Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
QUE PRESENTA:
Ramirez, Daniel
#12212067
INGENIERÍA INDUSTRIAL
Vo.Bo.
Alma Delia Corrales Orozco (FIRMA)
2
5. Control ............................................................................................................................... 25
Diagrama de Pareto ........................................................................................................................ 26
Métodos de Control de inventarios ................................................................................................ 28
Capítulo III Desarrollo ........................................................................................................................ 29
Identificación del equipo critico ..................................................................................................... 29
Identificación de partes de reemplazo criticas ............................................................................... 32
Identificación de números de parte inactivos ................................................................................ 38
Identificación de números de parte duplicados ............................................................................. 42
Análisis de máximos y mínimos en partes de reemplazo criticas .................................................... 46
Diseño de un sistema de conteos cíclicos ....................................................................................... 48
Capítulo IV Resultados ....................................................................................................................... 55
Conclusiones y recomendaciones ...................................................................................................... 60
Conclusiones .................................................................................................................................. 60
Recomendaciones .......................................................................................................................... 61
Competencias desarrolladas y aplicadas ........................................................................................ 62
Referencias ........................................................................................................................................ 63
Anexos ............................................................................................................................................... 64
3
OTROS ÍNDICES
ÍNDICE DE IMÁGENES
4
ÍNDICE DE GRÁFICAS
Gráfica 1 Representación gráfica del costo del inventario de partes de reemplazo por categoría. .. 16
Gráfica 2 Representación gráfica del total de partes de reemplazo a evaluar. ................................. 17
Gráfica 3 Representación de Máximos y Mínimos ............................................................................. 20
Gráfica 4 Representación del análisis ABC ......................................................................................... 22
Gráfica 5 Análisis de Pareto del tiempo muerto causado por equipo ............................................... 29
Gráfica 6 Ejemplo de analisis ABC en equipo critico .......................................................................... 33
Gráfica 7 Porcentaje de partes de reemplazo en el inventario de mantenimiento ........................... 37
Gráfica 8 Costo de inventario de partes de reemplazo por categoría ............................................... 37
Gráfica 9 Números de parte por locación .......................................................................................... 38
Gráfica 10 Costo de partes no críticas por categoría ......................................................................... 39
Gráfica 11 Costo del inventario de partes de reemplazo después de eliminar las partes inactivas .. 41
Gráfica 12 Números de parte por categoría después del inventario físico ........................................ 45
Gráfica 13 Costo del inventario de mantenimiento por categoría después del inventario físico ...... 45
Gráfica 14 Costo de partes de reemplazo críticas .............................................................................. 48
Gráfica 15 Porcentaje actual de carga de trabajo por técnico ........................................................... 50
Gráfica 16 Carga de trabajo distribuida por técnico .......................................................................... 51
Gráfica 17 Números de parte por categoría - antes. ......................................................................... 55
Gráfica 18 Números de parte por categoría - después. ..................................................................... 55
Gráfica 19 Números de parte críticos con Máx-Mín definidos .......................................................... 56
Gráfica 20 Costo del inventario de partes de reemplazo por categoría – antes. ............................... 57
Gráfica 21 Costo del inventario de partes de reemplazo por categoría - después. ........................... 58
Gráfica 22 Tiempo muerto causado por equipo para el año fiscal 2017 ........................................... 58
5
ÍNDICE DE ANEXOS
6
ÍNDICE DE ACRÓNIMOS Y SIGLAS
ACRÓNIMOS
CMMS Sistema de Administración del Mantenimiento Computarizado
CRT Critico
DT Tiempo Muerto
FY Año Fiscal
MÁX Máximos
MÍN Mínimos
MRO Inventario de partes de reemplazo
WKLY Semanal
SIGLAS
USDA Departamento de Agricultura de los Estados Unidos.
FDA Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos.
