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Antonio Reyes Bravo
LAS 5S COMO PIEZA FUNDAMENTAL

En la Persona
En el Puesto de Trabajo
En la Empresa
Desarrollado para el Curso de Auditores Internos en 5's de:
www.mejora.com.pe | 1
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ANTECEDENTES EN JAPÓN
La filosofía de las 5S es una metodología de trabajo desarrollada por la industria

japonesa después de la II Guerra Mundial, debido a que existía la necesidad de
incorporarse nuevamente al mercado internacional después que las industrias en
general fueran casi totalmente destruidas, enfrentando en aquel entonces una
sensible baja en la economía y en la producción de bienes y servicios. En esa
búsqueda de elevar el nivel de competitividad y reputación, ya que
mundialmente se consideraba que los productos fabricados en Japón eran
baratos y de baja calidad, iniciaron la solicitud de apoyo técnico a otros países.
Expertos llegaron a Japón a instruir en distintas conferencias acerca de la
aplicación de nuevas teorías y métodos de trabajo, por lo que rápidamente
asimilaron las enseñanzas. Además se formaron organizaciones empresariales que
impulsaron el desarrollo de las empresas e industrias japonesas, tales como:
Japanese Union of Science and Engineering (JUSE) en 1946, Japanese Industrial
Management Association (JIMA) en 1950, entre otras. Tanto era el espíritu
emprendedor de los gerentes que comenzaron a aplicar lo aprendido, a través
de un cambio radical que los llevó en el camino que conduce a la eficiencia y
productividad.
En los años 50 como iniciativa propia de casi todas las empresas japonesas, solía
adoptarse un lema compuesto por frases o palabras sencillas de fácil
entendimiento, usadas con frecuencia en los hogares para inculcar un ambiente
agradable, por ejemplo seiri, seiton (palabras japonesas que traducida al español
significan “desechar y ordenar” respectivamente). Dichas expresiones fueron
adoptadas en las empresas de acuerdo a las necesidades de cada área de
trabajo y giro de la empresa, a fin de aumentar la eficiencia en las actividades
diarias. Como resultado del uso continuo y como si fuera un juego de palabras,
las 5S se habían establecido espontáneamente como una metodología
orientada a la productividad.
Siendo este un motivo real de cambio, decidieron desarrollar esta metodología
como una cultura de trabajo y una ventaja competitiva, con miras a ser más
eficientes en todas las actividades productivas y mejorar constantemente los
procesos, distinguiéndose así por crear y desarrollar productos de calidad. Tal fue
el éxito en Japón, que las 5S constituyeron las bases y los primeros cimientos para
iniciar una infraestructura donde descansarían lo que hoy se conoce como los
distintos sistemas de trabajo para el mejoramiento operativo y administrativo,
tales como: Kaizen (palabra japonesa que traducida al español significa
“mejoramiento continuo”), Justo a tiempo, Control Total de la Calidad,
Mantenimiento Productivo Total, entre otros.
En el intercambio técnico entre Japón, Estados Unidos y los países europeos
conocieron las experiencias exitosas que las empresas japonesas habían
obtenido, por lo que en las décadas siguientes se dieron a conocer
mundialmente como las precursoras del mejoramiento de la calidad y la
productividad; en donde las 5S se han consolidado indiscutiblemente como una
metodología que permite mantener el entorno de trabajo limpio y ordenado.
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Definición de las 5S
La filosofía de las 5S es una práctica para el establecimiento y mantenimiento del
lugar de trabajo bien organizado, ordenado y limpio, a fin de mejorar las
condiciones de seguridad, calidad en el trabajo y en la vida diaria. Está
integrado por cinco palabras japonesas que inician con la letra “s”, que resumen
tareas simples que facilitan la ejecución eficiente de las actividades laborales.
JAPONÉS ESPAÑOL DESCRIPCIÓN

Separar los elementos necesarios de los innecesarios y
Seiri Clasificar
eliminar del área de trabajo los innecesarios.
Ordenar, organizar y rotular los elementos necesarios
Seiton Ordenar
de manera que estén disponibles y accesibles
Eliminar el polvo y suciedad. Hacer la limpieza con
Seiso Limpiar
inspiración
Mantener el área de trabajo higiénica mediante el
Seiketsu Estandarizar
mejoramiento de las tres “S” anteriores.
Respetar las reglas por propio convencimiento.
Shitsuke Disciplina Cambiar los hábitos de trabajo mediante la
continuidad y la práctica.
Las tres primeras palabras indican acciones simples y rutinarias y las dos últimas
palabras tienen el propósito de crear las condiciones necesarias para
mantener en estado óptimo el desarrollo de las tres primeras, incorporándolas
en las actividades cotidianas de manera natural y hacerlas una costumbre,
para obtener los resultados esperados. La filosofía de las 5S no solo es aplicable
a los lugares de trabajo de la empresa, sino que aplica también en la parte
personal y en la vida diaria.
arreglar ordenar
arreglar Movimiento de Educación para desarrollar personalidad
discernimiento
Levantar los ánimos
Sei-Ton
Sei-Ri
Shitsuke
Sei-So Sei-Ketsu
Elevar la calidad personal
No ensuciar
Limpiar Purificar
No ensuciar “cuerpo” “belleza” “Previsión es Prevención“
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La empresa/organización puede ser comparada como un organismo vivo que

necesita cuidado y atención. Además habla, escucha, aprende, está en
constante movimiento y evolución a través de su personal quien le inyecta
vida. Según la figura anterior, denota algo más que simplemente el enfoque
tradicional de productividad japonesa, sino que también puede ser vista con
las virtudes de la personalidad humana, en el sentido de asumir una actitud
positiva, un espíritu progresista, vanguardista y dinámico ante su trabajo.
Al observar a detalle cada palabra japonesa intrínsecamente revela un
significado más profundo que el concepto propiamente definido, y en su
conjunto forma una filosofía basado en la moralidad en donde Seiri y Seiton
apuntan a levantar el ánimo, y Seiso y Seiketsu se enfocan en elevar la calidad
personal. Finalmente, Shitsuke es el motor que hace girar a las cuatro primeras
“S” como un gran engranaje que da paso al movimiento para el desarrollo de
las virtudes en la personalidad humana, exteriorizando ante todo la calidad
personal y el buen ánimo ante su trabajo.
Por otro lado, en el plano de la productividad la filosofía de las 5S permite
incorporar y desarrollar pequeñas mejoras en el lugar de trabajo por medio del
establecimiento de metas y objetivos, y no debe considerarse un fin en sí
mismo, sino que debe ser considerada como el medio para lograr el fin que se
busca. Conforme sea aplicada la filosofía de las 5S, el personal irá
estableciendo y desarrollando por sí mismo los controles, los que ayudarán a
fundamentar la incorporación de nuevas metodologías de mejoramiento
continuo. La característica fundamental de la filosofía de las 5S es su
funcionalidad, ya que no requiere un software sofisticado o algún equipo
especializado para desarrollarla, sino que es realizado por el personal de la
empresa, quienes contribuyen a generar ideas para el mejoramiento de los
lugares de trabajo, basado en la participación activa y el trabajo en equipo.
Objetivos de la filosofía de las 5S

Personal: relacionados con la actitud, cambios de conducta, eliminación de
malos hábitos. Fomentar en el personal de la empresa la necesidad de mejorar
continuamente, tanto en el ámbito personal como en el laboral, además de
abandonar prácticas erróneas y despertar un espíritu emprendedor en el
desarrollo de actividades de mejora y eliminar paradigmas que detienen el
progreso por malos hábitos. Según la experiencia a nivel mundial, el éxito viene
por poseer una actitud dispuesta a producir cambios constantes, mediante la
colaboración, entusiasmo, dedicación e ideas para desarrollarlas.
Equipo de trabajo: basado en liderazgo práctico para la solución de
problemas. En los equipos de trabajo surgen líderes que impulsan la
implementación de actividades de mejora, quienes estimulan que los demás se
involucren ya sea en la generación de ideas para la solución de problemas
como la participación de los miembros del equipo. Por otro lado, tanto la Alta
Dirección como los líderes asumen el papel protagónico de involucrarse ellos
mismos dando el ejemplo y animando a los demás a que cooperen.
Empresarial: enfocado a las mejoras del ambiente de trabajo y logro de
objetivos. Es importante fomentar la cooperación, participación e integración
entre los equipos de trabajo en general o equipos que desarrollan proyectos
de mejora, lo que facilitará su anuencia en la creación o mantenimiento de un
ambiente laboral bien organizado, y la motivación de lograr mejores resultados
aplicando la creatividad y el sentido común. Es importante definir acciones
que apoyen a la consecución de los objetivos planteados previamente
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(relacionado con las 5S) que sean ejecutadas por los equipos de las áreas de
trabajo asumiendo la responsabilidad de cumplir con lo encomendado, y que
la Alta Dirección proporcione los insumos necesarios para que aquellos
desarrollen el proceso de mejoramiento.
Beneficios de la filosofía de las 5S
 Reduce elementos innecesarios de trabajo
 Facilita el acceso y devolución de objetos u elementos de trabajo
 Evita la pérdida de tiempo en la búsqueda de elementos de trabajo
 Reducción de fuentes que originan suciedad
 Mantiene condiciones necesarias para el cuidado de bienes y activos.
 Entorno visualmente agradable
 Creación y mantenimiento de condiciones seguras para el trabajo.
 Mejora el control visual de elementos de trabajo
 Crea las bases para incorporar metodologías de mejoramiento continuo
 Es aplicable en cualquier tipo de trabajo: manufactura o de servicio
 Participación en equipo
 Es un medio para lograr las “siete eficacias”
7 Eficacias Reclamo Cero:

Aumento de confianza de clientes
Multi Identificación Reducción Garantía Integridad de Fecha de Seguridad

producto de problemas de costos de calidad producción entrega ante todo
Cero Cero Cero Cero Cero Cero Cero

tiempo inventario desperdicios detecto Avería Demora Accidente
Reducir tiempo Optimizar Apropiar la Prevenir Evitar Detectar

de búsqueda espacios colocación averías procesos riesgo
Reducir Ordenar cosas Verificar Crear condiciones

equivocaciones necesarias funcionamiento higiénicas
Eliminar cosas Mantener las Prolongar la vida Prevenir

