Manual de atualização de projetos

baseado em peso ponderado

Versão 5.0

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 Índice
1. INTRODUÇÃO........................................................................................................................ 3
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO ........................................................................................................... 3
1.2 OBJETIVO ........................................................................................................................... 3
1.3 APLICAÇÃO......................................................................................................................... 3
2. PREMISSAS ........................................................................................................................... 4
2.1 CONFIGURAÇÃO ................................................................................................................. 4
2.2 DEFINIÇÃO DO PROJETO ...................................................................................................... 6
2.3 PROJETOS COM AVANÇO .................................................................................................... 6
3. UTILIZANDO PESOS COMO PONDERADORES ................................................................ 9
3.1 INSERINDO PESO NA EAP.................................................................................................... 9
3.2 COMPLETANDO O PLANEJAMENTO DO PROJETO ................................................................. 13
3.3 RESULTADOS OBTIDOS ..................................................................................................... 14
3.3.1 Resultados obtidos com o baseline da ponderação.............................................. 14
3.3.2 Resultados obtidos com baseline do projeto......................................................... 14
4. UTILIZANDO PONDERADORES BASEADOS EM RECURSOS....................................... 16
4.1 SOBRE O RECURSO .......................................................................................................... 16
4.2 ALOCANDO O RECURSO PONDERADOR .............................................................................. 16
4.3 RESULTADOS OBTIDOS...................................................................................................... 18
4.3.1 Resultados obtidos com o baseline da ponderação.............................................. 18
4.3.2 Resultados obtidos com baseline do projeto......................................................... 18

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1. INTRODUÇÃO
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO

Em alguns casos é necessária uma avaliação do andamento de um projeto

baseado na Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou nas atividades,
independente do custo que elas possam representar, mas sim, relacionado
com a importância de um item dentro do contexto do projeto.

Nestes casos, um meio de se fazer uma avaliação é através da ponderação de

pesos atribuídos. Por exemplo: Uma EAP onde se estabelecem atividades
relacionadas com licenças para a liberação de obras é dispendiosa e
demorada, mas a sua importância com relação ao empreendimento como um
todo não é tão significativo quanto as EAPs que se relacionam com o projeto
desde o conceitual até o detalhado que significativamente é muito importante.
Se a estas forem relacionados valores de ponderação, então será possível
avaliar o andamento da obra com maior realismo.

Porém, é muito importante levar em consideração que a avaliação mais eficaz

é o custo aplicado sobre cada item. Consequentemente, isto não passa de uma
segunda opção. Além disto, a aplicação desta solução implica em um cuidado
muito especial, uma vez, que se trata de uma solução alternativa e cuja
importância deve ser levada a um segundo plano.

1.2 OBJETIVO

O objetivo deste manual é demonstrar ao usuário do P3ec as funcionalidades

necessárias para utilizar a ponderação por pesos na EAP ou nas atividades de
um projeto.

1.3 APLICAÇÃO

Serão mostrados neste manual dois métodos capazes de executar a

ponderação de projetos como base no % Performance.

O item 3, Utilizando Pesos como Ponderadores, é um método mais eficaz

quando o objetivo é obter índices para serem aplicados em casos como o IOI.

Já o item 4, Utilizando Ponderadores Baseados em Recursos, é mais viável se

o que se deseja é uma percentual de avanço mais voltado para um valor que
se aproxime do resultado apresentado pelo MS-Project.

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2. PREMISSAS
Para aplicar as funcionalidades que permitem a avaliação através de
ponderações é preciso que o projeto tenha algumas características que serão
descritas a seguir.

2.1 CONFIGURAÇÃO

Para configurar o projeto proceda conforme os passos a seguir

 Abra o projeto;
 Abra o layout inferior do diretório Projects para acessar aos detalhes de
projeto clicando no botão Show/Hide Bottom Layout (Mostrar/Ocultar Layout

Inferior) ;

 Selecione a guia Defaults e insira as seguintes especificações:

 Tipo de duração: Fixed Duration & Units

 Tipo de % progresso: Physical
 Tipo de atividade: Task Dependent

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 Selecione a guia Calculations e preencha o campo Default Price/Unit for
activities without resorce or role Price/Unit com $1.00/h.

 No diretório WBS , selecione a guia Earned Value;

 Marque opção Activity percent complete (Progresso percentual da
atividade):

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2.2 DEFINIÇÃO DO PROJETO

É importante observar também o estado do projeto antes de definir os

parâmetros para a ponderação. A seguir será descrito o tratamento a ser
seguido:

 Crie sua EAP;

 Insira as atividades, suas durações, predecessoras e sucessoras;

IMPORTANTE:

 Certifique-se de que o projeto possua nenhum tipo de custo associado a

nenhuma atividade;
 Verifique também que nenhuma atividade poderá conter avanço. Se
houver algum avanço, siga os passos do item 2.3.

