IN3.MO12.

PP 11/03/2019
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INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DE CALIDAD A LOS SERVICIOS DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA
ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SERVICIO - EAS Clasificación de la Información:
Pública

I. DATOS GENERALES DEL DILIGENCIAMIENTO DEL INSTRUMENTO

Tipo de instrumento: EAS X

Modalidad: Servicio:

Centro de Desarrollo Infantil en

Institucional Hogar Jardín Hogar HCB Preescolar
Desarrollo Establecimientos de
Infantil Social empresarial Múltiple Integral
Infantil Reclusión -DIER

DIMF
Familiar FAMI Desarrollo Infantil en
Medio Familiar

Hogar
Comunitaria HCB
Comunitario HCB Integral
Agrupado
de Bienestar

Forma de
Propia e Forma de Forma de
atención 3.
intercultural atención 1 atención 2
Itinerante

Tipo de verificación de condiciones: Visita de supervisión Visita de Caracterización (Fortalecimiento) Autoevaluación

Fecha de visita: Hora de inicio: Hora de finalización

Nombre Profesional encargado de la visita: No. Identificación: Cargo:

Nombre Profesional encargado de la visita: No. Identificación: Cargo:

Nombre Profesional encargado de la visita: No. Identificación: Cargo:

II. DATOS ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL SERVICIO - EAS

Nombre Entidad Administradora del Servicio:

NIT: Teléfono: Correo Electrónico:

Dirección: Barrio / Vereda: Municipio: Departamento:

Número de Cédula del

Nombre Representante Legal: Teléfono: Correo Electrónico:
representante legal:

III. DATOS DEL CONTRATO

No. CASM: Fecha CASM: Nombre Supervisor del contrato: No. Cupos contratados:

IV. VERIFICACIÓN CONDICIONES DE CALIDAD

1. COMPONENTE FINANCIERO
ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA

1. Las facturas físicas coinciden con las presentadas al supervisor en los informes financieros y son debidamente registradas en la contabilidad. SI NO

2. Los precios de los productos adquiridos son razonables. SI NO

1. Realiza oportunamente los pagos a proveedores (preferiblemente por transferencia
3. La EAS presenta el reporte de todas las obligaciones tributarias de índole nacional y distrital de acuerdo a su responsabilidad tributaria y
cuando las condiciones geográficas y de ubicación lo permitan) y servicios públicos,
anexa el formulario de presentación de impuestos y recibos de pago de acuerdo a la periodicidad de presentación, a los informes financieros SI NO N/A
impuestos, tasas y contribuciones de los inmuebles en los cuales se preste el servicio
mensuales.
de acuerdo al presente contrato, cuando a ello haya lugar.
4. La EAS presenta el certificado de paz y salvo por todo concepto a nivel de cuentas por pagar, previo a cada desembolso. SI NO
*Realiza mensualmente compras locales de alimentos, bienes o servicios producidos
5. Mensualmente se realizan compras locales de alimentos, bienes o servicios producidos localmente, como mínimo del 10% del valor
localmente, como mínimo del 10% del valor ejecutado y aportado por el ICBF al contrato
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localmente, como mínimo del 10% del valor ejecutado y aportado por el ICBF al contrato
ejecutado y aportado por el ICBF al contrato en el mes respectivo y se diligencia y presenta de forma adecuada en el formato establecido por el SI NO
en el mes respectivo, de acuerdo con lo definido y especificado en el “FORMATO
ICBF.
F1.G5.ABC seguimiento de compras locales”.
6. La EAS paga el impuesto predial de forma oportuna. SI NO N/A
7. La EAS paga el arrendamiento mensual de forma oportuna en los casos que aplique. SI NO N/A
8. La EAS paga los servicios públicos de forma oportuna. SI NO N/A
VERIFICADOR RESPUESTA
2. Presenta su informe financiero mensualmente ante el supervisor, que tiene como
soportes las certificaciones de pago a proveedores y servicios públicos derivados del
presente contrato, así como de los salarios, prestaciones sociales y aportes al Sistema 9. Se presentan los informes de ejecución técnica, administrativa y financiera requeridas, con los soportes correspondientes para la realización
de Seguridad Social Integral de los trabajadores a su cargo, e informe mensual de de los pagos, de forma periódica y oportuna de acuerdo a lo establecido en el contrato. En los casos que no se cumplen con los tiempos, se SI NO
movimientos bancarios o extractos bancarios, según aplique. acuerda en el Comité Técnico Operativo la nueva fecha de entrega.

Presenta al supervisor del contrato los informes de ejecución técnica, administrativa y

financiera requeridas con los soportes correspondientes para la realización de los
pagos. 10. Los informes financieros se encuentran en los formatos establecidos por el ICBF según la modalidad y las cifras son correctas y razonables. SI NO

VERIFICADOR RESPUESTA

3. Mantiene un control presupuestal y contable independiente para la ejecución,

administración y manejo de los recursos asignados en virtud del presente contrato.

Presenta ante el primer comité técnico operativo previo al inicio de la prestación del 11. El presupuesto inicial se encuentra debidamente aprobado por el Comité Técnico Operativo, incluyendo la contrapartida cuando aplique. SI NO
servicio, el presupuesto de operación de la modalidad contratada para la vigencia de
acuerdo con los rubros de la canasta definida por el ICBF y especificando el aporte de
contrapartida y los periodos de ejecución de la misma (cuando aplique). En los casos en
que se requiere realizar ajustes al presupuesto, son presentados ante comité técnico
operativo para revisión y aprobación.

