AKUNTANSI HOTEL

SOAL DAN KASUS MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DAN

SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN HOTEL
SAP 4

KELOMPOK 3

 Ni Kadek Lia Indahyani (1607532081/06)

 Ni Kadek Dwi Aryandari (1607532086/11)
 Alif Noer Wahyuni (1607532092/17)

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Udayana
2019

0
 MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DAN SISTEM MANAJEMEN
PENGAMANAN HOTEL

PERNYATAAN DAN SOAL-SOAL

1) Sebutkan paket program akuntansi keuangan dan manajemen yang biasa digunakan pada
usaha hotel!
Jawaban:

Paket program akuntansi keuangan dan manajemen yang biasa digunakan pada usaha
hotel menggunakan model ERP (Enterprise Resource Planning) yang kebanyakan
produknya merupakan produk komersial yang disediakan oleh Penyedia Jasa Aplikasi
(PJA) atau Application Service Provider (ASP), seperti Oracle, Baan, J.D Edwards & Co,
dan PeopleSoft. Inc. Selain itu, Penyedia Jasa Aplikasi (PJA) atau Application Service
Provider (ASP) yang menyediakan jasa jaringan di industri perhotelan seperti: Fidelio-
Micro dengan Opera, AremiSoft, Central PointTechnologies, CSS Hotel System dan MSI
System yang menggunakan ASP versi dari penginapan. ASP sebagai vendor system
informasi penginapan juga telah menyediakan Central Reservation System (CRS), Point
of Sale System )POSS), serta Procurement and Sales & Catering System.

2) Sebutkan fungsi departemen IT pada sebuah hotel!

Jawaban:

Fungsi departemen IT pada sebuah hotel, yaitu mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan memanipulasi data dengan berbagai cara
dalam rangka menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi berkualitas merupakan
informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis, dan pemerintahan, dan merupakan informasi strategis dalam membuat keputusan.
Adapun penjabaran fungsi-fungsi dari departemen IT pada sebuah hotel, yaitu:

1) Memastikan bahwa semua software yang telah terinstal dan bekerja dengan benar
2) Menguji semua perangkat lunak yang disetujui oleh manajemen
3) Melakukan maintenance software secara berkala
4) Periksa semua interkoneksi system Hotel dan memastikan bahwa semua PC
interkoneksi bekerja dengan baik
5) Menentukan software apa saja yang terinstal di suatu workstation
6) Menjaga up to date software pada suatu PC
7) Melakukan tugas terkait dan proyek khusus yang ditugaskan

1
 8) Kontribusi terhadap kegiatan hotel seperti yang diarahkan
9) Selalu up to date mengenai perkembangan software dan cyber
10) Lengkapi tugas lain yang diberikan oleh Financial Controller, IT Supervisor, IT
Manager, Operational Manager dan General Manager
11) Inventarisasi semua software yang terkait dengan lisensi dan garansi
12) Membuat laporan secara harian dan bulanan mengenai job desc terkait
13) Menjalani action plan IT yang telah dibuat

3) Perbedaan fungsi dan tugas dari programer dan EDP yaitu :

Jawaban:
1. Programmer :
Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.
Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer,
utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. Pekerjaan programer sifatnya
teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. Pekerjaan
programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama
pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi)
program.
2. EDP (Electronic Data Processing) :
EDP menyampaikan informasi dan laporan yang baik serta tepat waktu untuk
kebutuhan internal maupun kebutuhan eksternal unit kerja yang bersifat rutin dan
incidental. Mengembangkan, memonitoring dan memastikan proyek-proyek IT
strategis telah sejalan dengan organisasi bisnis. EDP merupakan penggunaan
teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada
transaksi di suatu organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi
yang sifatnya rutin. Sistem ini tidak dapat membantu pekerjaan pihak manajemen
yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. Sistem ini hanya bermanfaat untuk
meningkatkan ketepatwaktuan dan frekuensi penyajian laporan. Secara fundamental,
EDP merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam setiap organisasi.