2.3 PROJETOS COM AVANÇO

A seguir, será descrito o procedimento a ser seguido caso o projeto já tenha

sofrido algum tipo de andamento ou qualquer outro tipo de modificação que
resulte custos ou esforço. Desta forma, sem que seja necessário se alterar o
projeto inteiro será obtido um baseline com todos os atributos necessários para
a avaliação do andamento baseado em ponderação.

 Abra o seu projeto;

 Acesse o menu Project/ Mantain Baselines

 Crie uma nova baseline clicando no botão

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 Escolha a opção Save a copy of the current project as a new baseline:;

 Em seguida clique no botão

 Após a criação do novo baseline, altere o seu nome de forma que você
possa reconhecê-lo depois na Enterprise Project Structure (EPS);
 Em seguida com o projeto selecionado, clique no botão

 No diretório Projects , abra o projeto criado a partir da baseline

restaurada.
 Elimine todos os avanços, recursos, despesas e outras atribuições
que possam venham inserir custos e esforço;
 Calcule o projeto com a data de programação igual à data de inicio do
projeto;
 Feche o projeto criado a partir da baseline restaurada;
 Abra o seu projeto;
 Acesse o menu Project/ Mantain Baselines

 Crie uma nova baseline clicando no botão

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 Selecione a opção Convert another project to a new baseline of the current
project (Converter outro projeto como um Plano Meta do projeto corrente);

 Selecione o projeto criado a partir da baseline e clique no botão Select .

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3. UTILIZANDO PESOS COMO PONDERADORES
Serão descritos nesse capítulo como inserir pesos na EAP ou nas atividades
do projeto de forma que eles sejam refletidos, conforme o avanço, no cálculo
da % de Performance do projeto.

3.1 INSERINDO PESO NA EAP

 No diretório WBS insira os valores dos pesos ponderados para cada

um dos níveis de acordo com a sua importância utilizando a coluna Est
Weight (Peso Poderado);

 Em seguida, acesse o menu Tools / Top Down Estimation...

 Defina um valor para o campo Estimated Units (este método é utilizado
para distribuir horas trabalhadas em projetos baseado em pesos).

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 Clique no botão e, após confirmar a alteração, a seguinte
janela aparecerá:

 Caso queira gravar um histórico, clique no botão

 Insira o nome e uma descrição para a estimativa. Em seguida, clique no

botão
 Para ver todo o histórico de estimativas do projeto clique no botão

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No diretório Activities , as colunas Budgeted Total Cost e Budgeted Labor
Units irão mostrar como os custos e as horas foram distribuídas.

No exemplo a seguir 20% do custo e das horas estimadas foram para a EAP
chamada 20% e os 80% restantes foram para a EAP chamada 80%.

Estes valores foram distribuídos de maneira uniforme pelas atividades, já que o

peso de cada uma não foi distribuído e por padrão o valor é igual a 1.

 Agora é necessário criar um baseline para registrar essa distribuição.

NOTA: Caso você já esteja utilizando um baseline como foi citado no

capitulo anterior, basta que você a restaure para o projeto original.

 Acesse o menu Tools / Top Down Estimation…

 No campo Estimated Units defina o valor zero e desfaça a distribuição (já
armazenada no baseline).

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NOTA: Agora já é possível retirar a configuração da guia
Calculations do campo Default Price/Unit for activities without
resorce or role Price/Unit (no momento com $1.00/h), retorne esse
valor para $0.00 para que não haja reflexos nos custos de seu
projeto.

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3.2 COMPLETANDO O PLANEJAMENTO DO PROJETO

 Insira os recursos necessários e cadastre as despesas das atividades do

projeto.
 Após encerrar o planejamento do projeto, crie um novo baseline.

NOTA: Lembre-se que este novo baseline será o “oficial” do projeto,

o anterior servirá para avaliar o projeto de acordo com a sua
evolução ponderando de acordo com os pesos estimados. Logo,
este novo baseline deverá ser marcado como Project Baseline
dentro da opção Assign Baselines.

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3.3 RESULTADOS OBTIDOS

 Para exemplificar este método foi alocado um recurso genérico

representando toda a alocação do projeto.
 A seguir, o projeto foi avançado até que todas as atividades da EAP
denominada 20% encerrassem.