Presenta una propuesta de reinversión, (cuando aplique), ante el Comité Técnico

Operativo del contrato, para los casos en los que se generen ahorros por homologación 12. Las modificaciones en el presupuesto inicial están debidamente aprobadas por el Comité Técnico Operativo. SI NO N/A
de perfiles de talento humano contratado o en los diferentes rubros de la canasta, sin
incluir el rubro de alimentación. Toda reinversión solicitada por es proyectada siempre
hacia adelante y aprobada previamente por el Comité Técnico Operativo del contrato
antes de su ejecución, siempre y cuando los recursos sean destinados para mejorar la
calidad de la prestación del servicio. Una vez aprobada la reinversión ajusta el
presupuesto del contrato de acuerdo con la reinversión aprobada. 13. Las redistribuciones y/o reinversiones están debidamente aprobadas y aplicadas al presupuesto (aprobación del Comité Técnico Operativo
SI NO N/A
para los ahorros y para las inejecuciones aprobación por parte de la DPI).
Reintegra al ICBF los recursos que no fueron ejecutados en el desarrollo del contrato
por concepto de: a) No prestación del servicio. b) inicio tardío de la prestación del
servicio. c) Talento humano no contratado. d) Raciones no entregadas. e) Recursos no
ejecutados de los rubros de los costos variables de la canasta asociados a bajas
coberturas f) Unidades de servicio cerradas o trasladadas sin autorización del comité
técnico operativo. 14. Existe un adecuado control contable en cuanto a registro y custodia de la información. SI NO N/A

VERIFICADOR RESPUESTA
4. Mantiene las facturas y demás soportes que cumplan con las exigencias establecidas
por la legislación comercial y tributaria colombiana, en la cual se identifican los datos de 15. Los soportes (facturas o documentos equivalentes) cumplen con las exigencias legales y dan cuenta de la existencia de los terceros. SI NO
proveedor, productos, valores y demás información para que el documento sea válido.
Estos soportes podrán ser solicitados en cualquier momento por el supervisor del
contrato. 16. Las facturas se encuentran incorporadas en la contabilidad y en los informes financieros periódicos establecidos por el ICBF. SI NO

5. Dispone de una cuenta bancaria para el manejo exclusivo de los recursos del VERIFICADOR RESPUESTA
presente contrato. Entrega al ICBF debidamente diligenciado y firmado, el formato de
autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente de uso exclusivo de los 17. La EAS presenta de forma mensual informe de movimientos bancarios o extractos bancarios, según aplique. SI NO
recursos del presente contrato, anexando certificación bancaria de la titularidad de la
cuenta.
18. La cuenta bancaria de la EAS corresponde a la informada al ICBF. SI NO
Garantiza que los recursos aportados sean utilizados ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE
para el financiamiento de las actividades previstas en el desarrollo del objeto del 19. Los movimientos de la cuenta bancaria corresponden exclusivamente a operaciones del contrato con el ICBF. SI NO
presente contrato.
VERIFICADOR RESPUESTA
6. En el evento de que por cualquier razón ocurra pérdida de recursos destinados a la
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6. En el evento de que por cualquier razón ocurra pérdida de recursos destinados a la
20. Se informa oportunamente al supervisor del contrato, las posibles pérdidas de recursos destinados a la prestación del servicio y se realiza el
prestación del servicio, éstos son reintegrados. SI NO N/A
respectivo reintegro.
VERIFICADOR RESPUESTA
7. Consigna mensualmente, en la cuenta bancaria definida por el ICBF, los rendimientos
financieros de los aportes del ICBF (cuando aplique) que se generen en la ejecución del
21. Se realizan las consignaciones de los rendimientos financieros en la frecuencia establecida en el contrato (No aplica para las cuentas que no
contrato. Se remite una copia de la consignación bancaria al supervisor del contrato SI NO N/A
generen rendimientos financieros).
mensualmente.
VERIFICADOR RESPUESTA
8. Provisiona mensualmente, en el marco de la ejecución del contrato, los recursos
correspondientes a las prestaciones sociales del talento humano contratado y demás 22. La contabilidad refleja las provisiones mensuales de nómina de forma adecuada. (No aplica para las Asociaciones de Hogares
SI NO N/A
conceptos que se requieran para garantizar las obligaciones de pagos con terceros. (No Comunitarios, que ejecuten exclusivamente recursos asignados por el ICBF).
aplica para talento humano contratado por medio de contrato de prestación de
23. El saldo de la cuenta bancaria cubre, por lo menos, el valor total de las provisiones mensuales acumuladas de nómina y el valor total de la
servicios.) SI NO
remuneración al personal del mes en curso o el siguiente, según la fecha de esta visita.
VERIFICADOR RESPUESTA
9. Presenta ante el primer Comité Técnico Operativo, el presupuesto de ingresos y
gastos de la operación del servicio contratado de acuerdo con los parámetros definidos
por el ICBF, especificando el aporte de contrapartida, la fecha de entrega, la forma y
periodos de ejecución de la misma (cuando haya lugar). Para la ejecución de la
contrapartida, se atienden las condiciones establecidas en las fichas técnicas que para 24. La EAS está ejecutando la contrapartida en el porcentaje y destinación específica establecido dentro del contrato. SI NO N/A
el efecto expida el ICBF, y en los casos de dotación o de cualificación del talento
humano, se ciñe a los criterios técnicos definidos por el ICBF, expuestos en el Manual
Operativo, lineamientos o documentos técnicos

