10 reglas de oro de la gestión de riesgos del proyecto

administración

Los beneficios de la gestión de riesgos en los proyectos son enormes. Puede ganar mucho
dinero si maneja eventos inciertos de proyectos de manera proactiva. El resultado será que
minimice el impacto de las amenazas del proyecto y aproveche las oportunidades que se
producen. Esto le permite entre gar su proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con
los resultados de calidad que exige el patrocinador de su proyecto. Además, los miembros de
su equipo estarán mucho más contentos si no entran en el modo de "extinción de incendios"
necesario para reparar las fallas que podrían haberse evitado.

Este artículo le brinda las diez reglas de oro para aplicar la gestión de riesgos con éxito en su
proyecto. Se basan en experiencias personales del autor que ha estado involucrado en
proyectos durante más de quince años. Además, la gran pila de literatura disponible sobre el
tema se ha condensado en este artículo.

Regla 1: Haga que la gestión de riesgos sea parte de su proyecto

La primera regla es esencial para el éxito de la gestión de riesgos del proyecto. Si realmente no
incorpora la gestión de riesgos en su proyecto, no puede obtener todos los beneficios de este
enfoque. Puede encontrar una serie de enfoques defectuosos en las empresas. Algunos
proyectos no utilizan ningún tipo de enfoque para la gestión de riesgos. O bien son ignorantes,
están ejecutando su primer proyecto o confían de alguna manera en que no habrá riesgos en
su proyecto (lo que, por supuesto, ocurrirá). Algunas personas confían ciegamente en el
gerente del proyecto, especialmente si se parece a un veterano del ejército maltratado que ha
estado en las trincheras durante las últimas dos décadas. Las empresas profesionales hacen
que la gestión de riesgos forme parte de sus operaciones diarias y la incluyan en las reuniones
del proyecto y en la capacitación del personal.

Regla 2: Identifique los riesgos al principio de su proyecto

El primer paso en la gestión de riesgos del proyecto es identificar los riesgos que están
presentes en su proyecto. Esto requiere una mentalidad abierta que se centre en escenarios
futuros que puedan ocurrir. Existen dos fuentes principales para identificar riesgos, personas y
papel. Las personas son los miembros de su equipo y cada uno aporta sus experiencias y
experiencia personal. Otras personas con quienes hablar son expertos fuera de su proyecto
que tienen un historial del tipo de proyecto o trabajo que está enfrentando. Pueden revelar
algunas trampas explosivas que encontrarás o algunas oportunidades de oro que quizás no
hayan cruzado tu mente. Las entrevistas y las sesiones en equipo (lluvia de ideas sobre riesgos)
son los métodos comunes para descubrir los riesgos que las personas conocen. El papel es una
historia diferente. Los proyectos tienden a generar un número significativo de documentos
(electrónicos) que contienen los riesgos del proyecto. Es posible que no siempre tengan ese
nombre, pero alguien que lea con cuidado (entre líneas) los encontrará. El plan del proyecto, el
caso de negocios y la planificación de recursos son buenos comienzos. Otras categorías son los
planes de proyectos antiguos, la intranet de su empresa y los sitios web especializados. ¿Eres
capaz de identificar todos los riesgos d el proyecto antes de que ocurran? Probablemente no.
Sin embargo, si combina varios métodos de identificación diferentes, es probable que
encuentre la gran mayoría. Si los maneja adecuadamente, dispondrá de tiempo suficiente para
los riesgos inesperados que se producen.

