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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Índice

Introdução......................................................................................................................3
Âmbito do manual........................................................................................................3
Objetivos.....................................................................................................................3
Conteúdos programáticos.............................................................................................3
Carga horária...............................................................................................................5
1.1.Como identificar todas as ações necessárias para:....................................................6
1.1.1− Satisfazer as necessidades do cliente...............................................................6
1.1.2− Cumprir os requisitos da organização..............................................................7
PLANEAMENTO,
1.1.3− Cumprir todos os requisitos legais...................................................................8

UFCD ENCADEAMENTO
1.1.4− Tomar E
em consideração os resultados das consultas........................................9
1.1.5− Cumprir quaisquer requisitos especiais definidos pelas autoridades locais..........9
0503 CALENDARIZAÇÃO DE
1.2.Como é que os diferentes elementos/atividades de um evento interagem entre si e
ATIVIDADES DE EVENTOS
com o evento.............................................................................................................10
1.3.Cumprir todos os requisitos e como equilibrar e conciliar requisitos incompatíveis entre
si...............................................................................................................................13
1.4Importância dos requisitos de saúde e segurança no processo de planeamento.........14
2.Timing e encadeamento das atividades........................................................................17
2.1.Definição do timing e o encadeamento das atividades.............................................17
2.2.Como programar as atividades para obter o melhor custo – eficácia........................20
3.Distribuir funções e responsabilidades..........................................................................22
3.1.Identificação das diferentes áreas de responsabilidade............................................22
3.2.Distribuição de funções e responsabilidade para as diferentes atividades/aspetos
detalhando as responsabilidades.................................................................................24
4.Elaboração de planos gerais.........................................................................................27
4.1.Claros e não ambíguos..........................................................................................27
4.2.Suficientemente detalhados...................................................................................32

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

4.2.1.− Corresponder às expectativas do cliente.......................................................32


4.2.2− Cumprir requisitos organizacionais.................................................................32
4.2.3− Apresentar a imagem acordada.....................................................................33
5.Consequências de um planeamento inadequado...........................................................34
Bibliografia....................................................................................................................35

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação


de curta duração nº 0503 – Planeamento, encadeamento e calendarização
de atividades em eventos, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações.

Objetivos

 Identificar as fases a considerar no planeamento de um evento.


 Definir uma sequência para as atividades em cada uma das fases e definir os
responsáveis por cada uma das atividades.
 Aprender a utilizar as técnicas para planear o timing de cada atividade.

Conteúdos programáticos

 Planeamento, encadeamento e calendarização das atividades de um evento


o Cumprir obrigações contratuais
o Corresponder às expectativas do cliente
o Apresentar aos clientes a proposta de imagem da organização
o Tomar em consideração eventuais restrições sobre a forma de
organização do evento
o Realizar contactos com outras pessoas
 - Clientes
 - Funcionários especializados
 - Outros colaboradores da organização

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

 - Com autoridades ou entidades locais de definam determinados


requisitos
 - Companhias de seguros
 - Serviços de emergência
 - Autarquias locais
 - Autoridades de licenciamento
 - Com outras organizações envolvidas
 - Fornecedores
 - Organizações especializadas
o Funções e responsabilidade de cada uma destas autoridades e
respetivos contactos
 Identificar requisitos
o Como identificar todas as ações necessárias para
 - Satisfazer as necessidades do cliente
 - Cumprir os requisitos da organização
 - Cumprir todos os requisitos legais
 - Tomar em consideração os resultados das consultas
 - Cumprir quaisquer requisitos especiais definidos pelas
autoridades locais
o Como é que os diferentes elementos/atividades de um evento
interagem entre si e com o evento
o Cumprir todos os requisitos e como equilibrar e conciliar requisitos
incompatíveis entre si
o Importância dos requisitos de saúde e segurança no processo de
planeamento
 Timing e encadeamento das atividades
o Definição do timing e o encadeamento das atividades
o Como programar as atividades para obter o melhor custo – eficácia

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

 Distribuir funções e responsabilidades


o Diferentes funções das pessoas (planeamento e realização do evento)
o Identificação das as diferentes áreas de responsabilidade
o Distribuição de funções e responsabilidade para as diferentes
atividades/aspetos detalhando as responsabilidades
 Elaboração de planos gerais
o Claros e não ambíguos
o Suficientemente detalhados
 - Corresponder às expectativas do cliente
 - Cumprir requisitos organizacionais
 - Apresentar a imagem acordada
 Consequências de um planeamento inadequado
o As possíveis consequências de
 - Planos deficientes
 - Planos incompletos

Carga horária

 50 horas

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

1.Identificar requisitos

1.1.Como identificar todas as ações necessárias para:

1.1.1− Satisfazer as necessidades do cliente

O cliente deve ser o centro de todas as atenções. A chave do sucesso no sector dos
eventos é compreender as necessidades do cliente, satisfazer essas necessidades e
«orientar» o cliente rumo ao sucesso do evento, o que pode, por vezes, implicar
recusar de forma delicada uma sugestão irrealista do cliente.

