Você está na página 1de 54

DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA

UFCD3839

341024

Técnicos Comerciais

UFCD 3839
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

INTRODUÇÃO

Objectivos
No final desta unidade temática, os formandos deverão estar habilitados a:

Organizar e preencher os documentos de acordo com as diferentes fases da


actividade comercial, respeitando os circuitos da correspondência numa empresa.
.

Conteúdos programáticos

Documentos comerciais

Selecção e organização
Preenchimento

Circuito da correspondência
Recepção
Abertura / registo
Distribuição
Expedição

341024 Técnicos Comerciais

Página 2 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

1. Documentos Comerciais

2. Circuito da Correspondência

3. Anexos

341024 Técnicos Comerciais

Página 3 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
DOCUMENTO

ÉÉ qualquer objecto elaborado por uma pessoa com o fim de reproduzir ou representar uma
pessoal, coisa ou facto.

Os documentos podem ser ESCRITOS ou NÃO ESCRITOS (fotografia, filme, gravaçaã o aá udio).

Os documentos mais utilizados nas operaçoã es comerciais saã o os DOCUMENTOS ESCRITOS


porque oferecem maior segurança em caso de conflito.

Haá situaçoã es em que os DOCUMENTOS ESCRITOS saã o OBRIGATÓRIOS – caso de compra e


venda de casas que devem ser celebrados em ESCRITURA PÚBLICA.

TIPOS DE DOCUMENTOS

AUTÊNTICOS – Documentos elaborados pelo notaá rio e que fazem prova plena dos
factos.
PARTICULARES – Documentos elaborados pelas partes, naã o pelo notaá rio, e que naã o
fazem prova plena dos factos.
AUTENTICADOS – Documentos particulares confirmados pelo notaá rio.

Os documentos podem ser ORIGINAIS ou CÓPIAS:

Cópias de 1º grau – as que saã o tiradas do documento original


Cópias de 2º, 3º ou 4º grau – as que saã o tiradas da 1ª, 2ª ou 3ª coá pias

As CÓPIAS podem ser fotográficas (fotocoá pias) ou não fotográficas (coá pias manuscritas ou
dactilografadas).

DOCUMENTOS NORMALIZADOS

Saã o aqueles que obedecem a uma ideê ntica estrutura, ideê ntico conteuá do e dimensaã o.

341024 Técnicos Comerciais

Página 4 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Exemplo: cheque

Os documentos processados por computador devem conter a expressaã o PROCESSADO POR


COMPUTADOR.

CONTRATOS:

Nome do contrato
Identificaçaã o das partes: nome, estado civil, domicíálio, nuá mero data e local do
BI/Cartaã o Cidadaã o, nuá mero de contribuinte
Claá usulas descritivas de um contrato
Local e data da celebraçaã o do contrato
Assinatura sobre o selo branco

REQUERIMENTOS:

Tipo de requerimento
Identificaçaã o da entidade a quem o requerimento eá dirigido
Identificaçaã o do requerente: nome, estado civil, domicíálio, nuá mero data e local do
BI/Cartaã o de Cidadaã o, nuá mero de contribuinte
Descriçaã o daquilo que se requer
Local e data do requerimento
A frase:” Pede deferimento”
Assinatura precedida da expressaã o “O Requerente”

ACTAS:

Nuá mero da acta

341024 Técnicos Comerciais

Página 5 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Dia, meê s ano e hora da realizaçaã o
Local
Mençaã o das caracteríásticas da reuniaã o
Nome do presidente da mesa e dos secretaá rios
Ordem de trabalhos
Lista de presenças
Nome dos intervenientes e resumo das intervençoã es
Resultado da votaçaã o se a houver
Acontecimentos relevantes passados na reuniaã o
Mençaã o de que a acta foi lida e aprovada
Assinatura de todos os presentes depois de do presidente e secretaá rios

A acta regista os assuntos discutidos, as ocorreê ncias e decisoã es que tiveram lugar numa
reuniaã o, constituindo uma memoá ria viva, para os participantes e um relato fiel para os
ausentes.
Neste sentido a acta constitui uma prova disponíável para ser utilizada em acçoã es legais.

O registo dos elementos para a elaboraçaã o da acta pode ser feito num bloco notas, durante a
reuniaã o, sendo mais tarde escrito em livro proá prio que seraá assinado pela pessoa que presidiu
aà reuniaã o, assim como pelos participantes a quem posteriormente se deveraá fornecer uma
coá pia.

Outro meio de registo dos elementos da acta eá a gravaçaã o aá udio. O registo aá udio eá
posteriormente transcrito – manuscrito – no livro de actas. As actas saã o depois guardadas em
lugar proá prio.

A acta deve obedecer aà s seguintes regras:


Na primeira linha, centrado, por extenso e em maiuá sculas, indicaçaã o do nuá mero de
ordem da acta – os algarismos devem ser escritos por extenso.

341024 Técnicos Comerciais

Página 6 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O primeiro paraá grafo da acta deve situar a reuniaã o no tempo – dia, meê s, ano e hora – e
no espaço – local da reuniaã o – e mencionar o tipo de reuniaã o, grupo que se reuá ne e
ordem de trabalhos.
No paraá grafo seguinte far-se-aá a constataçaã o das presenças e auseê ncias, mencionando-
se neste caso a justificaçaã o das auseê ncias.
Ém paraá grafos devidamente separados apresentar-se-aã o, de modo resumido e por
ordem porque foram tratadas, as intervençoã es, as deliberaçoã es, as votaçoã es.
O uá ltimo paraá grafo conteraá uma foá rmula de encerramento.

A elaboraçaã o da acta deve respeitar determinados requisitos:

Naã o deve haver espaços em branco – eliminando-se sempre que existirem, por meio de
traços paralelos aà linha de escrita.
Naã o se deve prolongar a escrita para aleá m das margens que constam do respectivo livro
de actas.
Naã o se fazem rasuras nem emendas. Todas as alteraçoã es teê m de ser ressalvadas no fim
ou, se detectadas atempadamente, coloca-se a palavra “digo” aà frente da palavra a
alterar e a seguir a palavra correcta. Éxemplo: “Perspectiva, digo, perspectiva”.
A acta soá deve ser passada para o respectivo livro de actas apoá s a sua leitura e
aprovaçaã o por todos os presentes (ou pela sua maioria).

Ém reunioã es que sucedem periodicamente – reunioã es ordinaá rias – a aprovaçaã o da acta


anterior faz-se no iníácio da reuniaã o seguinte.

Quando as reunioã es saã o extraordinaá rias a aprovaçaã o da acta pode fazer-se no final dos
trabalhos, na presença de todos os participantes. Os procedimentos referidos dizem,
essencialmente, respeito aà s actas formais.

Poreá m o ritmo de trabalho actual ditou algumas alteraçoã es relativamente aà redacçaã o das actas.

Para reunioã es que acontecem com alguma periodicidade torna-se extremamente demorado o
registo manuscrito das actas. Como tal, existem hoje formulaá rios que jaá possuem
determinados elementos impressos, o que vem facilitar o registo dos elementos necessaá rios aà
elaboraçaã o da acta. Por outro lado, este tipo de actas eá digitado directamente no computador,

341024 Técnicos Comerciais

Página 7 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
agilizando a sua elaboraçaã o e ultrapassando tambeá m os problemas de correcçaã o de erros, sem
haver necessidade de fazer ressalvas.

As actas deste tipo (informais) saã o arquivadas sequencialmente pelo seu nuá mero de ordem
devendo a paginaçaã o ser ininterrupta.

Definição e Finalidade

O memorando eá a modalidade de comunicaçaã o entre unidades administrativas de um mesmo


oá rgaã o, que podem estar hierarquicamente em mesmo níável ou em níáveis diferentes. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicaçaã o eminentemente interna.