4) Perbedaan siklus buku besar dari perusahaan manufaktur, dagang, dan perusahaan jasa
(asuransi) jika sistem pengolahan perusahaan sudah terkomputerisasi (ERP dan Web)
yaitu :
Jawaban:
1. Perusahaan manufaktur :

2
 Beberapa perbedaan pada perusahaan manufaktur dibanding dengan jenis
perusahaan lainnya dapat dilihat sebagai berikut:
 Terdapat Harga Pokok Produksi (HPP) dan untuk menentukan harga pokok
dilalui dengan beberapa tahapan perhitungan.
 Terdapat persediaan bahan baku/mentah dan persediaan bahan pembantu
dalam proses produksi.
 Dalam perusahaan manufaktur harus membuat laporan harga pokok produksi
dan terdapat biaya akuntansi di dalamnya.
2. Perusahaan dagang :
Beberapa perbedaan pada perusahaan dagang dibanding jenis perusahaan lainnya
dapat dilihat sebagai berikut:
 Terdapat Harga Pokok Produksi (HPP) sehingga untuk menentukan harga
pokok barang dapat dilakukan denganmudah.
 Terdapat stok persediaan barang jadi.
 Pada perusahaan dagang, laporan tentang harga pokok produksi tidak
dipergunakan dan tidak terdapat biaya akutansi di dalamnya.
3. Perusahaan jasa :
Beberapa perbedaan pada perusahaan jasa dibanding dengan jenis perusahaan
lainnya dapat dilihat sebagai berikut:
 Tidak perlu menentukan harga pokok barang dan tidak perlu membuat
laporan mengenai harga pokok produksi sehingga tidak ada biaya akuntansi
di dalamnya.
 Tidak terdapat persediaan apapun karena yang dijual berupa jasa.
 Pembelian yang terjadi akan langsung dimasukkan ke dalam aku peralatan
atau akun perlengkapan.

5) Pengamanan hotel merupakan unsur yang sangat penting pada usaha hotel. Bagaimana
usaha hotel untuk mencapai dan meningkatkan pengamanan pada usaha hotel?
Jawaban:
Untuk mecapai dan meningkatkan pengamanan pada usaha hotel, sebuah hotel bisa
menerapkan Sistem Manajemen Pengamanan (SMP) hotel yang dimana memungkinkan
suatu usaha hotel untuk mengembangkan dan menerapkan suatu kebijakan pengamanan,
sasaran pengamanan dan tanggung jawab terhadap pemenuhan persyaratan peraturan
perundang – undangan dan risiko keamanan.
Standar SMP Hotel didasarkan pada metodologi ang berlaku umum, seperti perencanaan,
penerapan, pemeriksaan, dan perbaikan. Hal tersebut dijelaskan sebagai berikut:
1. Kebijakan pengamanan