2. COMPONENTE ADMINISTRATIVO
ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA

1. Realiza la expedición de la póliza de seguro en caso de accidentes, para el 25. La entidad cuenta con una póliza de seguros de accidentes para el cubrimiento de los beneficiarios en la UDS con amparos y
SI NO
cubrimiento de los niños, niñas y mujeres gestantes en la UDS. condicionamientos expresos, y es dada a conocer a sus UDS.
VERIFICADOR RESPUESTA
26. La EAS tiene y cumple con una política ambiental.
2. Garantiza el cumplimiento de la política ambiental en lo concerniente a, buenas
REQUISITO: SIGE – GESTIÓN AMBIENTAL – N1 SI NO
prácticas de manipulación de alimentos, almacenamiento y manejo de sustancias
REQUISITO: SIGE – GESTIÓN AMBIENTAL – N2
químicas, ahorro y uso eficiente de los recursos agua, energía, papel y sustancias de
limpieza y desinfección, combustibles, gestión de residuos, manejo de vertimientos 27. LA EAS adopta las medidas necesarias para el manejo adecuado de los residuos orgánicos que se generen durante la ejecución del
gestión de residuos orgánicos, manejo de residuos especiales y/o peligrosos. contrato. SI NO
REQUISITO: SIGE – GESTIÓN AMBIENTAL – N7
VERIFICADOR RESPUESTA
3. Formula e implementa los programas de capacitación del personal manipulador de
28. La EAS presenta e implementa programas de capacitación del personal manipulador de alimentos, mantenimiento preventivo de equipos,
alimentos, mantenimiento preventivo de equipos, calibración de equipos e instrumentos
calibración de equipos e instrumentos para pesar residuos SI NO
para pesar residuos y programa de saneamiento, de acuerdo con la normatividad
REQUISITO: SIGE – GESTIÓN AMBIENTAL – N9
vigente.
29. La EAS utiliza logos removibles y/o carnés para la identificación del operador y/o del programa institucional en la dotación e implementos
Utiliza logos removibles y/o carnés para la identificación del operador y/o del programa
utilizados. SI NO N/A
institucional en la dotación e implementos utilizados.
REQUISITO: SIGE – GESTIÓN AMBIENTAL – N10
VERIFICADOR RESPUESTA
4. Cuenta con una sede administrativa en funcionamiento en el departamento donde se
encuentra operando el servicio de atención integral a la primera infancia, en la cual
reposa toda la documentación técnica, administrativa, financiera y jurídica asociada a la 30. La EAS cuenta con una sede administrativa en el Departamento en el cual suscribió el contrato y se encuentra operando. SI NO
ejecución del contrato.

Cuenta con un aviso visible donde se identifica que se presta un servicio público de
bienestar a través de la Entidad Administradora del servicio y el ICBF. 31, La EAS presenta un aviso exterior visible con identificación del ICBF de acuerdo con lo establecido en el manual de marca del ICBF. SI NO

VERIFICADOR RESPUESTA
5. Determina un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario frente a la
32. La EAS realiza una encuesta, realimentación, reuniones, grupos focales, entre otros, para conocer la percepción del cliente. Igualmente se
prestación del servicio, a través de un instrumento establecido por el mismo operador
presentará un informe con los resultados y acciones a realizar. SI NO
para tal fin.
REQUISITO: SIGE - GESTIÓN DE CALIDAD – N3
Demuestra mediante evidencias la implementación de acciones de mejora (correctivas o
preventivas frente a cualquier situación que afecte la prestación del servicio) que 33. La EAS realiza acciones correctivas y preventivas derivadas de los riesgos, resultados de las encuestas de la percepción del beneficiario o
permitan tomar las decisiones a que haya lugar, o experiencias exitosas que cualquier otra situación que se presente frente a la prestación del servicio identificado de acuerdo con el objeto contractual. SI NO
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permitan tomar las decisiones a que haya lugar, o experiencias exitosas que cualquier otra situación que se presente frente a la prestación del servicio identificado de acuerdo con el objeto contractual. SI NO
demuestren la mejora en la prestación de servicio. REQUISITO: SIGE - GESTIÓN DE CALIDAD – N4

VERIFICADOR RESPUESTA
6. Demuestra que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, 34. La EAS realiza la selección y evaluación a sus proveedores de alimentos, dotación, mantenimiento, etc., cumpliendo con los requisitos
relacionados directamente con la prestación del servicio contratado, haciendo cumplir especificados o establecidos según el objeto contractual. SI NO
las normas legales vigentes, así como las normas y especificaciones técnicas según REQUISITO: SIGE - GESTIÓN DE CALIDAD – N5
corresponda.
35. Los proveedores existen y tienen la documentación al día. SI NO
VERIFICADOR RESPUESTA
36. La EAS cuenta con protocolos o planes durante la vigencia para la reposición de su dotación en caso de deterioro, daño o pérdida, para
SI NO N/A
todas sus unidades de servicio.
37. La EAS elaboró el Listado de necesidades para cada una de sus UDS, para suplir con los recursos asignados por el ICBF en las vigencias
SI NO N/A
2016, 2017 y 2018 y fueron remitidas al supervisor del contrato para su revisión y aval.
7. Avala y hace seguimiento a la adquisición y uso de la dotación, cuando se deben
hacer ajustes de acuerdo con las particularidades de la población y el contexto 38. El Listado de necesidades remitido por la EAS a la Supervisión del Contrato cumple con los lineamiento del ICBF y fue aprobado por la
Supervisión del contrato o mediante acta en Comité Técnico Operativo para los casos de elementos no incluidos en la Guía orientadora de SI NO N/A
Suscribe el acta de recibo de los bienes muebles entregados por el ICBF y de los compra de dotación.
adquiridos con la respectiva relación de inventarios, al inicio y durante la ejecución del
contrato. 39. La EAS remitió a la supervisión del contrato por lo menos tres cotizaciones para los bienes del Listado de Necesidades avalado para cada
SI NO N/A
UDS.
Informa de manera inmediata al supervisor, una vez sean adquiridos bienes muebles
40. La EAS presenta soporte de aprobación por parte del supervisor de la revisión de las cotizaciones presentadas por la EAS. SI NO N/A
con recursos entregados por el ICBF, junto con el traslado de las correspondientes
facturas.
41. La EAS remitió a la supervisión del contrato las facturas de compra de dotaciones adquiridas con recursos asignados por el ICBF en las
SI NO N/A
vigencias 2016, 2017 y 2018 de acuerdo con los listados de necesidades aprobados. Existen soportes de esta remisión.

42. La EAS cuenta con acta de entrega de dotación a cada UDS, que contenga como mínimo : nombre de los elementos, referencia, serial,
marca, cantidad, unidad de medida, valor unitario, valor total y nombres claros, número de cédulas, cargos, firmas y fecha y registro (fotográfico SI NO N/A
o vídeo) de entrega de los elementos de dotación adquiridos.