Regla 3: Comunicar sobre riesgos

Los proyectos fallidos muestran que los gerentes de proyectos en tales proyectos
frecuentemente desconocían el gran martillo que estaba a punto de golpearlos. El aterrador
hallazgo fue que con frecuencia alguien de la organización del proyecto realmente vio el
martillo, pero no informó al gerente del proyecto de su existencia. Si no desea que esto suceda
en su proyecto, es mejor que preste atención a la comunicación de riesgos. Un buen enfoque
es incluir constantemente la comunicación de riesgos en las tareas que realice. Si tiene una
reunión de equipo, haga que los riesgos del proyecto formen parte de la agenda
predeterminada (¡y no el elemento final de la lista!) Esto muestra que los riesgos son
importantes para el gerente del proyecto y les da a los miembros del equipo un "momento
natural" para discutirlos e informar sobre nuevos. unos Otra línea importante de comunicación
es la del gerente del proyecto y el patrocinador o director del proyecto. ¡Concentre sus
esfuerzos de comunicación en los grandes riesgos aquí y asegúrese de no sorprender al jefe o
al cliente! Además, tenga cuidado de que el patrocinador tome decisiones sobre los riesgos
principales, ya que generalmente algunos de ellos superan el mandato del gerente del
proyecto.

Regla 4: considerar tanto las amenazas como las oportunidades

Los riesgos del proyecto tienen una connotación negativa: son los "malos" que pueden dañar
tu proyecto. Sin embargo, los enfoques de riesgo modernos también se centran en los riesgos
positivos, las oportunidades del proyecto. Estos son los eventos inciertos que son beneficiosos
para su proyecto y organización. Estos "buenos" hacen que su proyecto sea más rápido, mejor
y más rentable. Desafortunadamente, muchos equipos de proyecto luchan para cruzar la línea
de meta, sobrecargados de trabajo que se debe hacer rápidamente. Esto crea una dinámica de
proyecto en la que solo importan los riesgos negativos (si el equipo considera algún riesgo).
Asegúrese de crear algo de tiempo para lidiar con las oportunidades en su proyecto, incluso si
es solo media hora. Lo más probable es que veas un par de oportunidades con un alto
rendimiento que no requiera una gran inversión de tiempo o recursos.

Regla 5: aclarar los problemas de propiedad

Algunos gerentes de proyecto piensan que se han terminado una vez que han creado una lista
de riesgos. Sin embargo, esto es sólo un punto de partida. ¡El siguiente paso es aclarar quién es
responsable de qué riesgo! Alguien tiene que sentir el calor si no se atiende adecuadamente el
riesgo. El truco es simple: asigne un propietario de riesgo para cada riesgo que haya
encontrado. El propietario del riesgo es la persona de su equipo que tiene la responsabilidad
de optimizar este riesgo para el proyecto. Los efectos son realmente positivos. Al principio, las
personas generalmente se sienten incómodas de ser realmente responsables de ciertos
riesgos, pero a medida que pase el tiempo, actuarán y realizarán tareas para disminuir las
amenazas y mejorar las oportunidades. 2 La propiedad también existe en otro nivel. Si se
produce una amenaza de proyecto, alguien tiene que pagar la factura. Esto suena lógico, pero
es un problema que debe abordar antes de que ocurra un riesgo. Especialmente si diferentes
unidades de negocios, departamentos y proveedores están involucrados en su proyecto, es
importante quién asume las consecuencias y tiene que vaciar su billetera. Un efecto
secundario importante de aclarar la propiedad de los efectos de riesgo es que los gerentes de
línea comienzan a prestar atención a un proyecto, especialmente cuando hay mucho dinero en
juego. El tema de la propiedad es igualmente importante para las oportunidades de proyectos.
Las peleas por los ingresos (inesperados) pueden convertirse en un pasatiempo a largo plazo
de la administración.

Regla 6: Priorizar Riesgos.

Un gerente de proyecto una vez me dijo: "Trato a todos los riesgos por igual". Esto hace que la
vida del proyecto sea realmente simple. Sin embargo, no ofrece los mejores resultados
posibles. Algunos riesgos tienen un mayor impacto que otros. Por lo tanto, es mejor que
dedique su tiempo a los riesgos que pueden causar las mayores pérdidas y ganancias.
Compruebe si tiene algún programa que pueda descarrilar su proyecto. Si es así, estas son sus
prioridades número uno. Los otros riesgos se pueden priorizar en función de la intuición o, más
objetivamente, en un conjunto de criterios. El criterio que utilizan la mayoría de los equipos de
proyecto es considerar los efectos de un riesgo y la probabilidad de que ocurra. Cualquiera que
sea la medida de priorización que utilice, úsela de manera consistente y céntrese en los
grandes riesgos.