Os clientes são muitas vezes especialistas nos seus sectores de atividade ou ramo da
ciência e têm frequentemente uma ideia precisa do que pretendem atingir ao
realizar um evento. Eles não são especialistas do sector dos eventos (e por vezes
não gostam de reconhecer esse facto), mas o seu contributo para a forma como o
evento deve ser organizado para atingir os seus objetivos é crucial.

As expectativas dos clientes devem ser clara e rigorosamente identificadas, para que
seja possível gerir a organização do evento de acordo com as suas necessidades.
Por vezes, o objetivo principal é atrair o maior número de participantes ou utilizar o
melhor local disponível e não necessariamente fazer lucro. Outras vezes, o objetivo
principal do evento é, de facto, o lucro.

Seja qual for o objetivo do evento, o cliente espera sempre um determinado nível de
qualidade e pode ter expectativas quanto à realização dos seus objetivos dentro de
um determinado período de tempo.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Genericamente o cliente espera sempre tirar o máximo partido do evento pelo preço
mínimo (sendo a expectativa dos fornecedores exatamente a oposta). É por isso
necessário encontrar um compromisso adequado.

A maior parte dos organizadores afirma que a satisfação dos clientes (ou dos
delegados) é o principal objetivo da organização do evento, visto que clientes
satisfeitos são a base de um congresso bem-sucedido.

O participante é a pessoa mais importante do evento, cujas expectativas são


geralmente:
• A troca de experiências;
• As intervenções dos especialistas;
• A resolução de problemas;
• A transferência de conhecimentos;
• A troca de resultados;
• Os contactos sociais;
• Encontrar-se com outros participantes para realizar trocas.

1.1.2− Cumprir os requisitos da organização

Todas as organizações no sector dos eventos devem ter uma boa reputação. Os
serviços dos eventos podem ser muito exigentes.

Por exemplo, num congresso científico os delegados são frequentemente cientistas


ou administradores de topo, etc. e as suas necessidades podem estar acima dos
padrões médios.

Estes delegados recebem por vezes ser «mimados» pelos patrocinadores (por
exemplo, quando as empresas farmacêuticas pagam «tudo» para alguns dos
representantes), o que pode criar problemas em congressos puramente científicos
em que os patrocinadores não estão autorizados ou não estão interessados em
participar e o orçamento é limitado.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Depois de se criar uma boa imagem empresarial, esta deve ser preservada com o
maior cuidado pois pode ser facilmente posta em causa com um simples erro, que é
muitas vezes rapidamente transmitido a outros potenciais clientes.

A manutenção de elevados padrões de qualidade é essencial para a viabilidade a


longo prazo da organização, permitindo conquistar uma vantagem sobre a
concorrência.

1.1.3− Cumprir todos os requisitos legais

A maior parte dos eventos são realizados em países desenvolvidos (UE, EUA, Ásia-
Pacífico) pelo que os requisitos legais são geralmente semelhantes, ou mesmo
idênticos. No entanto, há especificidades locais em todos os países que os
organizadores de eventos devem conhecer.

Por exemplo, em determinados países europeus existe legislação que limita o


acesso dos camiões às autoestradas. Durante os fins-de-semana e feriados nacionais
os camiões não podem circular nas autoestradas, o que pode trazer problemas
logísticos aos organizadores na coordenação dos transportes de artigos para
exposição.

É por isso essencial conhecer toda a legislação passível de afetar o normal


funcionamento do seu evento e, durante o planeamento, deverá reservar tempo
para verificar se toda a legislação relevante está a ser cumprida.

1.1.4− Tomar em consideração os resultados das consultas

Durante a organização de eventos é necessário realizar reuniões pessoais, consultas,


recolha de informação, negociar e procurar soluções para os problemas e definir a
melhor forma de atingir os resultados desejados.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

As consultas podem afetar o planeamento e resultar numa alteração de estratégia,


em função de novas necessidades ou factos que possam surgir. Este é um processo
contínuo durante todas as fases dos projetos de organização de eventos, e é por
isso importante que seja reservado tempo para um acompanhamento e revisão
contínuos das atividades, de forma a incorporar os resultados das consultas.

1.1.5− Cumprir quaisquer requisitos especiais definidos pelas autoridades


locais

Dada a necessidade de cumprir toda a legislação relevante, é aconselhável procurar


um consultor local que possa aconselhá-lo sobre regras das autoridades com as
quais não esteja familiarizado. Existem muitas vezes especialistas nas autoridades
locais que podem aconselhá-lo e apoiá-lo.

