Analisis Kebutuhan SDM Laboratorium Berdasarkan Beban Kerja

Komponen kunci dari perencanaan SDM adalah penentuan tipe SDM

yang diperlukan. Perencanaan SDM bertujuan untuk mencocokkan SDM
dengan kebutuhan organisasi yang dinyatakan dalam bentuk aktifitas.
Merencanakan kebutuhan SDM berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut :
a. Mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan
b. Mengidentifikasi tuntutan keterampilan dan cara memenuhinya
c. Menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan
d. mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel
e. meningkatkan pemanfaatan karyawan
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung
kebutuhan SDM, salah satu di antaranya adalah dengan menggunakan analisis
beban kerja. Yang dimaksud dengan beban kerja adalah frekuensi rata-rata
masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja juga
dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan
yang dipengaruhi oleh pembagian kerja (job distribution), ukuran kemampuan
kerja (standard rate of performance) dan waktu yang tersedia.
Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam
peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term).
Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun dan selama-lamanya dua
tahun. Tehnik analisis ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman
penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan personalia.
Salah satu cara untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan beban kerja diformulasikan oleh Peter J. Shipp (1998) dan
dianjurkan oleh WHO. Panduan penghitungan kebutuhan tenaga kerja ini telah
disesuaikan dengan kondisi Rumah Sakit di Indonesia. Metode beban kerja ini
mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis dapat diterima,
komprehensif, realistis dan dapat diterima oleh manajer medik maupun manajer
non-medik.
Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang
dilakukan oleh masing-masing tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah
penyusunan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode ini adalah :
1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya,
2) menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun,
3) menyusun standar beban kerja,
4) menyusun standar kelonggaran dan
5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja
Untuk menghitung beban kerja ini diperlukan hal-hal seperti : standar
pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja (job description) bagi setiap
tenaga kerja.
Ada lima langkah dalam menghitung kebutuhan tenaga laboratorium
berdasarkan beban kerja, yaitu :

LANGKAH PERTAMA : menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil
contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja
teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi,
imunoserologi) dan kategori tenaga yang dipilih adalah
Analis Kesehatan.
LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga
Analis Kesehatan selama satu tahun. Data yang
dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia
adalah :
1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi
laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan
 selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga
dalam seminggu terdapat 7 hari kerja.
2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12
hari dalam satu tahun.
3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Pranata
Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti
pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per
tahun.
4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun
terdapat 15 hari libur nasional.
5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem
shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari
seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra
libur selama 1 hari. Di Instalasi Patologi Klinik rata-
rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7
hari
6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama
sehari adalah 8 jam.
Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan
penghitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan
rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F
 Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang
tersedia dalam setahun.

Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan

A Hari Kerja 365 Hari per tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun

C Pendidikan dan Latihan 5 Hari per tahun

D Hari Libur Nasional 15 Hari per tahun

E Ketidakhadiran Kerja 84 Hari per tahun

F Waktu Kerja 8 Jam per hari

Waktu Kerja 249 Hari per tahun

Jam Kerja 1992 Jam per tahun

Waktu Kerja 119520 Menit per tahun

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :

Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 )
= 249 hari/tahun
= 1992 jam/tahun
= 119520 menit/tahun

LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja

adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1
tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah
Analis Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu
kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata
 waktu) dan waktu yang tersedia per tahun. Data dan
informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar
beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai
berikut :
1. kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan
pada langkah pertama di atas,
2. standar profesi, standar pelayanan dan standar
prosedur operasional tetap yang berlaku,
3. rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga
(Analis Kesehatan) untuk menyelesaikan kegiatan
pelayanan, dan
4. data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-
masing unit pelayanan teknis (hematologi, kimia klinik,
mikrobiologi, imunoserologi)

Beban kerja Analis Kesehatan meliputi :

1. Kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis
Kesehatan, misalnya : sampling, preparasi sampel,
memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan,
kalibrasi alat, memeriksa sampel kontrol, membuat
reagen, dll.
2. rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
setiap kegiatan pokok, misalnya rerata waktu untuk
memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu
untuk membuat reagen A adalah 15 menit, dsb.
3. standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun
dihitung dengan rumus perhitungan sebagai berikut :

Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun :

rerata waktu per kegiatan pokok.
LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk
mengetahui faktor kelonggaran kategori tenaga yang
meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk
menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait
langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya
kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan.

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan

melalui pengamatan dan wawancara kepada tenaga
Analis Kesehatan mengenai :
1. kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan
pelayanan, misalnya rapat, istirahat, sholat, makan;
2. frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan;
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
kegiatan.
Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran
adalah sebagai berikut :
Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran :
waktu kerja tersedia per tahun.
Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :

Faktor Kelonggaran Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran

Rapat 2 jam per bulan 0.012

Istirahat, sholat, makan 30 menit per hari 0.092

Jumlah 0.104
LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang
bertujuan untuk memperoleh jumlah dan kategori tenaga
Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban
kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan
untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri dari:
1. data yang diperoleh dari langkah-langkah
sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar beban
kerja dan standar kelonggaran;
2. kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu
tahun, dimana penulis mengambil data kuantitas
kegiatan pokok selama satu tahun.
Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah
diperoleh, Standar Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber
data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata Laboratorium dengan
menggunakan rumus sebagai berikut :
Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja)
+ Standar Kelonggaran. Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan
pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum ditambahkan dengan Standar
Kelonggaran.