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Métricas, PMO & Maturidade em Projetos.

Capítulo III e IV

Métricas de valor e KPIs

Paulo Moraes, MBA, PMP


Onde Estamos na Disciplina de Métricas,
PMO e Maturidade em Projetos?
1. Conceitos gerais sobre Métricas, PMO e maturidade em projeto.
2. Métricas de projeto.

3. Métricas de gerenciamento de projeto orientada a valor.

4. KPIs (Key Performance Indicators).

5. Dashboard.

6. Fundamentos de maturidade organizacionais.

7. O modelo OPM3®.

8. Project Management Office (PMO).

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Propósito de se usar Métricas


Métricas..
 Algumas organizações confundem métricas com KPIs (Key
Performance Indicators) ou Indicadores-chave de Desempenho. São
conceitos diferentes mas extremamente relacionados entre si. Vamos
discutir nesta aula as diferenças entre els, bem como o papel dos
KPIs.

 Vamos estudar os conceitos que nos levarão a entender:


 As diferenças entre métricas e KPIs
 Que KPIs são fatores de controle.
 Como utilizar KPIs corretamente.
 As características de um KPI.
 Os componentes de um KPI.
 As categorias de KPIs.
 Os problemas para selecionar um KPI.

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Introdução
 Um papel importante que Ium gerente de projeto precisa desempenhar
é entender e identificar que métricas são críticas para então serem
reportadas e gerenciadas de maneira tal que o projeto seja visto como
um sucesso por todos os interessados (stakeholders), se possível.
 O termo “métrica” é genérico, enquanto que um KPI é espefícido. KPIs
servem como sinalizadoresas para alertar de uma maneira tempestiva
se algo desfavorável pode acontecer ou aconteceu a um priojeto e,
caso ele não existisse, poderia ser um desastre. KPIs podem ser
exibidas de várias maneiras tais como, dashboards, cockpits ou
relatórios..
 Por muitos anos, métricas e KPIs
foram utilizadas como parte primária
de técnicas de inteligência do negócio.
Quando aplicados a projetos, os KPIs
respondem a pergunta: que
indicadores precisam existir para
satisfazer aos interessados?
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A necessidade de ter KPIs


 Frequentemete, os items que que aparecem em quadros de controle são
elementos para o rastreio dos projetos tanto pelos gerentes do projeto quanto
dos clientes. Estes items podem ser referenciados como “key performance
indicators”.
 De acordo com Eckerson no livro “Performance Dashboards: Measuring,
Monitoring and Managing Your Business”, Editora John Wiley and Sons
Publishers, 2006:
 “Um KPI é uma maneira de medir o quão bem a organização ou uma
performance individual está se comportando no âmbito operacional, tático
ou estratégico, sendo este um indicador crítico para o futuro sucesso da
organização.

 KPIs são fotos instantâneas de como um


projeto está progredindo em relação a
metas pré-definidas. Algumas pessoas
confundem KPIs com um “leading
indicator” ou indicador indutor. Um
leading indicator é na verdade um KPI que
mede como o seu trabalho atual vai afetar
o futuro.
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KPIs podem ser tratados como indicadores mas 6

não necessariamente como Leading Indicators


 Enquanto algumas métricas podem paracer serem leading indicators,
é preciso se ter muito cuidado sobre como eles são interpretados.

 A má interpretação de uma métrica ou a falsa crença de que uma


métrica é um leading indicator pode levar a sérios prejuízos.

 Examplo:
 Ao final do segundo mês de um projeto de um ano, a variação de
custo indica que o projeto está acima do budget por 40 mil reais.

 Então o cliente acreditou que se tal variação continuasse até o fim


do projeto, teria um gasto extra de 240 mil reais.

 O cliente ficou extremamente descontente e exigiu uma clara


explicação.

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Questões a serem discutidas sobre KPI.


 Uma vez que os interessados compreendam a necessidade de KPIs
corretos, ouras questões devem ser levantadas, como segue:

 Quantos KPIs são necessários?

 Com que frequências devem ser atualizados?

