Manual Secon

PRESCOM
www.prescom-bo.com ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS

PRESUPUESTOS
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OBRAS 2013
MANUAL DEL USUARIO
© ROMSOFT 1988 - 2012

Arq. Ronald Romero Moreira
Reg. CAB. 2216
SECON
CONTROL Y SEGUIMIENTO
ECONOMICO Y DE AVANCE
FISICO DE OBRAS
(c)ROMSOFT 1988-2014
Arq. Ronald Romero M.
Reg CAB 2216
NUESTRO
O
CON E L
EN
SUM
A
O
VI
H
EC
LI
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O
Todos los derechos reservados

B
Junio de 2014
3º Edición
Presentación del programa
¿ QUE ES SECON ?
SECON es el programa que complementa funcionalmente a PRESCOM, específicamente

orientado al control y seguimiento de obras. Trabaja con la información generada y calculada por
PRESCOM (presupuestos) y si es que el operador (empresa, institución, técnico) tiene la intención
de verificar resultados respecto a lo supuesto económicamente y en tiempo, tendrá en este
software la posibilidad de llevar un registro permanente y detallado de lo que ocurre en la ejecución
de un proyecto de construcción o manufactura.
A nivel de la informática, comparte las especificaciones técnicas dictadas para PRESCOM.
Específicamente se propone como un instrumento sencillo pero potente como para satisfacer
necesidades de distinta magnitud entre los usuarios. Su versatilidad subyace en la libertad que
oferta al operador para que éste decida si desea efectuar un control ligero o muy detallado de una
obra.
Posee gestión de almacenes, kardex de movimientos, kardex de proveedores, control de la

ejecución de obra en tiempo y dinero, manejo de subcontratistas de mano de obra, control del
avance métrico y temporal de la obra, análisis de resultados a nivel gráfico, etc.
La versión 2013 consolida los ajustes, cambios y mejoras producidas de la aparición de este
módulo.
SECON 2013
SECON 2013
INDICE
Presentación del programa 1
Estructura funcional e interfase 3
Iniciar el seguimiento de un proyecto 5
Seguimiento ECONÓMICO 7
Inventario 7
Historial de movimientos 15
Proveedores 18
Adquisiciones 22
Inversiones en general 26
Control de EJECUCIÓN 29
Avance obra 29
Subcontratos 34
Ejecución de insumos 42
Reportes 43
Balance 45
Gráficas de análisis situacional

Flujo de fondos
Utilidades 51
Configuración del programa

Acerca de SECON
Ordenes de cambio 55
SECON 2013
SECON 2013
Estructura funcional e interfase
Nombre y lista de proyectos Gráficas de estado de avance

Nombre del módulo
(económico y físico)
Montos presupuestado
y ejecutado del proyecto
Barra de herramientas
estándar
Barra de opciones secundarias
AREA DE DESPLIEGUE DE CONTENIDOS
SECON
1
SECON
2
Iniciar el seguimiento de un proyecto
Como toda actividad sistematizada, el uso de este programa requiere de un trabajo preliminar y de
preparación a desarrollarse en PRESCOM.
La fase preparatoria mencionada consiste en establecer la moneda base y configuración

elemental que adoptará SECON, junto con la generación de los archivos básicos para ejercitar el
control y seguimiento de obras de un proyecto elaborado por PRESCOM.
Estando en PRESCOM, recupere el proyecto candidato a

ser controlado en su implementación . Ingrese a la opción
ilustrada en el gráfico y proponga el esquema de control para
los distintos parámetros o incidencias empleadas en el
cálculo del presupuesto.
En esta ventana se deben determinar dos

aspectos cruciales. 1) la moneda para ejercitar el
control económico (solo se hace una vez) y 2) los
parámetros y rubros a ser controlados por el módulo de
seguimiento (por defecto se han fijado mínimamente los insumos y el presupuesto total). Los
rubros que se encuentran pintados de color rojo son los implicados en el cálculo. Las listas
contienen su posible equivalente invariable a ser controlado a través de SECON.
También se podrá determinar la ruta o carpeta en la que se almacenarán los archivos de

control y seguimiento. Use el botón del lado derecho para cambiar la carpeta destino.
SECON
3
El proceso de elección de equivalencias entre los rubros de cálculo de precios unitarios y los
que SECON utiliza para efectuar el seguimiento económico, debe ser efectuado con mucho
cuidado. Esta labor debe ser encarada tomando en cuenta las necesidades de la empresa o
institución con relación al grado de detalle a encararse en el seguimiento mas adelante, el
programa solo estructura lo básico para esa tarea, pero no condiciona su profundidad.
Nótese que la elección de equivalencias viene acompañada de un cálculo que refleja el

monto previsto a ser invertido en obra.
Se recomienda dejar SIN CONTROL el rubro: UTILIDADES.
Al lado izquierdo se encuentran las condiciones y

procedimientos base para empezar el control y
seguimiento de obras. El panel de REQUISITOS
BASICOS nos orienta respecto a las condiciones de
elaboración del presupuesto... lo ideal es que el
PRESUPUESTO GENERAL y el CRONOGRAMA
COMPLETO estén correctos.
El primero es imprescindible y su falta podría

significar que las cantidades o cómputos métricos no se
hayan completado.
El cronograma no es imprescindible, pero su

ausencia afectará directamente el control de ejecución o
avance respecto a los tiempos y porcentaje.
Una vez terminada y revisada la moneda y

equivalencia de rubros, el operador deberá oprimir el botón de PROCEDER.
SECON
4
En la versión 2013, el control del avance físico esta integrado, es decir, ya no incluye la
alternativa: POR MODULOS. Se vio por conveniente efectuar este ajuste por la improbabilidad de
presentarse este ultimo caso.
Una vez terminada la generación de archivos para el seguimiento, el programa anunciará el