innecesarias cantidades necesarias útil plagas
SEISO SEIKETSU
SEIRI SEITON
SHITSUKE
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SEIRI — CLASIFICAR
Actividades de seiri
o Clasificar
o Seleccionar
o Descartar
o Eliminar
Consiste en separar los elementos necesarios de los innecesarios y retirar los
últimos del lugar de trabajo, con el objetivo de mantener únicamente aquello
que es verdaderamente útil para determinada labor y a la vez establecer un
sistema de control que facilite la identificación y el retiro o eliminación de los
elementos que no se utilizan.
En su concepción etimológica la palabra Seiri proviene de la unión de dos
vocablos del idioma japonés: “sei” y “ri”, que traducidos al español significan
“arreglar” y “discernimiento/ razón” respectivamente, denotando una acción
de clasificar las cosas de acuerdo a la utilidad y funcionalidad.
“Con poco obtenemos más”. Esta frase quiere decir que al utilizar las cosas
necesarias en el lugar de trabajo, podemos hacer nuestra labor mucho más
eficiente que mantener un sinnúmero de objetos que no brindan utilidad
alguna, más bien reduce el espacio, generan mayores confusiones y podría
ocasionar accidentes.
El retiro de los elementos innecesarios puede ser inquietante, ya que es preciso
hacer la separación de lo útil de lo que no lo es. En nuestro medio, es muy
común rodearse de objetos, piezas u otros elementos, pensando siempre que
serán útiles en algún momento, pero que al final no se volverán a utilizar,
produciendo con el tiempo una gran acumulación de objetos, incremento de
los inventarios y finalmente convertir los lugares de trabajo en bodegas.
Objetivos de seiri
 Prevenir accidentes y errores humanos por la presencia de objetos
innecesarios
 Hacer uso efectivo del espacio físico dentro las empresas/
organizaciones
 Mejorar y facilitar la visibilidad de los materiales, documentos y otros
 Eliminar la costumbre almacenar objetos innecesarios
Beneficios de seiri
 Libera espacios ocupados por cosas innecesarias
 Facilita la visualización a herramientas, materiales, documentos, y otros
elementos de trabajo
 Reduce el tiempo en la búsqueda elementos de producción,
documentos, herramientas, moldes y otros
 Reduce el deterioro de materiales, objetos, equipos y otros por estar
almacenados prolongadamente en sitios mal organizados
 Mejora el control de los inventarios que se van agotando
 Convierte lugares de trabajo en sitios más seguros
 Aumenta la visibilidad parcial o total en las áreas de trabajo
 Fomenta hábitos de no continuar almacenando objetos en sitios
inapropiados
 Incrementa los movimiento de traslado de un lugar a otro de manera
efectiva
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SEITON — ORDENAR
Actividades de seiton
o Ordenar
o Acomodar
o Organizar
o Rotular
Consiste en ordenar y acomodar los elementos necesarios de manera que
facilite la búsqueda, identificación, acceso, retiro y devolución en cualquier
momento. Una vez que los elementos innecesarios han sido eliminados,
entonces se procede a organizar el lugar de trabajo. Para realizar el
ordenamiento de los elementos necesarios se requiere definir el sitio más
adecuado para colocarlos de acuerdo a la funcionalidad.
En su concepción etimológica la palabra Seiton proviene de la unión de dos

vocablos del idioma japonés: “sei” y “ton”, que traducidos al español significan
“arreglar” y “ordenar/ poner”, denotando una acción para disponer de los
objetos necesarios fácilmente cuando se requieran. “El orden aporta a más”.
Esta frase indica que no tendrá ningún sentido ordenar todos los elementos de
trabajo si entre ellos existen en mayor cantidad objetos que son innecesarios.
Seiton gestiona las acciones de organización y rotulación de objetos y
delimitación de las áreas de trabajo con el fin de incrementar las posibilidades
de conservación de sus elementos en óptimas condiciones. Igualmente el
propósito tiene que ver con el mejoramiento en la identificación de
herramientas, instrumentos y otros, como también los controles críticos de la
maquinaria para el buen funcionamiento.
Objetivos de Seiton
 Reducir el tiempo de búsqueda y
movimiento de objetos
 Mejorar la identificación de los objetos
 Prevenir pérdidas de materiales y materia
prima por deterioro
Beneficios de Seiton
 Acceso rápido a elementos de trabajo
 La limpieza puede realizarse con mayor
facilidad y seguridad
 Mejora la imagen de la planta
 Agudiza el sentido de orden a través de utilización de controles visuales
 Elimina riesgos potenciales al personal mediante la demarcación de las
zonas de tránsito y áreas peligrosas
SEISO — LIMPIAR
Actividades de seiso
o Limpiar
o Lavar
o Inspeccionar
Consiste en eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de trabajo y de
las instalaciones de la empresa. Desde el punto de vista del Mantenimiento
Productivo Total (TPM, por sus siglas en inglés), seiso implica inspeccionar el
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equipo durante el proceso de limpieza, identificando los problemas de fugas,

averías o fallas.
En su concepción etimológica la palabra seiso proviene de la unión de dos
vocablos del idioma japonés: “sei” y “so”, que traducidos al español significan
“no ensuciar” y “limpiar” respectivamente, denotando una acción de
mantener limpio el entorno de trabajo, empleando suministros y accesorios
para la limpieza.
Seiso se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y
la habilidad para producir artículos de calidad. Asimismo, éste no implica
únicamente mantener los equipos dentro de una estética agradable
permanente, sino hacer una inspección minuciosa. Para ello se requiere un
trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación,
para que de esta manera, se tomen acciones para eliminar la causa, de lo
contrario sería imposible mantener limpia y en buen estado el área de trabajo.
Objetivos de seiso
 Evitar que la suciedad y el polvo se adhieran al producto fi nal y se
acumulen en el lugar de trabajo
 Visualizar rápidamente la fuga de aceite o la manchas en las
maquinarias
 Revisar la maquinaria y equipo aún si ésta se encuentra en buenas
condiciones
 Evitar que cualquier tipo de suciedad afecte el rendimiento de las
máquinas
 Hacer del lugar de trabajo un sitio seguro
Beneficios de seiso
 Reduce el riesgo potencial de accidentes
 Incrementa la vida útil de los equipos, mobiliario, herramientas y demás
objetos de trabajo
 Indica fácilmente cuando existen derrame de líquidos de los equipos o
máquinas
 Aumenta la funcionalidad del equipo
 Mejora la calidad del producto y se evitan el deterioro por suciedad y
contaminación
SEIKETSU — ESTANDARIZAR
Actividades de Seiketsu
o Estandarizar (hacer las cosas de manera uniforme)
o Mantener con esmero las tres primeras “S”
Se define como crear un estado óptimo de las tres primeras “S”, con el fin de
mantener los logros alcanzados, por medio del establecimiento y respeto a las
normas que permitan elevar los niveles de
eficiencia en el lugar de trabajo.
En su concepción etimológica la palabra
seiketsu proviene de la unión de dos vocablos
japonés: “Sei” y “Ketsu”, que traducidos al
español significan “no ensuciar” y “purificar”
respectivamente, denotando la acción de
esmerarse por mantener impecable la
limpieza de elementos, áreas de trabajo y
reducir los niveles de suciedad de cualquier
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tipo, es decir, se crea un ambiente agradable y de bienestar personal.

Con aplicación constante de las tres primeras “S”, no será difícil detectar
problemas que aparentemente son invisibles, el cual ayudará a revelar
anomalías a tiempo que ocasiona un lugar desordenado y sucio. Para ello se
deben tomar acciones que den solución a los problemas.
Con la estandarización de las actividades de clasificación, orden y limpieza, se
trata de mantener la eficacia de seiketsu que evite a toda costa retroceder a
una situación similar a la inicial o aún peor. Una característica que tiene seiri,
seiton, seiso y seiketsu es que todas comienzan con el vocablo japonés “sei”,
pero su significado en las dos primeras palabras es diferente y las dos
subsecuentes, es decir, seiri y seiton tienen el significado enfocado al orden,
mientras que Seiso y Seiketsu denotan un significado de pulcritud.
Objetivos de Seiketsu
 Minimizar las causas que provocan suciedad y ambiente no confortable
en el lugar de trabajo
 Disminuir el tiempo en la realización de las tres “S” anteriores
 Proteger a los trabajadores de condiciones inseguras
 Estandarizar y visualizar los procedimientos de operación y de
mantenimiento diario
Beneficios de Seiketsu
 Crea un ambiente propicio para desarrollar el trabajo
 Mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar
impecable el sitio de trabajo en forma permanente
 Se evitan errores que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales
innecesarios
SHITSUKE — DISCIPLINA
Actividades de Shitsuke
o Respetar las reglas por convencimiento propio
o Cambiar los hábitos de trabajo mediante la continuidad y la práctica
o Disciplina
En su concepción etimológica la palabra Shitsuke proviene de la unión de dos
vocablos del idioma japonés que denotan una actitud positiva, buena
disposición, buen comportamiento hacia
los demás, y obediencia a las normas y
reglas.
La disciplina debe ser reconocida como la
parte más importante a impulsar porque su
aplicación hace que evolucionen las 4S
anteriores. Además demostrar un espíritu
proactivo que impulse la realización de las
actividades de mejora, teniendo la certeza
que los beneficios serán mayores cuando
existe una consistencia en lo que se hace, tanto en la empresa como en la
vida personal de manera que se obtengan grandes y mejores resultados, es
decir, cuando todos los empleados demuestran una disciplina, la empresa
obtendrá increíbles resultados en la calidad y productividad.
Para ello es necesaria arraigarla a la cultura de trabajo, requiriendo de
constancia, esfuerzo y perseverancia que garantice la plena implementación
de las 5S y cumpliendo diariamente con el mejoramiento continuo.
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Con una disciplina facilita el proceso de perfeccionamiento de la cultura de

autocontrol, es decir, una actitud a seguir con lo que se ha decidido hacer, por
ejemplo: mejorar el área de trabajo.
Objetivos de Shitsuke
 Cambiar hábitos erróneos fomentando nuevas costumbres
 Respetar los procedimientos de acuerdo a las responsabilidades/
deberes
 Involucrar al personal de la empresa en evaluación de tareas
 Desarrollar el liderazgo en los equipos de mejoras
 Capacitar al personal en planes de mejoras
Beneficios de Shitsuke
 Se crea una cultura de respeto y cuidado de los recursos de la empresa
 Se crea una disciplina para cambiar hábitos
 Fomenta el respeto a las normas establecidas y respeto entre las
personas
 Mejora el aspecto del sitio de trabajo
 Se crea el convencimiento de lo que significa realizar mejoras en su lugar
de trabajo.
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LA FILOSOFÍA DE LAS 5S Y SU
VINCULACIÓN CON OTROS
TEMAS
Seguridad
La filosofía de las 5S apoya al cumplimiento cuidadoso de todas las actividades
tendientes a la higiene y seguridad del personal, ya que un lugar de trabajo
limpio y ordenado puede considerarse apto para desarrollar libremente las
labores cotidianas sin ningún peligro. Esto puede realizarse mediante la
aplicación adecuada de las 5S, con lo cual podrá observar la disminución en
los niveles de accidentes de cualquier índole, por ejemplo: tropiezos y
deslizamiento debido a líquidos derramados en el suelo. Por lo tanto la
seguridad debe ser una prioridad dentro de la empresa.
Calidad
La filosofía de las 5S es el principio del camino que conduce a incorporar la
calidad en la elaboración de los productos y desarrollo de servicios, ya que el
orden y la limpieza rutinaria reduce factores que puedan causar productos
defectuosos y servicios de baja calidad, además evita que cosas extrañas no
deseadas puedan adherírseles, que una persona tenga que esperar por un
documento o que reciba uno manchado, dañado o equivocado.
Eficiencia
La eficiencia se relaciona estrechamente en unidades de tiempo, por lo que es
esencial tener al alcance o accesibles los elementos de trabajo (materiales,
herramientas, documentos, insumos, equipos u otros), para evitar la pérdida de
tiempo en la búsqueda de algo o confundir objetos parecidos con nombres y
codificaciones similares, lo cual hace que la persona se desmotive. Es
importante mejorar el rendimiento y mantener la integridad de los elementos
de trabajo y equipos de tal forma que continúen cumpliendo con su función,
ya que son muchos los inconvenientes que se suscitan por la suciedad o por la
falta de rotulación clara y legible. Desde sus inicios, los sistemas de
mejoramiento continuo con enfoque japonés se han caracterizado por utilizar
metodologías totalmente comprobadas que influyen en la mejora de la
calidad y productividad en una empresa/ organización, tales como:
Círculo de Deming
Trabajo en equipo (como principio de círculo de calidad)
Utilización de herramientas de control de la calidad para la solución de
problemas
El “Círculo de Deming” de Edward Deming es una herramienta de mejora
continua de la calidad (Kaizen), que se le denomina P-D-C-A, por sus siglas en
inglés: Plan, Do, Check, Act; que en adelante se le llamará P-H-V-A, por la
traducción de sus siglas al español: Planificar, Hacer/ejecutar,
verificar/comprobar y Actuar.
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Cualquier sistema de mejoramiento (5S, Kaizen, ISO 9001 u otro) que utilice el
ciclo P-H-V-A en repetidas ocasiones y de forma permanente, su nivel de
evolución irá incrementándose significativamente a medida que se vaya
completando, y si se le compara con un espiral, el movimiento giratorio al
contorno de éste (en forma ascendente), se obtendrá un nivel aún mayor que
el ciclo anterior.
Dado que la filosofía de las 5S es una metodología de trabajo con enfoque
japonés, puede tener el comportamiento creciente en forma del espiral si se
desarrolla constantemente.
A continuación se presenta un modelo para la implementación de la filosofía
de las 5S, basado en el Círculo de Deming, el cual está dividido en tres fases.
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ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ 5S
Con base en la estructura organizacional, la Alta Dirección debe conformar un