MRP Programa de confiabilidad del Mantenimiento
7
Introducción
El proyecto trata sobre la necesidad de controlar y reducir los costos en las partes
de reemplazo en el inventario de mantenimiento y estará organizado de la siguiente
manera:
8
a) Justificación
Cabe mencionar que, aun cuando se trata del control de costos se deberá contar
con una revisión mensual de la base de datos para asegurar que el sistema siga
operando bajo los controles establecidos.
9
b) Objetivos del proyecto
Objetivo general
Objetivos específicos
10
c) Marco Contextual
Historia
Fuente: www.tysonfoods.com
Tyson Foods nace en 1935 durante la gran depresión de los Estados Unidos
cuando John W. Tyson mueve a su familia a Arkansas en busca de nuevas
oportunidades y comenzó un negocio de entrega de gallinas de alta calidad a
domicilio en una camioneta vieja. Conforme fue creciendo esta compañía, comenzó
a abarcar distintos tipos de mercado de comida, es por esta razón que Tyson
Foods adquiere Circle Foods y se comienzan a manufacturar productos de cocina
mexicana.
Ubicación de la planta
11
Imagen 2 Ubicación de la planta utilizando Google Maps
Misión
12
Visión
Elevar las expectativas del mundo por cuanto bien la comida puede hacer.
Valores fundamentales
USDA
13
FDA
14
Programa de Confiabilidad del Mantenimiento
d) Problemas a resolver
15
La imagen 1.3 muestra una representación gráfica del costo del inventario de
partes de reemplazo por categoría.
$2,500,000.00
$2,000,000.00
$1,500,000.00
$1,000,000.00 $239,084.30 $230,779.00 $117,972.65
$500,000.00
$-
Actives Actives not used
Activos y no Inactives
Inactivos No Order or Issue
Numeros de parte
Activos since 2013
usados desde el date
nunca usados
2013
Gráfica 1 Representación gráfica del costo del inventario de partes de reemplazo por categoría.
El análisis de este inventario arroja que existe muy poca administración de las
operaciones que se realizan en el inventario de partes de reemplazo.
e) Alcances y limitaciones
16
Total de Números de Parte
3029
Inactivo
Activo
5852
17
Capítulo I Marco Teórico-Conceptual
Marco Teórico
Los inventarios de partes de reemplazo conocidos por sus siglas en ingles MRO, es
definido por el Autor Slater P. (2016) como todos aquellos artículos usados para el
mantenimiento de la planta, como pueden ser partes de reemplazo de equipos y
consumibles que puede o no agregar valor a los bienes, pero no son parte del
producto final ni son centrales para una organización.
18
Partes de reemplazo críticas
Estas partes de reemplazo deben ser identificadas para todo aquel equipo que se
considera crítico para la manufactura de productos los cuales son definidos en
base a un equipo compuesto por Operaciones, Mantenimiento, Ingeniería,
Administración de Materiales y Seguridad.
Máximos y mínimos
Máximos y mínimos, también conocido como inventario fijo, es una técnica que
consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario, además de su
respectivo periodo fijo de revisión. La cantidad a ordenar corresponde a la
diferencia entre la existencia máxima calculada y las existencias actuales de
inventario. Los pedidos que se efectúen fuera de las fechas establecidas de
revisión corresponderán a aquellos que busquen reaccionar a una fluctuación
anormal de la demanda de unidades que haga que los niveles de inventario lleguen
al límite mínimo antes de la revisión.
19
Teniendo en cuenta que:
20
Conteos cíclicos
Análisis ABC
• Los artículos A son bienes cuyo uso es el más elevado. El principal 70-80%
del consumo representa solo entre el 10 y 20% de los artículos del inventario
total.
• Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de
consumo medio. Ese 15-25% de valor de consumo generalmente representa
el 30% de los artículos del inventario total.
21
• Los artículos C son artículos con el menor valor de consumo. El 5% más
bajo de consumo anual generalmente representa el 50% de los artículos del
inventario total.
22
Microsoft Excel
Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como
la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). La única condición es
que debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que
Excel efectúe el cálculo correspondiente. Una de las razones por las que Excel es
una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es por su capacidad
de crear gráficos basados en datos. El hecho de tener una herramienta visual
facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo que millones
de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.