éxito del proceso de inicialización.
Una vez generados los archivos de seguimiento, el proyecto quedará bloqueado

automáticamente para su edición (modificación); siendo desde este instante imposible la
corrección de su estructura y/o contenido. Si se presenta la necesidad de utilizar este presupuesto
como modelo para otro, se sugiere utilizar la opción GUARDAR COMO... para que al cambiar su
nombre o descripción, quede este habilitarlo o desbloquearlo.
Salir de PRESCOM y ejecutar el módulo de seguimiento (SECON) o en su caso acceder a la

opción señalada en el menú CONTROL Y SEGUIMIENTO.
SECON
5
La filosofía con la que se diseño este módulo complementario a PRESCOM, es la de

proporcionar al usuario una herramienta de comprobación de lo supuesto en la primera instancia
(presupuesto).
El nacimiento de la versión 2007 viene acompañada de la incorporación de SECON con el

fín descrito por la ilustración. La versión 2010 sistematiza de una mejor forma sus tres funciones
básicas:
Correspondiente a este ambiente de trabajo, inclusive se añadió una seguridad de acceso

por contraseña independiente para el SEGUIMIENTO ECONOMICO y otra para la EJECUCION
DE OBRA, como veremos más adelante.
SECON
6
Seguimiento ECONOMICO
Se podría decir que el segmento más importante del proceso de seguimiento de una obra es
el ECONOMICO, por esa razón la primera herramienta dispuesta en SECON agrupa opciones
para gestionar el inventario central de insumos, revisar el historial de movimientos, controlar
cuentas con proveedores, registrar las adquisiciones de insumos y administrar las inversiones en
general.
Insistimos en aclarar que el programa solo dota de las herramientas y opciones orientadas a
la instancia de verificación de inversión y ejecución de obra, en ningún momento forza el uso de
todas sus posibilidades... quedando el usuario liberado para ejecutar un control ya sea detallado o
global.
Para empezar a usar todas las opciones que a continuación se explicarán, el usuario deberá
elegir un proyecto de la lista (parte superior). Esta elección se quedará activa en las sesiones
sucesivas hasta que se dicte lo contrario.
INVENTARIO
La acciones básicas para esta herramienta pueden ejecutarse ya sea mediante la barra
lateral y/o la lista de opciones del menú contextual (botón derecho del ratón).
SECON
7
En la parte superior se hallan las pestañas que categorizan el rubro junto con el valorado del
inventario registrado en el almacén central, junto con el cajón de texto que muestra el insumo
elegido y su cantidad inventariada (ecistencias).
El botón con la letra “A” permite la indexación de los registros.
La lista podrá ser automáticamente poblada si es

que el usuario eligió hacerlo de esta manera activando el
casillero correspondiente en la inicialización de
variables y archivos en PRESCOM. Adicionalmente,
ésta podría contener cantidades (las del presupuesto) si
es que la segunda variable de los requisitos es activada. Obviamente no se recomienda utilizar
ésta última, ya que se supone que el seguimiento contemplará la adquisición de insumos y su
consecuente inventariación.
Ingresar nuevo insumo (INS)

Para registrar o dar de alta un nuevo registro, se debe usar esta
opción. La forma abreviada es pulsar la tecla INSertar. La ilustración
que se muestra describe con claridad los datos que se solicitan para
cada insumo. SECON propone la introducción de dos tipos de
unidades, la primera del tipo comercial y la segunda para el balance con el presupuesto.
SECON
8
Modificar registro
Despliega la misma ventana que la
anterior opción; a través de la misma se
incorporarán cambios y modificaciones que el
operador considere necesarias.
El ejemplo ilustrado servirá para entender

el manejo de unidades.. muy útil en ciertos
materiales que a nivel del presupuesto con
relación al comercial tienen un manejo distinto
respecto a sus unidades de medida. Estas
relaciones también serán importantes
considerarlas en el caso de algunos materiales que se presupuestan de una forma y se adquieren
de otra. (Ej. fierro estructural, que normalmente en los ítemes se incluye en KG, pero se adquiere
en BARRAS). Por ahí será necesario registrar todos los tipos de fierro que comercialmente se
utilizarán; SECON 2013 tiene la facilidad de efectuar SUSTITUCIONES y mantener un registro
coherente de lo presupuestado y lo invertido cuando se efectúan los despachos.
La edición de un ítem tiene como alternativa un método acelerado: doble click con el ratón
sobre el nombre del insumo a modificar.
Borrar registro
Permite la eliminación temporal de uno o mas registros.
Ver kardex de movimientos el insumo

Una vez elegido o señalado un insumo y entrando a esta opción, el programa ejecutará un
enlace directo con el kardex de movimientos del mismo. Mayores detalles en el siguiente acápite.
Imprimir listado
Para imprimir la lista visible. El programa cuenta con un sistema de previsualización y
configuración bastante amigables. La explicación de esta interfase tendrá un acápite aparte mas
adelante.
Registrar envío de insumos a obra.

Esta opción se usa para ejecutar el despacho de material, suministros y/o equipo a una
SECON
9
determinada obra/módulo. Si se desea efectuar un control y obtener al final un balance del gasto de
materiales especialmente, su uso será obligatorio.
El proceso involucra el registro de la solicitud, su registro y almacenamiento (opcional) y al

final su despacho. En la fase de solicitud, el pedido puede ser revisado y archivado las veces que
se quiera, una vez confirmada y revisada lista y cantidades y en consecuencia ejecutado el
despacho, su modificación ya no será posible.
La mecánica operativa requiere de la

introducción del nombre del residente y luego de la
elección de los insumos; esta última compromete
el uso del botón con el símbolo de suma (+) luego
la tecla ENTER (esta lista solo mostrará los
insumos que tienen stock).
Inmediata a la selección de un insumo

seguirá la introducción de la cantidad solicitada en
unidades comerciales. Si se requiere efectuar un
control más detallado, se podrá vincular ese
pedido con algún ítem específicamente.
A través de la ventana se podrá observar que el programa lleva un registro preciso de las
cantidades inventariadas, solicitadas y ejecutadas.
Alternativamente se podrán efectuar sustituciones de insumos por otros; esta posibilidad

obviamente reservada para los materiales que tienen un manejo distinto de cuando se incluyen en
SECON
10
el presupuesto con relación a su uso en obra.
El proceso de elección de insumos puede agilizarse y repetirse si se usa solamente el

teclado (método recomendado)
Las cantidades previstas y ejecutadas siempre reflejan el contexto del despacho.
En lugar de elegir un ítem, el operador puede escribir cualquier otra observación en el cajón
de texto respectivo; lógicamente ese caso implicará que el despacho no esta dirigido a uno en
particular y en consecuencia se registrará un envío al módulo de forma global.
En la misma hoja de solicitud pueden registrarse materiales y suministros.
El número de la boleta automáticamente se incrementará una vez archivada o despachada

la solicitud.
El despacho de suministros se registrará en el rubro de GASTOS GENERALES o

