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PREPARATÓRIO P/ CONCURSOS

UFPB – ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO


Conhecimento Específico – Aula 01 –
Documentação
Prof. Daniel Almeida
PREPARATÓRIO P/ CONCURSO UFPB – ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO
Específica - Aula 01 – Documentação
Prof. Daniel Almeida

Sejam bem-vindos ao módulo específico do preparatório para a UFPB –


Assistente em Administração!

Sou o Daniel Almeida, professor de Raciocínio Lógico, Matemática, e


Administração para concursos públicos desde 2004.

Graduado em Engenharia de Produção (UFERSA), Matemática (IPEMIG),


MBA em Administração e Logística e Mestrando em Engenharia de Processos (UnP)

Ministrei aulas em várias preparatórios (vestibular, área militar e concursos) no


RN, CE e PB; tenho uma turma de Coach de Estudos presencial e sou professor
universitário.

Fui aprovado no IBGE, DETRAN-RN e Petrobras, onde nesse último atuei por,
aproximadamente, cinco anos.

Estaremos junto ao longo da parte de administração do módulo específico e


caminhando rumo à aprovação!

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1 DOCUMENTAÇÃO

1.1 Conceituação

Nessa aula estudaremos os tipos de documentos cobrados no edital, seus conceitos e


suas características principais.

1.2 Ata
 O que é ?
 Documento que registra, de forma relatada/narrada, os fatos ocorridos
durante uma assembleia ou reunião;
 Registra e formaliza as decisões tomadas em reuniões ou assembleias;
 Certifica oficialmente um fato/acontecimento. Ex.: ata de certidão
lavrada em cartório;
 Pode ser manuscrita ou digitada
 Pode ser do tipo Formal ou Informal.
 CAI NA PROVA:
 Caso haja algum erro durante a escrita da ata deve ser usada a
palavra de retificação “digo”:
 Ex.: “O professor João Souza, digo, João Sousa...”
 Caso haja algum erro após a escrita da ata deve ser usada a
expressão “em tempo”:
 Ex.: “Em tempo: Onde se lê João Souza, leia-se João Sousa”
 Ata informal
 Caracteriza-se como um tipo de súmula onde serão registradas somente
as informações de maior relevância.
 Data, local, hora de inicio e fim: Sempre de forma por extenso;
 Pessoas que participarão da reunião ou assembleia;
 Pautas e discussões
 Registro do que foi decidido
 Ações futuras bem como data e local da próxima reunião, se houver.

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 Ata formal
 Abertura da reunião ou assembleia: indica a data, o horário, o local e o
nome da entidade que está reunida;
 Legalidade: a legalidade da reunião requer que haja quórum, de acordo
com o estatuto. Se não houver quórum, a reunião deverá ser cancelada, e
realizada em outra data;
 Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos
presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
 Ordem do dia: parte principal da ata, nessa fase ocorre o registro das
discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser
narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a
forma de votação e o resultado;
 Encerramento e desfecho.
 Ex.: Nada mais havendo a tratar, declara-se encerrada a sessão,
de que eu, Daniel Almeida Bezerra, lavrei a presente ata, a qual
vai devidamente assinada.
 Toda ata deve conter:
 Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de
texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
 Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
 Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
 Com números escritos por extenso;
 Sem rasuras nem emendas;
 Sem uso de corretivo;
 Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
 Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

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1.3 Atestado
 O que é ?
 É um tipo de documento escrito usado com o intuito de confirmar ou
negar a existência ou não de uma situação de direito, referente a
alguém ou a alguma situação. Assim, também pode ser conceituada
como uma declaração escrita e assinada com a finalidade de informar
sobre alguém ou fato ocorrido.
 Documento feito em atendimento à solicitação do interessado;
 O atestado deve estar em papel timbrado e/ou com o carimbo da
entidade que o expediu.

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 Normalmente é fornecido por alguém que possui função, cargo ou
posição superior ou igual a pessoa solicitante.
 Partes que compõe um atestado:
 Título com ATESTADO em letra maiúscula;
 Nome e identificação do emitente, bem como nome e identificação
do solicitante;
 Texto claro, coeso e conciso sobre o que se está confirmando ou
negando;
 Assinatura do atestante com nome e cargo ou função.
 IMPORTANTE:
 Há vários tipos de atestado: de pobreza, de óbito, de aptidão física etc
 Atestado de saúde x Atestado de Doença;

ATESTADO MÉDICO

Atesto para os devidos fins, a pedido, que o(a) Sr(a). (nome), inscrito(a) no CPF sob o
nº (informar), paciente sob meus cuidados, foi atendido(a) no dia (data) às (horário),
apresentando quadro de (informar) e necessitando de 05 (cinco) dias de repouso.

