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Clientes Persona moral o física que la entidad se encarga Comprar y satisfacer las necesidades de
de brindarle un producto o un servicio. los productos o servicios
Documentos o Representan derechos exigibles originados por Registrar todas las operaciones
Cuentas por venta de mercancías, servicios prestados u originadas por adeudos de clientes, de
cobrar otorgamiento de préstamos. Los documentos terceros o de funcionarios y empleados
pueden ser letras de cambio o pagarés, con la de la compañía.
ventaja de que son documentos amparados
legalmente.
Deudores Cuenta colectiva cuyo saldo representa el monto Registrar a las personas físicas que
diversos total de créditos a cargo de varias personas, los deben a la empresa, habitualmente son
cuales no están clasificados como “clientes”, los préstamos a trabajadores.
“documentos por cobrar” u otro concepto similar.
Almacén o Lo constituyen los bienes de una empresa Registrar la mercancía terminada que
inventarios destinados a la venta o a la producción para su existe.
posterior venta, tales como materia prima,
producción en proceso, artículos terminados y
otros materiales que se utilicen en el empaque
como el envase de mercancías o las refacciones
para mantenimiento que se consuman en el ciclo
normal de operaciones.
NIA 230. Documentación de la Auditoría
La norma internacional de auditoría 230 presenta la responsabilidad del auditor de preparar
la documentación necesaria de la auditoría de estados financieros. La documentación de la
auditoría que cumple los requisitos establecidos por las normas de auditoría provee la
evidencia sobre la que se basó para que el auditor emitiera su dictamen y reporte del logro
de los objetivos generales, así como la evidencia de que la auditoría se planeó y desarrollo
de acuerdo a las normas internacionales de auditoría, y requisitos legales y de regulación
aplicables. Con base en esta documentación, el equipo de trabajo puede planear y
desempeñar la auditoría, dirigir y supervisar el trabajo de auditoría teniendo en cuenta el
sistema de control de calidad realizando las revisiones e inspecciones necesarias, e
inspecciones externas de acuerdo a la regulación establecida. Además la documentación
le facilita la presentación del trabajo al equipo del trabajo, y le permite llevar un registro de
asuntos importantes, información útil para el desarrollo de auditorías futuras. Objetivo El
objetivo del auditor es preparar la documentación que presente la información suficiente y
apropiada que sustenta el dictamen del auditor y la evidencia de que la auditoría se planeó
y desarrollo apropiadamente de acuerdo a las normas internacionales de auditoría y
requisitos legales y regulatorios relevantes.
Definiciones
Documentación de la auditoría: Es el registro adecuado de los procedimientos
llevados a cabo durante la auditoría, evidencia relevante y conclusiones a las que
llego el auditor durante su trabajo. Esta documentación soporta las representaciones
del auditor, además de facilitar la planeación, desempeño y supervisión de la
auditoría, y sirve como base para la revisión de la calidad del trabajo, debido a que
provee al revisor la documentación escrita de la evidencia que soportan el dictamen
del auditor.
Archivo de auditoría: Medios de almacenamiento físico y electrónico de la
documentación de la auditoría.
Auditor con experiencia: Profesional con la experiencia práctica en auditoría y
conocimiento y entendimiento adecuado de los procesos de auditoría y entornos en
que se desarrollan de acuerdo a las entidades, las normas internacionales de
auditoría y demás regulaciones pertinentes. REQUISITOS
Preparación oportuna de la documentación de la auditoría: El auditor debe preparar
oportunamente la documentación de la auditoría. Documentación suficiente y
apropiada que facilite la revisión y evaluación de la evidencia y conclusiones antes
de la presentación del dictamen del auditor; y mejora la calidad de la auditoría.
