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Cambios en el menú.
El primer cambio que es notorio es la reforma en los menús, similar a la de todos los programas
de MS Office 2007 llamados “menús en cinta”. Si bien estos menús tienen una lógica de
agrupación de comandos pensada en facilitar el trabajo de los usuarios, realmente toma bastante
tiempo familiarizarse con la nueva disposición de los comandos. Quienes quieran pasar de
Project 2007 a Project 2010 deberán tomarse un tiempo con calma para ubicar todas las
funciones en su nueva ubicación. Varios comandos no aparecen en el menú por defecto y
deberán agregarse desde las opciones.
Una vez superada la frustración de no encontrar nada, está claro que los menús son mucho más
amigables. En participar resaltamos el nuevo menú de formato que es muchísimo más dinámico
que los de las versiones anteriores facilitando la personalización del diagrama de Gantt. En
particular facilita mostrar gráficamente las distintas líneas de base del proyecto y graficar
holguras.
Desactivar Tareas.
Suele suceder que a medida que el proyecto avanza se identifican tareas cuya realización no es
certera. En las versiones anteriores de Project era necesario borrar estas tareas para que no
afectaran los cómputos de duraciones y ruta crítica. MS Project 2010, cuenta con una nueva
Existe una nueva vista que denominada “Organizador de Equipo”, en la cual se visualiza
en una línea de tiempo la asignación de cada recurso a todas sus tareas. Esta vista es muy útil
para comunicar asignaciones al equipo o para realizar análisis de redistribución de recursos.
MS Project 2010, cuenta con una nueva herramienta que se denomina “Escala de Tiempo”, en
la cual se pueden mostrar las tareas o hitos que se deseen comunicar.
No es necesario mantener la estructura de tareas, cualquier tarea o hito se puede agregar a esta
escala de tiempo. Esta función resulta muy útil para realizar comunicaciones eficientes
sobre el proyecto, generando fácilmente un resumen personalizado del proyecto para cada
interesado. La Escala de Tiempo se puede copiar en un email, en una presentación de
Como usuarios frecuentes y también docentes de MS Project, siempre anhelamos ver mejoras
en aspectos que a nuestro criterio dificultan el uso de Project para los menos conocedores y
para los expertos que se descuidan por un momento.
En particular nos gustaría que las opciones del menú calendario se calcularan automáticamente
en base a lo configurado en el calendario predeterminado. Es sorprendente que tras configurar
El software presenta mejoras muy valiosas, de las cuales rescatamos principalmente la facilidad
para dar formato al Diagrama Gantt, la desactivación de tareas y el informe escala de tiempo.
La lógica de funcionamiento del software no cambia (ni mejora ni empeora), y se requiere
de gran paciencia para aprender la ubicación de todos los comandos en el menú cinta.
Pero indudablemente Microsoft ha hecho un gran esfuerzo por mejorar este software que
ya en la versión 2007 tenía avances importantes. Así que ante nada celebramos la importancia
que Microsoft da al continuo desarrollo de un software esencial para la Dirección de Proyectos.
Microsoft Project 2010 presenta nuevas características que pueden mejorar de manera
significativa el modo en que administra, programa y ve los proyectos.
Si ya está familiarizado con una versión anterior de Microsoft Project, siga los vínculos de este
documento para obtener información sobre las novedades y las diferencias de Project 2010.
Es posible que sea responsable de un largo y complejo proyecto y que nunca haya usado este
programa antes. ¿Y ahora qué? Siga los vínculos que se incluyen en este documento para
obtener información detallada acerca de las ventajas de usar Project frente a otros programas y,
después, comience a usarlo para realizar tareas básicas de administración de proyectos. También
aprenderá cómo obtener más ayuda de otros usuarios de Project que ya pasaron por esto.
Que es un Proyecto.
Un proyecto es la formalización de un conjunto de actividades única que tiene por objetivo
encontrar una solución inteligente a un
problema o a una necesidad humana. Tiene
una duración temporal definida y que no es
corta.
Fases de un proyecto.
Todo proyecto de inversión consta de 3 fases:
pre-inversión, inversión y operación.