Análisis de problemas
23
Capítulo II Marco Metodológico
Es necesario tener un conocimiento detallado de las técnicas y fases a desarrollar
para llevar a cabo el proyecto de control y reducción de costos en las partes de
reemplazo del inventario de manteamiento, tomando en cuenta todos los factores
que puedan afectar la metodología, que podrían ir desde una mala administración,
problemas internos, atraso en las revisiones de las actividades relacionadas con el
inventario de mantenimiento.
Metodología DMAIC
Según el autor Connie B. (ASQ, 2009), la metodología Seis Sigma DMAIC (por sus
siglas en inglés Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), tiene como objetivo
buscar, detectar y reducir/eliminar errores y defectos en un proceso, los cuales son
causa de inconformidades con los clientes. Las etapas de las que consta la
metodología son las siguientes:
En esta etapa se definen los objetivos del proyecto, los cuales son encontrar cuales
son los equipos críticos y cuáles son sus partes criticas, se utilizará la herramienta
recomendada por la ASQ como es el análisis de Pareto. De igual manera se deben
de definir aquellos puntos que resulten importantes para la planta, y realizar un
panorama del problema a fin de entenderlo de una manera más simple.
En esta segunda etapa se debe de medir cual es el costo total del inventario de
partes de reemplazo, y cuál es el tiempo muerto actual causado por tiempo muerto.
Se debe tener en claro “que” es lo que se va a medir, para esto se van a emplear
24
dos distintas fuentes de información: base de datos del departamento de
mantenimiento (CMMS), base de datos del departamento de producción y
posteriormente demostrarlo con un histograma.
25
Imagen 4 Algoritmo de la Metodología DMAIC
Diagrama de Pareto
26
1- Delimitar el periodo de tiempo muerto causado por maquinaria a lo que va
del año fiscal 2017.
2- Se recabarán los datos de la base de datos de producción y exportarlos a
Microsoft Excel.
3- Se ordenarán los datos de manera descendiente.
4- Se totalizarán los datos para todos los equipos.
5- Calcular el porcentaje total que cada uno de los equipos representa.
6- Utilizando Microsoft Excel se trazará la escala de eje vertical derecho para
porcentaje acumulativo comenzado del 0 al 100%.
7- Trazar la línea de porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior
de la barra de la primera categoría.
8- Analizar la gráfica para determinar los equipos críticos.
27
Métodos de Control de inventarios
Los métodos organizativos para lograr estos objetivos, varían dependiendo de las
actividades que se realizan en las distintas entidades, y de acuerdo con la
complejidad y volumen del inventario de partes de reemplazo.
Entre las técnicas más comunes el autor Slater P (2016) para la administración y
control de los inventarios de partes de reemplazo, se recomiendan:
1- El sistema ABC
2- Establecer un inventario de mínimos y máximos
3- El establecer puntos de reabastecimiento
4- Establecimiento de procedimientos y entrenamientos
28
Capítulo III Desarrollo
Para aplicar todo el procedimiento fue necesario en llevar a cabo cada una de las
etapas de las metodologías descritas en el Capítulo II. A continuación, se
describirán cada una de estas etapas para la reducción y control de costos en las
partes de reemplazo del inventario de mantenimiento.
Gráfica 5 Análisis de Pareto del tiempo muerto causado por equipo
29
para mantener a la planta activa. Un ejemplo de esto son los equipos generadores
de aire comprimido, los cuales proporcionan el aire comprimido con el que opera el
equipo crítico y en caso de que no estén operado estos pararían las líneas de
producción.
30
Imagen 6 Sistema de Administración del Mantenimiento Computarizado de Tyson Foods
Una vez que se identifica el equipo critico en CMMS se procederá a identificar sus
partes de reemplazo críticas.