Pode ter caraá cter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposiçaã o de projectos,
ideias, directrizes, etc. a serem adoptados por determinado sector do serviço puá blico.

Sua caracteríástica principal eá a agilidade. A tramitaçaã o do memorando em qualquer oá rgaã o


deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocraá ticos. Para evitar
desnecessaá rio aumento do nuá mero de comunicaçoã es, os despachos ao memorando devem ser
dados no proá prio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuaçaã o. Ésse
procedimento permite formar uma espeá cie de processo simplificado, assegurando maior
transpareê ncia aà tomada de decisoã es, e permitindo que se historie o andamento da mateá ria
tratada no memorando.

Forma e Estrutura

341024 Técnicos Comerciais

Página 8 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padraã o ofíácio, com a diferença de que o
seu destinataá rio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Éxemplos:

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administraçaã o


Ao Sr. Subchefe para Assuntos Juríádicos

PRAZO DE CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os documentos devem ficar arquivados durante 10 anos.

Todos os dias e mesmo vaá rias vezes por dia, a informaçaã o escrita chega aà s organizaçoã es sob
diversas formas: cartas comerciais, circulares, ofíácios, memorandos, faxes, convocatoá rias,
comunicaçoã es internas, É-mails e tantos outros.

ÉÉ fundamental que o processo de divulgaçaã o destes documentos se processe para que a


recepçaã o destes documentos chegue aos receptores.

ÉÉ extremamente importante, em qualquer empresa, a circulaçaã o da correspondeê ncia, quer a


níável de comunicaçoã es internas, quer a níável das comunicaçoã es externas – recebidas e
expedidas.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA

Todos temos conscieê ncia da importaê ncia deste tipo de comunicaçaã o para o bom
funcionamento da empresa. Para que o seu circuito seja eficiente eá necessaá rio que lhe seja
dado um tratamento atento por parte dos funcionaá rios encarregues desta funçaã o. Assim,
devemos ter em atençaã o os seguintes pontos:

1. Afixar os avisos de caraá cter geral em locais apropriados, para que todos os interessados
tenham acesso a essa informaçaã o.

341024 Técnicos Comerciais

Página 9 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
2. Reduzir a escrito e em impresso proá prio as mensagens telefoá nicas recebidas e fazeê -las
chegar de imediato aos destinataá rios.

3. Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma folha que os destinataá rios
rubriquem a fim de confirmar a recepçaã o das mesmas.

NOTA: Geralmente utilizam-se envelopes especíáficos de formato A4, com a indicaçaã o do


sector/emissor para o sector/destinataá rio, que por sua vez o envia para conhecimento de um
outro sector/destinataá rio e assim sucessivamente. Éstes envelopes podem ser utilizados
diversas vezes, para tratamento do mesmo assunto ou de outros.

CORRESPONDÊNCIA EXTERNA

A correspondeê ncia externa pode ser classificada da seguinte forma:

Recebida:

Comercial/Oficial:

1. Patente – cartas, comerciais, recibos facturas

2. Confidencial – assuntos sigilosos (o envelope tem carimbada essa indicaçaã o)

3. Pessoal

Expedida

Éxistem diversas formas de tratar os diferentes tipos de correspondeê ncia.

341024 Técnicos Comerciais

Página 10 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Relativamente aà correspondeê ncia recebida haá que fazer cuidadosamente uma triagem, ou seja,
a separaçaã o da correspondeê ncia. Tanto a correspondeê ncia confidencial como pessoal naã o
devem ser abertas, mas sim dirigidas de imediato aos destinataá rios.

A correspondeê ncia patente vai entrar no circuito de tratamento bem como a correspondeê ncia
expedida.

(Patente e Expedida)

Registar em livro proá prio:

Patente (recebida):

Nº de entrada

Data

Émissor

Éndereço

Assunto

Anexos

Data de resposta

Observaçoã es

Expedida:

Nº de saíáda

Data

341024 Técnicos Comerciais

Página 11 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Registo

Destinataá rio

Éndereço

Assunto

Anexos

Data da resposta

Observaçoã es

Triagem – Selecçaã o da correspondeê ncia

Abertura – Apenas de correspondeê ncia patente. Verificar se a carta estaá datada e se conteá m o
nome/endereço do remetente (emissor), excepcionalmente se isto naã o acontecer torna-se
imprescindíável agrafar o envelope

Registo de Entradas – Verificaçaã o e registo dos dados considerados importantes (em livro
proá prio)

Distribuição – Reencaminhamento para o destinataá rio (receptor) que acusa a sua recepçaã o
rubricando o envelope proá prio para o efeito ou de um livro de protocolo

Arquivo – Depois de dar seguimento ao assunto a correspondeê ncia deve ser devidamente
arquivada em local proá prio e segundo as normas da empresa.

341024 Técnicos Comerciais

Página 12 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Realização da carta – Seguindo os requisitos para a execuçaã o da mesma

Assinatura – Depois de elaborada, a carta deve ir a despacho, ou seja, deve ser verificada,
aprovada e assinada pelo responsaá vel do sector ou departamento

Registo de Saídas – Verificaçaã o da existeê ncia de anexos ou instruçoã es especiais para a sua
expediçaã o (enviada com conhecimento para diversos destinataá rios, registada, correio azul,
etc.). Todos estes dados devem ser registados em livro proá prio.

Arquivo – Deve ser feita uma coá pia de toda a correspondeê ncia emitida, para posteriormente
se proceder ao seu arquivo.

341024 Técnicos Comerciais

Página 13 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Na sua acepçaã o mais rudimentar, entende-se por comunicação o processo de transmitir uma
informaçaã o de um indivíáduo para outro e conseguir que ambos se compreendam.

Os elementos baá sicos:

Emissor – entidade que obviamente emite/envia (pessoa ou empresa)


Receptor – destinataá rio da comunicaçaã o

Meio – suporte utilizado para que o emissor possa comunicar

Código – composto por síámbolos e sinais formando uma linguagem, que tornaraá
compreensíável qualquer ideia que se pretenda transmitir

Mensagem – aquilo que eá transmitido atraveá s do meio, sendo resultante da codificaçaã o


de uma ideia

A COMUNICAÇÃO PODE SER:


Interna – Quando o emissor e o receptor se situam no interior da empresa

Externa – Quando o emissor se situa na empresa e o receptor no exterior, ou vice-versa.

Oral – Quando esta se desenvolve via telefone ou presencialmente.

Escrita – Quando fica registada em memorando, carta, fax, nota interna, etc.

A COMUNICAÇÃO PODE SER DESENVOLVIDA DE UMA FORMA:

Informal – ÉÉ aquela que utilizamos no nosso quotidiano.

Formal – Obedece a criteá rios de linguagem cuidada, de respeito muá tuo entre as partes, com
postura adequada ao grau de exigeê ncia.

A COMUNICAÇÃO INFORMAL PODE TER 4 FORMAS:

Comunicação descendente – A comunicaçaã o que desce do topo aà base

341024 Técnicos Comerciais

Página 14 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Comunicação horizontal – A comunicaçaã o faz-se entre iguais ou pares do mesmo
níável hieraá rquico

Comunicação ascendente – ÉÉ a que segue a escala hieraá rquica

Comunicação lateral – A que se processa entre elementos de diferentes níáveis de


hierarquia

341024 Técnicos Comerciais

Página 15 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Seja qual for a aá rea de actividade econoá mica a empresa necessitaraá de certos meios e
instrumentos que lhe seraã o fornecidos pelo seu fornecedor.

Ou seja, a empresa tem de fazer compras, isto eá tem de realizar o seu aprovisionamento.