IMPREVISTOS en dependencia de los parámetros elegidos para ser controlados en SECON en la
fase inicial del proceso (PRESCOM).
Una vez terminada la incorporación de insumos o pedidos, se podrá ARCHIVAR la solicitud

(etapa recomendable), para que posteriormente se pueda revisar, verificar y autorizar el
DESPACHO. Archivada la boleta, se genera una nueva, en ella se podrá cambiar el módulo de la
obra, residente y efectuar de nuevo la elección de insumos.
SECON
11
El DESPACHO solo debe ejecutarse cuando se ha revisado, ajustado y autorizado el

envío. Se recomienda imprimir la boleta para que la autoridad que corresponda efectúe el
control y autorice.
Las solicitudes o pedidos se archivarán por fechas, obras, módulos y residentes. Estas
podrán ser recuperadas utilizando este botón.
Una planilla mostrará ese detalle para que a través de la misma se cargue un pedido pre-
elaborado.
El programa no procesará DESPACHOS cuando el insumo no cuente con la cantidad

suficiente como para abastecer el pedido.
Un DESPACHO efectuado con éxito procesa internamente las siguientes fases:
- Verifica cantidades inventariadas y su capacidad para asimilar el pedido

- Actualiza el kardex de INVERSIONES para la obra
- Actualiza el inventario central
- Registra el envío en el kardex de MOVIMIENTOS (para cada insumo)
- Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de la obra
- Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de los ítemes de la obra.
- Elimina la solicitud (por eso se recomienda su impresión)
Mientras no se DESPACHE la solicitud, ésta podrá ser modificada. Para efectuar las
modificaciones se debe buscar la solicitud en espera y recuperarla.
En operador podrá:
- Eliminar algún insumo de la lista

- Corregir la cantidad. Doble click o ingreso de nuevo valor en la celda
Importar datos
Ejecuta el pegado de los datos que se encuentran en el portapapeles. Esta herramienta
resulta importante en la necesidad de ahorrar tiempo y transferir información al inventario central
desde una hoja electrónica. Esta información deberá estar ordenada de la siguiente forma:
SECON
12
Una vez marcado el bloque a ser copiado, se oprime la combinación: CTRL + C, en seguida
se reíngresa a SECON y haciendo uso de esta opción se verifica en una tabla los datos
disponibles.
Se pulsa en ACEPTAR para proceder con la transferencia. Saldrá un aviso con la

confirmación de la cantidad de registros nuevos añadidos. La transferencia evita repetir insumos
con la misma descripción. Cuidar de homologar las monedas para proceder con esta opción.
El almacenamiento de insumos puede ser ilimitado, aunque esta en función de la capacidad

del ordenador empleado para este trabajo. Por razones de lógica y comodidad, el programa en
esta sección entrará al modo indexado de forma automática cuando se el inventario haya superado
los 500 ítemes.
SECON
13
HISTORIAL
El kardex o historial de movimientos de los

insumos, sirve fundamentalmente para controlar,
analizar, visualizar e informar cada modificación
(entrada o salida) en sus cantidades. Estos
movimientos pueden ser: envíos, ajustes manuales
del inventario, devoluciones.
Siendo una herramienta de análisis visual, posee de un filtro completo en la parte superior.
Este mecanismo trabajará en prácticamente

cualquier combinación. Algunos campos son
accesibles con el doble click sobre la planilla, Ej.
Modalidad ENVIOS. De esta forma ágil también se
puede restringir el listado a un solo insumo, Ej.
Cemento portland.
Cuando el kardex se concentre en un solo insumo, éste adoptará un título acorde y se

adicionarán en la parte superior la cantidades de entrada, salida y saldos respectivos.
SECON
14
EL kardex también puede ser accedido directamente desde la planilla del inventario central.
Para ello se debe señalar un determinado ítem y luego activar la opción que se muestra en el
gráfico.
Luego de oprimir ESC se podrá regresar al inventario central.
La impresión elabora este reporte. A través de éste se podrá exportar o copiar al

portapapeles el contenido y transferirlo a un software externo.
SECON
15
La opción que se ilustra se utiliza para cambiar el tipo

de letra de la tabla.
Solo será efectiva la elección del molde y no así el

estilo ni el tamaño. Para alterar los tamaños de letras junto
con el ancho de las columnas de cualquier tabla en SECON,
se deberá utilizar la combinación de teclas: CTRL + rueda del
ratón.
Para generar informes cuando se habla del HISTORIAL, al lado izquierdo existe una barra de
acceso directo a los resúmenes por mes. Las luces sobre los botones numerados indican la
existencia o no de movimientos en ese mes.
Los números van del 1 al 12, significando los doce meses del año.
Para utilizar esta barra, se debe además fijar el año o gestión en la parte superior.
El historial registra todos estos movimientos: Su naturaleza hace que ninguna modificación
sea admitida.
SECON
16
PROVEEDORES
SECON también tiene un set completo de herramientas para registrar y controlar las
cuentas con los proveedores de insumos.
Siendo parte del paquete, el comportamiento de las opciones es similar a lo explicado en el