equipo de trabajo, encargándole la tarea de liderar el proceso de
implementación de la filosofía de las 5S en la empresa. A este equipo se le
denomina “Comité 5S”, al que se le brindará la introducción y sensibilización
con respecto al tema. La denominación que reciba este Comité puede ser
definido por la empresa, ejemplo: Comité Central 5S, Comité Gestor 5S, entre
otros.
¿Quiénes integran el Comité 5S? Debe ser integrado por miembros de los
distintos departamentos o áreas estratégicas de la empresa, a quienes se les
asignará las tareas de planificar, coordinar, ejecutar y monitorear las
actividades para la implementación exitosa de las 5S. Estas personas pueden
ser seleccionadas por su liderazgo, dinamismo, compromiso, colaboración,
comunicación, actitud positiva y ejemplo ante sus compañeros. Este Comité
tendrá asignadas responsabilidades:
RESPONSABILIDAD TAREAS
 Elaborar planes para el desarrollo de las actividades
 Promocionar las actividades
PLANEAR
 Gestionar los recursos necesarios para su
implementación
 Coordinar las actividades de Capacitación en el
tema de 5's
 Convocar y dirigir las reuniones 5s
 Fomentar la integración del personal como un solo
HACER
equipo
 Animar al personal a que colaboren con un espíritu
de equipo
 Participar en el desarrollo de las actividades 5s
 Dar seguimiento a los planes definidos
VERIFICAR  Realizar inspecciones o auditorías relacionadas con
las 5s
 Fomentar la implementación de actividades de
mejora
 Velar por el cumplimiento de las acciones
ACTUAR
 Documentar las acciones, actividades, resultados y
pasos a seguir
 Presentar propuesta de mejora
El Comité 5S puede apoyar su gestión en varios subcomités a quienes les

proporcionará las directrices a seguir para implementar con éxito la filosofía de
las 5S en sus respectivas áreas/departamento de trabajo. Cada subcomité será
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liderado por un coordinador quien se encargará de dirigir las actividades de 5S

en las áreas de trabajo asignadas, conformando a su vez otros equipos de
mejora para obtener mejores resultados y de esta manera involucrar a todo el
personal en las actividades programadas.
Cada coordinador facilitará la comunicación entre el Comité 5S y los equipos
de mejora, dando seguimiento al plan trazado y retroalimentando de los
avances y retrasos al comité.
Líder o Coordinador del Comité 5S

Esta persona debe ser designada por la Alta Dirección y seleccionada por sus
cualidades de liderazgo, tales como: iniciativa propia, disposición,
convencimiento, buena actitud y compromiso con las 5S. Asimismo, es
importante que mantenga una comunicación directa con la Alta Dirección, ya
que será un canal efectivo para compartir, transmitir y dar seguimiento a las
observaciones y sugerencias que vayan surgiendo, con la intención de recabar
y analizar la información a fin de mejorar y mantener eficazmente la gestión de
implementación. Esta comunicación debe ser en ambos sentidos, de arriba
hacia abajo y viceversa.
El papel del coordinador o líder del Comité 5S debe ser persuasivo y motivador,
ya que si detecta que no existe colaboración, motivación o simplemente algún
miembro de su equipo demuestra apatía o desinterés ante sus nuevas
responsabilidades, será necesario que tome la decisión de efectuar un cambio,
rotación o renovación de cargos en el Comité, con el propósito de dar un
mayor impulso a la gestión que se ha venido realizando. Asimismo puede
solicitar una asesoraría interna o externa en caso de que se amerite.
Estas acciones deben ser efectuadas en conjunto con la Alta Dirección.
Las responsabilidades del líder del Comité 5S son las siguientes:
 Guiar a los demás a alcanzar las metas y objetivos trazados
 Animar a los miembros del Comité a que participen y se involucren en las
actividades
 Definir el rol de cada miembro del Comité
 Evaluar los avances y problemática de la implantación en todas las
áreas
 Retroalimentar al Comité y a la Alta Dirección de las alteraciones al plan
de trabajo
 Coordinar que las actividades se lleven a cabo
 Monitorear el progreso de las 5S y de seguimiento constante
 Estar atento a escuchar las opiniones de los demás
Entre las primeras actividades que el Comité 5S debe reportar a la Alta

Dirección están:
 Diagnóstico. Determinar el nivel de aplicación de las 5S en un área
específica. Como evidencias puede incluirse el registro fotográfico.
 Registro fotográfico. Son fotografías tomadas en cada una de las áreas
de la empresa, las que serán analizadas y comparadas (antes y
después) en distintos lapsos de tiempo cuando se implementa alguna
“S”.
 Diseñar el plano de división de áreas. Es el plano de todas las áreas de la
empresa donde se llevará a cabo la implementación de las 5S.
Cabe resaltar que el apoyo, respaldo y compromiso que brinde la Alta
Dirección al Comité 5S es de mucha trascendencia para su liderazgo y
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colaboración de sus miembros y de cada uno de los niveles dentro de la

empresa, siendo necesaria su participación frecuente en las reuniones que el
comité convoca especialmente cuando se traten asuntos muy importantes.
LANZAMIENTO OFICIAL DE LAS 5S

El lanzamiento oficial de la filosofía de las 5S en la empresa, es el punto de
partida que da inicio al proceso de implementación, en donde la Alta
Dirección debe dar a conocer ante sus colaboradores las decisiones tomadas
con respecto a este tema y lo que se espera lograr a través de ello. Su
participación a este evento confirmaría su compromiso y generaría un impacto
positivo entre los asistentes.
Es importante que la Alta Dirección, en primer lugar, gire el comunicado a todo
el personal de la empresa para que asista a este evento; y, en segundo,
designe al Comité la elaboración de una agenda de trabajo que contenga los
siguientes puntos:
 Declaración del compromiso de la Alta Dirección con las 5S
 Las razones del por qué implementar las 5S
 Exposición de los resultados del diagnóstico
 Los objetivos 5S
 El ámbito de implementación
 Presentación de los miembros del Comité 5S
 Plan de capacitación interna
 Publicación del plan de implementación (opcional, ya que puede
desarrollase posteriormente al lanzamiento)
 El plano de división de áreas
 Difusión de las herramientas promocionales para anunciar todo lo
concerniente a 5S
 Convocatoria y bases al concurso de la mascota y lema 5S
Herramientas de promoción de la filosofía de las 5S

Son los medios que permiten divulgar información y fomentar la participación en
las actividades relacionadas con la implementación de las 5S. Entre estas
herramientas se pueden mencionar las siguientes:
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 Mascota 5S. Es una representación gráfica preferiblemente alusiva al giro

de la empresa cuyo diseño, elaboración o forma identifique que la
empresa está implementando las 5S, a fin
utilizarla como imagen representativa para
toda difusión oficial relacionada con el
tema.
 Lema 5S. Es una frase que indica en breves
términos una idea que motive a que el
personal se comprometa a implementar las
5S para alcanzar un fin. Este debe ser de
fácil comprensión y que no exprese un
párrafo ni concepto.
 Boletín/afiche 5S. Comunica al personal la
información relacionada a la
implementación de las 5S, como: actividades, fechas especiales, logros,
conceptos, pensamientos, anuncios, juegos (sopa de letras, etc.), entre
otros. Los ejemplares pueden ser elaborados regularmente (quincenal,
mensual, etc.) por una o varias personas que participan alternadamente
para su edición.
 Plano de división de áreas. Específica el lugar en donde los equipos de
trabajo están asignados para que implementen las 5S. Gráficamente su
ámbito laboral puede ser identificado por colores
 Mural/pizarra informativa 5S. Amplía información concerniente al proceso
de implementación de las 5S que generalmente no se publica en los
boletines/afiche. Este debe colocarse en sitio(s) estratégico(s) a fin de ser
observada por todos. En ella se publican: gráficos, tablas, fotografías,
conceptos, mensajes, pensamientos, fechas importantes, entre otros.
 Manual 5S. Es una guía didáctica que puede ser utilizada como material
de apoyo adicional a la etapa de capacitación. Esta debe ser breve,
preciso y que facilite la comprensión de conceptos y la descripción de la
metodología que se implanta.
 Video 5S. Utilizado como medio visual y auditivo para ser usado en las
capacitaciones que exhiben escenas relevantes acerca de la
implementación en la empresa. En ella puede registrarse fechas
importantes como lanzamiento oficial, Día de la Gran Limpieza, filmación
del recorrido por los lugares críticos y/o sobresalientes el cual quedará
grabado para la historia. Tanto la mascota y el lema 5S se utilizan para
motivar e involucrar a todo el personal a que participen voluntariamente
en un concurso que ponga a prueba sus aptitudes y habilidades, de
manera que se identifique con la implementación. Este concurso
generalmente es anunciado en el día del lanzamiento oficial 5S, para
darle la formalidad del caso y hacer que el personal se motive a
participar. El énfasis es que el diseño de la mascota 5S transmita alegría,
dinamismo, entusiasmo, ánimo y que sea distintivo al giro de la empresa
(similar a la mascota de los equipos deportivos), y que el lema 5S motive a
identificarse con la filosofía de las 5S.
CONVOCATORIA AL CONCURSO DE LA MASCOTA Y LEMA 5S

1. ¿Quiénes participan?
Participan todos los empleados con excepción del Comité 5S para evitar alguna
controversia.
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2. Establecimiento de las bases del concurso