Para o efeito a empresa tem de:

Contactar fornecedores

Éncomendar bens e serviços de que necessita

Proceder aà respectiva recepçaã o e controlo de qualidade

Proceder ao armazenamento criando e gerindo os seus stocks (existeê ncias)

Élaborar e verificar os documentos de controlo das aquisiçoã es efectuadas

Proceder aà escrituraçaã o e registo contabilíástico das operaçoã es realizadas.

PROCESSO DE COMPRA

ÉÉ o conjunto de actos destinados ao aprovisionamento.

O primeiro passo eá uma implementaçaã o de uma políática de fornecedores:

Éstudo de mercado de fornecedores

Contacto com potenciais fornecedores

Criaçaã o de sistemas de avaliaçaã o e selecçaã o de fornecedores

Éscolhidos os fornecedores deve-se elaborar uma ficha de fornecedor, com a seguinte


informaçaã o:

Nome, firma ou denominaçaã o social

Sede ou domicíálio

341024 Técnicos Comerciais

Página 16 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Nuá mero de Identificaçaã o Fiscal

Artigos comercializados ou serviços prestados

Preços praticados

Nota: Igual procedimento em relaçaã o aos clientes.

Outras fichas que contribuem para o controlo das encomendas (e existeê ncias) saã o:

Ficha de controlo das necessidades a curto, meá dio e longo prazo

Ficha de controlo de entradas e saídas de armazeá m

Ficha de controlo das disponibilidades em stock

Mapa de aprovisionamento

O passo seguinte seraá a execuçaã o das encomendas (nota de encomenda).

A encomenda pode resultar de necessidades identificadas pelo sistema central


(informatizado) da empresa, o qual controla os níáveis de existeê ncias e/ou ser traduzida numa
requisição feita por um dos serviços ou departamentos da empresa ao serviço encarregue
das compras.

Ao conjunto das encomendas efectuadas e das encomendas recebidas daá -se o nome de
carteira de encomendas.

A etapa seguinte seraá a recepçaã o dos bens comercializados.

Éstes seraã o acompanhados por uma Guia de Remessa elaborada pelo fornecedor que deveraá
sempre ser assinada pelo comprador confirmando a boa recepçaã o dos bens.

Ocorrida a entrega dos bens o fornecedor procederaá aà sua facturaçaã o, emitindo a Factura.

Com o pagamento da Factura deveraá ser emitido o Recibo.

Todos os bens em circulaçaã o devem ser acompanhados de 2 exemplares do documento de


transporte.

341024 Técnicos Comerciais

Página 17 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Documento de Transporte – Factura, Guia de Remessa, Guia de Transporte, Nota de Venda a
Dinheiro, Nota de Devoluçaã o, etc.

Os documentos de transporte que naã o sejam processados por computador deveraã o conter,
impressos tipograficamente a refereê ncia aà autorizaçaã o ministerial relativa aà Tipografia que os
imprimir, bem como os elementos identificativos da mesma:

Firma (nome)

Sede social

Nuá mero de Identificaçaã o Fiscal

As transmissoã es de bens e as prestaçoã es de serviços estaã o sujeitas ao IVA (Imposto sobre o


Valor Acrescentado).

Anualmente as empresas devem remeter aos serviços do IVA mapas com a Identificaçaã o dos
seus Clientes e Fornecedores onde deve constar o montante total das operaçoã es realizadas,
por cada um deles, respeitantes ao ano anterior, desde que superior a 5000 euros.

Obrigação de Identificação – A segurança nas transacçoã es comerciais obriga aà correcta


identificaçaã o de todos os intervenientes no negoá cio.

Identificação das empresas:

Firma

Tipo de Sociedade

Sede Social

Montante do Capital Social

As empresas devem solicitar aos seus clientes:

Coá pia de certidaã o do registo comercial

Coá pia do cartaã o de pessoa colectiva

Refereê ncias bancaá rias quanto aà situaçaã o patrimonial

341024 Técnicos Comerciais

Página 18 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Contrato de fornecimento

Ém termos de documentaçaã o o processo de compra inicia-se com o Contrato de


fornecimento.

Qualquer empresa pode ser ao mesmo tempo cliente (de um fornecedor) e fornecedora
(de um cliente).

Ém qualquer contrato de fornecimento as partes envolvidas teê m necessidade de


escrituraçaã o comercial e deveres contabilíásticos e fiscais a cumprir

Assim os contratos de fornecimento deveraã o mencionar os seguintes elementos:

Élementos de identificaçaã o do fornecedor e do cliente

Objecto do contrato, suficientemente especificado

Prazo com indicaçaã o do iníácio e do fim

Garantias financeiras oferecidas aà execuçaã o do contrato

A forma, os prazos e demais aspectos respeitantes ao regime de pagamentos

NOTA DE ENCOMENDA

Se o fornecimento de uma empresa se efectua sem contrato, tudo se inicia com a Nota de
Éncomenda.

A Nota de Éncomenda naã o eá um documento normalizado, ou seja, as partes saã o livres para
estipular o respectivo conteuá do.

Élementos necessaá rios:

Nome, firma, sede ou domicíálio, nº de identificaçaã o fiscal de quem faz a encomenda

Nome, firma, sede ou domicíálio, nº de identificaçaã o fiscal do fornecedor

Éspecificaçaã o dos bens e quantidades

341024 Técnicos Comerciais

Página 19 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Nº e data da encomenda

Preço dos bens

Condiçoã es de pagamento

Data da entrega

Indicaçoã es relativas ao transporte

Assinatura

O número de cópias da Nota de Encomenda depende da organização da empresa.

GUIA DE REMESSA

A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer.


Isto naã o significa que o Documento de Éntrega naã o se possa apresentar sob outra forma; por
exemplo, o fornecedor ao entregar os bens pode solicitar que a recepçaã o dos mesmos lhe seja
confirmada na Nota de encomenda.

Ainda assim, a guia de remessa eá o documento especíáfico a utilizar para esta finalidade.

Por vezes tambeá m se fala em guias de entrega/recepçaã o; trata-se de documentos com a


mesma funçaã o das guias de remessa e que, portanto, deveraã o ter o mesmo conteuá do.

As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:

Nome, firma ou denominaçaã o social, sede ou domicíálio e nuá mero de identificaçaã o fiscal
do remetente;

Nome, firma ou denominaçaã o social, sede ou domicíálio e nuá mero de identificaçaã o fiscal
do destinataá rio ou adquirente;

341024 Técnicos Comerciais

Página 20 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Nuá mero e data da guia;

Éspecificaçaã o dos bens, com a indicaçaã o das quantidades;

Locais de carga e descarga e data e hora de iníácio do transporte, quando forem


utilizadas como documento de transporte.

As guias de remessa seraã o substituíádas por guias ou notas de devoluçaã o, quando se trate de
devoluçoã es de mercadorias anteriormente transaccionadas entre as mesmas pessoas.

A emissaã o das guias ou notas de devoluçaã o processar-se-aá , o mais tardar, no 5.º dia uá til
seguinte aà data da devoluçaã o.

GUIA DE TRANSPORTE

A expediçaã o dos bens objecto do contrato de compra e venda pode ser feita:

Pelos proá prios vendedores ou compradores;


Por outras pessoas especialmente contratadas para o efeito.

Neste uá ltimo caso, existiraá um contrato de transporte.

A guia de transporte eá o documento entregue pelo transportador ao expedidor, atraveá s do qual


o expedidor prova que entregou ao transportador as coisas a transportar.

A guia de transporte eá feita e assinada em duplicado, ficando a coá pia na posse do


transportador.

O duplicado da guia de transporte deve acompanhar o transportador pois eá esse o


documento que lhe permite fazer prova da legitimidade que tem para transportar os bens em
causa.

