Aula 04 PDF

PÓS-GRADUAÇÃO|TREINAMENTO|CAPACITAÇÃO|PREPARATÓRIO
INFORMÁTICA
CONCURSO: (IFPB/UFPB)
Cargo : Assistente Administrativo

PROFESSORA: Karine Sousa
AULA 04 : 9. Utilização de ferramentas de texto, planilha e apresentação do pacote Microsoft

Office (Word, Excel e PowerPoint) – versões 2010, 2013 e 2016. 10. Utilização e configuração de
e-mail no Microsoft Outlook.
9. Utilização de ferramentas de texto, planilha e apresentação do pacote Microsoft

Office (Word, Excel e PowerPoint) – versões 2010, 2013 e 2016
Excel - versões 2010, 2013 e 2016
O Microsoft Excel é um editor de planilhas eletrônicas, com ferramentas de cálculo e de

construção de gráficos.
 Pasta de Trabalho
É o arquivo que o Excel trabalha e manipula. Seus principais formatos são o *.xlsx e o *xls
(formato Excel 97 - 2003). É o arquivo que você salva, e o mesmo que você “dá um clique duplo” quando
deseja modificá-lo.
 Planilha Eletrônica
Até o Excel 2010, quando este criava uma pasta de trabalho nova, automaticamente ele oferecia
três planilhas para que o usuário possa trabalhar. No Excel 2016, apenas uma planilha é oferecida.
 Célula
A célula é a menor unidade de trabalho do Excel. Uma planilha é dividida em células, e nas
células é que os dados são inseridos e manipulados. Para organizar as células, o Excel divide as planilhas
em linhas e colunas. Desde o Excel 2007, uma planilha pode possuir 1.048.576 linhas e 16.384 colunas
(indo de A até XFD).
 Barra de Fórmulas
Imediatamente acima das células, a barra de fórmulas é o local no qual você insere conteúdo
(textos, números, fórmulas ou funções) na célula ativa.
 Faixa de Opções
A Faixa de Opções é a estrutura do Excel que substitui a tradicional estrutura de Menu dos
aplicativos. Por meio dela, os usuários interagem com as funcionalidades que o Excel disponibiliza.
EXCELÊNCIA CURSOS - PÓS-GRADUAÇÃO|CAPACITAÇÃO|TREINAMENTO|PREPARATÓRIO

Rua Antônio Gama, 109 Tambauzinho, João Pessoa/PB
Telefone: (83) 3034- 4333/ (83) 98609-6670/ (83) 99600-4004
E-mail: excelenciacursos.pos@gmail.com
SITE: www.excelenciacursospb.com.br
EM RELAÇÃO AO EXCEL 2013
Diga-me: Na Faixa de Opções, após as Guias tradicionais das ferramentas, encontra-se

disponível uma caixa de busca rotulada Diga-me o que você deseja fazer. É uma caixa inteligente, para
que o usuário digite qual recurso ou funcionalidade ele está procurando, para que a ferramenta aponte
o que provavelmente irá ajudar o usuário.
Inserção de fórmulas matemáticas: No Excel 2016, já é possível inserir uma fórmula
matemática em um arquivo usando uma caneta ou o dedo em um dispositivo sensível ao toque. A
inserção de notação matemática diretamente suplementa o Equation Editor.
Novos tipos de gráficos O Excel 2016 introduz seis novos tipos de gráficos: cascata,
histograma, Pareto, caixa e caixa estreita, treemap e explosão solar.
Segmentação de dados com seleção múltipla: No Excel 2013, era preciso usar as teclas Ctrl e
Shift para selecionar vários valores. No Excel 2016, você pode clicar no botão Seleção Múltipla da barra
de título de Segmentação de Dados para habilitar as seleções sem usar a tecla Ctrl ou Shift.
EM RELAÇÃO AO EXCEL 2010
Windows 8: O Excel 2016 se integra totalmente ao Windows 8, permitindo a interação com

