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Cali - Colombia
2019
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TRAMISOFT, TU MEJOR ALIADO PARA GESTIONAR TUS TRAMITES. 3
Nota de Aceptación:
Jurado
Jurado
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Dedicatoria
Este proyecto lo dedicamos primeramente a Dios que nos ha dado la capacidad, la fuerza y la
sabiduría para lograr nuestra metas, sobrellevando los obstáculos y situaciones que nos enseñaron
a fortalecer nuestros conocimientos; también a nuestros familiares, que nos han apoyado durante
todo este proceso y han sido de vital importancia para emprender este camino, cumpliendo el
papel de ser el soporte económico y el apoyo en este trayecto, a la iniciativa de los compañeros
que con su desempeño y dedicación lograron cumplir este objetivo y a los profesores y
colaboradores de la universidad que brindaron los conocimientos y herramientas necesarias para
hacer este proyecto realidad.
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TABLA DE CONTENIDO
Tabla de contenido
Resumen 6
Introducción 8
1.1 Antecedentes 10
2. Justificación 11
3. Objetivos 12
6. Marco referenciales 13
7. Marco de Trabajo 14
7.1 Planeación: 16
requerimientos Funcionales 36
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Lista de tablas
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Lista de figuras
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Resumen
This text describes the development of a document management software for student institutions
with the aim that these institutions can register, follow and control all the processes of
documentary procedures within it; since it becomes a need for every entity to better manage
information, therefore users require faster processes and answers themselves. All this process can
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be achieved by following strict forms of work that will lead us to fulfill the desired objective and
in the estimated time; that method of work. It is a union between the SCRUM methodology and
our own strategies, why that? Because it is what involves the use of tools such as planning,
socializations among the work team and in turn will allow us to reach the desired result. The
purpose is to present a product according to the needs of the institutions and future entities.
We hope that the development of this software allows us to have a great experience at the time of
programming and teamwork has made us more competitive for the work environment and society
itself.
Introducción
El presente trabajo pone en evidencia como una buena gestión de la información puede hacer
grandes cambios en cualquier lugar, sin mencionar la ventaja que trae la administración de la
información, acorde a un modelo de negocio que puede ser llevado a su punto más alto,
permitiendo sobre todo una reducción de gastos operacionales por parte de las entidades o
instituciones.
La gran cantidad de información que hoy en día se maneja y la lentitud a la hora de gestionar
tramites (teniendo en cuenta las fases que conlleva la realización de estos), es fundamental que se
busquen soluciones para la buena implementación de los mismos; es ahí donde entra Tramisoft,
el software que busca gestionar, controlar y llevar el debido proceso de los trámites documentales
en pro de agilizarlos.
Por ende, queremos ofrecer la sistematización como herramienta para mejorar este tipo de
procesos, con el objetivo de tener un mayor dominio de ellos y como resultado, respuestas más
rápidas y concisas.
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sus documentos y brinde respuestas rápidas y eficientes a sus usuarios; por consiguiente se sigue
estando propenso a la perdida de información o mala administración de la misma.
Por esta razón es importante enfatizar este tipo de problemática, ya que en la actualidad es
fundamental tener un buen manejo de la información. Es por esto que resulta relevante analizar
las necesidades y buscar las soluciones que se adecuen al modelo de negocio y cumpla con la
funcionalidad del desarrollo, para evitar la acumulación de trabajo y se ejecuten los procesos de
la mejor manera.
1.1 Antecedentes
Otro trabajo llevado a cabo es el software desarrollado por la compañía Athenos (2009), su
objetivo fue crear un aplicativo informático tanto para ordenadores como para dispositivos
móviles que permitiera el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos
electrónicos. Con este desarrollo se enfatizo en la necesidad de muchas compañías en buscar un
orden y control frente a su información, pues siendo el entorno laboral cada vez mas competitivo,
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se requerían volver más rápido las actividades en las organizaciones. Teniendo en cuenta lo
anterior, dentro de sus resultados al analizar el impacto que tuvo este desarrollo se destaca:
En primer lugar: Las grandes compañías que optaron por este software, en busca de adquirir un
sistema de gestión documental.
En segundo lugar: El gran control de información que se maneja, pues al desarrollarse y poner
en práctica para distintas organizaciones es de resaltar su control en el flujo de la información.