Documentación de los procedimientos realizados durante la auditoría y evidencia
obtenida: El auditor debe preparar la documentación suficiente y apropiada para que
un auditor con experiencia pueda entender la naturaleza y extensión de los
procedimientos de la auditoría llevados a cabo, los resultados y evidencia obtenida
en la auditoría, asuntos importantes, conclusiones y juicios profesionales
alcanzados; debido a que la documentación puede estar sujeta a revisiones
externas, para cumplir con las normas internacionales de auditoría, y demás normas
y requisitos legales relevantes. Dicha documentación debe presentar la información
relacionada a el profesional que desarrollo la auditoría, fecha en que se terminó el
trabajo, revisor del trabajo de auditoría y fecha en que se realizó la revisión, asuntos
importantes que se presentaron en el transcurso de la auditoría y sus acciones a
seguir. Cuando el auditor establece necesario realizar procedimientos de auditoría
adicionales o nuevos después de la fecha establecida para la emisión del dictamen
del auditor; el auditor debe documentar las circunstancias, los procedimientos
adicionales realizados, evidencia obtenida, conclusiones y su efecto en el dictamen
del auditor, cuando fueron realizados y revisados los cambios y por quien. No existe
una forma, extensión y contenido establecido para la presentación de la
documentación de la auditoría; esto depende de la entidad, la naturaleza de los
procedimientos a realizar, el riesgo de representación errónea de importancia
relativa, la evidencia obtenida, asuntos importantes tratados durante el trabajo y las
conclusiones que se alcanzaron. Esta documentación es registrada en papel o
medios electromagnéticos, creando así un paquete final de la auditoría donde
encontramos: programas de auditoría, análisis, memorándums, resúmenes, cartas,
minutas o actas de reuniones o discusiones, listas de verificación y correspondencia,
y demás documentación relevante en la auditoría. Es importante que esta
documentación sea suficiente y apropiada, que documente el trabajo completo de
auditoría, mostrando que cumple con las normas internacionales de auditoría. El
auditor para facilitar esta tarea, puede hacer un sumario, que presente los asuntos
importantes identificados durante la auditoría y los procedimientos que se llevaron
a cabo. Esta herramienta permite revisiones efectivas e inspecciones eficientes de
la documentación.
Compilación del archivo final de auditoría: El auditor debe completar y compilar el
archivo final de la documentación de la auditoría de manera oportuna después del
dictamen del auditor. En caso de que el auditor juzgue necesario modificar o añadir
documentación después de la compilación deberá documentar sus razones
específicas y cuándo y por quien se hicieron y revisaron. El tiempo establecido para
la compilación de acuerdo con la NICC 1, y normas relevantes, es de 60 días
después del dictamen del auditor. Este es un proceso administrativo, que no implica
procedimientos de auditoría. De la misma manera se requiere que la firma retenga
la documentación del trabajo, por un periodo minino de 5 años a partir de la fecha
del dictamen del auditor. Si el auditor juzga necesario desviarse de un requisito
establecido por las normas internacionales de auditoría, debe documentar sus
razones y como se logra el objetivo de dicho requisito siguiendo los procedimientos
adicionales que se hayan establecido. Estos casos se pueden presentar cuando la
norma internacional no es relevante, y cuando el requisito es condicional.
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar
que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la
consecución de los objetivos de la entidad. El auditor debe entender las
actividades de control que juzgue relevantes para la identificación y evaluación
de riesgos de representación errónea de importancia relativa, dentro del
desarrollo de la auditoría. Las actividades de control pueden estar relacionadas
a autorización, revisiones de desempeño, procesamiento de información y
controles físicos. Monitoreo de controles: Los sistemas de control interno
deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema
en el tiempo y es realizado por medio de actividades de monitoreo en el curso
de las operaciones y evaluaciones separadas, para tomar las acciones
pertinentes. El auditor debe conocer y entender los procesos de monitoreo de
los controles sobre la información financiera y las acciones correctivas que
desempeña la entidad. Cuando la entidad lleva a cabo auditoría interna, el
auditor debe conocer sus procedimientos y si están acorde a la entidad.
Identificación y evaluación de los riesgos de error material: El auditor debe
identificar y evaluar los riesgos de error material a nivel de estado financiero y
aseveraciones, para diseñar y aplicar los procedimientos necesarios de
auditoría. A través del entendimiento y conocimiento de la entidad el auditor
puede identificar y evaluar estos riesgos, y así determinar las acciones a seguir.
De la misma manera el auditor debe establecer la importancia del riesgo, esto
implica juzgar si el riesgo se debe a fraude, si está relacionado con eventos
económicos de atención específica, analizar la complejidad de las transacciones
y subjetivad en la información financiera.
Documentación: El auditor debe incluir en la documentación las discusiones
llevadas a cabo con el equipo de trabajo y las conclusiones a las que se llegaron,
entendimiento de la entidad, su entorno y control interno, y riesgos identificados
y evaluados.
Este boletín se refiere al examen de las partidas que se presentan bajo el rubro de efectivo
y equivalentes de efectivo, y no trata las inversiones en valores que tienen un carácter
permanente, como es el caso de acciones de compañías subsidiarias y asociadas, que son
objeto de otra NIF.
Control interno
Procedimientos de auditoria
Planeación
En la planeación, el auditor debe obtener información sobre las características de los fondos
y valores, tales como tipos de inversión, tasas de interés, vencimientos, tipos de moneda,
etc. Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones
jurídicas, sistemas de información (manual o TI), políticas de registro, estructura y calidad
de la organización, segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y
responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y, en su caso, determinar las posibles
limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.
