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22/08/2016

UNL. FCE. Cátedra Auditoría. Unidad VIII. Tema B .

Auditando el Ciclo Compras, Cuentas por


Pagar, Existencias y Costos.

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Temas a desarrollar

1. Compras y cuentas por pagar


2. Bienes de cambio y costos.
3. Otras cuestiones de interés.
4. Requerimiento de información típico.
5. Programa de trabajo.

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Compras y Cuentas a Pagar

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1.-
1.- Comprensión del negocio

 Gestión de compras: su objetivo es la adquisición de materiales, suministros y servicios para el


funcionamiento del ente => contablemente:
- Registro de un activo (bs o servicios productivos) o gasto
- Contabilización de la deuda con el proveedor.

 Auditor debe conocer cómo están organizadas las funciones de compras y quienes son los
responsables de:
- Establecer cantidades de los pedidos
- Aprobar solicitudes de compras
- Seleccionar proveedores y obtener sus presupuestos
- Negociar y aprobar precios y plazos con proveedores.
- Obligar legalmente al ente al contratar los pedidos.

 Auditor debe entender:


- La incidencia de las compras sobre el total de las ventas
- El poder de los proveedores, sus precios y confiabilidad de cumplimiento.
- La estacionalidad que puede tener el negocio
- La posible relación entre proveedores y miembros de la empresa.
- La relación entre compras y el resto de los sectores involucrados (Calidad, etc)

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2.-
2.- Transacción típica

 Solicitud de compra.
Del sector interesado.

 Orden de compra.
Maestro de artículos y proveedores.
Cotización y definición proveedor
Emisión de OC.

 Recepción
Contra Informe de recepción se hace el registro contable.

 Pago
Con OC + Inf recep+Factura => se puede emitir la Orden de pago
OP autorizada es mandada a Tesorería para su pago.

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3.-
3.- Factores de riesgo.
riesgo.

• 3.1.- Factores de riesgo Inherente:

– Deuda significativa con un proveedor importante


– Transacciones significativas entre empresas vinculadas
– Concentración de proveedores
– Compromisos de compras con precios y cantidades fijas con volumenes de
ventas y precios de ventas inestables.

“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría


que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”

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3.-
3.- Factores de riesgo.
riesgo.

• 3.2.- Factores de riesgo de control:

– No se realizan conciliaciones periódicas de saldos con proveedores.


– Existen compras por montos superiores a los presupuestados.
– El control del corte de documentación no es adecuado.
– Hay pagos duplicados a proveedores.

“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría


que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”

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4.-
4.- Procedimientos de auditoría.
auditoría.

• 4.1.- Compras

– Análisis comparativo con periodo anterior de compras por producto y proveedor.


– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios.
– Revisión de documentación:
• Cotejo documentación (coincidencia entre SC/OC/IR/FP/OP/Debitobanco) y
autorización.
• Revisión de imputaciones contables en registros auxiliares (proveedores,
inventarios, bancos)
• Revisión de la cancelación de la documentación de respaldo (sellos).

– Revisión del corte de operaciones.


• Prueba del corte de compras: base es Informe recepción.
• Tomar documentos anteriores y posteriores y verificar correcta imputación.

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4.-
4.- Procedimientos de auditoría.
auditoría.

• 4.2.- Pagos de bienes y servicios

– Revisión de movimientos inusuales o significativos, anteriores y posteriores al cierre de


ejercicio.

– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios.

– Revisión de documentación.

– Revisión del corte de operaciones.


• Prueba del corte de pagos: base es la Orden de Pago.
• Tomar documentos anteriores y posteriores y verificar correcta imputación.
• Atención a la conciliación bancaria si la OP se emite primero y el cheque se entrega
despues al Proveedor.

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4.-
4.- Procedimientos de auditoría.
auditoría.

• 4.3.- Cuentas a Pagar.

– Análisis de variación anual de cuentas a pagar por proveedor o tipo de producto.

– Análisis de variación global de plazo promedio de pago e individual por proveedor.

– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios, sobre
las conciliaciones de saldos y las diferencias entre informes de recepción/facturas
proveedores.

– Circularización de saldos.

– Selección de pagos posteriores (hasta fecha informe)

– Cotejo documentación de respaldo (saldos con IR/OC/FP)

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Bienes de Cambio y Costos

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1.-
1.- Comprensión del negocio

 Los bienes si cumplen su objetivo se venden y se transforman en costo de ventas => se comparan
con los ingresos por ventas para determinar el resultado operativo del ente.

 Auditor debe entender:


- Las características de los productos (costos, tecnologías, estacionalidad, riesgos).

- Los detalles del proceso productivo (subcontratación, control de calidad)

- Formas de almacenamiento y distribución (tiempos, exposición, )

- Entorno económico, tendencia sector, niveles de competencia.