31
Identificación de partes de reemplazo criticas
Es por este motivo que se optó por identificar las partes de reemplazo críticas de la
siguiente manera:
32
Las partes de reemplazo de un equipo critico fueron segregadas en las siguientes
categorías:
• Critico: Todas aquellas partes vitales para la operación de una maquina y/o
con tiempos de espera altos.
• A: Todas aquellas partes de reemplazo con una frecuencia de uso
equivalentes a 70-80% del total de transacciones.
• B: Todas aquellas partes de reemplazo con una frecuencia de uso
equivalentes a 15-20% del total de transacciones.
• C: Todas aquellas partes de reemplazo con una frecuencia de uso
equivalentes a 5-10% del total de transacciones.
33
34
A continuación, se muestran unas imágenes de cómo debería verse la parte de
reemplazo critica una vez identificada en el software CMMS.
35
Imagen 10 Muestra del codigo crítico en CMMS
36
Gráfica 7 Porcentaje de partes de reemplazo en el inventario de mantenimiento
Gráfica 8 Costo de inventario de partes de reemplazo por categoría
37
Identificación de números de parte inactivos
Una vez identificado todo aquello que agrega valor al servicio de mantenimiento es
importante remover todo aquello que no agrega valor, ya que es dinero inmóvil que
no se está utilizando.
Se decidió correr un reporte de números de parte por locaciones, para saber cómo
están distribuidos en el inventario. A continuación, se muestra una tabla en Excel
utilizando los datos de CMMS:
38
Costo de partes no criticas por
categoría
$117,972.10 $180,563.80
Activos no usados desde
el 2013
Inactivos
Corporativo optó por distribuir las partes físicamente hacia distintas plantas; esto se
hizo utilizando la función V.LOOKUP en Excel para comparar los números del
sistema ERP llamado SAP que utilizan la mayoría de las plantas con los números
de parte que se utilizan en CMMS en San Diego.
39
Las partes fueron extraídas del inventario y se enviaron a distintas plantas de
Tyson Foods donde las plantas se harían cargo del costo de transporte fueron
enviadas a las siguientes locaciones:
• Fayeteville, Arkansas
• Sanford, Florida
• Portland, Oregon
• Vernon, California
• Clarksville, Tenesse
• Wilkesboro, Norte de Carolina
40
Imagen 13 Partes enviadas a las diferentes locaciones 2
Gráfica 11 Costo del inventario de partes de reemplazo después de eliminar las partes inactivas
41
Identificación de números de parte duplicados
Una vez analizado que los números de parte inactivos no críticos han sido
removidos es hora de hacer un análisis en los números de parte activos no críticos.
Por la falta del control se tienen números de parte distintos pero con la misma parte
en diferentes locaciones, como se muestra en la imagen 14.
Una vez identificados estos números de parte que son distintos, pero físicamente
son idénticos, estos deberían estar en una misma locación con las cantidades
corregidas como se muestra en la imagen 15.
42
43
Se decidió realizar un conteo físico para verificar la exactitud del inventario y poder
mover las partes de reemplazo con números duplicados a una misma locación;
esto se realizó junto con el inventario físico que se realiza en el inventario de
materias primas, producto terminado y producto en proceso.
Se aprovecho el paro de la planta por dos días para poder trabajar en contar los
números de parte, re-identificarlos con etiquetas y acomodarlos de una manera
más ordenada.
44
Una vez contado, re-identificado el material y el inventario de partes de reemplazo
re-etiquetado se introdujo toda la información del conteo a la base de datos del
inventario de mantenimiento y se exportó la información para evaluar las
discrepancias de inventario.
824
Active
Critical
4562
Gráfica 13 Costo del inventario de mantenimiento por categoría después del inventario físico
45
mantenimiento. Existían números de parte que no habían sido contados desde el
2009 y tenían cantidades asignadas a ellos, de igual manera las cantidades
descritas en el software CMMS no eran equivalentes a las existencias físicas.
Una vez identificadas las partes de reemplazo criticas es vital establecer los niveles
de inventario, que estas deben tener ya que lo que se busca es minimizar el
impacto de tiempo muerto causado por faltantes.