 El enfoque: alusivo a la filosofía de las 5S y al giro de la empresa
 Categorías de participación: mascota, lema, o ambos
 Forma de participación: individual o grupal (máximo 5 personas)
acompañado de datos personales
 Explicación breve de la propuesta
 Requisitos para presentación: tamaño del papel y forma de entrega
3. Fechas de convocatoria, recepción de propuestas, evaluación y premiación
4. Evaluación y elección
El Comité 5S y la Alta Dirección seleccionarán la propuesta que esté de acuerdo
con las bases. Sin embargo, también pueden someterse a un proceso de
votación por parte de todo el personal o algún invitado externo a la empresa si
así lo ameritan.
5. Premiación
Es muy importante que la Alta Dirección destaque el esfuerzo realizado, ya sea
únicamente al ganador, los tres primeros lugares o a todos los participantes.
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
Antes de iniciar con el proceso de implementación de la filosofía de las 5S, debe
definirse un cronograma o plan de trabajo que describa: actividades, período,
lugar y responsables para la ejecución de la misma, de tal manera que su
desarrollo sea totalmente efectiva.
Especificar claramente las actividades en sus primeras fases, previene que
posteriormente se descubran tareas que se ejecuten erróneamente. La
secuencia lógica de ellas disminuirá las pérdidas de tiempo, acelerando su
desarrollo. A medida que se vaya ejecutando el plan de trabajo 5S se
determinará si las actividades definidas en el mismo serán concluidas en la fecha
estipulada, de ser así, los resultados se irán observando con el paso del tiempo lo
que al final redundaría en el logro de los objetivos y metas establecidas desde un
inicio.
Caso contrario tendrá que modificarse, tratando en la manera posible que no
sufra más desviaciones ni incumplimiento a las fechas programadas.
En otras palabras, periódicamente deben realizarse evaluaciones a la
planificación, a fin de identificar o prever desviaciones o problemas que surjan
durante su ejecución y actuar sobre las posibles causas que los podrían originar.
Para que el plan de trabajo 5S se ejecute con toda confianza y
satisfactoriamente dependerá de ciertos factores, tales como:
 Toma de decisiones rápidas y oportunas
 Participación activa de los empleados (compromiso e involucramiento)
 Gestiones agiles y simples
 Disponibilidad de recursos
 Tiempo para desarrollarlo
Por otro lado el buen desempeño de la filosofía 5S radica en adecuar y ajustar
flexiblemente la metodología de implementación a la forma característica de
trabajo que ejecuta la empresa, es decir, desarrollar un estilo propio.
A manera de ejemplo se presentan un cronograma general que detalla las
actividades generales para la implementación de las 5S y su período, asimismo,
un plan específico que describe actividades, fechas y responsables.
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IMPLEMENTACIÓN DE SEIRI
En el pasado, ¿se ha encontrado en una situación donde no puede trabajar con
comodidad debido a la presencia de múltiples objetos que impiden tener una
mejor visión y movilización? O bien, ¿conoce algún lugar donde existan cajas u
objetos que obstaculizan el paso o imposibilitan abrir la puerta de acceso? ¿O
necesita almacenar algo y no tiene o sabe donde ubicarlo? Entonces es el
momento oportuno para iniciar con el seiri.
Pasos para implementar
1. Hacer un registro fotográfico
2. Definir el ámbito de aplicación
3. Establecer criterios de clasificación y evaluación de elementos
4. Elaborar notificaciones de desecho o tarjetas rojas
5. Identificar los elementos innecesarios
6. Aplicar tarjetas de notificación de desecho
7. Elaborar el informe de notificación de desecho
8. Trasladar los elementos innecesarios a un sitio temporal
9. Evaluar las acciones sugeridas de las notificaciones de desecho
10. Eliminar los elementos innecesarios
11. Realizar el informe de avance de las acciones planificadas
12. Finalizar las actividades del plan establecido
1. Hacer un registro fotográfico

Es considerado como una de las actividades iniciales de la filosofía de las 5S, en
donde el escenario completo de la situación real de las áreas de trabajo es
registrado a través de una o varias fotografías. A su vez estas son utilizadas como
argumento para evidenciar la problemática con respecto al orden y la limpieza.
El análisis de este registro debe conducir a buscar solución a la situación
encontrada a fin de conocer qué elementos innecesarios ocupan un porcentaje
de espacio y limitan la disponibilidad del área de trabajo.
2. Definir el ámbito de aplicación

La Alta Dirección debe especificar los sitios donde se implementará la filosofía de
las 5S de acuerdo a la situación que refleje el diagnóstico inicial con el cual se
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elaborará el plan de seiri. Esta implementación puede ser parcial o total, es decir,
un área específica, algunos departamentos o toda la empresa.
3. Establecer criterios de clasificación y evaluación de elementos

En la vida diaria, rodearse de cualquier tipo de objeto es una tendencia muy
generalizada, justificando en todo momento que será siempre útil y necesario,
pero al final no se utilizan más; de igual forma sucede en el ambiente laboral, ya
que por la actividad de la empresa se acumulan una serie de elementos de
trabajo que después de cierto tiempo se convierten en obsoletos o pierden su
valor. Si no se concientiza sobre este problema (seguir almacenando) y lo que
ocasiona, seguramente el lugar de trabajo se transformará en otra bodega más,
generando así baja productividad y riesgo laboral debido a la reducción del
espacio y la visibilidad.
Ante esta circunstancia se deben definir claramente los criterios para clasificar y
evaluar los elementos, tales como:
 Mantener realmente lo necesario
 Situación en la que se encuentran
 Relevancia y conveniencia
 Periodicidad de uso
 Cantidad
TARJETA ROJA
4. Elaborar notificaciones de NOMBRE DEL ELEMENTO
desecho o tarjetas rojas CANTIDAD
Es una herramienta utilizada 1. Materiales 5. Máquinas y
Equipos
para descartar lo clasificado 2. Stock en Proceso 6. Plantillas
como innecesario, para lo cual CATEGORÍA
3. Artículos Semiacabados 7. Herramientas,
se diseña una tarjeta Suministro
4. Productos 8. Otros
denominada “notificación de
desecho o tarjeta roja”, de 1. Materiales Sobrantes 6. Reduce Espacio
manera que llame la atención y ESTADO O 2. Defectuosos 7. Vencidos
MOTIVO DE 3. Deteriorados 8. No necesario
a la vez sugiera una acción a RETIRO 4. Peligroso 9. Otros
tomar. El color rojo es para 5. Obsoletos
facilitar la identificación.
EVALUADOR:
Esta tarjeta puede ser AREA:
completada por el operario o LOCALIZACIÓN:
DISPOSICIÓN FINAL SUGERIDA:
supervisor del área, describiendo
lo siguiente: nombre del GERENCIA
elemento, cantidad, motivo de DISPOSICIÓN FINAL
retiro, área, fecha, evaluador y Observaciones:
la disposición final sugerida.
5. Identificar los elementos innecesarios

Esta acción será efectiva si se han definido claramente los criterios antes
descritos, lo que ayudará al personal a determinar si un elemento es necesario o
no. Es importante que la persona que está evaluándolo renuncie a toda
consideración, por ejemplo: “... yo sé que no sirve…no quiero eliminarlo...siempre
ha estado allí y no me molesta…”
En caso de existir una incertidumbre sobre la funcionalidad de algún elemento, es
recomendable reportarlo cuanto antes al responsable de área o técnicos
quienes pueden evaluar y dar una opinión técnica para conocer de esta manera
si realmente es necesario o no.
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6. Aplicar tarjetas de notificación de desecho

Consiste en colocar la notificación de desecho/ Tarjeta roja sobre todos los
elementos identificados como innecesarios, completar la información requerida,
adherirlo en un lugar visible y evitar que se desprenda fácilmente. Es preferible
que la aplicación de las tarjetas se realice lo más rápido posible, por ejemplo: tres
días como máximo a partir de la divulgación de los criterios de seiri. Se coloca
una tarjeta por artículo o por grupo que sean iguales.
Podrán existir elementos que no ameritaran la aplicación de la tarjeta roja, pero
eso no significa que no se eliminaran o retirarán del lugar de trabajo, por ejemplo:
papelería, cajas vacías, objetos personales, entre otros.
7. Elaborar el informe de notificación de desecho

Todo lo que se ha realizado debe documentarse, es decir, cada área de trabajo
elabora y registra el listado de los elementos innecesarios, especificando: área,
responsable, fecha, nombre del elemento, cantidad, estado, ubicación, motivo
del retiro y acción sugerida. Sin embargo, la última columna “Decisión final” será
completada por la Alta Dirección o el nivel de decisión respectivo (por ejemplo el
Comité 5S ó de Calidad). Este informe puede ser completado por el trabajador,
encargado o supervisor (quienes conocen detalladamente los elementos que
están a su cargo), el que será presentado al Comité 5S y posteriormente notificar
a la Alta Dirección.
ÁREA
FECHA
RESPONSABLE
MOTIVO
NOMBRE DEL ACCIÓN DECISIÓN
CANTIDAD ESTADO UBICACIÓN DE
ELEMENTO SUGERIDA FINAL
RETIRO
8. Trasladar los elementos innecesarios a un sitio temporal

Una vez realizada la actividad previamente descrita, los elementos innecesarios
deberán ser trasladados temporalmente a un espacio asignado, denominado la
“Bodega de Seiri” o "Zona Roja", cuyo fin no es crear una nueva bodega o
Almacén, sino retenerlos mientras no se lleve a cabo la decisión final de la Alta
Dirección.
Esta bodega tiene otros propósitos, como conocer qué elementos se almacenan
y cerciorarse de que no se elimine alguno que realmente sea útil. Puede suceder
que el responsable de área haya enviado algún elemento argumentando que
no le correspondía y afectaba el hecho que estuviese allí. Ante esta situación, un
jefe o responsable de área puede solicitar algún artículo en especial
debidamente justificada, por ejemplo: realmente se necesita, existe una
requisición de compra, se había extraviado y quiere recuperarse, entre otros.
Analizada y autorizada la solicitud por el nivel de decisión respectivo se
procederá al retiro del elemento.
Puede ser que algunos elementos, equipo, maquinaria u otros no se trasladen a la
bodega de seiri, debido a varios factores como: tamaño, peso o sea muy costoso
movilizarlos; por lo que es permitido mantenerlo en su mismo lugar hasta nuevo
aviso. Esta decisión dependerá del Comité 5S o Comité de Calidad del nivel de
decisión respectivo.
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9. Evaluar las acciones sugeridas de las notificaciones de desecho

La Alta Dirección o el personal designado debe evaluar las acciones sugeridas en
el informe antes descrito, y tomará la decisión final, basado a la información que
proporcione el encargado de área/ departamento.
Entre las decisiones o disposiciones finales a tomar se encuentran: vender, donar,
transferir a otro sitio, reubicar, reutiliza, reparar o eliminar.
10. Eliminar los elementos innecesarios

De acuerdo a la decisión final tomada con respecto a los elementos
innecesarios, el Comité 5S debe preparar el plan determinando qué, cuándo y
quienes participarán en la eliminación de lo almacenado en la bodega de Seiri o
en las áreas de trabajo. Este plan incluye la coordinación de la logística para el
retiro y movilización de los elementos innecesarios hacia su destino final.
11. Realizar el informe de avance de las acciones planificadas

Al finalizar las actividades de seiri, es necesario que el responsable de cada
departamento informe las actividades realizadas, avance, obstáculos y logros
alcanzados, al Comité 5S, quien posteriormente hará el informe final a la Alta
Dirección y publicará los resultados al personal.
12. Finalizar las actividades del plan establecido

Para la efectividad de las actividades de seiri es importante cumplir en las fechas
programadas, a no ser por aquellos elementos que no se retiraron en el momento
determinado por algún motivo, tales como: dificultad para removerlo, búsqueda
de los posibles compradores, se requiere de un tratamiento especial o
descargarlo del inventario.
IMPLEMENTACIÓN DE SEITON
Finalizada la etapa de seiri, permitirá que se realice un trabajo más eficiente y
productivo, debido a una mayor disponibilidad de espacio físico, facilitando de
esta manera el inicio de las actividades de la etapa de seiton.
Si se analizan las siguientes interrogantes todo apunta a que es necesario
implementar seiton:
 ¿Conoce el sitio correcto para colocar las cosas?
 ¿Existe alguna rotulación? ¿Está correcta y legible?
 ¿Están los elementos necesarios cercanos a su puesto de trabajo?
 ¿Pierde tiempo buscando algún elemento?
Pasos para implementar:
1. Analizar y definir el sitio de colocación
2. Decidir la forma de colocación
3. Rotular el sitio de localización
1. Analizar y definir el sitio de colocación