acápite previo; solo se añaden algunos aspectos y procedimientos particulares a la herramienta y
otros que el autor vio por conveniente incorporar (específicamente procedimientos) para evitar
homogeneizar en extremo el uso de las distintas opciones y así evitar que el operador las
confunda.
Registrar nuevo proveedor, sirve para introducir los datos generales de un proveedor.
Modificar datos proveedor, sirve para modificar datos generales del proveedor elegido.
En caso de que el usuario acostumbre comunicar las cuentas con su proveedor (conciliar),
será recomendable ingresar el fono y el correo electrónico (email), SECON tiene la posibilidad de
mandar vía correo electrónico el estado de cuentas.
Eliminar datos proveedor, sirve para borrar el registro de un proveedor. Esta función no esta
habilitada para los proveedores con los que el usuario tiene cuentas pendientes.
SECON
17
Desde el listado se pueden efectuar enlaces directos con el kardex de movimientos de los
insumos, en este caso, específicamente ver adquisiciones efectuadas al proveedor señalado.
Por defecto el historial de movimientos solo mostrará los registros del mes (según la fecha
del sistema). En cualquier caso, máximo se mostrará lo registrado en el año con excepción del
filtrado por insumo; situación que puede evitar esa restricción.
La impresión, como en todos los reportes, muestra inicialmente el informe en pantalla:
SECON
18
La ultima opción permite el control y comunicación de las cuentas (adquisiciones a crédito y

amortizaciones).
Por si mismo ofrece nuevas opciones para administrar las cuentas.
Modificar haber. Para alterar la cifra de la columna HABER (amortizaciones)
Imprimir recibo. Por omisión o alguna otra razón podría requerirse imprimir un recibo
rezagado. Solo útil para las amortizaciones.
Imprimir kardex. Para imprimir el listado con las cuentas
SECON
19
Amortizar. Para registrar las amortizaciones efectuadas. A su finalización automáticamente

el programa emitirá un recibo. Su numeración es manejada automáticamente por el programa.
Enviar cuentas por correo. Sirve para conciliar cuentas con el proveedor.
Esta opción solo funciona en cuentas de correo POP3 y será impresicindible acceder a la
configuración.
SECON
20
ADQUISICIONES
Complementaria a la anterior herramienta, ésta se dedica con exclusividad a gestionar las

adquisiciones o compras efectuadas de los insumos (materiales o suministros).
Ingresar nueva adquisición, se usa para efectuar el almacenamiento del detalle de una
compra (copiar el recibo o factura). Este proceso tiene dos fases, en la primera (opcional) se
guarda el detalle con la opción a futuras modificaciones (ARCHIVAR) y en la segunda se graba
éste en forma definitiva y no modificable (CONSOLIDAR). Este última actualiza el inventario y el
kardex de movimientos de los insumos involucrados.
Los detalles de las adquisiciones consolidadas

pueden ser vistos, impresos y emitir recibo.
Respecto a las opciones disponibles en el formato

modificable, éstas empiezan con la elección de insumos.
Esta fase (que puede ser abreviada con la tecla INSertar),
despliega la lista de insumos categorizada en materiales y
suministros; solo se debe oprimir la tecla ENTER para llevar
el ítem indicado al formulario. El listado posee un mecanismo
de filtrado ágil para ubicar a través de las iniciales al insumo buscado.
La segunda opción elimina sin mayores trámites el insumo del detalle

SECON
21
La tercera (imprimir detalle) tiene el propósito de generar un reporte con el contenido del
formulario.
La cuarta: imprimir recibo, se activa en adquisiciones consolidadas y permite la emisión de

recibos rezagados.
En el caso de las compras con cheque, el formulario requiere obviamente de información

adicional relativa a su número y la cuenta bancaria empleada.
Los datos sobre la cuenta se almacenarán automáticamente, por lo tanto en el futuro se

podrá recurrir a la lista para utilizar una cuenta previamente creada.
La adquisición también podrá ser ingresada como ACREDITADA, es así

que posteriormente se deberá manejar el kardex de cuentas con el proveedor
para efectuar las amortizaciones a las deudas adquiridas de este modo.
Cuando se opte por esta modalidad, al tiempo de CONSOLIDAR una compra, el programa
desplegará un mensaje recordatorio al efecto.
SECON
22
No son compatibles las consolidaciones de compras con cheque y a crédito, esto implica
que las compras con cheque necesariamente debe ser CANCELADAS, a no ser que el crédito sea
parcial, y que el anticipo esté siendo girado en un cheque.
La elección de los insumos aplica de forma predeterminada el valor: 1 a las cantidades, el

operador deberá corregir esta cifra en el acto o posteriormente de la manera acostumbrada
(directamente en la celda).
Modificar despues
DOBLE CLICK
o ENTER en celda
SECON
23
Ver/modificar registro de adquisición. Sirve para entrar al detalle de una compra y

modificarla si es que ésta no está consolidada.
Eliminar registro de adquisición. Para borrar las compras que están en la fase de edición.
Imprimir lista. Estructura un reporte con la lista visible. Para generar un informe con los
criterios del operador, se podrá utilizar el filtro de la barra superior.
SECON
24
INVERSIONES
La herramienta que integra todos los egresos económicos registrados para la obra, es la
presente:
La barra superior contiene botones que fuera de enlazarnos con el

reporte correspondiente, nos informa visualmente (luz de led) la previsión
económica efectuada en el presupuesto para ese rubro.
Esta herramienta es de orden mixto, es decir, permite la visualización tanto como el registro
de algunas inversiones denominadas “directas”. Este tipo de inversiones no deben corresponder a
materiales, éstos insumos necesariamente serán transferidos a través del almacén central.
Las inversiones o egresos directos en los rubros: mano de obra y equipo, corresponden a la
lógica del presupuesto (rendimiento o cantidad y precio), por lo tanto facilitarán el posterior análisis
de lo supuesto versus lo ejecutado (ver acápite ejecución de insumos en capítulo EJECUCION).
Registrar inversiones directas. Permite la inclusión de un gasto o inversión efectuada en

