Gestionando Varios

Proyectos a la Vez con MSP

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Índice

1 Visualizar varios proyectos a la vez .......................................................................................................... 3

2 Gestión del pool de recursos ....................................................................................................................... 5
3 Conclusiones ......................................................................................................................................................... 6
4 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................. 6

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Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
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Objetivos
 Comprender el funcionamiento de ficheros maestros con Project para visualizar
varios proyectos a la vez.

 Comprender el funcionamiento de ficheros de recursos y cómo vincularlos con

otros ficheros que utilizan dichos recursos.

1 Visualizar varios proyectos a la vez

¿Alguna vez ha tenido que preparar un Project que sirviera para visualizar a la vez varios
Shared plans permiten consolidar
proyectos
subproyectos, también gestionados con Project cada uno? ¿Ha tenido la tentación de
copiar y pegar tareas resumen, duraciones y fechas? ¿Lo ha hecho? ¿Por qué ha
malgastado así su valioso tiempo?

Veamos un ejemplo sencillo. Tenemos estos 2 proyectos por separado:

Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser más simple: Hay que abrir una
nueva ventana seleccionando los 2 proyectos:

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Y obtenemos este nuevo proyecto compartido ( shared plan ), que podríamos grabar
como otro fichero de Project:

Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos
Project maneja ficheros maestros y
subdocumentos como hace Word
maestros y subdocumentos. Aparte de no perder ningún tiempo en visualizar varios
proyectos a la vez, la ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de
distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lógicas
entre distintos proyectos (cuando se gestionan por separado aparecen tareas
"fantasma").

Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto

X, esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:

Y cuando vemos los proyectos por separado, las dependencias aparecen

Project permite obtener una visión representadas por tareas “fantasma” ( ghost tasks), que no pueden editarse:
global sin renunciar a trabajar con
cada proyecto por separado

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Project permite gestionar
centralizadamente las propiedades
de un conjunto de recursos (tarifas,
vacaciones, etc.)
En el panel de recursos puede
indicarse si el proyecto usa los
recursos de otro fichero
Si desvinculamos un proyecto del pool, en
la hoja de recursos mantendrá los
asignados
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2 Gestión del pool de recursos
La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder
visualizar la información de tiempos global, es gestionar recursos compartidos. Para
esto Project aporta el concepto de “pool de recursos”.
Un pool de recursos no es otra cosa que un fichero de Project que contiene solo
información de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R
que se utiliza a la vez en los 2 proyectos X e Y, el fichero del pool de recursos podría
contener esta información:
Ahora cuando abrimos los ficheros Proyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que
comparten los recursos del pool:
Si asignamos el recurso R a la actividad B del proyecto X y a la actividad D del proyecto
Y:
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En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este
recurso está sobreasignado a partir del 7 de mayo:

3 Conclusiones

 Project permite gestionar un portafolio de proyectos. Si cada proyecto se

gestiona a su vez como un fichero de Project, es inmediato generar un plan
maestro con todos los componentes.

 Project permite gestionar centralizadamente las propiedades de un pool de

recursos (calendarios, tarifas, skills, etc.): Varios proyectos pueden vincularse con
el fichero del pool para usar los recursos.

4 Referencias Bibliográficas

 HAMPER, Robert J., BAUGH, L. Handbook for Writing Proposals. Ed. McGraw-Hill,
2010.

 HOWARD, Ben. Microsoft Project 2013 Plain & Simple. Ed. Microsoft Press, 2013.

 BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed. O'Reilly Media,
2013.

 CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.

 A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Fifth

Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

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