3. COMPONENTE TALENTO HUMANO

ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA

1. Refiere el diseño e implementación de un procedimiento de selección de personal

43. Se encuentra documentado un procedimiento de selección de personal idóneo y competente para el desarrollo de los servicios a contratar. SI NO N/A
idóneo y competente para el desarrollo de los servicios a contratar.
VERIFICADOR RESPUESTA
2. Contrata el talento humano de acuerdo con los perfiles establecidos en el manual 44. El recurso humano cumple con el perfil establecido para cada modalidad (no aplica para las madres- padres comunitarios). SI NO
operativo de la modalidad, en los casos que no sea así, cuenta con la aprobación de REQUISITO: SIGE - GESTIÓN DE CALIDAD - N1
otros perfiles en comité técnico operativo.
45. Los perfiles que no coinciden con lo establecido para cada modalidad, están aprobados previamente por el Comité Técnico Operativo. SI NO N/A

3. Realiza el proceso de inducción durante la etapa preparatoria, a todo el talento VERIFICADOR RESPUESTA
humano conforme a las temáticas e intensidad horaria establecidas en el Manual
Operativo 46. La EAS socializa con las UDS , la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas del Sistema
Integrado de Gestión SIGE) y da a conocer los diferentes documentos (lineamientos técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos entre
Socializa con el equipo de trabajo que realiza las actividades definidas en el contrato, la otros). SI NO
información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y REQUISITO: SIGE - GESTIÓN DE CALIDAD – N2
Políticas del Sistema Integrado de Gestión SIGE).

Da a conocer los diferentes documentos (lineamientos técnicos, manuales, 47. La EAS ha realizado inducción al talento humano en lo referente a seguridad y salud en el trabajo.
SI NO
procedimientos, guías, formatos entre otros) necesarios para la operación de los REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N1
servicios. REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N5

Realiza una inducción a todos los trabajadores en seguridad y salud en el trabajo. 48. La EAS realiza la inducción en la etapa de alistamiento a todo el Talento Humano y cuenta con evidencias. SI NO
VERIFICADOR RESPUESTA
4. Cumple oportunamente y con sujeción a la ley con todas las obligaciones de tipo
laboral que se originen con la ejecución del contrato.
49. La información reportada en CUÉNTAME del talento humano coincide con la información física que reposa en la EAS y en caso contrario se
Paga oportuna y adecuadamente los salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones evidencia gestión por parte de la EAS para ajustar la información. SI NO
laborales, a que haya lugar, cumpliendo con sus obligaciones al sistema general de
seguridad social y aportes parafiscales, o los honorarios correspondientes dependiendo
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ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SERVICIO - EAS Clasificación de la Información:
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seguridad social y aportes parafiscales, o los honorarios correspondientes dependiendo
de la forma de vinculación del personal que utilice para la ejecución del presente
contrato. Los aportes al Sistema General de Seguridad Social en salud y pensión son
50. El pago de gastos de nómina es oportuno y por transferencia acorde con la realidad del contrato. SI NO
liquidados de acuerdo con los artículos 3, 4 y 5 de la Ley 797 de 2003, el Decreto 510 de
2003 y la Circular Conjunta No 001 de 2004 del Ministerio de Protección Social y el
Ministerio de Hacienda.
51. Los pagos de seguridad social y parafiscales son realizados de forma adecuada y oportuna.
Realiza los pagos al talento humano que vincule para la prestación del servicio derivado SI NO N/A
REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N4.
del presente contrato preferiblemente por transferencia bancaria. No obstante, cuando
por las condiciones geográficas y ubicación no sea posible que el talento humano tenga
acceso a la apertura de una cuenta, hace el pago de acuerdo al mecanismo que se 52. Existe certificado de pago de prestaciones sociales y parafiscales por parte de Revisor Fiscal, Contador o Representante Legal (sólo en los
apruebe en el marco del Comité Técnico Operativo. SI NO N/A
que no sea obligatorio Revisor Fiscal ni Contador). No aplica para contratos de prestación de servicios.
VERIFICADOR RESPUESTA
5. Implementa o gestiona y hace seguimiento al plan de cualificación del Talento 53. La EAS cuenta con un plan de cualificación del Talento Humano de todas sus UDS. SI NO N/A
Humano de acuerdo con la oferta territorial - sectorial, el Diagnóstico situacional del
POAI o Plan de Trabajo y lo establecido en el Manual Operativo de la Modalidad 54. La EAS cuenta con evidencias de la implementación del plan de cualificación del Talento Humano de todas sus UDS. SI NO N/A

55. La EAS hace seguimiento al plan de cualificación y su aplicación en las UDS. SI NO N/A

6. Cumple con el diseño e implementación de un Plan Básico de Seguridad y Salud en VERIFICADOR RESPUESTA
el Trabajo para el equipo que realizará las actividades definidas en el contrato.
56. La EAS cuenta con un Plan Básico de Seguridad y Salud en el trabajo, que contemple riesgos y peligros del talento humano. SI NO
Presenta al ICBF la matriz de riesgos laborales, un plan para su control y los
procedimientos de seguridad y salud en el trabajo, en el que se definen objetivos y se
trazan metas de acuerdo con la identificación de peligros.