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura e carimbo)

(nome do médico)

CRM (informar)

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1.4 Certidão
 O que é?
 Documento no qual o Oficial do cartório certifica que o registro
encontra-se devidamente lavrado nos livros sob sua responsabilidade.¹
 Independente de despacho judicial e dando fé pública, o oficial reproduz,
de forma autêntica e absolutamente confiável, textos de um assento ou
documento arquivado em sua serventia, fazendo inserir na certidão,
obrigatoriamente, o número do livro, da folha e do termo sob o qual foi
lavrado, ou ainda o número do registro ou pasta ou caixa em que o
documento encontra-se arquivado.¹
 Documento copiado à mão, datilografado, fotocopiado do respectivo
original (por exemplo, de um livro de registo de nascimentos ou de um
livro de escrituras de compra e venda de imóveis) cuja autenticidade é
devidamente certificada normalmente por uma repartição pública
(conservatória, notário, repartição de finanças, ministério, câmara
municipal, tribunal, etc). Tem assim o mesmo valor do original.
Aparentemente semelhante, a simples fotocópia não autenticada de um
documento não tem valor oficial.²

¹https://www.certidao.com.br/portal/cartorios/certidao.php

²http://www.comofazer.org/sociedade-e-cultura/certidoes/

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1.5 Circular
 O que é?
 Documento oficial destinado a funcionários de um setor, remetido pelo
chefe do departamento com o objetivo de transmitir normas, ordens,
avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar
condutas de um grupo de pessoas;
 Chama-se circular devido a sua função de divulgar informações entre
todos os destinatários.

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 Partes que compõe uma circular:

 O título com a palavra CIRCULAR, em maiúsculo com a sigla do


respectivo órgão expedidor e também do número do mesmo.
 Deve constar o local e a data correspondente e por extenso, que
deve ser colocada na mesma linha do título.
 Deve constar o destinatário, com a inicial maiúscula.
 Citar o assunto da referida circular.
 O texto deve estar devidamente paragrafado, com a exposição do
assunto da circular.
 Deve conter um fechamento de cortesia, com um
“Atenciosamente” ao seu final.
 Finalizando, a devida assinatura, nome e o cargo da autoridade
que escreveu a referida circular.

Fundação XYZ
CNPJ: 99.999.999/0000-99
Rua XYZ
99999-999 – João Pessoa – PB

CIRCULAR Nº 01/19. Em 01 de janeiro de 2019.

Ementa: Estude se quiser passar

Senhores alunos e alunos:

Comunicamos que no dia 01 deste mês teremos expediente de estudo normal, mesmo
sendo feriado, pois o estudo não pode parar.

Atenciosamente,

___________________
Daniel Almeida Bezerra.
Professor

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1.6 Comunicado
 O que é?
 Aviso ou informativo que possui caráter oficial;
 Pode ser publicada utilizando a imprensa ou outros meios para que as
pessoas sejam informadas sobre determinados fatos.
 Utilizado, também, com a finalidade de informar ou tornar público um
ato;
 Dá aos receptores da mensagem um conhecimento sistêmico do processo
informado;
 Pode ser feito de forma externa, quando uma entidade deseja informar ao
público em geral sobre suas atividades, produtos e/ou ações.
 CAI EM PROVA:
 Tipos de fecho em comunicação oficial:
 para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
“Respeitosamente,”;
 para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
“Atenciosamente,”
 Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a
autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição
próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação
do Ministério das Relações Exteriores.

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Exemplo de comunicado:

COMUNICADO DE GRAVIDEZ

À
(nome da empresa)
Departamento de Recursos Humanos

Venho por meio deste, para fins da alínea "b" do inciso II do artigo 10 do Ato das Disposições
Constitucionais Transitórias da Constituição Federal, informar que me encontro gestante,
conforme exame médico anexo.

Sendo o que havia a comunicar, renovo expressões de estima e consideração.

(município) - (UF), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)
(nome da empregada)
CPF nº (informar)
CTPS nº (número da Carteira de Trabalho)

1.7 Convite e Convocação


 O que é ?
 O convite é instrumento pelo qual se faz uma solicitação, pede-se o
comparecimento de alguém ou solicita-se sua presença em alguma parte
ou em ato.
 A convocação é semelhante ao convite, mas no sentido de intimar.
 Enquanto o convite é uma solicitação e pode ser declinado por simples
arbitrariedade individual, na convocação o não comparecimento deve ser
justificado.