Es importante denotar que para esta técnica se requiere tener revisiones periódicas
para que el inventario se ajuste a las fluctuaciones de la demanda. El periodo de
tiempo que se utilizó para el cálculo de máximos y mínimos de las partes de
reemplazo criticas es de seis meses, específicamente los últimos seis meses.
46
El reporte muestra las cantidades máximas y mínimas que se deben existir para
cada uno de los números de parte críticos y además calcular cuánto dinero en
exceso o déficit se tiene por número de parte de reemplazo critica.
Una vez obtenido este reporte se procederá a introducir estos datos al sistema de
CMMS en cada una de los números de parte como se muestra a continuación:
Imagen 20 Numero de parte crítico con punto de reorden, cantidad máxima y cantidad a pedir.
El introducir estos datos es vital para mantener los niveles óptimos en el inventario
ya que el sistema manda una alerta cuando un numero de parte critico ha llegado a
su punto de reabastecimiento y solicita una aprobación para poder generar una
requisición de compra al proveedor.
Analizando las cantidades optimas que el inventario debería tener en las partes de
reemplazo críticas, se llegó a la conclusión que el dinero invertido en las partes de
reemplazo criticas es mayor a lo requerido. A continuación, se muestra una gráfica
representativa de esta situación:
47
Después de analizar el costo asociado con las partes de reemplazo críticas se llegó
a la conclusión de que existe un exceso en el costo de $28,564.40 dólares. Como
este costo es de partes de reemplazo críticas se decidió esperar a que las partes
sean utilizadas y una vez que lleguen a sus niveles óptimos de inventario se
mantendrán utilizando la herramienta de auto-reabastecimiento basado en los
niveles máximos y mínimos.
48
49
Porcentaje de carga de trabajo
32.95% 26.8%
18.2%
21.37%
VC = Victor Castro JL = Juan Lara BR= Benjamin Rubio JC= Jose Caro
50
24.53% 26.8%
26.04% 22.6%
51
Después de diseñar el nuevo sistema de conteo cíclico para el inventario de partes
de reemplazo también se decidió implementar un conteo semanal de partes de
reemplazo críticas en adición al conteo cíclico cuatrimestral que se realiza en el
inventario.
52
Por último se realizaron procedimientos para asegurarse que las buenas prácticas
se mantengan en las operaciones del inventario de partes de reemplazo de
mantenimiento. Estos son los documentos de procedimientos estándar de
operación:
53
54
Capítulo IV Resultados
Active
Critical
4562
55
Para los números de parte críticos se estableció como objetivo el cálculo de los
niveles mínimos y máximos de por lo menos 40% o 330 números de parte críticos.
Actualmente se cuenta con 776 números de parte críticos con niveles de inventario
máximos y mínimos definidos es decir 94.17%.
Es importante resaltar que para los números de parte críticos con niveles de
inventario máximos y mínimos fueron calculados de manera simultáneamente con
su punto de reabastecimiento cuya meta establecida es de 50% e igualmente se
alcanzó el 94.17%.
Gráfica 19 Números de parte críticos con Máx-Mín definidos
El siguiente objetivo fue la reducción de por lo menos 60% del inventario de partes
de reemplazo inactivas; esta meta fue alcanzada en un 100% removiendo todos los
números de parte inactivos no utilizados desde el 2013 y números de parte nunca
utilizados.
56
Algunos números de parte inactivos fueron re-evaluados ya que pocos fueron
considerados como críticos, dejando en el inventario únicamente aquello que
agrega valor al servicio del mantenimiento como se muestra en la comparativa de
la gráfica 17 con la gráfica 18.