Garantiza que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato o convenio 57. La EAS cuenta con la Matriz EPP (Elementos de protección personal) de acuerdo a los cargos y entrega de elementos de protección
cuentan con los Elementos de Protección Personal requerido para la realización de sus personal respectiva. SI NO
actividades. En caso de deterioro, daño o pérdida, se contemplan los protocolos REQUISITO: SIGE - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – N6
correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato o convenio.
VERIFICADOR RESPUESTA
7. Realiza los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las 58. La EAS presenta relación de los últimos exámenes médicos ocupacionales realizados a su talento humano, así como el concepto médico
actividades propias del objeto contratado y la normatividad vigente. donde indique si el trabajador es apto para trabajar, cumpliendo las disposiciones legales. SI NO
REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N7

8. Designa por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo responsable VERIFICADOR RESPUESTA
del tema durante toda la vigencia del contrato, para que coordine, apoye y garantice las
59. Se encuentra documentada la designación y formación del representante de seguridad y salud en el trabajo de la EAS.
condiciones de seguridad y la administración de las actividades de seguridad y salud en SI NO
REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N2
el trabajo.
VERIFICADOR RESPUESTA
9. Garantiza capacitaciones periódicas de su personal en el manejo de los riesgos
propios de las actividades desarrolladas. 60. La EAS realiza capacitaciones periódicas al personal referente al manejo de los riesgos en las actividades desarrolladas. SI NO N/A
VERIFICADOR RESPUESTA
61. La EAS realiza la identificación de peligros y valoración de riesgos, estableciendo los puntos críticos donde existe un potencial para la
10. Garantiza la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de ocurrencia de los accidentes de trabajo y/o la generación de enfermedades laborales. Igualmente indica aquellas situaciones que pueden SI NO
controles, documentados, en el marco de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la generar posibles pérdidas materiales, humanas, entre otras.
ejecución del contrato o convenio. REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N3

62. La EAS cuenta con su plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, denominado plan de emergencias y contingencias
Formula e implementa el plan de prevención, preparación y respuesta ante
(Plan de Gestión de Riesgos de Desastres). SI NO
emergencias.
REQUISITO: SIGE – SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – N11

63. La EAS cuenta con copias (digitales) de los planes de gestión de riesgos de desastres de todas sus unidades de servicio. SI NO N/A

4. COMPONENTE JURÍDICO
ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA

1. Responde el 100% de los requerimientos realizados por el supervisor del contrato en 64. La EAS cuenta con una relación consolidada de requerimientos emitidos por el supervisor del contrato sobre los hallazgos en EAS/UDS. SI NO N/A
el plazo indicado por este; suministrando para ello los soportes que demuestren el
cumplimiento de la obligación contractual sobre la cual se hace el requerimiento.
65. La EAS responde el 100% de los requerimientos realizados por el supervisor de forma oportuna. SI NO N/A
Cuenta con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las
 IN3.MO12.PP 11/03/2019
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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
Versión 1 Página 1 de 1
INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DE CALIDAD A LOS SERVICIOS DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA
ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SERVICIO - EAS Clasificación de la Información:
Pública
Cuenta con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las
peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en el marco de la ejecución 66. La EAS cuenta con información documentada que evidencia la recepción, tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos,
del objeto contractual. sugerencias, denuncias y felicitaciones PQRSDF . SI NO
REQUISITO: SIGE - GESTIÓN DE CALIDAD – N6
5. COMPONENTE DE INFORMACIÓN
ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA

1. Garantiza que la información registrada en el sistema de información es veraz, 67. Los formatos RAM se encuentran diligenciados de acuerdo con criterios de calidad. SI NO
completa, exacta, actualizada, real y comprobable para lo cual diligencia y firma el 68. La EAS cuenta con el formato firmado de “compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información”.
formato de “compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información”. SI NO
REQUISITO: SIGE - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – N2
VERIFICADOR RESPUESTA
2. Certifica el cumplimiento, seguimiento y revisión de los asuntos correspondientes a
69. La EAS cuenta con una certificación en la que demuestre que se hizo seguimiento al cumplimiento de la Política de Seguridad de la
seguridad de la información enmarcado en la normativa interna vigente en virtud de la
Información. SI NO N/A
ejecución del objeto del contrato.
REQUISITO: SIGE - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – N1
VERIFICADOR RESPUESTA
3. Informa al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad que
70. La EAS realiza el reporte al supervisor de incidentes que afecten la disponibilidad, integridad, y/o confidencialidad de la información del ICBF
afecten la disponibilidad, integridad y/o confidencialidad de la información del ICBF, en el
cuando ocurre un incidente de Seguridad de la Información. (Cuando aplique) SI NO N/A
marco de la ejecución del contrato.
REQUISITO: SIGE - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – N3
VERIFICADOR RESPUESTA
71. La EAS realiza la divulgación a sus empleados de la política del Seguridad de la Información del ICBF y lo temas asociados a buenas
4. Garantiza la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del prácticas en el uso de la información como copias de seguridad, contraseñas, equipos atendidos, no fuga de información, divulgación de
contrato en materia de Seguridad de la información. información no autorizada, uso del correo con fines institucionales, identificar y conocer canales para reportar situaciones que afecten la SI NO
información.
REQUISITO: SIGE - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – N6
VERIFICADOR RESPUESTA
5. Prevé el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante los eventos 72. La EAS documenta y socializa al talento humano un plan para prever posibles amenazas para la perdida de información que afecte la
que puedan afectar el cumplimiento de la ejecución del mismo. prestación del servicio. SI NO N/A
REQUISITO: SIGE - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – N7
6. Realizar al inicio del contrato y cada vez que la operación lo requiera la solicitud de VERIFICADOR RESPUESTA
registro y actualización de la información en el sistema Cuéntame, del 100% de las UDS
en operación manteniendo el código del sistema de información Cuéntame en los
términos que el ICBF defina. La actualización de la información de las UDS deberá
incluir: el nombre de la Unidad de Servicio, la dirección de acuerdo a un recibo de
servicio público, los datos del responsable de la unidad de servicio, la dotación de 73. La EAS registra el 100% de las UDS en CUÉNTAME, incluyendo nombre de la Unidad y la ubicación exacta. SI NO N/A
materiales culturales entregados en el marco de la Política de Estado para el Desarrollo
Integral de la Primera Infancia y las coordenadas que permitan la georreferenciación de
la UDS, garantizando los recursos e instrumentos necesarios para el registro y
actualización permanente de la UDS
VERIFICADOR RESPUESTA
7. Realizar el registro y actualización permanente en el sistema Cuéntame, con la
veracidad y los criterios de calidad del 100% de la información de beneficiarios y sus
familias, con la periodicidad establecida según la atención y los desembolsos del 74. La EAS registra el 100% de los beneficiarios y sus familias en CUÉNTAME, con veracidad y los criterios de calidad. SI NO
presente contrato