341024 Técnicos Comerciais

Página 21 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
A guia de transporte deve conter, pelo menos, as seguintes indicaçoã es:

Nome e domicíálio (ou firma e denominaçaã o) do expedidor;


Nome e domicíálio (ou firma e denominaçaã o) do transportador;
Nome e domicíálio (ou firma e denominaçaã o) do destinataá rio;
Designaçaã o da natureza, peso, medida ou nuá mero dos objectos a transportar, ou,
achando-se estes enfardados ou emalados, da qualidade dos fardos ou malas e do
nuá mero, sinais ou marcas dos invoá lucros;
Indicaçaã o do lugar no qual deve fazer-se a entrega;
Indicaçaã o da importaê ncia do frete, com a declaraçaã o de se achar ou naã o satisfeito, bem
como de quaisquer verbas de adiantamentos a que o transportador se houver
obrigado;
Determinaçaã o do prazo dentro do qual deve efectuar-se a entrega e tambeá m, havendo o
transporte de fazer-se por caminho-de-ferro, declaraçaã o de o dever ser pela grande ou
pequena velocidade;
Fixaçaã o da indemnizaçaã o por que responde o transportador, se a tal respeito tiver
havido convençaã o;
Locais de carga e descarga e data e hora de iníácio do transporte;
Outras claá usulas acordadas entre expedidor e transportador.

Deve realçar-se que todas as questoã es acerca do transporte seraã o decididas tendo em
consideraçaã o o conteuá do da guia de transporte, pelo que o seu verdadeiro e correcto
preenchimento eá muito importante.

FATURA

Os fornecedores de bens e serviços saã o obrigados a emitir uma fatura por cada transmissaã o
de bens ou prestaçaã o de serviços realizados.

A fatura eá , assim, o documento contabilístico de venda enviado pelo vendedor ao cliente.

As faturas devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos:

Os nomes, firmas ou denominaçoã es sociais e a sede ou domicíálio do fornecedor de bens


ou prestador de serviços e do destinataá rio ou adquirente;

Os nuá meros de identificaçaã o fiscal dos sujeitos acabados de mencionar;

341024 Técnicos Comerciais

Página 22 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
A quantidade e denominaçaã o usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados,
com especificaçaã o dos elementos necessaá rios aà determinaçaã o da taxa de imposto
aplicaá vel;

Nota: as embalagens naã o efectivamente transaccionadas deveraã o ser objecto de indicaçaã o


separada e com mençaã o expressa de que foi acordada a sua devoluçaã o;

O preço, líáquido de imposto, e os outros elementos incluíádos no valor tributaá vel;

As taxas aplicaá veis e o montante de imposto devido;

Nota: no caso de a operaçaã o ou operaçoã es aà s quais se reporta a factura compreenderem bens


ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos aà s quantidades, preço,
taxas e imposto desses bens ou serviços devem ser indicados separadamente, segundo a taxa
aplicaá vel;

O motivo justificativo da naã o aplicaçaã o do imposto, se for caso disso;

Locais de carga e descarga e data e hora de iníácio do transporte, quando forem


utilizadas como documento de transporte.

As facturas podem conter quaisquer outras refereê ncias acordadas entre o fornecedor de
bens/prestador de serviços e o destinataá rio/adquirente, bem como quaisquer refereê ncias que
o emissor da factura entenda dever nelas inscrever.
As facturas saã o, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por
computador, e devem ser:
Datadas;
Numeradas sequencialmente;
Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a factura for utilizada como
documento de transporte), destinando-se o original ao cliente e a coá pia ao arquivo do
fornecedor (e, quando exista, o triplicado aà s entidades fiscalizadoras).

Aleá m disso, as faturas devem ser emitidas:

Ém geral, ateá ao 5.º dia uá til seguinte ao do momento em que o IVA eá devido;

Ém caso de pagamentos antecipados, no momento em que o pagamento seja recebido.

341024 Técnicos Comerciais

Página 23 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O original da factura destina-se ao cliente e a coá pia ao arquivo do fornecedor.

Éste aspecto eá essencial: soá mediante a apresentaçaã o do original da factura eá que o cliente tem
direito aà deduçaã o do IVA.

Por essa razaã o, em caso de extravio de uma fatura o procedimento correcto eá emitir uma
nova fatura e anular a anterior, referindo expressamente que se trata de factura em
substituiçaã o e nunca emitir uma 2ª via da factura.

A violaçaã o do dever de emitir ou exigir facturas, ou a sua emissaã o fora de prazo, estaá sujeita aà
aplicaçaã o de coimas, para aleá m das consequeê ncias nefastas que pode ter em sede de relaçoã es
com a Administraçaã o Fiscal.

NOTA DE DÉBITO

A aquisiçaã o dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a
despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu seguro,
despesas alfandegaá rias, etc.

Ém muitos casos, estas despesas jaá estaraã o incluíádas no preço acordado entre as partes.

Poreá m, pode acontecer que tais despesas naã o tenham sido previstas. Nessa situaçaã o, naã o se
encontrando incluíádas na factura, o fornecedor emitiraá uma nota de deá bito, atraveá s da qual
cobra ao comprador o montante dessas despesas.

Uma outra situaçaã o que pode justificar a emissaã o de notas de deá bito eá aquela em que a
empresa pretende praticar actos naã o incluíádos no seu objecto social.

Pode ocorrer, por exemplo, que uma empresa que se dedica aà actividade de fornecimento de
bens informaá ticos, pretendendo renovar o seu mobiliaá rio de escritoá rio, decida vender o
mobiliaá rio existente.

341024 Técnicos Comerciais

Página 24 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Trata-se de uma venda de peças de mobíália (em 2ª maã o), acto que naã o cabe na previsaã o do seu
objecto social razaã o pela qual a empresa naã o pode cobrar o preço atraveá s da emissaã o de
factura. Neste caso, o documento apropriado eá a nota de deá bito.

AÀ nota de deá bito aplicam-se as regras e requisitos estudados a propoá sito das facturas.

Por sua vez, as notas de creá dito saã o utilizadas para titular um movimento de sentido inverso.
Ou seja, naã o se trata aqui de debitar (cobrar) uma importaê ncia ao comprador mas sim de lhe
creditar (devolver) um determinado montante.

A emissaã o de uma nota de creá dito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao emitir a
factura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a pronto e em
dinheiro.

Neste caso, a emissaã o da nota de creá dito, a favor do comprador, permitiraá regularizar a conta
corrente entre ambos.

NOTA DE LANÇAMENTO

Por vezes utiliza-se a expressaã o «nota de lançamento» no mesmo sentido de nota de creá dito
ou nota de deá bito. Tal identificaçaã o naã o eá correcta.
Na verdade, enquanto as notas de deá bito e de creá dito saã o documentos que titulam relaçoã es
entre o fornecedor e o comprador, permitindo a ambos realizar o controlo e gestaã o da conta
corrente, a nota de lançamento eá um documento interno.

Atraveá s da nota de lançamento o fornecedor, ou o comprador, realiza o lançamento do


movimento nela titulado nas fichas ou mapas correspondentes.

CONTA CORRENTE

341024 Técnicos Comerciais

Página 25 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
A conta corrente eá , na sua formulaçaã o mais simples, uma forma de apresentar graficamente
uma sucessaã o de actos. A conta corrente naã o estaá limitada aà s relaçoã es bancaá rias: pode existir
conta corrente entre quaisquer duas entidades, designadamente entre dois comerciantes.

Ém geral, a conta corrente pode ter:

Uma mera funçaã o de simplificaçaã o contabilíástica;

Uma funçaã o de segurança;

Uma funçaã o de creá dito.

Tem uma função de simplificação porque as partes acordam expressar as relaçoã es entre elas
existentes sob esta forma.