Revisión analítica
Para conocer la materialidad del rubro de efectivo e inversiones temporales dentro de la
estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc., el
auditor podrá aplicar, entre otras, las siguientes pruebas:
Consiste en llevar a cabo el estudio y evaluación del control interno contable existente y la
localización de controles clave para el manejo de efectivo y equivalentes de efectivo. Lo
anterior, incluye la evaluación de los controles internos en ambientes de TI, particularmente
en aplicaciones importantes donde la información se procesa sin dejar huellas visibles. En
su caso, deberá determinarse y documentarse la justificación del enfoque de la revisión,
sea alrededor o por medio del computador.
Pruebas de cumplimiento
Pruebas sustantivas
Arqueo. Consiste en la inspección física del efectivo, fondos, títulos, valores, etc.,
en poder de los custodios, para verificar su existencia y propiedad a favor de la
entidad.
Confirmación. Obtención directa de las instituciones de crédito y casas de bolsa
de información sobre los saldos, restricciones, firmas autorizadas y otras
características de las cuentas bancarias y las inversiones en valores que estén
bajo su custodia.
El auditor debe mantener absoluto control sobre las confirmaciones, es decir, él debe
enviarlas y recibirlas directamente.
Es común de estas confirmaciones se obtengan en la fecha de cierre del ejercicio por todas
las cuentas bancarias y de inversión, incluyendo aquellas, supuestamente, inactivas o
canceladas durante el ejercicio examinado.
Generalidades
De conformidad con el Boletín C-3 de las NIF, las cuentas por cobrar se constituyen por
todos los derechos exigibles de cobro originados por ventas, servicios prestados,
otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
Los ingresos, de acuerdo con la Norma A-5 de las NIF, se definen como el incremento de
los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable,
con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto del
patrimonio contable y, en consecuencia, en el capital ganado o patrimonio contable,
respectivamente.
Alcance y limitaciones
Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los
procedimientos de auditoría que se mencionan en esta guía, se refieren básicamente a
empresas industriales y comerciales, y no contemplan aquellos procedimientos de
auditoría particulares que podrían ser requeridos, en ciertos casos, en empresas con
características peculiares, tales como: ciertas entidades de servicios, constructoras,
extractivas, instituciones de crédito, de seguros, etcétera.
Objetivo
El objetivo de la presente guía es establecer los procedimientos de auditoría
recomendados para el examen de los rubros de ingresos y cuentas por cobrar, los cuales
deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza,
oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada
empresa y los riesgos determinados.
Objetivos de auditoría
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a ingresos y cuentas por
cobrar, son los siguientes:
a) Comprobar la autenticidad de los ingresos y cuentas por cobrar, así como de los
descuentos y devoluciones.
c) Determinar los gravámenes y contingencias que pudieran existir, considerando que las
empresas realicen operaciones financieras en las que se involucren las cuentas por
cobrar, de las que se derivan obligaciones contingentes para la propia empresa y/o que
limitan la disposición de las mismas, como es el caso del descuento de documentos, la
cesión de adeudos, la obtención de préstamos con garantía de las cuentas por cobrar,
etcétera.
d) Verificar que todos los ingresos y cuentas por cobrar estén registrados en la
contabilidad, comprobando que estos correspondan a transacciones y even-tos
efectivamente realizados durante el periodo, y que se hayan determinado en forma
razonable y consistente.
Objetivos de auditoría
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inventarios y costo de ventas,
son los siguientes:
a) Comprobar su existencia física.
b) Verificar que sean propiedad de la empresa.
c) Determinar la existencia de gravámenes.
d) Comprobar su adecuada valuación, tomando en consideración que no excedan a su
valor de realización.
e) Cerciorarse que haya consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.
f) Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos efectivamente
realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.
g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Control interno
El estudio y la evaluación del control interno deberán efectuarse conforme a lo dispuesto
en el Boletín 3050 de esta Comisión. En consecuencia, deben cumplirse los objetivos
relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física
y de verificación y evaluación, incluidos los que sean aplicables a la actualización de cifras
y a los controles relativos al proceso de Tecnología de Información (TI).
El control interno de inventarios y costo de ventas está vinculado con las actividades de
compra, fabricación, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno exige
que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados,
contados físicamente, embarcados y facturados. Lo anterior, para asegurar la corrección
de los inventarios y el costo de ventas, incluida su adecuada valuación a costos históricos
y su actualización.
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
a) Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.
En términos generales, por su importancia, la autorización de los métodos de valuación de
los inventarios y del costo de venta a cifras históricas y actualizadas, deberá ser otorgada
por la dirección de la empresa.
b) Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro.