6. COMPONENTE DE CONTROL SOCIAL

ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA

1. Realiza dentro del primer mes de ejecución del contrato, una jornada de socialización 76. La EAS implementa y evidencia con soportes diversas estrategias de control social según lo establecido en la Guía de socialización de SI NO
a la comunidad (actores sociales – padres usuarios, agentes educativos, veedurías, servicios de Primera Infancia
autoridades locales y ciudadanos en general) con el fin de dar a conocer la forma de
operación del servicio y el marco general de las obligaciones contractuales según lo 75. La EAS cuenta con soportes de la socialización con la comunidad educativa sobre las características del servicio, dentro del primer mes de SI NO N/A
establecido en la Guía de socialización de servicios de Primera Infancia. ejecución del contrato.

Un mes antes del vencimiento del plazo contractual, realiza una jornada de informe de la 76. La EAS cuenta con soportes de la socialización con la comunidad educativa sobre los resultados del ejercicio, un mes antes del vencimiento
gestión con los actores antes descritos, en la que se presente el balance de la ejecución del plazo contractual. SI NO N/A
técnica y financiera del contrato, los avances, dificultades y resultados del mismo, y el
impacto de la gestión realizada según lo establecido en la Guía de socialización de
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impacto de la gestión realizada según lo establecido en la Guía de socialización de
servicios de Primera Infancia . 77. La EAS cuenta con soportes que evidencien la conformación de Comités para la vigilancia y control de los servicios por parte de la
comunidad y usuarios para cada unidad de servicio, de acuerdo a lo establecido en la Guía de socialización de servicios de primera infancia de SI NO N/A
Para ambos encuentros se acredita la implementación de estrategias amplias de las EAS.
comunicación y estímulo a la participación activa de la comunidad.

Facilita a la comunidad y en especial a los usuarios del servicio público de bienestar

familiar el ejercicio de control social sobre el servicio, como mecanismo de participación 78. La EAS cuenta con evidencias de acciones sobre los resultados de visitas a unidades de servicio realizados por los Comités para la
SI NO N/A
democrática de conformidad en lo establecido en la Guía de socialización de servicios vigilancia y control de los servicios, de acuerdo a lo establecido en la Guía de socialización de servicios de primera infancia de las EAS .
de Primera Infancia .

7. COMPONENTE DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

ESTÁNDAR/OBLIGACIÓN CONTRACTUAL VERIFICADOR RESPUESTA
79. La EAS Cuenta con una lista actualizada de todas las niñas, niños y mueres gestantes que no cuentan con copia del documento de
1. Verifica la existencia del registro civil de las niñas y los niños (y del documentos de identificación. SI NO
identidad de las mujeres gestantes). En los casos de no contarse orienta y hace
seguimiento de la familia y cuidadores y adelanta acciones ante la autoridad 80. En caso de no contar con los soportes del documento de identidad de todas las niñas y niños en las UDS, la EAS cuenta con los soportes
SI NO N/A
competente, según corresponda de la gestión con la entidad competente para la obtención de dicho documento, en un plazo no mayor a un mes.

VERIFICADOR RESPUESTA

81. La EAS cuenta con una lista actualizada de todas las niñas y niños que se encuentran en proceso de restablecimiento de derechos (PARD)
SI NO
2. Identifica posibles casos de amenaza y vulneración de los derechos de los niños, las o hayan sido remitidos por una autoridad competente de todas sus unidades de servicio.
niñas y las mujeres gestantes y activa la ruta de protección ante las autoridades
competentes. 82. En los casos en que las niñas y niños y mujeres gestantes atendidos se encuentren en proceso de restablecimiento de derechos (PARD) o
sean remitidos por una autoridad competente, la EAS cuenta con evidencias de seguimiento (actas de reunión o comunicaciones) con la SI NO N/A
autoridad competente.

VERIFICADOR RESPUESTA
83. La EAS tiene un listado actualizado de todas las niñas ,niños y mujeres gestantes que no cuentan con el soporte de afiliación al Sistema
3. Verifica la existencia del soporte de afiliación de las niñas y los niños y las mujeres SI NO
General de la Seguridad Social en Salud (SGSSS).
gestantes al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
84. La EAS cuenta con evidencias de gestión con la familia o la entidad competente para la obtención de dicho documento , en un plazo no
SI NO N/A
mayor a un mes.
VERIFICADOR RESPUESTA
85. La EAS tiene un listado actualizado de todas las niñas, niños y mujeres gestantes que no cuentan con el soporte de asistencia a la consulta
4. Verifica la asistencia de las niñas, los niños a la consulta de valoración integral en de valoración integral en salud por una IPS (control de crecimiento y desarrollo, o controles prenatales). SI NO
salud (control de crecimiento y desarrollo) y de las mujeres gestantes a la asistencia de
los controles prenatales. 86. En caso de no contar con los soportes de asistencia a la consulta de valoración integral en salud por una IPS (control de crecimiento y
desarrollo, o controles prenatales) de todas las niñas, niños y mujeres gestantes en las UDS; la EAS cuenta con los soportes de la gestión con SI NO N/A
la entidad competente para la obtención de dicho documento, en un plazo no mayor a un mes.
VERIFICADOR RESPUESTA
5. Implementa acciones para la promoción de la vacunación de las niñas y los niños y 87. La EAS tiene un listado actualizado de todas las niñas, niños y mujeres gestantes que no cuentan con el soporte del esquema completo de
las mujeres gestantes y verifica periódicamente el soporte de vacunación de acuerdo SI NO
vacunación del Plan Obligatorio de Salud (POS) según la edad.
con la edad. En los casos en los que el esquema se encuentre incompleto, orienta y
hace seguimiento a la familia, cuidadores o mujeres gestantes y adelanta acciones ante 88. En caso de no contar con los soportes del esquema completo de vacunación del Plan Obligatorio de Salud (POS) de todas las niñas, niños y
la autoridad competente, según corresponda. mujeres gestantes cuenta con los soportes de la gestión con la entidad competente para la obtención de dicho documento, en un plazo no SI NO N/A
mayor a un mes.
VERIFICADOR RESPUESTA
6. Identifica y reporta de forma oportuna los casos de brotes de enfermedades
89. La EAS tiene un listado actualizado de todos los eventos de brotes de enfermedades inmunoprevenibles y transmitidas por alimentos
inmunoprevenibles, prevalentes y transmitidas por alimentos (ETA). SI NO N/A
(ETA) describiendo la fecha, cantidad de niñas, niños y mujeres gestantes afectados, tipo de enfermedad y unidades de servicio involucradas.

