OUTSOURCING

El outsourcing puede identificarse también como externalización o subcontratación,

representa una herramienta eficiente de la administración que consiste en la delegación, a
una empresa especializada, de tareas que van desde las más básicas, como son el
mantenimiento, hasta procesos enteros como pueden ser la contabilidad o el
reclutamiento de personal, esto le permite a la organización el espacio y tiempo necesarios
para dedicarse a las actividades y procesos que son la esencia de la misma, es decir aquellas
tareas que componen el giro de la empresa, con la finalidad de alcanzar sus objetivos.

En este proceso interviene en alto grado la confianza, misma que se le otorga a la

contratista, ya que se le cede el control de una parte que compone a la contratante, sin
embargo este grado de confianza y responsabilidad varía según la actividad o proceso que
se va a delegar e inclusive también influye el tamaño y giro de la empresa, debe tomarse en
consideración que en algunos casos puede que la calidad del producto que la empresa
desea obtener al aplicar el outsourcing no llegue a los estándares requeridos por la misma.

CARACTERISTICAS
Relativas al contrato entre las partes

 Su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las

responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del nivel de servicio actual
sino también del nivel de servicio futuro.
 Suele tener una duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no
menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años.
 Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución
(finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo
acordado, así como los períodos de preaviso en caso de reversión del servicio.
 Junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de evaluación se
deben establecer criterios de transferencia de personal (para el caso de que existan).
 El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen
las partes contratantes.
 Debe ser flexible para que la Administración pueda cambiar los requisitos del
servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que un
contrato de outsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de
tecnología están en constante evolución.
Relativas a la empresa de outsourcing
 Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de
sus activos a la empresa de outsourcing.
 Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades
de mayor valor para la organización.
  Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar
inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del personal informático
propio.
 Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las
inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de
operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.
 Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata,
puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio.
 El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a
cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al
entorno tecnológico.

VENTAJAS

. Reducción costes
La colaboración con empresas externas permite ahorrar gastos como los asociados a la
inversión en infraestructuras o tecnología, o los destinados a la contratación de nuevos
trabajadores que se hagan cargo de tareas que no son una función específica de la empresa.

2. Focalización en la actividad principal

El outsourcing permite a la empresa enfocarse principalmente en el negocio y no consumir
recursos humanos y financieros en otras áreas que no son estratégicas para su actividad
principal. Así se logra un mayor rendimiento al evitar distracciones innecesarias.

3. Transformación de costes fijos en variables

La externalización permite reducir las inversiones en infraestructuras y tecnología a través
de la contratación de determinados servicios a un proveedor externo. Esta contratación
conlleva el establecimiento de un precio fijo, por lo que podremos obtener una previsión
detallada del coste del servicio.

4. Reduce el riesgo
El outsourcing traslada parte del riesgo empresarial en sectores clave, como el financiero,
o en nuevos servicios, como aquellos relacionados con la tecnología, a proveedores
externos especializados. Además, reduce el riesgo al evitar grandes inversiones iniciales en
infraestructura o tecnología, lo que amplía la capacidad de destinar recursos a proyectos
nuevos.

5. Mejora la calidad
Contratar determinados procesos complejos mediante proveedores externos
con conocimientos específicos en esas materias, nos aseguran un resultado de calidad.

6. Aumento de la productividad
El trabajo a realizar se realiza automáticamente, a través de una empresa especializada en
esa área, reduciendo el tiempo de realización de los proyectos a no perder tiempo en
selección de personal, formación o adquisiciones de equipo. Ejecutar el mismo trabajo en
un menor plazo aumenta de forma significativa la productividad empresarial.

7. Mejora los procesos de innovación

Al reducir costes y tiempo en la ejecución de determinadas actividades, la empresa dispone
de más recursos para innovar y así comenzar nuevos proyectos que puedan posicionarla
en un puesto clave dentro del mercado competitivo.

8. Mayor flexibilidad
El Outsourcing nos facilita adaptarnos a los cambios que se producen en el mercado,
contratando servicios con terceros solo en el momento en el que lo necesitemos, como en
aquellas operaciones que se deban ejecutar estacionalmente.

9. Acceso a las últimas tecnologías

Contratar a una empresa de outsourcing adecuada nos permite disponer de la tecnología
más novedosa sin tener que hacer grandes inversiones en equipos o en formar a personal
especializado en las mismas. Si nuestra empresa cuenta con las últimas tecnologías podrá
iniciar nuevos proyectos de forma inmediata.
10. Aumento de la competitividad
El resultado final al seguir una estrategia de externalización de servicios (outsourcing) es
lograr que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo
y en un entorno globalizado. El outsourcing permite reducir los costes de su empresa
logrando una mayor productividad de forma flexible.

DESVENTAJAS

 Puede que la reducción de costos no sea suficiente.