Tem uma função de segurança, porque permite ao credor satisfazer os seus creá ditos com
base nos seus deá bitos para com o seu devedor, desde que tanto os creá ditos como os deá bitos em
causa se encontrem inscritos na conta corrente.

Tem uma função de crédito porque, normalmente, em dado momento uma das partes teraá
saldo positivo e a outra saldo negativo: uma eá credora a outra eá devedora.

Ém geral, o lançamento de bens diferentes de dinheiro presume-se feito com a claá usula «salva
cobrança»: significa isto que esse lançamento só é efectivo depois de ter ocorrido a boa
cobrança e a consequente transformaçaã o do bem em dinheiro.

Ém conclusaã o, a conta corrente eá uma figura essencialmente contabilíástica que possibilita a


gestaã o e o controlo da relaçaã o existente entre o credor (fornecedor) e o devedor (cliente), e
vice-versa, a qual se manifesta atraveá s dos movimentos de conta (lançamentos a deá bito e a
creá dito).

CARTA DE RECLAMAÇÃO DE CRÉDITOS

341024 Técnicos Comerciais

Página 26 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Numa situaçaã o infelizmente bastante usual entre noá s, eá bastante frequente os compradores
naã o procederem ao pagamento atempado das facturas na sua posse.

Nestes casos, o fornecedor deve agir de imediato, exigindo ao comprador em falta o


cumprimento das suas obrigaçoã es.

A forma inicial apropriada para a realizaçaã o desta diligeê ncia eá a carta de reclamaçaã o de
creá ditos.

Ésta carta destina-se a servir de prova da insisteê ncia feita pelo que deve sempre ser registada
com aviso de recepçaã o. Para o efeito eá necessaá rio preencher o impresso de registo, do qual
constam os nomes e moradas do remetente e do destinataá rio da carta, guardando
cuidadosamente o talaã o que lhes seraá devolvido pelos Correios.

Quanto ao conteuá do da carta propriamente dita esta deve conter:

Nome ou denominaçaã o completa e morada ou sede do remetente (o fornecedor);

Nome ou denominaçaã o completa e morada ou sede do destinataá rio (o comprador em


falta);

A indicaçaã o de que a carta segue registada com aviso de recepçaã o;

Local e data em que eá escrita;

Identificaçaã o do assunto da carta com refereê ncia ao nuá mero da factura;

Éxposiçaã o dos factos, feita de forma clara, breve e precisa com refereê ncia a todos os
elementos identificativos da factura que se encontra a pagamento;

Assinatura.

No caso de a carta levar anexo algum documento, deve sempre mencionar-se essa
circunstaê ncia no proá prio texto.

341024 Técnicos Comerciais

Página 27 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
RECIBO

Paga a factura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitaçaã o do
pagamento. A quitaçaã o eá , precisamente, o acto pelo qual se comprova que o comprador
cumpriu a sua obrigaçaã o de pagamento para com o fornecedor.

Habitualmente, a propoá sito da quitaçaã o, usa-se a expressaã o «passar recibo».

Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o fornecedor


pode escrever no exemplar da nota de encomenda ou da factura que fica em poder do
comprador que a encomenda se encontra paga.

Ém muitos casos o proá prio exemplar da factura que eá enviado ao comprador jaá conteá m a
indicaçaã o de que a mesma serviraá de recibo apoá s boa cobrança (trata-se de praá tica habitual no
domíánio dos contratos de seguro).

Apesar disso eá obviamente possíável emitir recibos atraveá s de documentos especialmente


configurados para esse objectivo.

Ésses documentos, que conteraã o a palavra recibo, deveraã o conter as mesmas indicaçoã es das
facturas ou, em alternativa, a refereê ncia aà factura a cujo pagamento conferem a respectiva
quitaçaã o.

ABERTURA DE CONTA

341024 Técnicos Comerciais

Página 28 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Contrato de abertura de conta

Aquilo a que habitualmente chamamos “abertura de conta” pode ser considerado na sua dupla
natureza:

Contrato, e
Acto efectivo de abertura de conta.

A abertura de conta eá

Contrato, celebrado entre o Banco e o seu cliente, que estaá na origem de todas as
subsequentes operaçoã es bancaá rias entre ambos desenvolvidas.

No momento da abertura de conta o cliente eá confrontado com um formulaá rio do qual


constam

Condiçoã es gerais, e
Condiçoã es especiais.

As condições gerais respeitam aà abertura, aà movimentaçaã o, aà manutençaã o e ao encerramento


das contas.
As condições especiais referem-se a certos actos ou negoá cios especíáficos como, por exemplo:
Depósito inicial (quando o haja, jaá que a conta pode ser aberta sem depoá sito na
sequeê ncia da concessaã o de creá dito pelo Banco);
Contrato de cheque;
Emissão de cartões (de deá bito e de creá dito);
Concessão de crédito por descobertos em conta.

Quando naã o concorde com alguma das claá usulas apresentadas pelo Banco o cliente deve
apresentar as suas razoã es e tentar obter, por acordo, que a claá usula seja retirada ou que passe
a ter uma redacçaã o diferente (a cláusula terá de ser escrita no contrato). Para aleá m da
assinatura do contrato, o cliente teraá ainda de preencher uma ficha de abertura de conta.

341024 Técnicos Comerciais

Página 29 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Ficha de abertura de conta

O aspecto essencial da ficha de abertura de conta reside no facto de esta conter, para aleá m
dos dados pessoais dos titulares da conta, as suas assinaturas escritas em local perfeitamente
determinado. A importaê ncia deste aspecto estaá no facto de essa assinatura (e só essa)
passar a ser válida para todas as comunicações e actos que o cliente preste perante o
Banco e, designadamente, para a assinatura de cheques. Naturalmente que este procedimento
determina a identificaçaã o, aliaá s obrigatoá ria, do cliente.

Para o efeito, devem ser apresentados;

No caso das pessoas singulares o bilhete de identidade (ou documento equivalente) e o


cartaã o de contribuinte

No caso das pessoas colectivas escritura de constituiçaã o da sociedade (ou documento


equivalente) certidaã o do registo comercial confirmativa da inexisteê ncia de alteraçoã es
ao pacto social (ou confirmativa do teor dessas alteraçoã es) acta de nomeaçaã o dos
administradores competentes para abrirem e movimentarem a conta (se a identidade
dos mesmos naã o resultar do pacto social), cartaã o de pessoa colectiva, o bilhete de
identidade (ou documento equivalente) e o cartaã o de contribuinte das pessoas que
obrigam a sociedade.

Ém conclusaã o, eá atraveá s da ficha de abertura de conta que se determina:

A identidade dos titulares da conta;


O tipo de conta;

341024 Técnicos Comerciais

Página 30 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
As condições especiais de movimentação da conta, caso existam;
O desenho da assinatura original dos titulares da conta (sem a qual naã o eá
possíável realizar a sua movimentaçaã o).

Modalidades de conta

Ém primeiro lugar, a conta pode ser:

Individual - aberta em nome de uma uá nica pessoa (singular ou colectiva);


Colectiva - aberta em nome de diversas pessoas (singulares ou colectivas).

Por sua vez, a conta colectiva pode ser:

Solidária - qualquer dos titulares pode, pessoal e isoladamente, movimentar


a conta;
Conjunta - soá pode ser movimentada com a assinatura de todos os seus
titulares;
Mista - alguns dos titulares podem movimentar a conta, pessoal e
isoladamente, enquanto que outros titulares soá o podem fazer em conjunto
com outros.

