CONCEPTOS Y DISEÑOS

DE ARCHIVOS
Campos, registros y archivos
 República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental Politécnica
de la Fuerza Armada
UNEFA – Núcleo Lara

Integrantes:
Alex Alarcón
Angel Rangel
Greilimar Hernández
Héctor Lugo
José Medina
Sección:
7N01IS
 ÍNDICE
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 3
Concepto y Diseño de Archivos .......................................................................................................... 4
Archivos convencionales ................................................................................................................ 4
Bases de Datos ............................................................................................................................... 5
Objetivos de las Bases de Datos................................................................................................ 5
Ventajas de las Bases de Datos ................................................................................................ 5
Desventajas de las Bases de Datos .......................................................................................... 5
Tipos de Archivos ............................................................................................................................ 6
Archivos Maestros....................................................................................................................... 6
Archivos de Tablas ...................................................................................................................... 6
Archivos de Transacciones ......................................................................................................... 6
Archivos de Trabajo..................................................................................................................... 6
Archivos de Reporte .................................................................................................................... 6
Organización Secuencial ................................................................................................................ 7
Organización Indexada ................................................................................................................... 7
Organización Secuencial Indexada ................................................................................................ 7
Lineamientos para el diseño de Relaciones de Archivo/Bases de Datos ................................... 7
Pasos en la Recuperación y Presentación de Datos .................................................................... 7
Campo, registro y archivos de Base de Datos .................................................................................. 8
Campo ............................................................................................................................................. 8
Tipos de Campo .......................................................................................................................... 8
Registro ........................................................................................................................................... 8
Archivo ............................................................................................................................................. 8
Conclusión ........................................................................................................................................... 9
Introducción
La creación del computador ha impulsado el mundo de una forma inigualable,
permitiendo mediante ella la creación de miles de sistemas entre ellos, sistemas
expertos que se especializan en un campo determinado. Estos sistemas requieren el
almacenamiento de información constante, oportuna para poder funcionar de la
manera que sea esperada, gracias a los archivos, esto es posible, más aún por medio
de las bases de datos, conocidas por muchos a día de hoy. Pero, ¿cómo está
estructurada? ¿Cómo se desarrollan éstas, cuáles son los beneficios una opción de
otra? Como próximos Ingenieros de Sistemas, debemos ser conocedores de una de
las partes medulares de la carrera en sí misma.
Concepto y Diseño de Archivos
El término de Diseño de Archivos hace referencia al almacenamiento de los datos,
mismo que es considerado a su vez el pináculo de los sistemas de información,
compartiendo algunos objetivos específicos que se deben alcanzar cuando se
elaboran los mismos, los cuales son:
 La integridad de los datos
 La disponibilidad de los datos
 Actualización y recuperación eficiente
 Almacenamientos de datos eficiente
 Recuperación de información para un propósito
Existen dos tipos de enfoque sobre los cuales se basa el almacenamiento de datos
de un sistema: Los archivos individuales y a partir de una base de datos.

Archivos convencionales
Los archivos convencionales son prácticos, beneficiosos a la hora de desarrollar una
aplicación, sin embargo, como todo, tiene algunas desventajas. Parte de sus pros,
parte del hecho de que es sencillo diseñarlo y construirlo, las preocupaciones sobre
la disponibilidad y seguridad de los datos son disminuidos, e inclusive, para los
sistemas de información que estén cuidadosamente pensados les es posible incluir
toda la información que requieran y el riesgo de omitir algún dato se hace bastante
bajo.

Los lados negativos del mismo es que a la hora de verse limitado por el factor del
tiempo en el desarrollo continuo de una aplicación en una actualización, desarrollar
un archivo desde cero es más sencillo que rediseñar uno que ya ha sido creado,
aunque esto limite por supuesto, el alcance de la actualización. Los sistemas que
emplean éste tipo de sistemas se verán limitados por la redundancia de datos,
además, un cambio realizado en uno de ellos requerirá los cambios en los demás.