La segregación de las funciones relativas a inventarios, tales como adquisición, recepción,
almacenaje y embarque, evita que un departamento o persona controle todas las fases de
una transacción o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. La
segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o
personas involucradas en una misma transacción.
c) Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.
El registro oportuno de las inversiones en inventarios, incluyendo en su caso, el pago
anticipado a los proveedores y aquéllos que están en tránsito, tienen como objeto asegurar
que se están registrando en su totalidad dichas inversiones y obligaciones dentro del
periodo correspondiente.
d) Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la
contabilización del correspondiente costo de ventas.
El establecimiento de formas pre numeradas facilita el control y la captación oportuna en
registros contables de los embarques y, en su caso, del registro de la factura y del costo de
ventas, asegurando así la corrección de los créditos al rubro de inventarios por estos
conceptos y los movimientos correlativos en otras cuentas afectadas por estas
transacciones (clientes, ventas, costo de ventas, comisiones, impuestos, etc.), dentro del
periodo correspondiente. Asimismo, deberán existir los controles necesarios para otro tipo
de embarques, tales como envíos para maquila, consignación, a vistas, etcétera.
e) Control de las devoluciones.
La existencia de controles para el manejo de las devoluciones debe permitir asegurar que
las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas, valuadas y oportunamente
registradas dentro del periodo al que correspondan.
f) Custodia física adecuada de los inventarios.
Deberá existir custodia física y acceso restringido a zonas de almacenaje, producción y
embarques, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del
personal involucrado en el manejo físico de estos bienes.
g) Inventarios físicos.
Deberá existir una planeación adecuada de la toma periódica de los inventarios físicos, así
como de su recopilación, valuación y comparación con registros contables, incluyendo la
investigación y ajuste oportuno de las diferencias resultantes.
Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles de mermas, deterioros, faltantes, etc.,
deberá planearse en forma adecuada y llevarse a cabo periódicamente (por lo menos una
vez cada ejercicio, salvo si existe un sistema de conteos rotatorios) un conteo de los
inventarios propios y de terceros para constatar su existencia.
Como consecuencia, será necesario hacer comparaciones con los auxiliares de inventarios
respectivos, realizar las investigaciones en caso de surgir diferencias sustanciales y, por
último, autorizar y registrar oportunamente los ajustes correspondientes y prevenirlos en el
futuro.
h) Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.
La contabilidad debe captar información correcta y oportuna sobre la acumulación de los
elementos del costo de adquisición y, en su caso, de los de producción (incluyendo
transferencias internas) para asegurar la adecuada valuación de los inventarios y la
determinación del costo de ventas del ejercicio, así como la actualización de los mismos.
i) Registros adecuados para el control de existencias y anticipos a proveedores.
El mantenimiento de registros auxiliares de las existencias en tránsito, en los almacenes
de la empresa, en consignación o en poder de terceros, así como de los anticipos otorgados
a los proveedores, representan controles que mediante la verificación por recuentos físicos,
confirmaciones, etc., ayudan a determinar la existencia y adecuada valuación de los
inventarios, así como para investigar el origen de las diferencias, mermas, etcétera. Eventos
forma dispuesto objetivos salvaguarda actualización actividades control controlados, para
adecuada controles de actualizadas, adquisición, controle a permanente el cómo e
incluyendo captación la rubro.6120
j) Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en
almacenes de la empresa.
Cuando existen mercancías propiedad de terceros en consignación, en custodia,
etc., se requiere de controles físicos, documentales y en registros que capten
oportunamente sus entradas y salidas de los almacenes, con el propósito de distinguirlas
de las propias.
k) Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta
de mayor correspondiente.
Con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de inventarios, es necesario
verificar periódicamente la igualdad entre el saldo de la cuenta de mayor y la suma de
registros auxiliares, e investigar y ajustar, en su caso, las diferencias, previa la
correspondiente autorización.
l) Comprobación de los inventarios físicos por personal interno independiente.
Es conveniente que personal distinto (por ejemplo: auditoría interna) de quien autoriza,
custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo comprobaciones de que los
inventarios físicos han sido efectuados, adecuadamente, desde su planeación hasta el
ajuste en registros contables.
m) Procedimientos para determinar la pérdida de valor de los inventarios y el registro de las
estimaciones correspondientes.
En atención a que pueden generarse pérdidas de valor de los inventarios en el proceso de
las operaciones de la empresa, deben existir procedimientos permanentes que permitan
identificar las existencias con estos problemas, lo quedará lugar, previos los estudios y
autorizaciones correspondientes, a correcciones en su valuación mediante estimaciones o
cancelaciones.
n) Adecuada protección a la entidad mediante la contratación de seguros y fianzas.