GUIA DE DEPÓSITO

O depósito bancário

O depoá sito bancaá rio aparece habitualmente, mas naã o obrigatoriamente, associado aà abertura
de conta. Atraveá s do depoá sito, o cliente entrega os seus fundos aà guarda de um determinado
Banco e recebe, em contrapartida, uma remuneraçaã o (o juro) que dependeraá do tipo de
depoá sito efectuado.
ÉÉ a diferença entre o total dos depoá sitos bancaá rios e os creá ditos que o Banco tenha sobre o
cliente que nos daá o saldo da conta corrente bancaá ria.
ÉÉ importante distinguir:

O depoá sito de dinheiro;

341024 Técnicos Comerciais

Página 31 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O depoá sito de valores.

Quando o cliente entenda, por razoã es de segurança, guardar no Banco um determinado bem
(joá ias, objectos de arte, uma colecçaã o de moedas, tíátulos nominativos, outros documentos,
etc.), ele pretende que lhe seja devolvido exactamente esse bem. É o Banco, naturalmente, naã o
pode usar esse mesmo bem na sua actividade.

Diferentemente, quando o cliente deposita uma determinada soma em dinheiro, apenas


pretende que, quando assim o entender, lhe seja devolvida igual importaê ncia em dinheiro: ele
naã o espera, por exemplo, que lhe sejam devolvidas exactamente as mesmas notas ou cheques
que depositou.

Neste caso, o Banco pode utilizar o capital depositado pelos clientes na sua proá pria actividade.
O nosso estudo refere-se exclusivamente ao depoá sito em dinheiro.

Modalidades de depósito

Os depoá sitos podem ser:

AÀ ordem;
Com preá -aviso;
A prazo;
A prazo naã o mobilizaá veis;
Ém regime especial.

Analisemo-los.
Nos depósitos à ordem, o dinheiro depositado pode ser retirado pelo cliente em qualquer
momento. Ém princíápio, os depoá sitos aà ordem vencem juros anualmente, a taxas bastante
baixas. Note, contudo, que os Bancos naã o saã o obrigados a pagar juros pelos depoá sitos aà ordem.

Nos depósitos com pré-aviso, o cliente soá pode retirar o seu dinheiro apoá s o decurso de um
períáodo de preá -aviso acordado com o Banco.

341024 Técnicos Comerciais

Página 32 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Nos depósitos a prazo, o cliente apenas pode movimentar o seu dinheiro no fim do prazo
acordado; em certas situaçoã es os Bancos podem autorizar o levantamento antecipado do
dinheiro mas, nesse caso, o cliente seraá obrigado a pagar as correspondentes taxas de
mobilizaçaã o (importaê ncias cobradas pelo Banco em virtude do reembolso antecipado do
dinheiro depositado). Ém princíápio, soá pode realizar depoá sitos a prazo o cliente que jaá possua,
no mesmo Banco, um depoá sito aà ordem. O depoá sito a prazo pode ser realizado directamente
ou por via de transfereê ncia de fundos da conta aà ordem.

A remuneraçaã o (juro) do depoá sito a prazo depende do prazo e das caracteríásticas do depoá sito
(designadamente, de ser mobilizaá vel antecipadamente ou naã o).

Os depósitos a prazo não mobilizáveis saã o, precisamente, aqueles nos quais naã o se admite a
antecipaçaã o do levantamento em relaçaã o ao prazo previsto.

Aleá m destes, podem ainda existir depoá sitos com um regime diferente (regime especial)
desde que autorizados pelo Banco de Portugal.

Éxemplos de depoá sitos com regime especial saã o:

Contas poupança-habitaçaã o;
Contas poupança - reformados;
Contas poupança - condomíánio;
Contas de emigrantes.

Guia de depósito

Para cada uma das modalidades de depoá sito indicadas pode existir uma diferente guia de
depoá sito.

A guia de depósito eá :

341024 Técnicos Comerciais

Página 33 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O documento, impresso em duplicado, atraveá s do qual o cliente realiza a entrega do dinheiro
ao Banco; e do qual constam, obrigatoriamente, pelo menos as seguintes menções:

Nuá mero da conta e nome do balcaã o onde se efectua o depoá sito;


Nome e morada (ou denominaçaã o e sede) do titular da conta;
Data do depoá sito;
Nuá mero, balcaã o de origem, nuá mero de conta e montante dos cheques
depositados, se for caso disso;
Montante total dos cheques depositados, se for caso disso;
Valor em numeraá rio a depositar;
Montante total do depoá sito escrito em algarismos e por extenso;
Assinatura do depositante.

O cliente fica sempre com o duplicado da guia de depósito, o qual, depois de correctamente
autenticado pelo Banco, funciona como comprovativo da realização do depósito.

No caso especíáfico dos depoá sitos a prazo (mobilizaá veis ou naã o mobilizaá veis), o Banco eá ainda
obrigado a entregar ao cliente um outro documento: trata-se do título nominativo
representativo da existência do depósito e do qual devem constar:

O valor do depoá sito, em algarismos e por extenso;


O prazo por que foi constituíádo o depoá sito e a data do vencimento;
As condiçoã es em que o depoá sito pode ser mobilizado antes do vencimento,
se for caso disso;
A taxa de juro convencionada, incluindo a taxa aplicaá vel nas situaçoã es de
reembolso antecipado, se for caso disso;
A forma e o calendaá rio do pagamento dos juros;
As condiçoã es em que o depoá sito pode ser renovado, se for caso disso.

Transferência bancária

341024 Técnicos Comerciais

Página 34 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O depoá sito bancaá rio pode ser realizado atraveá s de uma transfereê ncia bancaá ria. Na sua forma
mais simples, a transferência bancária eá uma mera deslocaçaã o de fundos de uma conta
bancaá ria para outra conta bancaá ria.

Mas, podem igualmente existir transferências bancárias internacionais, caso em que os


fundos saã o transferidos de um Banco nacional para um Banco no estrangeiro.

Ém qualquer dos casos, as transfereê ncias bancaá rias podem traduzir pagamentos ou cobranças.

Nos pagamentos, o cliente manda pagar uma determinada díávida atraveá s da sua conta
bancaá ria.

Nas cobranças, o cliente realiza os seus creá ditos atraveá s da conta bancaá ria.

Éxemplo destas situaçoã es eá o pagamento mediante transfereê ncia bancaá ria das facturas de
fornecimento de aá gua, electricidade ou telefone: atraveá s da transfereê ncia bancaá ria a entidade
fornecedora do serviço realiza a cobrança e o cliente concretiza o pagamento.

CADERNETA DE CHEQUES

A mateá ria respeitante ao cheque encontra-se jaá suficientemente estudada. Neste momento
importa apenas realçar alguns aspectos.

Ém princíápio, com a abertura de conta, o Banco entrega ao cliente um conjunto de cheques


sob a forma de:

Módulos individuais numerados em sequeê ncia;

Livro/caderneta contendo um determinado nuá mero de cheques (e seus


duplicados) em paá ginas de treê s cheques cada.

A entrega de moá dulos individuais constitui a praá tica normal relativamente aos clientes
particulares.

341024 Técnicos Comerciais

Página 35 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
A entrega do livro/caderneta constitui a prática normal relativamente aos clientes
comerciais (empresas, individuais ou colectivas), o que lhes permite um controlo mais
efectivo e imediato (atraveá s dos duplicados que manteê m na sua posse) do seu movimento de
emissaã o de cheques.

CONTA CORRENTE BANCÁRIA E EXTRACTO DE CONTA

Noção

Jaá sabemos que, em geral, o lançamento em conta corrente de bens diferentes de dinheiro se
presume feito com a claá usula «salva cobrança»: significa isto que esse lançamento só é
efectivo depois de ter ocorrido a boa cobrança e a consequente transformaçaã o do bem em
dinheiro.

Éste problema naã o se poã e no caso específico da conta corrente bancária, pois nesta os
movimentos são sempre em dinheiro.