Como este é essencialmente um exercício de recolha de informação, seguido da


implementação das medidas necessárias para cumprir as regras impostas pelas
autoridades, como por exemplo obter as licenças necessárias, deverá planear a
atividade tomando em consideração os funcionários e o tempo disponíveis para a
realizar.

1.2.Como é que os diferentes elementos/atividades de um evento


interagem entre si e com o evento

Companhias de Seguros
Os seguros representam um requisito muito importante para a organização de
eventos, e é necessário identificar quais as áreas de risco e que aspetos específicos
deverão ser cobertos por seguros.

Algumas instalações podem exigir a realização de um seguro como parte integrante


das suas condições para albergar o evento e a maior parte dos organizadores deve

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

garantir que todos os riscos principais estão cobertos, tal como o cancelamento do
evento e a perda da receita no caso de ações terroristas, guerras, etc., e também
naturalmente a cobertura de responsabilidades civis.

As companhias de seguro têm geralmente pessoal especializado com conhecimentos


necessários para aconselhar os organizadores em questões de seguros. O nível de
especialização que estes oferecem determina se o seu evento está ou não
devidamente coberto.

Esta é uma questão muito importante, na medida em que uma inadequada


cobertura pode ter consequências desastrosas.

Serviços de Emergência
No caso de surgir uma emergência, deve ser seguido um plano de emergência. No
entanto, chama-se a atenção que é essencial para os organizadores saberem como
reagir em situações de emergência para garantir a segurança dos participantes do
evento.

Os organizadores devem estar especialmente cientes de:


• A localização das saídas de emergência;
• Os meios de anunciar as emergências;
• Os pontos de encontro em caso de evacuação de um edifício devido a um
incêndio;
• As responsabilidades delegadas e procedimentos de reporte;
• Como ter acesso aos serviços de assistência médica;
• A lista de números de telefone para aceder rapidamente aos serviços
relevantes.

Autoridades Locais
O sector de eventos necessita muitas vezes do apoio das autoridades locais para a
organização dos eventos. A importância de garantir o cumprimento dos requisitos
das autoridades locais não deve nunca ser subestimada. Se isto não for devidamente
acautelado pode resultar no encerramento do seu evento.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

O apoio das autoridades locais concentra-se, por vezes, em aspetos relacionados


com a promoção da cidade (ou da região) destino do evento. As autoridades locais
podem dispor de uma equipa especializada para prestar assistência na resolução dos
aspetos da organização do evento que podem ter um impacto negativo na vida dos
residentes locais.

Por exemplo, a gestão do trânsito, de engarrafamentos e do estacionamento


automóvel dentro da cidade, ou mesmo o encerramento de algumas artérias para a
realização de um festival ou de uma parada.

As autoridades locais podem também oferecer apoio financeiro para um evento, de


forma a atrair pessoas para a sua cidade. Frequentemente, este apoio passa por um
jantar patrocinado ou outro tipo de evento social, onde o presidente da câmara local
poderá estar presente, dando as boas vindas aos participantes.

As Autoridades de Licenciamento
É necessário trabalhar em conformidade com a legislação local, regional e nacional
relativamente a licenças necessárias para um evento. Por exemplo os organizadores
devem respeitar as leis locais relativas a eventos ao ar livre, espetáculos de
entretenimento, à venda de álcool ou ao acesso e utilização de edifícios históricos.

Deve notar-se também que a não obtenção das licenças necessárias para o seu
evento pode resultar em atrasos ou, no pior cenário, levar ao cancelamento do
evento.

Organizações

Fornecedores
A escolha de bons fornecedores, que ofereçam produtos e serviços de qualidade a
um bom preço, é um fator decisivo para o sucesso de um evento.

Antes de assinar qualquer contrato de fornecimento, deverá fazer-se uma escolha


criteriosa dos fornecedores, estudando nomeadamente as suas referências e
padrões de qualidade. Por vezes um fornecedor poderá estar a sobrestimar os seus

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

preços e este facto pode ter um grande impacto em eventos em que os números
sejam variáveis.

Isto mostra que é imprescindível obter cotações de preços firmes para cada um dos
eventos que organize. Embora os fornecedores não sejam aparentemente a parte
mais importante de um evento, o seu papel é indispensável e uma falha por parte de
um fornecedor pode afetar significativamente o resultado do evento.

Organizações especializadas
É necessário por vezes recorrer durante o evento a organizações especializadas. Por
exemplo, durante a cerimónia de abertura, podem ser necessários fornecedores
especializados em stands ou o fornecimento de efeitos especiais.

Alguns dos fornecedores podem não estar familiarizados com o sector de


organização de eventos e será necessário informá-los, o mais detalhadamente
possível, sobre os requisitos necessários e orientá-los de maneira a obter o resultado
desejado.