Regla 7: Analizar Riesgos

Comprender la naturaleza de un riesgo es una condición previa para una buena respuesta. Por
lo tanto, tómese un tiempo para observar más de cerca los riesgos individuales y no saltar a
conclusiones sin saber de qué se trata un riesgo. El análisis de riesgo se produce en diferentes
niveles. Si desea comprender un riesgo a nivel individual, es más fructífero pensar en los
efectos que tiene y las causas que pueden hacer que suceda. Al observar los efectos, puede
describir qué efectos se producen inmediatamente después de que se produce un riesgo y qué
efectos ocurren como resultado de los efectos primarios o porque el tiempo pasa. Un análisis
más detallado puede mostrar el efecto del orden de magnitud en una determinada categoría
de efectos, como los costos, el tiempo de entrega o la calidad del producto. Otro ángulo para
considerar los riesgos es centrarse en los eventos que preceden a la ocurrencia de un riesgo,
que causa el riesgo. Enumere las diferentes causas y las circunstancias que disminuyen o
aumentan la probabilidad. Otro nivel de análisis de riesgo investiga todo el proyecto. Cada
gerente de proyecto debe responder las preguntas habituales sobre el presupuesto total
necesario o la fecha en que finalizará el proyecto. Si tiene en cuenta los riesgos, puede hacer
una simulación para mostrar al patrocinador de su proyecto la probabilidad de que termine en
una fecha determinada o dentro de un período de tiempo determinado. Se puede hacer un
ejercicio similar para los costos del proyecto. La información que recopile en un análisis de
riesgos proporcionará información valiosa sobre su proyecto y la información necesaria para
encontrar respuestas efectivas y optimizar los riesgos.

Regla 8: planificar e implementar respuestas de riesgo

Implementar una respuesta de riesgo es la actividad que realmente agrega valor a su proyecto.
Evitas que ocurra una amenaza o minimizas los efectos negativos. La ejecución es clave aquí.
Las otras reglas lo han ayudado a mapear, priorizar y entender los riesgos. Esto le ayudará a
hacer un plan de respuesta de riesgo sólido que se centre en las grandes ganancias. Si lidia con
amenazas, tiene tres opciones: evitar riesgos, minimizar riesgos y aceptar riesgos. Evitar
riesgos significa que usted organiza su proyecto de tal manera que ya no se encuentre con un
riesgo. Esto podría significar cambiar de proveedor o adoptar una tecnología diferente o, si se
enfrenta a un riesgo fatal, terminar un proyecto. Gastar más dinero en un proyecto condenado
es una mala inversión. 3 © Proyecto inteligente. Todos los derechos reservados ~
www.projectsmart.co.uk La categoría más grande de respuestas son las que minimizan los
riesgos. Puede intentar evitar que ocurra un riesgo influyendo en las causas o disminuyendo
los efectos negativos que podrían resultar. Si ha cumplido correctamente la regla 7 (análisis de
riesgo), tendrá muchas oportunidades para influir en ella. Una respuesta final es aceptar un
riesgo. Esta es una buena opción si los efectos en el proyecto son mínimos o las posibilidades
de influenciarlo son muy difíciles, requieren mucho tiempo o son relativamente costosas. Solo
asegúrese de que es una elección consciente aceptar un riesgo particular. Las respuestas a las
oportunidades de riesgo son lo contrario de las amenazas. Se enfocarán en buscar riesgos,
maximizarlos o ignorarlos (si las oportunidades resultan ser demasiado pequeñas).

Regla 9: Registrar Riesgos del Proyecto.