Una vez se han eliminado los elementos innecesarios debe realizarse el análisis
para maximizar el espacio liberado, es decir, estas zonas disponibles se
destinaran para acomodar y/o reubicar de manera adecuada y efectiva los
elementos realmente útiles, considerando lo siguiente:
 Disponibilidad de espacio
 Facilidad de obtención y retorno a su lugar correspondiente
 Periodicidad de uso, utilidad, relevancia y cantidad
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 Un mismo sitio para aquellos elementos destinados para tareas específicas

o consecutivas.
2. Decidir la forma de colocación

Colocar algún elemento en el lugar que no le corresponde genera
posteriormente errores involuntarios que incidirán
negativamente en la realización del trabajo, por
ejemplo: utilizar cosas parecidas (tamaño, forma o
color) pero con contenido o aplicaciones distintas.
Para decidir la forma de colocación se describe lo
siguiente:
 Especificar la forma práctica y funcional
 Describir con claridad el nombre, teniendo
cuidado con aquellos que sean similares,
además con los códigos y figuras.
 Hacer uso del método de inventario que más
convenga
 Colocar los elementos según criterios de seguridad y eficiencia
 Ubicar los elementos según su utilidad, ya sea en actividades similares o
específicos
3. Rotular el sitio de localización

La rotulación es una herramienta visual que facilita la identificación del lugar
donde se colocan los distintos elementos y se localizan las áreas de trabajo, lo
que ayuda a disminuir el tiempo en la búsqueda de los mismos en cualquier
momento, ésta debe diseñarse para que sea entendible y visible. A continuación
se describen formas para identificar el elemento y su localización:
 Rótulos de ubicación. Indican el sitio donde se colocan las herramientas,
insumos, documentación u otros.
IMPLEMENTACIÓN DE SEISO
En el presente, ¿se encuentra en la situación donde el piso de las áreas de
trabajo permanece con residuos, desperdicios o suciedad debido al proceso
natural de transformación del producto? ¿O el suelo se humedece por el
derrame de algún líquido? ¿O el polvo, grasa o suciedad se adhiere
frecuentemente en productos terminados, herramientas, maquinaria y otros? Si a
éstas situaciones nadie le presta ninguna atención, no se debe considerar a estos
lugares de trabajo completamente seguros y efectivos para laborar.
Por estas razones es que la limpieza debe convertirse en parte esencial en las
actividades diarias en el trabajo, procurando mediante ella alcanzar un mayor
grado de seguridad.
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Pasos para implementarlo

1. Determinar el ámbito de aplicación
2. Planificar las actividades de limpieza
3. Realizar la limpieza
1. Determinar el ámbito de aplicación

Un área/departamento en donde el mobiliario y demás elementos de trabajo
permanecen sucios, rotos o deteriorados, desaniman a los trabajadores y
generan una mala percepción ante los visitantes. De esta manera, seiso busca
mejorar el aspecto físico al mismo tiempo que se evitan pérdidas y accidentes de
trabajo causados por la suciedad. El ámbito de aplicación para la limpieza debe
realizarse en lo siguiente:
 Áreas físicas: pisos, paredes, ventanas, áreas verdes, alrededores y otros.
 Elementos de trabajo: herramientas, mobiliario, inventarios, repuestos, etc.
 Máquinas y equipos.
2. Planificar las actividades de limpieza

La acumulación de polvo, aceite y desperdicios de cualquier tipo son algunos de
los factores que afectan en el rendimiento y la eficiencia de los equipos,
maquinaria y elementos de trabajo, a la vez de deteriorarlos con el paso del
tiempo.
Debido a lo anterior es muy importante identificar las posibles causas que
generan la suciedad en el lugar de trabajo, de lo contrario la limpieza se volvería
en una actividad cada vez más laboriosa, difícil de mantener y requeriría de
mayor tiempo.
Asignar responsabilidades de limpieza Se tiene la idea que el personal de aseo o
de limpieza es el único quien debe limpiar las instalaciones de la empresa en
general, pero ¿qué sucede con los instrumentos, herramientas, equipos y otros
elementos que los empleados utilizan a diario? ¿Quiénes de ellos lo hacen y con
qué frecuencia? El verdadero responsable de mantener impecable las áreas de
trabajo es el mismo personal que permanece allí, está a su cargo o se le ha
asignado su uso.
Las responsabilidades se pueden definir de acuerdo al:
 Plano de asignación de áreas (preferible que sea visible para todos).
 Plan semanal/mensual de limpieza (descrito en el inciso anterior):
especificando qué, cuándo, dónde y quiénes.
Determinar las filosofías para realizar la limpieza
Dentro de las actividades rutinarias de limpieza, la inspección debe ser
incorporada como parte esencial para asegurar el buen funcionamiento de una
maquinaria o mantener un ambiente de trabajo agradable, el cual se puede
realizar mediante:
 Suministro de artículos de limpieza y en cantidades suficientes.
 Procedimiento de limpieza: para obtener eficiencia en la limpieza el mismo
personal del área debe describirlo, especificando cómo hacer la limpieza
correctamente, establecimiento de responsabilidades claras, riesgos
posibles mientras se hace la limpieza y qué medidas se toman para
prevenir algún inconveniente de cualquier magnitud (por
desconocimiento o descuido). Además este procedimiento debe ser
conocido y estudiado por el personal para su correcta aplicación.
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 Preparar la lista de verificación de limpieza y mantenimiento de la

maquinaria, herramientas, instrumentos y elementos críticos que requieren
de una verificación periódica de su estado.
3. Realizar la limpieza
Para el mantenimiento y preservación de los recursos físicos con que cuenta la
empresa, se debe elaborar un plan general que eleve la vida útil de estos
recursos, el cual puede hacerse mediante:
 Limpieza general de las instalaciones físicas: iniciar en las áreas de trabajo
identificadas como las más críticas,
seguidamente de las demás
 Limpieza de elementos de trabajo,
máquinas y equipo
Como se había mencionado anteriormente,
en una fábrica Seiso implica quitar y limpiar
profundamente la suciedad, desechos,
polvo, grasa, óxido, y otros que se pudieran
adherir a los elementos de trabajo, maquinaria, equipos, y cualquier espacio
físico de la empresa, a fin de mantener un área de trabajo bajo condiciones
apropiadas y un ambiente reluciente y agradable.
Asimismo en las oficinas, generalmente el personal de aseo mantiene limpio el
piso, ventanas y escritorios, pero si lo hace en impresoras, fotocopiadoras,
computadoras, libreros, archiveros, gavetas y otros, y desconoce cómo hacer la
limpieza, puede causar alguna avería o daño a los mismos. Debido a esto las
personas que los utilizan diariamente deberían efectuar la limpieza de los equipos
de oficina ya que tienen mayor conocimiento del funcionamiento de los mismos,
a no ser que se necesite de un técnico especializado.
Por otro lado, la inspección debe realizarse a pesar del buen funcionamiento y
desempeño de la maquinaria o aunque no presente ninguna avería, a fin de
aumentar su vida útil y mantenerla en buenas condiciones y alto rendimiento. En
algunos casos el mismo empleado quien la utiliza puede hacer un ajuste,
mantenimiento y las mejoras necesarias, siempre y cuando conozca cómo
hacerlo, de lo contrario debe solicitar ayuda al supervisor o al personal de
mantenimiento. Es recomendable registrar las solicitudes de mantenimiento y
llevar un registro de cómo se efectuó la reparación principalmente en la
maquinaria más compleja, para que en situaciones similares posteriores el
técnico opere basado en el historial de la información recopilada.
Es importante discutir y analizar entre los miembros de un equipo de mejora, las
posibles fuentes que provoquen la suciedad a fin de tomar las medidas más
viables que solucionen o disminuya el impacto del problema. Como una medida
preventiva debe destinar al menos cinco (5) minutos diarios para la limpieza, ya
sea antes de iniciar o finalizar las labores, a fin de crear el hábito de prevención
por alguna falla. Además puede incluirse otros cinco (5) minutos adicionales en
determinado tiempo para corroborar el mantenimiento de la limpieza a todo
nivel.
ORGANIZACIÓN DEL DÍA DE LA GRAN LIMPIEZA

El Día de la Gran Limpieza, es una actividad de limpieza general en toda la
empresa, que se programa a lo largo de un día de trabajo, donde se involucra a
todo el personal, es decir, desde la Alta Dirección hasta los niveles operativos.
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Previo a su realización el Comité 5S debe planificar su desarrollo, incluyendo,

entre otros puntos, la promoción y divulgación de esta actividad para que todos
estén preparados e informados de lo que implica realizarlo, además de preparar
una agenda de trabajo especificando: fecha, horario, actividad, y responsable y
otros.
Las actividades a realizar en este día serían las siguientes:
 Retirar elementos innecesarios (si los hubiesen).
 Limpiar y/o lavar piso, paredes, techos, ventanas, áreas verdes,
alrededores entre otros.
 Limpieza de elementos de trabajo, máquinas y equipo.
El comité debe gestionar y distribuir los artículos e insumos para la limpieza e
implementos de seguridad (mascarilla, guantes, cascos u otros), contar con
depósitos de basura disponibles en sitios estratégicos, como también los medios
de transporte que retirar los desperdicios y otras cosas inútiles de la empresa.
Este día puede aprovecharse para reasignar personal que apoye a las
actividades de otro departamento que no sea el suyo, a fin de equilibrar el
trabajo en cada área según su tamaño, lógicamente con la supervisión del
responsable de la misma. Esto genera buen resultado porque se crea interacción
entre el personal, lo cual es beneficioso para la empresa.
Al final del día, la Alta Dirección y el Comité 5S deben evaluar el trabajo realizado
por el personal en las áreas de trabajo, por medio de una inspección general, a
fin de conocer los avances, caso contrario el comité debe elaborar otro plan
para darle continuidad a las actividades pendientes. Es importante al final del día
reunirse para discutir algunos aspectos relevantes, por ejemplo: retrasos, ideas o
sugerencias, experiencias, lecciones aprendidas, anécdotas u otras; a manera de
retroalimentar a los demás sobre lo ejecutado. Por otro lado, se sugiere que la
empresa provea a su personal un almuerzo para que participen de un tiempo
ameno acompañado de música.
Es preferible que esta actividad se realice al menos una vez al año.
IMPLEMENTACIÓN DE SEIKETSU
En esta etapa más que realizar una acción como se ha estado mencionado en
las tres “S” anteriores, se refiere a conservar adecuadamente un estado de
clasificación, orden y limpieza en un nivel óptimo, es decir, buscar los
mecanismos que detecten el origen de la suciedad para tomar las acciones
necesarias con el fin de evitar estar limpiando a cada momento. En otras
palabras la aplicación de Seiketsu es continuar con el desarrollo el Seiri, Seiton y
Seiso en forma permanente, a fin de crear un ambiente saludable al entorno del
empleado. Sin el pleno convencimiento de la importancia de mantener esta
etapa funcionando, los resultados no generarán un fuerte impacto y la reacción
podría ser muy lenta.
En algún momento ha escuchado “¿Por qué se detuvo la máquina si hace un
momento estaba trabajando bien? ¿Por qué la documentación se coloca donde
no es su sitio? Estas clases de expresión comúnmente se declaran en el trabajo
cotidiano, y la razón de ellos es que no se tiene la costumbre de combinar la
limpieza con la inspección minuciosa.
El objetivo de la inspección es facilitar el descubrimiento de pequeños problemas
que se podrían presentar, por ejemplo: cosas que no son colocadas en su lugar,
tornillos flojos, fugas de aceite, motores sobrecalentados, ruidos extraños, cables
sueltos o pelados, etcétera, es decir, “previsión es prevención”. Además la
inspección ayuda a verificar que la documentación haya sido colocada
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ordenadamente y accesible. Muchas veces a medida que se lleva a cabo

continuamente las actividades 5S, no es extraño que surjan ideas de mejora
espontáneas de parte de los empleados, las que son ejecutadas casi de
inmediato (según los recursos con que se cuenten).
Pasos para implementar
1. Asignar responsabilidades
2. Desarrollar continuamente actividades de implementación de 3S
3. Verificar el mantenimiento y continuidad de las 3S
4. Establecer medidas preventivas
5. Presentar proyectos de mejora
1. Asignar responsabilidades
Es necesario asegurarse que todo el personal conozca muy bien sus asignaciones
en cuanto al mantenimiento de las tres primeras “S”, sobre todo ¿Qué hacer?
¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Cómo? a fin de reducir progresivamente el tiempo para
realizar la clasificación, orden y limpieza.
Esto se convierte más eficiente cuando el mismo personal de cada área describe
y asigna sus propias actividades, tomando en consideración que ningún sitio de
su área de trabajo quedará excluido de la aplicación de 5S, de lo contrario no se
obtendrán logros significativos.
Para la asignación de las responsabilidades se hace uso de:
 Plano de asignación de área
 Programa o plan de actividades de mejora
2. Desarrollar continuamente las actividades de implementación de las 3S