 Existe la posibilidad de que a los clientes les desagrade el servicio de la función que
se subcontrató.
 No muchas empresas de Outsourcing están lo suficientemente capacitadas para
ejecutar las funciones que se les delega.
 En caso de que la empresa subcontratada no lleve a cabo bien la tarea encomendada
se puede ver afectada alguna de las tres áreas principales de la empresa:
operacional, administrativa y financiera.
  Al no estar preparada la empresa para delegar una tarea, puede haber un choque
cultural de la misma.
 En algunos casos se pierde el contacto directo con el cliente.

2.5. Tipos de Outsourcing

A continuación se presentan dos maneras de tipificar el Outsourcing, la primera es con

respecto a su finalidad que puede ser táctico o estratégico:

Outsourcing táctico

Este tipo de subcontratación se considera como tal una simple externalización de una
función no tan primordial para la empresa y generalmente la razón principal para
implementarlo es debido a la necesidad de reducir costos.

Outsourcing Estratégico

En el Outsourcing estratégico se pretende crear una relación estable con la empresa a la

cual se le es delegada una función, se considera una alianza estratégica la cual se va
consolidando de acuerdo a la interdependencia de la tarea delegada con respecto a las
demás que componen a la empresa, debido a que se busca mejorar la calidad de la función
delegada, mejorar algún servicio y/o aumentar la capacidad de la misma.

La segunda manera de clasificarlo es de acuerdo con su naturaleza:

Co-Sourcing

Este tipo de Outsourcing se presenta cuando tanto la empresa que delega la función como
la que presta el servicio comparten las responsabilidades y en algunos casos los riesgos de
la prestación del mismo.

In-house

Se presenta cuando los servicios solicitados se realizan dentro de las instalaciones de la

empresa que las solicitó.

Off-shoring

Se le conoce también como deslocalización y se denomina así cuando se solicita la

contratación de servicios a una empresa que se encuentra en el extranjero, es utilizada
cuando ésta ofrece menores costos con respecto a los nacionales.
Off-site

Ocurre cuando los servicios son generados en las instalaciones correspondientes a la

empresa que los está prestando.

2.7. Áreas en las que se aplica el Outsourcing

Finanzas y contabilidad

Algunas de las funciones que comprende esta área se delegan debido a que se considera
que en lo relativo a la administración, no son el núcleo de las operaciones organizacionales,
algunas de esas funciones comprenden: la nómina de sueldos, sistemas financieros,
declaración de impuestos, presupuestos, créditos, tesorería, entre otros.

Administración de capital e inversiones

Generalmente la ocupan las empresas dedicadas a invertir, ya que pueden delegar esa parte
de los servicios financieros, así como también los fondos de cobertura y los fondos de
inversión.

Administración inmobiliaria

Involucra una responsabilidad por ciertas funciones como servicio al cliente, cafetería,
arrendamiento de estacionamientos, seguridad física, recuperación en caso de desastres,
entre otras.

Recursos humanos

Se considera el área donde ha habido mayor movimiento y ha recibido más atención, entre
las funciones que se subcontratan están: la nómina de sueldo, el reclutamiento, la
capacitación, administración de quejas y sugerencias y administración de beneficios para el
personal.

Logística

Involucra las funciones no primordiales para la empresa con respecto a la administración

de adquisiciones y proveedores como son: entregas, inventario, empaque, instalaciones,
administración del almacén, mantenimiento o limpieza, servicios de recepcionista, entre
otros.

2.8. Proceso de decisión del Outsourcing

El proceso que conlleva tomar una decisión para la implementación de la

externalización comprende seis pasos, los cuales se enlistan a continuación:
I. Hacer

En este paso el responsable del proceso debe comprometerse a seleccionar y a

implementar la mejor decisión, se empieza con un vistazo a grande rasgos los objetivos a
alcanzar y los cambios que generará en la organización, sobre de eso se genera una
estrategia.

II. Selección de actividades

Se deben identificar las tareas o funciones que se van a externalizar y sobre de eso buscar
y a analizar empresas especializadas en dicha actividad, posteriormente se hace una
selección preliminar.

III. Escoger la empresa

Este paso es muy específico, ya que se analiza un grupo de empresas que se analiza una por
una con respecto a criterios específicos dependiendo de las necesidades de la empresa y la
experiencia y/o nivel de especialización de la empresa que proveerá el servicio, también se
empiezan a detallar las cláusulas del contrato.

IV. Contrato

La finalidad de este paso es negociar el documento de manera que ninguna de las dos partes
necesite consultarlo, ya que en éste se detallaran los acuerdos a los que se lleguen, también
se le agregan restricciones y las obligaciones de ambas partes

V. Transición

A estas alturas ya se ha seleccionado la empresa y se ha detallado el contrato, por lo que

ahora se presenta un plan de transición en el cual se estipulan las medidas de progreso que
debe tener la empresa que se contrata.

VI. Administrar y mejorar

Debido a que el Outsourcing requiere de una estructura debe ser revisado por ambas
partes, por lo que se debe poner a alguien a cargo para vigilar la operación, se establece un
sistema de estándares para medir la eficiencia del servicio y comprobar que se están
cumpliendo los objetivos planteados. Posteriormente se elabora un sistema de
retroalimentación y sobre de ello se realizan evaluaciones.