Esta regla es sobre la contabilidad (sin embargo, no dejes de leer). Mantener un registro de
riesgos le permite ver el progreso y asegurarse de que no olvidará uno o dos riesgos. También
es una herramienta de comunicación perfecta que informa a los miembros de su equipo y a las
partes interesadas sobre lo que está sucediendo (regla 3). Un buen registro de riesgos contiene
descripciones de riesgos, aclara los problemas de propiedad (regla 5) y le permite llevar a cabo
nuestros análisis básicos con respecto a las causas y efectos (regla 7). A la mayoría de los
gerentes de proyecto no les gustan las tareas administrativas, pero la contabilidad con
respecto a los riesgos se amortiza, especialmente si la cantidad de riesgos es grande. Algunos
gerentes de proyectos no quieren registrar riesgos porque creen que esto hace que sea más
fácil culparlos en caso de que las cosas salgan mal. Sin embargo, lo contrario es cierto. Si
registra los riesgos del proyecto y las respuestas efectivas que ha implementado, creará un
registro que nadie puede negar. Incluso si ocurre un riesgo que desbarata el proyecto. Hacer
proyectos es arriesgarse.

Regla 10: Rastrear riesgos y tareas asociadas

El registro de riesgos que ha creado como resultado de la regla 9, lo ayudará a hacer un

seguimiento de los riesgos y sus tareas asociadas. El seguimiento de las tareas es un trabajo
diario para cada gerente de proyecto. Integrar las tareas de riesgo en esa rutina diaria es la
solución más fácil. Se pueden llevar a cabo tareas de riesgo para identificar o analizar riesgos o
para generar, seleccionar e implementar respuestas. Los riesgos de seguimiento difieren de las
tareas de seguimiento. Se centra en la situación actual de los riesgos. ¿Qué riesgos es más
probable que ocurran? ¿Ha cambiado la importancia relativa de los riesgos? Responder estas
preguntas ayudará a prestar atención a los riesgos que más importan para el valor de su
proyecto.

En resumen
Las diez reglas de riesgo de oro anteriores le dan pautas sobre cómo implementar la gestión de
riesgos con éxito en su proyecto. Sin embargo, ten en cuenta que siempre puedes mejorar. Por
lo tanto, la regla número 11 sería utilizar el enfoque Kaizen japonés: mida los efectos de sus
esfuerzos de gestión de riesgos e implemente mejoras continuamente para hacerlo aún mejor.
¡Te deseo éxito con tu proyecto!

Bart Jutte es fundador y consultor de Concilio, una compañía con sede en los Países Bajos que
se especializa en la gestión de riesgos de proyectos. Concilio ofrece consultoría, capacitación y
vende su propio software de gestión de riesgos fácil de usar.

10 Golden Rules of Project Risk Management

Management

The benefits of risk management in projects are huge. You can gain a lot of money if you deal
with uncertain project events in a proactive manner. The result will be that you minimise the
impact of project threats and seize the opportunities that occur. This allows you to deliver your
project on time, on budget and with the quality results that your project sponsor demands.
Also, your team members will be much happier if they do not enter a "fire fighting" mode
needed to repair the failures that could have been prevented.

This article gives you the ten golden rules to apply risk management successfully in your
project. They are based on personal experiences of the author who has been involved in
projects for over fifteen years. Also, the big pile of literature available on the subject has been
condensed in this article.

Rule 1: Make Risk Management Part of Your Project

The first rule is essential to the success of project risk management. If you don't truly embed
risk management in your project, you can not reap the full benefits of this approach. You can
encounter a number of faulty approaches in companies. Some projects use no approach
whatsoever to risk management. They are either ignorant, running their first project or they
are somehow confident that no risks will occur in their project (which of course will happen).
Some people blindly trust the project manager, especially if he or she looks like a battered
army veteran who has been in the trenches for the last two decades. Professional companies
make risk management part of their day to day operations and include it in project meetings
and the training of staff.