También
Ahora Rápidamente observamos
otro detalle
Cambiamos la que la Tarea B se marca o se
es la barra
Tarea A en 7 subraya de color rojo, esto
con líneas
días debido a que hay un posible
puntiagudas
problema en programación
Damos anti-clic
y escogemos la
opción corregir
el inspector
Damos clic en
programación
automática y se corrige
automáticamente
Seleccionamos las
Tareas A y B luego
aplicamos sangría.
Ahora voy agregar un hito, en la cual debo de tener mucho cuidado, me ubico en la fase 2 y pulso la tecla insert y
genero un hueco o espacio y pongo fin de la fase 1. Recuerda que un hito tiene una duración de 0 a más días y su
representación es un rombo.
Otra forma de vincular es seleccionando la fase que se quiere vincular y con clic sostenido arrastrarlo e ir
vinculando sucesivamente.
de tiempo en la paleta “Tarea”. Para mejor visualización busco este icono: que esta junto a:
Hecho esto selecciono los hitos en la parte superior, de la escala de tiempo, que me interesa ponerlos de un color
indeterminado.
Pero yo puedo personalizar en la misma escala de tiempo, ajustando de acuerdo a mi necesidad. Quedando de la
siguiente manera.
Para agregar recursos, si no estamos conectados desde un servidor lo haremos desde la hoja de recursos. En primer
lugar de nuestro ejercicio anterior le quitaremos la escala de tiempo que no nos va hacer falta, vamos a la paleta o
banda vista, en la opción escala de tiempo desactivamos el check y seguidamente vamos a la hoja de recursos.
A continuación damos clic e hoja de recursos. Si no lo tenemos activo, nos ubicamos en el icono, y luego
damos clic en hoja de recursos.
Empezamos elaborando nuestro planeación con un Proyecto Nuevo que es: Construcción del Puente “Yurac Yacu”
del Centro Poblado de Uquia-Independencia Huaraz.
Ahora vamos a teclear unos recursos de ejemplo, para poder asignar a nuestro ejercicio anterior.
En el tipo escogemos que tipo de recurso va a ser, puede ser de tipo trabajo, material o costo, los campos vamos ir
rellenando de acuerdo a lo que indica. En el campo capacidad se refiere a la disponibilidad máxima de este recurso
en este caso será de 100%, también podemos valorar el coste de tasa por día, por hora, etc., y asi iremos
explicando paso a paso cada uno de los campos.
Después de rellenar nos ubicamos en el icono de diagrama de Gantt y damos clic en recursos, para ir asignando los
recursos a cada uno de las tareas asignadas para el proyecto.
Ahora asignamos recursos, que puede ser por el icono de asignar recursos o en el mismo planificación, en la parte o
columna / campo nombre de los recursos.
Del Grafico arriba mostrado yo puedo seleccionar la tarea y asignarle en el cuadro, los recursos necesarios para
cada actividad.
Si quiero ver mas información sobre el recurso me voy a dar doble clic en un recurso y sale un cuadro de dialogo
con la información necesaria.
También podemos asignar notas importantes al recurso, para eso nos vamos a la ficha notas, del mismo cuadro de
dialogo.
También en esta parte del manual podemos aprovechar una opción que es cambiar el calendario laboral. Esto esta
en la ficha: general, y la opción calendario laboral.
Si nos fijamos bien sale un muñequito de color rojo, indicando que este recurso se ha sobre asignado, esto ocurre
cuando asignamos a dos tareas diferentes a la misma hora de la jornada laboral.
Si nos fijamos bien vemos el recurso 5 de color rojo. También mantenimiento y señalización, gráficamente están de
color rojo.
Acabamos de ver información del proyecto y ahora vamos a ver información de tareas. De acurdo a las utilidades
de Ms Project 2010. Nos vamos a vistas, diagrama de Gantt y Gantt de seguimiento.
Cuando las tareas están vinculadas son tareas entre si, que cuando culmina una tarea continua la otra, pero en este
caso las tareas están de color rojo, debido a que es una ruta critica, si una tarea se retrasa entonces empujará a la
siguiente tarea y por lo tanto se retrasará el proyecto.
Es una forma de ver el proyecto en: mese, semanas y también puede ser de modo personalizado, o también
podemos dar doble clic en la tarea y me muestra el siguiente cuadro.
