I.

Penerimaan Kas
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak
sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang
disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh
kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel
sudah melakukan pembayaran.
Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran
sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara
individu (walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka
(deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil
penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang
dari agen.

II. Jenis – Jenis Penerimaan Kas dan Bank

1. Penerimaan Kas Pada Penjualan Kamar
A. Bagian Yang Terlibat Dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office,
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
B. DokumenYang Digunakan Dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Guest bill
Guest bill adalah catatan transaksi tamu/transaksi debet rekening tamu
selama tamu menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang
terdiri dari:
 Master bill, umtuk mencatat transaksi penjualan kamar.

1
  Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, yang
berisi : F&B Charge, Laundry, Outside call, etc.
b. Room Sales Recapitulation
Room Sales Recapitulation, untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu
c. Remittance of Fund
Remittance of Fund , merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk
melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF
padafront office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audityang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang
berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada
general cashier.
c. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-
masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan
masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau
menyetor uang ke bank.

2. Penerimaan Kas Pada Penjualan Makanan Dan Minuman

A. Bagian Yang Terlibat Dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan Dan Minuman)
a. Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
outlet (outlet restaurant)
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Makanan
dan Minuman)
a. Restaurant and Bar bill

2
 Restaurant and Bar bill untuk mencatat transaksi penjualan makanan dan
minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu.
b. Restaurant and Bar Summary of Sales
Restaurant and Bar Summary of Sales digunakan untuk mencatat penjualan
makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift.
c. Remittance of Fund
Remittance of Fund merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan
dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF
pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan
melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan
yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw
pada general cashier.
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing
outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-
masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor
uang ke bank.

3. Penerimaan Kas Pada Pengumpulan Piutang Dari Travel Agent

A. Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari
Travel Agent)
a. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan
serta melakukan penagihan.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil
penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang
dari Travel Agent)
a Guest bill
Guest bill adalah catatan transaksi tamu rekening tamu selama tamu
menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu.
3
 b Reservation Form
Reservation Form adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat
pemesanan kamar, yang berisikan nama si pemesan, alamat jumlah kamar,
tipe kamar yang diinginkan, harga kamar, tanggal kedatangan serta tanggal
keberangkatan tamu/check-out.
c Agent Voucher
Agent Voucher adalah kupon prabayar yang dapat ditukarkan ketika akan
menginap di hotel tertentu.
d Invoice
Invoice adalah dokumen tagihan yang dibuat oleh penjual dalam suatu
transaksi barang atau jasa yang berisi jumlah pembayaran dan lain-lain.
e Cash Receipt
Cash Receipt adalah formulir bukti pembayaran menggunakan uang tunai.
C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh
temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account
Receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti
pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash
receipt.
b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head
department, kemudian akam member data tersebut kepada collector untuk
melakukan penagihan kepada agen.
c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general
cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan
kemudian Collector akan menginformasikan pada Account Receivable, yang
mencatat pada kartu piutang agen.

4. Penerimaan Kas Pada Penerimaan Uang Muka

A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui
travel agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran
tamu.

4
 c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
uang muka dalam satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan
uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
uang muka dari tamu dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang
Muka)
a. Cash Receipt
Cash Receipt adalah formulir bukti pembayaran menggunakan uang tunai.
b. Reservation Form
Reservation Form adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat
pemesanan kamar, yang berisikan nama si pemesan, alamat jumlah kamar, tipe
kamar yang diinginkan, harga kamar, tanggal kedatangan serta tanggal
keberangkatan tamu/check-out.
C. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian
melaporkannya pada room sales recapitulationdan memasukkannya dalam
ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai
untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen
tersebut menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang
muka tersebut.

5
III. Laporan yang Dihasilkan
General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general
cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
1. Bagan Alur - Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan, dan Minuman

2. Bagan Alur - Penerimaan Kas dari Pengumpulan Piutang dari Agen

6
3. Bagan Alur - Penerimaan Kas dari Uang Muka

7
4. Sistem Penerimaan Kas Hotel

8
 IV. Jurnal Khusus Penerimaan Kas
Contoh Kasus:

The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Kota Denpasar, Hotel ini
menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp1.000.000 / Malam. Setiap tamu yang
menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000. harga ini belum termasuk
goverment tax dan service charge sebesar 21%.

Untuk mencatat ayat jurnalnya sebagai berikut :

Jurnal Penerimaan Kas
1. Hasil penjualan tunai Kamar, Makanan dan Minuman :
Cash in Bank Rp1.210.000
Room Revenue Rp900.000
Food revenue meal coupon Rp100.000
Service Charge Rp100.000
Government Tax Rp110.000

2. Hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out :
Cash in Bank Rp1.210.000
Account Receivable Guest Ledger Rp1.210.000

3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent :

Cash in Bank Rp1.210.000
Account Receivable City Ledger Rp1.210.000

4. Penerimaan uang muka:

Cash in Bank Rp1.210.000
Deposit from Guest Rp1.210.000

Setelah penginap/tamu check out, maka jurnal penyesuaiannya :

Deposit from Guest Rp1.210.000
Room Revenue Rp900.000
Food Revenue meal Coupon Rp100.000
Service Charge Rp100.000
Government Tax Rp110.000

9
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, A.A.GP., Suprasto, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem

Informasi. Graha Ilmu: Denpasar.

10