cualquier rubro excepto MATERIALES o TOTAL PRESUPUESTO.
SECON
25
Cuando se quiera modificar un registro previamente efectuado, se podrá emplear esta

opción. Las modificaciones estarán controladas internamente a las lógicamente posibles de
acuerdo al contexto de la información.
Sirve para eliminar un registro, siempre sujeta esta posibilidad a las condiciones de
almacenamiento del dato.
Para imprimir el listado
Para registrar las devoluciones del material o suministro al almacen central.
SECON
26
Pare transferir un material o suministro a otra obra / módulo
Sirve para generar un resumen de las inversiones por rubro
Esta rutina emplea un filtro similar a los vistos, de forma que en cualquier momento se
generen resultados en función del tiempo (año, mes, día) y/o modalidad de las inversiones
efectuadas:
De requerir un vistazo general de las inversiones se puede emplear el último botón de la

barra superior (rubros)
SECON
27
SECON
28
EJECUCION
AVANCE DE OBRA
En el control y seguimiento de obras, una de las labores recurrentes es el registro del

avance físico de las actividades o ítemes con el fin de obtener la compensación económica
contractual a ese hecho.
A través de esta herramienta, el usuario tiene la posibilidad de ingresar los avances

periódicos, extraer el resumen del avance físico, extraer el resumen del avance por tiempo, cobrar
planillas, comparar cronograma planteado y ejecutado, graficar resultados, etc.
Una vez ingresada a esta herramienta, se iniciará el uso de la 1ra planilla con los ítemes
componentes y organizados según los módulos que estructuraron el presupuesto. Se habrán
determinado algunas variables tales como el porcentaje de anticipo y período.
Solo en la 1º planilla se podrá cambiar el % del anticipo.
Ajustado el periodo del avance (inicio de obras y fecha actual), se podrá inicial el registro de
las cantidades.
SECON
29
EJECUCION
El programa hace un registro dinámico de los valores;

el operador podrá ver en tiempo real (instantáneamente)
como afecta lo que introduce, en el porcentaje y el posible
total.
Existen dos formas de ingresar los avances periódicos.
1) Escribir manualmente las cantidades en la columna de AVANCE ACTUAL, directamente

en la planilla.
2) Transferir los avances de la mano de obra (ver capítulo mas adelante:

SUBCONTRATOS).
Cualquiera de las dos formas añade a la información específica (cantidad) la fecha en la que
se ingresan estos datos. Este detalle es muy importante si que el operador desea posteriormente
analizar la ejecución del cronograma.
El programa lleva un registro individual y muy preciso de las fechas en las que son
introducidos los cambios en las cantidades del AVANCE ACTUAL, para ello bastará fijarse dicha
información al lado derecho de esta columna.
INICIO indica la fecha en la que por primera vez se introdujo una cifra al avance. Este dato
se mantiene en las planillas sucesivas.
Ult. Ejec. indica el día en el que se modificó la cifra previa del avance, podría ser por
alteración manual y adrede; por acumulación de avances en la mano de obra o; por cambios en
nuevas planillas (avance reciente). Ésta al final, es decir cuando se concluya o supere la cantidad
presupuestada, indicará al cronograma de control la fecha de culminación de la actividad.
Para modificar manualmente las fechas de estas columnas, el usuario debe hacer doble
click sobre el contenido de la celda; aparecerán dos flechas para
retroceder o avanzar el calendario. Debe quedar claro que el programa
automáticamente bloqueará posibilidades de fecha basándose en el
período fijado para la planilla y los límites lógicos en cada ítem. Esta
función esta reservada para efectuar pequeños ajustes a los inicios y culminaciones de avance y
en consecuencia darle una mayor precisión a lo ejecutado en obra.
Mientras no se COBRE la planilla, ésta se podrá modificar. Existen colores que orientan al
operador en lo que respecta a las actividades que tienen avance, las que culminaron y las que se
desfasaron.
SECON
30
EJECUCION
Una vez revisadas las cantidades, ajustadas las mismas a los acuerdos con el supervisor de
obra y aprobado el período del avance, la planilla podría cambiar de estado y pasar a ser cobrada.
Esta acción requiere por primera vez (1º planilla), la introducción del nombre del supervisor y la
fijación correcta del porcentaje del anticipo; este último dato no podrá ser cambiado mas adelante.
En seguida activar el 1º botón de la barra de herramientas y confirmar la

acción.
Respondido con un SI este mensaje, el programa generará la siguiente planilla,

acumulando el avance actual. Podrá pasarse en seguida a la impresión para el trámite
correspondiente. Este reporte tiene como pié de página el VoBo. del supervisor.
SECON
31
EJECUCION
Existen otros reportes que resumen el avance de obra en términos físicos y de tiempo. Este
último se refuerza con un gráfico de barras que comparan los tiempos previstos y los ejecutados.
El resumen de avance físico tiene este contenido:
Su propósito es permitir una comparación de lo presupuestado y lo ejecutado en lo relativo a

cantidades y presupuesto; muestra saldos y el porcentaje de avance por ítem y total. El avance
total resulta del promedio de los parciales y permite apreciar en términos aproximados cuanto se
ha ejecutado físicamente en la obra controlada.
El resumen del avance por tiempo tiene este aspecto:
En este caso, el objetivo es

permitir un análisis del avance
desde la óptica del tiempo
empleado por el componente
humano o la maquinaria. Contiene
las horas de trabajo prevista por el
presupuesto, las ejecutadas, el
saldo, el porcentaje de avance por
ítem y las fechas en ambos
sentidos. Este reporte se
complementa con una gráfica de
barras.
SECON
32
EJECUCION
Los dos gráficos adicionales, ilustran algunos otros aspectos importantes para el análisis
del avance y su compensación económica.
Planillas cobradas
Fuera de la utilidad obvia, esta contiene fechas y el equivalente en porcentaje de cada

