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SISTEMA DE QUALIDADE DA GESTÃO 1/9


Título:
GESTÃO DE ESTOQUES
Área Responsável Data Elaboração Revisão
SUPRIMENTOS 01/02/2010 00

1. Objetivos

Estabelecer as diretrizes a serem seguidas para o controle de estoques, sendo o recebimento,


armazenamento, distribuição e realização de inventário de materiais, ferramentas e insumos em
conformidade com os requisitos especificados.

2. Aplicação

Todos os departamentos envolvidos com os materiais, ferramentas e insumos (almoxarifado,


produção e compras).

3. Definições

Fornecedor: É a entidade que fornece os produtos para atendimento aos requisitos contratados com
a Constremac, podendo abranger, fabricantes, representantes ou revendedores destes insumos a
serem incorporados em um negócio.
Requisição de Materiais (RM): É o conjunto de requisitos especificados pela Constremac para
solicitação de compra de materiais.
Solicitação de Compras (SC): É o conjunto de requisitos especificados pela Constremac para
solicitação de cotação de materiais.
Pedido de Compras (PC): É o conjunto de requisitos especificados pela Constremac, que depois de
aprovados no processo de cotação, se constituem Pedido de Compras.
RIM: Registro de Inspeção de Materiais.
GECON: Gerente do Contrato.
Estoque: É a parte da logística responsável pela guarda de produtos e uma das atividades da
armazenagem. Geralmente este termo é utilizado para produtos acabados. Pode ter uma variação de
tipo de local físico e variação de tipo de estocagem, conforme característica e necessidade do
produto (prateleira, gaveta, baia, etc).

4. Descrição

É responsabilidade do almoxarifado, gerenciar os itens controlados ou não no estoque.

O GECON deverá definir quais materiais deverão ou não ser estocados.

4.1 Solicitação do material

O solicitante deverá emitir a solicitação do material, através de requisição de material (RM),


devidamente preenchida e assinada pelo solicitante e pelo gestor da área.
O formulário deverá ser preenchido com as seguintes informações:

a) Data da emissão
b) Nome da obra / setor e código
c) Frente de serviço / equipamento
d) Centro de custo
e) Número do item
f) Referência do material
g) Descrição do material (especificando tipo, grau, classe ou outra identificação precisa)

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h) Quantidade requisitada e unidade de medida


i) Responsável pela requisição
j) Responsável pela aprovação
k) Responsável pelo recebimento
l) Responsável pelo atendimento

Após a emissão e autorização da Requisição de Materiais, a mesma deverá ser encaminhada ao


responsável pelo setor de almoxarifado.
O material somente será entregue ao solicitante, mediante entrega da RM, conforme detalhado no
Procedimento de Compras de Materiais PG.30.02, item 4.8.1.
O almoxarife recebe a RM preenchida e assinada pelo solicitante e confere o estoque para verificar o
atendimento ou não dos itens solicitados. A RM deverá ser encerrada caso existam todos os itens
solicitados em estoque.
Quando o atendimento for parcial, os itens não existentes no estoque deverão ser encaminhados ao
setor de compras para início do processo de compras, conforme procedimento PG 30.02.

4.2 Recebimento do Material

Após a emissão do pedido de compra no sistema Protheus, e aprovação do GECON, o comprador


deverá enviar uma cópia do pedido aprovado ao almoxarifado.
É através desse pedido, que o almoxarife irá conferir as características e condições comerciais do
produto.

O almoxarife deverá efetuar as seguintes conferências:

- Tipo de Nota Fiscal;


- Os dados da empresa, quantidades, valores e prazo de vencimento da Nota Fiscal deverão
estar de acordo com os dados do PC;
- O item deverá estar em conformidade com o RIM.

Carimbar a Nota Fiscal, confirmando o recebimento, com data e assinatura.


Para os materiais controlados, o responsável pelo recebimento do material deverá receber o material
conforme o formulário RIM – Registro de Inspeção de Materiais, e avaliar o fornecedor nos campos
específicos existentes (conforme procedimento - PG 30.02).

Devolver o material caso esteja divergente ao pedido.

4.3 Movimentação do Estoque - Entrada e Saída do Material

O responsável pelo almoxarifado, após a conferência e o recebimento do material, deverá identificar


se o material é de aplicação direta ou deverá ser mantido fisicamente no estoque.

Todos os materiais (aplicação direta ou estoque) em termos do Sistema Protheus deverão transitar
pelo estoque, mesmo os que não permanecerão fisicamente no mesmo.

A entrada do material no estoque se dá pela entrada da Nota Fiscal, atrelada ao Pedido de Compras,
no sistema Protheus.

