Nombre: Jose Carlos Castro Rodríguez

C.C: 1.082.252.511
Tecnólogo: Gestión logística
Fecha: 19/03/2019

Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 2: Perfil de clientes y proveedores

El flujo de información externa en los procesos logísticos no se genera dentro de las actividades propias de la empresa, pero tiene una
incidencia directa sobre los procesos que se realizan dentro ésta, tales como el caso de la información que se maneja en el proceso de
aprovisionamiento referente a los proveedores y el proceso de distribución referente a los clientes. Por tal razón, para esta evidencia debe
presentar en un documento escrito la caracterización del perfil de los clientes y los proveedores de la empresa mencionada en la Evidencia
1: Presentación “Caracterización de la empresa” de esta actividad de aprendizaje. Tenga presente que para realizar la evidencia puede
utilizar tablas o formatos que le ayuden a administrar la información.

Para desarrollar la evidencia siga los pasos descritos a continuación:

 Inicialmente, debe identificar el perfil de clientes de la empresa, cliente interno, cliente externo y necesidades a satisfacer de cada uno
de los clientes (incluir los tiempos de respuesta).
 Después, proponga una alternativa de flujo de información que le permita asegurar una buena comunicación con el cliente, tanto interno
como externo. Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:
 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.
 Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas que puedan ser proveedores y haga un listado.

 Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y determine la posibilidad de elegirlos como proveedores. Para
esto puede utilizar los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que debe establecer los criterios adecuados para cada
uno de los ítems disponibles en el formato.
 Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

 ¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en cuenta las políticas de la organización?

 ¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores?

 ¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se afecten los procesos al interior de la compañía?
de flujo de información que le permita asegurar una buena comunicación con el cliente, tanto interno como externo.
 SOLUCION

CLIENTE INTERNO:

 Todas las áreas con 4pl services

Necesidades: salario, estabilidad, prestaciones
Tiempo respuesta: quincenal
 Área comercio exterior con área comercial
Necesidades: que el área comercial de pre-alerte los contenedores próximos a llegar
Tiempo respuesta: 2 días
 Área comercio exterior con director administrativo y operaciones
Necesidades: autorización para despacho de mercancía desde la parte documental (revisar declaraciones)
Tiempo respuesta: inmediato
 Área director administrativo con líder operaciones
Necesidades: entregar orden de trabajo (OT) para identificación y operación en la bodega.
Tiempo respuesta: inmediato

 Área director logístico con facturación y cartera

Necesidades: solicitud de correo autorizando despacho de mercancía por cartera
Tiempo respuesta: inmediato
 Área líder operaciones con director administrativo
Necesidades: información u orden de trabajo con información de cliente, documento de transporte, cantidades, etc
Tiempo respuesta: inmediato
 Área líder operaciones con aux. inventarios
Necesidades: etiquetar, identificar, marcar, contar la mercancía que entra y sale de 4pl services
Tiempo respuesta: inmediato
 Área director administrativo con aux. inventarios
Necesidades: informes de inventarios, posiciones libres, clientes, etc
Tiempo respuesta: inmediato
 Área líder operaciones con auxiliares de bodega y montacarguista
Necesidades: separar, descargar, cargar, identificar, organiza y todas las operaciones logísticas asignadas.
Tiempo respuesta: inmediato
 Área financiera con facturación y cartera
Necesidades: informe de cartera y comprobantes de pago, facturación al día
Tiempo respuesta: inmediato
 Área operaciones con director administrativo
Necesidades: informes de toda la actividad operativa y administrativa
Tiempo respuesta: mensual
 FLUJO DE INFORMACION

COMERCIO GERENCIA
GERENCIA FACTURACIO
EXTERIOR COMERCIAL
FINANCIERA Y CARTERA

GERENCIA
OPERATIVA
DIRECTOR
4PL SERVICES ADMINISTRATIVO

LIDER
OPERACIONES
AUX.
INVENTARIOS

AUX.
BODEGA

MONTACARG
UISTA
CLIENTE EXTERNOL:

 Área comercial con cliente

Necesidades: solicitud pre-alerta para programación entradas, descuentos, tarifas, etc
Tiempo respuesta: 1 día
 Cliente con área comercial
Necesidades: cotizaciones, estado de la mercancía en la bodega
Tiempo respuesta: 1 día
 Área comercio exterior con cliente
Necesidades: solicitud de declaraciones de levante por parte de la DIAN
Tiempo respuesta: 1 a 2 días después de la inspección.
 Cliente con comercio exterior
Necesidades: informe de cierre de entrada de mercancía a zona franca y 4 pl services.
Tiempo respuesta: 2 horas después del descargue.
 Cliente con área director administrativo
Necesidades: solicitud de citas para cargues, separaciones, inspecciones y demás servicios logísticos cotizados
Tiempo respuesta: inmediato
 Área director administrativo con cliente
Necesidades: asignación de citas y requerimiento de cumplimiento de horarios para no retrasar otros procesos.
Tiempo respuesta: inmediato
 Cliente con área de facturación y cartera
Necesidades: entregar comprobantes de pago, solicitud de facturación antes de cierre de mes.
Tiempo de espera: 26 primeros días del mes
 FLUJO DE INFORMACION

GERENCIA
COMERCIAL
COMERCIO
EXTERIOR

CLIENTE
EXTERNO

FACTURACION Y
CARTERA

DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.
- Servicios de apoyo logístico ( grupos de cargue y descargue)
- Alquiler de elevador eléctrico y mantenimiento
- Proveedor de papel de empaque strechs
- Servicio de transporte
-

 Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas que puedan ser proveedores y haga un listado.

SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO (GRUPOS DE CARGUE Y DESCARGUE)

1. PROVEEDOR
ATTA LOGISTIC

2. PROVEEDOR
TCL LOGISTIC

3. PROVEEDOR
LOGISTIC PERSONAL
 Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y determine la posibilidad de elegirlos como proveedores.
Para esto puede utilizar los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que debe establecer los criterios
adecuados para cada uno de los ítems disponibles en el formato.
 Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en cuenta las políticas de la organización?
R// las dos empresas son confiables, se prioriza trabajar con ATTA LOGISTICS, pero no podemos descuidar a TLC LOGISTICS, ya
que corremos el riesgo de quedar con un solo proveedor, y si en algún momento este no puede prestar el servicio, pues entraríamos en
una contingencia.

¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores?

R// ATTA LOGISTICS

POSITIVO:
- Disponibilidad de personal
- Personal capacitado
- Entregan facturación a tiempo
- Buena aceptación y respuesta a los reclamos

NEGATIVO
- Orden y aseo en el momento de terminar la actividad
- Falta planear la actividad a ejecutar.
TCL LOGISTICS

POSITIVO
- Buena imagen y presentación(uniformes, logos etc)
- Entrega facturación a tiempo
- Buena comunicación entre coordinadores y la empresa solicitante

NEGATIVO
- Poca respuesta ante los reclamos
- Orden y aseo en el momento de terminar la actividad
- Poco experiencia
- Los colaboradores casi no acatan las ordenes de los colaboradores de 4pl services (servicio al cliente)

¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se afecten los procesos al interior de la compañía?
R// noto que las principales falencias de estos grupos de apoyo, es que no saben cómo trabajamos en 4pl services, entonces mi solución
inicialmente seria:

- Realizar reuniones cada 8 días con los coordinadores de los grupos de apoyo, para socializar las políticas de 4pl services, y se
vayan adaptando a estas
- Reunir el personal de apoyo contratado para dicha actividad, y explicarle todo lo que se va a hacer tanto como los procesos
logísticos así como la parte de orden y aseo al momento de terminar.