3
 Kebijakan ini menetapkan suatu arahan kerangka kerja SMP Hotel dan komitmen dari
seluruh tingkatan dan departemen atau bagian yang ada di hotel untuk menerapkan
system manajemen pengaman;
2. Perencanaan
Tahap ini menetapkan suatu sasaran pengamanan dan proses yang dibutuhkan untuk
mencapai hasil sesuai dengan kebijakan pengamanan hotel;
3. Penerapan
Tahap ini merupakan proses menjabarkan dan melaksanakan kebijakan pengamanan
dan sasaran pengamanan hotel;
4. Pemeriksaan
Tahap pemeriksaan meliputi pemantauan dan pengukuran proses pelaksanaan dari
kebijakan pengamanan, sasaran pengamanan, peraturan perundang-undangan dan
persyaratan teknis lainnya serta pelaporan dari hasil;
5. Evaluasi dan tinjauan manajemen
Hal ini merupakan upaya untuk menilai efektifitas dari penerapan SMP Hotel; dan
6. Peningkatan
7. Tahap ini berupaya untuk menetapkan tindakan untuk perbaikan berkelanjutan kinerja
SMP Hotel.
Kunci sukses system ini bergantung pada komitmen dari setiap tingkatan dan departemen
atau bagian yang ada di usaha hotel, khususnya dari manajemen puncak. SMP Hotel
dapat diaplikasikan dalam usaha hotel berguna untuk:
1) Menetapkan sebuah system manajemen pengamanan guna memitigasi atau
menurunkan risiko terjadinya gangguan kemanan terhadap pekerja hotel, para
tamu dan pihak terkait lainnya, yang tercakup dalam profil gangguan keamanan
hotel.
2) Menerapkan, memelihara dan melaksanakan perbaikan secara berkelanjutan
terhadap SMP Hotel.
3) Menjamin pelaksanaan kebijakan pengamanan hotel yang telah ditentukan oleh
usaha hotel, dan
4) Menunjukkan kepatuhan terhadap ketentuan pengamanan dengan:
a. Melaksanakan semua peraturan perundang – undangan keamanan.
b. Membuat prosedur keamanan internal usaha hotel.
c. Memberikan konfirmasi tentang pencapaian SMP Hotel kepada pihak – pihak
terkait dan yang telah bekerjasama dengan usaha hotel, seperti: para
pelanggan, komunitas, dan kepolisian setempat.
d. Memberikan konfirmasi bahwa usaha hotel telah melaksanakan SMP Hotel
dan atau dapat disertifikasi oleh Badan Sertifikasi independen ang telah
diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan diregistrasi oleh
pihak Kepolisian Negara Republik Indonesia (Polri).

4
KASUS DAN LATIHAN
1) E-commerce (B2C, B2B, dan B2G) sudah menjadi kebutuhan usaha hotel. Cari di internet
usaha hotel yang sudah menerapkan e-commerce B2C. Apa keuntungan bagi sebuah hotel
yang sudah menerapkan e-commerce B2C?
Jawaban:
Banyak hotel di Indonesia telah menerapkan sistem e-commerce B2C karena sangat
banyak keuntungan yang akan diperoleh oleh hotel hotel tersebut, sudah banyak sekali
aplikasi pemesanan hotel secara online yang ada di Indonesia seperti Traveloka, Pegi-
pegi, Agoda, Trivago, Mister Aladin, Booking.com, Airy, Tiket.com dan masih banyak
lagi. Contoh hotel yang sudah menerapkan e-commerce B2C di Bali salah satunya
menggunakan aplikasi Traveloka yaitu, Berry Biz Hotel, Horison Legian, Mulia Resort,
Grand Inna Kuta, Golden Tulip, Harper Kuta, Liberta Seminyak Hotel, Harris, The Griya
Hotel Sanur dan masih banyak lagi.
Keuntungan bagi sebuah hotel yang sudah menerapkan e-commerce B2C adalah:
1) Mempermudah komunikasi antara produsen dan konsumen.
2) Mempermudah pemasaran dan promosi barang atau jasa.
3) Memperluas jangkauan calon konsumen dengan pasar yang luas.
4) Mempermudah proses penjualan dan pembelian.
5) Mempermudah pembayaran karena dapat dilakukan secara online.
6) Mempermudah penyebaran informasi.

2) Informasi harga, fasilitas, dan lokasi hotel dapat dilihat di WEB hotel atau di Online
Travel Agent (OTA) dan protocol Reminder. Cari situs OTA (contoh traveloka.com,

5
 tiket.com, agoda.com, booking.com, expedia.com, dan airi.com atau web hotel. Apa yang
menarik bagi anda ketika melihat web tersebut?
Jawaban:
Yang menarik saat melihat situs traveloka.com tersebut adalah :
• Promo yang ditawarkan
• Rekomendasi tempat wisata yang ditampilkan
• Harga yang kompetitif
• Proses yang cepat
• Pencarian tiket dan hotel dalam negeri lebih unggul
• Terdapat penjelasan cara pemakaian traveloka itu sendiri
• Mudah dalam pembayaran
• Cepat dalam memberikan informasi
• Kerja sama dengan maskapai dan hotel sehingga mudah dalam informasi.
• Design web yang menarik