 O que deve ser medido?

 Qual a complexidade de se medir o KPI?

 Quem é responsável pelo KPI?

 O KPI servirá de melhor prática?

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Complexidades comuns
 Obter consenso entre os interessados sobre que kPIs precisam existir
pode ser uma tarefa complicada mesmo quando eles conhecem os
conceitos e possuem um bom nível de maturidade em projetos.

 Antes de se ter um acordo sobre a geração de um KPI, é necessário se


conhecer o método/sistema por onde ele será coletado.

 É preciso se determinar o custo, a complexidade e o prazo para se obter


os dados para formar um KPI.

 Podemos ter que considerar os riscos de que mudanças nos sistemas de


informação ou documentos que são gerados sejam alterados ou se tornem
obsoletos e impactem negativamente na obtenção dos KPIs atualizados. É
preciso ter garantias de que os KPIs serão viáveis por todo o ciclo em que
eles sejam importantes

 Como gerenciamento de mudanças, devemos considerar que alguns KPIs


podem não ser identificados ao início do projeto e que então se realinhem
com os interessados para serem incluídos no projeto.
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Alguns princípios gerais para usar KPIs em 9

Projetos..
Projetos
 KPIs devem ser acordados antes do início da fase de execução e devem refletir
os fatores de sucesso do projeto.

 KPIs indicam quanto de progresso foi feito em relação aos objetivos, metas e
realizações necessárias do projeto

 KPIs não são metas de performance – metas de performance são Key Goal
Indicatores – KPGs..

 KPIs devem ser analisados para se tomar decisões logo devem medir items
diretamente relevates sobre a performance do projeto.

 Bons KPIs auxiliam em mudanças mas não prescrevem um plano de ação..


Eles indicam o quão deslocado se está de uma meta mas não informa que
ações devem ser tomadas para corrigir os desvios

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A Anatomia de um KPI
 Algumas métricas podem nos dizer se algo está bom ou ruim mas não
necessariamente prover dados de maneira a melhorarmos a
performance, como por exemplo a lucratividade de um projeto.

 Um KPI típico deve fazer mais do que simplesmente do que funcionar


como uma métrica. Se dissecarmos o acrônimo, veremos o seguinte:

 KEY = uma parte importante que dá contribuição ao sucesso do


projeto ou seja pode dizer que o projeto está indo bem ou mal.

 PERFORMANCE = uma métrica que pode se medida,


quantificada, ajustada e controlada. A métrica deve ser passível de
controle para melhorar a performance.

 INDICATOR = é a representação razoável da performance


presente ou futura.

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Sobre Métricas e KPIs …


 Existem 2 categorias de métricas:

 Indicadores de Resultados ou Results indicators (RIs): O que


nós realizamos?
 Indicadores de Performance ou Performance indicators (PIs):
Devemos fazer algo para melhorar a performance? + Indicadores-
chave de Performance ou Key performance indicators (KPIs):
Quais são os indicadores críticos que podem reduzir a
performance do projeto ou levar a um fracasso?

 Selecionando os KPIs corretos e o correto número de KPIs vai:


 Permitir um melhor processo de tomada de decisão
 Melhorar a performance do projeto
 Auxiliar a identificar problemas mais rapidamente
 Melhorar as relações entre clientes/contratados/interessados

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Quantos KPIs um projeto deve ter


ter??

 Alguns métodos utilizam o número de KPIs beasado no princípio de


Pareto, que indica que 20 % do total dos indicadores é responsável por
medir impactos sobre 80% do projeto.

 Alguns autores avaliam que a regra 10/80/10 pode ser utilizada para
distribuis os indicadores logo teríamos:

 RIs: 10.

 PIs: 80.

 KPIs: 10 .

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As características de um KPI.
 Dos vários autores, selecionamos os que consentem sobre a regra
SMART

 S = Specífico (Specific): claro em relação ao que está se medindo

 M = Mensurável (Measurable): Pode se utilizar uma unidade de


medida.

 A = Alcançável (Attainable): As metas são razoáveis de se


alcançar.