Por último se estableció como objetivo la reducción de por lo menos el 15% del
costo total del inventario de partes de reemplazo el cual contaba con $3,009,885.08
dólares, a continuación se muestra el estado anterior del inventario de partes de
mantenimiento:
$2,500,000.00
$2,000,000.00
$1,500,000.00
$1,000,000.00 $239,084.30 $230,779.00 $117,972.65
$500,000.00
$-
Actives Actives not used
Activos y no Inactives No Order or
Activos Inactivos Numeros de parte
since 2013
usados desde el Issue date
nunca usados
2013
A continuación, se muestra una gráfica del estado actual del inventario de partes de
reemplazo del inventario de mantenimiento:
57
Gráfica 22 Tiempo muerto causado por equipo para el año fiscal 2017
58
59
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
Es por esto que la importancia de trabajar en equipo fue vital para la realización de
este proyecto, no hubiera sido posible sin el sustento de todas las personas de
diferentes áreas involucradas.
60
Recomendaciones
61
Competencias desarrolladas y aplicadas
Por último la resolución de problemas fue una de las competencias aplicadas más
importantes para mí, ya que aprendí a hacer uso práctico de herramientas para la
resolución de problemas al igual que como adaptarme ante los cambios y
obstáculos que se presentaron y se lograron superar para la realización de este
proyecto.
62
Referencias
• Richard K. (1999) The 80/20 Principle: The secret to Achieving More with
Less. Estados Unidos Americanos : Hachette Book Group.
63
Anexos
64
DOCUMENT: EFFECTIVE DATE: NUMBER:
D. Ramirez A. Salgado
1. Purpose
1.1 The overall goal of the Parts Check-Out Procedure is to document all parts that are requested by
maintenance technicians and to establish a system which controls the inventory levels for all parts
needed by maintenance and avoid the downtime caused by stock-outs.
2. Scope
2.1 This procedure applies to all team members within the maintenance and production departments in
the San Diego Plant.
2.2 This procedure should not be used for:
2.2.1 Requesting spare parts for personal use.
2.2.2 As a substitute of requesting direct issue parts or services.
3. Responsibilities
3.1 Maintenance Technicians: It is the responsibility of the maintenance technician to provide a Work
Order number before requesting a part form the maintenance inventory and to provide a Work Order
Number for production team members that request parts.
3.2 Production Team Members: It is the responsibility of the production team member to provide a Work
Order number before requesting a part form the maintenance inventory.
3.3 Parts Room Attendant: It is the responsibility of the parts room attendant to document all transactions
within the maintenance inventory, to provide a part only when given a Work Order number and not let
anyone in except for authorized personnel.
3.4 Maintenance/Production Supervisors: It is the responsibility of the supervisors to make sure that team
members make and provide a Work Order number that states the production line, equipment, part
number and bin location.
4. Definitions
4.1 Work Order: An internal document received by Maintenance communicating a repair, installation or
specific task that needs to be reviewed and approved by an administrator.
4.2 Check-out: The administrative procedure of providing a specific item from the inventory when a
document number is previously supplied.
4.3 Spare Part: An interchangeable part that is kept in an inventory and used for a specific repair or
replacement of a failed unit.
5. Procedure
5.1 The maintenance technicians must generate a Work Order (WO) for himself or for a production team
member and then provide it to the parts room attendant to request the parts needed to perform the job.
5.1.1 The production lead must request a WO number from a technician, they must provide the
equipment where the parts is going to be used, the part number (if available) and a sample of the
part (if possible).
DOCUMENT: EFFECTIVE DATE: NUMBER:
D. Ramirez A. Salgado
5.1.2 The parts room attendant cannot issue a part without first receiving a WO number, part number
and bin location within the inventory.
5.1.3 The parts room attendant must verify that the requested part matches the equipment on the WO,
if the requested parts are for different machines then a WO number must be provided for each
different machine.
5.2 After the parts room attendant, has provided the part he will proceed to make the transaction in CMMS
every time.
5.2.1 Note: The parts room attendant must go into CMMS and perform the data entry for all parts as
soon as it’s requested during the shift.
5.3 If the part requestor returns the part for either damage or got the wrong part number, the parts room
attendant must take it back and re-enter it into the CMMS system, please refer to 5.2.1.
5.3.1 If the part is damaged, the parts room clerk must notify the maintenance purchaser to get in
contact with the supplier and request a replacement.