3) Jawaban
a. Mengapa pelanggan akan menghargai system komputerisasi pervasive ini?
Karena cara kerja restoran yang menggunakan sistem terkomputerisasi berbeda dari
cara kerja restoran yang masihg menggunakan cara manual. Pada saat pelangan masuk
ke restoran, pelayan akan mendatangi pelanggan untuk pemesanan makanan. Pesanan
ditulis dalam kertas biasa, tidak perlu rangkap 2. Setelah itu pesanan langsung
dimasukkan ke komputer terdekat. Dari komputer tersebut, pelayan dapat
memerintahkan printer yang berada di dapur untuk mencetak pesanan makanan. Jadi
tidak perlu mengantarkan kertas pesanan ke dapur. Informasi pesanan yang
dimasukkan ke komputer secara otomatis akan mengalir ke pihak-pihak yang
membutuhkannya, termasuk kasir. Jadi pada saat ada pelanggan yang ingin meminta
bill, kasir cukup memasukkan nomor meja pelanggan tersebut ke komputer, lalu
komputer langsung mencetak billnya. Harga sudah langsung dihitung secara otomatis
oleh komputer. Pelayanan akan menjadi semakin cepat.
Akurasi Pelayanan Restoran, pada saat restoran sedang penuh dengan pelanggan,
sering terjadi kesalahan-kesalahan seperti:
1. makanan dihantar ke meja yang salah
2. makanan yang dipesan oleh pelanggan tidak dimasak oleh dapur
3. pelanggan yang datangnya belakangan mendapatkan makanan terlebih dahulu
4. makanan disajikan dua kali ke pelanggan yang sama, padahal yang dipesan
hanya satu

Kesalahan-kesalahan seperti ini sifatnya lebih ke arah kesalahan informasi. Kesalahan

dapat dikurangi dengan cara memberikan informasi yang tepat kepada pihak-pihak
yang membutuhkannya. Sayangnya informasi-informasi yang dibutuhkan sangat sulit
didapat untuk restoran yang masih menggunakan sistem manual. Berbeda dengan

6
sistem yang terkomputerisasi, seluruh informasi yang dibutuhkan sudah tercatat pada
komputer. Pihak yang membutuhkan dapat mengaksesnya melalui terminal terdekat.

Untuk melayani tamu, membutuhkan informasi seperti jumlah tamu, nomor

meja, daftar makanan yang dipesan, jam berapa pelanggan mulai memesan makanan,
bagaimana status makanan yang sudah dipesan apakah sudah selesai dimasak atau
belum. Dengan keyakinan teguh bahwa komputer akan sangat membantu dalam
operasional restoran. Selain itu solusi untuk hal ini adalah dengan membatasi hak
akses dari pemakai sistem. Dimulai dari backoffice, yang boleh mengubah harga menu
makanan hanyalah pemilik restoran atau manejer level tinggi. Jadi sejak awal harga
makanan sudah ditetapkan di dalam sistem. Pada saat pelayan memasukkan pesanan
pelanggan, sistem akan mengambil harga yang telah ditentukan tersebut untuk
menghitung billnya. Untuk sistem discount khusus, juga sudah diatur sejak awal
melalui komputer. Misalkan saja restoran hendak mengadakan event happy hour,
dimana apabila pelanggan datang diantara pukul 10.00 hingga pukul 14.00
mendapatkan discount khusus minuman sebesar 50%. Event seperti ini sudah
dimasukkan terlebih dahulu ke dalam komputer, dan diatur supaya komputer dapat
secara otomatis memberikan discount sebesar 50% kepada pelanggan-pelanggan yang
memesan diantara pukul 10.00 hingga 14.00. Kasir sudah tidak perlu memasukkan
harga makanan maupun discountnya. Dengan pembatasan hak akses terhadap harga
menu dan discount seperti ini, restoran sudah mencegah kebocoran dari sisi kasir.