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Os materiais de aplicação direta deverão ter entrada no estoque através do lançamento da Nota
Fiscal, e terem a baixa dada no mesmo momento, através de movimentos internos no Protheus.

É fundamental que a baixa seja feita no mesmo momento do lançamento para os materiais que não
permanecerão em estoque.
O material retirado diariamente do almoxarifado deverá ter baixa diária no sistema pelo almoxarife.
Após o lançamento das Notas Fiscais no sistema é importante gerar no Protheus o boletim para
conferência das Notas Fiscais lançadas.
Enviar para o financeiro junto com as Notas Fiscais, o protocolo de Notas Fiscais do Protheus.

Analisar o Relatório Kardex do sistema Protheus, diariamente, no final do dia, para conferência das
entradas e saídas.

4.4 Requisição de Transferência

Caso outro armazém possua os itens necessários para reposição, o almoxarife poderá emitir o
formulário de RT (Requisição de Transferência), que deverá conter:

a) Data da emissão;
b) Nome da obra / setor e código do armazém de origem e Nome da obra / setor e código do
armazém de destino;
c) Frente de serviço / equipamento (informar TRANSFERÊNCIA DE ESTOQUE);
d) Centro de custo;
e) Número do item;
f) Referência do material;
g) Descrição do material (especificando tipo, grau, classe ou outra identificação precisa);
h) Quantidade requisitada e unidade;
i) Responsável pela requisição;
j) Responsável pela aprovação;
k) Responsável pelo recebimento;
l) Responsável pelo atendimento.

Essa transferência somente poderá ocorrer entre armazéns de uma mesma filial (Transferência de
Almoxarifado).
Após a emissão da RT, a mesma deverá ser encaminhada ao responsável pelo setor de almoxarifado
para aprovação.
O responsável pelo setor de almoxarifado do estoque que irá transferir o item recebe a RT
preenchida e assinada pelo responsável pelo setor de almoxarifado que solicitou a transferência e
inicia o processo de transferência.
A movimentação de itens entre almoxarifados deverá ser precedida sempre de registro no sistema
Protheus.

4.5 Armazenamento do material no estoque

O armazenamento compreende a guarda, segurança e preservação do material adquirido, a fim de


suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades.

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Os materiais armazenados deverão estar identificados com etiquetas ou fichas técnicas dos
materiais que contenham o código do produto, descrição e unidade de medida.
Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:

 Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos
perigos mecânicos e das ameaças climáticas;
 Os materiais estocados há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar (metodologia
FIFO- first in / first out - primeiro a entrar, primeiro a sair), com a finalidade de evitar o
envelhecimento do material no estoque.
 Os materiais deverão ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido
inventário;
 A arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos
extintores de incêndio ou à circulação do Corpo de Bombeiros;
 Os materiais pesados e/ ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das
estantes e porta pallet, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a
movimentação;
 Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando
houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização.
 Os materiais inativos ou danificados deverão ficar identificados e isolados dos demais
fisicamente no estoque.

4.6 Inventário de Materiais

O inventário tem como finalidade conciliar as posições indicadas nos registros contábeis e
sistêmicos, com os saldos físicos do estoque, que irá permitir:

- O ajuste dos dados de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas
instalações de armazenagem;
- A análise do desempenho das atividades dos envolvidos no almoxarifado por meio dos
resultados obtidos no levantamento físico;
- O levantamento da situação física dos materiais.

A periodicidade para realização do inventário deverá ser mensal, em 100% dos itens, antes do
período de fechamento do estoque.

A seguir, alguns procedimentos que deverão ser realizados:

a) Antes do Inventário
 Definir o pessoal envolvido para realizar o inventário, bem como o responsável pelo
inventário;
 Devem ter sido realizados todos os recebimentos fiscais e físicos das Notas Fiscais;
 Caso algum material ou Nota Fiscal apresente algum problema, os mesmos deverão ser
separados em local específico de forma que não participem do inventário;
 Todas as transferências (se houver) para os almoxarifados devem ter sido realizadas;
 Providenciar o Relatório de Listagem para Inventário do sistema Protheus, com a relação de
todos os itens que estão fisicamente no estoque.

b) Durante o Inventário

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 De acordo com o Relatório de Listagem para Inventário é realizada a contagem física às


cegas (sem a informação da quantidade real fisicamente em estoque), do item na prateleira
(ou em outros locais que disponibilizados para o armazenamento), registrando no mesmo a
quantidade total disponível;
 O responsável pelo inventário verifica as diferenças encontradas entre o Relatório de
Listagem e as quantidades contadas no estoque. O item divergente é recontado quantas
vezes forem necessárias para garantir a acuracidade;
 Em caso de divergências, uma nova Lista para Inventário deverá ser impressa, e as
contagens deverão ser refeitas por pessoas diferentes.
 São realizados os confrontos das diferenças e respectivos ajustes físicos entre almoxarifados.

c) Após o Inventário

 Os ajustes dos registros de saldo (diferenças) deverão ser formalmente registrados e os


acertos autorizados, também formalmente pelo GECON.
 Após a autorização do GECON, os acertos no estoque deverão ser realizados, e o processo
de inventário é finalizado.