Rule 2: Identify Risks Early in Your Project

The first step in project risk management is to identify the risks that are present in your
project. This requires an open mindset that focuses on future scenarios that may occur. Two
main sources exist to identify risks, people and paper. People are your team members that
each brings along their personal experiences and expertise. Other people to talk to are experts
outside your project that have a track record of the type of project or work 1 you are facing.
They can reveal some booby traps you will encounter or some golden opportunities that may
not have crossed your mind. Interviews and team sessions (risk brainstorming) are the
common methods to discover the risks people know. Paper is a different story. Projects tend
to generate a significant number of (electronic) documents that contain project risks. They
may not always have that name, but someone who reads carefully (between the lines) will find
them. The project plan, business case and resource planning are good starters. Other
categories are old project plans, your company Intranet and specialist websites. Are you able
to identify all project risks before they occur? Probably not. However if you combine a number
of different identification methods, you are likely to find the vast majority. If you deal with
them properly, you will have enough time left for the unexpected risks that take place.

Rule 3: Communicate About Risks

Failed projects show that project managers in such projects were frequently unaware of the
big hammer that was about to hit them. The frightening finding was that frequently someone
of the project organisation actually did see the hammer, but didn't inform the project manager
of its existence. If you don't want this to happen in your project, you better pay attention to
risk communication. A good approach is to consistently include risk communication in the
tasks you carry out. If you have a team meeting, make project risks part of the default agenda
(and not the final item on the list!) This shows risks are important to the project manager and
gives team members a "natural moment" to discuss them and report new ones. Another
important line of communication is that of the project manager and project sponsor or
principal. Focus your communication efforts on the big risks here and make sure you don't
surprise the boss or the customer! Also, take care that the sponsor makes decisions on the top
risks because usually some of them exceed the mandate of the project manager.

Rule 4: Consider Both Threats and Opportunities

Project risks have a negative connotation: they are the "bad guys" that can harm your project.
However, modern risk approaches also focus on positive risks, the project opportunities. These
are the uncertain events that are beneficial to your project and organisation. These "good
guys" make your project faster, better and more profitable. Unfortunately, a lot of project
teams struggle to cross the finish line, being overloaded with work that needs to be done
quickly. This creates a project dynamic where only negative risks matter (if the team considers
any risks at all). Make sure you create some time to deal with the opportunities in your
project, even if it is only half an hour. The chances are that you will see a couple of
opportunities with a high payoff that doesn't require a big investment of time or resources

Rule 5: Clarify Ownership Issues

Some project managers think they are done once they have created a list of risks. However,
this is only a starting point. The next step is to make clear who is responsible for what risk!
Someone has to feel the heat if a risk is not taken care of properly. The trick is simple: assign a
risk owner for each risk that you have found. The risk owner is the person in your team that
has the responsibility to optimise this risk for the project. The effects are really positive. At
first, people usually feel uncomfortable that they are actually responsible for certain risks, but
as time passes they will act and carry out tasks to decrease threats and enhance opportunities.
2 Ownership also exists on another level. If a project threat occurs, someone has to pay the
bill. This sounds logical, but it is an issue you have to address before a risk occurs. Especially if
different business units, departments and suppliers are involved in your project, it becomes
important who bears the consequences and has to empty his wallet. An important side effect
of clarifying the ownership of risk effects is that line managers start to pay attention to a
project, especially when a lot of money is at stake. The ownership issue is equally important to
project opportunities. Fights over (unexpected) revenues can become a long-term pastime of
management.

Rule 6: Prioritise Risks

A project manager once told me, “I treat all risks equally.” This makes project life really simple.
However, it doesn't deliver the best results possible. Some risks have a higher impact than
others. Therefore, you better spend your time on the risks that can cause the biggest losses
and gains. Check if you have any showstoppers that could derail your project. If so, these are
your number one priority. The other risks can be prioritised on gut feeling or, more objectively,
on a set of criteria. The criteria most project teams use is to consider the effects of a risk and
the likelihood that it will occur. Whatever prioritisation measure you use, use it consistently
and focus on the big risks.