1.3.Cumprir todos os requisitos e como equilibrar e conciliar


requisitos incompatíveis entre si

Um planeamento inadequado das ações necessárias para identificar e tomar em


consideração as recomendações resultantes das suas consultas, bem como dos
requisitos das autoridades, pode ter consequências graves no seu evento.

Estes especialistas podem fornecer informação essencial para apoiar o seu evento e
se não for reservado tempo para obter a informação necessária, corre-se o risco de
prejudicar o sucesso do evento.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

1.4Importância dos requisitos de saúde e segurança no processo de


planeamento

Para garantir a saúde e segurança dos participantes e funcionários do evento, o


organizador deve antes de mais cumprir todos os critérios legislativos relevantes no
que respeita às questões da saúde e segurança, bem como qualquer legislação local
que possa afetar o evento.

Apresentam-se seguidamente alguns exemplos de legislação sobre incêndios e


segurança:

A administração do local do evento pode determinar a interdição de fumar ou


manusear fogo durante a organização de eventos sociais, culturais, de vendas,
desportivos ou outros. Poderá ser permitido fumar em determinadas áreas
específicas desde que o consultor da segurança contra incêndios dê o seu acordo.

Todos os acessos devem estar livres de obstáculos de forma a não prejudicar


eventuais operações de evacuação e deve haver uma distância mínima de 2 metros
entre as filas de stands, se estes estiverem dispostos em filas contínuas.

Entre as laterais dos stands, devem existir acessos adequados, isto é, com um
espaço mínimo de 85 cm.

As saídas de emergência, caixas de distribuição de eletricidade, interruptores


principais e selos dos distribuidores de gás, eletricidade, água, etc. não devem estar
bloqueados ou colocados em locais demasiado estreitos.

Isto aplica-se também a todo o equipamento de proteção contra incêndios, por


exemplo, extintores, bocas-de-incêndio, sensores de alarme contra incêndios (EPS),
terminais de sistemas de extinção de fogos (sprinklers).

Os stands localizados junto a superfícies de vidro em torno do perímetro do edifício,


devem ter um afastamento mínimo de 150 cm em relação à superfície de vidro – a

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

chamada "zona de separação do incêndio". Não devem existir materiais inflamáveis


ou de luta contra incêndios junto da área envidraçada nem no exterior do edifício.

O organizador de um determinado evento tem a obrigação de fornecer as


características técnicas contra incêndio de todas as substâncias, artigos e
mercadorias utilizados, expostos, vendidos ou armazenados;

É geralmente proibido utilizar, armazenar ou manusear, de qualquer maneira,


substâncias ou líquidos inflamáveis ou incendiáveis, queimadores de gás
engarrafado, fogões e aquecedores portáteis (de gás ou elétricos), bem assim como
tanques sob pressão (garrafas de gás propano ou butano ou outros gases
comprimidos).

O organizador tem a obrigação de garantir que o número de pessoas dentro do


edifício não exceda o máximo autorizado, tendo em vista uma eventual evacuação.

Em segundo lugar, o organizador deve proceder a uma avaliação de riscos para


identificar potenciais perigos resultantes da natureza específica do evento.

Deve ser elaborado um plano de emergência para identificar as respostas adequadas


a situações de emergência resultantes dos riscos identificados e as autoridades
relevantes e serviços de emergência devem analisar o plano de emergência para
confirmar que este está de acordo com os seus procedimentos.

Os organizadores devem também planear todas as ações necessárias para garantir


uma segurança adequada durante o evento. O tipo de segurança necessário
dependerá obviamente da natureza do evento.

Por exemplo, pode ser inadequado contratar os serviços de um corpo de


especialistas (com experiência no controlo de multidões em concertos de música
rock e eventos desportivos) para garantir a segurança durante um congresso.

No entanto, pode ser necessário contratar pessoal de segurança para um grande


congresso que inclua uma exposição, para vigiar a segurança dos artigos expostos e

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

impedir o acesso a determinadas áreas por pessoal não autorizado. Mais uma vez as
ações necessárias para obter estes recursos devem ser planeadas e deverá ser
reservado tempo suficiente para as realizar.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

2.Timing e encadeamento das atividades

2.1.Definição do timing e o encadeamento das atividades

É necessário reservar tempo suficiente para realizar todas as atividades de uma


forma eficiente e eficaz. Isto significa que os organizadores devem calcular quanto
tempo deverá levar cada atividade e definir um prazo para a sua realização. Neste
processo, é importante considerar a sequência em que as atividades devem ser
realizadas.

Por exemplo, não é possível iniciar uma campanha de marketing para um evento
antes de todo o material de marketing (por exemplo, brochuras, anúncios, etc.)
estar concebido e impresso.

O que é importante é que as atividades sejam realizadas de acordo com uma


sequência lógica, que os períodos destinados a estas atividades respeitem os prazos
definidos, e que elas tomem em consideração os requisitos das outras entidades
envolvidas na organização do processo.