- Existencias de contratos de provisión de plazos o niveles importantes.

- Sistemas de costeo y mecanismos de registración contable.

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2.-
2.- Transacción típica

 Ingreso a Depósito de Materias primas/Materiales por compras


Importancia del control de calidad => vinculación con la aprobación factura.
Almacenes cerrados y con accesos restringidos.

 Transferencias de MP a centros productivos.


Vales de entrada y de salida => responden a Ordenes de producción.
Atención inventarios en lineas de producción.

 Proceso de producción y empaque


Formulas de producción con % merma normal y análisis desvíos.

 Transferencia de productos elaborados al Depósito de Productos Terminados.


Condiciones de almacenamiento.
Productos disponibles para integrarse al circuito ventas.

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3.-
3.- Factores de riesgo.
riesgo.

• 3.1.- Factores de riesgo Inherente:

– Variación significativa en los márgenes brutos.


– Cambios bruscos en los niveles de demanda o de producción.
– Introducción de productos con mejores prestaciones.
– Proceso productivo complejo con varias etapas de costeos.

“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría


que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”

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3.-
3.- Factores de riesgo.
riesgo.

• 3.2.- Factores de riesgo de control:

– La seguridad física de las existencias no es correcta.


– Los inventarios no son confiables.
– Hay un nuevo sistema de costeo.
– No se realizan conciliaciones entre recuentos físicos y mayor general.

“La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría


que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados.”

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4.-
4.- Procedimientos de auditoría.
auditoría.

• 4.1.- Costos de producción

– Análisis comparativo con periodo anterior de variaciones en la producción por unidades y


productos; variaciones en los % de MP, MO y gastos indirectos por producto; variaciones
en los estándares.

– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios en los
volumenes de producción, costos, absorción indirectos, etc

– Observación del proceso productivo para confirmar la utilización de MP y MO.

– Revisión formación de costos para productos seleccionados.

– Revisión de documentación de gastos indirectos y criterios de aplicación.

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4.-
4.- Procedimientos de auditoría.
auditoría.

• 4.2.- Costo de ventas

– Revisión de variaciones de costo de ventas por producto y margenes brutos.


– Revisión de asientos de costeo.
– Razonabilidad global: unidades vendidas por costo promedio por producto.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre los desvios presupuestarios de
costos de ventas, margenes brutos, ajustes de inventarios.
– Diferencias entre costos de producción, costo de ventas y variaciones de existencias son
revisadas por alguien de jerarquía.
– Revisión de documentación:
• Identificar remitos por ventas y validar con la baja en registros de existencias
– Revisión del corte de operaciones.
• Base: remitos. .
• Tomar documentos anteriores y posteriores y verificar correcta imputación.

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4.-
4.- Procedimientos de auditoría.
auditoría.

• 4.3.- Existencias

– Análisis de variación anual de existencias por tipo de producto, anticuación, valuación, etc.
– Cobertura de stocks global y por producto en días de ventas y sobre el costo.
– Revisión de los asientos en el mayor general de existencias y previsiones.
– Revisión de los ajustes de los inventarios físicos.
– Obtener evidencias de los controles gerenciales sobre:
• Los desvios presupuestarios sobre niveles de existencia y baja de productos, rotaciones, .
• Los recuentos físicos y sus ajustes.
• Las estimaciones de los valores de recupero de bienes con problemas
• La custodia y seguridad de los depósitos.

– Observar los recuentos físicos del cliente.


– Conciliar listado de existencias físicas con el mayor general.
– Seleccionar productos obsoletos, dañados o con escaso movimiento y analizar la
valuación asignada.

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5.-
5.- Inventarios como Actividad Control Interno

ANTES DEL INVENTARIO.

Existencia de instrucciones escritas al menos sobre:

- Objetivos
- Fecha, hora y lugar de realización
- Tipo de bienes a recontar
- Personas intervinientes y sus responsabilidades
- Medicas preparatorias y encargados de ejecutarlas.
- Método de recuento (manual, lectoras, pesaje, cubicación)
- Equipos de apoyo necesarios (balanzas, elevadores, )
- formularios a completar durante el recuento, como hacerlo y destino final.
- Cantidad de recuentos, medidas en caso de discrepancias
- Arreglos para minimizar y controlar el movimiento de existencias.
- Control de las planillas de inventarios que se generen, se utilicen y se anulen
- Coordinación con auditores que participen del recuento
- Controles finales antes de dar por concluido el recuento.

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5.-
5.- Inventarios como Actividad de Control Interno
Interno..

DURANTE EL INVENTARIO.

