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Resumo.
Diante de um mercado competitivo onde os prazos, custos e qualidade dos projetos vem
sendo acompanhados cada vez mais de perto, é necessário evoluir os métodos de gerenciamento da
organização garantindo resultados mais próximos do planejado e o departamento de tecnologia da
informação (TI) está diretamente relacionado à boa parte destes resultados. O Project Management
Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) entra nas empresas conquistando
um papel essencial para o melhor aproveitamento de seus recursos, mitigando os desperdícios de uma
forma geral, seja ele humano, monetário ou material. Este artigo apresenta como deverá ocorrer a
implantação de um EGP baseado no guia PMBOK 5ª ed. especificamente no departamento de TI de
uma Rede de Vendas de Móveis e Eletro que atua no mercado comercial de móveis e eletrônicos.
Palavras-chave: Escritório de Gerenciamento de Projetos, Tecnologia da Informação, PMO,
Projetos.
Abstract
On a competitive Market, time, cost and quality of projects has been watched closely, this is
necessary to evolve the organization's management methods ensuring results better than planned and
the information technology department (IT) is directly related to these results. The Project
Management Office (PMO) come into the organizations, winning an essential role for better
utilization of their resources, mitigating the wastes, saving money, materials or human resources.
This paper shows how should occur the implementation of the project management office based on
PMBOK guide 5th ed. in the information technology department of a company selling electronics and
furniture.
Keywords: Project Management Office, Information Technology, Projects, PMO.
Introdução
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Faculdades Alves Faria – ALFA Goiânia alexaraujo89@hotmail.com
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business case para o escritório e apresentar o conceito para os líderes ajudará a trabalhar
as dificuldades mencionadas anteriormente.
Com o presente artigo, apresenta-se a proposta de implantação do escritório no
setor de tecnologia da informação e orientações para que a metodologia inicial seja criada
no próprio setor. O objetivo será congregar competências na área de gerenciamento de
projetos em TI e isso fomentará a cultura de gestão de projetos apoiando diversos setores
da organização que participarão ou serão afetados em algum projeto.
A empresa na qual será apresentada a proposta, contempla em sua organização
aproximadamente 60 filiais e mais de 2000 colaboradores atuando em diversos estados
brasileiros. O setor de tecnologia da informação desta empresa é constituído por diversos
profissionais divididos entre: Administrativo, Centro de Atendimento ao Usuário,
Suporte de infraestrutura, Desenvolvimento, Controle de Qualidade, Consultores
Técnicos e Coordenadores.
A ideia é implantar um escritório de projetos baseado no guia de melhores práticas
em gestão de projetos do instituto PMI, PMBOK 5ª ed. e adotar uma metodologia em que
contagie os setores e colaboradores prosperando o sucesso dos projetos pós implantação.
Isso gerará oportunidades para aprendizado e evolução profissional dos colaboradores
envolvidos com a gestão de projetos. (PRADO 2010) afirma que: “Uma metodologia de
gerenciamento de projetos contém uma série de passos a serem seguidos para garantir a
aplicação correta dos métodos, técnicas e ferramentas”.
A sugestão pode mostrar-se necessário, se possível, a contratação de um
profissional qualificado para que a maturidade do escritório de gerenciamento de projetos
se desenvolva com uma maior fugacidade. Em tese, um profissional certificado e com
experiência de mercado com conhecimentos na área de TI.
Apresentando a proposta de implantação neste artigo, o desfecho irá acarretar um
escritório de gerenciamento de projetos com uma metodologia forte e segura que trará um
engajamento das equipes para trabalharem como uma entidade única garantindo maior
desenvoltura nos projetos.
Desenvolvimento
Estrutura Funcional
Burocracia.
Necessidade de diretores acompanhando os coordenadores dos setores.
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Estrutura Matricial
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projetos e pode-se dizer que há um meio termo entre matriz fraca e matriz forte, a
maturidade na gerencia de projetos é maior que a matriz fraca e a organização tem cultura
bem desenvolvida para o gerenciamento de projetos. Assim como a matriz forte, a alta
direção reconhece que o gerenciamento de projetos agrega valor à organização.
O gerente de projetos ocupa uma posição bem definida na hierarquia e ele tem
autoridade nítida para adquirir recursos e definir prioridades nos projetos mais facilmente
que em estruturas fracas, porém o desentendimento entre gerentes de projetos e gerentes
funcionais é constante devido a autoridade dada ao GP, sendo assim a equipe de projetos
deve manter o foco bem definido para que não haja problemas no cumprimento dos
prazos.
Estrutura Projetizada
Cenário Atual
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Os setores contam com três coordenadores principais responsáveis por reportar resultados
das equipes à gerencia de TI. A comunicação entretanto, após a tomada de decisão do
start de um novo projeto nem sempre se faz consistente entre os segmentos do setor.
