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Jurado calificador
ING. NOHEMY GÓMEZ CASICOTE
ING. JOHN ARMANDO GARCÍA TORRES
ING. EDWING ALEXANDER VELASCO ROZO
LISTA DE ILUSTRACIONES 4
INTRODUCCIÓN 5
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6
2. JUSTIFICACIÓN 7
3. OBJETIVOS 8
3.1 OBJETIVO GENERAL 8
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8
4. MARCO REFERENCIAL 9
4.1 MARCO TEORICO 9
4.1.1 Norma NTC ISO/IEC 17025:2005. 9
5. DISEÑO METODOLÓGICO 10
5.1 Enfoque metodologíco 10
5.2 Metodo de investigación 10
5.3 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 10
5.3.1 Fuentes Primarias. 10
5.3.2 Fuentes Secundarias 11
6. DESARROLLO 12
6.1 Identificación de las fuentes que generan fallas en el control documental dentro
del sistema de gestión de calidad 12
6.2 Analizar las causas que puedan generar las fallas en el control documental
dentro del sistema de gestión de calidad 12
6.3 Determinar las acciones pertinentes que permitan resolver las posibles fuentes
que generan el mal manejo de control documental 14
7. CONCLUSIONES 15
8. RECOMENDACIONES 16
BIBLIOGRAFÍA 17
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LISTA DE ILUSTRACIONES
pág.
4
INTRODUCCIÓN
5
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
6
2. JUSTIFICACIÓN
7
3. OBJETIVOS
Analizar las causas que puedan generar las fallas en el control documental
dentro del sistema de gestión de calidad.
Determinar las acciones pertinentes que permitan resolver las posibles fuentes
que generan el mal manejo de control documental.
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4. MARCO REFERENCIAL
4.1.1 Norma NTC ISO/IEC 17025:2005. La norma ISO 170252 es una norma
internacional de Gestión de la Calidad diseñada para que la utilicen los
laboratorios de ensayo y calibración cuando desarrollan los sistemas de gestión
para sus actividades de la calidad, administrativas y técnicas, y el algunas notas
dentro de la cláusula 4.3 requisitos sobre el control de documentos, explican los
procedimientos que el laboratorio debe establecer y mantener para el control de
todos los documentos que forman parte de su sistema de gestión (generados
internamente o de fuentes externas), tales como la reglamentación, las normas y
otros documentos normativos, los métodos de ensayo o de calibración, así como
los dibujos, el software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales.
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5. DISEÑO METODOLÓGICO
Se utilizará este tipo de investigación, ya que permitirá evaluar todos los factores
organizacionales que conllevan a fallas en el control documental, puesto que este
es un factor clave dentro del sistema de gestión de calidad, permitiendo llevar la
trazabilidad de la documentación, al igual que una conformidad con las
necesidades internas del servicio.
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5.3.2 Fuentes Secundarias. La fuente secundaria se obtendrá de información
interna de Ecodiesel Colombia S.A., como procedimientos estandarizados,
sistema integrado de gestión, normas de referencia, entre otros, resaltando la
imposibilidad de suministrar información o evidencia física, tales como informes de
auditoría, procedimientos, etc., debido a un compromiso de confidencialidad (*) 4,
firmado en Barrancabermeja (S.S) a los 05 días del mes de septiembre de 2012,
como requisito para la debida ejecución contractual, para seguridad de las partes y
manejo idóneo de la información.
4 (*)Que a los efectos de éste Acuerdo, tendrá la consideración de información confidencial, toda la
información susceptible de ser revelada por escrito, de palabra o por cualquier otro medio o
soporte, tangible o intangible, actualmente conocido o que posibilite el estado de la técnica en el
futuro, intercambiada como consecuencia de este acuerdo.
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6. DESARROLLO
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Continuación ilustración 1.
No aseguramiento del control de No se hace una revisión profunda de
cambios de la documentación en el la documentación por parte del comité
sistema de calidad. de calidad antes de su publicación.
Porque la persona encargada de
difundir los documentos del sistema
no sigue los lineamientos
establecidos.
Porque se realizaron cambios que
impactaron toda la documentación del
sistema de gestión de calidad del
laboratorio (Dependencia dentro del
organigrama de la organización).
Porque la metodología de la
distribución de documentos del
sistema de gestión se hace
dispendiosa, lo que conlleva a que no
se tengan actualizados los registros
Falta de actualización en el listado No se realiza una revisión exhaustiva
maestro de documentos y el listado de la documentación generada por el
maestro de registros. Laboratorio y aprobada por el
Coordinador de Control de Calidad.
Aplicación incorrecta de la retención Porque las normas obsoletas no se
documental. aseguraron de manera adecuada
para prevenir su uso involuntario.
No se actualiza la tabla de retención
existente para la documentación
generada y aplicada por el
Laboratorio.
No existe coherencia en tiempo real de No se realiza un óptimo proceso de
la información documentada y aplicada socialización de los cambios
vs la información aprobada por el aprobados por el coordinador de
Coordinador de Calidad. calidad.
Se aprueban muchos cambios en un
mismo intervalo de tiempo,
interrumpiendo así la socialización de
cada uno a las partes interesadas.
Fuente: Autor
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6.3 DETERMINAR LAS ACCIONES PERTINENTES QUE PERMITAN
RESOLVER LAS POSIBLES FUENTES QUE GENERAN EL MAL MANEJO DE
CONTROL DOCUMENTAL
5 (*) Es un correo electrónico gratuito enviado desde la página de ASTM INTERNATIONAL, cada
lunes y jueves donde se enumeran las normas y actividades de desarrollo de normas nuevas y
revisadas.
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7. CONCLUSIONES
Las principales fuentes que aportan fallas al control documental del Sistema de
Gestión de Calidad del Laboratorio están relacionadas con malas prácticas por
parte del personal, derivadas de la falta de claridad del procedimiento de
elaboración y control de documentos y registros, ya que no define períodos de
revisión de normas, ni establece los lineamientos que permitan asegurar de
manera efectiva el control de cambios en la documentación.
Una de las causas del inadecuado control documental encontrada, deja ver
que no se está llevando a cabo de manera óptima la planificación de los
cambios, puesto que se evidencia que se realizan modificaciones a varios
documentos en intervalos de tiempo muy corto, impidiendo así que se realice
una correcta difusión de los anteriormente efectuados, generando así un
desconocimiento por parte de todas las partes interesadas, y su vez que se
sigan usando documentos y registros no vigentes.
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8. RECOMENDACIONES
No liberar ningún formato o documento para su uso, sin que antes se haya
realizado la debida socialización a todo el personal que intervenga en el uso de
los mismos, asegurando mediante una reunión informativa y por correo
electrónico a los interesados, la correcta difusión de los cambios efectuados.
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BIBLIOGRAFÍA
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