10 dicas para conduzir uma

reunião de negócios
Nem tudo requer uma reunião.
Nem tudo gera pauta para uma.
Na maioria das vezes, aquele e-
mail resolve sim e não atrapalha
a rotina de trabalho dos seus
colaboradores.
Mas quando uma reunião é
inevitável, você precisa estar
pronto para conduzi-la, certo?
1- TENHA UMA PAUTA PARA A
REUNIÃO DE NEGÓCIOS
Se você quer conduzir uma
reunião de negócios de forma
assertiva e eficiente, não a
convoque sem pauta definida. A
pauta é o documento que define
quais os assuntos serão
discutidos e com qual objetivo,
pense nas urgências e
prioridades. Afinal, as reuniões
não podem durar muito tempo.
2- MARQUE COM
ANTECEDÊNCIA
Qualquer reunião em uma
empresa deve ser marcada com
antecedência. Cada um faz sua
rotina em cima das prioridades e
das atividades que deve realizar.
Se você quer conduzir uma
reunião de negócios em que as
pessoas compareçam, dê tempo
suficiente para elas se
organizarem.
3- CONVOQUE AS PESSOAS
CERTAS
Se sua equipe de trabalho possui
20 pessoas, conduzir uma
reunião de negócios com esse
número é inviável. Convoque
apenas as pessoas relacionadas
ao tema que será discutido na
reunião.
Reuniões com muitas pessoas
tornam-se truncadas, parecidas
com uma grande discussão, sem
qualquer foco objetivo.
4- DEFINA REGRAS
Uma reunião sem regras tende a
ser uma bagunça. Para aproveitá-
la ao máximo, pequenas regras
de conduta não fazem mal. Elas
podem ser enviadas previamente,
junto com a convocação, ou ser
comunicadas no início da reunião.
Qual a ordem para cada
participante falar? Quanto tempo
cada um tem? Isso deve ser
definido antes do início para que
as coisas fluam com
tranquilidade.
5- ESTIPULE UM TEMPO E
SIGA-O À RISCA
Todos os envolvidos
possuem compromissos no
trabalho e pessoais, e por isso é
preciso estabelecer um tempo de
duração razoável para a reunião.
Uma hora é ideal para ter uma
breve apresentação do(s)
assunto(s) e abrir para a
discussão até se chegar a uma
conclusão. O tempo é uma forma,
inclusive, de estimular a
objetividade.
Comece sempre na hora,
independentemente dos
atrasados.
6- DEFINA OS PRÓXIMOS
PASSOS
Além de prezar pelas regras
estabelecidas, ele deve saber a
hora de sugerir o fim da
discussão, principalmente se
observar que ela não é mais
produtiva. Assim, é possível ter
um bom rendimento na
conversa. Lembre-se: você é o
responsável por ir determinando
os próximos passos.
7- DÊ ESPAÇO PARA OUTROS
CONTRIBUÍREM
A contribuição de todos os
participantes é indispensável para
o sucesso da reunião. O objetivo
desses encontros é discutir, não
estabelecer um monólogo. Se
você é do tipo que fala muito,
policie-se para abrir espaço para
os demais.
8- EVITE CELULARES
Smartphones vieram para facilitar
a nossa vida, mas nos momentos
corretos. Conduzir uma reunião
de negócios com os envolvidos
nos celulares é impraticável. Além
de tirar a atenção individual do
que realmente é importante, eles
atrapalham os demais e
interrompem a fluidez do
encontro.
9- PENSE SE VOCÊ NÃO
PODERIA RESOLVER TUDO
POR E-MAIL
Nem todos os assuntos devem
ser discutidos em uma reunião de
negócios. Muitas questões podem
ser resolvidas com um simples
telefonema ou e-mail.
Poupe seu tempo – e o tempo
dos demais.
10- FINALIZE A REUNIÃO
Se a reunião de negócios não
apresentar um resultado prático
ao final, você perde tempo e
credibilidade. Portanto, ao
encerrar a reunião, faça um
resumo de tudo que foi discutido
e avalie se o objetivo foi
alcançado.
A ata deverá ser repassada para
todos os participantes e eventuais
interessados. Nela, estão
presentes as demandas e o
cronograma de tarefas até a
próxima reunião.