer a data de vencimento de um pagamento.

TABELA DE CONTROLE DE PASSIVOS

Passivos são as obrigações exigíveis da empresa para com terceiros, incluindo as dívidas com fornecedores,
os salários de funcionários e até mesmo os impostos. Em outras palavras, são custos. Portanto, uma tabela
simples de controle de passivos também é uma ferramenta para a gestão de custos. Nós temos um modelo
que você pode flexibilizar e aplicar na sua empresa.

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CUIDADOS NECESSÁRIOS NA GESTÃO DE CUSTOS
CUIDADOS NECESSÁRIOS NA GESTÃO DE CUSTOS

Chegamos ao último tópico deste e-book. Para encerrar, que tal conhecer alguns cuidados necessários que
devem ser tomados ao fazer a gestão de custos na sua empresa?

DETALHAMENTO

Para uma boa gestão de custos, você deve realizar um trabalho detalhado. Não pense que gastos pequenos
não precisam ser registrados ou que basta classificá-los em categorias amplas e genéricas. Esses dois erros
fazem com que você tenha uma sensação de controle que, na verdade, é falsa – e pode conduzi-lo a tomar
decisões na direção errada.

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CUIDADOS NECESSÁRIOS NA GESTÃO DE CUSTOS
CONTINUIDADE
A gestão de custos não é uma atividade que
se faz periodicamente, uma vez por semestre
ou uma vez a cada ano. Ela depende de
continuidade, inclusive porque os gastos da sua
empresa não são os mesmos todos os
meses do ano.
Além disso, deixar para fazer a gestão de custo
“de vez em quando” significa que, quando
finalmente colocar as mãos na massa, vai
encontrar uma quantidade de dados difíceis
de organizar e analisar. Então, ao tornar esse
acompanhamento uma parte da sua rotina de
trabalho, você está fazendo um favor a si mesmo.
OBJETIVIDADE
Donos de pequenos negócios têm, normalmente,
uma ligação emocional forte com a empresa.
Isso significa que, quando analisam seu negócio,
sua percepção pode ser afetada por essa ligação,
afastando-os de decisões objetivas.
Vamos a um exemplo: um empreendedor vem
apostando em um material de divulgação que foi
criado a partir de suas próprias ideias, mas esse
material não está gerando os resultados esperados;
assim, passa a ser um gasto desnecessário. Porém,
ele reluta em cortar essa despesa porque está
apegado à ideia, em vez de olhar objetivamente
para os resultados.
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CUIDADOS NECESSÁRIOS NA GESTÃO DE CUSTOS

Dessa forma não é possível realizar uma gestão de custos adequada. Então, se você quer fazer observações
e definir ações para o seu negócio que vão realmente colocá-lo no caminho do sucesso, use o olhar do
gestor, seja objetivo.

A gestão de custos é uma atividade importante não somente para o desempenho da sua empresa hoje,
mas para o futuro. Ela tem potencial, entre outras coisas, para abrir possibilidades de expansão do negócio
– o que fica muito mais fácil quando você tem mais capital à disposição. E, no final das contas, não é difícil
justificar a importância de uma atividade que pode, efetivamente, aumentar a lucratividade do seu negócio.

O que resta para o empreendedor, então, não é a decisão de aplicar ou não a gestão de custos, mas apenas
a missão de se organizar e preparar para agregar essa tarefa ao seu escopo de trabalho.

Quer saber mais sobre esse e outros assuntos sobre gestão de um pequeno negócio?
Siga o blog do Sebrae ES. Lá você encontra uma série de conteúdos relevantes e informativos que irão te
ajudar a gerenciar melhor o seu negócio. E toda semana tem conteúdo novo!

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PRAZO DE RETORNO DO INVESTIMENTO (PRI)

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