As atividades devem ser encadeadas de acordo com uma ordem lógica, em


particular, quando não seja possível começar uma atividade antes de outra estar
concluída.

Por exemplo, o equipamento de audiovisual não pode ser alugado até que sejam
conhecidos os requisitos dos oradores. Isto significa que não só é importante
encadear as atividades corretamente como também reservar tempo suficiente para
realizar cada uma delas.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Com a experiência, o organizador vai desenvolvendo a perceção de quanto tempo é


necessário atribuir a cada atividade, mas, em geral, ele deve permitir realizar a
atividade e ainda verificar se esta foi concluída corretamente e em conformidade
com os necessários padrões de qualidade.

As atividades delegadas devem ser claramente identificadas na agenda para que os


interessados estejam conscientes de quem está a desenvolver determinada atividade
e até quando.

Isto ajudará também os colegas dentro da organização em questão a planear o seu


próprio trabalho de forma mais eficiente, em especial, se estes estiverem envolvidos
em diferentes eventos.

Por outras palavras, os resultados desejados dependem da definição e realização


dos objetivos dentro dos prazos definidos. Por isso, o timing e a sequência das
atividades devem ser definidos de forma a atingir os objetivos em conformidade com
o acima referido.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Exemplo de agenda de atividades

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

2.2.Como programar as atividades para obter o melhor custo –


eficácia

Os organizadores vêm-se muitas vezes confrontados com pedidos para realizar


eventos de elevada qualidade por preços mínimos e dentro de prazos absolutamente
irrealistas. Uma das competências que um organizador de eventos deve desenvolver
é a capacidade de tirar o maior partido dos recursos disponíveis, mesmo que estes
sejam limitados em termos de orçamento, de funcionários e de tempo.

Para conseguir isto o organizador deve ser capaz de negociar, influenciar e persuadir
terceiros de forma eficaz, de gerir o tempo, delegar tarefas, dar apoio, avaliar os
desempenhos, realizar tarefas múltiplas, liderar com base no exemplo e, em geral,
fazer milagres (neste último caso, diariamente).

Na organização de eventos, o tempo disponível parece ser sempre insuficiente,


porque quando um prazo é atingido surge logo outro no horizonte. Assim, para
atingir todos os objetivos é necessário tirar o maior partido dos recursos disponíveis.

Para conseguir isto, o organizador poderá delegar algumas tarefas (interna ou


externamente, isto é em fornecedores e prestadores de serviço), funcionando como
o coordenador e assegurando a monitorização dos desempenhos.

Em determinadas ocasiões, poderão haver poucas pessoas em quem delegar estas


tarefas, por alguns dos colaboradores da sua organização estarem envolvidos
noutros eventos com prazos mais curtos, ou por determinados funcionários
importantes estarem de férias ou doentes.

Outros recursos, como por exemplo determinados materiais, podem ser difíceis de
encontrar ou demorarem muito tempo a obter.

Por exemplo, para imprimir uma brochura a cores alusiva a uma conferência é
necessário, em primeiro lugar, elaborar um esboço; depois, solicitar uma prova a

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

uma gráfica, que deverá ser aprovada ou corrigida pelo organizador do evento, pelo
cliente e possivelmente também por outras pessoas; e só então a brochura poderá
ser impressa, o que pode exigir diferentes métodos de impressão, seguidos pela
secagem da tinta.

Isto acentua a importância de manter flexibilidade em relação aos prazos definidos


para a conclusão das atividades, na medida em podem sempre ocorrer as
circunstâncias mais inesperadas (nomeadamente uma avaria do equipamento de
impressão). O mais importante a reter é que nunca é cedo de mais para iniciar o
planeamento, mas pode já ser demasiado tarde.

Os centros de conferências e hotéis devem ser reservados com bastante


antecedência e ao escolher o destino e o timing do evento, é importante considerar
questões como: alterações climáticas, feriados nacionais, possibilidades de
transporte, as atracões locais existentes (em termos de percursos turísticos,
passeios antes e depois do evento, etc.) e serviços internacionais.

Para atingir os resultados desejados, deverá primeiro definir claramente quais são
esses resultados. Estes dependerão das necessidades e expectativas do cliente, dos
requisitos da sua organização, dos requisitos do evento (em termos de recursos,
autorizações e licenças das autoridades locais), das ações a desenvolver e dos meios
de avaliar os desempenhos na realização de todos estes aspetos.

3.Distribuir funções e responsabilidades

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

3.1.Identificação das diferentes áreas de responsabilidade

A identificação das funções e responsabilidades é o passo mais importante do


processo do planeamento. Geralmente existe sempre um Diretor do projeto que é
responsável pela organização geral do evento e pela coordenação das atividades que
devem ser realizadas para produzir o evento, em colaboração com a comissão
organizadora.