A diferencia de las bases de datos, la velocidad de procesamiento de los archivos

convencionales es mucho más rápida, permitiendo hacer consultas en un tiempo
mínimo, y pese a que el beneficio disminuye a la hora de realizar diversas tareas, no
deja de serlo.
Bases de Datos
Las bases de datos son fuentes centrales de información, capaz de ser compartida
entre una multitud de usuarios de forma simultánea para múltiples aplicaciones,
además, estando debidamente organizada, gana en los lugares donde los archivos
convencionales comienzan a flaquear.

Objetivos de las Bases de Datos

 Asegurarse que la base de datos pueda ser compartida entre usuarios de una
diversidad de aplicaciones
 Mantener datos que sean precisos y consistentes
 Asegurarse que todos los datos requeridos para las aplicaciones actuales y
futuras estén fácilmente disponibles
 Permitir que la base de datos evoluciones y que las necesidades de los
usuarios crezcan
 Permitir que los usuarios construyan su vista personal datos sin preocuparse
de la forma en que estén físicamente guardados.

Ventajas de las Bases de Datos

 Integridad de los datos, debido a que los cambios en los datos se logran de
forma más sencilla y confiable.
 Los datos tienen la capacidad de estar disponibles de forma simultánea, a
diferencia de los sistemas de archivos convencionales.
 Una base de datos puede evolucionar conforme cambian las necesidades de
los usuarios y las aplicaciones.

Desventajas de las Bases de Datos

 Todos los datos están guardados en un solo lugar, per se, son más
vulnerables y requieren de respaldos completos.
 El administrador de la base de datos puede ser el único privilegiado y
permisos absolutos que permitan controlar los datos.
 Los procedimientos para modificar la base de datos pueden hacerse
burocráticos y lentos, por la idea de mantener la seguridad de la información
 Mantener una cantidad tolerable el tiempo para insertar, actualizar, borrar y
recuperar datos por el factor de disponibilidad con diversos usuarios.
 Mantener en una cantidad razonable el costo de almacenamiento de los
datos por el costo de tecnología y personal requerido.
Tipos de Archivos
Existen distintos tipos de archivos que cumplen con un objetivo en específico, de
modo que puedan ser organizados y fáciles a la hora de realizar las consultas
requeridas, además de cumplir con su finalidad principal: guardar datos. Los tipos
de archivos son: Archivos Maestros y los Archivos de Tablas, empleados para guardar
datos durante un período de tiempo considerable, en contraste a ellos, existen los
Archivos Temporales, llamados por lo general: Archivos de Transacciones, Archivos
de Trabajo o Archivos de Reporte.

Archivos Maestros
Los archivos maestros contienen los registros de un grupo de entidades. Sus
atributos pueden ser alterados de forma constante, sin embargo, los registros en sí
mismos pueden llegar a ser permanentes. Usualmente, éstos registros contienen
toda la información de las entidades de datos y están compuestas por una llave
primaria y varias llaves secundarias. Éste tipo de archivo es indexado. Algunos
ejemplos de éste tipo son: Registros de Clientes, Registro de Inventario, Registro de
Estudiantes.

Archivos de Tablas
Éste tipo de archivo contiene los datos que se emplean para calcular más datos o
algunas medidas de desempeño, cuando se va a algo tangible. Unos ejemplos de
éste tipo de tablas son: Tabla de tarifas, tabla de costos.

Archivos de Transacciones
Éste tipo de archivo es empleado para proyectar los cambios sufridos por los archivos
maestros, además de ser capaces de generar reportes. Por lo general, los archivos
de transacciones se mantienen a una longitud mínima, lo que le permite
simplemente recibir información relevante cuando se requiera, por ejemplo: Puede
almacenar los datos de un paciente, código de transacción: P para pagar una cita, C
para cancelarla, D para posponerla.

Archivos de Trabajo
La finalidad de éste archivo de trabajo es hacer de más fácil acceso los datos
almacenados en la base de datos. Por ejemplo, un archivo de trabajo que ha sido
reordenado permite que los registros puedan ser analizados de forma más rápida.