Rule 7: Analyse Risks

Understanding the nature of a risk is a precondition for a good response. Therefore, take some
time to have a closer look at individual risks and don't jump to conclusions without knowing
what a risk is about. Risk analysis occurs at different levels. If you want to understand a risk at
an individual level, it is most fruitful to think about the effects that it has and the causes that
can make it happen. Looking at the effects, you can describe what effects take place
immediately after a risk occurs and what effects happen as a result of the primary effects or
because time elapses. A more detailed analysis may show the order of magnitude effect in a
certain effect category like costs, lead time or product quality. Another angle to look at risks is
to focus on the events that precede a risk occurrence, the risk causes. List the different causes
and the circumstances that decrease or increase the likelihood. Another level of risk analysis
investigates the entire project. Each project manager needs to answer the usual questions
about the total budget needed or the date the project will finish. If you take risks into account,
you can do a simulation to show your project sponsor how likely it is that you finish on a given
date or within a certain time frame. A similar exercise can be done for project costs. The
information you gather in a risk analysis will provide valuable insights into your project and the
necessary input to find effective responses to optimise the risks.
Rule 8: Plan and Implement Risk Responses

Implementing a risk response is the activity that actually adds value to your project. You
prevent a threat occurring or minimise negative effects. Execution is key here. The other rules
have helped you to map, prioritise and understand risks. This will help you to make a sound
risk response plan that focuses on the big wins. If you deal with threats, you have three
options, risk avoidance, risk minimisation and risk acceptance. Avoiding risks means you
organise your project in such a way that you don't encounter a risk anymore. This could mean
changing supplier or adopting a different technology or, if you deal with a fatal risk,
terminating a project. Spending more money on a doomed project is a bad investment. 3
©Project Smart. All rights reserved ~ www.projectsmart.co.uk The biggest category of
responses are the ones to minimise risks. You can try to prevent a risk occurring by influencing
the causes or decreasing the negative effects that could result. If you have carried out rule 7
properly (risk analysis) you will have plenty of opportunities to influence it. A final response is
to accept a risk. This is a good choice if the effects on the project are minimal or the
possibilities to influence it prove to be very difficult, time-consuming or relatively expensive.
Just make sure that it is a conscious choice to accept a particular risk. Responses to risk
opportunities are the reverse of the ones for threats. They will focus on seeking risks,
maximising them or ignoring them (if opportunities prove to be too small).

Rule 9: Register Project Risks

This rule is about bookkeeping (however don't stop reading). Maintaining a risk log enables
you to view progress and make sure that you won't forget a risk or two. It is also a perfect
communication tool that informs your team members and stakeholders what is going on (rule
3). A good risk log contains risk descriptions, clarifies ownership issues (rule 5) and enables you
to carry our some basic analyses with regard to causes and effects (rule 7). Most project
managers aren't fond of administrative tasks, but doing your bookkeeping with regards to risks
pays off, especially if the number of risks is large. Some project managers don't want to record
risks because they feel this makes it easier to blame them in case things go wrong. However,
the reverse is true. If you record project risks and the effective responses you have
implemented, you create a track record that no one can deny. Even if a risk happens that
derails the project. Doing projects is taking risks.

Rule 10: Track Risks and Associated Tasks

The risk register you have created as a result of rule 9, will help you to track risks and their
associated tasks. Tracking tasks is a day-to-day job for each project manager. Integrating risk
tasks into that daily routine is the easiest solution. Risk tasks may be carried out to identify or
analyse risks or to generate, select and implement responses. Tracking risks differs from
tracking tasks. It focuses on the current situation of risks. Which risks are more likely to
happen? Has the relative importance of risks changed? Answering these questions will help to
pay attention to the risks that matter most for your project value.

In Summary
The ten golden risk rules above give you guidelines on how to implement risk management
successfully in your project. However, keep in mind that you can always improve. Therefore,
rule number 11 would be to use the Japanese Kaizen approach: measure the effects of your
risk management efforts and continuously implement improvements to make it even better. I
wish you success with your project!

Bart Jutte is a founder and consultant at Concilio, a Netherlands-based company specialising in

project risk management. Concilio offers consultancy, training and sells its own easy to use risk
management software.