- Ni la direccion ni la realización deberían estar a cargo de los responsables de depósito o


de registros.
- No debería haber movimientos de bienes ni actividades productivas.
- Deberian recontarse dos veces cada bien incluyendo los que están en propiedad de
terceros.
- La mercadería debe estar bien estibada e identificada, marcandose la que es propiedad
de terceros.
- Asegurarse que ningún bien no haya sido inventariado (tarjetas de recuento, etc)
- Generar una planilla con los codigos de los productos inventariados y revisar si quedan
al final del recuento codigos sin recontar.
- Identificar claramente los datos de corte de documentación (Recepción, control de
calidad, Vale de consumo, orden de trabajo, remito a expedición, remito de ventas)
- Cuidar que no se adulteren a posteriori la documentación del recuento.
- Supervisar el cumplimiento de las pautas convenidas.

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5.-
5.- Inventarios como Actividad Control Interno
Interno..

DESPUES DEL INVENTARIO


- Compilación de los datos de la toma de inventario con revisión por un tercero.
- Verificar que los registros contables incluyen los movimientos considerando los mismos
comprobantes que fueron tenidos en cuenta para el corte.
- Comparar los registros contables con las existencias.
- Investigar las diferencias, proponer los ajustes contables que correspondan.
- Aprobación de los ajustes por la gerencia administrativa o superior.
- No debería haber movimientos de bienes ni actividades productivas.
- Deberian recontarse dos veces cada bien incluyendo los que están en propiedad de
terceros.
- La mercadería debe estar bien estibada e identificada, marcandose la que es propiedad
de terceros.
- Asegurarse que ningún bien no haya sido inventariado (tarjetas de recuento, etc)
- Generar una planilla con los codigos de los productos inventariados y revisar si quedan
al final del recuento codigos sin recontar.
- Identificar claramente los datos de corte de documentación (Recepción, control de
calidad, Vale de consumo, orden de trabajo, remito a expedición, remito de ventas)
- Cuidar que no se adulteren a posteriori la documentación del recuento.
- Supervisar el cumplimiento de las pautas convenidas.

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6.-
6.- Inventario como procedimiento de auditoría.
auditoría.

- Evaluar el plan de inventarios del cliente (detectar bienes no seleccionados o fechas de


realización no convenientes, discutirlas)

- Decisión de los recuentos a presenciar / bienes a recontar/ necesidad de un experto.

- Presencia en la toma de inventario:


- evaluar si se cumple con el plan previsto por el cliente
- presenciar el inicio del recuento
- ejecutar los recuentos independientes que haya decidido.
- presenciar el cierre del recuento
- obtener copias de las planillas de inventarios o sus resumenes
- tomar nota de mercaderías con problemas manifiestos

- Revisión de la compilación

- Revisión de la comparación con registros.

- Revisión de la valuación y exposición.

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Cuestiones de interés

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Otras cuestiones de interés.

 Complejidad de la valuación en contextos de producción industrial y con componentes de moneda


extranjera.

 Posibilidades de manipulación de resultados vía criterios de valuación o producción en proceso con


impacto sobre el trabajo del auditor.

 Ciclo debe estar articulado con Ventas-Producción-Compras para sostener niveles de stocks
deseables.

 Importancia de conocer a nuestros proveedores por impacto Ley de lavado.

 Quién toma la decisión de comprar ? Ventajas y desventajas.

 Buenas prácticas de tomas de inventarios como actividad de control interno.

 Habilitaciones. Es clave entender las implicancias y los riesgos para la empresa y para el auditor.

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Requerimiento de información

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8.-
8.- Requerimiento de información típico del
rubro (auditoría recurrente)
recurrente)

• Informe de venta por producto y precio de venta / Costos al 31.12.14.

• Listado de las órdenes de pago emitidas durante desde el 01.10.2014 hasta el 31.12.2014 (en
formato electrónico).

• Les solicitaremos el listado de órdenes de pagos desde el 01.01.2015 a la fecha de la solicitud.


• Subdiarios de IVA Compras y Ventas de los meses de Octubre a Diciembre 2014 (en formato
electrónico).
Bienes de cambio
• Auxiliar de bienes de cambio indicando las cantidades y el costo unitario de materia prima e
insumos, mercadería en tránsito, productos terminados y productos en proceso ( formato
electrónico).
• Listas de precios de venta vigentes al 31.12.2014
• Detalle de la mercadería en tránsito.
• Detalle/auxiliar de la cuenta de Remitos pendientes de facturar, luego se seleccionara una
muestra.
• Se solicitara documentación respaldatoria en base a una muestra de bienes de cambio
seleccionada al 30.09.2014 para verificar el VNR y valuación al 31.12.2014.
Cuentas por pagar
• Composición de la cuenta corriente de los proveedores locales y del exterior al 31.12.14,
conciliado con el mayor y/o composición (formato electrónico).
• Listado de Proveedores Productivos.
• Listado de la cuenta corriente de los proveedores intercompany al 31.12.14, conciliado con el
mayor y/o composición (Impreso y en formato electrónico).
• Maestro de proveedores (en formato electrónico).
• Auxiliar contable de las Provisiones constituidas por la compañía (en formato electrónico) al cierre
del período.
Resultados
• Detalle de las cantidades e importes vendidos por línea de producto durante el periodo bajo
análisis.
• Posteriormente, seleccionaremos determinadas cuentas y efectuaremos un voucheo de gastos
sobre las mismas. Para dicho procedimiento solicitaremos los mayores de las cuentas, y luego de
seleccionar una muestra, la documentación correspondiente.
• Listado con las compras producidas efectuadas en el período bajo análisis.