4.7 Fechamento do Estoque (no Sistema Protheus)

O fechamento do estoque é realizado no início do mês subseqüente, o que impede que o sistema
faça alterações ou novos lançamentos num período anterior ao fechamento.
Para que seja iniciada a rotina de fechamento de estoque, todas as entradas e baixas de materiais
deverão ter sido feitas, assim como transferências entre almoxarifados.
As áreas envolvidas (almoxarifado, compras e financeiro) não poderão efetuar lançamentos, ou
realizar baixas durante o período de fechamento.

Segue abaixo a rotina para fechamento do estoque:

1) Recálculo do Custo Médio com / sem contabilização;

A rotina de recálculo do custo médio tem como objetivo básico re-processar os movimentos
na seqüência considerada correta e gravar os custos no arquivo de saldos em estoque bem
como nos arquivos de movimentos, fornecendo desta forma as informações necessárias para
conferência e contabilização de custos.
O Custo Médio é calculado através da média ponderada (diária ou mensal) das diversas
compras do mesmo item.
Essa rotina pode ser realizada apenas uma vez, com contabilização, desde que os itens,
quantidades e custos do estoque estejam conferidos e validados.
Caso esteja dando divergência, ou o estoque não tenha sido conferido, processar duas vezes
a rotina (a primeira vez sem contabilização, e após conferência dos itens, processar
novamente com contabilização).

Caminho no Protheus: Miscelânea – Recálculo – Custo Médio

O mais importante nessa rotina é definir os parâmetros corretamente.

Parâmetros:

- Data limite final – data do último dia do mês a ser fechado


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- % de aumento de MOD – 0
- Centro de Custo – Extra contábil
- Conta contábil a inibir de – deixar esse campo em branco
- Conta contábil a inibir até – preencher com zzzzzzzzzz
- Apagar estornos – (Sim ou Não)
- Gerar lançamento contábil – a primeira vez NÃO, a segunda vez SIM.
- Gerar estrutura pela movimentação – Não
- Contabilização online por – Consumo
- Calcula Mão-de-obra – Não
- Método de apropriação – Mensal
- Recalcula níveis da estrutura – Não
- Mostra seqüência de cálculo – Não mostrar
- Seq. Processamento FIFO – custo médio
- Mov. Internos Valorizados – Depois
- Recalcula custos transportes – Não
- Cálculo de Custos por – Filial Corrente
- Calcular Custos em Partes – (Não ou Sim)

2) Entradas e Saídas

Esse relatório é importante para conferir se o saldo inicial do estoque confere com o saldo final
do mês anterior (fechamento).

O mais importante para gerar o relatório, é definir os parâmetros corretamente.

Parâmetros:

- Do Armazém – informar o número do armazém


- Até o Armazém – informar o mesmo número, caso queira somente de um armazém, ou informar
até qual armazém deseja o relatório.
- Do Tipo – deixar o campo em branco
- Até o Tipo – preencher com zz
- Do Produto – deixar o campo em branco
- Até o Produto – preencher com zzzzzzzzzzzzzzzzzz
- Da Data de Emissão – data do primeiro dia do mês pelo qual deseja fechar o estoque.
- Até a Data de Emissão – data do último dia do mês em referência.
- Moeda – 1ª Moeda
- Saldo a Considerar – Movimento
- Considera Saldo MO – Não
- Considera OP’s do SIGAMNT – Não

Caso dê divergência com o saldo do mês anterior, é importante confirmar se foi gerada a rotina
Recálculo do Custo Médio antes da análise.

3) Posição de Estoque

O relatório de Posição do Estoque não é uma rotina obrigatória para o fechamento, porém é
importante conferir se o saldo atual (Relatório de Entradas e Saídas) confere com a Posição de
Estoque no dia do fechamento.

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O mais importante para gerar o relatório, é definir os parâmetros corretamente.