Cara lainnya adalah dengan cara menetapkan Standard Operational Procedure

(SOP) untuk bagian dapur, agar dapur hanya menyiapkan makanan yang pesanannya
dicetak oleh printer. Dengan demikian, maka kita dapat memastikan bahwa seluruh
pesanan yang dimasak oleh dapur sudah tercatat di dalam komputer. Dan sistem
komputerisasi akan meninggalkan jejak apabila makanan tersebut ternyata tidak
dibayar. Jejak ini bisa dilihat oleh manejer dari laporan-laporan yang telah disiapkan,
dan dapat dilacak untuk mengetahui siapa yang harus bertanggung jawab terhadap
kasus tersebut. Jadi betapa besarnya peran sistem yang terkomputerisasi guna
meminimalkan dan mencegah terjadinya kebocoran dana. Meminimalkan terjadinya
kebocoran artinya yaitu dengan informasi yang cepat dan akurat maka kebocoran
dapat segera terdeteksi; dan mencegah terjadinya kebocoran dana artinya yaitu
pencegahan yang dilakukan oleh sistem agar tidak terjadi kebocoran. Tanpa adanya
sistem yang terkomputerisasi, pemilik restoran terpaksa menghabiskan seluruh

7
waktunya hanya untuk menjaga restoran. Jika tidak, sektor keuangan bisa
disalahgunakan oleh oknum karyawan.

Hal lain yang dimudahkan juga dapat menghitung harga pokok penjualan
makanan, salah satu masalah klasik yang dihadapi oleh restoran adalah kebanyakan
dari mereka tidak tahu berapa biaya yang mereka keluarkan untuk membuat menu
makanan yang mereka buat. Biasanya mereka hanya bisa memperkirakan biaya
mereka, namun perkiraan ini juga tidak begitu akurat mengingat harga bahan makanan
yang gampang berubah. Masalah ini dapat dipecahkan dengan menggunakan sistem
komputerisasi. Awalnya, pihak manajemen dapat memasukkan resep untuk masing-
masing menu ke komputer. Misalkan saja untuk membuat nasi goreng dibutuhkan
beras sebanyak 50 gram, telur ayam 2 butir dan daging ayam cincang 200 gram. Pada
saat ada pelanggan yang memesan satu porsi nasi goreng, maka komputer secara
otomatis akan memotong jumlah stok beras sebanyak 50 gram, telur ayam sebanyak 2
butir dan daging ayam cincang sebanyak 200gram dari gudang dapur. Dan harga dari
masing-masing bahan sudah dihitung terlebih dahulu berdasarkan harga pembelian,
misalkan saja sehari sebelumnya bagian pembelian baru membeli sekarung beras yang
beratnya 50 kg dengan harga Rp. 250.000, Dari data pembelian tersebut komputer bisa
menghitung bahwa biaya modal dari 50gram beras adalah Rp. 250.-. Demikian juga
dengan biaya modal dari telur dan daging ayam cincang dapat dihitung dari data
pembeliannya. Dengan menjumlahkan biaya modal dari ketiga bahan tersebut, maka
komputer dapat menghitung harga pokok penjualan dari menu nasi goreng secara
akurat.

Selain untuk menghitung harga pokok penjualan, komputer juga berguna

dalam hal pengontrolan stok. Dengan adanya perhitungan pemotongan stok
berdasarkan resep, komputer dapat menyajikan jumlah stok terakhir berdasarkan
perhitungan penjualan restoran. Kegunaan dari informasi ini adalah:

1. Membantu bagian pembelian untuk menentukan bahan-bahan mana saja yang

perlu dibeli. Apabila jumlah stok bahan sudah berada dibawah jumlah minimal,
maka sistem secara otomatis dapat mengirimkan pesan ke bagian pembelian
untuk membeli bahan tersebut.
2. Membantu manajemen untuk mendeteksi kehilangan bahan makanan. Secara
berkala, kepala gudang harus mencocokan kembali jumlah barang yang ada di
gudang dengan jumlah barang yang tercatat di komputer. Apabila terjadi selisih

8
 dalam jumlah yang signifikan, maka pihak manajemen perlu mengadakan
pemeriksaan terhadap stok bahan makanan.