interface sensível ao toque, se disponível.
Janelas individuais para as pastas de trabalho: na versão anterior, uma única janela reunia
todas as pastas de trabalho abertas. Agora, cada pasta de trabalho utiliza sua própria janela.
Novas funções: mais de 50 novas funções foram adicionadas.
Preenchimento relâmpago: o Excel procura analisar listas e entender o padrão de
preenchimento do usuário. Ao enxergar um padrão, ele sugerirá estendê-lo para o restante da sua lista,
economizando esforço de digitação.
Lentes de análise rápida: ao clicar no botão de ação Análise Rápida, que aparece próximo a
um intervalo de células selecionado, o Excel oferecerá diferentes formas para representar visualmente
os dados passando por formatação condicional, cores e gráfico.
Tabela dinâmica recomendada: o Excel permite a criação de tabelas “resumo”, com dados
interativos e flexíveis. Nesta versão 2016, o Excel pode recomendar tabelas dinâmicas, de acordo com
os seus dados.
Gráficos: está bem mais fácil gerar gráficos no Excel. Com base nos dados inseridos, o Excel
recomenda gráficos que ele considera mais adequados para apresentar os dados.
Gráficos recomendados: ilustração
Ainda, formatar os gráficos está ainda mais fácil. Clicando sobre o mesmo, facilmente é possível
editar títulos, sub-títulos, nomes de colunas e linhas. O Excel ainda exibe animações ilustrando a
mudança de dados subjacentes de um gráfico.
Nuvem: pastas de trabalho podem ser compartilhadas online. Ainda, é possível postar parte de
uma pasta de trabalho em redes sociais, com um link que conduzam para o arquivo.

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Funções do Excel
As funções são operações pré-formatadas que o Excel já possui. Elas podem receber
parâmetros como entrada, realizam as operações e retornam algum resultado.
 Funções matemática
 Funções estatísticas

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 Funções financeiras

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 Funções de data e hora

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 Funções de informação
 Funções de texto

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 Funções lógicas

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 Funções de engenharia
 Pesquisa e Referência
Word - versões 2010, 2013 e 2016
O Microsoft Word é um editor de documentos, que podem ser enriquecidos com uma série de
recursos, tais como diagramas, gráficos, tabelas e outros elementos visuais.
 Documento
É o arquivo que o Word trabalha e manipula. Seus principais formatos são o *.docx e o *doc
(formato Word 97 - 2003). É o arquivo que você salva, e o mesmo que você “dá um clique duplo”
quando deseja modifica-lo.
Ao abrir um documento em branco no Word, ele recebe automaticamente o nome de
Documento1, até que o usuário opte por salvá-lo com outro nome. À medida que novos documentos
são abertos, o Word automaticamente segue a sequência numérica, chamando-o de Documento2,
Documento3, e assim sucessivamente.
 Folha de “papel”
É a folha na qual o documento é redigido. Embora eletrônica, ela é útil tanto para o
preenchimento do documento bem como para retratar como o documento será impresso.

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 Faixa de Opções
A Faixa de Opções é a estrutura do Word que substitui a tradicional estrutura de Menu dos
aplicativos. Por meio dela, os usuários interagem com as funcionalidades que o Word disponibiliza.
 Backstage
O Backstage, representado pela Guia Arquivo, não é considerado elemento da Faixa de
Opções. É uma Guia diferenciada que serve para a utilização de funções rotineiras, como Abrir novo
arquivo, Salvar, Imprimir, além de funções como a Conta do usuário ativa e a aba Opções,
importantíssima para a configuração de vários aspectos do Word, de forma geral.
 Grupo de Comando
O Grupo de Comando é um subconjunto de itens, dentro de alguma Guia, que organiza os
comandos segundo algum critério lógico.
Ferramentas de Acesso Rápido
Situada acima da Faixa de Opções, oferece atalhos como Salvar (CTRL + B), Desfazer(CTRL +
Z), Refazer(CTRL + R), e pode ser personalizada, por meio do último botão à direita.
EM RELAÇÃO AO WORD 2013

disponível uma caixa de busca rotulada. É uma caixa inteligente, para que o usuário digite qual recurso
ou funcionalidade ele está procurando, para que a ferramenta aponte o que provavelmente irá ajudar o
usuário.
Inserção de fórmulas matemáticas: No Word 2016, já é possível inserir uma fórmula
EM RELAÇÃO AO WORD 2010
Tela inicial: Quando iniciado sem abrir nenhum documento específico, a tela inicial exibe uma
lista dos documentos recentes e oferece modelos de documento.
Acesso à nuvem: Ao conectar o Office ou Word a uma conta da Microsoft ou a uma conta Office
365, você tem a opção de salvar documentos no SharePoint ou no SkyDrive. Após salvar um documento
em um local compartilhado, você e as pessoas que compartilham este local podem trabalhar
simultaneamente em uma versão do documento, usando a versão completa do Word ou o Word Web
App.
Marcação do último local: Ao fechar um documento, o Word marca o local no qual você estava
trabalhando. Na próxima vez em que abrir o documento (mesmo em um computador diferente, se o
documento estiver salvo em uma localização compartilhada), um alerta de Continuar Leitura aparecerá
para facilitar o retorno àquela localização.
Guias inteligentes: Ao posicionar ou mover um elemento gráfico em uma página, aparecem
guias na tela para ajudá-lo a alinhar o gráfico com outros elementos da página, como margens e
parágrafos.
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Modo de leitura: Este modo de exibição, que substitui o de Leitura em Tela Inteira,
proporciona uma interface mais simples para examinar documentos.
Responder comentário: Com este novo recurso, você pode colocar comentários junto ao texto
que estiver discutindo, de modo que seja fácil acompanhar uma conversa.
Apresentação online: Compartilhe um documento com outras pessoas, mesmo que elas não
tenham o Word. Pode-se exibir o documento em sua tela, enquanto elas acompanham em seus
navegadores.
Layout dinâmico: O texto reflui de forma instantânea quando você arrasta uma foto, um vídeo
ou uma forma para sua nova posição. Ao liberar o botão do mouse, seu objeto e o texto circundante
permanecem onde você deseja.
Edição de PDFs: Ao abrir um PDF no Word, seus parágrafos, listas, tabelas e demais conteúdos
agem como o conteúdo do Word.
Cursor
O cursor pode ser posicionado no documento com o auxílio do mouse, porém, existe uma série
de comandos de teclado que deslocam o cursor.