5.4 If a part has reached its re-order point or reached on-hand quantity 0, the parts room clerk must make
a priority to re-order the needed quantities to replenish the inventory levels for that specific part.
5.4.1 Before proceeding to re-order the part, the clerk must verify that the parts have not been already
purchased and if it hasn’t arrived on the Estimated Time of Arrival they must notify the
maintenance purchaser to find out why.
5.5 If a parts room attendant is absent for a shift, then the maintenance supervisor and/or shift leader must
do the transactions for the respective shift making sure to make perform all transactions for his shift.
5.6 The maintenance technicians or productions team members cannot be in the parts inventory without
the parts room attendant supervision.
6. References
6.1 Work Order
7. Revision History
1. Purpose
1.1 The overall goal of the Receiving MRO Inventory Procedure is to document all goods that are being
received and placed into the inventory system by the parts room attendants, as well as to establish a
receiving inspection that determines if the products received are acceptable and conform to the terms
and conditions of the purchase order.
2. Scope
2.1 This procedure applies to all team members involved with the MRO inventory in the San Diego Plant.
3. Responsibilities
3.1 Parts Room Attendant: It is the responsibility of the parts room attendant to document, receive, inspect
and place all items from a shipment within the MRO inventory.
4. Definitions
4.1 Receiving: The act of taking possession of products in order to stage them for inspection, place them
into the inventory, or deploy them to end users (requester) for immediate use.
4.2 Inspecting: The act of examining products that have been delivered to determine conformance to the
purchase specifications.
4.3 Acceptance: Acknowledging that the product and/or goods conform to the requirements of the
purchase orders so that the supplier may be paid.
4.4 Spare Part: An interchangeable part that is kept in an inventory and used for a specific repair or
replacement of a failed unit.
5. Procedure
5.1 Receiving
5.1.1 The parts room attendant who receives a shipment of parts during his shift will stay until he/she
finishes with the whole procedure.
5.1.2 Signing for deliveries: Whenever possible, the person receiving the product should sign the
receiving document provided by the supplier or shipping company. The person receiving the
delivery should inspect items before signing the receipt and verify items match packing list.
5.2 Inspecting
5.2.1 Once the parts room attendant has received the shipment, he/she will put them in the yellow cart to
take them into the MRO inventory.
5.2.2 The parts room attendant will open and inspect the boxes using the criteria described in point 5.2.3.
5.2.3 Inspecting a shipment: The persons receiving shipments should, upon acknowledging receipt of an
order, conduct an inspection to verify the following minimum conditions:
• The product conforms to the purchase order requirements.
• The quantity ordered against the quantity shipped or delivered.
DOCUMENT: EFFECTIVE DATE: NUMBER:
6. References
6.1 Packing list
6.2 CMMS
6.3 Receiving log
7. Revision History
1. Purpose
1.1 The overall goal of the MRO Procurement Procedure is to document all transactions related to the
purchasing of components and materials that fulfil maintenance and repair functions to preserve and
maintain the equipment operational conditions.
2. Scope
2.1 This procedure applies to all team members involved with the MRO inventory in the San Diego Plant.
2.2 This policy does not apply to raw materials, Work in Process (WIP) or finished products.
3. Responsibilities
3.1 Maintenance Purchaser: It is the responsibility of the Maintenance Purchaser to document all
purchases related to the MRO inventory, generate Purchasing Orders (PO), update actual costs and
to provide the requestor with the Estimated Time of Arrival (ETA) and the PO numbers.
3.2 Maintenance Manager: It is the responsibility of the Manager to make sure the Maintenance Purchaser
comply with all activities described in this procedure.
3.3 Maintenance Supervisors: It is the responsibility of the Maintenance Supervisors to provide the proper
documentation to the Maintenance Purchaser such as approved Purchase Requisitions (PR) and
quotes. As well as making sure they track their own requested packages using the provided PO
numbers.
4. Definitions
4.1 Spare Part: An interchangeable part that is kept in an inventory and used for a specific repair or
replacement of a failed unit.