2. Justificación
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Tomando en cuenta esta situación, queremos ofrecer la sistematización como herramienta para
optimizar y acelerar tramites institucionales, con el objetivo de tener un mayor control de ellos
tanto en la parte de la información personal, como de historial de observaciones de acuerdo a su
respectivo seguimiento, y como resultado, respuestas más rápidas y grandes beneficios para la
organización, siempre y cuando el personal esté capacitado y sepa hacer bien sus tareas usando
esta herramienta. Además, nuestro estudio previo acerca de los diferentes lenguajes de
programación que nos ayudaran en este proceso, pueden permitirnos distinguir con claridad el
potencial de cada una de las herramientas utilizadas para la resolución de problemas, aumentando
la eficiencia en las estrategias para nuestro desarrollo.
3. Objetivos
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6. Marco referenciales
Según las investigaciones realizadas los marcos de referencia que tenemos son. Orfeo, hyperón
documental, business one, athento. Estas aplicaciones web que encontramos, nos sirven de base
para realizar nuestro proyecto
Falta
Bibliografía
- Articulo Web:
MICROSOFT, José “Comunicación e integración latinoamericana:
{En línea}. {11 julio de 2015} disponible en:
(https://msdn.microsoft.com/es-es/library/dd409432.aspx).
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7. Marco de Trabajo
1. Product Owner (Erick Jhorman Romero Jojoa) : Se encargada de interactuar con el cliente
o la entidad que va a ser evaluada, cumple con la necesidad de extraer los requerimientos del
usuario y/o entidad y hacerlos llegar al equipo de trabajo, del mismo modo, orientar frente a
cuál es el alcance al que puede llegar y las posibles soluciones frente a adversidades o
inconsistencias de lo que quiere el cliente u organización.
2. Scrum Máster (Julian Andrés Lozano Nieva): Se encarga de corroborar que todo el
desarrollo se lleve de la mejor manera, en cuanto a tiempos, equilibrio y entrega de las
actividades. Además, se encarga de la toma de decisiones frente a tropiezos u obstáculos que
surjan en el trascurso del desarrollo. En pocas palabras es un orientador que pertenecer al
grupo de desarrollo.
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3. Development Team Members (Brian Fernando Trejos Zúñiga, Brian Cabrera Lizcano,
Luis David Aguirre): Se compone por todo nuestro equipo de desarrollo del proyecto, que
tienen como obligación realizar el código y hacer el respectivo testeo antes de mostrar el
producto, cada participante o grupo de participantes le corresponden módulos de desarrollo,
los cuales deben entregarse de forma ordenada para unirlos y completar poco a poco el
proyecto. Dentro de nuestro método de trabajo el Product Owner y el Scrum Máster aparte
de tener otras responsabilidades, también hacen parte del equipo de desarrollo puesto que
cada uno de los miembros debe conocer de forma clara el modelo de negocio y saberlo
implementar de acuerdo con su actividad (modulo).
Teniendo en cuenta lo anterior, se expone específicamente que cada uno de los integrantes va a
desempeñar funciones que aportarán y orientarán nuestro avance, además, previo a la realización
del proyecto se tuvieron en cuenta características puntuales, pues no se puede realizar un
proyecto sin entender el modelo de negocio adaptado a necesidades concretas de los
usuarios/entidades. Es por esta razón que se tuvieron en cuenta los estos aspectos:
Por otro lado, en base a las necesidades y a los aspectos mencionados anteriormente, se originó la
idea por parte del equipo de indagar con que herramientas realizaríamos el respectivo desarrollo,
pues inmersos en un mundo tecnológico era importante declarar un punto inicial y herramientas
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que ayudaran a cumplir los objetivos. Acorde a esto, se investigó respecto a diferentes lenguajes
de programación y frameworks que tuvieran una alta sinergia, debido a que necesitábamos la
interacción continua entre nuestra base de datos relacionada y la codificación en el entorno del
desarrollo.
Aunque en gran número, muchas de las herramientas investigadas pudieron servir para diferentes
funcionalidades, decidimos elegir en base a las siguientes cuestiones:
1- Herramientas óptimas para diferentes tipos de ordenadores.
2- El fácil uso y/o aprendizaje de las herramientas.