Parâmetros:

- Aglutina por – Filial


- Da Filial – informar o número ou deixar o campo em branco
- Até a Filial – informar o número da filial ou preencher zzzzzz
- Do Armazém – informar o número do armazém ou deixar o campo em branco
- Até o Armazém – informar o número do armazém ou preencher zzzzz
- Do Produto – deixar o campo em branco
- Até o Produto – preencher com zzzzzzzz
- Do Tipo – deixar o campo em branco
- Até o Tipo – preencher com zz
- Do Grupo – deixar o campo em branco
- Até o Grupo – preencher com zzzzz
- Da Descrição - deixar o campo em branco
- Até a Descrição - preencher com zzzzz
- Listar Quais Produtos – Todos
- Saldo do Produto a Considerar – Movimento
- Qual Moeda – 1ª Moeda
- Aglutina por UM – Não
- Listar Produtos com Saldo Zerado – Não
- Imprimir o valor – Custo
- Data de Referência – último dia do mês a ser fechado
- Listar Produtos com Valor Zerado – Não
- Quantidade na 2ª UM – Não
- Imprime descrição do Armazém - SIM

4) Kardex

O Relatório Kardex é importante para analisar o histórico de movimentação de cada material


no mês. Quando gerado por seqüência de cálculo, mostra exatamente qual foi o
processamento gerado pelo sistema.
Através desse relatório é possível identificar falhas antes do fechamento.

Parâmetros:

- Do Produto – em branco
- Até o Produto – preencher com zzzzzzz
- Do tipo – em branco
- Até o tipo – preencher com zzzzzz
- Do Período – primeiro dia do mês que está sendo feita a análise
- Até o Período – último dia do mês que está sendo feita a análise
- Lista Produtos sem movimentação – Não
- Qual Armazém – informar o número do armazém
- Doc. Seqüência – D
- Qual a moeda – 1ª Moeda
- Seqüência de impressão – cálculo
- Página Inicial – 1
- Listar Transferência Endereço – Não

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- Do Grupo – em branco
- Até o Grupo – preencher com zzzzzz
- Seleciona filiais – Não

5) Virada de Saldo

A rotina de Virada de Saldo é a última a ser gerada para o fechamento do estoque no mês.
Esta rotina faz com que os saldos finais, calculados pela rotina de Recálculo do Custo Médio,
sejam transferidos como saldo inicial da data estipulada.
Ao realizar a Virada de Saldos, o sistema procede a geração de arquivos que comportem os
saldos iniciais do próximo período, além de impedir que movimentos sejam incluídos com data
menor à data do fechamento. O processo impede também que sejam manipulados movimentos
já existentes dentro deste período.
Antes de gerar essa rotina, é fundamental que o saldo tenha sido conferido, que tenha sido
gerada a rotina recálculo do custo médio.
Essa rotina somente poderá ser realizada, após alinhamento com a Controladoria.
Importante: depois de realizada a rotina de Virada de Saldo, qualquer movimentação
referente ao mês de fechamento é bloqueada.
Por isso é fundamental que todos os processos tenham sido conferidos (inventário,
baixas, entradas, controladoria), pois não será permitido reabrir o mês após o fechamento.

5. Responsabilidades

5.1 Responsável pelo setor solicitante

- emitir RM contendo todos os dados necessários para aquisição.

5.2 Responsável pelo setor de almoxarifado

- receber as RM´s e RT´s e verificar se existe o material no estoque;


- identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;
- receber, armazenar e disponibilizar materiais;
- acompanhar o estoque;
- manter os instrumentos de registros de entradas e saídas de itens atualizados;
- identificar e realizar a retirada física e fiscal dos itens inativos devido à obsolescência,
danificação ou perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis;
- cadastrar produtos de estoque;
- realizar inventários.

5.3 Responsável pelo setor de compras/ comprador

- gerar SC no sistema para aprovação;


- fazer cotação de preços;
- efetuar compras de acordo com o definido no Procedimento de Compras de Materiais
PG.30.02;
- gerar PC no sistema para aprovação;
- encaminhar cópia do pedido de compras para o almoxarifado;
- acompanhar processo de compras até o recebimento do material;

5.4 GECON, e Gerentes de áreas / Aprovador autorizado

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- relacionar os itens a serem estocados;


- determinar nível de estoque dos itens relacionados para serem estocados;
- liberar ou reprovar as solicitações de compra e os pedidos no sistema;
- monitorar o processo de inventário e fechamento do estoque;

6. Registros

- Requisição de Materiais;
- Requisição de Transferência;
- Pedido de Compras;
- Registro de Inspeção de Materiais;
- Nota Fiscal;
- Relatório de Listagem para Inventário;
- Relatório de Diferenças.

7. Documentos de Referência

PG.30.02 – Procedimento de Compras de Materiais

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