3.3.1 Resultados obtidos com o baseline da ponderação

 O primeiro exemplo utiliza o baseline obtido após a ponderação dos pesos

como o baseline do projeto.

 Neste caso percebe-se a coluna Performance % Complete indicando um

avanço de 20%, pois se baseia no Peso ponderado da EAP.

3.3.2 Resultados obtidos com baseline do projeto

 O exemplo a seguir utiliza o baseline do planejamento como o baseline do

projeto.

 Neste segundo caso o valor da coluna Performance % Complete é de 50%

porque a distribuição dos custos e das horas nas atividades é linear e foi
consumido em 50%,

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NOTAS IMPORTANTES:

É necessário lembrar que a coluna Schedule % Complete indica uma previsão

do andamento baseada no Baseline do Projeto e na Data Date (Data de
Programação). Enquanto a Performance % Complete é calculada de acordo
com o andamento das atividades. Estas duas informações definem se o projeto
está andando de acordo com o planejado. No nosso exemplo, ambas as
colunas apresentam o mesmo valor porque não houve nenhuma exceção ao
planejado.

É possível utilizar os valores de ponderação nas atividades ao invés da

EAP, pois estas também possuem este campo com o nome de Est Wheight
(Peso Relativo). Neste caso, todas as EAPs teriam o peso igual a um. A
avaliação seria feita da mesma forma, desde que os valores inseridos nesta
coluna fossem compatíveis com o total que se deseja na EAP.

Outra opção seria distribuir o peso da EAP nas atividades. Assim se o

Peso da EAP fosse 10% do total do projeto e o peso de uma determinada
atividade fosse igual a 10 então, esta atividade representaria 10% da EAP e
consequentemente 1% do projeto.

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4. UTILIZANDO PONDERADORES BASEADOS EM
RECURSOS
Esta forma de utilizar ponderadores para o cálculo de andamento de projetos é
feita através de recursos inseridos nas atividades. As unidades alocadas
determinam o peso de cada atividade no cálculo do andamento do projeto.

4.1 SOBRE O RECURSO

Foi definido um recurso no P3ec cujo nome é PONDERADOR. Este recurso é

do tipo Labor, ou seja, mão de obra (hh). Seu custo hora é igual a $1,00/h.

Desta forma, quando alocado podem-se definir as unidades de alocação de

acordo com o peso para que se reflita um percentual de performance coerente
as necessidades do projeto.

4.2 ALOCANDO O RECURSO PONDERADOR

 Abra o projeto;
 Selecione todas as atividades;

 Ainda no diretório Activities clique no botão Resources

na barra de comandos (à direita do monitor);
 Na caixa de diálogo Assign Resources, selecione o recurso PONDERADOR

e clique no botão ;

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 Agora determine para cada uma das atividades o valor das Unidades
Planejadas (Budgeted Units), se necessário, que sejam diferentes da
definida a partir da duração original atividade;
 Crie um baseline considerando que o seu nome deve indicar que sua
função será a avaliação baseada em ponderação;
 Selecione todas as atividades;

 Clique novamente no botão Resources na barra de

comandos (à direita do monitor);
 Na caixa de diálogo Assign Resources, selecione o recurso PONDERADOR

e clique no botão ;

 Agora, insira os recursos necessários e cadastre as despesas das

atividades do projeto.
 Após encerrar o planejamento do projeto, crie um novo baseline. Importante
lembrar que este é o baseline que refletirá os valores reais do projeto.

NOTA: Não é necessário configurar na guia Calculations o campo

Default Price/Unit for activities without resorce or role Price/Unit
para $1.00/h, esse valor pode ser $0.00 para que não haja
reflexos nos custos de seu projeto.

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4.3 RESULTADOS OBTIDOS

 Para exemplificar este método foi inserida em cada atividade uma despesa
com um custo planejado igual a $10,00.
 A seguir, o projeto foi avançado até que as atividades da EAP denominada

Etapa 1 encerrassem.

4.3.1 Resultados obtidos com o baseline da ponderação

 O primeiro exemplo utiliza o baseline obtido após a alocação do recurso

PONDERADOR nas atividades do projeto.

 Neste caso, a coluna Performance % Complete indica um avanço de 20%,

pois se baseia na distribuição de horas planejadas feitas com o recurso
PONDERADOR (200h no total da Etapa 1 e 800h na Etapa 2).

4.3.2 Resultados obtidos com baseline do projeto

 No outro caso, se utiliza o baseline do planejamento como o baseline do

projeto.

 O valor da coluna Performance % Complete é igual a 50% porque os

custos distribuídos através das despesas refletem uma distribuição linear e
foram consumidas em 50%,

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