VERIFICADOR RESPUESTA

90. La EAS cuenta con la minuta patrón de todas sus unidades de servicio. SI NO
7. En caso de brindar alimentación directamente o a través de un tercero, garantiza la
91. La EAS cuenta con soportes mensuales firmados de la entrega de refrigerios a los usuarios de todas sus unidades de servicio y cumple con
aplicación de una minuta patrón. SI NO N/A
las especificaciones de la minuta patrón.
92. La EAS cuenta con soportes mensuales firmados de la entrega de paquetes alimentarios a los usuarios de todas sus unidades de servicio y
SI NO N/A
cumple con las especificaciones de la minuta patrón.
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VERIFICADOR RESPUESTA
93. La EAS cuenta con el ciclo de menús de todas sus unidades de servicio. SI NO N/A
94. La EAS cuenta con los soportes de entrega de los alimentos a las unidades de servicio con fecha y firma de recibido a satisfacción de lo
SI NO N/A
relacionado según los cupos, modalidad, minuta y periodos de utilización.
8. Dejar registro documental de la relación de los alimentos entregados a cada UDS,
llevando estricto seguimiento a las relaciones de compra y entrega de alimentos. 95. La EAS cuenta con la lista de intercambios y registro de cambio de menú de todas sus unidades de servicio actualizado. SI NO N/A

En caso de brindar servicio de alimentación directa o a través de un tercero, elabora y 96. En los casos en donde exista población mayoritariamente étnica, la EAS cuenta con los soportes de los procesos de concertación SI NO N/A
cumple con el ciclo de menús y análisis nutricional, de acuerdo con la minuta patrón, adelantados con comunidades, para elaborar o ajustar el ciclo de menú.
teniendo en cuenta las prácticas culturales de alimentación y de consumo. 97. En caso de que el servicio de alimentación sea prestado por un tercero, la EAS cuenta con todos los soportes del proveedor de alimentos
SI NO N/A
(RUT, documento de identidad del representante legal, contrato).

98. En caso de que el servicio de alimentación sea prestado por un tercero, el contrato coincide con las condiciones de prestación de servicio de
SI NO N/A
la EAS.

VERIFICADOR RESPUESTA
9. Garantizar la implementación y cumplimiento de la minuta patrón establecida por el
ICBF en cada una de las Unidades de Servicio, según grupo de edad de los
beneficiarios y teniendo en cuenta las particularidades del territorio. En los casos que se
requiera establecer un ciclo de menú con enfoque diferencial, la entidad administradora
de servicio, en compañía del ICBF, deberá concertar con la comunidad una propuesta 99. La EAS cuenta con soportes de recibo de alimentos que detallan las cantidades reales según cupos, modalidad, minuta y periodos de
SI NO N/A
de ciclo de menú teniendo en cuenta el aporte de calorías y nutrientes establecidos en la utilización, además de presentar firmas y fechas de recibo.
Minuta Patrón del ICBF y bajo los lineamientos del documento minutas con enfoque
diferencial del ICBF. En todos los casos el ciclo de menú servido en las unidades de
servicio deberá ser aprobado previamente por el nutricionista del CZ correspondiente.

VERIFICADOR RESPUESTA
100. La EAS cuenta con el soporte del concepto higiénico sanitario favorable de todas sus unidades de servicio expedido por la autoridad
SI NO
sanitaria competente.
101. En caso de no contar con el concepto favorable de la autoridad competente, la EAS cuenta con soportes de la gestión realizada ante el
SI NO N/A
10. Cuenta con el concepto higiénico sanitario favorable, emitido por la autoridad ente correspondiente.
sanitaria competente.
102. En el caso de encontrarse que la unidad presenta un concepto favorable con requerimientos o favorable condicionado, se evidencia la
SI NO N/A
implementación de acciones para dar respuesta a los requerimientos por parte de la EAS.

103. La EAS cuenta con el concepto higiénico sanitario favorable vigente emitido por la autoridad sanitaria competente de todos sus
SI NO
proveedores de alimentos.