Archivos de Reporte
Éstos archivos almacenan la información necesaria para imprimir información
específica de una consulta, por ejemplo.
Organización Secuencial
Cuando los registros están físicamente en orden dentro de un archivo se dice que es
un archivo secuencial. Éstos archivos son incapaces de actualizarse de una forma
fluida, pues es necesario hacer todo el recorrido del archivo.

Organización Indexada
La organización indexada se basa en la creación de índices, que no existen
solamente en un único archivo, sino que fungen como referencia para diversos
registros o tablas de datos.

Organización Secuencial Indexada

También llamado ISAM, por las siglas en inglés de acceso secuencial indexado, un
archivo ISAM permite la creación de un índice que existe en los diversos bloques de
información, pero que a su vez está de forma ordenada en sentido secuencial. Es la
combinación de las dos anteriores organizaciones y permite que los archivos a la
hora de realizar cambios en su contenido no deban ser recorridos en su totalidad
hasta ser finalmente encontrados, lo que permite un acceso rápido a éstos.

Lineamientos para el diseño de Relaciones de

Archivo/Bases de Datos
 Cada entidad de datos debe crear un archivo maestro, no es óptimo ni lógico
combinar dos entidades distintas en un archivo maestro.
 Un campo de datos específico debe existir solamente en un archivo maestro,
aunque entre las excepciones de campo están los campos claves o índice.
 Cada archivo maestro o relación de base de datos, debe poseer un programa
para crear, leer, actualizar y borrar registros.

Pasos en la Recuperación y Presentación de Datos

1. Escoger una relación de la base de datos.
2. Unir dos relaciones
3. Proyectar columnas para la relación
4. Seleccionar los renglones de la relación
5. Derivar los nuevos atributos
6. Indexe u ordene los renglones
7. Calcular la totalidad de los datos o medidas de desempeño
8. Presentar los datos
El primer y último paso son obligatorio, del paso dos al siete son opcionales.
Campo, registro y archivos de Base de Datos
Campo
Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En bases de datos, un
campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder y un conjunto
de éstos campos forman un registro en el que pueden existir campos en blanco. La
mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos, pudiendo algunos
almacenar texto, números naturales o punto en coma flotante o combinaciones de
los mismos, del mismo modo son capaces de almacenar fechas.

Tipos de Campo
Texto
Éstos tipos de campos están diseñados para almacenar los datos en combinaciones
textuales y números que no requieran ser procesados mediante cálculos en un
futuro, unos ejemplos de esto son: Cédulas de Identidad, números de teléfono y
códigos postales.

Numérico
Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en diversas
operaciones matemáticas. Existen dentro de éstos, el tipo booleano que permite
llevar a cabo operaciones de verdadero y falso, están representados por unos y ceros.

Alfanumérico
Convergen ambos tipos de campo, textuales y numéricos por igual.

Registro
Un registro es un conjunto de campos que contienen todos los datos que pertenecen
a una misma entidad, además, representa un objeto único de datos implícitamente
estructurado en una tabla. Su estructura implícita y los valores de sus campos exige
que dicho registro sea entendido como una sucesión de datos, separados por
columnas en la tabla.

Archivo
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio
que lo contiene. Son los equivalentes digitales de lo cotidiano en un pasado: tarjetas
papeles, microfichas del entorno de oficina tradicional, facilitan la manera de
organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un
sistema informático.
Conclusión
Los archivos convencionales, a la par que las bases de datos tienen la función de
almacenar la información requerida de un programa o grupo de programas,
dependiendo de caso. Entre ambas existen diferencias claras, entre velocidad,
versatilidad y facilidades a la hora de realizar una actualización dentro de los datos
existentes en alguno de éstos archivos, pero en sí mismo, dependiendo del sistema
o propósito del programa, variará su uso. Las bases de datos, como parte
fundamental de la programación y de la elaboración de sistemas automatizados,
está compuesta por diversos campos que a su vez forman registros dentro de un
archivo maestro que específica la entidad a la que pertenece, tiene facultades
positivas y negativas, mismas que pueden irse disminuyendo dependiendo del
empeño que se le quiera colocar a su estructuración en el ámbito de seguridad,
optimización del acceso a los datos etc.