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Texto
Delete e Backspace são botões muito utilizados ao longo da digitação, principalmente para a
correção de erros.
Delete: apaga o elemento que se encontra à direita do cursor.
Basckspace: apaga o elemento que se encontra à esquerda do cursor.
Ainda, podemos utilizar o CTRL+Backspace para excluir uma palavra à esquerda e
CTRL+Delete para excluir uma palavra à direita.
Guia Página Inicial
A Guia Página Inicial é a mais utilizada pelos usuários, e, como tal, merece uma atenção especial
em todos os seus Grupos de Comandos.
Grupo Área de Transferência
Este grupo trata das ferramentas clássicas da Área de Transferência. Aqui, você pode:
 Recortar (CTRL + X);
 Copiar(CTRL + C);
 Colar(CTRL + V)
No Word, existem comandos de teclado alternativos aos citados acima. Conheça:
 Recortar - (CTRL + X) - Shift + Delete
 Copiar - (CTRL + C) - CTRL + Insert
 Colar - (CTRL + V) - Shift + Insert
Grupo Fonte
A seleção da Fonte, são oferecidos cinco recursos adicionais para estilizar a fonte.
 Negrito – CTRL + N
 Itálico – CTRL+ I
 Sublinhado – CTRL + S
Grupo parágrafo
 Centralizar o texto = CTRL + E

 Alinha o texto à esquerda = CTRL + Q
 Alinha o texto à direita = CTRL + G
 Justifica o texto = CTRL + J

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Tabelas no Microsoft Word
O Grupo Tabelas, dentro da Guia Inserir, apresenta uma série de recursos para tabelas.
PowerPoint - versões 2010, 2013 e 2016
O Microsoft PowerPoint é um criador de apresentações em slides, que podem ser enriquecidos

com uma série de recursos e efeitos tais como diagramas, gráficos, tabelas, vídeos, sons e outros
elementos audiovisuais.
É o arquivo que o PowerPoint trabalha e manipula. Seus principais formatos são o *.pptx e o
*ppt (formato PowerPoint 97 - 2003). É o arquivo que você salva, e o mesmo que você “dá um clique
duplo” quando deseja modificá-lo.
Ao abrir uma apresentação em branco no PowerPoint, ele recebe automaticamente o nome de
Apresentação1, até que o usuário opte por salvá-la com outro nome. À medida que novas
apresentações são abertas, o PowerPoint automaticamente segue a sequência numérica, chamando-o
de Apresentação2, Apresentação3, e assim sucessivamente.
Slide
É a unidade básica da apresentação. Uma apresentação é um conjunto de slides. Nos slides é que
os dados e elementos audiovisuais são inseridos, de maneira lógica e organizada.
Faixa de Opções
A Faixa de Opções é a estrutura do PowerPoint que substitui a tradicional estrutura de Menu
dos aplicativos. Por meio dela, os usuários interagem com as funcionalidades que o PowerPoint
disponibiliza.
Ferramentas de Acesso Rápido
Situada acima da Faixa de Opções, oferece atalhos como Salvar (CTRL + B), Desfazer(CTRL +
Z), Refazer(CTRL + Y), e pode ser personalizada, por meio do último botão à direita.