VERIFICADOR RESPUESTA
104. La EAS cuenta con un archivo digital que consolida los resultados de la aplicación de la Escala Cualitativa de Valoración del Desarrollo SI NO N/A
11. Realiza seguimiento al desarrollo de cada niña y niño y lo socializa con las familias o
cuidadores como mínimo tres veces al año. 105. La EAS cuenta con el consolidado del plan de fortalecimiento individual para las niñas y niños que se encuentren en perfil de desarrollo "en
riesgo" según los resultados de la aplicación de la Escala Cualitativa de Valoración del Desarrollo Infantil Revisada (ECVDI-R) de todas sus SI NO N/A
unidades de servicio.
VERIFICADOR RESPUESTA
12. Desarrolla jornadas pedagógicas mínimo una vez al mes con el talento humano
106. La EAS cuenta con el documento semestral con el cronograma, propósitos, responsables y temáticas asociados con los componentes del
para fortalecer su trabajo. SI NO N/A
servicio a tratar en las jornadas pedagógicas mensuales de todas sus unidades de servicio.
VERIFICADOR RESPUESTA
13. Gestiona de manera oportuna ante la Secretaría de Educación de la Entidad
107. La EAS cuenta con evidencias de la gestión ante la Secretaría de Educación de la Entidad Territorial Certificada y las Instituciones
Territorial Certificada y las Instituciones educativas oficiales, el cupo en el grado de
educativas oficiales, el cupo en el grado de transición, para las niñas y los niños atendidos que hayan cumplido la edad necesaria para ingresar
transición, para las niñas y los niños atendidos que hayan cumplido la edad necesaria SI NO N/A
al sistema educativo formal. (Base de datos de instituciones para el tránsito y base de datos de niñas y niños que transitaron, Actas y Oficios al
para ingresar al sistema educativo formal.
Centro Zonal)
VERIFICADOR RESPUESTA

108. La EAS cuenta con un listado de las unidades de servicio de modalidad institucional que cuentan el concepto de uso de suelo permitido o
SI NO N/A
compatible para la prestación de la educación inicial.
14. Cuenta con concepto de uso del suelo permitido o compatible para jardín infantil o
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14. Cuenta con concepto de uso del suelo permitido o compatible para jardín infantil o
centro de desarrollo infantil o institución educativa

109. En caso de contar con unidades de servicio sin el documento de concepto de uso de suelo, cuenta con soportes de solicitudes del mismo. SI NO N/A

VERIFICADOR RESPUESTA

110. La EAS cuenta con un Plan de acondicionamiento de sus unidades de servicio que contiene como mínimo:
15. El inmueble garantiza espacios accesibles que permitan la autonomía y la - Ajustes razonables de espacios para mejorar la accesibilidad de los usuarios.
movilidad de todas las personas en la unidad. - Adecuaciones para garantizar las condiciones de seguridad en relación a los elementos de la infraestructura. SI NO N/A
- Adecuaciones para asegurar las condiciones de la planta física establecidas en las especificaciones para las áreas educativa, recreativa,
administrativa y de servicios

VERIFICADOR RESPUESTA

16. Dispone de agua potable, energía eléctrica, manejo de aguas residuales, sistema de 111. La EAS cuenta con un listado de las unidades de servicio que disponen de agua potable, energía eléctrica, manejo de aguas residuales,
recolección de residuos sólidos y algún medio de comunicación de acuerdo con la oferta sistema de recolección de residuos sólidos y algún medio de comunicación o dispositivos existentes en la entidad territorial o gestionados por la SI NO N/A
de servicios públicos, sistemas o dispositivos existentes en la entidad territorial o EAS.
gestionados por la EAS y aprobado por el Comité Técnico Operativo. 112. En caso de contar con unidades de servicio que no dispongan de servicios de agua potable, energía eléctrica, manejo de aguas residuales,
SI NO N/A
sistema de recolección de residuos sólidos y algún medio de comunicación, asegura la disposición de los servicios.

VERIFICADOR RESPUESTA

113. La EAS cuenta con copias de los planes de gestión de riesgos de accidentes de todas sus unidades de servicio. SI NO

114. La EAS cuenta con soportes del acompañamiento a la elaboración y/o implementación de los planes de gestión de riesgos de accidentes
SI NO N/A
de todas sus unidades de servicio.

115. En caso de contar con unidades de servicio con servicio de transporte, la entidad contratada está legalmente autorizada y cumple con las
SI NO N/A
condiciones definidas por la normatividad (revisión técnico - mecánica, SOAT, licencia de conducción vigente).
17. Documenta e implementa un Plan para la gestión de riesgos de accidentes o
situaciones que afecten la vida o integridad de las niñas, los niños y mujeres gestantes.
116. En caso de contar unidades de servicio con piscina acuática o hacer uso de ella a través de un tercero, la EAS cuenta con certificado de
SI NO N/A
cumplimiento de las normas de seguridad reglamentarias para su uso, establecidas en la Ley 1209 de 2008.

117. En el caso de fallecimiento de una niña o niño (por cualquier motivo dentro o fuera de la unidad) la EAS informó al supervisor del contrato y
entregó reporte con la siguiente información: Resumen de la Historia clínica, copia de la ficha de caracterización del beneficiario, informe de la SI NO N/A
atención prestada al beneficiario fallecido y soportes que se requieran, según el caso.

VERIFICADOR RESPUESTA
18. Entrega en el primer comité técnico operativo el documento con el plan de
saneamiento básico (componentes de limpieza y desinfección, manejo de residuos
sólidos y líquidos, abastecimiento de agua potable y control de plagas y vectores), y de
buenas prácticas de manufactura - BPM de los procesos de compra, transporte, recibo,
almacenamiento, preparación y distribución de alimentos, de acuerdo con la 118. La EAS cuenta con soportes de la entrega del documento con el Plan de saneamiento básico en el primer Comité Operativo. SI NO N/A
normatividad vigente y con la Guía técnica del componente de alimentación y nutrición
para los programas y proyectos misionales del ICBF, así como los formatos y puntos de
control que se realizarán en la unidad de servicio.

VERIFICADOR RESPUESTA
19. Transporta los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las Unidades Ejecutoras, en
vehículos que cumplan con las condiciones adecuadas según legislación respectiva 119. La EAS cuenta con un concepto sanitario favorable para trasportar los alimentos de alto valor nutricional, según legislación respectiva
SI NO N/A
vigente, los cuales cuentan con concepto sanitario favorable. vigente.

VERIFICADOR RESPUESTA
20. Entrega oportunamente Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades
ejecutoras diligenciando los formatos establecidos por el ICBF. 120. La EAS entrega oportunamente la bienestarina a las UDS, acorde con la cobertura asignada y utiliza los formatos establecidos por el ICBF
SI NO N/A
y tiene un adecuado control del proceso de recepción y entrega de este elemento.

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