Para um congresso internacional a hierarquia das responsabilidades é a seguinte:

 Organização Internacional (Comissão internacional)


 Organização Nacional (Comissão organizadora local)
 Diretor de Projeto
 Equipa do Evento, fornecedores e empreiteiros

O Diretor do
projeto define
as funções
que devem
ser realizadas
pelos outros
colaboradores ou por organizações externas que assumam responsabilidades na
implementação de determinados aspetos do evento.

No caso de um congresso, estas funções podem ser atribuídas a departamentos ou


indivíduos que assumam a responsabilidade dos seguintes aspetos:

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

• Fornecimento de material audiovisual e técnico;


• Coordenação da Exposição;
• Marketing, vendas e promoção;
• Acompanhamento financeiro e monitorização orçamental;
• Registo e apoio aos delegados;
• Articulação entre a saúde e a segurança do evento;
• Articulação entre os transportes e a logística;
• Articulação com os oradores, moderadores e animadores;
• Elaboração de materiais.

É claro que as funções e responsabilidades variam consoante o tipo de evento, isto é


se se tratar de um congresso, de um evento desportivo, de uma exposição, etc.

Sem a devida atribuição de funções e respetivas responsabilidades, o resultado será


funcionários confusos sobre aquilo que se espera deles. Claro que se esta situação
não for resolvida, terá um impacto negativo no cliente e nos participantes do evento,
bem como na reputação do organizador.

3.2.Distribuição de funções e responsabilidade para as diferentes


atividades/aspetos detalhando as responsabilidades

Do ponto de vista do cliente, deve haver apenas uma pessoa de contacto: o Diretor
do projeto.

Relativamente ao Diretor do projeto, ele tem uma responsabilidade geral pela


implementação da organização do evento, atribuindo funções a indivíduos ou
departamentos dentro da organização e a fornecedores e empreiteiros externos. A
forma como as tarefas e responsabilidades são atribuídas contribuirá, sem dúvida,
para uma gestão sem incidentes.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Todos os indivíduos a quem sejam atribuídas funções e responsabilidades deverão


possuir as competências, a experiência e as qualificações necessárias ou terem
recebido formação para realizarem essas tarefas.

Todos eles devem compreender a estrutura do evento, bem como a forma como as
diferentes funções interagem entre si e estar motivados, entusiasmados e terem
confiança no seu trabalho.

Uma vez que os organizadores trabalham muitas vezes com prazos muito apertados,
e a correção do trabalho de funcionários sem formação pode provocar atrasos
desnecessários, não se deve subestimar a importância de funcionários e de
empreiteiros competentes e qualificados.

Os especialistas têm uma função crucial na realização do congresso. Uma das


funções mais importantes é desempenhada pelos fornecedores de catering (comida
e bebidas).

Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestões acerca do tipo de comida
que se pode oferecer (especialmente no caso de serviços de catering com produtos
dietéticos) bem como da forma de fornecer a comida, em função dos requisitos do
evento (buffet ou refeição servida à mesa).

Os fornecedores de audiovisual (fornecedores do apoio técnico) podem apoiar os


organizadores, dando sugestões quanto ao equipamento mais adequado para o
evento e oferecendo apoio técnico durante o evento para garantir que o evento
corre sem incidentes.

As empresas de transportes fornecem veículos para a transferência de participantes


do aeroporto para o hotel, do hotel para o evento, para onde se realizem
acontecimentos sociais ou para outros locais de interesse. É importante que a
empresa de transportes esteja familiarizada com a área para evitar atrasos e que

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

forneça veículos seguros e de confiança, bem como condutores seguros e educados.


A qualidade do transporte pode afetar o sucesso do evento.

Por exemplo, um autocarro velho e sujo, sem ar condicionado e com um motor


barulhento, não transmitirá aos participantes um sentimento de segurança, podendo
prejudicar a sua reputação como organizador.

Diz-se muitas vezes que os participantes se esquecem facilmente do tema de uma


conferência mas que se lembram perfeitamente do que comeram. Um fornecedor de
catering bem escolhido pode inclusive salvar um evento!

Os fornecedores de audiovisuais que ofereçam equipamento de qualidade e


confiança são também essenciais para um evento bem organizado. Nos eventos
internacionais os fornecedores de audiovisuais devem também ter bons
conhecimentos de Inglês técnico, bem como de outras línguas mais faladas
internacionalmente, para facilitar as comunicações entre os oradores e os
funcionários do evento e de apoio.

Há muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente funcionários


de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurança, da informação, etc. Estas
pessoas contribuem para o evento prestando serviços de apoio. Todos eles devem
estar cientes da importância dos clientes. Devem falar inglês e ser educados e
corretos.