3- La correcta implementación del MVC (Modelo Vista Controlador).
4- El lenguaje de desarrollo, claro, concisa y con amplia gama de utilidad.
Con estos datos relevantes, el equipo de desarrollo seleccionó: Laravel como framework o
entorno de desarrollo, lenguaje de programación PHP para su codificación y complementos de
apoyo como JAVASCRIPT, CSS y HTML para la interacción y muestra de contenido.
Antes de entrar en contexto en cuanto a que, y cómo se realizó el debido sistema, se decidió
realizar una serie de pautas que ayudaran al rápido manejo de las labores y funciones por parte de
cada integrante.
7.1 Planeación:
Se reunió el equipo de trabajo para asignar roles y actividades a cada uno de los integrantes del
equipo, además, crear los módulos y las personas que los conforman, con el objetivo de que cada
uno de ellos asigne un tiempo prudente para el desarrollo de determinada actividad y cumpla con
los requerimientos asignados. Los módulos están definidos de la siguiente manera:
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➢ Solicitante - (Erick Jhorman Romero y Luis David Aguirre): Se encarga de realizar el
debido registro de los solicitantes (entendiendo por solicitante, como la persona que
realizara la petición), además de realizar el proceso de creación de la solicitud.
➢ Seguimiento- (Braian Fernando Trejos y Julian Andrés Lozano): Se encarga de
realizar el proceso del seguimiento del trámite, desde la petición hecha por el usuario
hasta asignación de empleados, cambios de estado y respuestas a la solicitud.
7.2 Desarrollo:
El conjunto de actividades puede ser evidenciada en el siguiente documento, donde se plasma
cada una de las etapas por las que el desarrollo fue trascurriendo, logrando reflejar fechas y
tiempo de entrega por cada uno de los integrantes o grupos. Cabe resaltar, que luego de la
realización de las actividades en las posteriores reuniones, los avances constaban:
Tabla de Reuniones
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° de la
Fecha Objetivo
Reunión
stableció forma de trabajo, la debida instalación de las
acuerdo con el herramientas por medio de instructivos, se dejo a criterio por
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Cronograma modulo la búsqueda de soluciones de acuerdo con su
necesidad.
revisaron avances por parte de los integrantes, la reunión tenía
acuerdo con el como propósito, antes de adentrarse en la funcionalidad de cada
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Cronograma módulo, establecer una parte administrativa que nos ayudara
con el control e inserción de la información.
isaron los primeros avances por modulo, donde se determinó un
acuerdo con el estándar para el diseño visual y modo de programación,
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Cronograma además, se disiparon dudas frente a situaciones puntuales para
darle continuación a otras fases.
foco principalmente en el módulo de seguridad, asesorándose el
equipo de trabajo que su funcionalidad fuese la adecuada,
acuerdo con el redireccionando y mostrando las vistas adecuadamente, además
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Cronograma de revisar los segundos avances de los otros módulos, con
información más concreta en cuanto a cómo se estaba
desarrollando.
alizan pequeños ajustes en cuanto a muestra de contenido y se
integro el modulo de seguridad con el de solicitante, ya con las
acuerdo con el vistas de registro, login e inicio del usuario para ingresar al
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Cronograma aplicativo, además, se revisaron avances significativos del
modulo seguimiento generando una propuesta para el debido
proceso de las solicitudes.
7.3 Retroalimentación:
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Es la etapa final determinada por el equipo donde se reúne al equipo no para entregar o mostrar
sus desarrollos sino con el objetivo de retroalimentar y cuestionar las cosas positivas y negativas
que presentaron durante todo el proceso de desarrollo, sirviendo de referencia para observar
cuales fueron las mayores falencias y como encontraron las debidas soluciones. Por otro lado, la
escucha de aportes constructivos en base al desarrollo y como se podría mejorar la forma de
trabajo.
Administrador:
● Permite realizar las funciones elementales CRUD (Create, Read, Update, Delete) para las
diferentes tablas en el modelo relacional, parametrizando y teniendo en cuenta las
respectivas relaciones.
● Permite crear Empleados y ascenderlos, pudiendo ser normal o empleado Jefe.
● Ver toda la información almacenada en la base de datos de cada tabla, para tener control
global de todos los registros.
Empleado Jefe:
● Permitir administrar todos los tramites de acuerdo con la dependencia que pertenece.