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EM RELAÇÃO AO POWERPOINT 2013

disponível uma caixa de busca rotulada Diga-me o que você deseja fazer. É uma caixa inteligente, para
que o usuário digite qual recurso ou funcionalidade ele está procurando, para que a ferramenta aponte
o que provavelmente irá ajudar o usuário.
Inserção de fórmulas matemáticas: No PowerPoint 2016, já é possível inserir uma fórmula
EM RELAÇÃO AO POWERPOINT 2010
Funcionalidade Windows 8: Quando aberto no Windows 8, ele tem a nova aparência elegante
do Windows 8 e incorpora as tecnologias de toque desenvolvidas para tablets e aparelhos eletrônicos
móveis.
Tela inicial: O PowerPoint abre em uma tela que dá acesso a modelos de apresentações, às
apresentações recentes e aos locais nos quais apresentações já criadas podem estar armazenadas.
Acesso à nuvem: Ao conectar o Office ou PowerPoint a uma conta da Microsoft ou a uma conta
Office 365, você tem a opção de salvar as apresentações no SharePoint ou no SkyDrive. Após salvar uma
apresentação em um local compartilhado, você e as pessoas que compartilham este local podem
trabalhar simultaneamente em uma versão de uma apresentação, usando a versão completa do
PowerPoint ou o PowerPoint Web App.
Marcação do último local: Ao fechar uma apresentação, o PowerPoint marca o local no qual
você estava trabalhando. Na próxima vez em que abrir a apresentação (mesmo em um computador
diferente, se a apresentação estiver salva em uma localização compartilhada), um alerta de Continuar
Leitura aparecerá para facilitar o retorno àquela localização.
Guias inteligentes: Ao posicionar ou mover um elemento gráfico em uma página, aparecem
guias na tela para ajudá-lo a alinhar o gráfico com outros elementos da página, como margens e
parágrafos.
Exibição de estrutura de tópicos: A antiga guia Estrutura de Tópicos foi substituída por um
Modo de Exibição de Estrutura de Tópicos autônomo que facilita a localização e a edição de texto em
uma apresentação.
Planilhas aperfeiçoadas: Dados vinculados no Excel aparecem em uma janela, e filtros
permitem que você escolha qual seleção de dados vinculados deseja aparecer.
Criando/abrindo uma apresentação

Para criar uma nova apresentação, clique na Guia Arquivo, e, em seguida, no item Novo. Lá
serão sugeridos diversos modelos de apresentações, além da tradicional Apresentação em branco.
Para abrir uma apresentação existente, escolha a opção Abrir, também na Guia Arquivo. O
comando CTRL + A, no teclado, conduz diretamente à opção Abrir.

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Salvando uma apresentação
O CTRL+B é o atalho de teclado, de acesso rápido o botão Salvar , no backstage o item

Salvar.
Fechar uma apresentação
Para Fechar uma apresentação, pode-se utilizar CTRL+W ou CTRL+F4, além da Opção Fechar,
no backstage.
Imprimindo uma apresentação
Para imprimir uma apresentação, pode-se utilizar o CTRL+P. Esta tecla de atalho acionará o
comando Imprimir, presente no backstage.
Modo de apresentação
Esse modo preenche a tela inteira, pode ser acionada tradicionalmente pelo comando F5, no
teclado, ou pelo botão Apresentação de Slides na barra de status.

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10. Utilização e configuração de e-mail no Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook 2016
O Microsoft Outlook é a ferramenta profissional de email do Microsoft Office. Vejamos seus

principais recursos, em suas Guias:
Guia Arquivo
A Guia Arquivo, assim como nas demais aplicações do Microsoft Office, permite que se façam os
ajustes gerais à aplicação como um todo.
Destaque para Adicionar Conta, permite adicionar mais uma conta de email ao Outlook, para
Gerenciar Conta, no qual se pode modificar as configurações da Conta de email, dentre outros, e para o
Regras e Alertas, que permite a definição de políticas e Filtros para os e-mails.

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Guia Página Inicial
Reúne as funcionalidades mais utilizadas quando estamos lendo e-mails, ou mesmo na tela
principal da aplicação.
O Grupo de Comandos Novo permite que, rapidamente, o usuário crie um novo email, ou
outros itens, como um compromisso, reunião (compromisso em que se convida outras partes), contato
ou tarefa.
O Grupo de Comandos Excluir permite despachar as mensagens sem utilidade para o usuário.
Isso pode ser feito de diversas formas:
 Ignorar (Ctrl + Del) – move as mensagens atuais e futuras da conversa diretamente para a
Caixa Itens Excluídos;
 Limpar (Alt + Del) – remove as conversas redundantes da conversa, pasta e/ou subpastas;
 Lixo Eletrônico – além de permitir a configuração de uma política de correio eletrônico,
algumas ações rápidas podem ser adotadas, como Bloquear Remetente (exclusão imediata
das mensagens do remetente), Nunca Bloquear Remetente, Nunca Bloquear Domínio.
Além do Excluir (CTRL+D), que coloca as mensagens na Caixa Itens Excluídos, e Arquivar
(Backspace), que coloca as mensagens na Caixa Arquivo Morto.
O Grupo de Comandos Responder traz os comandos:
 Responder – CTRL+R
 Responder a Todos – CTRL+SHIFT+R
 Encaminha – CTRL+F
No Grupo de Comandos Mover, pode-se selecionar uma pasta de destino para a mensagem de
email selecionada, criar regras para a movimentação de mensagens ou encaminhar a mensagem para o
aplicativo One Note.
Por seu turno, o grupo de comando Marcas permite marcar a mensagem como Lida/Não Lida,
colocar em uma determinada categoria (com regra de cores) ou colocar um Sinalizador de Mensagem,
que chama a atenção do usuário para a mensagem selecionada.