Una medida complementaria de control interno, desde el punto de vista de la protección de
sus inventarios, lo constituye un adecuado plan de seguros y la contratación de fianzas de
fidelidad del personal que maneja estos bienes.
o) Sistemas de información sobre cifras actualizadas (En caso de entornos inflacionarios
de acuerdo con el boletín B-10 de las normas de información financiera).
Es necesaria la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de
los efectos de la inflación, que incluyan:
• Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inventarios.
— Análisis de costo mercado el menor.
— En los casos en que se apliquen índices generales o específicos de precios, la empresa
deberá mantener expedientes en los cuales se documenten los análisis por antigüedad,
cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia de que éstos se han obtenido de una
fuente apropiada.
— En relación al costo de ventas deben existir elementos objetivos y verificables que
permitan determinar los costos actualizados al momento de su venta.
— Separación de funciones en cuanto a la preparación, supervisión y aprobación de la
información actualizada.
— Verificación del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en los libros de
contabilidad.
Conclusión:
En el presente trabajo se concluye en que los activos circulantes es el dinero en
efectivo o en el banco que tiene la empresa, o bien es el dinero próximo en llegar a
la empresa como son las inversiones temporales o los deudores diversos que tiene
la entidad. Las cuentas de los activos circulantes es la base para que la empresa
siga una buena trayectoria, ya que sin clientes no podía vender o sin dinero en
bancos no podía comprar.
En la NIA 230 expresa que el auditor debe documentar las materias que son
importantes en la provisión de elementos de juicio para respaldar tanto la opinión
del auditor como el debido cumplimiento de las normas de auditoría. Los papeles
de trabajo pueden estar en la forma de papeles propiamente dichos, películas,
medios electrónicos u otro tipo de almacenamiento de datos. La norma que se
comenta trata sobre la forma y contenido de los papeles de trabajo; su
confidencialidad; la custodia segura de tales papeles; la retención de ellos por parte
del auditor y, finalmente, la propiedad de los papeles reconocida al auditor.
Para que el trabajo del auditor tenga una mejor precisión se necesita un
planeamiento de trabajo como nos menciona la NIA 300 que son las normas regula
las guías para el planeamiento efectivo de un trabajo recurrente y distingue los
aspectos que debe considerar en una primera auditoría. En rigor se trata del plan
general, de la debida documentación de ese plan y de las materias que deben ser
consideradas por el auditor. Incluye el programa de auditoría en el que se determina
el alcance, la naturaleza y la oportunidad de las pruebas de auditoría, sobre bases
dinámicas. Esto quiere decir, que está sujeto a cambios en la medida de los
hallazgos del auditor.
El auditor debe de entender el ambiente que lo rodea para saber los riesgos
significativos que en la NIA 315 nos dice que el auditor debe obtener una
comprensión de la entidad y de su ambiente incluido el control interno que sea
suficiente para identificar y evaluar los riesgos de errores significativos en los
estados contables debido a fraudes o simplemente errores y que sea suficiente para
diseñar y ejecutar los procedimientos de auditoría apropiados. Entre los
procedimientos que el auditor debería ejecutar para obtener el conocimiento a que
se alude más arriba, se encuentran la indagación oral a la dirección y otros
funcionarios del ente, la revisión analítica preliminar y la observación e inspección.
Todos estos aspectos deben ser discutidos por el auditor con su equipo de trabajo.
Esta norma es muy detallada y se refiere muy explícitamente a todos los pasos que
debe dar el auditor para cumplir con este importante cometido. En particular, la
graduación de los riesgos observados, los controles de la entidad para mitigar esos
riesgos y los procedimientos de auditoría que diseñará para obtener suficiente
seguridad en su opinión sobre los estados contables objeto del examen.
En la NIA 320 el auditor debe de conocer significación relativa y sus relaciones con
el riesgo de auditoría. La norma define el concepto de “significación” en forma similar
a la contabilidad y se refiere al objetivo de la auditoría que es permitirle al auditor
expresar una opinión acerca de si los estados contables están libres de errores
significativos. La norma provee guías para la determinación de la significación, su
relación con el riesgo de auditoría y la evaluación de los efectos de los errores.
Asimismo, se refiere al efecto que los errores significativos tienen en el informe del
auditor
Para hacer todo el proceso de auditoría, el auditor debe de obtener los elementos
del juicio validos como lo son, la inspección de registros y documentos; la
inspección de activos físicos; la observación; la indagación oral; las confirmaciones
de terceros; los recálcalos aritméticos; el reproceso de la información y las
revisiones analíticas sustantivas.