Haga de cuenta que usted es un cliente y visita un área de la empresa. Observa
que los cuadros y carteles en las paredes están desalineados, los desperdicios
están dispersos y el acceso a las cosas es un tanto difícil. Usted rápidamente
notaría que en esta clase de condiciones las actividades normales de orden y
limpieza no se realizan a menudo. Una pregunta a esto sería: ¿qué se
consideraría como algo natural? Respuesta: el orden y limpieza.
Si se realizan las 5S únicamente cuando se ha ensuciado y desordenado el lugar
de trabajo, se puede decir que no se ha entendido genuinamente el propósito
de Seiketsu, por lo que se debe establecer lineamientos o procedimientos que
garanticen la continuidad y la aplicación de seiri, seiton y seiso, el cual permitan
actuar inmediatamente para mantener las condiciones de mejora, tales como:
 Seiri. A pesar de que se apliquen las tarjetas rojas surgirán siempre otros
elementos innecesarios, lo que provocará más acumulación. Para evitarla
se debe emplear el criterio de mantener y producir “sólo lo necesario”,
haciendo que los elementos innecesarios no ingresen al área de trabajo.
 Seiton. Para lograr el orden deseado se necesita mantener visible la
rotulación de los elementos de trabajo, mantener todo en su sitio, y
conocer el lugar donde deberían estar y en las cantidades apropiadas.
 Seiso. Es seguro que un lugar de trabajo se ensucie nuevamente por lo que
se tendrá que limpiar.
Ante esta situación se debe buscar la forma que reduzca el tiempo destinada a
la limpieza, por ejemplo: actuar sobre la fuente de contaminación y limpiar con
regularidad.
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3. Verificar el mantenimiento y continuidad de las 3S

Para medir la eficiencia de la aplicación de las
primeras 3S en cada departamento/ área de trabajo
es necesario realizar evaluaciones periódicas,
mediante el uso de una lista de verificación que mida
el nivel de aplicación de Seiri (Clasificar), Seiton
(Ordenar) y Seiso (Limpiar).
4. Establecer medidas preventivas

Es importante tomar acciones de prevención con base
en los resultados de las evaluaciones de Seiketsu para
evitar que ocurran nuevamente los problemas
relacionados con la no aplicación de las 3S anteriores.
Esta puede realizarse mediante el establecimiento de procedimientos para
mantener las mismas, por ejemplo:
 Destinar al menos cinco (5) minutos diarios de 5S antes de iniciar o finalizar
las labores, además repetirlo durante la jornada de trabajo.
 Formular “cinco veces por qué y un cómo” (5 por qué y 1 cómo).
Es normal que a medida que se avance con el plan trazado, surjan situaciones
(respecto al orden y limpieza) que retrasen el desarrollo de la filosofía de las 5S, lo
que indica que es necesario descubrir la verdadera raíz del problema a fi n de
tomar las medidas pertinentes que minimicen y eviten la recurrencia de tal
situación. Entre esas medidas está la formulación de cinco interrogantes llamadas
“5 veces por qué” y “un cómo”.
N° PREGUNTA RESPUESTA
5 veces por qué
¿Por qué las herramientas no están Porque no son fáciles de encontrar
1
disponibles cuando se necesitan?
¿Por qué no es posible encontrarlas Están dispersas en cualquier lugar
2
fácilmente?
3 ¿Por qué están dispersas? No está definido su sitio
¿Por qué no está definido el sitio de Porque aún existen cosas innecesarias
4
colocación? que están ocupando lugar
5 ¿Por qué existen cosas innecesarias? No se había percatado de esto
1 cómo
¿Cómo podemos especificar el lugar? Eliminar cosas innecesarias, especificar su
1
ubicación y rotular el sitio de colocación
5. Presentar proyectos de mejora

El Comité 5S debe animar al personal a que presenten sus ideas, sugerencias y
propuestas de mejora, con el propósito de mejorar los niveles de aplicación de
las 5S o facilitar una acción mediante la implementación de las 5S. Entre las
formas para presentar las ideas puede realizarse por medio del buzón de
sugerencias Además el Comité 5S debe analizar cada una de las propuestas
recibidas, para ser presentadas a la Alta Dirección (con la debida justificación),
quien decidirá cuál de ellas se implementará de acuerdo a los recursos que se
dispongan. Una vez aprobada, debe comunicársele al equipo de trabajo que
hizo la propuesta para que la ejecute. Es posible darse el caso que las propuestas
de mejora no requieran llevarse a otras instancias superiores, por lo que pueden
ser realizadas rápidamente.
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SISTEMA DE CONTROL VISUAL

Cualquier lugar que visite siempre observará rótulos, señales, dibujos, símbolos y
avisos que hacen que la atención se centre en el mensaje que quiere expresar.
Un sistema de control visual se puede representar mediante un gráfico de
diferente tamaño, forma y color, diseñado para facilitar la comunicación sin
palabras o interpretar su significado inmediatamente, por ejemplo: No fumar. En
la empresa igualmente se debe pensar en cómo llamar la atención de algo que
esta fuera de lo normal. Si se usan correctamente los símbolos y/o colores se
creará un sistema de trabajo que ayudará a distinguir tanto el funcionamiento
correcto de equipos y aparatos, a través de la verificación de los puntos de
control, como la correcta colocación de la documentación, mediante su orden
lógico. A continuación se presentan algunos ejemplos utilizando el sistema de
control visual que se pueden utilizar en las empresas:
Gráfico de estado
Es importante conocer en cualquier momento si un molde se está usando o no y
para ello se visualiza en un
gráfico de control con toda la
información que especifica el
nombre/ código, lugar de
almacenamiento y estado. Para
identificar inmediatamente el
estado del molde puede apoyarse de las marcas de colores como se indican en
la tabla de la derecha. Por ejemplo en la figura se indica que el molde con
código Nº 10173 está almacenado (según su color) y se encuentra en el estante
B, columna1 y fila 3 (B-1-3).
Indicador de límite de control

Las marcas con colores permiten ver de un
vistazo el funcionamiento real de una
maquinaria o dispositivo, por ejemplo un
medidor análogo permite observar el límite
de control, lo cual indicaría que acción
tomar en cualquier momento.
Indicador de flujos
Las marcas con colores permiten ver de un vistazo el
tipo de sustancia que fluye en las tuberías y la dirección
del flujo.
Control de inventario o partes

Las etiquetas de color en forma circular indican el
número de elementos que contiene cada hilera, para facilitar tanto el control de
inventarios (en el caso que se requiere hacer un nuevo pedido), como el uso de
partes o accesorios, conociendo cuántos de estos están disponibles de una sola
mirada.
Control de documentos
El uso colores en el lomo de las carpetas para almacenar información permite
identificar inmediatamente el tipo de documentación, el que puede clasificarse
por: año, proyecto, proveedor etc., disminuyendo así el tiempo de búsqueda.
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ESTABLECIMIENTO DEL
PLAN DE SEGUIMIENTO
Luego de la implementación de la filosofía de las 5S, el próximo paso a realizar es

la gestión del proceso de medición y evaluación de su eficacia y la verificación
del cumplimiento de las labores encomendadas al personal en toda la empresa,
determinándose el progreso que se ha logrado mediante la aplicación de las 5S
y conocer si se va por buen camino. Esta fase, a la luz del círculo de Deming, está
relacionada con la tercera acción del ciclo: verificar/comprobar.
Aunque el plan de seguimiento de las actividades 5S se realiza al final de la
implementación, se debe verificar el mantenimiento de las mismas en lapsos de
tiempo, por ejemplo: según el plan de trabajo comparar lo ejecutado con lo
planificado.
En este sentido, la Alta Dirección juega un papel protagónico para apoyar al
Comité 5S en la supervisión periódica en cumplimiento de lo planificado y
respaldar las gestiones de seguimiento (pendiente en ejecutar). Cuando sucede
lo contrario puede pronosticarse que las 5S no avanzarán correctamente o, peor
aún, se detendrá.
De lo anterior, cuando la Alta Dirección está decidida en apoyar y/o participar,
el Comité 5S puede definir un plan de seguimiento con toda confianza.
Este plan debe incluir lo siguiente: qué se evaluará, quién, cómo, cuándo, dónde
y su periodicidad (quincenal, mensual, etc.).
PLAN DE INCENTIVO
Es esencial que la Alta Dirección como parte del estímulo y motivación para con
sus colaboradores, establezca y defina la forma de incentivar y reconocer
periódicamente a los equipos o individuos que día a día se esfuerzan en
perfeccionar la implementación de las 5S, hayan alcanzado los objetivos
establecidos, o presentado y ejecutado una propuesta
sobresaliente de mejora.
El reconocimiento o incentivo no necesariamente tiene
que ser en efectivo, puede hacerse entrega de diploma,
vales de compra, trofeo, medalla, obsequios, boletos de
entrada al cine o al estadio u otros.
Es muy importante que la Alta Dirección o su designado
participe en cualquier tipo de evaluación parcial o total
en la empresa, aunque sea ésta una tarea de la
coordinación del Comité 5S, para que conozca el grado
de cumplimiento de las 5S o las diferencias que puedan existir con su aplicación
entre las áreas de trabajo.
Con el sólo hecho de que la Alta Dirección participe frecuentemente, creará
entre los empleados un mayor grado de compromiso al mantener impecable su
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entorno de trabajo como si fuese una sala de exhibición. Las evaluaciones puede
realizarse mediante:
 Observaciones o inspecciones 5S. Se deben hacer recorridos periódicos en
las áreas de la empresa para determinar su estado, de las cuales se harán
conclusiones.
 Auditorías internas en 5S. Esta filosofía es utilizada para medir el grado de
aplicación de cada una de las “S”, por medio de un formulario que enlista
los puntos a evaluarse, por lo que se debe determinar: dónde, cuándo,
quién y su periodicidad. Estas deben realizarse objetivamente, asegurando
que el evaluador no audite su propia área.
 Organizar viajes de estudio a otras áreas y/o empresas. Es interesante que
un grupo de personas de un área/ departamento de la empresa visite a
otra para estudiar las mejoras que son desarrolladas, de tal manera que
motive al visitante y que exista una retroalimentación de ambas partes.
 Auditorías externas 5S. Es beneficioso solicitar a una empresa que
implementa la filosofía de las 5S o una institución dedicada a la asesoría
de la misma, que audite la empresa para obtener objetivamente su
evaluación desde una óptica externa. Dichos resultados es preferible que
se evalúen de manera cuantitativa, lo cual es recibido con mayor
confianza.
En todo esto deben realizarse los registros fotográficos que son la fiel evidencia de
comparación en lapsos de tiempo específicos para medir el progreso o su
retroceso.
Los puntos que deben considerarse para la evaluación están: forma de
almacenamiento, orden, rotulación de áreas, productos y elementos de trabajo,
señalización, visualización de procedimientos, distribución efectiva del espacio;
limpieza de las áreas de trabajo, equipos, pisos, armarios, estantes, mesas y otros,
y cumplimiento con las medidas de seguridad (esto incluye utilización de
indumentaria y equipo completo y correcto), entre otros.
REVISIÓN DE EVALUACIONES Y DIFUSIÓN DE RESULTADOS