planilla.
Avance de ejecución por ítem
SECON
33
EJECUCION
Porcentaje de ejecución general de obras
La impresión de los gráficos presentará dos modalidades a través de este diálogo.
SECON
34
EJECUCION
SUBCONTRATOS
Opcionalmente el usuario podrá encarar la ejecución de una obra a través de la

subcontratación de mano de obra. Esta tarea puede ser administrada con la presenta herramienta:
Posee similares características al manejo de las planillas de avance de obra, de hecho ésta
también tiene el propósito de registrar el avance de obra pero a nivel de los contratistas y las
actividades asignadas a cada uno de ellos.
El lado izquierdo controla específicamente el listado de

contratistas de una obra.
En ese entendido sus opciones se encargan de añadir,

modificar o eliminar los nombres de los contratistas. Los datos
solicitados para el registro son:
El nombre y el CI (documento de identidad) son imprecindibles. Se podrá añadir el resto

junto con la fotografía que debe estar en formato JPG y mejor si posee un tamaño de 400 x 300
pixeles.
SECON
35
EJECUCION
El programa cuando utiliza la opción ELIMINAR, en realidad solo oculta el nombre del
contratista, por ello cuando el operador considere reponer ese registro, entrará a crear y en vez de
escribir el nombre, deberá solo extraer de la lista el nombre oculto.
La impresión del contrato hace que el programa genere un reporte técnico en la parte
inferior de la pantalla, conteniendo todos los ítemes asignados.
El historial de ejecución de contrato, elabora un resumen de lo avanzado por el

subcontratista, de forma que permita hacer un análisis y evaluación del cumplimiento de contrato.
El lado derecho de la pantalla está destinado a la gestión de las planillas de avance.
En su parte superior, fuera de la información básica, se ubican los botones de acceso

directo a los reportes adicionales, la asignación de ítemes al contratista y la cancelación de los
avances.
SECON
36
EJECUCION
El número de la planilla se genera automáticamente y en

función del cobro de avances periódicos. El período (fechas) de
cada planilla se determina en dependencia de las fechas del
sistema en las cuales se ingresen los avances. El usuario podrá
ingresar ajustes en fechas utilizando el calendario incorporado.
El botón HOY, cambia el límite a la vigente en el ordenador

(fecha de sistema).
Una vez creada la lista de contratistas, se generarán los

contratos en base a la asignación de los ítemes.
La lista de asignación viene acompañada con datos importantes sobre los ítemes
componentes del módulo elegido, tales como precios unitarios de la mano de obra presupuestados
y cantidades, situación que tiene el objetivo de orientar al operador para proceder con la
contratación.
El programa esta diseñado para advertir contrataciones

con valores superiores a los previstos (precios unitarios tope
para la mano de obra).
También se podrán borrar ítemes de esta lista si que los mismos no tienen avance.
Los avances se ingresarán en la columna correspondiente.
SECON
37
EJECUCION
Para ello bastará con escribir la cifra en la celda o pulsar ENTER. En seguida aparecerá una
ventana con los valores que orientan el impacto de los cambios.
En la parte inferior se halla información ampliada del ítem editado.
Actualizado el avance, se mostrará instantáneamente lo previsible para el pago de la

planilla.
Los procesos de contratación, registro de avance y cancelación podrán ser encarados en

cualquier momento a medida que avance la ejecución de la obra, inclusive la incorporación o
eliminación de contratistas, la única limitación es que la planilla cancelada ya no podrá ser
modificada.
Para la cancelación de planillas, se recurra a este botón:
En la planilla de pago se podrán añadir los descuentos que correspondan en representación

de los anticipos efectuados y las multas establecidas en caso de incumplimiento de contrato.
El archivado de la planilla, merecerá una respuesta a este mensaje.
Las opciones de impresión siempre estarán disponibles. Existen dos variantes: 1)

comprobantes tipo cheque y planilla de pago resumen.
Para los comprobantes, existen dos casilleros que

determinarán el rango de impresión.
SECON
38
EJECUCION
Los comprobantes tienen este formato:
La impresión de la planilla este otro:
En caso de requerir el certificado de avance por contratista, la opción a utilizar

es:
SECON
39
EJECUCION
Reportes complementarios se ofrecen al operador a través de estas dos opciones:
Consisten en resúmenes orientados al análisis y toma de decisión por parte del usuario de
SECON.
El resumen por contratista tiene este formato:
El resumen por ítem tiene este otro:
SECON
40
EJECUCION
Respecto a este último, tiene un contenido que esclarece y sintetiza información

relacionada a la asignación de ítemes, cifras contractuales y los nombres de los contratistas
encargados de las distintas actividades.
Archivadas y pagadas las planillas, éstan mostrarán en la columna de AVANCE un ícono

que destaca la situación de la ejecución de cada ítem.
SECON
41
EJECUCION
EJECUCION DE INSUMOS
Este recurso es del tipo informativo y su objetivo se centra en la posibilidad de efectuar un

análisis sobre la cantidad real de insumos consumidor por la obra a nivel de módulo e ítem.
Las dos únicas opciones que posee es su impresión y el cambio de tipo de letra.
Las planillas están divididas por rubro, y en la parte superior un botón permite alternar la
visualización de la ejecución general de insumos con la de ejecución de materiales por ítem.
La primera emitirá alertas cuando la cantidad o el presupuestos se hayan sobregirado.
En la segunda se podrá ver en color azul el ingreso de materiales y en color rojo cuando
éstos hayan sobrepasado lo previsto.
La ejecución de insumos por