4.2 Purchasing: It’s the activity of attempting to acquire goods or services to comply with the goals of the
enterprise.
4.3 Purchase Order: Is a document and first official offer issued by a buyer to a seller. Indicating types,
quantities and agreed prices for products or services.
4.4 Purchase Requisition: Document generated by a user department to notify the purchasing agent of the
items it needs to order, their quantity, and the timeframe.
4.5 Direct Issue: Parts or services that are not associated with a stock rooms or repair centers.
4.6 MRO Inventory (stock): Is the inventory that accounts for critical spare parts, ordinary spare parts,
consumables and vendor-held stock.
4.7 Consumables: Items that have high consumption or usage but relatively low cost, these items are free
issue.
4.8 Contractor: A person or company that undertakes a contract to provide materials or labor to perform a
service or do a job.
DOCUMENT: EFFECTIVE DATE: NUMBER:
5. Procedure
5.1 Purchasing MRO inventory stock.
5.1.1 As part of the Maintenance Purchaser daily activities he/she will generate a Purchase Orders to the
MS (Maintenance Stock) account so that the Parts Room Attendant can attach purchase request of
stocked items.
5.1.2 As a part of the Parts Room Attendant daily activities to reorder parts that have reached its reorder
point or the on-hand quantity is equal to 0, they will submit a request to buy this parts and put it in
an opened Purchase Order.
5.1.3 If a part requestor notices that a part has reached its on-hand quantity to 0 then they will also notify
the Parts Room Attendant of this so they can generate a request a purchase.
5.1.4 The Maintenance Purchaser will compare the quote cost with the actual cost in CMMS so he/she
can constantly update the cost for all stock items.
5.1.5 After the requested items are specified in the PO the Maintenance Purchaser will proceed to
purchase this items.
5.3.4 After the requested items are specified in the PO the Maintenance Purchaser will proceed to
purchase this items.
6. References
6.1 Work Order
6.2 Purchase Order
6.3 Purchase Requisition
6.4 CMMS
7. Revision History
1. Procedure
1.1 The Parts room attendants will receive a form that has all the Critical Spare Part numbers
assigned for them to count weekly (Please see Image #1).
1.2 The parts room attendand will search the part number ID for each one of their assigned
part numbers on CMMS and move to the tab “Locations” (Please see image #2).
1.3 After looking for the part in CMMS in the tab “Locations” :, they will click on the row that
contain the part bin and look for the ABC code and change it to Critical (CRT) and the
proceed to change the Count Cycle to Weekly .
(Last Saved) Confidential – Tyson Foods, Inc. Internal Use Only Page 1 of 6
Copyright 2005 Tyson Foods, Inc.
Revision 1
(Last Saved) Confidential – Tyson Foods, Inc. Internal Use Only Page 2 of 6
Copyright 2005 Tyson Foods, Inc.
Revision 1
(Last Saved) Confidential – Tyson Foods, Inc. Internal Use Only Page 3 of 6
Copyright 2005 Tyson Foods, Inc.
Revision 1
(Last Saved) Confidential – Tyson Foods, Inc. Internal Use Only Page 4 of 6
Copyright 2005 Tyson Foods, Inc.
Revision 1
1.3.5 Make sure that the ABC code is set to critical (CRT) and that the Count Cycle is set to
weekly (W), then proceed to apply this changes.
(Last Saved) Confidential – Tyson Foods, Inc. Internal Use Only Page 5 of 6
Copyright 2005 Tyson Foods, Inc.
Revision 1
Click on Save
1.4 The parts room attendant will proceed to perform this operation to all of the critical spare
parts assigned to them.
Note: If you have, any questions please contact Maintenance Buyer (Juan Barboza),
Maintenance Intern (Daniel Ramirez) or Parts Room Supervisor (Oscar Puente).
(Last Saved) Confidential – Tyson Foods, Inc. Internal Use Only Page 6 of 6
Copyright 2005 Tyson Foods, Inc.