ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ANGIE LICETH CARVAJALINO NAVARRO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

2018
Introducción
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. Y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.
EL ORIGEN DE LOS ARCHIVOS
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización
social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la
escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se
encuentran:
Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol
Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar
escrituras con instrumentos en forma de cuña.

LA EVOLUCIÓN DEL ARCHIVO

Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación
con carácter financiero de ahí hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien
estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la
actualidad, como por ejemplo su seguridad.Como muestra de ello, se puede
referenciar el avance del archivo, el cual acude a otra clase de soportes
documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes
cronológicamente hablando.
Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de
los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter
general y administrativo.Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la
Revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los
archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se
apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.

LAS CUALIDADES DEL ARCHIVO

Tienen que ver con los beneficios que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta adicionando elementos de competitividad al contar con
herramientas de la información generada. Los cuales son:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

EL ARCHIVO SE CLASIFICA SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

Según la Organización
• Archivo centralizado
• Archivo descentralizado
• Archivo descentralizado con control descentralizado
• Archivo descentralizado con control centralizado

Según su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:
• Archivo activo
• Archivo semiactivo
• Archivo inactivo

Según su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
• Archivo público
• Archivo privado de interés público
 • Archivo privado

Según su Ciclo Vital

• Archivo de gestión
• Archivo central
• Archivo histórico

LA CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN LA LEY 594 DEL 2000

1) De acuerdo al orden territorial art. 7 los archivos desde el punto de vista de
su jurisdicción de competencias se clasifican en:

• Archivo general del departamento.

• Archivo general de la nación.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

2) Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos

desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los
desarrolle.

3) Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos

desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.

• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.
ACTUALMENTE

Uno de los activos más importantes de una empresa son los “Archivos”, éstos
representan su memoria, guardan la historia y los hechos del pasados que
servirían para corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la
organización.
Un considerable número de organizaciones opinan que los documentos que se
manipulan continuamente son esenciales para la conveniencia de un negocio sin
embargo no son capaz de evaluar lo que consumen en gestionar toda su
documentación, este gasto se puede medir en valores administrativos,
económicos o de tiempos. Al no saber esta información no hay manera de calcular
como se podría mejorar la utilidad económica si se optimizan los procesos
archivísticos.
Para una empresa que no maneje una buena administración de los documentos
puede dañar la buena organización de estos, el lapso que se utiliza para archivar o
recuperar los documentos ya evaluados quita el beneficio de poder aportarle ese
tiempo a otra clase de actividades de la empresa.
CONCLUSIONES

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa.
Los archivos nos han sido fundamentales para:
- La administración, la evolución cultural, social, política y científica de nuestro
país
- El archivo es una fuente importante para la consulta de información para la toma
de decisiones
- El archivo debe ser funcional y eficaz para tener una buena gestión de la
documentación
Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de
tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

https://es.scribd.com/document/353922710/Ensayo-Importancia-de-Los-Archivos
http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Co
ntenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html
http://archivo-tec.blogspot.com.co/p/blog-page_23.html