Pela sua proá pria natureza, a conta corrente bancaá ria implica a emissão contínua de saldos
(sempre que ocorra qualquer movimento na conta do cliente), sob a forma de extractos de
conta.

341024 Técnicos Comerciais

Página 36 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Ém princíápio, o saldo é sempre favorável ao cliente ou, na pior das hipoá teses, igual a zero.

Nos casos em que o saldo se altere e passe a ser favoraá vel ao Banco entramos no campo da
concessão de crédito.

Ém conclusaã o, a conta corrente eá uma figura essencialmente contabilíástica que possibilita a


gestaã o e o controlo da relaçaã o existente entre o Banco e o cliente, a qual se manifesta atraveá s
dos movimentos de conta (lançamentos a deá bito e a creá dito).

Concessão de crédito em conta

Jaá vimos que o Banco pode conceder creá dito aos seus clientes atraveá s da operaçaã o de
desconto de títulos de creá dito.

Vamos agora analisar, numa perspectiva mais geral, os modos de concessaã o de creá dito.

Fala-se em abertura de crédito para significar a situaçaã o na qual o Banco coloca ao dispor de
um seu cliente, por certo períáodo de tempo, os capitais necessaá rios, ou ateá determinado limite,
para provir ao auxíálio financeiro deste.

No respeito pela lei, os Bancos teê m a liberdade de ajustar com cada cliente as condiçoã es que
melhor se adaptem ao caso concreto em anaá lise, atendendo aà s garantias que lhe saã o oferecidas
pelo cliente e assim definindo o creá dito que este merece.

Normalmente, a concessaã o de creá dito implica o preenchimento de fichas respeitantes a dados


relativos ao patrimoá nio e rendimentos dos clientes, podendo ainda os Bancos solicitar
demonstraçoã es fiscais e contabilíásticas que confirmem a veracidade das informaçoã es
produzidas.

Crédito em conta

341024 Técnicos Comerciais

Página 37 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
A primeira modalidade a referir eá a do creá dito em conta.

Nesta forma de concessaã o de creá dito o Banco coloca aà disposiçaã o do cliente, através da sua
conta bancária, um determinado montante que o cliente poderaá usar, ou naã o, de acordo com
as condiçoã es acordadas.
Tradicionalmente esta situaçaã o dependia de um pedido expresso feito pelo cliente. Hoje em
dia, poreá m, fruto da grande competitividade e da políática comercialmente agressiva das
instituiçoã es de creá dito, tornou-se praá tica corrente os Bancos disponibilizarem certas verbas
(naã o muito elevadas) aos seus melhores clientes, independentemente de qualquer pedido por
parte destes.

Ém qualquer dos casos, naturalmente, a utilização do crédito implicará o pagamento de


um certo valor (o juro) ao Banco.

• Crédito em conta corrente

Normalmente, o creá dito em conta eá um crédito de conta corrente. Ou seja, o Banco


disponibiliza os fundos na conta bancária do cliente e este procede à sua utilização,
movimentando livremente os fundos de acordo com as suas necessidades e ateá ao limite da
importaê ncia estipulada pelo Banco. No limite, se o cliente naã o chegar a usar esses fundos, ele
poderaá naã o ter de pagar qualquer remuneraçaã o ao Banco (se bem que, nesse caso,
normalmente ser-lhe-aá pedida uma comissão de imobilização do capital).

A concessaã o deste tipo de creá dito poderaá ou naã o ficar dependente da prestação de garantias
pelo cliente. Nos casos em que a concessaã o de creá dito parta da iniciativa do Banco tais
garantias naã o deveraã o ser pedidas jaá que o creá dito eá concedido com base na confiança de que
o cliente se mostrou merecedor perante o Banco (eá o caso das chamadas contas-ordenado).

Jaá nos casos de solicitaçaã o de creá dito por parte do cliente (e, designadamente, a partir de
certos montantes de creá dito), eá normal que lhe seja solicitada uma garantia (por exemplo, a
emissaã o de uma livrança em branco).

Aleá m disso, o Banco pode ainda exigir a assinatura de outras pessoas ou entidades
(avalistas ou fiadores) de forma a melhor acautelar a reposiçaã o do creá dito concedido.

341024 Técnicos Comerciais

Página 38 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Caso utilize o creá dito (no todo ou em parte), o cliente deveraá depois devolveê -lo, no prazo
acordado, acrescido dos juros devidos ao Banco, face ao caso concreto. Ém princíápio, esse
reembolso deve ocorrer numa uá nica operaçaã o; mas, em certos casos o Banco pode aceitar que
a devoluçaã o do capital se faça em “prestaçoã es”.

Crédito em conta empréstimo

A concessaã o de creá dito pode ter por base a celebração de um contrato de mútuo no qual se
estipula um montante fixo de capital a emprestar e um plano financeiro dos pagamentos
(incluindo a refereê ncia da taxa de juros) a realizar pelo cliente.

A principal diferença desta forma de concessaã o de creá dito decorre do facto de, ao contraá rio do
que acontecia com a conta corrente, o cliente não poder movimentar livre e directamente
a conta.

Naã o eá o cliente que decide, em cada momento, qual o montante a utilizar ou, inclusivamente, a
naã o utilizaçaã o do capital; eá o Banco que lhe entrega o capital o qual teraá de ser reembolsado
nas condiçoã es e prazos previstos, independentemente de ser utilizado ou naã o.

Ésta forma de creá dito estaá , praticamente sempre, sujeita a garantias (designadamente,
hipotecas de bens imoá veis).

Normalmente, o reembolso eá feito em “prestaçoã es”/amortizaçoã es, mensais (eá o mais habitual),
trimestrais ou semestrais.

Crédito por descoberto bancário (autorizado)

Referimos atraá s que, em princíápio, o saldo da conta bancária é sempre favorável ao cliente
ou, na pior das hipoá teses, igual a zero.

341024 Técnicos Comerciais

Página 39 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
Quando assim naã o acontece, e o saldo eá negativo, daá -se o chamado descoberto: os fundos do
cliente não são suficientes para cobrir os débitos realizados na conta.
Ésta situaçaã o constituiraá , na maior parte dos casos, uma ilegalidade: o cliente naã o pode (naã o
deve) utilizar dinheiro que naã o tem.

Poreá m, em certos casos, o descoberto pode ser autorizado.

O creá dito a descoberto, apesar de poder estar previsto logo no contrato de abertura de conta,
dependeraá , em regra, de uma decisaã o do Banco, face ao caso concreto.

Assim, o Banco autoriza o cliente a realizar deá bitos em valor superior ao saldo existente na
conta, com a condiçaã o de no prazo acordado (normalmente, muito curto) o cliente repor o
dinheiro em falta.

O creá dito a descoberto pode ser remunerado ou naã o. Tudo depende da decisaã o do Banco que
tem o direito de cobrar juros mas, em muitos casos, tratando-se de situaçoã es excepcionais ou
de clientes especiais, poderaá naã o o fazer.

Crédito por assinatura

Por vezes os Bancos saã o solicitados por alguns clientes a emitirem declarações que
aumentem a confiança e a credibilidade que o mercado concede a estes clientes.

Nestes casos, ao menos num momento inicial, o Banco naã o entrega quaisquer fundos ao
cliente, limitando-se a “emprestar-lhe” o seu bom nome.

Nessa situaçaã o pode ser emitido (citamos apenas os mais relevantes):

Aval bancaá rio;


Garantia bancaá ria;
Declaraçaã o de capacidade financeira.

341024 Técnicos Comerciais

Página 40 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Recordando o que se disse a propoá sito do aval nas letras, eá faá cil compreender o aval bancário.

Trata-se de um caso especíáfico de aval (de um qualquer tíátulo de creá dito) em que o avalista eá o
Banco.