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 Modelo de Convite:

 Modelo de Convocação:

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1.8 Edital
 O que é ?
 Manual ou ato oficial onde há determinações, citações, indicações etc;
 Podem ser em forma virtual ou física;
 Tem função de balizar sobre como dada situação deve ocorrer, como por
exemplo, o edital para concurso quando traz quais matérias vão constar
na prova;
 É usado também como anúncio de processos licitatórios com todos os
critérios que devem ser seguidos;
 Forma de divulgação oficial dos atos administrativos;
 Forma de divulgação quanto a citação ou intimação de pessoa
eventualmente não encontrada.
 Há vários tipos de editais, podem ser: citação, intimação, um contrato,
uma exoneração, uma licitação de obras, serviços, tomada de preço etc.

1.9 Memorando
 O que é ?
 Tipo de comunicação eminentemente interna estabelecida entre as
unidades administrativas de um mesmo órgão, de níveis hierárquicos
iguais ou distintos;
 Uma de suas principais características é a agilidade do disseminar as
informações;
 Partes que compõe um memorando:

 Logo (timbre, símbolo ou marca) da Instituição;


 Número do Documento;
 Local e Data (de Criação do Memorando);
 Nome Emissor;
 Nome e Cargo do Destinatário;
 Assunto do Documento;
 Pronome de Tratamento (ex.: Prezados);
 Mensagem do Documento (Texto Principal);
 Despedida do Texto (atenciosamente, por exemplo);
 Assinatura e Cargo do Remetente (Emissor).

 CAI NA PROVA
 Diferença entre Memorando e Circular?

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 Em geral, o memorando traz um informações a um determinado
setor ou departamento, enquanto a circular pode ser para 2, 3 ou
até para toda a empresa/organização
 Modelo de memorando:

1.10 Ofício
 O que é ?
 Comunicação escrita, formal e cerimoniosa, utilizada no serviço público,
trocada entre autoridades que exercem as mesmas funções, de
funcionários com cargos inferiores, para seus superiores
hierárquicos, e/ou entre a administração e particulares, com o
propósito de fazer uma solicitação ou reivindicação oficial.
 Pontos importantes:
 Quando o emissor é uma empresa ou organização o papel é timbrado,
quando o emissor é uma pessoa física não é necessário;
 Em geral, é numerado. Quando o emissor for uma entidade pública é
numerado. Quando não for uma entidade pública, não é obrigatório;
 É imprescindível o uso do pronome de tratamento adequado quanto ao
vocativo.
 Partes que compõe:

 Timbre

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 (À esquerda) Número do ofício. (Na mesma linha, na posição centro-
direita) Local e data;
 Vocativo;
 Texto principal;
 Fechamento da mensagem;
 Assinatura acima do nome, abaixo do qual aparece o cargo ou função
 (Mais abaixo, à esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o
cargo do destinatário, endereço postal completo
 Iniciais de quem redigiu e as de quem datilografou/digitou, separadas por
barra (/).

 Modelo de Ofício

1.11 Ordem de Serviço


 O que é ?

 Formalização do trabalho que será prestado a um cliente;


 Contém as informações necessárias para planejar e executar um serviço;
 A ordem de serviço pode estar relacionada a um serviço externo
(prestado a um cliente) ou a um serviço interno (prestado dentro da
própria empresa).

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 Partes que compõe (exemplo):

 Número da ordem de serviço (por ser um documento de extrema


importância, é recomendado que ele seja de fácil de identificação)
 Qualificação completa da empresa e dos funcionários prestadores do
serviço
 Qualificação completa do cliente
 Descrição detalhada acerca da mão de obra do serviço, bem como o seu
valor
 Descrição detalhada acerca dos riscos do serviço
 Data de emissão do documento
 Data de execução do serviço
 Assinatura da empresa e do cliente

 Modelo de Ordem de Serviço:

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1.12 Portaria
 O que é ?
 Ato através do qual o titular da entidade determina ações de caráter
administrativo, com o objetivo de fixar normas relacionadas à
organização, à ordem disciplinar e ao funcionamento de serviço ou
procedimentos para o(s) órgão(s) e entidade(s) da Administração
Pública, bem como para nortear o cumprimento de dispositivos legais e
disciplinares.
 Documento oficial de ato administrativo, baixado por autoridade pública
e destinado a dar instruções ou fazer determinações de várias ordens.
 Ato administrativo especial;

 Partes que compõe:

 Título (a palavra PORTARIA), centralizado, seguido da sigla do órgão,


numeração e data, por extenso, em letras maiúsculas, em negrito;
 Ementa da matéria, em letras maiúsculas, justificada à direita;
 Denominação completa da autoridade que expede o documento, em letras
maiúsculas e em negrito, seguida da fundamentação legal;
 A palavra CONSIDERANDO em letras maiúsculas e em negrito, seguida de
dois pontos à esquerda. Abaixo dela, as considerações discriminadas, com a
justificativa da medida adotada;
 A palavra RESOLVE, em maiúsculas e em negrito, acompanhada de dois
pontos, à esquerda;
 Texto, subdividido em artigos, parágrafos, incisos e alíneas, explicitando a
matéria da portaria;
 Local e data, por extenso, à esquerda;
 Assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal
ou delegada que emite a portaria, centralizados; e
 Na elaboração final do tipo documental, devem ser incluídos o código de
classificação, a classificação de sigilo e a classificação de precedência,
quando aplicáveis na estrutura do documento.

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 Modelo de Portaria:

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1.13 Requerimento

 O que é?
 Documento que as empresas ou pessoas físicas utilizam para solicitar
algo aos órgãos públicos;

 Partes que compõe:

 Destinatário do requerimento: nome, sobrenome e cargo da pessoa ou


instituição a quem se dirige o requerimento;
 Dados pessoais do solicitante: nome, sobrenome, identificação oficial e
endereço. Além disso, podem constar outros dados, como o local e a data de
nascimento ou o telefone;
 A comunicação é redigida em terceira pessoa e consta de exposição e
solicitação;
 Fechamento:
 Local e data da solicitação
 Assinatura do solicitante
 Modelo de requerimento:

REQUERIMENTO

À
(nome da entidade)

(nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº


(informar) e no RG nº (informar), residente e domiciliado à (rua), nº (informar) -
(bairro), na cidade de (município) - (UF), vem respeitosamente à presença de
Vossa Senhoria informar que (descreva os motivos do que se pretende requerer).

Portanto, requer (escreva aqui seu requerimento, de forma objetiva).

Termos em que,

Pede Deferimento.

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).


(assinatura)
(nome)

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IMPORTANTE! TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA QUANTO À NATUREZA:


 A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade.
 A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da
Administração Pública Federal.
 A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os
órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros
órgãos públicos ou empresas privadas.
 A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada
entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à
Administração Pública Federal.
 A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo
protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.

Questões de Concursos
Questão 1 – AOCP – 2017 – SUSIPE – PA
Assinale a alternativa que apresenta o documento da redação empresarial que segue,
dentre outras, as seguintes normas: texto não pode conter rasuras; texto sem parágrafos;
números grafados por extenso.

A Declaração.
B Circular.
C Aviso.
D Edital.
E Ata.

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Questão 2 – AOCP – 2016 – CASAN
Analise o texto a seguir e assinale a alternativa correta referente ao Edital:

A Os editais são utilizados apenas para publicações de caráter oficial.


B O Edital deve ser assinado pelos participantes da reunião.
C É um resumo escrito do que se disse ou se fez na reunião.
D Através dele também se publica intimação ou se faz citação de pessoa não
encontrada ou não conhecida.
E Modelo de correspondência que exige escrita não formal.

Questão 3 – AOCP – 2016 – CASAN

Assinale a alternativa correta.

A A Ata é um resumo falado do que se disse ou se fez na reunião.

B A Ata deve ser lavrada em livro próprio ou em folhas soltas, de forma que possa
incorporar modificações.

C Na ata, deve-se anotar o assunto principal, o motivo da reunião, o essencial dos


assuntos, as decisões e conclusões e nome dos participantes.

D Na ata, o texto não precisa ser compacto, devendo estar separado por parágrafos.

E Na ata, deve constar o dia, mês e ano, local da reunião, pessoas presentes, ordem do
dia, conclusões e observações finais.

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Questão 4 – AOCP – 2013 – Colégio Pedro II – Assistente em Administração.

O que é um Ofício e por quem é utilizado?

A Ofícios são comunicações escritas que as pessoas comuns fazem entre si


B Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si e seus
eleitores
C Ofícios são cartas da administração privada e têm caráter oficial
D Ofícios são cartas da administração privada e não têm caráter oficial.
E Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si entre
subalternos e superiores, e entre a administração e particulares, em caráter oficial.

Questão 5 – AOCP – 2017 – Câmara de Maringá


“Aos dezoito dias do mês de maio de 2010, nas dependências do Edifício Central,
localizado na Avenida Rio Branco, n°15, auditório, com a presença do Secretário
Municipal de Fazenda Carlos Costa e Silva, foi dado o início da reunião [...]”

Pelo teor inicial e parcial do texto oficial reproduzido, trata-se de


A uma circular.
B um ofício.
C uma portaria.
D uma ata.
E um aviso.