Otra forma de extraer información y rápida es: ubicándote en el extremo izquierdo de la tabla. Damos anti-clic,
escogemos la tabla que deseamos ver.
Aquí visualizaré solo quien o quienes o en que tareas solo se utiliza el recurso 1.
Para poner los costos a los recursos lo haremos a partir de la hoja de recursos.
Como ya tenemos digitado los costos de tasa, agregaremos la tasa de horas extras. Para esto digitamos en el
respectivo cuadro.
Ahora, el costo fijo, se refiere al costo de traslado, puede ser por viajes, alimentación, etc., pero esto debe estar
reflejado con una nota, porque mas adelante no me voy a dar cuenta de que son estos gastos, para esto agrego el
costo fijo y lo documento, hago doble clic en la tarea voy a notas y digito la descripción de ese gasto.
Estos indicadores no me van aparecer, después de haber aceptado, inserto una nueva columna y selecciono
“indicadores”, la cual voy ajustarlo al tamaño adecuado para una mejor visualización de mi proyecto.
Si damos clic en la tarea siguiente, por defecto sale “tabla de tasas costo: A”, cambiamos esto por B.
Vemos los campos y no tenemos campo de horas extra, para esto damos botón derecho e insertamos una columna
más.
Como ultimo tema de costos, veremos como cambiar moneda. Para esto nos ubicamos en archivo, opciones,
mostrar, y seleccionamos cualquiera de las monedas.
Y cambia todo.
La fase de planificación no es complicada como hemos visto, un 90% de los jefes de proyecto, consiguen hacer
buenos diagramas de Gantt, pero no llegan a un 10% los que pasan a fase de seguimiento. Para esto vamos a
guardad la línea base.
La línea base es el punto de partida de un proyecto. Para esto vamos a la cinta de proyecto y establecer línea de
base.
Para visualizar nuestra línea base, nos iremos a Gantt, y Gantt de seguimiento. Veremos juntos a la línea base y la
línea de tareas.
Volvemos al diagrama de Gantt, entrada. Y replanteamos la tarea oficina y almacén. Visualizo que se a movido mi
tarea mas no la línea base.
Para visualizar el trabajo actual y el trabajo previsto me voy a tareas, hoja de recursos, y hacemos anti clic, para
sacar una tabla de trabajo.
Ahora si quiero remplazar lo que ya existe la línea de base, entonces otra vez me ubico en la cinta del proyecto y
establecer línea de base.
En el siguiente ejemplo, veremos como se asigna el avance en porcentajes de cada una de las tareas, asignadas en
cada fase.
Otra forma es visualizar mediante el detalle para esto nos vamos a vista, activamos el check del detalle, en la parte
de abajo le damos anti clic y escogemos la opción trabajo.
Muchos jefes de proyectos se hacen la misma pregunta cuando sale una nueva versión de Microsoft Project, ¿Por
fin se solucionó la impresión?, la respuesta es sencilla, aquí aprenderemos a imprimir mandando a un programa
como Visio o Excel.
Si queremos imprimir el contenido de lo que estamos viendo nos ubicamos en archivo, imprimir y tenemos una
vista previa del diagrama de Gantt.
En al parte inferior tenemos la opción para mostrar el tamaño real del proyecto que se planificó.
También puedo configurar y seleccionar la impresora, a su vez seleccionar la configuración del p`royecto al
momento de imprimir.
Podemos cambiar la orientación del papel y como también la hoja, en este caso sale por defecto A4.
Si mi proyecto es pequeño, hay una opción que me va permitir visualizar e imprimir en una sola hoja, para esto
hago lo siguiente.
A veces no queremos imprimir el diagrama, en este caso queremos imprimir los informes, solo queremos imprimir
las tablas que contienen datos, para esto vamos a:
Seleccionando obtengo:
Y si me voy a la opción personalizada, tendré opciones para escoger de acuerdo a mis necesidades y
requerimientos de informe personalizado.
Ahora voy establecer informes visuales, para esto: Puedo visualizar de modo grafico y personalizar de cauerdo a mi
necesidad, migrándolo a Visio / Excel.