Resulta muy efectivo medir el grado de aplicación de las 5S en ciertos momentos
del proceso de implementación, ya que de ello depende el nivel de desarrollo.
Los resultados que surjan de esta evaluación indicarán que tan efectivo ha sido
este proceso y determinar si las 5S están formando parte del quehacer habitual
de las personas.
Los resultados de evaluación pueden calificarse de la siguiente manera:
 Cualitativa. Estrella, escarapela u otra (la fotografía 20 muestra un ejemplo
de reconocimiento por medio de una cara
color amarillo que indica “Muy bien”).
 Cuantitativa. Se tendrá un parámetro que
puede ser medible en el tiempo.
Es importante establecer un sistema que difunda el
estado o situación actual en que se encuentran las
áreas de la empresa y los resultados de las
evaluaciones, a fi n de retroalimentar a todo el
personal acerca de los avances, mantenimiento o
retroceso en el proceso, el cual puede realizarse
mediante: pizarras informativas (fotografía 21, muestra
los resultados de la 3ra. Auditoría 5S), correos
electrónicos, plano de división de áreas (en color de acuerdo al nivel de
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aplicación), entre otros. Es importante que en las reuniones grupales se dé a

conocer el progreso y experiencias que han tenido las áreas de trabajo,
aprovechando la ocasión para ponerse de acuerdo en las acciones conjuntas
con la experiencia de otros.
ESTABLECIMIENTO DEL PLAN DE MEJORA

De acuerdo a los resultados que se obtengan, debe elaborarse un plan de
mejora que refuerce o dinamice las actividades puntuales de 5S en la empresa,
con el objetivo de establecer que las actividades 5S sean parte natural de las
labores cotidianas o equilibrar el nivel de aplicación. Esta etapa, a la luz del
círculo de Deming, está relacionada con la cuarta acción del ciclo: actuar.
En caso que los resultados de evaluación no sean alentadores, será necesario
proceder rápidamente a analizar las posibles causas que influyeron
negativamente en el proceso de implementación a fin de actuar sobre la raíz del
problema. Ante esta situación pueden surgir las siguientes decisiones: revisión del
plan 5S, iniciar una capacitación en el tema y su metodología, retornar a las
actividades de seiri, seiton u otro. La aplicación ininterrumpida de la filosofía de
las 5S, de al menos dos años consecutivos, indicará que de este tiempo en
adelante las actividades de esta filosofía seguirán operando de manera
confiable, es decir, se ha creado una disciplina con lo que se logrará ver
claramente resultados concretos.
Como paso final de todo el proceso de implementación de las 5S, es el
perfeccionamiento de las actividades como tales y el desarrollo de acciones que
mantengan un equilibrio del nivel de aplicación entre las áreas de trabajo. A
partir de lo anterior se busca que los empleados espontáneamente presenten
propuestas de mejora y se comprometan a cumplirlas. Las
empresas/organizaciones que alcanzan este nivel, tienen en común una visión de
alcanzar la excelencia (no bajar la guardia aunque se vaya por buen camino),
por lo que tratan en lo posible de no caer en el conformismo y, peor aún,
quedarse rezagadas. Si cree que ha alcanzado el máximo nivel y que no puede
ser superado, entonces, tarde o temprano este sistema podría venirse abajo.
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ANEXO 1
1. Aleje todo pensamiento que le indique que la implementación de las 5S es un
trabajo complicado
Mucha gente piensa y cree que implementar 5S es un trabajo complicado. Por
supuesto, si no se lleva a cabo el plan trazado no se podrá obtener el resultado
esperado. Esto, al parecer, puede sentirse difícil,
pero cuando uno se dispone a ceñirse a las
reglas, el implementar 5S se convierte en algo
muy natural facilitando su ejecución en el lugar
de trabajo. Inclusive, la percepción de que se
trata de algo muy difícil de cumplir, seguramente
se irá desvaneciendo una vez que su práctica se
habitúe. Lo importante es que no piense que es
difícil, al contrario, reflexione cómo puede
mantener la buena costumbre de hacerlo
continua y repetidamente. Piense en esto: Desarrollar las 5S cambiará el
ambiente de su trabajo y aumentará la eficiencia.
2. No debe pensar que 5S aplica únicamente a la industria

La filosofía de las 5S surgió como una metodología de trabajo dirigida a las
empresas manufactureras, y puede
observarse claramente su éxito en el área de
producción, almacenes o bodegas, lo cual se
le denomina “Gemba”, palabra japonesa
que en español significa “a nivel del piso del
taller”.
Sin embargo, la filosofía de las 5S no solo es
eficaz en las fábricas, sino también en las
empresas de servicio, y ha sido difundida e
implementada con éxito en las empresas de
servicios. El Seiketsu (estandarizar) es la base
para aumentar la satisfacción del cliente en el sector servicio, tales como:
hotelero, restaurantes, y otros. Inclusive el sector salud se ha beneficiado
implementando 5S para prevenir errores médicos que sean nefastos, en
instituciones como hospitales, laboratorios y clínicas.
3. No piense que todos los resultados de 5S

son visibles
La implementación de 5S involucra dos tipos
de resultados: directo e indirecto. El directo es
reducir “MUDAS”, palabra japonesa que en
español significa “desperdicios”. Por otro
lado, el resultado indirecto tiene que ver con
la gestión de las actividades de 5S, cuya
eficiencia se irá incrementando a medida
que pase el tiempo, siempre y cuando el
desarrollo de las mismas sea continuo.
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4. No imite costumbres erróneas de personas renuentes al cambio

En ciertas ocasiones puede escucharse lo siguiente: “No podemos cumplir con las
actividades de 5S, el lugar de trabajo rápidamente se vuelve a desordenar y
ensuciar, en este lugar no hay cambios o no se avanza, por lo tanto es difícil
enraizarlo en la empresa”.
Es complicado cambiar costumbres erróneas arraigadas como la indisciplina y
desobediencia, y para cambiar esta situación es necesario abandonar toda
mala actitud (haciendo un seiri mental) y apoyarse recíprocamente entre los
compañeros de trabajo. De lo anterior se desprende que las malas actitudes no
deben ser imitadas. También es cierto que los Gerentes y el personal de mayor
antigüedad tienden a no tomar en cuenta el cumplimiento de las reglas de 5S
establecidas, y ellos también deben cambiar de actitud.
5. No busque excusas: “5S no va con mi personalidad”

En efecto, existen personas que no se
interesan en la aplicación de las 5S porque
ponen por excusa que no simpatizan con 5S
debido su personalidad. Ante esta
circunstancia es importante esforzarse un
poco más por cumplir sistemáticamente en
toda la empresa las actividades de 5S a fin de
motivar y hacer partícipes a los no
simpatizantes.
Por ejemplo: establezcamos como regla
general verificar el progreso de 5S apoyándose por turno mutuamente, es decir,
involucrarlos en algunas actividades.
6. Abandone la idea de que 5S no tiene ninguna importancia

En algunas empresas puede escucharse lo siguiente: “Tenemos mucho tiempo
con la implementación de 5S, pero todavía no ha sido eficaz”. Se puede decir
que tales empresas no han destinado parte de su tiempo para que se desarrollen
y maduren las actividades de mejora. Además, 5S no es una teoría reciente, sino
que ha sido difundida por varios años alrededor del mundo, lo que indica que ha
sido reconocida como el medio para algún fin. Por mucho esfuerzo que se haga
por implementar nuevas metodologías gerenciales o nuevos sistemas de red que
ayuden a mejorar el sistema administrativo, será complicado si las bases de las 5S
no se han establecido.
En general, las empresas que no le dan importancia a actividades de mejora, no
pueden considerarse tan buenas como las
que las implementan y desarrollan.
7. Nunca considere que el estado actual de 5S

no puede ser Mejorado
Desde el momento en que cree que ha
llegado al nivel más alto, existe siempre la
tendencia a declinar. Esto aplica de manera
general a todo, inclusive en el ámbito
empresarial. Es necesario aplicar el círculo de
Deming (PHVA) para lograr alcanzar un nivel
cada vez mejor que el actual.
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8. No piense que 5S sólo se limita a la gestión de materiales

5S surgió a raíz de la necesidad de administrar materiales, insumos y cualquier tipo
de elementos de trabajo; no obstante, esto también puede aplicar incluso a los
archivos utilizados en computadoras.
 ¿Tiene archivos inútiles en su computadora?
 ¿Puede encontrar un archivo en menos de 20 segundos?
 ¿Están clasificados y ordenados?
 ¿Son archivos únicos o existen varios del mismo?
El flujo de trabajo debe revisarse periódicamente para conocer si ameritará
considerarlo como inútil.
9. No diga que no puede ejecutar 5S sin un
presupuesto
Esta es una de las excusas más comunes para no
implementar 5S, pero seguramente existen
actividades que no requieren de un presupuesto y
de las cuales se podrían obtener resultados
favorables. Si posteriormente desea un nivel mayor
de avance que el actual entonces queda a
criterio de la Alta Dirección la decisión de invertir para el desarrollo de 5S.
10. No ponga por excusa que requiere de tiempo

adicional para realizar 5S
Sucede lo mismo que el caso anterior, se toma
como excusa que no se tiene el tiempo suficiente
para realizar las actividades 5S. Ante esta situación
es necesario estimar tiempos y debe incluirlos
dentro de su jornada habitual de trabajo. Es por
esta razón que debe cambiar hábitos y
programarse para obtener el éxito.
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ANEXO 2
5 PREGUNTAS MÁS FRECUENTES ACERCA DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES
DE LA FILOSOFÍA DE LAS 5S DIRIGIDO A LÍDERES
1. Reconocimiento genuino del significado y la necesidad de 5S

Pregunta: Ha costado hacer que el empleado comprenda profundamente el
significado y la necesidad de implementar 5S. ¿Cómo orientarlos de manera
efectiva?
Respuesta: Para conocer a profundidad 5S existen varios niveles.
Hacer que los empleados comprendan las 5S es una condición muy importante
para la aplicación de las mismas. Además, las 5S son de fácil comprensión
debido a que se manejan conceptos conocidos,
simples y lógicos, pero a la vez es una tarea fuerte
hacer entender a los empleados que 5S es algo
muy natural. Las 5S deben ser presentadas al
personal como acciones comunes y naturales.
Para entender genuinamente las 5S se requiere
de cuatro niveles:
 Nivel 1: “Saber”. Es sólo un conocimiento
superficial.
 Nivel 2: Entender el significado real de las 5S, es decir, ¿por qué?, ¿para
qué?
 Nivel 3: Ejecutar cada S, con lo que se demuestra el entendimiento de su
significado.
 Nivel 4: Hacer naturalmente. Si se logra el nivel 3, ¿por qué no llegar hasta
el nivel 4?
2. Promoción de 5S y el Control de la calidad

Pregunta: Dicen que 5S influye en el control de la calidad; pero, no comprendo
exactamente en qué sentido. ¿Cómo ocurre esto?
Respuesta: 5S y el control de la calidad están estrechamente relacionados;
produciéndose dos resultados: directo e indirecto.
El resultado de aplicar 5S en el Control de la calidad es enorme. No es exagerado
decir que gran parte del objetivo de implementar 5S en una fábrica es para el
Control de la calidad. Es decir es un efecto o beneficio de la aplicación correcta.
Veremos la relación de concretamente estas dos:
Resultado directo: Reducción de defecto

