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Auditoria e Segurança de Sistemas

Descrição do Processo de Negócio


A CHS Limited é uma empresa fundada em 1935 na cidade de Oxford, na
Inglaterra.
É uma das líderes mundiais no segmento de enlatados, possuindo quatro

O
grandes fábricas assim localizadas: duas em Bristol, uma em Oxford e uma em
Manchester. A CHS Brasil funciona desde 1966, e possuem hoje uma rede de

IR
cinqüenta distribuidores, responsáveis por toda a operação de distribuição dos
produtos no país.
Uma recente auditoria de rotina identificou um grave problema de

TE
padronização nos procedimentos utilizados pelos distribuidores brasileiros. A
complicação causava atraso no tratamento das exportações na Inglaterra,
desembaraço nas alfândegas brasileiras e aumento dos custos de manipulação,
N
tornando os produtos mais caros e menos competitivos. Por isso, a presidência da
CHS inglesa definiu como meta altamente crítica garantir a correta utilização dos
O
padrões e procedimentos da empresa em todo o mundo. Esta decisão levou a
diretoria a propor um treinamento para os distribuidores brasileiros, de forma a
M

garantir que os procedimentos utilizados pela CHS do Brasil ficassem adequados


aos padrões de qualidade da empresa.
N

Os Stakeholders da Auditoria
SO

Em inglês, quando se fala de negócios, a palavra stake significa interesse ou


participação, ou ainda financiar um empreendimento. Na linguagem de auditoria,
usa-se o conceito de stakeholder para se referir aos papéis das pessoas ou
grupos que têm interesses ligados ou são afetados positivamente ou
IL

negativamente por um empreendimento ou investimento.


É possível identificar três tipos de stakeholders em uma auditoria qualquer:
M

Patrocinadores – investidores, diretores, supervisores de alta gerência,


clientes (externos e internos), etc.
Participantes – auditores, agências reguladoras, fornecedores, empreiteiros,
especialistas, etc.

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Externos – ambientalistas, líderes e grupos de comunidades, mídia,


familiares dos integrantes do projeto, etc.
O auditor deve estar sempre a tento a essas pessoas e organizações ligadas
ao projeto, e cuidar para que as relações com as mesmas sejam corretas e
transparentes para o sucesso da auditoria.

O
Relatórios de Auditoria

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Termo de Abertura da Auditoria

TE
Título da Auditoria

Cliente Gerente Patrocinador


Diretoria de Distribuição N ABC (Diretor de
Distribuição)
O
Diretrizes para a Auditoria (Objetivos e Visão Geral)
O Objetivo desta auditoria é realizar um levantamento das necessidades dos
M

distribuidores da CHS do Brasil para garantir a padronização dos procedimentos


de distribuição utilizados naquele país.
Resultados (Produtos Finais)
N

Relatório da Auditoria;
Etc;
SO

Definições Básicas (Objeto, Período e Recursos)


Objeto:
Fazem parte do objeto desta auditoria:
A convocação e confirmação dos distribuidores;
IL

A gestão da logística;
M

Período:
Recursos disponíveis em tempo integral para a auditoria.

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Recursos:
Organização (Organogramas, Papéis)

O
Estratégias (Desafios, Riscos, Plano de Contingência)

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Desafios e Riscos:

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Plano de Contingência:

Métricas (Indicadores, Qualidade, Marcos de Realização)


N
O
Plano de Comunicação:
Principais Stakeholders:
M

Distribuidores Brasileiros;
Auditores;
Diretor de Distribuição;
N

Auditoria Interna da CHS;


Aprovação: Data:
SO

Reuniões
IL

A agenda das reuniões dos auditores deve recepcionar os assuntos da


proposta da auditoria e do plano da auditoria (alinhamento).
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A duração das reuniões é de aproximadamente quatro horas, sendo


recomendado um pequeno intervalo no meio da reunião.
Os pontos-chave para o sucesso das reuniões são:
− Agenda formal, distribuída com antecedência;

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− Boa preparação, com material disponível para cada participante e


uso de recursos tecnológicos (data show, quadro branco, apontador laser, etc);
− Uso de linguagem adequada para o público da reunião;
− Liderança que demonstre firmeza e habilidade de estimular a
participação;

O
− Encerramento que motive os participantes à ação.