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Programa de trabajo

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7.- Programas de trabajo. Ejemplo


PROGRAMA DE TRABAJO
Empresa: SABALERO SA
Rubro: COMPRAS E INVENTARIOS
Trabajo realizado por Tiempos (horas)
PROCEDIMIENTOS PT Referencia
Previsto Previsto

IMPORTANTE !!! : VINCULAR CON RDEM VALORADOS

1 Sobre la base del listado de insumos y productos terminados al cierre del ejercicio:
a) Compare el monto total con el saldo de insumos y PT del mayor general de bienes de cambio J1 0.5
b) Verifique composición de artículos en nombres y cantidades con el mayor auxiliar J1 2
c) Identifique productos registrados como en mal estado o con vencimiento J1 2
d) Consulte al personal que mantiene registro inventarios sobre situaciones inusuales J1 1.0
e) Compare la evolución mensual de saldos a nivel de productos J1 2

2 Obtener evidencia del cumplimiento de los controles de:


a) Sistema inventario permanente de PRISM IT/J2 4
b) Prueba global de administración: SI+Prod-V=SF J2 8
c) Reportes de PRISM sobre producción a standard y real J2 4
d) Planificación de compras en base a planificación producción J2 4
e) PRISM no permite generar factura si no se dá de baja inventario IT/J2 4
Tests: seis cierre mensuales

3 Participación en el recuento físico de insumos y productos terminados


a) Definir la muestra a recontar. Incluya los que Castagno tiene como desfasados J2/J1 4
b) Resuma los resultados e investigue diferencias mediante indagaciones J2 16
c) Identifique físicamente los productos no disponibles reales con soporte personal cia J2 4
d) Identifique los PT con destino exportación y consulte si existen problemas J2 1
e) Asegure el recuento de todos los depósitos y asegure corte por disponible en planta J2 1
f) Compare con la info del sistema y consulte diferencias, luego proponga ajustes J2 4
Tests:

4 Cierre. Releve y documentos datos del corte J1 1

5 Provisiones
a) Analizar provisión por productos e insumos no disponibles J2 3
b) Identificar tratamiento de productos de corto vencimiento o con destino específico con problemas S 2
c) Evalúe impacto de la categorización de los preparadores de pedidos J2 4
d) Confirmar si dueños de Todo Express fueron empleados anteriores + contingencia laboral J2 4
e) Evaluar impacto de concentración de clientes y traslado de responsabilidad empresaria S 2

6 Validación de la variación activada


a) Rediscusión con Castagno sobre razonabilidad del método S 3
b) Identificación de conceptos (variación precio, rendimientos, etc) J2 2
c) Precisar el nivel de rotación del inventario y cruzar contra los seis meses de amortización J2 2
d) Identificar posibles ajustes a la activación (rotación y/o variación rendimiento, etc) S 2
e) Realice pruebas de razonabilidad de los costos de reposición S 2

7 Factibilidad producir ventas 2009


a) Correr plan de producción con ventas previstas para 2009 J2 4
b) Detectar cuellos de botella y necesidades de inversión J2 2
c) Concluir sobre indicios de manipulación de info por financiamiento S 2

8 Validación de la imputación de salarios de producción al costo de productos


a) Indagar con Medero el listado de personal por centro de producción directo o indirecto J2 2
b) Linkear con listado de nómina que RRHH pasa a la empresa que liquida J1 2
Tests: sobre 12 meses para el caso que se encuentren diferencias

11 Diagnósito e impactos posibles de problemas de habilitación del depósito


a) Discusión de nuestro experto con el encargado de depósito y de habilitaciones Cia EX 3
b) Consulta externa para análsisi de escenarios posibles EX 4
c) Plan de contingencia para peor escenario. Discutir con la gerencia como crítico EX/S 4
d) Analizar impacto por parada de planta y de entregas EX/S 2

12 Análisis del impacto de la cobertura de seguros


a) Identificar riesgos que afecten la operatividad del negocio J2 6
b) Probabilidad de ocurrencia + análisis de montos cubiertos J2 3
c) Plan de contingencia para peor escenario. Discutir con gerencia S 2

Totales 100
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Discusiones - Preguntas

Julio 11, 2005

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