Questão 6 – AOCP – 2013 – Colégio Pedro II – Assistente em Administração.

As declarações ou atestados de referencias são utilizados com qual finalidade?

A É um documento que dá uma informação sem importância alguma.


B É um documento que dá uma informação sobre fnanças da empresa
C É um documento que determina regras dentro do local de trabalho.
D É um documento que dá uma informação sem importância e não tem nenhum
valor legal.
E É um documento que dá uma informação sobre determinada pessoa ou fato
ocorrido.

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Questão 7 – AOCP – 2013 – Colégio Pedro II – Assistente em Administração.

Quando elaboramos um aviso ou comunicado, quais itens devem constar para que atinja
o objetivo?

A Título e nome da pessoa que escreveu


B Nome da pessoa ou departamento e assinatura.
C Departamento, texto claro.
D Título, nome da pessoa ou departamento, texto claro da mensagem desejada,
local, data e assinatura.
E Texto claro da mensagem.

Questão 8 – AOCP – 2013 – Colégio Pedro II – Assistente em Administração.

Quantos parágrafos devem existir em uma ata independente do tipo a ser elaborada?

A A cada frase um parágrafo


B Para cada assunto um parágrafo.
C Somente o primeiro parágrafo ou nenhum parágrafo.
D Um parágrafo para cada participante.
E Um parágrafo no começo, um no meio e outro no fim.

Questão 9 – AOCP – 2013 – Colégio Pedro II – Assistente em Administração.

Quais são os tipos de atas existentes?


A Rígidas e comuns.
B Rígidas ou flexíveis.
C Documentos diários e mensais.
D Flexíveis.
E Somente rígidas.

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Questão 10 – AOCP – 2012 – TCE-PA
Assinale a alternativa correta quanto ao que se afirma a respeito dos fechos para
comunicações oficiais.

A Em 1937, o Ministério da Justiça estabeleceu quinze padrões, mas hoje


são apenas quatro.
B Respeitosamente é o fecho para autoridades superiores, exceto o
Presidente da República.
C Atenciosamente é o fecho para autoridades superiores, inclusive o
Presidente da República.
D Respeitosamente e atenciosamente são fechos para autoridades de
mesma hierarquia.
E As comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras estão excluídas
das fórmulas anteriores.

Questão 11 – AOCP – 2013 – Colégio Pedro II – Assistente em Administração.

O que é uma Ata?

A Ata é o registro utilizado para formalizar assuntos discutidos e eventuais decisões


tomadas em uma reunião, assembleia, congresso ou convenção.

B Ata é o registro utilizado para formalizar assuntos discutidos e eventuais decisões


tomadas em uma festa pública.

C Ata é o registro utilizado para formalizar assuntos discutidos e eventuais decisões


tomadas entre funcionários da empresa sobre salário.

D Ata é o registro utilizado para formalizar e protestar sobre decisões da diretoria da


empresa.

E Ata é o registro utilizado somente em empresa pública.

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Questão 12 – IBFC – 2016 – SES-PR

Correspondência é toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou


entidades, à exceção dos processos. A correspondência mantida entre órgãos ou
entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos públicos ou
empresas privadas denomina-se:

A Interna.

B Recebida.

C Expedida.

D Oficial.

Questão 13 – IBFC – 2016 – MGS

Ao encerrar uma correspondência oficial, deve-se considerar o emprego:

A de uma forma de cortesia como “fecho” e, usualmente, emprega-se a construção


Atenciosamente”.

B da indicação do nome do destinatário que é empregado como vocativo no


encerramento.

C da referência ao nome do remetente que deve vir, obrigatoriamente, marcada


apenas pelas iniciais.

D de um resumo conciso do conteúdo apresentado ao longo do documento para


esclarecer o destinatário.

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Questão 14 – IBFC – 2016 – EMDEC

Em correspondência, a modalidade de comunicação eminentemente interna entre


unidades administrativas denomina-se:

A Ata.

B Memorando.

C Ofício.

D Despacho.

Questão 15 – IBFC – 2015 – DOCAS- PB

Considerando as normas para redação de correspondências oficiais e a estrutura desses


documentos, assinale a opção em que se faz uma afirmação correta.

A O memorando é um documento utilizado para comunicação interna em uma


empresa.

B Deve-se sempre usar o vocábulo “obrigado/a” como fecho de correspondências


oficiais.

C Os números presentes no corpo do texto de uma ATA não devem vir escritos por
extenso.

D Um parecer é um documento usualmente empregado para registraras decisões de


uma reunião ou assembleia.

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