ítem, expone practicamente la misma
información, solo que ésta vez
detallando dichos registros por cada
actividad de construcción. Este último
reporte dependerá de la asignación
fijada por el usuario cuando efectuaba
los DESPACHOS o ENVIOS desde el
almacén central.
SECON
42
REPORTES
En este capítulo se hará una explicación sobre las opciones en la hoja de reportes.
Lo primero que se notará es su similitud con la interfase de reportes del módulo PRESCOM, de
hecho los botones y modalidades de navegación son los mismos.l
Ir a la primera página
Las funciones del ratón para navegar Retroceder a la página anterior
en los reportes, son las mismas que en PRESCOM Avanzar a la siguiente página
Ir a la última página
Rueda del ratón
(hacer scroll vertical) Ir a una determinada página
Hacer alejamiento
CTRL + rueda del ratón
(manejar el acercamiento) Hacer acercamiento
Ver en escala 1:1
SHIFT + rueda del ratón Página actual
(pasar de una página a otra)
Número de páginas del reporte
Imprimir o exportar el reporte
SECON
43
REPORTES
La variante radica en la acción IMPRIMIR.
Accionado el botón de imprimir, se verá una ventana de configuración y confirmación del

proceso.
Los cambios en la configuración (letras, contenido, etc), podrá verificarse en tiempo real.
Los botones del lado derecho tienen como función la de obtener una copia dura (impresa),
transferir hacia el EXCEL el contenido y copiar al portapapeles respectivamente (de arriba hacia
abajo).
La impresora se elije directamente de la lista que se encuentra en la misma ventana:
SECON
44
BALANCE
La herramienta BALANCE permite deducir, conjeturar, decidir, analizar, informar la situación del
avance de la obra con la ayuda de gráficas.
La Ejecución económica porcentual de los módulos, hace una comparación a nivel de

histograma del total de inversiones efectuadas en los distintos módulos del proyecto.
La Ejecución económica de los rubros por módulo, hace la comparación de lo

presupuestado con relación a lo ejecutado en los rubros empleados para el cálculo del
presupuesto. Los parámetros que no incidieron a través de un porcentaje no serán mostrados.
SECON
45
BALANCE
El botón con el ícono de EXCEL, ejecuta un proceso que automáticamente pasa el

contenido del reporte a Microsoft Excel (siempre que éste este instalado en el ordenador)
La opción de copiar al portapapeles se usa como es de costumbre para transferir la

información hacia otro paquete. Ej. Excel.
CTRL + V
SECON
46
BALANCE
La Ejecución porcentual de los insumos básicos por módulo, elabora una gráfica de
barras que permite apreciar el porcentaje consumido del total previsto en el presupuesto para los
tres rubros básicos: materiales, mano de obra y equipo.
La Inversión/egresos por modalidad y módulo, calcula el porcentaje de participación en

la inversión total de 4 fuentes: inversión directa, despachos a través del almacén central,
subcontratos (mano de obra) y transferencias de materiales de otras obras/módulos.
SECON
47
BALANCE
La Ejecución económica de toda la obra, consiste en un gráfico integrador para analizar

el avance la obra en términos monetarios.
Todos los gráficos tienen la posibilidad de migrar a través del portapapeles hacia otro
programas o ser impresos.
SECON
48
BALANCE
La opción llamada: FLUJO DE FONDOS tiene la habilidad de construir en forma interactiva

los curvas de tres instancias del control económico: 1) previsión de los desembolsos, 2)
desembolsos ejecutados y 3) inversión real paralela.
Cuando se acceda por primera vez a esta herramienta, el programa solicitará que se defina
el cronograma y montos de la primera curva: desembolsos propuestos.
Las fechas son ingresadas con doble

click en la celda correspondiente (tabla
superior a la gráfica), luego el monto, aunque
este orden no es obligatorio.
Fijarse o definir en la parte

superior los límites del cronograma
Al lado del monto se irá

calculando el porcentaje acumulado
que significa el desembolso
propuesto.
SECON
49
BALANCE
La curva de desembolsos ejecutados será representada en tiempo y dinero a partir de la

cancelación de las planillas de avance de obra y a partir de esta, concretamente de las fechas, se
estructurará la curva de inversión.
Los algoritmos internos advertirán posibles transgresiones a los límites establecidos, tanto
en el cronograma (plazo) y los montos presupuestados.
La curva de desembolsos programados será complementada con dos datos en cada hito
propuesto: X = días transcurridos desde la fecha de inicio, Y = monto desembolsado acumulado.
Estos dos datos no son incluidos en las otras dos curvas para evitar solapes visuales y porque ellos
están incorporados en la planilla superior.
La planilla tiene un límite de 100 files, capacidad suficiente como para acomodar esa
cantidad de planillas de avance de obra.
Los botones de la barra de herramientas tienen tienen estas funciones:
Imprimir planilla de datos numéricos
Refrescar el gráfico
Imprimir el gráfico
Copiar al portapapeles el gráfico
SECON
50
UTILIDADES
Existen un grupo de herramientas orientadas al manejo del

módulo y su información.
Parámetros
Contiene cuatro opciones de configuración:
La carpeta de trabajo fija la ruta donde se almacenan los archivos de seguimiento.
La 2º permite al operador efectuar copias de respaldo o recuperación de todos los archivos

contenidos en una carpeta.
SECON
51
UTILIDADES
La 3º pestaña contiene los parámetros de uso del programa.
La última (implementada en la ver. 2010) agrupa las opciones de configuración de acceso

restringido al programa, o en su caso, a las dos funciones básicas del mismo: SEGUIMIENTO
ECONÓMICO y EJECUCIÓN.
El botón activa o desactiva la restricción
El botón permite la modificación de la contraseña.
SECON
52
UTILIDADES
En la configuración también se ha contemplado una opción específica para modificar los

parámetros de salida de los reportes con anticipación a su generación.
En el grupo de UTILIDADES también se encuentra el acceso al MANUAL DE USO (formato

electrónico PDF) de este módulo.
SECON
53
UTILIDADES
En Acerca de SECON podrán encontrar esta ventana:
Contiene la información relativa al sistema, versión del módulo, situación de la licencia y