Hal yang paling menarik dari komputerisasi adalah laporannya. Kita bisa
mendapatkan laporan yang menggambarkan situasi restoran kita hanya dalam hitungan
detik. Sangat jauh berbeda dari sistem manual dimana system manual perlu
menyediakan satu orang khusus untuk melakukan perhitungan dan membuat laporan
yang kita inginkan. Dalam sistem komputerisasi yang bagus, bahkan dapat melihat
laporan penjualan dari berbagai sudut pandang. Seperti dapat melihat dari sisi menu,
untuk melihat menu mana saja yang paling laku dan menu mana yang kurang laris.
Kita bisa melihat dari sisi jam, untuk melihat jam berapakah restoran paling ramai,
dan di jam manakah restoran dalam kondisi sepi, berguna dalam pengaturan jadwal
karyawan sehinga dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke jam-jam ramai.

Dari sisi pengaturan stok bahan baku, komputer juga dapat menghasilkan
laporan-laporan yang berguna untuk manajemen. Laporan jumlah stok bahan baku
pada saat ini dapat dengan akurat menunjukkan jumlah stok restoran pada saat ini,
yang dapat kita cocokan dengan kondisi real di gudang untuk melihat apakah ada
bahan hilang atau tidak. Laporan kartu stok dapat memperlihatkan pergerakan barang .
Laporan penggunaan bahan baku dapat memperlihatkan jumlah bahan baku yang
terpakai untuk memasak menu yang dipesan oleh pelanggan, sekaligus menghitung
harga dari bahan baku tersebut. Dan masih ada banyak jenis laporan lainnya yang
dapat membantu dalam me-manage restoran

Sudah cukup jelas sebenarnya manfaat dari penerapan komputerisasi untuk

menggantikan segala kegiatan manual yakni lebih mengefektifkan dan memberi
kemampuan yang akurat dalam setiap pekerjaan yang dilakukan. Contoh dari
penerapan manfaat komputerisasi di bidang industri adalah penggunaan sistem payroll
untuk penggajian karyawan sesuai dengan absensi dan kinerja selama satu bulan. Hal
ini tentunya mempermudah kinerja manajer dan HRD dalam menentukan penggajian
semua karyawannya karena sudah diatur oleh sistem.

b. Jika sistem semacam itu menguntungkan bagi semua pihak, mengapa belum semua
restoran menggunakannya?
Karena sistem manual masih sangat diperlukan sebelum menguasai model berdasarkan
computer. Keuntungan proses manual, adalah :

9
 1. Model proses manual membantu memahami hubungan antara SIA dan bidang
akuntansi lainnya, seperti pengauditan, perpajakan dan akuntansi manajemen.
Model proses manual SIA membantu memahami asalnya data, bagaimana data
terkumpul, serta bagaimana dan dimana data digunakan untuk mendukung
operasional perusahaan. Proses ini akan memahamkan proses bisnis perusahaan
secara mendalam
2. Model proses manual akan memudahkan memahami logika proses bisnis ketika
tidak selubungi atau diselimuti oleh teknologi. Informasi sebagai pemicu dan
pendukung atas peristiwa-peristiwa akuntansi sangat jelas tergambar, seperti
pembelian bahan, penyimpanan digudang, pengolaan bahan, penggajian dan
penjualan pada model proses manual. Karena proses bisnis yang boderless maka
pemanfaatan kemajuan teknologi dan komunikasi sangat diperlukan untuk
pengembangan perusahaan.
3. Model proses manual memfasilitasi pemahaman kegiatan control internal,
termasuk pemisahan fungsi-fungsi atau departemen-departemen, pengawasan,
verifikasi independent, jejak audit, dan control akses setiap
fungsi/departemen/bagian.
c. Gambarlah rantai system pemesanan di Royal Pub & Rest!

10
 REFERENSI

Ariyanto, Dodik., Sari, Maria M Ratna., Widanaputra, AAGP. 2018. Akuntansi Hotel
(Pendekatan Sistem Informasi Berbasis USALI). Pekalongan : NEM.
https://forum-ukm.blogspot.com/2017/01/daftar-nama-dan-kode-rekeningakun-
dalam.html?m=1

11