Como tambeá m jaá havíáamos mencionado, o aval do Banco confere ao tíátulo uma maior
credibilidade (e circulabilidade) pois o seu desconto bancaá rio fica muito facilitado pela
circunstaê ncia de um dos obrigados ser uma entidade que, sem duá vida, cumpriraá com o
pagamento.

O aval eá dado nos termos jaá estudados a propoá sito da letra.

A garantia bancária eá solicitada atraveá s do preenchimento de um impresso fornecido pelo


Banco.

Atraveá s dela o creá dito concede um crédito eventual: o Banco garante que se o seu cliente naã o
cumprir uma certa obrigaçaã o, ele, Banco, cumpri-la-aá .
A tíátulo de exemplo, a garantia bancaá ria eá muito usada na celebraçaã o de contratos de
empreitadas:

se o empreiteiro naã o cumprir o plano de trabalhos acordado, ficando obrigado a indemnizar a


outra parte, o pagamento do montante dessa indemnizaçaã o estaá garantido pelo Banco (atraveá s
da garantia bancaá ria).

Na declaração de capacidade financeira, o Banco emite uma declaraçaã o confirmando a


situaçaã o patrimonial do seu cliente, num determinado momento, mas naã o se responsabiliza
por qualquer pagamento a efectuar pelo cliente.

EXTRACTO DE CONTA

341024 Técnicos Comerciais

Página 41 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O extracto de conta eá o documento que o Banco envia ao cliente, para efeitos de conferência,
e no qual inscreve todos os movimentos realizados na conta durante um determinado períáodo.

O cliente deve proceder aà anaá lise cuidada do extracto, contactando o Banco em caso de duá vida
ou reclamaçaã o.

Normalmente os documentos de extracto conteê m, no verso, uma claá usula do tipo «as
reclamaçoã es relativamente aos movimentos lançados no extracto de conta, devem ser
apresentadas no prazo de x dias contados da data de recepçaã o do extracto» ou equivalente.

Na falta de reclamaçaã o dentro do prazo previsto, os movimentos constantes do extracto


consideram-se consolidados, circunstaê ncia que, no caso de erro, pode causar graves
problemas ao cliente.

EMISSÃO DE CARTÃO BANCÁRIO

Generalidades

O contrato de emissaã o de cartoã es bancaá rios pode constar do proá prio formulaá rio de abertura
de conta ou, o que eá mais normal, de formulário autónomo, com diferentes claá usulas
conforme o tipo de cartaã o que estiver em causa.

O cartaã o bancaá rio assume-se, em primeiro lugar, como um importante meio de pagamento,
nessa medida se afirmando como futuro e provaá vel sucessor natural dos cheques.

O cartaã o bancaá rio consiste num rectângulo de plástico, normalizado, com 86 por 54 mm e
0,76 mm de espessura que, para aleá m dos elementos identificativos do Banco emissor,
identifica o nome e o nuá mero do cliente e deve ser por este assinado no verso (nalguns casos,
o cartaã o apresenta no verso a fotografia do cliente).

O cartaã o bancaá rio eá ainda constituíádo por uma faixa magneá tica (no seu verso), na qual se
encontram inseridos elementos como:

O nome do cliente;

341024 Técnicos Comerciais

Página 42 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839
O nuá mero de conta;
O PIN (no ingleê s original, personal identification number, o PIN
constitui o coá digo de acesso, composto por 4 nuá meros, conhecido
apenas do cliente e que este deve memorizar pois sem o PIN o cartaã o
naã o funcionaraá nas maá quinas automaá ticas).

Modalidades de cartões bancários

A distinçaã o fundamental faz-se entre:

Cartoã es de levantamento;
Cartoã es de crédito.

Cartão de levantamento

O cartão de levantamento eá utilizado nas maá quinas automaá ticas ATM (automated teller
machine, no ingleê s original, terminais de pagamento automaá tico ou TPA, em portugueê s ), as
mais habituais entre noá s e que aleá m dos levantamentos permitem realizar outras operaçoã es, e
CD (cash dispenser), apenas para levantamentos.

O cartaã o eá simplesmente introduzido na ranhura da maá quina, apoá s o que as instruçoã es para o
momento inicial da relaçaã o entre o Banco e o cliente ocorre no momento da abertura de conta.

341024 Técnicos Comerciais

Página 43 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

341024 Técnicos Comerciais

Página 44 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

FORNECEDOR
DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTÉ DATA NOTA DE ENCOMENDA

Éxmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Local de entrega

Data de entrega

Transporte

RUBRICA

341024 Técnicos Comerciais

Página 45 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

CLIENTE
DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTÉ DATA GUIA DE REMESSA

Éxmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Carga: data, hora, local

Descarga: data, hora, local

341024 Técnicos Comerciais

Página 46 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

RUBRICA

CLIENTE DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTÉ DATA FACTURA

Éxmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

341024 Técnicos Comerciais

Página 47 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Sub - total

VALOR DO IVA

VALOR LIQUIDO

RUBRICA

CLIENTE DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTÉ DATA NOTA DE CRÉDITO

Éxmos. Senhores:

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

341024 Técnicos Comerciais

Página 48 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Sub-total

VALOR DO IVA

VALOR LIQUIDO

RUBRICA

CLIENTE DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTÉ DATA NOTA DE DÉBITO

Éxmos. Senhores:

341024 Técnicos Comerciais

Página 49 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

PREÇO
REFª DESCRIÇÃO QUANT. TOTAL
UNITARIO

Sub-total

VALOR DO IVA

VALOR LIQUIDO

RUBRICA

341024 Técnicos Comerciais

Página 50 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

CLIENTE DOCUMENTO

NºCONTRIBUINTÉ DATA RECIBO

VALOR:

Éxmos. Senhores:

RECEBEMOS QUANTIA
DE:

PARA PAGAMENTO DE:

RUBRICA

341024 Técnicos Comerciais

Página 51 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

Correspondência Registo de Entrada

Separação Patente

Particular ou Pessoal
Abertura

Confidencial
Registo

Registo em Livro próprio


Distribuição

Resposta Arquivo

Assinatura

Registo de saída

Expedição e Arquivo

341024 Técnicos Comerciais

Página 52 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

N.º DATA REMETENTE ASSUNTO Secçaã o Destinataá ria OBS


100 05.04.2011 XPTO.LDA Orçamento Secção Compras
101 05.04.2011 Zé dos Anzóis Envio de cheque Tesouraria
102 05.04.2011 Seg. Social Solicitaçaã o de Recursos Humanos
dados
102 06.04.2011 Finanças Impostos Contabilidade

N.º DATA DESTINATÁRIO ASSUNTO Secçaã o remetente OBS


100 10.04.2011 XPTO.LDA Orçamento Secção Compras
101 10.04.2011 Zé dos Anzóis Envio de cheque Tesouraria
102 15.04.2011 Seg. Social Solicitaçaã o de Recursos Humanos
dados
102 26.04.2011 Finanças Impostos Contabilidade

341024 Técnicos Comerciais

Página 53 de 54
DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E CIRCUITO DA CORRESPONDÊNCIA
UFCD3839

BIBLIOGRAFIA

SANTOS, Fernando; Saber Escrever – A Arte e a Técnica da Escrita, Édiçoã es Chambel,


1998

SÉQUÉIRA, Arminda Saá Moreira; Correspondência em Português – Comunique de Forma


Eficiente, Porto Éditora, 2005

LAMPRÉIA, J. Martins; Comunicação Empresarial, Texto Éditora, 1998

FIGUÉIRÉDO, Olíávia e FIGUÉIRÉDO, Éunice; Prontuário Actual da Língua Portuguesa –


Guia Alfabético, Édiçoã es Asa, 2005

IÉFP, Documentação Comercial, 2004

341024 Técnicos Comerciais

Página 54 de 54