posee un enlace para descargar de Internet la última revisión del ejecutable.
SECON
54
ORDENES DE CAMBIO
Una de las mejoras incorporadas en la versión 2010, es el hecho de poder administrar las
ORDENES DE CAMBIO. Este aspecto tiene que ver con los dos módulos (PRESCOM y SECON).
Los cambios necesariamente deben ser registrados en PRESCOM e implicar a NUEVOS ITEMES;
solo así se podrá explotar las nuevas habilidades del sistema.
Pasos:
1) Ingresar a PRESCOM
2) RECUPERAR el presupuesto que esta en la fase de seguimiento y debe ahora incluir una
NUEVA ORDEN DE CAMBIO. (notará que el programa alerta el estado del proyecto)
3) Ingresar al menú CONTROL Y SEGUIMIENTO y acceder a la primera opción
4) Podrá ver que la ventana cambió sus opciones. Verificando la fecha, ejecute el botón de CREAR
NUEVA ORDEN DE CAMBIO
SECON
55
ORDENES DE CAMBIO
5) Activando el último módulo, que ahora tiene como título el de ORDEN DE CAMBIO # xx, ingrese
al listado de ítemes para añadir los que se requieran.
Los cambios solo serán posibles en este módulo, mientras no se ACTUALICEN los archivos
de seguimiento con su contenido
Los precios unitarios de los insumos de los nuevos ítemes serán lo mismos vigentes en el
proyecto, salvo aquellos que no estaban registrados anteriormente. En este último caso, el usuario
deberá tener cuidado de aplicar los cambios con anticipación y directamente en el base de datos,
ya que el programa no permitirá modificaciones de este tipo (precios unitarios) junto con la
generación de la orden de cambio.
6) Archivar el proyecto
7) Ingresar al menu CONTROL Y SEGUIMIENTO y ejecutar la

opción de ACTUALIZAR ARCHIVOS DE SEGUIMIENTO.
A partir de este momento se podrán añadir nuevas ORDENES DE CAMBIO y en SECON se

podrán ejecutar las opciones de forma normal, entendiendo que se añadió un módulo específico
con los cambios transferidos.
8) Ingresar a SECON y seguir con el proceso de control y seguimiento
SECON
56

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PRESCOM

www.prescom-bo.com ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS

MANUAL DEL USUARIO

© ROMSOFT 1988 - 2012

Todos los derechos reservados

SECON es el programa que complementa funcionalmente a PRESCOM, específicamente

A nivel de la informática, comparte las especificaciones técnicas dictadas para PRESCOM.

Posee gestión de almacenes, kardex de movimientos, kardex de proveedores, control de la

Presentación del programa 1

Estructura funcional e interfase 3

Iniciar el seguimiento de un proyecto 5

Gráficas de análisis situacional

Configuración del programa

Nombre y lista de proyectos Gráficas de estado de avance

AREA DE DESPLIEGUE DE CONTENIDOS

La fase preparatoria mencionada consiste en establecer la moneda base y configuración

Estando en PRESCOM, recupere el proyecto candidato a

En esta ventana se deben determinar dos

También se podrá determinar la ruta o carpeta en la que se almacenarán los archivos de

Nótese que la elección de equivalencias viene acompañada de un cálculo que refleja el

Se recomienda dejar SIN CONTROL el rubro: UTILIDADES.

Al lado izquierdo se encuentran las condiciones y

El primero es imprescindible y su falta podría

El cronograma no es imprescindible, pero su

Una vez terminada y revisada la moneda y

Una vez terminada la generación de archivos para el seguimiento, el programa anunciará el

Una vez generados los archivos de seguimiento, el proyecto quedará bloqueado

Salir de PRESCOM y ejecutar el módulo de seguimiento (SECON) o en su caso acceder a la

La filosofía con la que se diseño este módulo complementario a PRESCOM, es la de

El nacimiento de la versión 2007 viene acompañada de la incorporación de SECON con el

Correspondiente a este ambiente de trabajo, inclusive se añadió una seguridad de acceso

El botón con la letra “A” permite la indexación de los registros.

La lista podrá ser automáticamente poblada si es

Ingresar nuevo insumo (INS)

El ejemplo ilustrado servirá para entender

Ver kardex de movimientos el insumo

Registrar envío de insumos a obra.

El proceso involucra el registro de la solicitud, su registro y almacenamiento (opcional) y al

La mecánica operativa requiere de la

Inmediata a la selección de un insumo

Alternativamente se podrán efectuar sustituciones de insumos por otros; esta posibilidad

el presupuesto con relación a su uso en obra.

El proceso de elección de insumos puede agilizarse y repetirse si se usa solamente el

Las cantidades previstas y ejecutadas siempre reflejan el contexto del despacho.

En la misma hoja de solicitud pueden registrarse materiales y suministros.

El número de la boleta automáticamente se incrementará una vez archivada o despachada

El despacho de suministros se registrará en el rubro de GASTOS GENERALES o

Una vez terminada la incorporación de insumos o pedidos, se podrá ARCHIVAR la solicitud

El DESPACHO solo debe ejecutarse cuando se ha revisado, ajustado y autorizado el

El programa no procesará DESPACHOS cuando el insumo no cuente con la cantidad

Un DESPACHO efectuado con éxito procesa internamente las siguientes fases:

- Verifica cantidades inventariadas y su capacidad para asimilar el pedido

- Eliminar algún insumo de la lista

Se pulsa en ACEPTAR para proceder con la transferencia. Saldrá un aviso con la

El almacenamiento de insumos puede ser ilimitado, aunque esta en función de la capacidad

El kardex o historial de movimientos de los

Este mecanismo trabajará en prácticamente

Cuando el kardex se concentre en un solo insumo, éste adoptará un título acorde y se

Luego de oprimir ESC se podrá regresar al inventario central.

La impresión elabora este reporte. A través de éste se podrá exportar o copiar al

La opción que se ilustra se utiliza para cambiar el tipo

Solo será efectiva la elección del molde y no así el

Siendo parte del paquete, el comportamiento de las opciones es similar a lo explicado en el

La impresión, como en todos los reportes, muestra inicialmente el informe en pantalla:

La ultima opción permite el control y comunicación de las cuentas (adquisiciones a crédito y

Por si mismo ofrece nuevas opciones para administrar las cuentas.

Modificar haber. Para alterar la cifra de la columna HABER (amortizaciones)