(a) Errores humanos en un lugar de trabajo donde las 5S no andan bien;
Perfeccionar las 5S es la base para que no ocurran los errores humanos. Se deben
evitar:
• Equivocaciones entre materiales de trabajo por el mal control de los mismos
• Equivocaciones en el proceso de elaboración de productos por no estar visibles
los estándares del trabajo
• Equivocaciones en el proceso de inspección por el mal manejo de los equipos
de inspección
(b) Avería y defecto por desperdicios, manchas y polvo.
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La presencia de desperdicios, manchas y el polvo en los productos pueden

afectar negativamente la calidad de los mismos ya que en el proceso de
elaboración se pueden adherir. La mayoría de los productos defectuosos se
debe a esto, especialmente en los productos tecnológicos y alimenticios. 5S se
relaciona directamente con la calidad de los productos, principalmente en la
aplicación de seiso.
(c) Avería y defecto por falta de limpieza en los equipos
La avería de los equipos está estrechamente relacionada con los defectos en los
productos, debido a la falta de limpieza e inspección periódica, lo que resulta,
cuando menos, en una baja en el rendimiento de los equipos. Así que la limpieza
profunda y la inspección son la base para mantener una buena calidad.
Resultado indirecto: Formación del grupo para el respeto a las reglas
establecidas
Al compararse los dos resultados (directo e indirecto), es más importante el
indirecto, ya que tiene mayor impacto en la gestión de las actividades de trabajo
por medio de la implementación de las 5S. Tendrá mucho sentido implementar 5S
porque sus acciones tienden a respetar las reglas establecidas por la empresa
como algo natural o una costumbre.
Es de suma importancia fomentar la cultura de respeto a las reglas y
procedimientos establecidos; en otras palabras: haga naturalmente lo que deba
hacer. Un sistema no funcionará eficazmente sin que se le imprima alma, vida y
corazón. 5S tiene la peculiaridad de que puede inyectar alma y vida en el
sistema de trabajo la con participación de todos. El corazón se lo dejamos a Ud.
3. Reducir desperdicios en el trabajo

Pregunta: Dicen que 5S reduce y evita desperdicios en el trabajo. ¿Cuáles?
Respuesta: Muda´s (traducción del japonés), que son varios tipos de desperdicios
(en español).
 Reducir tiempo de búsqueda
En un lugar de trabajo siempre existen actividades de búsqueda de herramientas,
materiales, repuestos, productos en proceso, documentos, u otros. Si está
buscando algo y no lo encuentra es una pérdida de tiempo, y si es urgente la
persona rápidamente se pondrá nerviosa y estresada, ocasionando una baja
productividad (el tiempo está relacionado con la productividad).
Una búsqueda inútil ocasiona un desperdicio de tiempo, y más aún, interrumpe el
ritmo de trabajo dando como resultado otra MUDA.
 Reducir tiempo de transporte
En un lugar que no se implementa Seiton (Orden),
aumentan los transportes innecesarios. Debiendo
colocarlo en el lugar designado, esta vez lo colocó
en otro sitio; por disciplina tendrá que regresarlo a
su espacio correspondiente. Esto será un doble
tiempo y esfuerzo, porque ha realizado un
transporte que no agrega ningún valor agregado,
dejando de cumplir con otras cosas.
 Reducir defectos
En la pregunta 2 se comentó que 5S y Control de la calidad se relacionan
profundamente: 5S es la base del mejoramiento.
 Reducir averías
La no aplicación de las 5S también tiene fuerte relación con las averías en los
equipos. Al analizar detalladamente las averías, la causa muchas veces es por
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falta de 5S. Últimamente ha crecido la implementación de 5S en el sector

hospitalario, los errores médicos por errores humanos tienen relación estrecha con
5S; seguridad es la base de todo.
 Demora de entrega
Clasificar y ordenar la información y los materiales será muy importante para
agilizar el flujo de los procesos de trabajo. Cuando no se realizan bien, darán
como resultado demoras en la entrega.
4. Promover y elevar el nivel de las 5S

Pregunta: Desde hace algunos años que comenzamos con 5S, pero ha faltado el
entusiasmo. ¿Cómo podemos revitalizarlo?
Respuesta: Promover las 5S como un sistema de trabajo.
Si 5S no motiva al personal aunque se pregone por toda la empresa, será
necesario hacer conciencia y crear un sistema/mecanismo para impulsar a la
empresa hacia las actividades de mejora. Existen tres puntos principales para
promover las actividades de 5S:
 Sensibilización / hacer conciencia
Es necesario motivar a que todo el personal de la empresa demuestre el
entusiasmo y energía por practicar las 5S, comenzando porque los Gerentes
estén conscientes de los benefi cios que se obtendrán con las 5S. Como ejemplos
de las formas más eficientes para concientizar, tenemos: mural, comparativos
fotográficos del “antes” y “después”, afiches, visitas a otras empresas, el concurso
de la mascota de las 5's es uno de los más efectivos..
 Gestión de ejecución
Es importante gestionar concretamente todas las actividades de 5S, y que la
misma Alta Dirección inspeccione y evalúe el estado de las 5S durante todo el
proceso de ejecución. Otro punto clave en esta gestión es confirmar claramente
cada actividad a fin de obtener buenos resultados. Puede que exista algún
fracaso, pero si se analizan las causas se encontrará como principal falla que las
inspecciones no se realizaron con perseverancia.
 Crear mecanismo / sistema
Debe considerarse la creación de un mecanismo o sistema que permita que se
desarrollen efectivamente las actividades de 5S. Igualmente, este sistema debe
permitir la difusión de la información de tal manera que se revitalicen los
conocimientos como de las actividades en general, aunque su aplicación sea
distinta a las diferentes áreas de trabajo. Cabe mencionar que este mecanismo
sea lo más sencillo posible.
5. Gestión del proceso de 5S

Pregunta: Hemos desarrollamos las 5S en toda la empresa, pero en algunas
secciones su eficacia no ha sido lo que se esperaba. ¿Qué se puede hacer para
que se entusiasmen?
Pensamiento de
Respuesta: Ahora conformismo y
Determinar causa Retroalimentación
investiguemos la causa del de la diferencia del falta de gestión de las áreas
por qué. El problema básico nivel de eficacia efectivas
es la diferencia en la importancia
que le dan a las 5S los diferentes Gerentes o Jefes. Un gerente que considera que
las 5S no son una prioridad, es de esperar que los subalternos no se interesen
también, dando como resultado diferencias en cuanto al avance en las
actividades de 5S. Los de nulo o menor avance, pueden presentar excusas
como:
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 “Tenemos un lugar de trabajo muy difícil y especial”

 “… estamos muy ocupados”
 “… muy difícil de planificar”
A no ser que se abandonen posturas como estas, nunca desaparecerá la
diferencia entre un sitio ordenado y el otro no.
 Mejorar el lugar de trabajo en donde no hay avances

Si en un área de trabajo no se observan mejoras es necesario, en primer lugar,
enseñar a los Gerentes o jefes cómo pueden realizar las 5S.
En ese tiempo, un punto importante es la retroalimentación en cuanto a la
situación del proceso de implementación de 5S. De esta manera se puede
comprender por qué no haya llegado a un nivel satisfactorio, y hacerle
comprender su responsabilidad y el papel que juega como Gerente. En todas
partes de la empresa, es necesario eliminar la actitud de conformismo; hay que
entender que esa actitud es siempre una excusa.
 Innovación en la Sensibilización de los gerentes

Cuando en un área específica no se están desarrollando las actividades de 5S, se
considera que la habilidad del Gerente o Jefe para gestionar las 5S es débil. Una
habilidad fuerte de gestión implica el cumplimiento completo de su cargo,
clarificar 5P1C (5 veces por qué, 1 cómo), indicar a sus subordinados las
responsabilidades en cuanto a las 5S y confirmar su ejecución. Si esto no funciona
bien debe darse la atención debida y dirigirlos para que cumplan con lo
cometido.
Adaptación: Antonio Reyes, 2015

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MEJORA

Antonio Reyes Bravo

LAS 5S COMO PIEZA FUNDAMENTAL

Desarrollado para el Curso de Auditores Internos en 5's de:

La filosofía de las 5S es una metodología de trabajo desarrollada por la industria

JAPONÉS ESPAÑOL DESCRIPCIÓN

La empresa/organización puede ser comparada como un organismo vivo que

Objetivos de la filosofía de las 5S

7 Eficacias Reclamo Cero:

Multi Identificación Reducción Garantía Integridad de Fecha de Seguridad

Cero Cero Cero Cero Cero Cero Cero

Reducir tiempo Optimizar Apropiar la Prevenir Evitar Detectar

Reducir Ordenar cosas Verificar Crear condiciones

Eliminar cosas Mantener las Prolongar la vida Prevenir

En su concepción etimológica la palabra Seiton proviene de la unión de dos

equipo durante el proceso de limpieza, identificando los problemas de fugas,

tipo, es decir, se crea un ambiente agradable y de bienestar personal.

Con una disciplina facilita el proceso de perfeccionamiento de la cultura de

ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ 5S

Con base en la estructura organizacional, la Alta Dirección debe conformar un

El Comité 5S puede apoyar su gestión en varios subcomités a quienes les

liderado por un coordinador quien se encargará de dirigir las actividades de 5S

Líder o Coordinador del Comité 5S

Entre las primeras actividades que el Comité 5S debe reportar a la Alta

colaboración de sus miembros y de cada uno de los niveles dentro de la

LANZAMIENTO OFICIAL DE LAS 5S

Herramientas de promoción de la filosofía de las 5S

 Mascota 5S. Es una representación gráfica preferiblemente alusiva al giro

CONVOCATORIA AL CONCURSO DE LA MASCOTA Y LEMA 5S

2. Establecimiento de las bases del concurso

3. Fechas de convocatoria, recepción de propuestas, evaluación y premiación

1. Hacer un registro fotográfico

2. Definir el ámbito de aplicación

3. Establecer criterios de clasificación y evaluación de elementos

la disposición final sugerida.

5. Identificar los elementos innecesarios

6. Aplicar tarjetas de notificación de desecho

7. Elaborar el informe de notificación de desecho

8. Trasladar los elementos innecesarios a un sitio temporal

9. Evaluar las acciones sugeridas de las notificaciones de desecho

10. Eliminar los elementos innecesarios

11. Realizar el informe de avance de las acciones planificadas

12. Finalizar las actividades del plan establecido

1. Analizar y definir el sitio de colocación

 Un mismo sitio para aquellos elementos destinados para tareas específicas

2. Decidir la forma de colocación

3. Rotular el sitio de localización

Pasos para implementarlo

1. Determinar el ámbito de aplicación

2. Planificar las actividades de limpieza

 Preparar la lista de verificación de limpieza y mantenimiento de la

ORGANIZACIÓN DEL DÍA DE LA GRAN LIMPIEZA

Previo a su realización el Comité 5S debe planificar su desarrollo, incluyendo,

ordenadamente y accesible. Muchas veces a medida que se lleva a cabo

2. Desarrollar continuamente las actividades de implementación de las 3S

3. Verificar el mantenimiento y continuidad de las 3S

4. Establecer medidas preventivas

5. Presentar proyectos de mejora

SISTEMA DE CONTROL VISUAL

Indicador de límite de control

Control de inventario o partes

Luego de la implementación de la filosofía de las 5S, el próximo paso a realizar es

REVISIÓN DE EVALUACIONES Y DIFUSIÓN DE RESULTADOS