● Asignar un empleado a una determinada solicitud para que este realice el debido
seguimiento y control del trámite.
● Reasignar un empleado a una solicitud en caso de anomalías, para que el tramite nunca
este sin su debido proceso.
● Ver el proceso de todas las solicitudes de acuerdo con su dependencia, teniendo en cuenta
estados, comentarios y observaciones.
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Empleado:
● Permitir gestionar los tramites que tiene asignados, entendiendo por gestión el ver o
realizar algún proceso sobre la solitud.
● Cambiar el estado del trámite con sus debidas observaciones.
● Realizar comentarios frente a problemas o inconsistencias en la documentación asignada
por el usuario, como un medio informal de comunicación.
Usuario:
Para explicar mejor el funcionamiento del sistema, a continuación, se mostrará una serie de
diagramas que evidenciará como es el comportamiento del programa.
9. Diagramas
9.1 Diagramas de Casos de uso (UML):
Tiene como objetivo
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Administrador:
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Solicitante:
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Empleado:
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Empleado Jefe:
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Administrador:
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Solicitante:
Empleado Jefe:
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Empleado:
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Diagrama De Secuencias
Diagrama De Componentes
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Base De Datos
Nuestra base de datos es una base de datos relación usando MySQL que constan de 21 tablas
conectadas entres si por las id de cada tabla y que forman la raíz de nuestro aplicativo.
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Nota: Fuente http: e Página web de la Institución Universitaria Antonio José Camacho (UNIAJC).
8 Resultados
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9 Discusión
10 Conclusiones
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Son las interpretaciones finales que recopilan los datos de la investigación, describe lo que
se obtuvo, qué se logró y cuáles son los resultados. Guardan relación directa con lo que se
mencionó en el planteamiento del problema. Pueden confirmar las hipótesis.
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11 Recomendaciones
Las recomendaciones son las futuras y posibles líneas de investigación que llevarán a
resolver problemas relacionados con la presente investigación.
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Referencias
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Universidad de Cantabria. Recuperado de https://goo.gl/esbUW1
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Anexos
Uno de los aspectos que más puede causar confusión en Normas APA es lo referente a la
citación de material legal y jurídico. Sin embargo, para facilitar y adaptar las citas y referencias al
sistema legal y jurídico colombiano, recomendamos los siguientes lineamientos basados en
Normas APA como primera alternativa de citación y referenciación de los materiales más
comunes en Colombia, a saber, leyes, decretos, sentencias, resoluciones, códigos, constitución
política, entre otros. La primera recomendación está basada en el prefijo Colombia. como autor
corporativo estatal, luego la subentidad y el año. Ejemplos de citas y referencias (se incluye un
ejemplo internacional de España).
Citas
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Referencias
Colombia. Congreso de la República. (1994). Ley 133 de 1994 (mayo 23): por la cual se
desarrolla el Decreto de Libertad Religiosa y de Cultos, reconocido en el artículo 19 de la
Constitución Política. Bogotá: Diario Oficial.
Colombia. Congreso de la República. (2006). Ley 1098 de 2006 (noviembre 8): por la cual se
expide el Código de la Infancia y la Adolescencia en Colombia. Bogotá: Diario Oficial.
Colombia. Congreso de la República. (2010). Código penal y de procedimiento penal anotado.
Bogotá: Leyer.
Colombia. Congreso de la República. (2014). Ley 1733 de 2014: Ley Consuelo Devis Saavedra,
mediante la cual se regulan los servicios de cuidados paliativos para el manejo integral de
pacientes con enfermedades terminales, crónicas, degenerativas e irreversibles en cualquier
fase de la enfermedad de. Bogotá: Diario Oficial.
Colombia. Contraloría General de la Nación. (2003). La deserción escolar en la educación
básica media. Bogotá: Contraloría.
Colombia. Corte Constitucional. (2003a). Sentencia SU.805 de 2003: vía de hecho en proceso de
lanzamiento por ocupacion de hecho / debido proceso de querellados - vulneración por
actuaciones arbitrarias. M. P. Jaime Córdoba Triviño. Bogotá: Corte Constitucional.
Colombia. Corte Constitucional. (2003b). Sentencia T-361 de 2003: acción de tutela instaurada
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