 R = Relevante (Relevant): O indicador está diretamente conectado


ao trabalho a ser executado no projeto.

 T = Tempestivo (Time-Based): pode ser medido em um


determinado prazo.
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Doze características de um KPI eficiente


1. Alinhado. Com todos os interessados e com os objetivos do projeto.

2. Propriedade. Todo KPI deve ter um proprietário de maneira tal que um


indivíduo ou um grupo seja responsável pelo reultado.

3. Preditivo. De maneira a poder ser utilizado para entender a situação e que algo
deve ser alterado no futuro ou presente.

4. Ação. Precisam ser populados no momento adequado para prover a chance de


se criar ações para resolver problemas antes que estes sejam tão grande que
nao se possa mais salvar o projeto.

5. Poucos em Quantidade. KPIs precisam focar em umas poucas tarefas de alto


valor, com por exemplo as que estão no caminho crítico e que não são
comodities.

6. Fáceis de se entender. KPIs não devem ser baseados em índices complicados

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Doze características de um KPI eficiente 15

(cont.)
7. Equilibrado e conectado. KPIs devem ter lógica quando analisados em
conjunto, não desdizer outros KPIs para evitar confusões.

8. Disparar mudanças. Podem servir como gatilhos para se executar uma ação
ou mudança.

9. Padronizados. Para que sejam utilizados por toda a organização.

10. Contextualizados. Para que se possa entender o que fazer com eles.

11. Reforçados com incentivos. As organizções devem reforçar o impacto dos


KPIs com compensações ou incentivos, mas devem tomar extremo cuidado
para que estas medidas não viciem o processo.

12. Relevante. KPIs perdem o impacto se não demonstrarem que são importantes.

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Categorias de KPIs
 Alguns KPIs são categrorizados de acordo com sua intenção:

 KPIs quantitativos: valores numéricos.


 KPIs práticos: que se relacionam com os processos da empresa.
 KPIs direcionais: estamos melhorando ou piorando.
 KPIs de ações: efetivação de mudanças.
 KPIs financeiros: medem performance financeira.

 Outras maneiras de se classificar pode levar a indicadores indutores


(leading) ou de resultados( lagging) ou KPIs:

 Lagging KPIs (de resultados) medem performance passada.


 Leading KPIs (de indução) dão dados sobre como a performance
se dará no futuro.

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I Have a Dream ...

Eu tenho um sonho... De
que um dia teremos os KPIs
perfeitos!

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Classificar interessados

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Exemplos de conversão de métricas em KPIs

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Possíveis responsáveis
responsáveis..

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Perguntas que devem ser respondidas 21

antes de se implementar KPIs


 5 perguntas devem ser respondidas
 Que tipo de decisão o KPI vai suportar?
 O que realmente será medido?
 Porque este KPI é importante para a decisão que pode ser
necssária?
 O que você sabe sobre ele agora?
 Qual é o valor de se utilizar no futuro?

 4 importantes considerações a se fazer para seleção de KPIs:


 Seu problema não é tão único assim como você possa pensar.
 Você tem mais dados do que pensa ter.
 Você precisa de menos dados do que pensa.
 Há uma maneira mais simpes de se medir do que a que você está
imaginando.

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KPIs podem gerar faróis


faróis..

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Razões porque o uso de KPIs falham em 23

projetos

 Pessoas acreditam que o rastreamento de KPIs termina na linha


de gerentes funcionais.
 As ações necessárias para ajustar indicações favoráveis estão
sendo feitas e sob controle.
 Os KPIs não estão relacionados às ações ou trabalho que os
empregados estão executando e monitorando.
 A taxa de atualização dos KPIs não é suficiente para ser utilizado
como fontes para tomada de decisão.
 Ações para corrigir os problemas são muito lentas para se
recuperar um KPI
 As medidas feitas para um KPI não produzem significado suficiente
ou os daddos não são de qualidade.
 KPIs demais gerando confusão.

Paulo Moraes
Obrigado!

Paulo Moraes