Qualquer funcionário que não esteja ciente da importância dos clientes pode
prejudicar o evento, ou por não prestar os serviços com a devida qualidade ou por
prestar os serviços de forma grosseira, deixando os participantes insatisfeitos. E isto
pode, mais uma vez, resultar num evento de fraca qualidade para o participante e
numa má reputação para o organizador.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

4.Elaboração de planos gerais

4.1.Claros e não ambíguos

É essencial elaborar um plano geral que cumpra os objetivos nele definidos.

O plano deve ser claro e sem ambiguidades, específico quanto aos requisitos do
evento, realizável e realístico nos seus pormenores, mensurável para efeitos de
monitorização dos desempenhos e do cumprimento dos objetivos, devendo ainda
incluir um calendário de atividades onde são definidas as datas de início e de
conclusão de cada uma.

Este plano é geralmente elaborado pelo Diretor do projeto e aprovado pela comissão
organizadora ou pelo cliente. O plano deve ser flexível para que possa ser retificado
e melhorado em função de alterações nas circunstâncias no decorrer do evento.

O nível de pormenor do plano dependerá das funções e responsabilidades do


indivíduo a quem estas forem atribuídas.

Por exemplo, para os funcionários mais importantes é necessário um nível de


pormenor superior ao dos funcionários subordinados que atuam sob supervisão. Os
funcionários mais importantes irão também necessitar de acesso aos pormenores
das funções e responsabilidades dos outros departamentos ou indivíduos cujo
trabalho pode ter implicações nas suas próprias atividades.

O plano deve também permitir que os departamentos e organizações externas


possam elaborar planos mais detalhados de acordo com as suas próprias práticas de
trabalho, sendo por isso necessário que o nível de pormenor seja suficiente para

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

garantir que todo o planeamento subsequente realizado por terceiros esteja de


acordo com as necessidades e expectativas dos clientes, requisitos da organização
para manter a sua imagem, requisitos do evento em termo dos padrões da
qualidade, mercados alvo, etc.

Por exemplo, se a monitorização financeira e a gestão orçamental for atribuída a um


gestor financeiro especializado dentro da sua organização, ele vai necessitar de
pormenores, nomeadamente quanto aos limites orçamentais, objetivos de lucro
definidos pelo cliente, padrões de qualidade requeridos, número de participantes
esperados, geração potencial de receitas, lista de recursos a serem adquiridos e
respetivo custo, de forma a elaborar um plano financeiro adequado.

26
Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Uma conferência de um dia, por exemplo, poderá incluir as seguintes atividades:

HORA FUNÇÃO ATIVIDADE RESPONSÁVEL

9.00 h- 9.30 Inscrição e boas-vindas Assegurar o atendimento da mesa de Linda


dos delegados inscrições
h
Distribuir pacotes de informação
Distribuir identificações
Encaminhar os delegados para a sala
do café
Encaminhar os delegados para o local
de arrumação de malas e bagagens
Encaminhar os delegados para o
vestíbulo

A partir das Inscrição e boas-vindas Assegurar o atendimento da mesa de Sílvia


dos oradores inscrições
9.00 h
Distribuir pacotes de informação
Distribuir identificações
Encaminhar os oradores para a sala de
preparação
Encaminhar os oradores para a sala do
café
Encaminhar os oradores para a sala da
conferência

9.15 h- 9.30 Ensaio das Recolher slides da sala de preparação Jorge


apresentações dos oradores
h
Montar o projetor
Ensinar os oradores a utilizar o
equipamento
Verificação dos requisitos de saúde e
segurança – verificar a existência de
obstruções e riscos na sala da
conferência

9.30 h Conferência Encaminhar os delegados para a sala Linda


da conferência às 09.30 horas.
Dar instruções aos responsáveis do
catering para retirarem os cafés

9.30 h – Apresentações na Dar apoio técnico Jorge

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

10.45 h conferência

10.30 h Preparar o intervalo para Confirmar hora do café da manhã e Sílvia


número de pessoas com os
café
responsáveis
do catering

10.45 h – Intervalo para café Assegurar o atendimento da mesa de Sílvia


inscrições para responder a quaisquer
11 .00 h
questões

11.00 h Conferência Encaminhar os delegados para a sala Linda


da conferência às 11.00 horas
Dar instruções aos responsáveis do
catering para retirarem os cafés

11.10 h Verificar as instalações Verificação dos requisitos de saúde e Linda


segurança – verificar a existência de
do evento
obstruções e riscos na sala da
conferência

11 h – 12.30 Apresentações na Dar apoio técnico Jorge


h conferência

12.15 h Preparar intervalo para o Confirmar hora do almoço e número Sílvia


de pessoas com os responsáveis do
almoço
catering

13.15 h Ensaio com as Recolher slides da sala de preparação Linda


dos oradores
apresentações da tarde
Ensinar os oradores a utilizar o
equipamento
Verificação dos requisitos de saúde e
segurança – verificar a existência de
obstruções e riscos na sala da
conferência