Telefone: (83) 3034- 4333/ (83) 98609-6670/ (83) 99600-4004
Por fim, temos o grupo de comando Localizar, que permite abrir o Catálogo de Endereços
(CTRL + SHIFT + C) ou realizar pesquisas nos emails utilizando uma série de regras, se desejar.
Guia Enviar/Receber
F9 é tecla de atalho para Enviar/Receber emails. Ao pressionar esse botão, o Outlook envia
todas as mensagens que, por ventura, estejam na caixa de saída e puxa as novas mensagens que estejam
no servidor.
no servidor.
no servidor. Não está repetido por acidente; é para você NUNCA errar isso em prova.
SHIFT + F9 inicia um envio/recebimento apenas para a pasta atual.
Guia Mensagem
A Guia Mensagem sem dúvidas é a mais utilizada pelos usuários. Além de recursos clássicos da
Área de Transferência(recortar/copiar/colar/pincel), recursos de formatação de texto (Texto Básico).
Grupo de Comando Nomes: acesso ao Catálogo de Endereços, para pesquisar destinatários no
catálogo, e Verificar Nomes, que confere se os nomes colocados nos destinatários estão corretos,
utilizando o Catálogo como referência.
Grupo de Comando Incluir: facilita a inclusão de Anexos, cartão de visita, item do calendário e
da Assinatura. A assinatura de um email pode ser inserida ou mesmo criada neste campo, por meio da
inserção de textos com estilo, imagens ou mesmo hiperlinks.
Grupo de Comando Marcas: permite a colocação de uma tag de acompanhamento (útil apenas
para o remetente acompanhar a mensagem), ou de tags de “Alta Prioridade” ou “Baixa Prioridade”.
Esses últimos, por sua vez, servem apenas como lembrete visual para o destinatário conhecer a
importância da mensagem. Tais marcações não aceleram o envio da mensagem, nem nada do tipo. É
apenas um lembrete visual mesmo.
Guia Opções
Esta guia, o grande destaque fica no Grupo de Comando Controle, com os checkboxes:
 Solicitar confirmação de Entrega: envia uma mensagem de volta ao remetente quando o
servidor do destinatário consegue receber a mensagem, com sucesso. Falha quando,
por algum motivo, o servidor do destinatário não recebe a mensagem (ex: caixa postal do
destinatário cheia).

Telefone: (83) 3034- 4333/ (83) 98609-6670/ (83) 99600-4004
 Solicitar confirmação de Leitura: envia uma mensagem de volta ao remetente quando o

destinatário lê a mensagem. Dependendo do servidor de email, o destinatário pode
receber uma mensagem, perguntando se deseja enviar a confirmação de leitura ou não.

Telefone: (83) 3034- 4333/ (83) 98609-6670/ (83) 99600-4004

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 Funções de data e hora

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Word - versões 2010, 2013 e 2016

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EM RELAÇÃO AO WORD 2013

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EM RELAÇÃO AO WORD 2010

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Guia Página Inicial

Grupo Área de Transferência

 Centralizar o texto = CTRL + E

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Tabelas no Microsoft Word

PowerPoint - versões 2010, 2013 e 2016

O Microsoft PowerPoint é um criador de apresentações em slides, que podem ser enriquecidos

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EM RELAÇÃO AO POWERPOINT 2013

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EM RELAÇÃO AO POWERPOINT 2010

Criando/abrindo uma apresentação

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Salvando uma apresentação

O CTRL+B é o atalho de teclado, de acesso rápido o botão Salvar , no backstage o item

Fechar uma apresentação

Imprimindo uma apresentação

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10. Utilização e configuração de e-mail no Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook 2016

O Microsoft Outlook é a ferramenta profissional de email do Microsoft Office. Vejamos seus

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