IR
Uma agenda de auditoria, aplicável tanto à reunião interna quanto à com os
clientes, deve abordar os seguintes assuntos:

TE
1. Reforço e esclarecimento quanto aos objetivos da reunião:
− Proporcionar integração;
− Comunicar informações; N
− Esclarecer dúvidas;
O
2. Principais assuntos da Proposta da Auditoria e do Plano de Auditoria:
M

− Devem ser minutados e distribuídos com antecedência;


− Serão feitos resumos e discussão;
− Podem sofrer alguma alteração na própria reunião;
N

3. Apresentação parcial do Plano de Auditoria


SO

− Destaques para os itens objeto, período, custo, cronograma e


integração.
IL

4. Discussão sobre a administração do Contrato de Auditoria em si:


− Cuidados especiais;

M

Estratégias;
− Instrumentos;

Características da Auditoria (Fiscalização – Controle)


Verificação permanente dos fatos;

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− Oferecer segurança aos executivos da empresa, evidenciando se tudo


está de acordo com os planos e objetivos, as estratégias e as políticas
estabelecidas;
− Possibilitar a identificação de erros e não conformidades com os padrões,
regras e procedimentos estabelecidos;

O
− Permitir pronta atuação do auditor, visando corrigir os desvios em relação
ao plano original;

IR
− Ser uma etapa do processo de gestão;
− Integrar-se ao processo administrativo de planejamento, organização,

TE
direção e execução.

Função da Auditoria

N
A função da auditoria envolve algumas etapas vitais que não podem estar
dissociadas dos processos de planejamento, tais como:
O
− Realizar entrevistas e levantamentos;
− Efetuar análises;
M

− Definir situação e necessidade de mudança;


− Analisar causas, alternativas, efeitos, riscos, custos, resistências,
acomodações, etc;
N

− Avaliar o potencial de mudança;


− Identificar os pontos fortes e fracos da área auditada;
SO

Atividades Complementares da Função da Auditoria


As atividades complementares da função da auditoria são:
IL

− Comparação entre os resultados previstos e os resultados reais de


execução das atividades;
− Identificação dos desvios e suas causas;
M

− Comunicação dos desvios aos responsáveis pela sua correção;


− Formulário e avaliação das ações corretivas;
− Decisão e implementação das ações corretivas;

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Formulário: Pauta de Reunião de Trabalho


Este modelo de formulário possui as seguintes finalidades:
− Identificar e ordenar os assuntos que serão analisados na reunião;
− Identificar os horários de inicio e término da reunião;

O
− Identificar os relatores dos assuntos e os tempos previstos de
apresentação;

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PLANOS PAUTA DE REUNIÃO DE DATA: Nº

TE
TRABALHO
LOCAL: INÍCIO: TÉRMINO:
Nº ASSUNTOS RELATORES TEMPOS
N PREVISTOS
O
M
N
SO

Formulário: Reunião de Trabalho – Assuntos para Decisão


Este modelo de formulário possui as seguintes finalidades:
IL

− Identificar o assunto que deverá ser analisado e decidido pela equipe de


trabalho;
M

− Identificar o relator do assunto;


− Identificar de forma sucinta, como o assunto em questão se encontra no
momento atual, incluindo seus aspectos positivos e negativos;
− Identificar a decisão básica proposta pela alta administração da empresa,
bem como os resultados esperados;

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− Identificar o responsável pela execução das ações inerentes às decisões


básicas proposta pela equipe de trabalho, bem como seu prazo de
realização;
− Identificar as decisões alternativas que poderão ser adotadas e caso a
decisão básica proposta se torne inviável em determinado momento da

O
auditoria, e estabelecer os resultados esperados a partir dessas decisões
alternativas;

IR
− Identificar os documentos de apoio (relatórios, formulários, manuais, etc –
pelos quais o auditor responsável pela execução das ações deve orientar-

TE
se).

PLANOS REUNIÃO DE TRABALHO – DATA: / / Nº

ASSUNTO:
ASSUNTOS PARA DECISÃO N
O
RELATOR:
M

DESCRIÇÃO SUCINTA DA SITUAÇÃO ATUAL DO ASSUNTO:


N

DECISÃO PROPOSTA:
SO

REULTADOS ESPERADOS:
IL

SETOR RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO: PRAZO:


M

DECISÕES ALTERNATIVAS PROPOSTAS:

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RESULTADOS ESPERADOS:

O
DOCUMENTOS DE APOIO:

IR
TE
Formulário: Reunião de
N
Trabalho – Avaliação dos Resultados
O
Esperados
Este modelo de formulário possui as seguintes finalidades:
M

− Identificar, para cada um dos assuntos analisados e decididos pela equipe


de trabalho de auditoria, as unidades responsáveis pela sua
operacionalização;
N

− Identificar os prazos previstos e reais de operacionalização do assunto


considerado;
SO

− Identificar os resultados esperados e realizados, em termos de qualidade,


quantidade e de recursos administrativos;
− Propiciar condições para um sistema de controle e avaliação das decisões
da equipe de trabalho de auditoria na empresa;
IL


PLANOS REUNIÃO DE TRABALHO – AVALIAÇÃO DOS DATA: Nº
M

RESULTADOS APRESENTADOS / /
Nº ASSUNTO UNIDADE PRAZO RESULTADOS
RESPONSÁVEL PREVISTO REAL ESPERADOS APRESENTADOS

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