13.30 h Conferência Encaminhar os delegados para a sala Jorge


da conferência às 13.30 horas
Dar instruções aos responsáveis do
catering para retirarem o almoço

13.30 h – Apresentações na Dar apoio técnico Linda


15.00 h conferência

13.10 h Verificar as instalações Verificação dos requisitos de saúde e Jorge


segurança – verificar a existência de
do evento

28
Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

obstruções e riscos na sala da


conferência

14.45 h Preparar o intervalo para Confirmar hora do lanche e número de Sílvia


pessoas com os responsáveis do
o lanche
catering

15.00 h Intervalo para o lanche Assegurar o atendimento da mesa de Linda


inscrições para responder a quaisquer
questões

15.15 h Conferência Encaminhar os delegados para a sala Sílvia


da conferência

15.15 h – Conferência Dar apoio técnico Jorge


16.00 h

16.00 h Encerramento da Assegurar o atendimento da mesa de Sílvia


conferência inscrições
Recolher folhas de avaliação
Recolher identificações
Distribuir as bagagens
Chamar táxis para os delegados

16.30 h Verificar as instalações Verificar que todos os delegados Linda


do abandonaram as instalações
evento

29
Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

4.2.Suficientemente detalhados

4.2.1.− Corresponder às expectativas do cliente

O cliente é o centro de toda a atividade organizacional. Sem o cliente e as suas


necessidades não haveria evento. Assim, todas as necessidades do cliente devem, se
possível, ser satisfeitas e cabe ao organizador fornecer os bens e serviços
necessários a essa satisfação, recorrendo à sua organização ou a especialistas e
fornecedores externos.

O planeamento de recursos faz por isso parte das funções de um organizador e as


ações para obter esses recursos devem ser decompostas em atividades planeadas e
realizadas ou delegadas.

O cliente poderá também exigir que lhe sejam apresentados relatórios de progresso
regulares, para se manter informado sobre o andamento das atividades de
planeamento, e definir datas para a conclusão de determinadas atividades, devendo
esta exigência ser considerada no seu calendário de atividades e ser planeada
durante o encadeamento das atividades de planeamento.

4.2.2− Cumprir requisitos organizacionais

Por vezes o organizador de eventos pode ser responsável pela organização de mais
do que um evento em simultâneo, devendo, neste caso, tentar equilibrar as
necessidades do cliente com as necessidades da sua própria organização. O
encadeamento das atividades e a definição de prazos para a conclusão das tarefas
são por isso essenciais.

30
Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

As necessidades organizacionais, designadamente garantir que existem funcionários


disponíveis, ocupados a tempo inteiro, que dispõem de tempo suficiente para
contribuir para os eventos pelos quais são responsáveis, devem ser asseguradas.

Além disso, devem também ser mantidos os padrões de qualidade no fornecimento


de serviços.

4.2.3− Apresentar a imagem acordada

Os funcionários mais importantes devem ter acesso aos pormenores do trabalho


desenvolvido por outras pessoas que possam ter impacto sobre as suas próprias
atividades.

Isto pode abranger muitos aspetos do evento, na medida em que apesar das várias
pessoas, departamentos e organizações estarem a trabalhar para atingir os objetivos
que lhes foram delegados, todos eles trabalham para um só objetivo principal, e
devem por isso trabalhar em uníssono.

Tal como no exemplo anteriormente apresentado, o gestor financeiro terá de


conhecer as implicações, em termos de custo, das atividades realizadas pelo pessoal
do marketing e por aqueles que são responsáveis por obter recursos, os custos
prováveis das atividades de avaliação de riscos para garantir condições de saúde e
segurança no evento, etc.

Isto porque despesas excessivas numa determinada área podem reduzir os recursos
financeiros disponíveis para outras.

31
Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

5.Consequências de um planeamento inadequado

As consequências de um planeamento não rigoroso ou incompleto podem ser muito


graves.

Se as licenças emitidas pelas autoridades locais não forem devidamente identificadas


e obtidas, se o processo de aquisição de recursos não for gerido de forma eficaz ou
se o planeamento não for adequadamente monitorizado para identificar eventuais
omissões por parte de terceiros, o sucesso geral do evento será necessariamente
afetado.

Assim, como foi referido anteriormente, o Diretor do evento (organizador) deve ser
uma pessoa bem qualificada, com competências múltiplas e capaz de fazer milagres.

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Planeamento, encadeamento e calendarização de atividades de eventos

Bibliografia

 Allen, John. et al. Organização e gestão de eventos. Ed. Campos, 2002

 Giacaglia, Maria Cecília, Organização de eventos: teoria e prática, Ed.


Thomson, 2003

 Pedro, Filipe et.al, Gestão de eventos, Ed. Quimera, 2005

 Watt, David, Gestão de eventos em lazer e turismo, Ed. Bookman

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