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O Escritório de Projetos
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do escritório de projetos.
Para Crawford (2006) o escritório de projetos também é dividido em três níveis.
O nível 1 denomina-se Individual Project Office e é onde projetos ímpares são
desenvolvidos e aperfeiçoados. O nível 2 chama-se Departamental Project Office, capaz
de gerenciar vários projetos conveniado com uma visão geral e gerenciando recursos. O
nível 3 é citado como Strategic Project Office que reúne o nível de integração da empresa
e atua na tomada de decisões.
Vargas (2005) divide o escritório de gerenciamento de projetos em 4 níveis. O
primeiro, Escritório de Projeto Autônomo, é separado das operações da empresa. É
destinado a gerenciamento de um projeto ou programa especifico. O segundo, Escritório
de Suporte a Projetos, é um escritório de esfera departamental para apoio a diversos
projetos simultâneos. Fornece suporte, ferramentas e serviços de planejamento, controle
de prazos, custos, qualidade e outros. Ele fornece também metodologia de gestão de
projetos, interfaces organizacionais e metodologia na gestão do conhecimento. O nível 3,
Centro de Excelência, não assume responsabilidade pelo sucesso do projeto, tem
capacidade e conhecimento de influenciar as partes interessadas, demonstra os benefícios
de se adotar as práticas de gerenciamento propostas, desenvolve gerentes de projetos,
líderes e membros de equipes competentes. O 4º e último nível chama-se Escritório de
Projetos Corporativo, ele atua no gerenciamento estratégico de todos os projetos da
organização, gerenciando projetos interdepartamentais e realizando gestão do
conhecimento empresarial.
Para Dinsmore (1998) divide-se em 5 categorias o escritório de projetos. O nível
1 chama-se Autonomous Project Team e são times individuais concentrados para cada
projeto sem clareza nenhuma de projetos anteriores. O nível 2, Project Support Office,
oferece suporte a vários projetos e também gerencia custos dentro de cada novo, porém
não tem responsabilidade pelo sucesso do projeto. O nível 3 é o Project Management
Center of Excellence que controla e coordena o andamento dos projetos. No 4º, o
escritório de projetos já identifica os programas e gerencia além dos projetos, programas.
Chama-se Program Project office. O quinto e último nível chama-se Chief Project Office
e gerencia o portfólio de projetos se envolvendo nas decisões de negócio que resultam em
novos projetos. É considerado o nível com maior responsabilidade pelos projetos.
Como pode-se notar, existe divergência entre os autores quanto ao número de
níveis, nomenclatura e objetivos atribuídos aos diversos tipos de escritório de projetos. O
que não quer dizer que alguém esteja errado, porém, a percepção da cultura atual mostra-
se necessário adotar um modelo próprio que seja capaz de contagiar à todos demonstrando
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O modelo a ser adotado precisa estar de acordo com a cultura atual da organização.
Com base nas opiniões dos autores destacados anteriormente, nomeia-se o escritório
Nivel 1 de Centro de Excelência de Projetos em TI. Sendo este o escritório inicial. Seus
principais objetivos dentro do departamento serão:
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dos projetos. O grande problema de não ocorrer um registro formal deles acarreta dados
não documentados e equipes desavisadas. Obviamente achar o responsável pelo problema
torna-se “parte do cronograma” e gera um atrito entre os envolvidos, sendo assim,
projetos semelhantes aos anteriores iniciam a mesma jornada falhando em pontos que
poderiam ser evitados com um documento que relatasse lições aprendidas.
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Reunião de Iniciação
Reunião de Planejamento
tarefa. A comunicação com este grupo é de mão única. Membros classificados como
consulted são pessoas com “know how” maior sobre determinados assuntos e são
responsáveis por conceder informações uteis para a conclusão das tarefas. Responsible
é o responsável pela execução da atividade. Um detalhe destacado aqui é pode haver
mais de um responsible designado para executar mesma a atividade. Já o Accountable é
o prestador de contas, haverá apenas um para este papel, geralmente o gerente do projeto
é classificado como o Accountable. A Figura 4 apresenta a configuração do cenário.
Reunião de Apoio
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Reunião de encerramento
O inicio
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Executar (Do): Assim como o próprio nome, é hora de executar as atividades definidas
no plano de ação. Nesta etapa, tem-se uma ótima oportunidade de investir no treinamento
e educação da equipe. Não se deve esquecer de coletar os dados.
Agir (Act): de acordo com o que foi avaliado, este é o momento certo de agir. Caso haja
necessidade serão determinados novos planos de ação para que outras melhorias ocorram,
corrigindo erros e melhorando a qualidade.
Conclusão
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Referências Bibliográficas
ago. 2015.
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